CITAS Y REFERENCIAS CON MICROSOFT WORD

Mg. Efran Tedulo Vera Samaniego

El avance de los medios tecnolgicos tambin permite que la elaboracin de referencias se

puede automatizar, es decir, los softwares ayudan a elaborar las citas y referencias que se
utilizan en la construccin de la fundamentacin terica con mayor facilidad. El Microsoft Word,
que es el software procesador de textos ms utilizado por casi todos los usuarios en
Latinoamrica, tiene estas bondades como veremos en los siguientes prrafos.

En la redaccin de la citas y referencias con el estilo APA, estilo que se utiliza en las
investigaciones en las ciencias sociales, el M. Word nos ofrece la pestaa REFERENCIAS, al abrir
la misma, encontramos un panel con las siguientes herramientas: Insertar cita, Administrar
fuentes, Estilo, y Bibliografa, como se puede apreciar en la imagen.

Cuando se desea insertar una cita en la construccin de la fundamentacin terica se deben

utilizar estas opciones, colocndose en el texto que se viene redactando, en donde se insertar
la cita y luego al abrir la opcin Insertar cita, podemos ingresar las fuente consultada y citada
en el texto que se est redactando. Estos datos que ingresamos son los que antiguamente
contenan la ficha bibliogrfica y que se ingresan en la opcin Agregar nueva fuente que aparece
al hacer clic en la opcin mencionada, como vemos en la imagen.

Al hacer clic, aparece el

formulario, que aparece
en la imagen siguiente,
el cual debemos llenar
con los datos de la
fuente citada, como Tipo
de fuente bibliogrfica
que pueden ser Libro,
Seccin de libro, Artculo
de revista, Artculo de
peridico, Informe, Sitio
web, etc., el formulario
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tendr un formato diferente para cada tipo de fuente. En seguida llenaremos el Autor, pueden
ser uno o varios autores, para ello se puede utilizar la opcin Editar; tambin se puede utilizar
la opcin Autor corporativo en el caso de que la fuente tenga un autor de esa naturaleza que
puede ser el Ministerio de Educacin o algn otro organismo. Continuaremos con el Ttulo, Ao,
Ciudad, Editorial y si queremos agregar datos como Edicin, porque algunos libros tienen 2da.,
3ra., 4ta. o 5ta. edicin y es necesario indicar este dato, entonces hacemos clic en la opcin
Mostrar todos los campos bibliogrficos y el formulario se ampliar para ingresar ms datos.
Una vez ingresado los datos necesarios aceptamos, inmediatamente la cita aparecer en el texto
donde estamos trabajando. En cuanto al tipo de fuente bibliogrfica denominado Informe, en
el formulario ampliado nos ofrece la opcin tipo de informe, en la que se puede agregar Tesis,
cuando citamos los antecedentes, que forman parte de las referencias y deben aparecer en la
lista, al final del trabajo de investigacin.

Como se observa en la imagen, al hacer clic en Aceptar, se insertar la cita entre parntesis,
tomando el estilo APA, sin embargo el prrafo ya contiene una introduccin en la que hace
referencia a los autores y solo necesitaba el ao en el parntesis, ya que la cita es un parafraseo,
entonces al hacer clic sobre el contenido del parntesis se abrir opciones mediante un men
desplegable para poder editar, donde se puede escoger la opcin Editar cita y se abrir un nuevo
men en la que sealaremos Suprimir Autor y Ttulo, para luego Aceptar, con ello en el
parntesis quedar solo el ao.

Cuando se trata de una cita textual, necesitamos colocar el nmero de pgina, ya que con el
estilo APA, las citas textuales con menos de 40 palabras
deben colocarse en el mismo prrafo y entre comillas,
mientras que las citas con ms de 40 palabras deben
redactarse en un prrafo separado con una sangra de 5
espacios al lado izquierdo el prrafo completo, en la que
adems de sealar el autor al que pertenece la cita,
debe colocarse el nmero de pgina de la fuente

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extraida. Como podrn apreciar, en la opcin Editar cita, existe la opcin Agregar pginas,
entonces utilizaremos esa opcin para agregar el nmero de pgina y automticamente en la
cita aparecer entre parntesis el ao, seguido del nmero de pgina con el estilo APA. En todo
caso, depender de la versin de Word, sin embargo con la opcin Editar, se puede configurar
adecuadamente, como se observa en la imagen.

Todo este mecanismo de ingresar los datos de las fuentes que se han consultado para la
construccin de la fundamentacin terica de la investigacin, no sera tan til si esta
construccin en la redaccin del texto se puede hacer tal como estuviera escribiendo, sin
hacernos problemas con ingresar los datos, sino que adems de permitir mecanizar, nos ayuda
a la elaboracin de las referencias bibliogrficas que se inserta al final del trabajo. Esta opcin
es tan simple que con hacer clic en la opcin Bibliografa, Insertar bibliografa que se encuentra
al final, habremos realizado el listado de las referencias con el estilo APA, ahorrando el tiempo
que implica la digitacin de todas las fuentes utilizadas, sin que me olvide y sin que haya
agregado alguno que no haya utilizado. Aqu tenemos un ejemplo:

Vara, A. (2010). Cmo hace una tesis una ciencias empresariales? Lima: Universidad San
Martn de Porres.

Como se podr apreciar, el estilo APA nos refiere que en el caso de un libro los datos que se
debe insertar en las referencias es: Apellido del autor, coma, la inicial de su nombre, punto
seguido, ao de edicin entre parntesis, punto seguido, ttulo del libro con letra cursiva, punto
seguido, Ciudad de edicin, dos puntos, nombre de la editorial. Es decir debe contener: Apellido,
I. (ao). Ttulo. Ciudad: Editorial.

Es probable que en algunas referencias varen los datos, por ejemplo edicin, tipo de informe,
etc., pero que todos ellos van a estar ordenados en orden alfabtico, con una sangra francesa
y sin numeracin, tal como indica el estilo APA.

Automatizacin de vnculos entre citas y referencia

Probablemente usted, se ha encontrado con textos escritos en los que cuando uno hace clic en
una palabra o conjunto de palabras vinculadas, te lleva a un lugar de referencia externa o en el
mismo documento. Este tipo de vnculos se llama hipervnculo, pero muchos de nosotros hemos
aprendido a manejar el Word sin la ayuda de un experto en office o en todo caso no lo utilizamos
este tipo de aplicaciones porque no la necesitamos.

En la Universidad Csar Vallejo, al terminar la tesis se debe presentar el informe en formato

digital y automatizado todas las citas con las referencias. Este ha sido un dolor de cabeza para
los tesistas que tienen un manejo limitado del Word. Por ello, atendiendo esta necesidad en
este acpite voy a tratar de presentarle de manera fcil esta automatizacin. No olvidemos que
estas exigencias buscan evitar el plagio, citando a los autores de manera correcta y que estas
aparezcan en las referencias bibliogrficas como corresponde.

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Para realizar los vnculos, lo primero que debemos hacer es listar las referencias, luego
seleccionamos cada una de ellas, uno por uno, para generar un marcador que nos permitir
realizar los vnculos de cada una de las citas con su respectiva referencia.

Veamos un ejemplo.

Lo primero que debemos realizar, es seleccionar la referencia que se encuentra al final de la

tesis, luego utilizamos la pestaa Insertar, opcin Marcador, del panel Vnculos.

Al hacer clic en la opcin Marcador, se abre una ventana como se muestra en la imagen. Se
puede observar en la primera imagen, que en el nombre del marcador no se tiene dato o nombre
alguno, entonces puedo agregar un nombre que identificar a este marcador para realizar el
vnculo ms adelante. Este nombre puede ser el apellido del autor de la referencia u otro que
nos ayude a identificarlo. En el ejemplo, se ha utilizado el apellido del primer autor y nada ms,
luego hacer clic en Agregar, con ello se habr creado el marcador de esta referencia. Eso se
puede verificar haciendo clic nuevamente en Marcador y veremos el marcador creado.

As por cada una de las referencias se deben crear marcadores, los mismos que nos servirn para
realizar los vnculos entre la cita y la referencia, automatizando completamente estos vnculos,
lo que permitir que al seguir el vnculo, esta nos conducir a la referencia de la cita.

Para completar los vnculos, una vez creado los marcadores, ahora utilizaremos la pestaa
Insertar, opcin Hipervnculo del panel Vnculos.

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Para vincular la cita con la referencia, esta vez

seleccionaremos la cita, como se observa en la
imagen, luego utilizaremos la opcin
Hipervnculo.

Al hacer clic en la opcin Hipervnculo, se

abre una ventana como en la imagen,
hacemos clic en opcin Lugar de este
documento en el panel izquierdo, luego
seleccionamos el nombre del marcador con
el que queremos vincular, y terminamos
con la opcin Aceptar.

Como se podr apreciar en la imagen, el

color del texto de la cita seleccionada ha
cambiado, ahora aparece de color
celeste y al acercar el mouse emerge
un aviso que dice Ctrl+clic para seguir
vnculo. Eso quiere decir que ya se ha
creado el vnculo entre la cita y la
referencia. Efectivamente si pulsamos
la tecla control y hacemos clic en la cita
nos llevar a la referencia vinculada.

Ahora nos queda volver al color

normal, porque no puede quedarse el texto de este color, ms an cuando se trata de un trabajo
de investigacin. Para ello, seleccionamos nuevamente la cita y esta vez utilizaremos la opcin
Normal del panel Estilos, en la pestaa Inicio. Al hacer clic, el texto vuelve a su color normal,
pero el vnculo permanecer, como lo vemos en la imagen siguiente.

Con este mismo procedimiento se debe

crear los vnculos de cada una de las citas
con las referencias que corresponda. Es
posible que ms de una cita se vincule
con una sola referencia, debido a que en
la construccin del texto se puede citar a
un mismo autor varias veces.

El uso adecuado del software nos permite redactar mejor y con mayor facilidad el informe de
investigacin, utilizando estas opciones que son muy tiles cuando se realiza un trabajo de esta
naturaleza y no caer en el delito del plagio, que en la mayora de los principiantes en realizar un
trabajo de investigacin es recurrente, o en todo caso la redaccin es tediosa o recurrir a un

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especialista para que pueda realizar la automatizacin, cuando como hemos visto lo tenemos a
la mano y lo podemos realizar sin muchos inconvenientes.

Paginacin con formatos diferentes

En la redaccin de los textos diversos y en los trabajos de investigacin se ha visto con frecuencia
la numeracin de las pginas preliminares y el contenido con formatos diferentes, es decir las
pginas preliminares generalmente tienen la paginacin con nmeros romanos en minsculas y
el contenido con nmeros arbigos, pero numerarlos utilizando la opcin nmero de pgina de
Word, a algunos les resulta complicado y no logran hacerlo.

En este apartado vamos a mostrar el procedimiento que nos permite insertar la paginacin de
manera fcil y prctica. Veamos el ejemplo.

Para insertar nmero de pgina utilizaremos la pestaa Insertar, en el panel Encabezado y pie
de pgina, hacemos clic en la opcin Nmero de pgina, donde se desplegar varias opciones
en las que podemos seleccionar el lugar de la pgina en que se colocar el nmero respectivo.
Al desplegarse para este ejemplo, seleccionaremos la opcin Final de pgina.

Como se observa en la imagen, al posicionar el mouse en la opcin Final de pgina, se despliega

una lista de opciones, y seleccionamos la opcin donde el nmero aparece al centro, porque los
trabajo de investigacin deben llevar el nmero de pgina en la parte inferior y al centro de la
pgina. Es necesario precisar, que un trabajo de investigacin, como es una tesis, debe tener
una presentacin formal, no se
deben incluir adornos, etc., por lo
que seleccionamos el formato
ms sencillo y normal. Al hacer clic
en el formato seleccionado, de
inmediato se inserta el nmero de
pgina como se observa en la
siguiente imagen.

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Ahora debemos configurar el formato. Para realizar esta configuracin, utilizamos la opcin
Nmero de pgina que se encuentra en la parte superior izquierda, luego seleccionamos la
opcin Formato del nmero de pgina, como se muestra en la imagen siguiente.

Al hacer clic en
la opcin
Formato del
nmero de
pgina, se
abre una
ventana, en la
que debemos seleccionar el formato del nmero de pgina. Es decir, si hemos insertado por
primera vez, la numeracin de pgina de todo el trabajo estar en
nmeros arbigos y luego debemos cambiamos el formato a nmero
romanos en minsculas, entonces se cambiar para todo el trabajo,
pero luego podemos cambiar por secciones. Ahora veamos en la
imagen como se realiza hasta aqu el cambio de formato de pgina. Si
empezamos con las pginas preliminares, seleccionaremos la ltima
opcin que aparece en la imagen, con el formato nmeros romanos en
minsculas. Pero como dije lneas atrs, todo el trabajo ha cambiado la numeracin a este
formato y para cambiar el formato de pgina solo del contenido del trabajo, dejando las pginas
preliminares con el formato de nmeros romanos en minsculas realizaremos la siguiente
configuracin.

Para iniciar esta divisin, debemos colocar el cursor (lnea vertical parpadeante que indica el
lugar del cursor o donde vamos
a escribir) en la primera lnea
de la pgina como se observa
en la imagen.

Luego utilizaremos la pestaa

Diseo de pgina, en la opcin
Saltos donde encontramos la
opcin Pgina siguiente, en
versiones anteriores vienen
con la opcin Salto de seccin.

Al hacer clic inmediatamente nos vamos a la pgina siguiente o se

ha separado en secciones el documento en general. Al haberse
separado en secciones, esta segunda seccin que se inicia en el
captulo I, debemos configurar el formato de pgina tal como
hicimos para cambiar a nmeros romanos en minscula, ahora lo
haremos para cambiar al formato en nmeros arbigos.

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Para salir de este lugar a donde nos llev el Word, hacemos clic en la opcin Cerrar encabezado
y pie de pgina, que se encuentra en la parte superior derecha resaltado con una X en un color
diferente.