ACTA DE REUNION

BOGBIF001

En las instalaciones de Velotax Barrio Ingles, el da Miercoles 15 de Febrero del 2017 a

las 09:00 am se reunieron las siguientes personas:

Jhon Darwin vila A.

Sharly Dayana Morales L.
Luis Carlos Caldern
Ana Mara Herrera

El Seor Jhon vila Jefe de Oficina, da inicio a la reunin con la presentacin de la Srta.
Sharly Dayana Morales, quien ser la persona encargada del rea de Talento Humano de
VELOPOSTAL S.A.S en la ciudad de Bogot.

El Sr. Jhon vila da continuidad a la reunin dando a conocer los tres aspectos que
trataran en cada una de las reuniones que son:

1. Administrativo y Talento Humano

2. Comercial
3. Operativo

Iniciando con el rea administrativa y de talento humano, La Srta. Sharly Morales expone
el nuevo proceso que se manejara respecto a los permisos de trabajo, los cuales se
debern solicitar con 72 horas de anticipacin y de forma escrita. Todo permiso de ndole
medico se deber solicitar de la misma forma, pero con 48 horas de anticipacin, con el
fin de dar su respectivo manejo interno; se tendr un plazo de 24 horas para dar
respuesta del mismo, y no se aceptaran solicitudes y autorizaciones de manera verbal,
estos permisos debern de ir con copia al E-mail de la Seor Jhon vila.

Todas las faltas presentadas con el personal de cada oficina, se deber de reportar de
manera escrita y verbal al departamento de Talento Humano con el fin de realizar los
correctivos pertinentes, los cuales se expusieron de la siguiente manera:

Despus de recibir el reporte con la falta, se verificara en el reglamento interno con

el fin de proceder a realizar de manera escrita la citacin a descargos.
Se realizaran los respectivos descargos por la situacin presentada.
 Se harn los respectivos llamados de atencin (1) con el fin de corregir, enmendar
o solucionar lo sucedido, el cual ira con copia a la Hoja de Vida
Siendo pasado por alto este primer llamado de atencin, se realizara un segundo
llamado de atencin el cual va acompaado de una suspensin, que de acuerdo al
captulo XXII del RIT (Reglamento Interno de Trabajo) los das oscilan entre 1 y 8
das.
Al tercer llamado se har una suspensin entre 9 a 15 das segn el RIT.
Llegndose al caso que despus de realizadas estas sanciones y llamados de
atencin se proceder a la terminacin del contrato laboral.

Ser responsabilidad del departamento de Talento Humano, hacer entrega de los

desprendibles de nomina, certificaciones laborales y verificacin del cumplimiento del
horario laboral establecido por la gerencia en reuniones anteriores.

De acuerdo a instrucciones dadas por la Gerencia General el rea de Talento Humano

deber estar a cargo de las entrevistas del personal interesado en el vacante, y tambin
ser apoyo en las inducciones y capacitaciones del nuevo personal.

Se contina con el rea Comercial donde se expone el control y seguimiento que se har
sobre el cumplimiento de presupuesto, el cual tuvo incremento del 9% sobre las ventas
(flete) del ao 2016, estos se harn por medio de cuadros de Excel, los cuales se
enviaran a diario a cada una de las oficinas y estar a cargo de Sharly Morales.

La Srta. Sharly Morales expone que cada oficina deber de llevar un control fsico de cada
uno de sus clientes paretos, estas carpetas debern contener toda la documentacin del
cliente, reclamaciones y dems informacin que se crea importante para situaciones
futuras.

Tambin se expone por parte de la Srta. Sharly Morales, el acompaamiento a clientes

paretos, que crea el coordinador de oficina sea necesario para realizar refuerzo comercial.

A nivel Operativo por parte del Sr. Jhon y la Srta. Sharly se expone y recomienda a los
coordinadores de oficina presente la disposicin y acompaamiento de los vehculos
hasta el final de cada operacin.

Se evaluara que los protocolos de aforo se estn cumpliendo en cada oficina

(diligenciamiento completo de las guas manuales, remesas, marcacin de la mercanca,
diligenciamiento del formato de recogidas). Se reitera el buen diligenciamiento de los
formatos de ingreso y salida de los vehculos y el control de manejo de las guas
manuales los cuales estn a cargo del coordinador de oficina y auxiliar.

Por inconvenientes presentados, a partir de la fecha NO se deber entregar la primera

hoja de la gua manual, sino la ultima hoja (hoja rosada). (Se Hace la recomendacin a la
coordinadora de oficina y al auxiliar).
Con el fin de dar por finalizada la reunin, se da a conocer el compromiso de:

COMPROMISO: Presentar cada mircoles, como mnimo tres clientes prospectos.

FIN DE LA REUNION HORA 10:30 AM

Firmas (Responsables)

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Jhon Darwin vila vila Sharly Dayana Morales L.

Jefe de Oficina Talento Humano

Luis Carlos Caldern Ana Mara Herrera

Coordinador Oficina Fontibn Coordinador Oficina B. Ingles