Plateforme dappui aux entreprises

et la formation technique du BTP

Prparer,
un salon,
un forum,
Prparer
un salon,
un forum

Cette fiche sert :

dvelopper un outil de
communication et de
prospection de march,
optimiser une dmarche
coteuse.

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Participer un salon, en tant que visiteur et surtout exposant (ce qui est trs coteux)
permet de recueillir des informations pertinentes, de prospecter de nouveaux marchs,
de promouvoir ses produits et de se faire connatre. Cest un moyen daccder de
nouveaux marchs tout en dveloppant son image de marque.

Visiteur du salon ou du forum

Visiter un salon ou un aller sur un forum permet de dcouvrir de nouveaux produits, les
supports de communication, les concurrents et autres acteurs du secteur, de se faire
des contacts. Prparez des fiches contacts que pourrez distribuer et faire renseigner
par vos contacts pris. Ces fiches vous permettront dorganiser rapidement linformation
recueillie pour assurer un suivi.

La participation un salon
Avant toute dmarche, lentreprise doit constituer un planning afin de grer au mieux
le temps qui lui est attribu. Il faut savoir que la prparation est ltape dcisive : cest
ce moment que se joue le succs ou lchec de lexposition :

Le plus longtemps lavance, il faut rserver le stand ; plus le stand sera rser-
v lavance, plus lentreprise bnficiera dun emplacement stratgique. Il faut
galement se renseigner sur laudience vise et slectionner les produits que vous
souhaitez exposer en fonction de laudience vise.
Logistique : rservez lhtel.
Mettez en place votre politique de communication : dcoration et conception du
stand, prparation du matriel exposer, animation du stand.
Plus le salon se rapproche plus il est temps de finaliser et prparer lquipe qui
vous accompagne (le cas chant), finaliser la documentation dentreprise.
Sil faut voyager ltranger, prparer les passeports, les visas, rserver les transports.
En cas de salon ltranger prparez les documents douaniers ncessaires si vous
envoyez du matriel ou des chantillons.
Enfin noubliez pas de prendre une assurance foire ou prospection.
Les derniers jours, expdiez vos produits, organisez le dpart de vos collaborateurs.
Une fois sur place amnagez le stand, contrlez la scurit, installez vos produits.
Vous pouvez aussi envoyer des invitations aux personnes ressources.

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Son cot
Lorganisation dun salon est une opration coteuse quil faut considrer comme
un investissement.

Quels types de dpenses prvoir ?

Les frais dexposition : location du stand, inscription au catalogue des exposants,

frais dinscriptions, etc.
Les frais damnagement : mobilier et dcoration, lclairage, montage et dmonta-
ge, etc.
Les frais de communication : constitution de brochures et plaquettes, chantillons
et autres matriels de promotion, rceptions, etc.
Les frais lis aux produits : emballage, transport, assurance, etc.
Les frais de personnels : transport, hbergement, nourriture, interprtes, etc.

Comment les financer ?

Assurance prospection : garantissant contre un chec partiel ou total des manifes-

tations commerciales.
Groupement dentreprises : vous pouvez vous regrouper avec des entreprises
de votre secteur pour partager un stand collectif et ainsi mutualiser les frais
dorganisation.

Assurer un Suivi
Le suivi se fait en deux tapes. Il est primordial et essentiel.

1 Recenser les contacts pris et les organiser afin de les transformer en clients :
Rpartissez vos contacts dans via diffrentes catgories comme le type doffre
souhait, le degr dintrt du prospect ou encore son niveau de crdibilit.

Vous pourrez ainsi crer une liste de contacts prioritaires et adapter plus facile-
ment vos approches commerciales selon chaque profil de prospects. Envoyez
ces contacts un message de remerciement vos visiteurs pour leur passage sur le
stand ainsi que de la documentation correspondant leurs attentes respectives.

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 La ractivit est ici de mise et il est prfrable de personnaliser chaque mes-
sage pour attirer lattention de votre interlocuteur. Un bon suivi atteste de votre
professionnalisme et permet dentreprendre des ngociations avec de nouveaux
clients, de rpondre aux demandes recueillies sur le salon et de confirmer les
commandes.

2 Effectuez une analyse des informations recueillies et ralisez un bilan sur le

salon professionnel, en numrant les aspects positifs ainsi que les aspects
amliorer.