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VIII rea Derecho Empresarial VIII

Contenido
Informe especial Formalidades y manejo de los libros de actas y de matrcula de acciones VIII-1
GLOSARIO EMPRESARIAL VIII-4

Formalidades y manejo de los libros de actas y


de matrcula de acciones

Informe Especial
Sociedades.En gran medida, se trata de Pero veamos entonces las caractersticas
Ficha Tcnica reglas diseadas para las sociedades an- de cada tipo societario y de las EIRL.
Autor : Dr. Cristhian Northcote Sandoval nimas, pero estas disposiciones pueden
Ttulo : Formalidades y manejo de los libros de ser aplicadas en forma supletoria a los 3.1. La empresa individual de respon-
actas y de matrcula de acciones dems tipos societarios, en la medida que sabilidad limitada - EIRL
corresponda a su naturaleza. De acuerdo a lo dispuesto por el artculo
Fuente : Actualidad Empresarial N 286 - Primera
Quincena de Setiembre 2013 En el caso de la empresa individual de 11 del Decreto Ley N 21621, la empre-
responsabilidad limitada, se debern sa individual de responsabilidad limitada
tomar en consideracin las disposiciones es una persona jurdica de derecho priva-
1. Introduccin del Decreto Ley N 21621. do, constituida por voluntad unipersonal,
En el da a da de las sociedades, existe con patrimonio propio distinto al de su
un aspecto de suma importancia para el 3. Estructura de las sociedades titular.
cumplimiento de la ley y para el adecua- Como vemos, la EIRL configura una
Para comprender la necesidad de llevar
do funcionamiento de la sociedad. persona jurdica distinta a su titular, por
adecuadamente los libros de actas y el
Este aspecto es el cumplimiento de las libro de matrcula de acciones, debemos lo que se produce una divisin entre el
formalidades y el manejo correcto de considerar primero cmo es que se es- patrimonio de la EIRL y el de la persona
los libros de actas y de la matrcula de tructuran las sociedades y por qu deben natural que es su titular.
acciones, especficamente en el caso de llevar libros de actas y de matrcula de Adems, debe tenerse en cuenta que la
las sociedades annimas. acciones. EIRL otorga una responsabilidad limitada
Existen muchas dudas sobre este aspecto Ahora bien, para tener el panorama com- a su titular, por la cual las obligaciones
porque la Ley General de Sociedades pleto, incluiremos tambin en el anlisis a asumidas por la EIRL solo afectan a su
contiene determinadas formalidades la empresa individual de responsabilidad patrimonio mas no al patrimonio del
que se deben cumplir, pero no establece limitada, que tambin est obligada a titular, salvo algunas excepciones2.
formatos, modelos o guas para llevar llevar un libro de actas.
las actas y para realizar los asientos en la Para que la EIRL obtenga su personalidad
matrcula de acciones. Como sabemos, tanto las sociedades jurdica y le otorgue a su titular la pro-
como las empresas individuales de teccin de la responsabilidad limitada,
En la prctica, esto genera que muchas responsabilidad limitada son personas es necesario seguir el procedimiento de
sociedades incurran en errores y que jurdicas que tienen por objeto la reali- constitucin y registro previsto por el
debido a ello, los acuerdos y actos que zacin de una actividad empresarial con Decreto Ley N 21621.
deben constar en los libros de actas y en
un fin lucrativo. nicamente cuando este procedimiento
la matrcula de acciones no puedan ser
procesados y surtir efectos. La necesidad de llevar libros de actas y de es concluido estaremos ante una EIRL
matrcula de acciones (solo en el caso de con personalidad jurdica y patrimonio
Por estos motivos, en el presente informe distinto al de su titular.
las sociedades annimas) tiene que ver
revisaremos las principales formalidades
con la naturaleza de las personas jurdi- 1 Decreto Ley N 21621 - Artculo 1.- La Empresa Individual de
que se deben cumplir para llevar los libros Responsabilidad Limitada es una persona jurdica de derecho privado,
cas, pues al no tener una existencia fsica
de actas y de matrcula de acciones. constituida por voluntad unipersonal, con patrimonio propio distinto
como las personas naturales, requieren al de su Titular, que se constituye para el desarrollo exclusivo de
actividades econmicas de Pequea Empresa, al amparo del Decreto
que su voluntad sea expresada a travs Ley N 21435.
2. Marco legal de las decisiones de sus rganos internos 2 Decreto Ley N 21621 - Artculo 41.- El Titular responde en forma
personal e ilimitada:
Las formalidades que se deben cumplir y que tales decisiones consten en un a) Cuando la empresa no est debidamente representada;
b) Si hubiere efectuado retiros que no responden a beneficios
para llevar los libros de actas y de matr- soporte o medio que permita verificar debidamente comprobados;
cula de acciones, se encuentran previstas su sentido. Este soporte seran los libros c) Si producida la prdida del cincuenta por ciento (50 %) o ms
del capital no actuase conforme al inciso c) del artculo 80, o
en la Ley N 26887 Ley General de de actas. no redujese este en la forma prevista en el artculo 60.

N 286 Primera Quincena - Setiembre 2013 Actualidad Empresarial VIII-1


VIII Informe Especial
El proceso de constitucin de la em- Su capital se representa en acciones de ellos desea transferir sus participa-
presa individual de responsabilidad y se pueden hacer aportes en dinero, ciones a terceros o a otro socio.
limitada consiste en el otorgamiento bienes o derechos de crdito.
de la escritura pblica de constitucin La estructura de este tipo societario e. Sociedad colectiva
por parte del titular, quien aporta la est conformada por la junta general La sociedad colectiva es una persona
totalidad del capital, y la posterior de accionistas, el directorio y la ge- jurdica de responsabilidad solidaria
inscripcin en los Registros Pblicos. rencia. e ilimitada para los socios, es decir,
Es esta inscripcin la que genera la estos responden con su patrimonio
personalidad jurdica. b. Sociedad annima cerrada personal por las obligaciones de la
Es una forma especial de la sociedad sociedad, cuando los bienes de esta
El capital de la empresa est conformado
annima en la que no pueden haber no alcancen.
por el dinero o bienes que aporta la per-
sona natural que constituye la empresa. ms de veinte socios. La duracin de la sociedad es de plazo
Est pensada para sociedades de determinado y los socios no pueden
Al ser una persona jurdica, la empresa pequea escala, en las que general- transferir sus participaciones sin el
individual de responsabilidad limitada mente existe una vinculacin familiar consentimiento de los dems socios.
requiere de rganos internos que adopten o amical entre los socios. Por sus caractersticas, es una sociedad
y ejecuten las decisiones y acciones nece- en desuso.
sarias para su desenvolvimiento. Esto motiva que se haya establecido
un derecho de adquisicin preferente f. Sociedad en comandita
Dentro de la estructura de la EIRL tenemos en este tipo de sociedades, en vir-
al titular y a la gerencia de la empresa. tud del cual cuando un socio desea La sociedad en comandita es una
transferir sus acciones a terceros debe persona jurdica en la que existen dos
Estas caractersticas de la EIRL la con- tipos de socios.
vierten en el modelo ideal para aquellas realizar un ofrecimiento a todos los
personas que desean realizar su actividad socios a fin de que estos manifiesten Los comanditarios que aportan dinero
empresarial en forma individual pero bajo su intencin de adquirir o no las ac- o bienes y que tiene responsabilidad
el esquema de una persona jurdica que ciones. limitada. Los socios colectivos que
les otorgue el beneficio de la responsabi- Asimismo, se ha buscado simplificar aportan sus servicios o trabajo y
lidad limitada. su estructura al permitir que se pres- responden de manera solidaria e
cinda del rgano del directorio. ilimitada.
3.2. Sociedades La sociedad puede ser en comandita
c. Sociedad annima abierta simple, que representa su capital en
La sociedad es una persona jurdica cons-
tituida por una pluralidad de personas Es una forma especial de la sociedad participaciones, y la sociedad en co-
con la finalidad de realizar actividades annima en la que se constituye como mandita por acciones que representa
abierta por tener ms de 750 accio- su capital en acciones.
empresariales y beneficiarse con los re-
sultados de dichas actividades. nistas o por las causales previstas en
el artculo 249 de la Ley General de g. Sociedad civil
En nuestro pas, las sociedades estn regu- Sociedades. Es una persona jurdica que se cons-
ladas por la Ley N 26887 Ley General Sus acciones deben inscribirse en tituye para ejercer una actividad
de Sociedades. el Registro Pblico del Mercado de profesional, oficio o prctica comn
Al igual que la gran mayora de legisla- Valores. entre los socios.
ciones en el mundo, nuestra ley regula Se trata de sociedades en las que la Puede ser ordinaria o de responsabi-
distintos tipos societarios, que son el envergadura del negocio a desarrollar lidad limitada.
resultado de la forma como se han ido motiva o justifica que el capital social En la ordinaria los socios responden
desarrollando los esquemas societarios a sea difundido, es decir, que sea ofre- de manera personal y subsidiaria por
lo largo de la historia. cido y negociado en mercados abier- las obligaciones de la empresa. Esto
tos, como la bolsa de valores, de tal quiere decir que primero se paga con
Algunos esquemas estn diseados para
manera que no existen restricciones el patrimonio de la empresa y si este
sociedades con una gran cantidad de
o controles a la libre transferencia de no alcanza, responden los socios.
socios, otros para sociedades pequeas, las acciones.
sociedades con mecanismos para impedir El capital se constituye con aporte en
el ingreso de nuevo socios, etc. d. Sociedad comercial de responsabi- bienes o dinero, pero es posible que
lidad limitada (SRL) algunos socios aporten servicios o su
Veamos en forma breve las principales trabajo, con lo cual sus utilidades se
caractersticas de los tipos societarios La SRL es una persona jurdica que se determinarn sacando un promedio
regulados en nuestra Ley: constituye por un nmero de socios de las utilidades de los socios capita-
que pueden ir desde dos hasta veinte. listas.
a. La sociedad annima Como su nombre lo indica, es una
Es una persona jurdica de respon- sociedad que ofrece el beneficio de 4. Formalidades de las actas y
sabilidad limitada, lo que implica la responsabilidad limitada a sus
socios, al igual que las sociedades
libros de actas
que los socios solo respondern por
las obligaciones de la sociedad hasta annimas. Bien, teniendo en claro cmo se estructu-
donde alcancen los aportes efectua- ran las sociedades y la EIRL, corresponde
Su capital puede formarse por aportes
dos. ahora revisar cules son las formalidades
en dinero, bienes o derechos de crdi-
para llevar los libros de actas conforme a
Asimismo, al ser una sociedad debe to y no se representa en acciones sino
las leyes aplicables.
cumplir con el requisito de la plurali- en participaciones, las cuales no son
dad de socios, pudiendo tener entre libremente transferibles pues existe un En este punto, es conveniente hacer
dos y setecientos cincuenta accionis- derecho de adquisicin preferente a una separacin entre las sociedades y
tas. favor de los otros socios, cuando uno la EIRL, no solo porque estn reguladas

VIII-2 Instituto Pacfico N 286 Primera Quincena - Setiembre 2013


rea Derecho Empresarial VIII
por normas legales distintas, sino porque indicacin de si se celebra en primera,
mano el contenido en las hojas del
su estructura y naturaleza ameritan una segunda o tercera convocatoria; el nombre libro empastado. Actualmente, es
distincin. de los accionistas presentes o de quienes los prctica comn y acorde con la ley,
representen; el nmero y clase de acciones que las actas sean redactadas en
4.1. Las sociedades de las que son titulares; el nombre de quie- forma mecnica e impresas en hojas
nes actuaron como presidente y secretario;
Como habamos mencionado en la intro- la indicacin de las fechas y los peridicos en
que luego son adheridas a las hojas
duccin de este informe, el tratamiento que se publicaron los avisos de la convoca- del libro empastado.
de los libros de actas contenido en la Ley toria; la forma y resultado de las votaciones No existen formatos oficiales de ac-
y los acuerdos adoptados. tas, por lo que cada sociedad puede
General de Sociedades est referido en
Los requisitos anteriormente mencionados redactar las actas en la forma que con-
gran parte a las sociedades annimas. que figuren en la lista de asistentes pueden
ser obviados si esta forma parte del acta.
sidere conveniente, pero respetando
Pero estas disposiciones son aplicables el contenido sealado en el artculo
de manera supletoria a las otras formas Cualquier accionista concurrente o su re-
135 de la ley.
societarias, en tanto resulten compatibles presentante y las personas con derecho a
con sus caractersticas propias. Es necesa-
asistir a la junta general estn facultados para La redaccin de las actas no requiere
solicitar que quede constancia en el acta del ser efectuada por un abogado y no re-
rio que tengamos en cuenta una cuestin sentido de sus intervenciones y de los votos
preliminar. Las sociedades tienen estruc- quiere certificacin notarial, salvo en
que hayan emitido.
turas diferentes en funcin de su forma los casos en que se requiere certificar
El acta, incluido un resumen de las inter-
societaria, tal como hemos visto en el venciones referidas en el prrafo anterior,
una copia del acta para formalizar los
punto anterior de este informe. ser redactada por el secretario dentro de acuerdos adoptados ante los Registros
los cinco das siguientes a la celebracin de Pblicos.
As, la estructura ms compleja la tendra la junta general. En la medida que la ley no establece
la sociedad annima, que cuenta con una Cuando el acta es aprobada en la misma formalidades o condiciones especiales
junta general de accionistas, un directorio junta, ella debe contener constancia de dicha
para las actas y libros de los otros ti-
y la gerencia. En el caso de los dems tipos aprobacin y ser firmada, cuando menos,
por el presidente, el secretario y un accionista pos societarios, las reglas que hemos
societarios, existe una junta de socios y mencionado que pertenecen al trata-
designado al efecto.
la gerencia o administracin, quedando miento de las sociedades annimas,
Cuando el acta no se aprueba en la misma
fuera la existencia de un directorio. junta, se designar a no menos de dos son aplicables supletoriamente, salvo
As, en todas las formas societarias se accionistas para que, conjuntamente con en aquellos aspectos que no sean
el presidente y el secretario, la revisen y coherentes con las caractersticas de
debe llevar un libro de actas para anotar aprueben. El acta debe quedar aprobada y
los acuerdos que adopta la junta general firmada dentro de los diez das siguientes a cada tipo societario.
de accionistas o de socios, segn sea el la celebracin de la junta y puesta a dispo-
caso, y en las sociedades annimas se sicin de los accionistas concurrentes o sus b. Actas y libro de actas del directorio
deber contar adems o conjuntamente, representantes, quienes podrn dejar cons- Como habamos sealado, en el caso de
tancia de sus observaciones o desacuerdos las sociedades annimas, debajo de la
con un libro de actas de los acuerdos del mediante carta notarial.
directorio. junta general de accionistas existe el r-
Tratndose de juntas generales universales es
obligatoria la suscripcin del acta por todos
gano del directorio. Al igual que la junta,
a. Actas y libro de actas de las juntas los accionistas concurrentes a ellas, salvo este rgano tambin adopta acuerdos que
generales de accionistas y juntas que hayan firmado la lista de asistentes y deben constar en actas, las cuales deben
de socios en ella estuviesen consignados el nmero de figurar en un libro.
acciones del que son titulares y los diversos
Cmo se realizan las actas y cmo asuntos objeto de la convocatoria. En este Veamos lo que indica el artculo 170
se lleva el libro de actas de las juntas caso, basta que sea firmada por el presiden- de la ley sobre las actas de los acuerdos
generales de accionistas y de las juntas te, el secretario y un accionista designado del directorio:
de socios? al efecto y la lista de asistentes se considera
parte integrante e inseparable del acta.
Veamos lo que nos indica el artculo Cualquier accionista concurrente a la junta
Artculo 170.- Actas
134 de la Ley General de Sociedades general tiene derecho a firmar el acta. Las deliberaciones y acuerdos del directorio
sobre las actas de las juntas generales El acta tiene fuerza legal desde su apro-
deben ser consignados, por cualquier medio,
de accionistas: en actas que se recogern en un libro, en
bacin. hojas sueltas o en otra forma que permita
la ley y, excepcionalmente, conforme al
Artculo 134.- Actas. Formalidades
De acuerdo a estas disposiciones, pode- artculo 136. Las actas deben expresar, si
La junta general y los acuerdos adoptados mos establecer las siguientes reglas para hubiera habido sesin: la fecha, hora y lugar
en ella constan en acta que expresa un de celebracin y el nombre de los concurren-
resumen de lo acontecido en la reunin. la elaboracin de las actas y del libro de tes; de no haber habido sesin: la forma y
Las actas pueden asentarse en un libro actas: circunstancias en que se adoptaron el o los
especialmente abierto a dicho efecto, en acuerdos; y, en todo caso, los asuntos trata-
hojas sueltas o en cualquier otra forma
Las actas deben tener el contenido dos, las resoluciones adoptadas y el nmero
que permita la ley. Cuando consten en sealado en el artculo 135 y deben de votos emitidos, as como las constancias
libros o documentos, ellos sern legalizados ser suscritas por las personas indicadas que quieran dejar los directores.
conforme a ley. en dicho artculo, atendiendo a las Si el estatuto no dispone de manera dis-
circunstancias de la reunin llevada tinta, las actas sern firmadas por quienes
a cabo. actuaron como presidente y secretario de la
Luego, el artculo 135 de la Ley nos sesin o por quienes fueron expresamente
indica el contenido y la forma en que Estas actas deben constar en un libro designados para tal efecto. El acta tendr
deben aprobarse las actas de las juntas de actas o en hojas sueltas. En cada validez legal y los acuerdos a que ella se
generales de accionistas: caso, el libro y las hojas deben ser refiere se podrn llevar a efecto desde el
legalizadas ante notario pblico. momento en que fue firmada, bajo respon-
Artculo 135.- Contenido, aprobacin sabilidad de quienes la hubiesen suscrito.
Lo ms comn, es que se lleve un libro Las actas debern estar firmadas en un
y validez de las actas
empastado. plazo mximo de diez das tiles siguientes
En el acta de cada junta debe constar el a la fecha de la sesin o del acuerdo, segn
lugar, fecha y hora en que se realiz; la Hace muchos aos, las actas eran corresponda.
asentadas en el libro anotando a

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VIII Informe Especial
El artculo 92 de la ley regula la forma No existen formatos oficiales del
Cualquier director puede firmar el acta si as como debe llevarse este registro: libro de matrcula de acciones, si
lo desea y lo manifiesta en la sesin.
bien en la prctica se comercializan
El director que estimare que un acta adolece
de inexactitudes u omisiones tiene el derecho
Artculo 92.- Matrcula de acciones libros con formatos impresos. Pero,
de exigir que se consignen sus observaciones En la matrcula de acciones se anota la estos formatos no necesariamente se
como parte del acta y de firmar la adicin creacin de acciones cuando corresponda adecan al contenido o informacin
correspondiente. de acuerdo a lo establecido en el artculo que se debe anotar en funcin del
El director que quiera salvar su respon- 83. Igualmente se anota en dicha ma- tipo de operacin, por lo que es
sabilidad por algn acto o acuerdo del trcula la emisin de acciones, segn lo
establecido en el artculo 84, sea que recomendable que los asientos sean
directorio debe pedir que conste en el acta
su oposicin. Si ella no se consigna en el acta, estn representadas por certificados pro- elaborados en la forma indicada en
solicitar que se adicione al acta, segn lo visionales o definitivos. el prrafo anterior.
antes indicado. En la matrcula se anotan tambin las trans- La matrcula de acciones es un registro
El plazo para pedir que se consignen las ferencias, los canjes y desdoblamientos de privado de la sociedad y no existe
observaciones o que se incluya la oposicin acciones, la constitucin de derechos y
vence a los veinte das tiles de realizada obligacin de exhibirlo a cualquier
gravmenes sobre las mismas, las limitacio-
la sesin. nes a la transferencia de las acciones y los persona. No es un registro pblico.
convenios entre accionistas o de accionistas La propiedad de las acciones se
con terceros que versen sobre las acciones determina por la informacin de la
De la regulacin contenida en este art- o que tengan por objeto el ejercicio de los
culo podemos desprender las siguientes matrcula de acciones, no por la in-
derechos inherentes a ellas.
consideraciones: formacin que consta en los Registros
La matrcula de acciones se llevar en un
Pblicos.
libro especialmente abierto a dicho efecto o
Al igual que en el caso de las juntas de
en hojas sueltas, debidamente legalizados, o En los dems tipos societarios, las
accionistas o de socios, los acuerdos mediante registro electrnico o en cualquier participaciones no se llevan en una
del directorio tambin deben constar otra forma que permita la ley. Se podr usar matrcula como un registro privado,
en actas, que pueden ser llevadas en simultneamente dos o ms de los sistemas
sino que se llevan ante los Registros
un libro empastado o en hojas sueltas. antes descritos; en caso de discrepancia
prevalecer lo anotado en el libro o en las Pblicos.
En cada caso, se debe constar con la
legalizacin de notario pblico. hojas sueltas, segn corresponda.
4.2. Las EIRL
El rgimen de la representacin de valores
Es tambin lo ms usual que se lleve mediante anotaciones en cuenta se rige por En el caso de las EIRL, es necesario llevar
un libro empastado. la legislacin del mercado de valores. un libro de actas, legalizado ante notario,
De la misma forma que con el libro en el cual se anotarn las decisiones del
de actas de las juntas generales de As, la matrcula de acciones tiene las titular de la empresa. No existen formatos
accionistas, las actas de los acuerdos siguientes caractersticas: oficiales de las actas, pero su contenido
del directorio pueden ser redactadas debe ajustarse a lo sealado en el artculo
en forma mecnica e impresas en La matrcula es un registro propio de 40 del Decreto Ley N 21621.
hojas que luego son adheridas a las las sociedades annimas. En el caso
de las sociedades annimas ordinarias En la prctica, el libro de actas de las EIRL
hojas del libro empastado. se lleva de manera muy similar al libro de
y cerradas, el registro es llevado en
No existen formatos oficiales de ac- actas de las juntas generales de accionistas
un libro, hojas sueltas o en forma
tas, por lo que cada sociedad puede de las sociedades.
electrnica, en cuyo caso se encarga
redactar las actas en la forma que con-
a una entidad especializada de llevar
sidere conveniente, pero respetando
el contenido sealado en el artculo
el registro electrnico. En el caso de 5. Conclusiones
las sociedades annimas abiertas, la Luego de haber revisado las disposicio-
170 de la ley.
matrcula se lleva en forma electrnica nes que regulan las formalidades y las
La redaccin de las actas no requiere y el registro se hace ante el Registro caractersticas de los libros de actas y
ser efectuada por un abogado y no re- Pblico del Mercado de Valores. libros de matrcula de acciones, tenemos
quieren certificacin notarial, salvo en
En la matrcula se anotan todas las un panorama claro de las consideracio-
los casos en que se requiere certificar
operaciones que se realizan sobre nes que deben observar las sociedades
una copia del acta para formalizar los
las acciones de la sociedad, tales y las EIRL.
acuerdos adoptados ante los Registros
como las emisiones de acciones, las La importancia de estas formalidades es
Pblicos.
cancelaciones, las transferencias, las que muchas de las decisiones adoptadas
c. Matrcula de acciones garantas, etc. requieren una formalizacin notarial y
En el caso especfico de las sociedades Si bien las anotaciones en el libro registral para surtir plenos efectos, como
annimas, existe un registro o libro adi- pueden hacerse a mano, es usual que ocurre con los aumentos de capital o las
cional a los libros de actas de las junta los asientos se redacten en medios modificaciones de estatutos, por lo que
generales de accionistas y del directorio, mecnicos y que luego sean adheridos se debe tener especial cuidado al cumplir
que es la matrcula de acciones a las hojas legalizadas. las exigencias de la ley.

Glosario Empresarial
1. Existe un reglamento de la Ley General de Sociedades? 2. Se puede subarrendar un bien?
La Ley N 26887 - Ley General de Sociedades, no tiene un reglamen- Un arrendatario solo puede subarrendar el bien si cuenta con la
to. Sus disposiciones se aplican directamente y no requieren de una autorizacin del arrendador, la que puede constar en el contrato de
reglamentacin para estar en vigencia. arrendamiento o en un acuerdo posterior.

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