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USO DE CUESTIONARIOS

El uso de cuestionarios es una tcnica de recopilacin de


informacin que permite a los analistas de sistemas estudiar las
posturas, las creencias, el comportamiento y las caractersticas
de varias personas clave en la organizacin que se pueden ver
afectadas por los sistemas actual y propuesto. Las posturas son
lo que las personas en la organizacin dicen desear (en un nuevo
sistema, por ejemplo); las creencias son lo que las personas dan
por cierto; el comportamiento es lo que hacen los miembros de
la organizacin, y las caractersticas son las propiedades de las
personas u objetos. Las respuestas obtenidas a travs de
cuestionarios (tambin conocidos como encuestas) en los que se
utilizan preguntas cerradas se pueden cuantificar. Si encuesta
personas a travs del correo electrnico o Web, puede usar
software para convertir las respuestas electrnicas directamente
en tablas de datos para analizarlas mediante una aplicacin de
hoja de clculo o paquetes de software estadsticos. Las
respuestas a los cuestionarios en los que se utilizan preguntas
abiertas se analizan e interpretan de otras formas. Las respuestas
a las preguntas sobre posturas y creencias son sensibles a las
palabras elegidas por el analista de sistemas. Por medio del uso
de cuestionarios, el analista puede buscar cuantificar lo que
encontr en las entrevistas. Adems, es posible usar
cuestionarios para determinar qu tan difundido o limitado est
realmente un sentimiento expresado en una de las entrevistas.
Por lo contrario, se pueden utilizar cuestionarios para encuestar
a una muestra grande de usuarios de sistemas con el fin de
detectar problemas o llevar a la mesa de discusin cuestiones
importantes antes de programar las entrevistas. En este captulo
vamos a comparar y contrastar los cuestionarios con las
entrevistas. Hay muchas similitudes entre las dos tcnicas y tal
vez lo ideal sera utilizarlas en conjunto, ya sea para dar
seguimiento a las respuestas confusas de un cuestionario con
una entrevista, o para disear el primero con base en lo que se
descubri en la entrevista. Sin embargo, cada tcnica tiene sus
propias funciones especficas, por lo que no siempre es necesario
o conveniente utilizar ambas.

Planeacin del uso de cuestionarios

A primera vista, tal vez los cuestionarios parezcan una forma


rpida de recopilar cantidades masivas de datos sobre la forma
en que los usuarios valoran el sistema actual, los problemas que
experimentan con su trabajo y lo que las personas esperan de un
sistema nuevo o modificado. Aunque es cierto que podemos
recopilar mucha informacin a travs de los cuestionarios sin
invertir tiempo en las entrevistas cara a cara, para desarrollar un
cuestionario til se requiere mucho tiempo de planeacin.
Cuando decidimos encuestar a los usuarios por correo
electrnico o a travs de Web, debemos tomar en cuenta ciertos
aspectos de planeacin adicionales relacionados con la
confidencialidad, la autenticacin de la identidad y los problemas
de respuestas mltiples. Primero hay que decidir lo que
planeamos conseguir a travs del uso de una encuesta. Por
ejemplo, si desea conocer el porcentaje de usuarios que
prefieren una pgina FAQ para informarse sobre nuevos
paquetes de software, un cuestionario podra ser la tcnica
apropiada; si desea un anlisis detallado del proceso de toma de
decisiones de un gerente, la entrevista es una mejor opcin. He
aqu algunos lineamientos para ayudarlo a decidir si es apropiado
utilizar cuestionarios. Considere el uso de cuestionarios si: 1. Las
personas a quienes necesita interrogar estn esparcidas en un
rea amplia (distintas sucursales de la misma corporacin). 2.
Hay gran cantidad de personas involucradas en el proyecto de
sistemas, por lo que es importante saber qu proporcin de un
grupo dado (por ejemplo, la gerencia) aprueba o desaprueba una
caracterstica especfica del sistema propuesto. 3. Piensa realizar
un estudio exploratorio y desea medir la opinin general antes
de que el proyecto de sistemas tome cualquier direccin
especfica. 4. Desea estar seguro de que se identifiquen y
consideren los problemas con el sistema actual en las entrevistas
de seguimiento. Una vez que haya determinado que tiene
buenos motivos para usar un cuestionario y despus de que haya
sealado los objetivos a cumplir por medio de ste, podr
empezar a formular las preguntas.