TALLER

REALIZACIN DE LA AUDITORA INTERNA

ANYI CAROLINA GARCIA MANQUILLO

TUTOR
AUDRY CUENTAS MARTINEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD- NTC ISO 9001
BOGOTA 2017
 Unidad 3.
TALLER: REALIZACIN DE LA AUDITORA INTERNA

Con base en el plan de auditora realizado en la actividad de la unidad 2, tome un (1) proceso
organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los
siguientes puntos:

a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realizacin de un memorando, a la asistencia de

la Reunin de apertura. Disee un formato para la corroboracin del personal asistente, en
ste mismo formato se debe plantear, adems de otros aspectos (objetivo de la auditora,
criterios de auditora, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna
para la firma de los asistentes a la reunin de apertura y cierre de la auditora.

Reunin de Apertura

Memorando reunin de apertura auditoria

Para: Responsable del proceso / Copia Alta Gerencia

De: Responsable de ejercer la auditoria

Fecha: Fecha del memorando

Objetivo: Establecer mediante la auditora interna de la Compaa el estado actual y la eficacia

del sistema de gestin de calidad en el proceso de Gestin Humana, y establecer las mejoras a
las que haya lugar.

Alcance: Se revisarn si las actividades ejercidas en el proceso de Gestin Humana van en

concordancia con la norma y los procedimientos actualmente documentados junto con los formatos
empleados y polticas de la Compaa que apliquen.

Criterios de Auditora:

- Sistema de Gestin de Calidad

- Poltica de Calidad
- Norma ISO 9001 de 2008
- Poltica Anticorrupcin de la Compaa
- Poltica de Contratacin de la Compaa
 - Manual de Calidad
- Manual de Procedimientos
- Manual de Funciones
- Procedimientos Gestin Humana
- Formatos e Instructivos Gestin Humana

Oficializacin de Auditoria

Reunin de Apertura:
Fecha de la reunin de apertura
Hora de inicio de la reunin de apertura

De manera atenta nos permitimos dirigirnos a usted como responsable del proceso de Gestin
Humana a fin de informarle que de acuerdo con el cronograma de auditoras establecido por el
rea de Control Interno y aprobado por la Alta Gerencia de la Compaa se debe llevar a cabo la
auditoria a dicho proceso en el siguiente mes a trascurrir, a fin de verificar el objetivo planteado
en el presente memorando, las visitas sern ejecutadas por los miembros del rea de Auditora, as
mismo y por tal motivo requerimos de su disposicin y la de su equipo de trabajo en cuanto a
tiempo y solicitudes realizadas, por tal motivo es necesario que para la reunin de apertura se
cuente con la asistencia del personal a cargo.

En dicha reunin se presentar el plan de auditora a ejecutar junto con la documentacin y visitas
inicialmente requeridas; sin embargo, puede que segn el criterio del equipo de trabajo auditor se
generen nuevas visitas o se solicite informacin adicional.

Es de acotar que la informacin de la Auditoria y sus resultados sern manejados bajo los
estndares de confidencialidad requeridos, por esto se requiere compromiso de todos los
funcionarios que intervienen en el proceso.

Para finalizar le queremos recordar que la finalidad de la Auditora no es otra diferente a buscar
una mejora continua que aporte en el crecimiento de la Compaa de la cual todos haces parte.

Cordialmente,

Control Interno de la Compaa.

Indicadores

- Indicador de Rotacin Personal

- Indicadores de Gestin
Procedimientos a Auditar

- Contratacin de funcionarios
- Bienestar y Salud Ocupacional
- Formacin de Personal
- Liquidacin y Finalizacin de Contratos
- Afiliacin de Personal

Responsable de Auditar:

Nombres de los funcionarios designados por el rea de Control Interno para realizar la Auditora

Asistencia

No. Nombre Cargo rea Firma

1 ___________ __________ __________ __________
2 ___________ __________ __________ __________
3 ___________ __________ __________ __________
4 ___________ __________ __________ __________
5 ___________ __________ __________ __________
6 ___________ __________ __________ __________
7 ___________ __________ __________ __________
b. Revisin documental durante la realizacin de la auditora.

N Documento revisado Observaciones del documento

Revisin Estndares Iso, Actualizacin y
1 Poltica de Contratacin
posibles oportunidades de mejora.
Evaluacin Conocimientos Comprensin y conocimiento de la poltica de
2
Poltica de Calidad y Objetivos calidad y objetivos.
Procedimiento de Contratacin
Revisin de hojas de vida al azar y su debida
3 (evidencias: hojas de vida de
estandarizacin de calidad.
funcionarios)
Procedimiento de bienestar y salud
ocupacional (evidencias: Plan de Estandarizacin los de los documentos y
4
bienestar, soportes de reuniones de referenciados en los procedimientos.
brigadistas)
Procedimiento Formacin de
Personal (evidencias: formatos de
Estandarizacin los de los documentos y
5 asistencia de capacitaciones, plan de
referenciados en los procedimientos.
formacin)

Revisin de formatos de retiro y hojas de vida

Liquidacin y Finalizacin de
6 al azar y su debida estandarizacin de calidad.
Contratos
Procedimiento de afiliacin de
Revisin de planillas de afiliacin de los
7 personal (soportes: afiliaciones y
ltimos tres meses.
planillas de afiliacin)

c. Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias de comunicacin que usar
durante la auditora.

Esencial la presentacin del equipo auditoria debe ser de manera amena, que no se vea como un
ente que viene a juzgar, que se venda la idea al proceso auditado que es un rea que busca establecer
mejoras y optimizar el proceso a partir de los hallazgos evidenciados.

d. Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas o estrategias de recoleccin y

verificacin de informacin usar durante la auditora (ejemplo: lista de Chequeo).
Se debe establecer un formato a manera de check list en el que se tengan en cuenta los puntos de
la norma a revisar (si aplica al proceso) en el que se define si se cumple a cabalidad y la respectiva
observacin de lo evidenciado en la visita de auditora.

Las tcnicas deben basarse en las visitas al proceso, en la que exista una verificacin ocular, verbal,
documentaria, fsica y escrita.

e. Generacin de hallazgos de auditora:

Fecha: 18 septiembre de 2017 Auditor(es): Grupo Auditor

Proceso auditado: Gestin Humana Auditado(s): Dueo del proceso
Evidencia de Criterios de la Hallazgos de la auditora
N C NCM NCM
auditora auditora
Se evidencia que la
Procedimiento de Poltica de contratacin de los
X
1 Contratacin contratacin funcionarios se est
realizando acorde.

Evaluacin Conocimiento y Se evidencia que un

comprensin de la 40% de los funcionarios
Conocimientos
2 poltica y objetivos que interactan en el X
Poltica de Calidad y proceso n cuenta con el
de
Objetivos calidad conocimiento requerido.
Se evidencia la ampliacin
Estandarizacin de formatos que no se
Procedimiento de los de los encuentran estandarizados
3 bienestar y salud documentos y y adicional no son X
ocupacional referenciados en los referenciados en el
procedimientos. procedimiento matriz.

El procedimiento se ejecuta
Estandarizacin de acuerdo con lo
Procedimiento los de los documentado, y sus
4 Formacin de documentos y documentos se X
Personal referenciados en los encuentran debidamente
procedimientos. estandarizados.

Revisin de Se evidencia que no existe

formatos de retiro y formatos ni entrevistas de
Liquidacin y retiros de funcionarios de
hojas de vida al azar
5 Finalizacin de acuerdo con el X
y su debida
Contratos procedimiento
estandarizacin de
calidad.
 Revisin de La afiliacin de los
Procedimiento De planillas de funcionarios se hace a
6 afiliacin afiliacin de los tiempo y en los trminos X
personal ltimos tres meses. requeridos.

C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f. Prepare y realice las conclusiones de auditora.

Conclusiones de la Auditora:

Se debe revisar constantemente los procedimientos auditados a fin de actualizarlos cuando

se requiera y en busca de mejoras y optimizacin del mismo.

Se requiere que el personal que el personal a cargo conozca y comprenda la poltica de

calidad y los objetivos.

Se requiere actualizar el procedimiento de bienestar y salud ocupacional de acuerdo con la

No Conformidad Mayor hallada.

Se requiere estandarizar de acuerdo con los criterios de calidad de la Compaa, los

formatos e instructivos empleados en el procedimiento de bienestar y salud ocupacional.

Se requiere que el personal conozca el procedimiento de liquidacin y finalizacin de

contrato, as mismo que las actividades se ejecuten de acuerdo con lo documentado.

Implementar Las acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar a fin de subsanar
las no conformidades resultado de la auditora.

g. Realizacin de reunin de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecucin real
de la auditora (Ver punto a. de esta actividad).

Para el cierre de debe elaborar memorando citando a reunin de cierre de la auditora en que
mediante un informe de auditora de cierre estructurado en el que se muestren los tems de acuerdo
con la norma auditados en cada proceso con sus respectivos datos (fecha de la visita, responsables
a auditar y auditor, check list con cada criterio ISO y su respectiva observacin) as mismo cada
hallazgo debe ser debidamente soportado.
h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta
actividad.

Conclusiones:

El inicio de la auditora debe ser un proceso debidamente estructurado y sistemtico, el grupo

auditor debe tener muy claro el conocimiento de que se va a revisar en que cada proceso; de la
misma manera se debe contar con las herramientas y mtodos esenciales para que sean empleados
en la misma y sean efectivos.

Se debe estar muy atento a todos los posibles hallazgos que se puedan evidenciar, se debe buscar
que el dueo del proceso se encuentre los ms disponible posible a entregar toda la informacin y
que la auditora sea llevada por el auditor y no por donde pretenda llevar el dueo del proceso para
su propio beneficio.

La revisin de los documentos debe ser minuciosa a fin de no dejar pasar ningn detalle relevante
que ante con los estndares de calidad previamente establecidos.