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DIPLOMADO EN GESTIN COMERCIAL

DISEO ESTRATGICO DE LA POST VENTA

Diseo Estratgico de la
Postventa
Mg. Mauricio Lerner Geller

I. BASES DE LA CALIDAD DE SERVICIO


Y MODE LO ESTRATGICO DE LA POSTVENTA
Conceptos Generales
Calidad: Conjunto de especificaciones
que conllevan a un nivel de desempeo,
que genera la satisfaccin del cliente

Servicio: Prestacin principalmente intangible


que genera un beneficio (de pre-venta, venta y postventa)
Atencin al Cliente: Aspectos que caracterizan las
interacciones en la prestacin de un servicio
Orientacin a la calidad: Optimizacin y constante mejora
Orientacin al cliente: Adecuacin y
balance beneficio/costo
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Constantes Mejoras
Calidad es una carrera sin final (pero con mucha llegada)
Iniciativa y dedicacin a todo nivel
Seleccin, motivacin y capacitacin del personal
Aceptacin interna del cambio
Indagacin de las expectativas del cliente/usuario
(y su evolucin)
Evaluacin de las percepciones y satisfaccin del
cliente/usuario
Enfoque hacia la homogeneidad (sin llegar a la rutina)
Reducir: Ansiedad del cliente, contactos, vacos de informacin

Ejemplo del Costo de Perder un Cliente en Servicios

Nmero de clientes : 5,000


Ingresos mensuales ( $ 400 c/cliente) $ 2000,000
Costos Fijos (70%) 1400,000
Costos variables (20%) 400,000
Utilidades (10%) 200,000

Disminucin de ingresos
por prdida del 5% de clientes (250) 100,000
Costos variables ahorrados 20,000
Utilidades perdidas (40%) $ 80,000

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Naturaleza de los Servicios Postventa


Conjunto de prestaciones posteriores a la adquisicin de un
bien o a la contratacin de un servicio base
Cumple un importante rol en las experiencias del cliente
Puede ser una significativa ventaja competitiva
Es un factor trascendental de continuidad relacional y lealtad
Enfocados a corto, mediano o largo plazo
Estn integrados a la pre-venta y a la venta
Inciden significativamente en la imagen de la empresa
Pueden implicar una importante contribucin a las utilidades
Generan de comentarios de los clientes
En algunos casos son imprescindibles 5

Funciones de los Servicios Postventa


Aseguramiento y/o incremento de la satisfaccin del cliente
Tranquilidad al cliente
Competitividad
Promover ventas adicionales
Fomentar la buena imagen de la empresa y/o de la marca
Retroalimentacin para la empresa sobre desempeos
Generacin de mejoras en los bienes y servicios base
Generar y/o ampliar conocimiento de necesidades del cliente
Generar y/o ampliar conocimiento del bien o del servicio base
Motivacin del personal
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El Esquema del Servicio y su Enfoque a la Postventa

Estrategia

Actitudes

Procesos Cliente Personas..


Conocimientos Habilidades

Instalaciones, equipamiento, componentes materiales


de propiedad del cliente
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Dimensiones del Servicio al Cliente y


Consideraciones en la Postventa
Atencin:
Trato; Presencia; Tiempos; Comunicacin personal
Informacin
Efectividad operativa
Seguridad
Instalaciones
Equipamiento
Ambientacin
Iluminacin; Temperatura; Higiene; Decoracin
Componentes materiales de propiedad del cliente
Gestin de pago
Trascender 8

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El Sistema de Prestacin de Servicios Postventa

Cliente A

Infraestructura Servicio A
Ncleo
tcnico Contacto con
el personal Servicio B

Generalmente no En interaccin
visible para el directa con el Cliente B
usuario usuario

Interacciones directas
Interacciones secundarias

Experiencias de los Usuarios en el Servicio Postventa

Felices

No felices

Infelices

Mgicas

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Consideraciones en los Servicios y


Aplicacin a la Postventa
El cliente es el juez de la calidad de servicio
Participacin del cliente
Interacciones del personal
con clientes y entre clientes

Agregado de componentes
Enfoque a detalles
Adecuacin y flexibilidad
Investigacin de expectativas del cliente
y evaluacin de su satisfaccin

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Una Consideracin Adicional

El cliente interno:
Recibe nuestros servicio para producir los suyos.
El servicio interno influye significativamente en el clima
laboral

Para los clientes internos,


la calidad de servicio que recibe repercute
en su productividad y su estado anmico

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Ejercicio 1

Para un bien y para un servicio base,


determinar las dimensiones y las funciones
ms importantes (fundamentales) del SPV

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II. GENERACIN DE VALOR AL CLIENTE


MEDIANTE EL SERVICIO POSTVENTA
Elementos Satisfactores en el Servicio Postventa
Aspectos tangibles
Aspectos intangibles
Capacidades del personal encargado
Imagen
Costos Para el Cliente en el Servicio Postventa
Monetarios
Tiempo
Esfuerzos (del cliente)
Emocional

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Interacciones Complementarias en el
Servicio Postventa
Sistema de entrega del servicio Otros puntos de contacto
Sistema de operaciones del servicio
Publicidad
Otros clientes Visitas de ventas
Instalaciones
Encuestas de IdM
Facturas/Estados de cuenta
Ncleo El Correo miscelneo,
tcnico Equipos llamadas telefnicas, faxes,
cliente etctera
Exposiciones fortuitas a
Personal de instalaciones/vehculos
servicio Encuentros casuales con el
Implementos personal de servicio
de contacto Otros clientes Comentarios verbales
Tras bambalinas Escenario
(no visible) (visible)

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Generacin de Beneficios Para el Cliente

Mejor o mayor utilidad del bien o servicio base (satisfaccin)


Tranquilidad
Ahorro o incremento monetario
Ahorro de tiempo
Autoestima
Reduccin de esfuerzos
Eliminacin o reduccin de problemas
Comodidad

Otros
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Resolucin de Quejas y Reclamos

Consideraciones:
Evitar discutir con el cliente
Enfocar la queja o reclamo como
un reto y una oportunidad

Procedimiento:
Escuchar atentamente y con serenidad
Mantener la calma; Generar calma
No interrumpir; Permitir que el cliente exponga su caso
Facilitar el desahogo emocional
Mostrar inters en la solucin de la queja o reclamo,
manteniendo una actitud de serenidad
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.Resolucin de quejas y reclamos

Si es pertinente, expresar disculpas


Si es pertinente, agradecer (por facilitar solucin y prevencin)

Preguntar adecuadamente sobre el caso

Resumir la queja o reclamo

Si el reclamo o queja es procedente,


indicar solucin y acciones de resolucin
(qu, cundo, cmo) y de compensacin

Si el reclamo o queja no es procedente y..


a) El cliente acta de buena fe: Explicar y sustentar
razones serenamente (en montos menores acceder y explicar)
b) El cliente no acta de buena fe: Rechazar serenamente

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Ejercicio 2

Para un bien y para un servicio base,


formular incrementos de valor paras el cliente
mediante mejoras en el SPV

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III. TIPOS DE SERVICIO POSTVENTA

Procesamientos de Servicios Postventa

De personas

De bienes

De informacin

De gestiones

De capacidades

De emociones

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Categoras de Servicios Postventa


a) Servicio Tcnico
Instalacin
Prueba y puesta en funcionamiento
Modificaciones
Aplicacin de accesorios
Revisiones/Inspecciones
Prevenciones
Detecciones
Mantenimiento
Reparaciones
Almacenamiento
Inventarios
Otros 21

..Categoras de Servicios Postventa

b) Orientadores y Facilitadores Para el Cliente


Informacin
Instrucciones
Aclaraciones
Capacitacin
Asesora
Etc.

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..Categoras de Servicios Postventa


c) Gestiones
De obtencin (artculos, informacin, personal, etc.)
Aprovisionamiento
De transporte
De entrega
Administrativas
Legales y tributarias
Tramitaciones diversas
De apoyo
De pago
De reposicin
23
Etc.

..Categoras de Servicios Postventa

d) Emocionales
De trato
De tranquilidad
De imagen/prestigio
De socializacin
Resolucin de quejas y reclamos
Etc.

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..Categoras de Servicios Postventa

e) Garantas

Implican compensaciones al cliente (reemplazo, devolucin,


crdito, etc.) que en caso el servicio no cumple lo ofrecido o
estndares establecidos

Generan en la empresa un mayor compromiso con el


servicio y mayor confianza en el cliente

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...Categoras de SPV; Garantas de Servicio

Tipos de Compensaciones en las Garantas

Remplazos
Reparaciones
Devoluciones
Crditos
Bonificaciones
Emocionales
Etc.

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...Categoras de SPV; Garantas de Servicio

Caractersticas de una Buena Garanta

Razonablemente condicional o incondicional


Clara
Significativa sobre lo que cubre
Coberturas: Aspectos; De tiempo; Monetaria
Adecuado nivel de la compensacin
Razonable en aspectos que la limitan o anulan
Fcil de invocar y solicitar
Creble

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...Categoras de SPV; Garantas de Servicio

Niveles de Garantas de Servicio

De un solo atributo

De varios atributos

De completa satisfaccin

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...Categoras de SPV; Garantas de Servicio

Factores que Determinan el Nivel de Compensacin

Perjuicio al cliente: Monetario, tiempo, esfuerzo, molestia,


ansiedad, incomodidad
Imagen de la empresa
Posicionamiento de la empresa con respecto al servicio
Montos de adquisicin del cliente
Tiempo de relacin con el cliente
Proyeccin del tiempo de relacin con el cliente
Valor vitalicio del cliente
La competencia
29

...Categoras de SPV; Garantas de Servicio

Errores a Evitar en las Garantas

Generar falsas expectativas


Negar cumplimiento
Demorar cumplimiento

Desanimar al cliente en sus exigencias


Delegar innecesariamente o incorrectamente
Actitudes desacertadas (descortesa, de fastidio, etc.)

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..Categoras de Servicios Postventa

f) Promocionales
Descuentos
Obsequios
Bonificaciones
Invitaciones
Atenciones especiales
De ofertas especiales
De promociones especiales
Etc.

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Ejercicio 3

a) Para un bien y para un servicio base,


determinar los tipos de procesamiento
y los componentes ms relevantes del SPV

b) Para un bien y para un servicio base,


determinar las garantas

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IV. ESTRUCTURACIN DEL SERVICIO POSTVENTA


Y GENERACIN DE VENTAJAS COMPETITIVAS

Consideraciones

El logro sostenido de niveles adecuados de calidad de servicio


se basa en programas integrales que implican:
Un factor humano y liderazgo propicio
Enfoque a procesos
Capacitacin y sensibilizacin
Medicin y evaluacin de desempeos y de resultados
Aplicacin de reconocimientos

33

. Consideraciones sobre Estructuracin del SPV

Seleccionar personal adecuado


Capacitar y motivar al personal
Orientar a los clientes
Estandarizar los sistemas de respuesta
Determinacin de encargados de su realizacin
Involucrar a los subcontratistas
Evaluar el desempeo con regularidad
Reconocer y afirmar el buen desempeo
Emprender acciones correctivas en caso de deficiencias

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Principios de una Cultura de Calidad de Servicio

Conciencia colectiva de una cultura orientada


a los valores y procedimientos relacionados a la calidad,
que define parmetros de conductas y respuestas
frente a diversas circunstancias y situaciones

Orienta el comportamiento y funcionamiento de una


sociedad u organizacin

Gua, compromete y motiva hacia determinadas


conductas

35

. Principios de una Cultura de Calidad

Es dinmica y evoluciona en el tiempo,


pero manteniendo sus principios y valores bsicos

Una slida cultura de calidad es un requisito importante


para una adecuada gestin de la calidad

Si las caractersticas de quienes


se incorporan a una organizacin o a una sociedad
son apropiadas y existe una fuerte cultura de calidad,
sta se impregna en ellos y facilita su integracin

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Normas de Calidad de Servicio


Establecimiento de procedimientos estandarizados
en base a especificaciones a cumplir
Se basan en especificaciones a cumplir
Las especificaciones rigen los procedimientos
Preferentemente deben ser medibles
Son regla de funcionamiento e indicadores de
cumplimiento
Considerar situaciones de excepcin
Deben ser materia de capacitacin y sensibilizacin
Deben abarcar a toda la organizacin
Aplicacin de mediciones de verificaciones
y evaluacin de cumplimiento 37

Normas de Calidad de Servicio

Factores Determinantes

Precio pagado por el cliente

Expectativas del cliente

Caractersticas del bien o servicio base

Rapidez requerida

Efecto perjudicial en caso de incumplimiento

La competencia

Otros
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Desarrollo de Programas
Estructurados de Servicio Postventa
Implementacin como programa integral
Compromiso de apoyo de la alta direccin
Diagnstico interno: Competencias, eficacia,
eficiencia, procesos
Diagnstico externo: Expectativas de los clientes y
percepciones del servicio recibido

39

. Desarrollo de Programas Estructurados de SPV

Establecimiento de comit directivo

Establecimiento de procedimientos de capacitacin,


sensibilizacin y motivacin

Comunicacin y lanzamiento formal


Actividades de formacin
Establecimiento y aplicacin de procedimientos
Medicin, evaluacin y reconocimientos
Mantenimiento

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Muestra de Elementos de Competitividad en el


Servicio Postventa

Ubicacin
Cobertura geogrfica
Informacin
Instrucciones/orientacin
Asesora
Instalaciones (bsicas y complementarias)
amplitud, materiales
Equipamiento
Ambientacin
temperatura, iluminacin, higiene, decoracin

41

Elementos de Competitividad en el SPV


Capacitacin
Procedimientos
Facilitacin de gestiones
Realizacin de gestiones
Desburocratizacin
Horarios
Capacidades del personal
Accesibilidad a personal
Eficacia operativa
Fiabilidad
Amabilidad
Respeto
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Elementos de Competitividad en el SPV


Integridad
Recepcin/resolucin de quejas y reclamos
Garantas
Tiempos
solicitudes, concertacin, esperas, prestacin, etc.
Implementos materiales
Empaque
Estacionamiento
Seguridad
Anticipacin
Verificacin
Etc. 43

Medicin y Evaluacin de la Calidad del


Servicio Postventa
Identificacin de las percepciones del nivel de satisfaccin
de los clientes

Diversos mtodos: Encuestas, entrevistas,


grupos focales, cliente incgnito, etc.

Debe efectuarse con la adecuada periodicidad


(en algunos casos permanentemente)

Uso de indicadores

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..Medicin y Evaluacin de la Calidad del SPV

ndice de Satisfaccin
Expresa el perfil de la calidad percibida

Muestra niveles de desempeo integral


y para aspectos especficos del servicio

Procedimiento para determinar ndice de satisfaccin:


- Listar factores de calidad a ser evaluados
- Establecer peso relativo de cada factor
- Generar calificaciones

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..Medicin y Evaluacin de la Calidad del SPV

Cuadro de ndice de Satisfaccin (ejemplo)


Peso Calificaci
Factores Relativo n promedio
(1 - 5)
(1-10)

X 4.90 (.27) 9.5

Y 3.8 (.21) 9.0


0
Z 4.3 (.24) 9.4
5
V 3.2 (.18) 9.5
5
W 1.60 (.09) 8.8

Nivel de 17.90
9.21
Satisfaccin (1.00)
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Ejercicio 4

Para un bien y para un servicio base,


formular ventajas competitivas y normas en el SPV

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V. FIDELIZACIN DE CLIENTES

Sistema de relacin continua, proclive a ser personalizada

Sostenida y sistematizada

Dirigida a la generacin de lealtad (retencin o fidelizacin)

Genera valor superior

Implica administracin de bases de datos

Se orienta a una relacin a largo plazo

Conlleva al conocimiento detallado del cliente

Permite proyectar comportamientos

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Tipos de Relacin Proveedor - Cliente

Bsica o transaccional

Reactiva
De seguimiento
De valor agregado
De asociacin

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Tipos de Vnculos Relacionales

Beneficios econmicos

Prestaciones conexas

Vnculos institucionales

Vnculos sociales

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Mecanismos de Lealtad

Programas de recompensas Capacitacin


Membrecas Bonificaciones
Informacin Call center
Invitaciones
Prestaciones conexos
Precios especiales
Bienes conexos
Promociones especiales
Obsequios Muestras
Asesora Cupones
Garantas especiales Otros

51

Esquema de Mrketing Relacional

Marketing Relacional

Base de
datos
Gestin de
Relacin
Valor
vida
cliente

Gestin base Gestin de lealtad


de clientes

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Consideraciones para Programas de Lealtad

Objetivos claramente definidos


Compromiso
Costos claramente determinados
Enfocar a los clientes pertinentes
Seleccin apropiada de mecanismos
Ofrecer un valor agregado nico y diferenciado
Definicin clara de procedimientos de afiliacin
Establecer canales para la comunicacin interactiva,
fluida y continua con los clientes
Crear las conexiones externas pertinentes

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Ejercicio 5

Para un bien y para un servicio base,


disear un programa de lealtad

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Anexo 1
CALIDAD DE ATENCIN AL CLIENTE
Etapas en la Atencin al Cliente
Reconocimiento
Recepcin o acercamiento
Saludo
Determinacin de requerimientos
(enfoque de nosotros a Usted)
Dilogos y gestiones
Verificacin
Indicaciones pertinentes
Indagacin sobre algn requerimiento adicional
Trascender y concertaciones posteriores
Despedida 55

Requisitos para un Trato de Calidad

Respetuoso
Amable:
Clido

Cordial

- Con firmeza slo cuando sea pertinente


- Evitar frialdad o descortesa

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Requisitos para un trato de calidad

Centrada en el cliente

Con inters y vocacin

Cuando es pertinente,
hacer preguntas que proyecten inters

Con un enfoque solucionador/positivo

Tolerante
(lmite: cuando se afecta la dignidad)

Enfocando armona, consideracin y mutua confianza

57

Buenos Habitos de Trato al Cliente

Considerar al cliente como lo ms importante en la empresa


Tratar a otros tal como uno deseara ser tratado
Aplicar empata
Buenos modales
Cuando es posible, ofrecer alternativas
No ofrecer ms de lo que se puede brindar
Cuando es pertinente, brindar informacin para
poder ser ubicado

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Consideraciones en la Solucin de Desacuerdos

Enfocar la situacin en forma atenta (discrepar no es pelear)


Exponer razones de manera precisa y calmada.
Permita exponer su caso a la otra persona
Reflexionar antes de contestar
Hacer referencias sobre terceros (otorga credibilidad)
Si no se tiene la razn, reconocerlo
(no insista en tener que ganar siempre)
Si la otra persona est equivocada, evitar incomodarlo

59

Buena Presencia

Componentes:
Arreglo personal
Vestimenta
Accesorios
Maquillaje
Enfoque:
Lo que genere agrado y comodidad
en la persona (o personas) a las que se atiende

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Calidad Comunicacional en la Atencin al Cliente

Consideraciones Generales
Claridad y fcil de comprender
Aseguramiento de que la informacin sea acertada
Los elementos grficos y electrnicos deben
ser de fcil acceso y exposicin

En Comunicacin Presencial
Visual:
A la distancia, enfocar la mirada en el rostro,
y de cerca:
al centro del tringulo formado entre los ojos
y la punta de la nariz
(no directamente a los ojos)
61

.En Comunicacin Presencial

Gestual: Expresiones del rostro, brazos y manos


- Gestos faciales: Amables y naturales;
sonreir siempre que sea pertinente
- Las manos deben estar a la vista,
orientando las palmas
parcialmente hacia afuera (genera confianza)

- Nunca poner las manos detrs, ni en


los bolsillos;

- Evitar cerrar las palmas en forma de


puo y expresiones con los dedos
- No cruzar los brazos frente al cliente
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.En Comunicacin Presencial;


Gestual

- Los codos deben estar hacia afuera,


y los brazos flexionados hacia adentro
ubicando las manos entre el ombligo
y la parte superior del estmago

- Si no se est sosteniendo nada con las manos,


ponerlas en cruz juntando las palmas

63

.En Comunicacin Presencial

Postura Corporal:

Se aplica el enfoque de el libro en la cabeza,


en que al asumir esta situacin
el libro no se debe caer,

para lo cual hay que mantener la espalda derecha


y la barbilla paralela con el suelo.

64

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.En Comunicacin Presencial


Comunicacin Verbal
- Nos debemos expresar siempre con claridad
y hacernos entender fcilmente,
usando palabras adecuadas,
evitando trminos complejos
y con una clara vocalizacin

- Usar un tono de voz agradable,


lo que se logra automticamente con una ligera sonrisa
- El volumen al hablar no debe ser ni muy fuerte ni muy
dbil;
Tratar de hablar al mismo ritmo con el que habla el cliente
- Cuando se desea enfatizar una palabra o frase,
se debe aplicar pausas antes y despus de la palabra o
frase,
(en vez de elevar el volumen de la voz) 65

En Comunicacin Telefnica

Breve y directo; claro y natural


Asumir contacto visual
(con apropiado manejo de gestos)
Administrar tono y volumen de voz
Tome el control de la conversacin
(preguntando)
Uso de confirmadores y/o asociadores
Concentrarse en la conversacin (evitar distracciones)
Evitar dejar esperando al interlocutor
Disponer de informacin y de material para registros
Siempre despedirse amablemente
Por lo general, quien inicia la llamada es quien debe concluirla

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.En Comunicacin Telefnica

En Llamadas Entrantes

Responder tan rpido como sea posible


Orden al responder: Identificar la organizacin, saludo,
identificarse uno mismo e indagar requerimientos
Si la llamada es inoportuna,
indicarlo atentamente

Si tiene que hacerse esperar,


indagar si interlocutor prefiere esperar,
que se le llame o volver a llamar
Si llamada llega por error, transferirla amablemente

67

.En Comunicacin Telefnica

En Llamadas Salientes

Saludar, identificarse uno mismo e identificar a la Cooperativa


Preguntar por la persona con la que se desea hablar
De ser quien contesta, indicar el objeto de la llamada;
de no serlo solicitar amablemente contactarlo
De no serlo, preguntar cundo se lo puede ubicar
(usar criterio en determinar si indicar motivo de la llamada)
De efectuar el contacto, saludar, identificarse uno mismo,
identificar a la Cooperativa e indicar el motivo de la llamada
Desarrollar los dilogos

Si es pertinente, agradecer
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Anexo 2
PRINCIPIOS DE LA GESTIN DE LA CALIDAD

- Enfoque al cliente/usuario
- Liderazgo
- Participacin de todo el personal
- Enfoque basado en los procesos
- Enfoque sistmico
- Mejora continua
- Enfoque basado en hechos para toma de decisiones
- Relaciones mutuamente beneficiosas con proveedores

69

Anexo 3
EL PROCESO DE SERVICIO

Principios
Proceso: Conjunto secuencial de actividades
(componentes), lgicamente relacionados, que conllevan
a un resultado.

Realizacin por etapas o componentes

Cada componente: Actividad aislable

Permite enfocar el logro de optimizacin y constantes


mejoras en cada componente, manteniendo la
perspectiva del proceso (y por ende su optimizacin y
constantes mejoras)

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Esquema de Proceso

Componente Componente 2 Componente 3


1

Componente 4 Componente 5 Componente


6

Componente Componente Componente 9-


7 8 F

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Anlisis Estructural de Procesos de Servicios


Identificacin de componentes (actividades)
--------------------------------------------------------

Priorizando segn frecuencia de ocurrencia


y gravedad de consecuencia:

Determinacin de requerimientos y/u oportunidades de


mejoras

Determinacin de causas del problema


o de no aprovechamiento de la oportunidad

Planteamiento de mejoras (con sentido de continuidad)

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Diagrama Causa - Efecto

(Tambin llamada la espina de pescado de


Ishikawa)
Esquema en el cual se indican las posibles causas
de una ocurrencia
y los posibles factores que generan la causa

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Ejemplo 1 de Diagrama Causa Efecto

Mquina Ubicacin Persona Instruccin

Mantenimiento Moral

Mala
calidad
Tiempos Proveedores

Procesos
Mtodo Insumo

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Ejemplo 2 de Diagrama Causa - Efecto

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