Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

SICOV

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

UTI
ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION

Equipo de Desarrollo:

Sandra Mayerly Ramos Martnez

Yaneth Romero Ramrez
Henry Piracn Pieros

Documento de Tema de Proyecto de Desarrollo

Bogot, Colombia
2014
 TABLA DE CONTENIDO
1. Planteamiento del Problema
2. Objetivo General
3. Objetivos Especficos
4. Antecedentes
5. Justificacin - Factibilidad
 INTRODUCCIN
En el siguiente documento encontrara un estudio sobre la problemtica,
propsito, viabilidad, factibilidad y requerimientos que permitirn el desarrollo
de un sistema de informacin para el control de visitantes denominado SICOV.
A lo largo de este documento encontraremos las causas y efectos de los
inconvenientes por las cuales las grandes Empresas tienen que afrontar en la
recepcin y control de visitantes y los motivos por los cuales requieren de un
sistema de informacin completo que permita un ptimo control y administracin
de los mismos.
1. Planteamiento del Problema
En grandes compaas que tienen alto nivel de ingreso de visitantes, se observa
deficiencia en el proceso de registro e ingreso de visitantes -ya sean
proveedores, clientes o particulares-, implicando numerosas llamadas y largos
tiempos de espera, convirtiendo el acceso y contacto con la persona requerida
en un proceso dispendioso; generando prdida de tiempo a los funcionarios y
baja calidad de servicio al usuario.
2. Objetivo General
Desarrollar un Sistema de Informacin que optimice la administracin y control
de los visitantes por medio de un aplicativo de acceso web, mejorando el
proceso de: Registro, ingreso, anuncios de llegada y permanencia de un
visitante en la Compaa, minimizando el tiempo de espera y mejorando la
atencin al usuario.
3. Objetivos Especficos
Llevar un registro de los visitantes que ingresan a una compaa.
Generar un reporte de anuncio de visitantes con el fin de minimizar los tiempos de
respuesta al visitante
Administrar el servicio de parqueadero que permita agilizar el ingreso a la
compaa.
Enviar mensajes de alerta que permita recordar la hora de llegada de un visitante.
Controlar la reserva de los ambientes requeridos para una reunin
Agendar calendario de visitas
Commented [1]: En el planteamiento del problema es
fundamental identificar claramente la pregunta o
preguntas que se quieren responder mediante el
desarrollo del proyecto. Por lo tanto se recomienda
hacer una descripcin precisa y completa de la
naturaleza, la magnitud del problema y justificar la
necesidad del proyecto en trminos del desarrollo,
impacto, innovacin y aporte para el cliente o
beneficiario del proyecto. Para una mejor comprensin
del planteamiento del problema es posible subdividirlo
de la siguiente forma:
Descripcin del Entorno: Describe la ubicacin
geogrfica o temporal y establece el ambiente dnde
se desarrollar el proyecto.
Especificacin del Diagnstico: Describe los sntomas
y causas de los problemas relacionados con la
informacin. Con frecuencia estos problemas estn
relacionados con el procesamiento/tratamiento,
almacenamiento, actualizacin, registro y recuperacin
eficiente y eficaz de la informacin.
Especificacin del Pronstico: Si las condiciones que ...
Commented [2]: Los objetivos son de vital importancia
en el xito de un proyecto ya que suministran
direccin, ayudan con la evaluacin, crean sinergia,
revelan prioridades, permiten coordinacin y son
esenciales para las actividades de control, motivacin,
organizacin y planificacin efectivas. Deben ser:
medibles, razonables, claros, coherentes, estimulantes
y conocidos por todos los involucrados en el desarrollo
del proyecto. Los objetivos deben mostrar una relacin
clara y consistente con la descripcin del problema y,
especficamente, con las preguntas que se quieren
resolver. La formulacin de objetivos claros y viables
constituye una base importante para juzgar el resto de
la propuesta y adems facilita la estructuracin de la
metodologa.
El Objetivo General debe definir como el resultado que
el proyecto aspira a lograr a travs de un conjunto de
actividades coherentemente interrelacionadas.
Contesta a la pregunta Qu se va a hacer?. ...
Commented [3]: Los Objetivos especficos, se derivan
del objetivo general, desglosando cada una de sus
partes y especificando su alcance. Se deben plantear
dos o ms objetivos especficos que conduzcan a
lograr el objetivo general y que son alcanzables con la
metodologa propuesta.
Con el logro de los objetivos especficos se espera,
entre otros, encontrar respuesta a una o ms de las
siguientes preguntas: Cul ser el conocimiento
generado si el trabajo se realiza?, Qu solucin
tecnolgica se espera desarrollar?.
Es importante tener claro que los objetivos son
diferentes de las actividades o los procedimientos
metodolgicos que se desarrollarn en el proyecto. El
objetivo se centra en qu se va a hacer?, las
actividades son los pasos necesarios para obtener un
resultado especifico.
4. Antecedentes
En QUALA S.A se detecta que existe un problema de registro de visitantes a
pesar que se cuenta con un software de control de registro de visitantes que fue
adquirido por la empresa aproximadamente hace 5 aos. Cuenta con unas
funciones limitadas y enfocadas nicamente a la captura de datos mnimos de
un visitante como lo son el documento de identificacin, nombre y apellidos,
empresa del visitante y el tiempo de permanencia dentro de la compaa.

El sistema cuenta nicamente con la posibilidad de registro, almacenamiento

de datos y la generacin de un historial de ingreso; carece de funcionalidades
para el anlisis de informacin, de entrada, salida y permanencia de una
persona externa a la compaa, adems su manejo es rgido y no refleja el
aporte tecnolgico al rea de Seguridad.

5. Justificacin - Factibilidad
El volumen de visitantes a grandes entidades o compaas denotan
dispendiosos procesos y largos tiempos de espera afectando la calidad de
atencin al cliente.

Por ello es necesario que estas entidades cuenten con un aplicativo que permita
llevar el control y administracin de sus visitantes, controlando los Horarios de
visitas y disponibilidad de ambientes de reunin, adems de envos
automatizados de anuncio a los funcionarios; minimizando el tiempo de espera
del visitante y optimizando tambin el tiempo de los trabajadores de la entidad.

En la actualidad toda organizacin y la mayora de sus integrantes tienen

acceso a los medios tecnolgicos que nos brindan el mercado como lo son
(laptops, desktops, smartphones, tablets, etc.) Los cuales pueden albergar e
interactuar con gran variedad de aplicativos y soluciones informticas, entre
estos el Sistema de informacin para el control de visitantes SICOV.

6. Delimitacin y alcance
Tomando en cuenta que QUALA S.A. no cuenta con una aplicacin informtica
especializada en el control y administracin de visitantes y que como requisito
acadmico del SENA debe ser presentado el proyecto en un periodo no superior
a 18 meses, nuestro proyecto se enmarca en los siguientes aspectos:

Alcance
 El sistema de Informacin para el Control de Visitantes SICOV se encargar de
los procesos relacionados con la administracin y control de visitantes; as
mismo de los ambientes, recursos multimedia y parqueaderos de la empresa
QUALA S.A.

SICOV permitir a los funcionarios agendar las visitas a la empresa, as como

separar las salas de reuniones, elementos multimedia a utilizar y parqueaderos.

El sistema notificar al funcionario a travs de correo electrnico, mensaje de

texto o de un aplicativo cliente implementado en su estacin de trabajo, cuando
su visitante llegue.

El sistema permite integrar los puntos de recepcin en las diferentes reas que
componen la empresa.

SICOV permitir la generacin de reportes de las visitas realizadas por

diferentes criterios, segn parametrice el usuario, para su anlisis y toma de
decisiones.

El sistema ser de acceso web a travs de cualquier navegador y estar

compuesto por los siguientes mdulos:

Nombre Mdulo SICOV

Mdulo de Administracin
Mdulo Agenda de visitas
Mdulo de reportes
Mdulo de recepcin y
parking

Delimitacin Temporal.

El Proyecto se realizar en un perodo de 18 meses compuestos por 6 fases

que se dividirn cada una en tres meses:

1. Identificacin de necesidades del cliente

2. Anlisis de la informacin
3. Creacin de Base de Datos
4. Creacin de Interfaz funcional
5. Entrega del Software funcional
6. Documentacin y entregables

El desarrollo del proyecto ser comprendido entre las fechas del 30 de

Octubre de 2013 al 30 de Abril del ao 2015.
 Delimitacin Geogrfica.

El rea geogrfica seleccionada para el desarrollo del proyecto, est orientado

a la empresa Quala S.A. en la ciudad de Bogot D.C.

7. IMPACTOS
Ambiental
Al implementar SICOV en la empresa, No afectara negativamente en el
ambiente ya que el sistema de informacin no requiere de la implementacin
de nuevo hardware o dispositivos que requieran de ms consumo de energa
elctrica que la que actualmente se esta consumiendo en la empresa.

Se elimina el uso de papel, ya que el sistema no requiere de impresiones por

que su manejo es digital, lo que permite minimizar los riesgos ambientales

Econmico

Optimizacin del tiempo del personal de seguridad y recepcin, gracias los

procesos de controles que aporta SICOV y que permite que los anuncios
sean inmediatos sin necesidad de realizar reprocesos ni mtodos
desgatantes para el personal de enunciado

Eficiencia en el uso de recursos como llamadas telefnicas que es lo que mas

se utiliza al anunciar a un visitante.

Social
Cambio fundamental es la eficacia en la atencin al cliente el cual permitir
que las personas encargadas de la seguridad de una compaa se enfoquen
ms en su funcin y no se desgasten en anunciar varias veces un visitante.

La interaccin con el usuario ser satisfactoria, no se denotaran perididas

de tiempo y el nivel de estress ser bajo, generando un ambiente laboral
tranquilo.

Tecnolgico

Se crea un sistema de informacin que aporte con una mejora y un cambio a

la metodologa a la compaa y a su organizacin interna, ya que se hace
necesario que el sistema de informacin sea mas gil, seguro y confiable,
 donde los datos estn disponible en el momento que se requiera

Legal
No es Necesario

9. Matriz de riesgos y contingencias

Ver Anexo No 1

10.Levantamiento de la informacin (descripcin de tcnicas)

Para el levantamiento de la informacion se recurrio a las tecnicas de elicitacion:

Observacion y encuentas las cuales se aplicaron a la empresa QUALA S.A.

Se realizo una observacion por parte de un integrante del GAES que labora en la
empresa, analizando el proceso y procedimientos que realizan los funcionarios y
midiendo los tiempos que tarda un visitante en llegar a la recepcion hasta que es
recibido por la persona a visitar.

Se Realizo una encuesta compuesta por 9 preguntas a 12 funcionarios de la

Empresa entre las fechas del 15 de Noviembre al 30 de Noviembre de 2013,
tabulando y analizando sus resultados.

De esta elicitacin de informacin observamos los siguientes resultados:

Tabulacin de la informacin recolectada

Ver Anexos No. 2 y No. 3

Conclusiones del proceso de recoleccin de informacin

Los funcionarios encuestados de QUALA S.A. reconocen la importancia de

mantener el control de registro de visitantes a la empresa, reforzando los temas de
seguridad y control de los mismos, y aun mas de una forma sistematizada.

El sistema que se encuentra actualmente implementado en la empresa para el

control de ingreso de visitantes muestra cierto grado de eficiencia general de
promedio del 60%. basado en un 57% de ingreso inmediato a la empresa y un 64%
de aviso oportuno a la portera y recepcin

Con base en los resultados anteriores se observa una oportunidad de mejorar el

ndice de efectividad del proceso de registro y anuncio de visitantes con la
implementacin de SICOV
Lista de requerimientos funcionales y no funcionales (segn IEEE 830)

11.1. Requerimientos Funcionales

REF NOMBRE DESCRIPCIN

REQUERIMIENTO
RF-001 Usuarios El sistema debe contar con 4 tipos de
usuarios que tengan los siguientes
roles:

1. Administrador
2. Recepcin
3. Parking
4. Usuario general
RF-002 Creacin de usuarios El usuario administrador y recepcin
debe permitir realizar la creacin,
edicin configuracin y eliminacin de
usuarios.
RF-003 El usuario administrador y recepcin
debe crear, modificar y eliminar
Administracin calendarios, salas de reuniones,
general elementos multimedia y
parqueaderos.

RF-004 Reportes El sistema debe permitir generar

Reportes
RF-005 Visualizar visitas Los usuarios administrador, recepcin
Agendadas y parking deben visualizar por medio
de tablas y/o grficas las visitas
agendadas por los usuarios generales
en el da, en la semana o en el mes.

RF-006 Anuncios El sistema emitir anuncios a los

funcionarios pertinentes y entre los
diferentes puntos de recepcin y/o
parking, la llegada de un visitante .

RF-007 Agendar visitas El usuario de recepcin y general

deben poder agendar visitas y separar
salas y parqueaderos.

RF-008 Apartar salas e El usuario general debe poder

implementos visualizar y apartar los lugares de
reunin disponibles, as como los
 implementos multimedia.

RF-009 Disposicin de El usuario general debe poder

parqueaderos visualizar y apartar los parqueaderos
disponibles.

RF-010 Recordatorios El sistema recordar al usuario por m

edio de ventanas de alerta, correos
electrnicos y por un periodo
previamente configurado la visita
agendada.
RF-011 Contraseas Los usuarios de acceso al sistema
seran personales y deben contar con
una contrasea designada por el
mismo usuario

11.2. Requerimientos No funcionales

REF NOMBRE DESCRIPCIN

REQUERIMIENTO
RNF-001 Acceso Cualquier usuario debe acceder al
sistema va web.
RNF-002 Interfaz grfica Se debe crear una interfaz deductiva,
amigable y de fcil comprensin y
manejo para el usuario final.
RNF-003 Colores de la interfaz Los colores de la interfaz que
predominarn son los corporativos de
Quala S.A., azul y blanco.
RNF-004 Manuales e Se deben elaborar y entregar los
instructivos manuales e instructivos del sistema.
RNF-005 Opciones de El sistema deber brindar opciones de
bsqueda. bsquedas avanzadas
RNF-006 El software se debe Se tendr un tiempo estimado para la
desarrollar en 18 elaboracin del Sistema de
meses. Informacin de dieciocho (18) meses.
RNF-007 Seguridad El sistema deber contar con un alto
nivel de seguridad en el cual cada
usuario ingresar con su propio
usuario y contrasea.
RNF-008 Base de Datos La base de Datos ser desarrollada
en MySQL y ser gestionada a
 medida que sea consultada por los
usuarios del sistema.
RNF-009 Lenguaje de El sistema de informacin ser
Desarrollo desarrollado en lenguaje Java
RNF-010 Servidor El servidor ser IIS