Sesion 4 - Bienes 2016

CURSO DE CONTROL DE GESTION PBLICA Sesin IV: Control y Administracin de Bienes
SESION IV: CONTROL Y ADMINISTRACIN DE BIENES
Visin General:
En el presente Ttulo se estudiar y analizar en trminos generales, las normas

jurdicas principales que sustentan el control y administracin de los bienes en las
entidades pblicas y entidades de derecho privado que manejan bienes pblicos;
as como, aspectos tcnicos que permiten una adecuada clasificacin de los bienes
y el control de operaciones tpicas, como las adquisiciones, egreso, depreciacin,
correccin monetaria, operaciones capitalizables y no capitalizables.
Principalmente, con el estudio de esta sesin, se busca sembrar en las servidoras

y servidores pblicos, una conciencia de cuidado y adecuada utilizacin de los
bienes que les son entregados para el desempeo de sus actividades
institucionales.
4 -1
INTRODUCCION Y BASE NORMATIVA
Introduccin
FUNCION FINANCIERA MAXIMA AUTORIDAD FUNCION ADMINISTRATIVA
REGISTRO
PLANIFICACION QUE ?
CONTABLE
ORGANIZACIN DONDE ?
(valor)
DIRECCION CON QUIEN ?
DE CONTROL COMO ?
ADQUISICIONES CODIGO: 00001

ADUISICIONES
DEPRECIACION
ADICION CODIFICACION
CORR. MONETARIA
MEJORAS ALMACENAMIENTO
OPERACIONES CAPITALIZ.
REP. EXT DISTRIBUCION
TRASPASOS
OPERACIONES NO CAPIT. MANT. ORD. GASTO
ENTREGA RECEPCION
REMATE REP. ORD.
EGRESO
EGRESO DONACION
RESPONSABLES
BAJA
ESTADO DEL BIEN
COMODATO
CONSTITUCION
LOSNCP
LOCGE
Introduccin y NTCI
REGLAMENTO DE BIENES
Base Normativa REGLAMENTO DE VEHICULOS

MANUAL
NORMAS INTERNAS
Introduccin Los activos de una institucin pblica, en gran parte estn

representados por los bienes pblicos, como son existencias y
activos fijos; por otro lado, existen bienes, como son los bienes no
depreciables, que si bien no forman parte de los activos, sin
embargo son usados, custodiados o mantenidos dentro de un
control contable (cuentas de orden) y administrativo.
El valor de los bienes pueden cubrir un porcentaje muy

significativo dentro de los activos y cuentas de orden, lo que
demanda que su control sea asumido con mucha responsabilidad
por todos los miembros de una organizacin; esto es, desde la
mxima autoridad principalmente, custodios, y todos los
servidores.
Referirse a los principales problemas que enfrentan las
4 -2
instituciones pblicas, es referirse a la ausencia de reglas

internas que viabilicen y faciliten la administracin de los bienes.
Las entidades en muchos casos no cuentan con reglamentos
especficos, procedimientos, polticas y dems aspectos que
conformaran un manual de bienes, como parte de las
herramientas de control interno.
A esto se suma las actitudes equivocadas de los servidores

pblicos respecto al cuidado, buen uso, conservacin, etc. de los
bienes que estn a su cargo, para el desempeo de sus
actividades. La falta de disciplina y celo, con el argumento de que
son bienes pblicos, agrava an ms el problema; en
consecuencia, la solucin no slo es cuestin de crear reglas,
sino principalmente que se las cumpla, y que todos los servidores
pblicos se concienticen en el sentido que los bienes pblicos
son sagrados; y por tanto, deben ser utilizados con el cuidado
como si fueran propios, y solo en actividades institucionales.
Recordar que por nuestras acciones u omisiones, debemos rendir
cuentas ante los organismos de control y sociedad en general.
Si bien existen leyes y dems normas generales; sin embargo, es

necesario que stas se relacionen y puntualicen en forma
especfica a la institucin, con ajuste a las circunstancias en que
se desenvuelven las actividades institucionales.
El talento humano, dentro de la administracin pblica,

constituye la respuesta a que se hagan bien o mal las acciones
dentro de los diferentes procesos relacionados con los bienes.
Las personas que desempean las funciones de custodia de los

bienes deben tener, a ms de los conocimientos necesarios, un
perfil que acredite valores como el cuidado, responsabilidad,
orden, celo, tica, cario al trabajo, etc. aspectos que no son
objeto de estudio en los establecimientos de educacin formal,
4 -3
sino que son parte innata de los seres humanos.
A travs de la historia, ha constituido un mito la conciliacin de

informacin entre las unidades encargadas de la custodia
(guardalmacn o bodeguero), con la informacin producida por
las unidades financieras (contabilidad). De ah que es importante
que se tenga muy claro las funciones y alcances de cada una de
las unidades administrativas y de sus miembros.
En el sector pblico, al momento no se cuenta con directrices que

permitan unificar los criterios de codificacin de los diferentes
bienes, ya que en cada institucin el responsable de turno crea
sus propias pautas de codificacin, que en el contexto de todo el
sector pblico, da lugar a que existan una diversidad de criterios
y opiniones respecto a este tema. Una adecuada codificacin de
los bienes permitir, a ms de dar seguridad en el control, la
conciliacin entre almacn o bodega con la unidad contable. Se
implement en el eSIGEF por parte del Ministerio de Finanzas, un
mdulo que permite un control y administracin de los bienes, y
por tanto, se define la respectiva codificacin.
Un aspecto fundamental que debe ser definido por la entidad

pblica con ajuste a las directrices del Ministerio de Finanzas, es
la clasificacin de los bienes, accin que debe sustentarse en la
normativa general y normas internas especficas elaboradas con
ajuste a las circunstancias y necesidades propias de cada
entidad.
Como seala el Art. 233 de la Constitucin de la Repblica,

todos, absolutamente todos, podemos ser acreedores a las
responsabilidades administrativas, civiles o penales por el mal
manejo y mala utilizacin de los recursos pblicos. Ser
necesario entonces que todos los servidores pblicos y personas
del sector privado que manejan recursos pblicos, conozcan las
4 -4
consecuencias derivadas de la infraccin y violacin de las

obligaciones y deberes jurdicos.
En los bienes considerados como inversiones de larga duracin

(activos fijos), es importante controlar financieramente las
operaciones capitalizables y no capitalizables, a efecto que
conocer el valor razonable de estos en una fecha determinada.
Las operaciones capitalizables que se fundamentan en el

incremento del valor en libros de los activos fijos, sea por el
incremento en la vida til, o por el incremento en la capacidad de
servicio, produccin o inversin. Las operaciones capitalizables
pueden ser: Adiciones, mejoras y reparaciones extraordinarias.
Las operaciones no capitalizables no incrementan el valor en

libros, sino que permiten el buen funcionamiento de los bienes;
entre stas se citan a las reparaciones ordinarias y
mantenimiento ordinario.
La gestin administrativa, productiva o de inversin generada por

la utilizacin de los activos fijos, constituye su depreciacin. El
desgaste de estos bienes debe ser controlado financieramente, a
efecto de conocer su aporte en la gestin, y por otro lado, el valor
en libros razonable.
La correccin monetaria, es otro de los aspectos importantes

involucrados en las operaciones respecto de los bienes. La
normativa contable expedida por el Ministerio de Finanzas
mediante Acuerdo 447, prev dentro de los principios y normas
tcnicas de contabilidad, el control de este tipo de operaciones.
Base Normativa
Como se ha sealado en los captulos anteriores, la adecuada
proteccin y salvaguarda de los bienes del Estado depende de la
4 -5
existencia de un adecuado sistema de control interno; la

responsabilidad del sistema de control interno recae en la mxima
autoridad, directivos, y en todos los servidores de cada entidad,
en razn de que no existe actividad, proyecto o funcin, en la que
se puede prescindir de la utilizacin de recursos financieros y
materiales.
Adems de las disposiciones legales y dems normas emitidas

tanto por la Contralora General del Estado, Ministerio de
Base Finanzas, y otros organismos, es recomendable que cada entidad
Normativa expida su propio marco normativo que incluya un manual de
administracin de bienes, del cual formen parte los
procedimientos, clasificaciones, codificacin, formularios, etc.
La finalidad del manual en referencia, consiste en contar con un

marco normativo ajustado a las necesidades especficas de cada
institucin, que permita precisar los deberes, facultades,
atribuciones o competencias, de la mxima autoridad, los
asesores, directores, jefes departamentales, jefes de reas,
dems funcionarios y empleados de diversa categora, en cada
uno de los procesos asociados con el ingreso, custodia, manejo,
egreso, registro contable, verificacin y control de los diferentes
bienes, propiedad de la entidad o recibidos para su manejo o
custodia.
Reglamento General para la Administracin, Utilizacin y Control

de los Bienes y Existencias del Sector Pblico.
El Reglamento General para la Administracin, Utilizacin y Control de

los Bienes y Existencias del Sector Pblico, expedido mediante
Registro Oficial 585 de 11 de septiembre de 2015, contiene los
captulos siguientes:
CAPITULO I - mbito General
4 -6
CAPITULO II De los bienes y Existencias

CAPITULO III De las adquisiciones
CAPITULO IV Del egreso de bienes
CAPITULO V Del comodato y de los traspasos de bienes
muebles e inmuebles entre entidades del sector pblico.
CAPITULO VI - De la entrega recepcin
CAPITULO VII De las Bajas De
CAPITULO VIII Mantenimiento de equipos informticos
CAPITULO IX Mantenimiento de los dems bienes
CAPITULO X Disposiciones Generales
Es importante sealar que en tratndose de adquisiciones de

bienes, se realizar sobre la base del Plan Anual de
Contratacin, PAC, el mismo que ser ingresado al Sistema
Oficial de Contratacin Pblica del Ecuador, y se sujetar a las
disposiciones de la Ley Orgnica del Sistema Nacional de
Contratacin Pblica y su reglamento general; y a lo establecido
en las resoluciones emitidas por el Servicio Nacional de
Contratacin Pblica, SERCOP, respecto de la materia. Sin
embargo, es importante considerar lo establecido en el Art. 19 del
Reglamento, en el sentido que los bienes sern recibidos siempre
que cumplan con las estipulaciones contractuales.
Chatarrizacin de los bienes obsoletos e inservibles del

sector pblico.-
Mediante Decreto 1791-A del 19 de junio del 2009, el Presidente

de la Repblica dispone a todas las entidades y organismos de la
administracin pblica central e institucional la chatarrizacin de
vehculos, equipo caminero y de transporte, aeronaves, naves,
buques, materiales, tuberas, equipos informticos y dems
bienes de similares caractersticas que hubieren sido declarados
obsoletos o inservibles y cuya venta no fuere posible o
conveniente, de acuerdo con el Reglamento General de Bienes
4 -7
del Sector Pblico.
El Ministerio de Industrias y Productividad MIPRO, mediante

Acuerdo 10 330 del 12 de julio del 2010 y publicado en el
Registro Oficial 244 del 27 de julio 2010, reglamenta el
procedimiento para la chatarrizacin de los bienes obsoletos e
inservibles del sector pblico. En resumen se considera los
siguientes aspectos:
- mbito de aplicacin.- Entidades que conforman el Art. 225 de

la Constitucin de la Repblica.
- Chatarrizacin.- Proceso tcnico mecnico de desintegracin

total de los bienes sealados en el decreto 1791-A; a efecto que
queden convertidos en materia prima para uso en otras
actividades econmicas. Este proceso podr realizarse una vez
cumplidas las disposiciones vigentes, dejando evidencia clara de
las justificaciones, autorizaciones y destino final.
- Procedimiento.- Informe tcnico que justifique la

chatarrizacin.- Condicin de obsoleto, inservible o fuera de uso;
ya que su operacin y mantenimiento resulta antieconmico y
recomendar someterlo a chatarrizacin.
- Requisitos.-
a.- Documentacin respecto a la propiedad y documentos de

circulacin.
b.- Antes de la entrega recepcin, debern ser borrados los

logotipos, insignias y dems distintivos, retirar las placas y
canceladas las matrculas.
c.- La baja de los bienes se har una vez comunicado a la

Contralora para fines de control y auditora.
d.- Otros requeridos por las entidades y organismos de la

administracin central.
Una vez cumplidos los requisitos sealados, y entregados los
4 -8
bienes a las empresas de Chatarrizacin calificadas por la

Subsecretara de Industrias, Productividad e Innovacin
Tecnolgica, stas emitirn un certificado de recepcin de los
bienes, suscrita por el representante legal de la empresa y un
delegado de la entidad pblica. Este certificado dar derecho a la
entidad pblica a justificar la baja del inventario que mantiene en
su dependencia.
Las empresas chatarrizadoras sern aquellas que cumplan con

los requisitos establecidos y divulgados por el MIPRO. Los
criterios son: Capacidad de procesamiento; que la produccin de
materia prima beneficie a los programas de obras del Gobierno;
que las empresas ofrezcan seguridad y espacio fsico; se cuente
con la licencia ambiental otorgada por el Ministerio del Ambiente;
estn al da en las obligaciones tributarias; y otros establecidos
en el proceso de calificacin y autorizacin.
Ser el Ministerio de Industrias y Productividad expedir formatos

para la presentacin de las aplicaciones; y llevar adelante los
requerimientos de precalificacin, monitoreo y suscripcin de
convenios interministeriales e institucionales necesarios para la
ejecucin de los procedimientos de Chatarrizacin.
Adems el artculo 20 del Reglamento de Bienes, determina que

Si en el informe tcnico de inspeccin se concluye que los bienes
todava son necesarios en la entidad u organismo, concluir el
trmite y se archivar el expediente. Caso contrario se proceder
de conformidad con las normas sealadas para los procesos de
venta, donacin o remate, destruccin, chatarrizacin, reciclaje,
segn corresponda, y observando para el efecto las
caractersticas de registros sealadas en la Normativa de
Contabilidad Gubernamental.
Identificacin de los procedimientos de contratacin
4 -9
En nuestro pas, antes de la expedicin de la LOSNCP, la

Contratacin Pblica se basaba en la Ley de contratacin
Pblica, La Ley de consultora. Adicional a estos cuerpos
normativos, se suman los Reglamentos Internos de contratacin
que las entidades contratantes expedan sin seguir las mismas
directrices, ni mrgenes de preferencia, lo cual generaba que
cada entidad contratante manejara los procesos de contratacin
de manera distinta a las dems, dificultando las labores de los
organismos de control.
La entidad que ejerce la rectora del Sistema Nacional de

Contratacin Pblica en nuestro pas es el Servicio Nacional de
Contratacin Pblica (SERCOP) en reemplazo del INCOP. Es
un organismo de derecho pblico, tcnico, regulatorio, con
personalidad jurdica propia y autonoma administrativa, tcnica,
operativa, financiera y presupuestaria.
Los procedimientos para la adquisicin de bienes en el sector

pblico se ajustarn a lo establecido en la Ley Orgnica del
Sistema Nacional de Contratacin Pblica y su reglamento. Sin
embargo de que en el curso especializado en este tema se
estudia y analiza en detalle dichos procedimientos es necesario al
menos indicar los montos para cada tipo de procedimiento.
Considerando para fijar los montos el Presupuesto inicial del
Estado para el 2016, $ 29.835.098.320,79
4 -10
Fuente: Presupuesto General del

Estado 2016
29.835.098.320,79
Ley Orgnica de Contratacin
Pblica
Elaborado Por:
Mauricio Torres
Reglamento de Utilizacin, Mantenimiento, Movilizacin,

Control y Determinacin de Responsabilidades de los
Vehculos del Sector Pblico.
La Contralora General del Estado a efecto de que en cada

institucin pblica se administre y controle adecuadamente el uso
de los vehculos, emiti el Acuerdo 005-CG de 20 de enero del
2014, que se encuentra publicado en el Registro Oficial No. 178
de 6 de febrero de 2014, que contiene el Reglamento para el
control de los vehculos del sector pblico y de las entidades de
derecho privado que disponen de recursos pblicos, en los
trminos previstos por el artculo 211 de la Constitucin de la
Repblica y el artculo 4 de la Ley Orgnica de la Contralora
General del Estado, este Reglamento contiene los captulos
siguientes:
CAPITULO I.- Normas fundamentales

CAPITULO II.- Movilizacin y mantenimiento vehicular.
CAPITULO III.- De los automotores.
CAPITULO IV.- Acciones de control y sanciones.
4 -11
Disposiciones Transitorias
Disposiciones Generales
406 Administracin financiera - ADMINISTRACIN DE

BIENES
406-01 Unidad de Administracin de Bienes

Toda entidad u organismo del sector pblico, cuando el caso
lo amerite, estructurar una unidad encargada de la
administracin de bienes.
La mxima autoridad a travs de la Unidad de Administracin de
Bienes, instrumentar los procesos a seguir en la planificacin,
provisin, custodia, utilizacin, traspaso, prstamo, enajenacin,
baja, conservacin y mantenimiento, medidas de proteccin y
seguridad, as como el control de los diferentes bienes, muebles e
inmuebles, propiedad de cada entidad u organismo del sector
pblico y de implantar un adecuado sistema de control interno
para su correcta administracin.
406-02 Planificacin
Las entidades y organismos del sector pblico, para el
cumplimiento de los objetivos y necesidades institucionales,
formularn el Plan Anual de Contratacin con el presupuesto
correspondiente.
El Plan Anual de Contratacin, PAC, contendr las obras, los
bienes y los servicios incluidos los de consultora a contratarse
durante el ao fiscal, en concordancia con la planificacin de la
institucin asociada al Plan Nacional de
Desarrollo. En este plan constarn las adquisiciones a realizarse
tanto por el rgimen general como por el rgimen especial,
establecidos en la ley.
Normas de
Control Interno El plan al igual que sus reformas ser aprobado por la mxima
autoridad de cada entidad y publicado en el portal de compras
4 -12
pblicas www.compraspblicas.gov.ec; incluir al menos la

siguiente informacin: los procesos de contratacin a realizarse,
la descripcin del objeto a contratarse, el presupuesto estimativo
y el cronograma de implementacin del plan.
La planificacin establecer mnimos y mximos de existencias,
de tal forma que las compras se realicen nicamente cuando
sean necesarias y en cantidades apropiadas.
a) Registro de proveedores y entidades

Para los efectos de esta norma, toda persona natural o jurdica,
nacional o extranjera que desee participar en los procesos de
contratacin, deber estar inscrita y habilitada en el Registro
nico de Proveedores, RUP, cuya informacin ser publicada en
el portal de compras pblicas. De igual modo, las entidades
contratantes se registrarn en el portal para acceder al uso de las
herramientas del Sistema Nacional de Contratacin Pblica.
406-03 Contratacin
Las entidades y organismos del sector pblico realizarn las
contrataciones para adquisicin o arrendamiento de bienes,
ejecucin de obras y prestacin de servicios incluidos los de
consultora, a travs del Sistema Nacional de Contratacin
Pblica.
La mxima autoridad establecer los controles que aseguren que
las adquisiciones se ajusten a lo planificado, a la vez que
determinar los lineamientos que servirn de base para una
adecuada administracin de las compras de bienes,
considerando, entre otras, las siguientes medidas:
- Las adquisiciones sern solicitadas, autorizadas y ejecutadas

con la anticipacin suficiente y en las cantidades apropiadas.
- La ejecucin de las compras programadas para el ao se

realizar tomando en consideracin el consumo real, la capacidad
4 -13
de almacenamiento, la conveniencia financiera y el tiempo que

regularmente toma el trmite.
- La adquisicin de bienes con fecha de caducidad, como

medicinas y otros, se la efectuar en cantidades que cubran la
necesidad en tiempo menor al de caducidad del principio activo.
- Se mantendrn las unidades de abastecimiento o bodegas

necesarias para garantizar una adecuada y oportuna provisin.
- El arrendamiento de bienes se har considerando el beneficio

institucional frente a la alternativa de adquisicin.
- La certificacin de la disponibilidad presupuestaria, as como la

existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir
las obligaciones derivadas de la contratacin.
a) Procedimientos precontractuales
Para la contratacin de obras, adquisicin de bienes y servicios,
incluidos los de consultora, las entidades se sujetarn a distintos
procedimientos de seleccin de conformidad a la naturaleza y
cuanta de la contratacin, a los trminos y condiciones
establecidas en la Ley Orgnica del Sistema Nacional de
Contratacin Pblica, su reglamento general y las resoluciones
del Instituto Nacional de Contratacin Pblica, INCOP, respecto
de cada procedimiento de contratacin.
En el caso de compras de bienes y servicios normalizados se

observarn los procedimientos dinmicos, es decir: compras por
catlogo y compras por subasta inversa.
Para la contratacin de bienes y servicios no normalizados y para

la ejecucin de obras, sern aplicables los procedimientos de:
licitacin, cotizacin y menor cuanta, ferias inclusivas, nfima
4 -14
cuanta, a ms de los procedimientos especiales del rgimen

especial.
Los procedimientos precontractuales a considerarse en el caso

de contratacin de servicios de consultora son: contratacin
directa, contratacin mediante lista corta y mediante concurso
pblico.
b) Pliegos
Para la adquisicin de bienes, obras o servicios, la entidad
contratante elaborar los pliegos pertinentes, utilizando de
manera obligatoria los modelos de pliegos del Instituto Nacional
de Contratacin Pblica que apliquen segn el procedimiento de
contratacin a utilizar. La entidad contratante podr modificar o
completar los modelos obligatorios, bajo su responsabilidad, a fin
de ajustarlos a las necesidades particulares de cada proceso de
contratacin, siempre que se cumpla con la ley.
Los pliegos establecern las condiciones que permitan alcanzar

la combinacin ms ventajosa entre todos los beneficios de la
obra a ejecutar, el bien por adquirir o el servicio por contratar y
todos sus costos asociados, presentes y futuros.
Los pliegos deben ser aprobados por la mxima autoridad de la

entidad contratante o su delegado, bajo los criterios de
austeridad, eficiencia, eficacia, transparencia, calidad, economa
y responsabilidad ambiental y social, debiendo priorizarse los
productos y servicios nacionales.
c) Comisin Tcnica
La mxima autoridad de la entidad, cuando le corresponda
efectuar procedimientos de lista corta, concurso pblico, subasta
inversa, licitacin o cotizacin de conformidad con lo dispuesto
por la ley, conformar y nombrar para cada procedimiento la
4 -15
pertinente Comisin Tcnica que estar integrada de la siguiente

manera:
1. Un profesional designado por la mxima autoridad, quien lo

presidir.
2. El titular del rea que lo requiere o su delegado.
3. Un profesional afn al objeto de la contratacin designado por
la mxima autoridad o su delegado.
Los miembros de la Comisin Tcnica sern servidoras o

servidores de la entidad contratante y no podrn tener conflictos
de intereses con los oferentes; de haberlos, ser causa de
excusa.
406-04 Almacenamiento y distribucin

Los bienes que adquiera la entidad ingresarn fsicamente a
travs de almacn o bodega, antes de ser utilizados, aun
cuando la naturaleza fsica de los mismos requiera su
ubicacin directa en el lugar o dependencia que lo solicita, lo
cual ayudar a mantener un control eficiente de los bienes
adquiridos.
Los ambientes asignados para el funcionamiento de los
almacenes o bodegas, estarn adecuadamente ubicados,
contarn con instalaciones seguras y tendrn el espacio fsico
necesario.
El Guardalmacn o Bodeguero tiene la responsabilidad de

acreditar con documentos, su conformidad con los bienes que
ingresan, debiendo verificar si se ajustan a los requerimientos y
especificaciones tcnicas solicitadas por las dependencias de la
institucin, as como de los bienes que egresan.
Si en la recepcin se encontraren novedades, no se recibirn los

bienes y se comunicar inmediatamente a la mxima autoridad o
4 -16
al servidor delegado para el efecto; dichos bienes no sern

recibidos hasta que cumplan con los requerimientos
institucionales.
Los directivos establecern un sistema apropiado para la

conservacin, seguridad, manejo y control de los bienes
almacenados.
Para el control de los bienes se establecer un sistema adecuado

de registro permanente, debiendo incluirse registros auxiliares
individualizados o por grupos de bienes de iguales
caractersticas. Slo las personas que laboran en el almacn o
bodega tendrn acceso a las instalaciones.
Existen bienes que, por sus caractersticas especiales, deben ser

almacenados en otras instalaciones o enviados directamente a
los encargados de su utilizacin. En estos casos, el encargado de
almacn efectuar la verificacin directa y la tramitacin de la
documentacin correspondiente.
406-05 Sistema de registro

El Catlogo General de Cuentas del Sector Pblico,
contendr los conceptos contables que permitan el control,
identificacin, destino y ubicacin de las existencias y los
bienes de larga duracin.
Se establecer un sistema adecuado para el control contable
tanto de las existencias como de los bienes de larga duracin,
mediante registros detallados con valores que permitan controlar
los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la
informacin se encuentre actualizada y de conformidad con la
normativa contable vigente.
La actualizacin permanente, la conciliacin de saldos de los

auxiliares con los saldos de las cuentas del mayor general y la
4 -17
verificacin fsica peridica, proporcionar seguridad de su

registro y control oportuno y servir para la toma de decisiones
adecuadas.
Los bienes que no renan las condiciones para ser registrados

como activos fijos, se registrarn directamente en las cuentas de
gastos o costos segn corresponda y simultneamente se
registrarn en una cuenta de orden, conforme lo establece la
normativa de contabilidad gubernamental, vigente.
406-06 Identificacin y proteccin

Se establecer una codificacin adecuada que permita una
fcil identificacin, organizacin y proteccin de las
existencias de suministros y bienes de larga duracin.
Todos los bienes de larga duracin llevarn impreso el cdigo
correspondiente en una parte visible, permitiendo su fcil
identificacin.
El responsable de la custodia de los bienes de larga duracin,

mantendr registros actualizados, individualizados, numerados,
debidamente organizados y archivados, para que sirvan de base
para el control, localizacin e identificacin de los mismos.
La proteccin de los bienes entregados para el desempeo de

sus funciones, ser de responsabilidad de cada servidor pblico.
La proteccin de los bienes incluye la contratacin de plizas de
seguro necesarias para protegerlos contra diferentes riesgos que
pudieran ocurrir, se verificarn peridicamente, a fin de que las
coberturas mantengan su vigencia.
406-07 Custodia
La custodia permanente de los bienes, permite salvaguardar
adecuadamente los recursos de la entidad, fortaleciendo los
controles internos de esta rea; tambin facilita detectar si
4 -18
son utilizados para los fines que fueron adquiridos, si sus

condiciones son adecuadas y no se encuentran en riesgo de
deterioro.
La mxima autoridad de cada entidad pblica, a travs de la
unidad respectiva, ser responsable de designar a los custodios
de los bienes y de establecer los procedimientos que garanticen
la conservacin, seguridad y mantenimiento de las existencias y
bienes de larga duracin.
Corresponde a la administracin de cada entidad pblica,

implementar su propia reglamentacin relativa a la custodia fsica
y seguridad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado.
406-08 Uso de los bienes de larga duracin

En cada entidad pblica los bienes de larga duracin se
utilizarn nicamente en las labores institucionales y por
ningn motivo para fines personales, polticos, electorales,
religiosos u otras actividades particulares.
Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes
de la institucin, debiendo asumir la responsabilidad por su buen
uso y conservacin.
Cada servidora o servidor ser responsable del uso, custodia y

conservacin de los bienes de larga duracin que le hayan sido
entregados para el desempeo de sus funciones, dejando
constancia escrita de su recepcin; y por ningn motivo sern
utilizados para otros fines que no sean los institucionales.
En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias

personas, es responsabilidad del Jefe de la Unidad
Administrativa, definir los aspectos relativos a su uso, custodia y
verificacin, de manera que estos sean utilizados correctamente.
El dao, prdida o destruccin del bien por negligencia
4 -19
comprobada o mal uso, no imputable al deterioro normal de las

cosas, ser de responsabilidad del servidor que lo tiene a su
cargo.
Los cambios que se produzcan y que alteren la ubicacin y

naturaleza de los bienes, sern reportados a la direccin
correspondiente, por el personal responsable del uso y custodia
de los mismos, para que se adopten los correctivos que cada
caso requiera.
406-09 Control de vehculos oficiales

Los vehculos del sector pblico y de las entidades de
derecho privado que disponen de recursos pblicos, estn
destinados exclusivamente para uso oficial, es decir, para el
desempeo de funciones pblicas, en los das y horas
laborables, y no podrn ser utilizados para fines personales,
ni familiares, ajenos al servicio pblico, ni en actividades
electorales y polticas.
Los vehculos constituyen un bien de apoyo a las actividades que
desarrolla el personal de una entidad del sector pblico. Su
cuidado y conservacin ser una preocupacin constante de la
administracin, siendo necesario que se establezcan los controles
internos que garanticen el buen uso de tales unidades.
Para fines de control, las unidades responsables de la

administracin de los vehculos, llevarn un registro diario de la
movilizacin de cada vehculo, donde debe constar: la fecha,
motivo de la movilizacin, hora de salida, hora de regreso,
nombre del chofer que lo conduce y actividad cumplida.
Los vehculos oficiales de cualquier tipo, sean estos terrestres,

fluviales o areos, (buses, busetas, camiones, maquinaria,
canoas y botes con motor fuera de borda, lanchas, barcos,
veleros, aviones, avionetas, helicpteros, etc.) que por
4 -20
necesidades de servicio, deben ser utilizados durante o fuera de

los das y horas laborables, requieren la autorizacin expresa del
nivel superior.
Con el propsito de disminuir la posibilidad de que los vehculos

sean utilizados en actividades distintas a los fines que
corresponde, obligatoriamente contarn con la respectiva orden
de movilizacin, la misma que tendr una vigencia no mayor de
cinco das laborables. Por ningn concepto la mxima autoridad
emitir salvo conductos que tengan el carcter de indefinidos.
Se cita a continuacin la reforma a esta norma, mediante

ACUERDO N 041 - CG expedida el 7 de octubre del 2010.
En el Art. 3.- Movilizacin de los Vehculos Oficiales y Excepcin,

en su tercer inciso, a continuacin de el ltimo da laborable de
cada semana, adicinese la siguiente frase fuera del horario de
la jornada de trabajo.
Ninguna servidora o servidor que resida en el lugar donde

habitualmente ejerce sus funciones o preste sus servicios, podr
utilizar vehculos del Estado el ltimo da laborable de cada
semana, exceptundose, por motivos de seguridad, el Presidente
y Vicepresidente de la Repblica, as como otras servidoras y
servidores con rango a nivel de ministros de Estado. Se excluyen
de esta disposicin, nicamente los vehculos de ambulancia, de
las siguientes entidades: de las unidades del Ministerio de Salud
Pblica, del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), de
la Cruz Roja Ecuatoriana, igualmente los vehculos que
pertenecen a los cuerpos de bomberos, Defensa Civil, Fuerzas
Armadas, Polica Nacional, sistemas de redes elctricas,
telefnicas, agua potable, alcantarillado y obras pblicas, que
sean indispensables para atender casos de emergencias
concretas.
4 -21
Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehculos

oficiales, tendrn la obligacin del cuidado y conservacin del
mismo, debiendo ser guardadas las unidades, en los sitios
destinados por las propias entidades. Los vehculos del Estado
llevarn placas oficiales y el logotipo que identifique la institucin
a la que pertenecen.
La mxima autoridad de cada entidad dispondr que se observe,

en todas sus partes, los procedimientos administrativos para el
control de los vehculos de la entidad, que constan en el
Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administracin
de Bienes del Sector Pblico y dems disposiciones sobre la
materia, emitidas por la Contralora General del Estado.
406-10 Constatacin fsica de existencias y bienes de larga

duracin.
La administracin de cada entidad, emitir los
procedimientos necesarios a fin de realizar constataciones
fsicas peridicas de las existencias y bienes de larga
duracin.
Se efectuarn constataciones fsicas de las existencias y bienes
de larga duracin por lo menos una vez al ao. El personal que
interviene en la toma fsica, ser independiente de aquel que
tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos sealados,
salvo para efectos de identificacin.
Los procedimientos para la toma fsica de los bienes, se emitirn

por escrito y sern formulados claramente de manera que puedan
ser comprendidos fcilmente por el personal que participa en este
proceso. De esta diligencia se elaborar un acta y las diferencias
que se obtengan durante el proceso de constatacin fsica y
conciliacin con la informacin contable, sern investigadas y
luego se registrarn los ajustes respectivos, previa autorizacin
del servidor responsable; tambin se identificarn los bienes en
4 -22
mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donacin o

remate segn corresponda, de acuerdo a las disposiciones
legales vigentes.
Cuando la entidad pblica contrate servicios privados para llevar

a cabo la toma fsica de las existencias y bienes de larga
duracin, el informe final presentado as como la base de datos,
tendr la conformidad del rea contable en forma previa a la
cancelacin de dichos servicios.
La contratacin de estos servicios se har estrictamente cuando

las circunstancias as lo exijan, siempre y cuando la entidad
cuente con la partida presupuestaria correspondiente para
efectuar dichos gastos.
El auditor interno participar en calidad de observador, para

evaluar la adecuada aplicacin de los procedimientos
establecidos. En las entidades que no cuenten con auditora
interna, el titular designar a un servidor que cumpla esta funcin.
406-11 Baja de bienes por obsolescencia, prdida, robo o

hurto.
Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para
la entidad o hayan sido motivo de prdida, robo o hurto,
sern dados de baja de manera oportuna.
Esta actividad se efectuar una vez cumplidas las diligencias y
procesos administrativos que sealen las disposiciones legales
vigentes, dejando evidencia clara de las justificaciones,
autorizaciones y su destino final.
Para proceder a la baja de bienes por su mal estado de

conservacin, obsolescencia, prdida, robo o hurto, se
observarn las disposiciones del Reglamento General Sustitutivo
para el Manejo y Administracin de Bienes del Sector Pblico, del
4 -23
Manual General de Administracin y Control de los Activos Fijos

del Sector Pblico, la normativa de contabilidad emitida por el
Ministerio de Finanzas y dems reglamentacin interna emitida
por la entidad.
Si la prdida de un bien, que fue debidamente denunciada, es

declarada por el Juez competente como hurto o robo en
sentencia ejecutoriada se levantar el acta de baja
correspondiente y se proceder a la exclusin de los registros
contables disminuyendo del inventario respectivo.
Para la baja de bienes que no estn contabilizados como activos,

por no reunir las condiciones para considerarse como tales,
bastar que se cuente con la autorizacin del responsable de la
Unidad de Administracin Financiera.
Si la baja procediere de una prdida o destruccin injustificada, al

servidor responsable se le aplicar la sancin administrativa que
corresponda y cuando el caso lo amerite, se le exigir adems la
restitucin del bien con otro de igual naturaleza o la reposicin de
su valor a precio de mercado.
406-12 Venta de bienes y servicios

Las ventas ocasionales de bienes se realizarn de acuerdo
con los procedimientos fijados en las leyes y reglamentos
sobre la materia.
Las servidoras y servidores responsables de organizar la junta de
remates y dems procedimientos previos para autorizar las
enajenaciones, los avalos de ventas y adjudicar los bienes,
cumplirn sus funciones resguardando los intereses
institucionales y en concordancia con las disposiciones
reglamentarias.
Las entidades pblicas que vendan regularmente mercaderas,
4 -24
bienes o servicios, emitirn su propia reglamentacin que

asegure la recuperacin al menos de sus costos actualizados, el
cobro de los importes correspondientes a las mercaderas
despachadas o servicios prestados, la documentacin de los
movimientos y la facturacin segn los precios y modalidades de
ventas.
406-13 Mantenimiento de bienes de larga duracin

El rea administrativa de cada entidad, elaborar los
procedimientos que permitan implantar los programas de
mantenimiento de los bienes de larga duracin.
La entidad velar en forma constante por el mantenimiento
preventivo y correctivo de los bienes de larga duracin, a fin de
conservar su estado ptimo de funcionamiento y prolongar su
vida til.
Disear y ejecutar programas de mantenimiento preventivo y

correctivo, a fin de no afectar la gestin operativa de la entidad.
Corresponde a la direccin establecer los controles necesarios
que le permitan estar al tanto de la eficiencia de tales programas,
as como que se cumplan sus objetivos.
La contratacin de servicios de terceros para atender
necesidades de mantenimiento, estar debidamente justificada y
fundamentada por el responsable de la dependencia que solicita
el servicio
CLASIFICACCIN DE LOS BIENES
4 -25
Segn el artculo 602 del Cdigo Civil, los bienes consisten en

cosas corporales o incorporales.
Corporales. Son las que tienen un ser real y pueden ser

percibidas por los sentidos, como una casa, un libro.
Incorporales. Todos los derechos que le asisten a una persona
natural o jurdica.
Tomando de referencia el catlogo de cuentas y clasificadores

presupuestarios expedidos por el Ministerio de Finanzas, los
bienes se clasifican as:
13 INVERSIONES EN EXISTENCIAS
13.1 Consumo
13.2 Existencias para Produccin
13.3 Inversiones en Productos en Proceso
13.4 Existencias de Uso y Consumo para Inversin
13.5 Existencias para la Venta
La caracterstica fundamental de las existencias constituye la

fungibilidad de los bienes; es decir, tienen una vida corta
4 -26
aproximada de un ao, ya que estn destinas al consumo,

transformacin o venta.
El control de las existencias se sustenta en el Sistema

Permanente o Perpetuo, y su valoracin se realiza a travs de la
utilizacin del Mtodo Promedio Ponderado, cuyo clculo se
obtiene de la divisin entre el costo total y el nmero de unidades
2).14 INVERSIONES BIENES LARGA DURACIN

14.1 Bienes de Administracin
14.2 Bienes de Produccin
14.4 Bienes de Proyectos
14.5 Bienes de Programas
Clasificacin de
los Bienes
Los bienes de larga duracin o activos fijos, renen los siguientes

requisitos:
1.- Costo individual de 100 Dlares

2.- Intervengan en las actividades institucionales
4 -27
3.- Vida larga

4.- De propiedad de la entidad
5.- Generen beneficios econmicos futuros
Por otro lado, este tipo de bienes estn sujetos al control de la

depreciacin y correccin monetaria. La depreciacin cuando se
trata de activos fijos destinados a actividades administrativas o de
inversin, el clculo se lo realiza utilizando el mtodo de lnea
recta; y cuando se trata de activos fijos destinados a produccin,
la depreciacin se calcula utilizando el mtodo de Unidades de
Produccin y Tiempo Estimados (UTPE).
El control de los activos fijos se realiza bajo una de las siguientes
alternativas:
- Cada bien en forma individual
- Por cada componente del bien, en la medida que la vida
til de cada parte o pieza que lo conforme sea diferente
- Por el conjunto de bienes, cuando la adquisicin sea en
una misma fecha y las partes o piezas de la compra
formen un todo
- Por el grupo de bienes, de similares caractersticas
fsicas, adquiridos en una misma fecha , de igual valor
unitario y destinados a una sola rea fsica y misma
actividad administrativa o productiva.
3).-15 INVERSIONES PROYECTOS Y PROGRAMAS
15.1 Inversiones en Obras en Proceso

15.2 Inversiones en Programas en Ejecucin
4).- BIENES QUE NO AFECTAN A LA SITUACIN

FINANCIERA
(Cuentas de Orden)
911.01 Mercadera Recibida Venta en Comisin 921.01
911.03 Mercadera Venta en Consignacin921.03
4 -28
911.11 Bienes recibidos en Custodia921.11

911.13 Bienes Recibidos en Comodato921.13
911.17 Bienes no Depreciables ........921.17
Los Bienes no depreciables pueden estar constituidos por bienes

que no cumplen con los requisitos para ser clasificados como
activos fijos; sin embargo tienen larga duracin. Pueden tener un
valor menor a Cien Dlares, o no se asociacin directamente con
la misin institucional. Como ejemplos de este tipo de bienes
podra citarse a las grapadoras, perforadoras, sumadoras,
papeleras, basureros, vajilla, herramientas menores, instrumental
mdico menor, libros y colecciones, sillas, mesas, telfonos,
adornos, etc.
Es necesario advertir que, el hecho de no clasificarlos como
activos fijos, no quiere decir que dejen de estar sujetos a los
controles que se aplican a los activos fijos, y que no debe
codificarse; todo lo contrario, su control debe ser ms intenso, y
de hecho, como seala las Normas de Control Interno, todos los
bienes de larga duracin deben codificarse.
Los bienes en Comodato son aquellos que una entidad pblica

entrega a otra entidad pblica o privada, para que sean utilizados.
Es necesario se elabore un convenio que garantice que los
bienes prestados sern utilizados adecuadamente, conservados y
devueltos en las condiciones que corresponda. La entidad duea
de los bienes igual seguir controlando su depreciacin,
correccin monetaria y dems aspectos que corresponde a los
bienes de su propiedad.
Cuando son entregados en comodato a una entidad privada, es

necesario observar y considerar que sea para prestar servicios de
carcter social, condicin que peridicamente debe verificarse.
Utilizacin de los bienes

Los bienes de propiedad del Estado deben destinarse nicamente
4 -29
a los fines para los cuales fueron adquiridos o recibidos, deben

administrarse con diligencia, esto es con sujecin a las
disposiciones legales, entre otras: Ley Orgnica del Sistema
Nacional de Contratacin Pblica y su Reglamento, Cdigo de la
Democracia, Reglamento Sustitutivo de Bienes del Sector
Pblico, Normas de Control Interno; Sistema Nacional de
Finanzas Pblicas (SINFIP), normas expedidas por el ente rector
de las finanzas pblicas, y las normas y procedimientos internos
expedidos por cada entidad y organismo del Sector Pblico.
Resumen de la
Sesin RESUMEN DE LA SESION IV
Si bien se trata de un tema bastante amplio; sin embargo en

forma resumida se analiz la base normativa principal que rigen
los bienes pblicos, como son el Reglamento General Sustitutivo
de Bienes, Reglamento de Vehculos, Normas de Control Interno.
Se aclar que las adquisiciones de bienes se sujetan a la Ley
Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica.
Con base a lo establecido en las normas generales, cada entidad

pblica debe establecer sus propias normas internas y controles
que viabilicen un adecuado control y administracin de los bienes.
Es necesario concientizar a todos los miembros de la
organizacin, respecto del cuidado y buen uso de los bienes que
les han sido entregados para el desempeo de sus funciones.
Los bienes en el sector pblico son sagrados, y por tanto, deber
ser utilizados exclusivamente en actividades institucionales.
En forma general los bienes se clasifican en:
- Existencias.- Bienes fungibles (vida corta).

- Bienes de Larga Duracin (Activos Fijos).- Cinco
requisitos
4 -30
- Bienes No depreciables.- Aunque son de larga

duracin; sin embargo, su costo no llega a Cien
Dlares, o no intervienen en las actividades propias de
la entidad.
- Bienes en Comodato.- Recibidos en calidad de
prstamo para ser usados.
- Bienes en Custodia.-
- Proyectos.- Obras de Infraestructura.
Referencias
Constitucin de la Repblica del Ecuador
Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y su Reglamento
Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica
Normas de Control Interno
Reglamento General para la Administracin, Utilizacin y Control de los Bienes y
Existencias del Sector Pblico
Reglamento para el Control de los Vehculos del Sector Pblico y de las entidades
de Derecho Privado que disponen de recurso.s pblicos
4 -31

Sesion 4 - Bienes 2016

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Sesion 4 - Bienes 2016

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CURSO DE CONTROL DE GESTION PBLICA Sesin IV: Control y Administracin de Bienes

SESION IV: CONTROL Y ADMINISTRACIN DE BIENES

En el presente Ttulo se estudiar y analizar en trminos generales, las normas

Principalmente, con el estudio de esta sesin, se busca sembrar en las servidoras

INTRODUCCION Y BASE NORMATIVA

FUNCION FINANCIERA MAXIMA AUTORIDAD FUNCION ADMINISTRATIVA

ADQUISICIONES CODIGO: 00001

Base Normativa REGLAMENTO DE VEHICULOS

Introduccin Los activos de una institucin pblica, en gran parte estn

El valor de los bienes pueden cubrir un porcentaje muy

Referirse a los principales problemas que enfrentan las

instituciones pblicas, es referirse a la ausencia de reglas

A esto se suma las actitudes equivocadas de los servidores

Si bien existen leyes y dems normas generales; sin embargo, es

El talento humano, dentro de la administracin pblica,

Las personas que desempean las funciones de custodia de los

sino que son parte innata de los seres humanos.

A travs de la historia, ha constituido un mito la conciliacin de

En el sector pblico, al momento no se cuenta con directrices que

Un aspecto fundamental que debe ser definido por la entidad

Como seala el Art. 233 de la Constitucin de la Repblica,

consecuencias derivadas de la infraccin y violacin de las

En los bienes considerados como inversiones de larga duracin

Las operaciones capitalizables que se fundamentan en el

Las operaciones no capitalizables no incrementan el valor en

La gestin administrativa, productiva o de inversin generada por

La correccin monetaria, es otro de los aspectos importantes

existencia de un adecuado sistema de control interno; la

Adems de las disposiciones legales y dems normas emitidas

La finalidad del manual en referencia, consiste en contar con un

Reglamento General para la Administracin, Utilizacin y Control

El Reglamento General para la Administracin, Utilizacin y Control de

CAPITULO I - mbito General

CAPITULO II De los bienes y Existencias

Es importante sealar que en tratndose de adquisiciones de

Chatarrizacin de los bienes obsoletos e inservibles del

Mediante Decreto 1791-A del 19 de junio del 2009, el Presidente

del Sector Pblico.

El Ministerio de Industrias y Productividad MIPRO, mediante

- mbito de aplicacin.- Entidades que conforman el Art. 225 de

- Chatarrizacin.- Proceso tcnico mecnico de desintegracin

- Procedimiento.- Informe tcnico que justifique la

a.- Documentacin respecto a la propiedad y documentos de

b.- Antes de la entrega recepcin, debern ser borrados los

c.- La baja de los bienes se har una vez comunicado a la

d.- Otros requeridos por las entidades y organismos de la

Una vez cumplidos los requisitos sealados, y entregados los

bienes a las empresas de Chatarrizacin calificadas por la

Las empresas chatarrizadoras sern aquellas que cumplan con

Ser el Ministerio de Industrias y Productividad expedir formatos

Adems el artculo 20 del Reglamento de Bienes, determina que

Identificacin de los procedimientos de contratacin

En nuestro pas, antes de la expedicin de la LOSNCP, la

La entidad que ejerce la rectora del Sistema Nacional de

Los procedimientos para la adquisicin de bienes en el sector

Fuente: Presupuesto General del

Reglamento de Utilizacin, Mantenimiento, Movilizacin,

La Contralora General del Estado a efecto de que en cada

CAPITULO I.- Normas fundamentales

406 Administracin financiera - ADMINISTRACIN DE

406-01 Unidad de Administracin de Bienes

pblicas www.compraspblicas.gov.ec; incluir al menos la

a) Registro de proveedores y entidades

- Las adquisiciones sern solicitadas, autorizadas y ejecutadas