Captulo 3

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
OBJETIVOS
1. Comprender cmo se inician y seleccionan los proyectos, definir un problema de negocios y
determinar la viabilidad de un proyecto propuesto.
2. Hacer un inventario y valorar los componentes actuales y propuestos de hardware y software, y
determinar la forma en que brindan soporte a las interacciones de los humanos con la tecnologa.
3. Evaluar las soluciones considerando ventajas y desventajas de crear software personalizado,
comprar software COTS y subcontratar un proveedor de servicios de aplicaciones.
4. Pronosticar y analizar los costos y beneficios tangibles e intangibles.
5. Planear un proyecto al identificar las actividades y programarlas.
6. Administrar los miembros del equipo y las actividades de anlisis y diseo, de manera que se
cumplan los objetivos del proyecto sin exceder el tiempo programado.
7. Escribir y presentar en forma profesional una propuesta de sistemas efectiva, con nfasis tanto en
el contenido como en el diseo.
INICIACIN DEL PROYECTO
Los empresarios sugieren proyectos de sistemas por dos
tipos de razones:
1. Porque experimentan problemas que se prestan por s
solos a soluciones de sistemas.
2. Porque reconocen oportunidades para mejorar
mediante la actualizacin o modificacin de los sistemas
existentes, o la instalacin de sistemas nuevos.
Problemas en la organizacin
Situaciones en las que nunca se cumplieron los objetivos o
dejaron de cumplirse en algn punto.

No se estn cumpliendo las medidas de rendimiento.

Incluyen errores excesivos y un trabajo que se desempea con

mucha lentitud, en forma incompleta, incorrecta o que
simplemente no se lleva a cabo.
Problemas en la organizacin
Sntomas de problemas:

Las personas no cumplen con los objetivos de rendimiento

de referencia.

Cambios en el comportamiento de los empleados:

Ausentismos
Inconformidad
Alta rotacin
Problemas en la organizacin
Retroalimentacin:

Quejas o sugerencias de los clientes, distribuidores o

proveedores.

Prdida de ventas o reduccin en las mismas.

Los roles para el analista de sistemas cambian sutilmente

cuando se inician los proyectos.
Definicin del Problema
El analista primero define los problemas y objetivos en el
sistema.

La definicin del problema contiene una declaracin del

mismo, sintetizada en uno o dos prrafos.

Pueden ser muy especficos o se pueden redactar mediante

una declaracin general.

Contiene los requerimientos, las cosas que se deben lograr,

junto con posibles soluciones y las restricciones que limitan
el desarrollo del sistema.
Definicin del Problema
La definicin del problema se produce despus de terminar
con las entrevistas, las observaciones y el anlisis de los
documentos del usuario.

Los usuarios son quienes pueden identificar mejor los

objetivos mas crticos.

Se debe presenciar el problema, para confirmar los hallazgos.

Pedir a los usuarios que asignen una ponderacin para cada

cuestin u objetivo.
Seleccin de Proyectos
El analista debe tener razones muy claras para recomendar un estudio
de sistemas.
Se cuenta con cinco criterios especficos para la seleccin de proyectos:

1. Contar con el respaldo de la administracin.

2. Que sea el momento oportuno para comprometerse con el
proyecto.
3. La posibilidad de mejorar la obtencin de los objetivos de la
organizacin.
4. Que sea prctico en trminos de recursos.
5. Que el proyecto valga la pena en comparacin con las dems
formas en que la organizacin podra invertir sus recursos.
DETERMINACIN DE LA VIABILIDAD
El Estudio de Factibilidad permite evaluar la viabilidad de
los proyectos de sistemas en base a su operacin, a su
capacidad tcnica y a su economa.

Se utiliza para recopilar datos ms generales para los

miembros de la administracin, lo cual a su vez les permite
tomar una decisin en cuanto a si deben continuar o no
con un estudio de sistemas.

Debe tardar el menor tiempo posible.

Determinar si es posible o no
El proceso de evaluacin de la viabilidad es efectivo para descartar:

Proyectos inconsistentes con los objetivos de la empresa

Que requieran una capacidad tcnica imposible

Que no tengan ningn mrito econmico.

Determinar si es posible o no
Viabilidad Tcnica:
El analista debe averiguar si es posible desarrollar el nuevo sistema
teniendo en cuenta los recursos tcnicos actuales:

Complementar o actualizar los sistemas existentes.

Tecnologa que cumpla con las especificaciones.
Personal con habilidad tcnica suficiente para lograr objetivos.
Paquetes de software disponibles, o personalizacin.
Determinar si es posible o no
Viabilidad Econmica:
Determinacin de los recursos:

Tiempo del analista y del equipo de anlisis de sistemas.

Costo de realizar un estudio de sistemas completo.
Costo del tiempo de los empleados.
Costo estimado del hardware y del software o su desarrollo.

Si el sistema no produce una reduccin inmediata de los costos de produccin, el

sistema no es econmicamente viable y el proyecto no debe continuar.
Determinar si es posible o no
Viabilidad Operacional:
Depende de los recursos humanos disponibles para el proyecto e implica
la accin de pronosticar si el sistema funcionar y se utilizar una vez
instalado.

Resistencia a la implementacin.
Interfaces de usuario elegidas.
Prctica
1. Williwonks Chocolates de St. Louis fabrica varios tipos de dulces y
novedades de chocolate.
La empresa tiene seis tiendas en la ciudad: cinco en los principales
aeropuertos metropolitanos y una pequea sucursal de pedidos por
correo.
Williwonks tiene un pequeo sistema de informacin computarizado que
rastrea el inventario en su planta, ayuda a programar la produccin y
algunas otras cosas ms, pero este sistema no est enlazado
directamente con ninguna de sus tiendas de menudeo.
El sistema de pedidos por correo se administra en forma manual.
Situacin Tipo: Problema, Oportunidad, Objetivo Se resuelve a travs de un Sistemas de
Informacin?
DETERMINACIN DE LAS NECESIDADES DE HARDWARE
Y SOFTWARE
Para evaluar la viabilidad tcnica hay que evaluar la
habilidad del hardware y software computacional para
manejar las cargas de trabajo en forma adecuada.

Inventario del hardware computacional.

Requerimientos de informacin.
Estructura Organizacional.
DETERMINACIN DE LAS NECESIDADES DE HARDWARE
Y SOFTWARE
Hacer un inventario del Hardware Computacional
Inventario de hardware disponible en la organizacin.
Expandir o reciclar el hardware actual.
Contar con un inventario de hardware actualizado, rpidamente.
Hacer un inventario del Hardware Computacional

Se necesita conocer:

1. Tipo de equipo: modelo y fabricante.

2. Estado de funcionamiento del equipo.
3. Edad estimada del equipo.
4. Vida proyectada del equipo.
5. Ubicacin fsica del equipo.
6. Departamento o persona responsable del equipo.
7. Arreglo financiero sobre el equipo: propio, alquilado o rentado.
Estimacin de las cargas de trabajo
Formular cifras que representen las cargas de
trabajo actuales y pronosticadas para el
sistema.

Las innovaciones tecnolgicas superiores

pueden dictar el reemplazo del hardware.

La comparacin de la carga de trabajo del

Sistema Existente y el Propuesto, analiza
cundo y cmo se realiza cada proceso,
cunto tiempo humano se requiere y cunto
tiempo de computadora se necesita.
Evaluacin del Hardware Computacional
Simular y ejecutar las cargas de trabajo en distintos sistemas (Benchmarking).
Criterios para evaluar el rendimiento del hardware:

1. Tiempo requerido para las transacciones promedio.

2. Capacidad del volumen total del sistema.
3. Tiempo de inactividad de la CPU o red.
4. Tamao de memoria provisto.

Considerar el rpido avance de la tecnologa, se debe investigar los tipos de

computadoras disponibles en el momento especfico en que se escriba la
propuesta.
Adquisicin del equipo computacional
3 Opciones:

Comprarlo
Arrendarlo
Rentarlo

Dentro de los factores que influyen en la consideracin para decidir

la mejor opcin para una instalacin en particular estn:

Costos iniciales contra los costos a largo plazo,

Si la empresa puede comprometer capital en equipo de cmputo y
Si la empresa desea un control y responsabilidad total sobre el
equipo de cmputo.
Adquisicin del equipo computacional
Compra:

La compra del equipo implica que la empresa sea el propietario del mismo.

Una consideracin determinante para la compra es la vida proyectada del sistema.

Si el sistema ser utilizado por ms de cuatro o cinco aos (mientras que los dems factores
se mantengan constantes), la decisin a tomar ser comprar.

Conforme los sistemas se vuelven ms pequeos y los sistemas distribuidos son ms

populares, las empresas se deciden por la compra de equipo.
 Adquisicin del equipo computacional
Arrendamiento:

La renta con opcin a compra o arrendamiento financiero del equipo de un vendedor o de una
compaa arrendataria es ms prctico si la vida proyectada del sistema es menor a cuatro aos.

Adems, si es inminente un cambio significativo en la tecnologa, el arrendamiento es la mejor

opcin.

El arrendamiento financiero permite tambin a la empresa el colocar su dinero en otra

inversin, donde pueda trabajar para ella ms que comprometerlo.

Sin embargo, a largo plazo, el arrendamiento financiero econmicamente no es la mejor manera

de adquirir poder de cmputo.
 Adquisicin del equipo computacional
Renta:

Una de las ventajas principales de la renta es que no se compromete el capital de la compaa. En

consecuencia, no se requiere de un financiamiento.

Tambin, la renta de equipo de cmputo hace ms fcil su cambio.

Finalmente, el mantenimiento y el seguro se encuentran generalmente incluidos en los contratos de

renta.

Por su alto costo final y por el hecho de que la compaa no es duea del equipo rentado, la renta debe
contemplarse slo como una alternativa a corto plazo para resolver las necesidades de cmputo
limitadas o no recurrentes, o cuando los cambios tecnolgicos son muy frecuentes.
Adquisicin del equipo computacional
Ventajas
Comprar 1. A largo plazo, ms econmico que rentar
2. Posibilidad de cambiar el sistema
3. Ofrece ventajas fiscales al permitir la
depreciacin acelerada
4. Control total
Arrendar 1. El capital no queda atado
2. No se requiere de financiamiento
3. El pago es menor que la renta simple
Rentar 1. El capital no queda atado
2. No se requiere financiamiento
3. Facilidad de cambio de sistema
4. Por lo general incluye el mantenimiento y
seguros
Desventajas
1. El costo inicial es elevado
2. Riesgo de caer en la obsolescencia
3. Riesgo de atarse a una eleccin errnea
4. Plena responsabilidad
1. La compaa no es duea del sistema cuando expira
el contrato de alquiler
2. Por lo general hay una multa muy alta por terminar
anticipadamente el contrato
3. El alquiler es ms caro que la compra
1. La compaa no es duea del equipo
2. Los costos son muy altos porque el proveedor
asume el riesgo (es la alternativa ms cara)
 Adquisicin del equipo computacional
Evaluacin del soporte de los distribuidores en relacin con el
hardware de computadora

La mayora de las casas comerciales ofrecen la prueba del equipo

al recibirlo y una garanta de 90 das contra cualquier defecto de
fbrica, pero se debe asegurar qu otra cosa puede ofrecerle el
vendedor.

Los establecimientos de prestigio se distinguen sobre sus

competidores por la gama de servicios que ofrecen.
 Adquisicin del equipo computacional
Hay otras eventualidades que la administracin debe
considerar y que incluyen:

1. La posibilidad de expandir el sistema si las necesidades aumentan

en el futuro.

2. La posibilidad de enlazar el equipo con el de otras marcas, si el

sistema llegara a crecer.

3. La estabilidad corporativa del vendedor.

Evaluacin del software
La grfica muestra el costo del software (siempre creciendo) como una fraccin del
costo total de la plataforma informtica de trabajo.
Evaluacin del software
Ventajas Desventajas
Creacin de Respuesta especfica a las Puede tener un costo inicial
Software necesidades especializadas de considerablemente alto en
Personalizado la empresa. comparacin con el software
La innovacin puede dar a la COTS o un ASP.
empresa una ventaja Es necesario contratar o trabajar
competitiva. con un equipo de desarrollo.
Personal interno disponible Mantenimiento gratuito.
para dar mantenimiento al
software.
Orgullo de propiedad.
Evaluacin del software
Ventajas
Comprar Refinado en el mundo
paquetes COTS comercial.
Mayor confiabilidad.
Mayor funcionalidad.
Por lo general tiene un menor
costo inicial.
Ya lo utilizan otras empresas.
La ayuda y capacitacin se
incluyen con el software.
Desventajas
Enfocado en la programacin, no
en la empresa.
Hay que acoplarse a las
caractersticas existentes.
Personalizacin limitada.
Futuro financiero incierto del
distribuidor.
Menor propiedad y compromiso.
Evaluacin del software
Ventajas
Usar un ASP Las organizaciones que no se
especializan en sistemas de
informacin se pueden
enfocar en lo que hacen mejor
(su misin estratgica).
No hay necesidad de
contratar, capacitar o retener
una gran cantidad de personal
de TI.
No se gasta el tiempo de los
empleados en tareas de TI o
esenciales.
Desventajas
Prdida de control de los datos,
sistemas, empleados de TI y
horarios de trabajo.
Preocupacin sobre la viabilidad
financiera y estabilidad a largo
plazo de ASP.
Cuestiones de seguridad,
confidencialidad y privacidad.
Prdida de ventaja corporativa
estratgica potencial en relacin
con la capacidad de innovacin
de las aplicaciones.
Evaluacin del software
Requerimientos de software
Efectividad del Rendimiento
Eficiencia del Rendimiento
Facilidad de Uso
Caractersticas especficas del software
Poder realizar todas las tareas requeridas
Poder realizar todas las tareas deseadas
Pantallas de visualizacin bien diseadas
Capacidad adecuada
Tiempo de respuesta rpido
Entrada eficiente
Salida eficiente
Almacenamiento de datos eficiente
Respaldo eficiente
Inteface de usuario satisfactoria
Mens de ayuda disponibles
Archivos Lame para los cambios de ultimo minuto
Interfaz flexible
Retroalimentacin adecuada
Buena capacidad para recuperarse de errores
Evaluacin del software
Requerimientos de software
Flexibilidad
Calidad de la documentacin Buena organizacin
Soporte del fabricante
Caractersticas especficas del software
Opciones para la entrada
Opciones para la salida
Se puede usar con otro software
Tutorial en lnea adecuado
Sitio Web con seccin de preguntas frecuentes (FAQ)
Lnea directa de soporte tcnico
Boletn de noticias/correo electrnico
Sitio Web en donde se pueden descargar las
actualizaciones del producto
Evaluacin del software
Evaluacin del software comercial a partir de demostraciones
con datos de la empresa.

Revisin de la documentacin que le acompae.

El vendedor asegurar que el software funciona y que ha sido

probado en sus instalaciones.

No garantizar que est libre de errores en un momento dado

o que no fallar cuando se lleven a cabo acciones incorrectas
por parte de los usuarios.
Evaluacin del software
La necesidad de copias mltiples del software implica
negociar con el vendedor una licencia de uso mltiple, de tal
forma que los derechos del autor no se infrinjan al crear
copias ilegales.

Tambin es posible negociar un contrato de servicios

especiales que cubra el soporte del software adquirido.

Mantenimiento de emergencia y el preventivo;

Actualizaciones sin costo o a un precio reducido,
Copias adicionales de la documentacin y
Capacitacin de los usuarios.
IDENTIFICACIN, PRONSTICO Y COMPARACIN DE LOS
COSTOS Y BENEFICIOS

Los costos y los beneficios del sistema propuesto de cmputo se

interrelacionan y con frecuencia dependen entre s.

La decisin para continuar con la propuesta del sistema se

basar en el anlisis de los costos y los beneficios y no en los
requerimientos de informacin.

Muchas veces los beneficios se miden por su costo.

Pronsticos
El analista de sistemas cuenta con numerosos modelos de pronsticos.
La condicin principal es la disponibilidad de datos histricos.
Si no se dispone de ellos, el analista debe seleccionar alguno de los mtodos de criterio
como:
Estimacin de la fuerza de ventas,
Encuestas que estimen la demanda del cliente,
Estudios Delphi (un pronstico de consenso que se desarrolla de manera independiente
por un grupo de expertos a travs de una serie de iteraciones),
Creacin de escenarios,
Elaboracin de analogas histricas
Pronsticos
Un rbol decisiones para elegir que mtodo de pronstico utilizar es el siguiente:
Identificacin de los Beneficios y Costos
Beneficios tangibles
Los beneficios tangibles son las ventajas econmicas cuantificables que obtiene la
organizacin a travs del uso del sistema de informacin.
Ejemplo de beneficios tangibles seran:
El incremento en la velocidad de proceso
Contar con cierta informacin que de otra manera sera inaccesible
La obtencin de informacin con mayor puntualidad que en el pasado
Aprovechar el mayor poder de clculo de las computadoras
Reducir el tiempo requerido por los empleados para concluir una tarea especfica
Los beneficios tangibles pueden estimarse en trminos de ahorro de dinero,
recursos o tiempo.
Identificacin de los Beneficios y Costos
Beneficios intangibles
Algunos de los beneficios que la organizacin obtiene a travs de un sistema de
informacin son difciles de cuantificar, pero no por ello dejan de ser importantes.
A stos se les conoce como beneficios intangibles.
Los beneficios intangibles incluyen:
La mejora del proceso de toma de decisiones
El incremento de precisin
El llegar a ser ms competitivo en los servicios al cliente
El mejoramiento de la imagen del negocio
El incremento de la satisfaccin de los empleados al eliminar tareas de naturaleza tediosa
Identificacin de los Beneficios y Costos
Los beneficios intangibles pueden tener
implicaciones de relevancia para el negocio, en su
relacin con personas tanto ajenas como propias de
la organizacin.

Un sistema soportado exclusivamente por

beneficios intangibles no tendr xito.

En la propuesta se deben discutir tanto los

beneficios tangibles como los intangibles, permitir
a la directiva contar con un slido soporte para
sustentar su decisin sobre el sistema propuesto.
Identificacin de los Beneficios y Costos
Costos tangibles
Los costos tangibles son aquellos que pueden proyectar con precisin
el analista de sistemas y el personal de contabilidad.
Dentro de los costos tangibles se incluyen:
El costo del equipo, como computadoras y terminales
El costo de los recursos
El costo del tiempo del analista de sistemas
El costo del tiempo de programacin y de otros salarios del
personal
En general estos costos se encuentran definidos o pueden localizarse
de manera sencilla, siendo los costos que requerirn del gasto de
efectivo de la empresa.
Identificacin de los Beneficios y Costos
Costos intangibles
Los costos intangibles son difciles de estimar y pudieran no conocerse.
Entre ellos estn:
El costo de perder una ventaja competitiva, perder puntos por no ser el primero en innovar, o ser
lder en un sector
Demeritar la imagen de la compaa debido al descuido continuo de los clientes
La toma de decisiones ineficaz por la falta de informacin o por su extemporaneidad
Es imposible proyectar con precisin una cantidad monetaria para los costos
intangibles.
Comparacin de los Costos y Beneficios
Existen tcnicas excelentes para la comparacin de los costos y los beneficios del
sistema propuesto.
Entre ellas se tiene:
Anlisis del punto de equilibrio
Retorno de la inversin
Anlisis de flujo de efectivo
Valor presente
Todas estas tcnicas proporcionan con precisin informacin sobre el valor del
sistema propuesto.
Comparacin de los Costos y Beneficios
Anlisis del punto de equilibrio

Este tipo de anlisis al comparar exclusivamente los costos, permite determinar

el momento en el cual se alcanza el equilibrio del sistema de informacin
propuesto.

El punto en el cual se interceptan los costos totales del sistema actual y del
sistema propuesto representa el punto de equilibrio a partir del cual la empresa
obtendra utilidades si contara con el nuevo sistema de informacin.
Comparacin de los Costos y Beneficios
Anlisis del punto de equilibrio

Los costos totales incluyen el costo que se asocia a la operacin del sistema
adems del costo de desarrollo que ocurre una sola vez (costos nicos al instalar
el nuevo sistema).

El anlisis del punto de equilibrio es til cuando una empresa est creciendo y el
costo asociado al volumen se vuelve de gran relevancia en el costo global de la
operacin.

Una desventaja del anlisis de punto de equilibrio es que se supone que los
beneficios se mantienen constantes, independientemente del sistema que se
utilice.
Comparacin de los Costos y Beneficios
Anlisis del punto de equilibrio
Un ejemplo de un anlisis de punto de equilibro para una pequea tienda que
mantiene su inventario mediante un sistema manual.

A medida que se eleva el volumen, los costos del sistema manual se elevan en
una tasa incremental.

Un nuevo sistema computacional costara una buena suma de dinero al inicio,

pero los costos incrementales por un volumen mayor seran bastante bajos.

La grfica muestra que el sistema computacional sera efectivo en costo para la

empresa si vendiera aproximadamente 600 unidades por semana.
Comparacin de los Costos y Beneficios
Comparacin de los Costos y Beneficios
Anlisis de flujo de efectivo

El anlisis de flujo de efectivo examina la direccin, la magnitud y el patrn de

flujo del efectivo que se asocia con el sistema de informacin propuesto.

Si propone el reemplazo de un viejo sistema por uno nuevo y ste no generar

efectivo adicional para la empresa, nicamente habr gastos de efectivo
asociados con el proyecto.

El sistema propuesto debe incrementar las utilidades junto con los recursos
gastados.
Comparacin de los Costos y Beneficios
Anlisis de flujo de efectivo
Comparacin de los Costos y Beneficios
Valor presente

El anlisis del valor presente auxilia al analista de sistemas para presentarle a los
tomadores de decisiones de la empresa el valor de la inversin en el tiempo, as como el
flujo de efectivo asociado con el sistema de informacin.

El valor presente es la manera de valorar todos los recursos econmicos gastados y

generados a lo largo de la vida til del sistema y de comparar los costos actuales con los
costos futuros, y los beneficios actuales con los beneficios futuros.

El valor presente es el costo o beneficio medido a valor actual del efectivo y depende del
costo del dinero.

El costo del dinero es el costo de oportunidad o la tasa que podra obtenerse si el capital
comprometido en el sistema propuesto se invirtiera en otro proyecto (relativamente
seguro).
Comparacin de los Costos y Beneficios
Valor presente
Comparacin de los Costos y Beneficios
Lineamientos para el anlisis
El uso de los mtodos anteriores depende en primera instancia, de cul
metodologa se emplee y se acepte dentro de la organizacin. Sin embargo, como
lineamientos generales conviene enunciar los siguientes:

Utilizar el anlisis del punto de equilibrio si el proyecto necesita justificarse con

base en su costo y no en sus beneficios; o si los beneficios no mejoran de
manera substancial con el sistema propuesto.

Utilizar el anlisis de flujo de efectivo cuando el proyecto sea costoso, en

relacin con el tamao de la empresa o cuando el negocio se vea afectado de
manera significativa por una gran sangra de fondos.
Comparacin de los Costos y Beneficios
Lineamientos para el anlisis

Utilizar el valor presente cuando el periodo de la inversin sea largo o cuando el

costo del financiamiento sea elevado.

Es importante mantener de manera sistemtica un anlisis costo/beneficio para

cualquier mtodo que se elija, de forma tal que se pueda explicar y justificar ante la
administracin, quien eventualmente decidir si se comprometen recursos para el
proyecto del sistema.
PLANEACIN Y CONTROL DE ACTIVIDADES
La administracin de proyectos incluye las tareas
generales de planeacin y control.
La planeacin incluye:
1. Seleccionar un equipo de anlisis de sistema.
2. Asignar miembros del equipo a los proyectos
apropiados.
3. Estimar el tiempo requerido para completar cada
tarea.
4. Programar el proyecto de manera que las tareas se
completen a tiempo.
PLANEACIN Y CONTROL DE ACTIVIDADES
El control implica:
1. Utilizar retroalimentacin para supervisar el proyecto.
2. Tomar la accin apropiada para agilizar o reprogramar las
actividades de manera que se puedan terminar a tiempo.
3. Motivar a los miembros del equipo para que completen el trabajo
de forma apropiada.
Estimacin del tiempo requerido
Determinar el nivel de detalle para definir las actividades.
El menor nivel de detalle es el SDLC y el mayor es incluir cada paso detallado.
Fase Actividad
Anlisis Recopilacin de datos
Descomponer las Anlisis de flujo de datos y decisiones
principales Preparacin de la propuesta
actividades en otras Diseo Diseo de la entrada de datos
ms pequeas Diseo de las entradas
Diseo de las salidas
Organizacin de los datos
Implementacin Implementacin
Evaluacin
Estimacin del tiempo requerido
Actividad Actividad Detallada Semanas Requeridas
Recopilacin de datos Realizar entrevistas 3
Administrar cuestionarios 4
Leer informes de la compaa 4
Introducir el prototipo 5
Observar las reacciones al prototipo 3
Anlisis de Flujo de datos y Decisiones Analizar el flujo de datos 8
Preparacin de la propuesta Realizar el anlisis costo-beneficio 3
Preparar la propuesta 2
Presentar la propuesta 2

y despus
Descomponer
estimar el
stos incluso
tiempo
an ms
requerido
Estimacin del tiempo requerido
El grado de detalle necesario depende del proyecto.
Todos los pasos crticos deben aparecer en los planes.
Las malas estimaciones en la programacin de los tiempos obstaculizan el xito
del proceso.
La experiencia del analista es lo ms importante.
Estimaciones ms probables, pesimistas y optimistas, aplicar promedio
ponderado.
Metodologa estructurada para identificar actividades y distribuirlas con
suficiente detalle.
Uso de grficos de Gantt para programar proyectos
Un grfico de Gantt es una forma fcil para calendarizar tareas.
Es un grfico donde las barras representan cada tarea o actividad.
La longitud de cada barra representa la longitud relativa de la tarea.
La ventaja principal de la grfica de Gantt es su simplicidad.
Uso de grficos de Gantt para programar proyectos
El analista de sistemas encontrar que esta tcnica no solamente es fcil de usar,
sino que tambin lleva por s misma a una comunicacin valiosa con los usuarios
finales.

Otra ventaja del uso de un grfico de Gantt, es que las barras son trazadas a
escala indicando la longitud relativa del tiempo.
Uso de grficos de Gantt para programar proyectos
La elaboracin de Gantt comprende los siguientes pasos:
1. Identificar el programa, proyecto y sus objetivos.
2. Establecer actividades del programa, los supuestos y limitaciones de recursos.
3. Describir quin ejecutar cada actividad, cmo, con qu recursos y en qu momento. (Actividades
y secuencia).
4. Determinar el tiempo de duracin de cada actividad.
5. Representar las actividades secuencialmente mediante la utilizacin de barras de tamao
proporcional a su duracin.
6. Despus de elaborar el grfico de Gantt, se procede a ejecutar el programa y controlar las
actividades programadas con relacin al cumplimiento de las actividades ejecutadas.
Uso de grficos de Gantt para programar proyectos
18. Brian C. OByrne (segn l, la C significa congelado) es propietario de una empresa de comida congelada
y desea desarrollar un sistema de informacin para rastrear los envos a los almacenes.
a. Use los datos de la tabla de la figura para dibujar un grfico de Gantt y ayudar a Brian a organizar su
proyecto de diseo.
b. Cundo sera apropiado usar un grfico de Gantt? Cules son las desventajas? Explique en un prrafo.
Uso de diagramas de Pert
PERT son las siglas de Tcnicas de Evaluacin y Revisin de Programas.

Un programa es representado por una red de nodos y flechas, y es luego

evaluado para determinar las actividades crticas, mejorar la calendarizacin, si
es necesario, y revisar el avance una vez que el proyecto se realiza.

El PERT es til cuando las actividades pueden ser realizadas en paralelo en vez
de en secuencia.
Uso de diagramas de Pert
Los diagramas del PERT muestran las
prioridades, las actividades que deben ser
terminadas antes de que se inicie la siguiente.

Una vez que se dibuje un diagrama es posible

identificar la ruta crtica, la trayectoria ms
larga que recorren las actividades.

Monitoreando la ruta crtica identificar el

tiempo ms corto para completar el proyecto.
Uso de diagramas de Pert
Actividad Predecesor Duracin
A Realizar Entrevistas Ninguno 3
B Administrar cuestionarios A 4
C Leer informes de la compaa Ninguno 4
D Analizar el flujo de datos B,C 8
E Introducir el prototipo B,C 5
F Observar las reacciones al prototipo E 3
G Realizar un anlisis de costo-beneficio D 3
H Preparar la propuesta F,G 2
I Presentar la propuesta H 2
Uso de diagramas de Pert
Uso de diagramas de Pert
IDENTIFICAR LA RUTA CRTICA
Una vez dibujado el diagrama PERT, para identificar la ruta crtica se calcula la suma de
los tiempos de las actividades en cada ruta y se elige la ruta ms larga.
En este ejemplo hay cuatro rutas:
10-20-30-50-60-70-80,
10-20-30-40-60-70-80,
10-30-50-60-70-80 y
10-30-40-60-70-80.
La ruta ms larga es 10-20-30-50-60-70-80, que tarda 22 das.
Es esencial que el analista de sistemas supervise con cuidado las actividades en la ruta
crtica para poder mantener el proyecto completo a tiempo o incluso reducir la longitud
del proyecto, si se puede garantizar.
Uso de diagramas de Pert

Ventajas:

Fcil identificacin del orden de precedencia

Fcil identificacin de la ruta crtica y las actividades crticas

Fcil determinacin del tiempo de holgura, el margen de maniobra para

retrasos en los caminos no crticos.
20. Cherry Jones es propietaria de una empresa de medicina homeoptica llamada Fainthealers. Ella vende
vitaminas y otros productos relativamente no perecederos para quienes desean opciones relacionadas con la
medicina alternativa. Cherry est desarrollando un nuevo sistema en el que hay que volver a capacitar al
personal. Dada la informacin de la figura, realice un diagrama PERT para ella e identifique la ruta crtica. Si
Cherry pudiera encontrar la forma de ahorrar tiempo en la fase escribir casos de uso, sera til? Por qu s o
por qu no?
ADMINISTRACIN DEL PROYECTO
El gerente del proyecto necesita comprender:

Cmo determinar qu es necesario y cmo iniciar un

proyecto
Cmo desarrollar la definicin del problema
Examinar la viabilidad de completar el proyecto de
sistemas
Reducir el riesgo
Identificar y administrar las actividades
Contratar, administrar y motivar a los dems miembros
del equipo
ADMINISTRACIN DE LAS ACTIVIDADES DE ANLISIS Y
DISEO
Administrar a las personas.

Comunicacin precisa con los miembros del equipo seleccionado.

Establecer objetivos de productividad del proyecto.

Motivar a los miembros de los equipos de anlisis de sistemas.

Ensamblar un equipo
Los gerentes de proyectos necesitan buscar miembros del equipo
con las siguientes habilidades y competencias:

Compartan sus valores de trabajo en equipo

Guiados por el deseo de producir un sistema de alta calidad, a
tiempo y dentro del presupuesto
tica laboral
Honestidad
Disposicin de asumir el liderazgo con base en la experiencia, la
motivacin, el entusiasmo por el proyecto y la confianza de sus
compaeros de equipo
Ensamblar un equipo
Contar con un especialista en la misma rea que la del sistema que se va a
desarrollar.
Para un sitio de comercio electrnico, contar con la ayuda de alguien en marketing.
Para un sistema de inventarios, contar con alguien de produccin y operaciones.

Experiencia en programacin.

Experiencia en pruebas y documentacin.

Ensamblar un equipo
Mantener al equipo motivado.

Seleccionar a las personas adecuadas desde el inicio.

Entusiasmo, imaginacin, habilidad de comunicacin con todo tipo de personas.

Buenos redactores y oradores elocuentes.

Confianza, responsabilidad, compromiso, trabajo en equipo.

Estrategias de comunicacin para administrar equipos

Equilibrio entre realizar el trabajo y mantener las relaciones entre los miembros
del equipo.

Dos lderes (tarea y socioemocional), uno que dirige a los miembros para realizar
tareas y otro que se preocupa por las relaciones sociales entre los miembros del
grupo.

Resolver las tensiones de forma continua.

Estrategias de comunicacin para administrar equipos

Uso habilidoso de la retroalimentacin.

Expectativas, valores y formas de comportamiento colectivas, explcitas e

implcitas, propias de cada grupo.

Preguntarse si las normas del equipo ayudan o dificultan el progreso del equipo.
Establecer objetivos de productividad del proyecto
Los proyectos exitosos requieren metas de productividad razonables para salidas
tangibles y que el proceso de las actividades sean fijadas.

El equipo necesita formular los objetivos y estar de acuerdo con ellos, basndose
en:

Experiencia de los miembros del equipo

Desempeo en proyectos anteriores
Naturaleza del proyecto especfico
Motivacin de los miembros del equipo del proyecto

Las personas se unen a las organizaciones para satisfacer algunas de sus

necesidades bsicas.
Existen otros niveles de necesidades:

Afiliacin
Control
Independencia
Creatividad
Motivacin de los miembros del equipo del proyecto
Los miembros del equipo se pueden motivar por medio de la participacin en el
establecimiento de los objetivos.

Los miembros del equipo saben con exactitud lo que se espera de ellos.

Cierta autonoma para lograr objetivos, utilizar su propia experiencia y habilidad.

Administracin de proyectos de comercio electrnico
La administracin de proyectos de comercio electrnico y de software tradicional
tienen las siguientes diferencias:
1. Los datos usados por los sistemas de comercio electrnico estn dispersos por
toda la organizacin, polticas de seguridad.
2. Los sistemas de E-commerce necesitan a personal con una amplia variedad de
habilidades.
3. Los gerentes de proyectos de comercio electrnico requieren establecer
acuerdos de cooperacin tanto interna como externamente mucho antes de la
implementacin.
4. La seguridad es de primordial importancia.
Creacin de los estatutos del proyecto
Qu se va a hacer y en qu momento?
Los estatutos del proyecto son una narrativa escrita que aclara las siguientes
cuestiones:
Qu espera el usuario del proyecto (cules son los objetivos)?
Qu har el Sistema para satisfacer las necesidades (lograr los objetivos)?
Cul es el alcance (o los lmites) del proyecto?
Qu considera el usuario que est ms all del alcance del proyecto?
Qu mtodos de anlisis utilizar el analista para interactuar con los usuarios en
el proceso de recopilar los datos, desarrollar y probar el sistema?
Creacin de los estatutos del proyecto
Quines son los participantes clave?
Cunto tiempo estn dispuestos los usuarios y se pueden comprometer a
participar?
Cules son los entregables del proyecto?
Cules son los componentes nuevos o actualizados de software, hardware,
procedimientos y documentacin que los usuarios esperan que estn disponibles
para interactuar con ellos al momento de terminar el proyecto?
Quin evaluar el sistema y cmo lo har?
Creacin de los estatutos del proyecto
Cules son los pasos en el proceso de evaluacin?
Cmo y a quin se comunicarn los resultados?
Cul es el cronograma estimado del proyecto?
Con qu frecuencia informarn los analistas sobre los avances del proyecto?
Quin capacitar a los usuarios?
Quin se encargar de dar mantenimiento al sistema?
Creacin de los estatutos del proyecto
Los estatutos describen en un documento escrito los resultados esperados del
proyecto de sistemas (entregables) y el periodo para la entrega.

Es un contrato entre el analista en jefe, su equipo de anlisis y los usuarios de la

organizacin que solicitan el nuevo sistema.
Cmo evitar los fracasos del proyecto
Los proyectos de sistemas pueden y llegan a tener problemas graves.

Para ilustrar lo que puede salir mal en un proyecto, es conveniente que el

analista de sistemas dibuje un diagrama de esqueleto de pescado o diagrama de
causa efecto o Ishikawa.

Lista sistemtica de todos los posibles problemas.

 Ishikawa para identificar todo lo que puede salir mal en
el desarrollo de un sistema

Calidad Costo Alcance Tiempo

Tasa de defectos excesiva Alta rotacin de personal Corrupcin del alcance

Desplazamientos en el
El cliente no est satisfecho con la interfaz Se requieren ms programadores Caractersticas con poco valor programa de horarios

El sistema fracasa en Comprensin incorrecta

Miedo al cambio Las pruebas Cdigo demasiado complejo de los negocios

El diseo no es lo Retroalimentacin Hay que cambiar el cdigo debido Interrupcin de las

bastante creativo inadecuada de las pruebas a cambios en la empresa comunicaciones

Diseo Prueba Codificacin Escucha

Cmo evitar los fracasos del proyecto
Aprender de la sabidura que obtuvieron las personas involucradas en fracasos
de proyectos anteriores.

Establecimiento de fechas imposibles o poco realistas para completar el

proyecto.

No contar con expertos profesionales fuera del grupo para ayudarlos a resolver
problemas especficos.
LA PROPUESTA DE SISTEMAS
El propsito de los estatutos del proyecto es:
Identificar los objetivos
Determinar el alcance
Asignar responsabilidades

Se debe preparar una propuesta de sistemas en la que se incluyan detalles sobre:

Necesidades
Opciones
Recomendaciones
Organizacin de la propuesta de sistemas
Qu se debe incluir en la propuesta de Sistemas?
1. Carta de presentacin
2. Portada del Proyecto
3. ndice de contenido
4. Resumen ejecutivo (incluyendo recomendaciones)
5. Esquema del estudio de sistemas con la documentacin apropiada
6. Resultados detallados del estudio de sistemas
7. Alternativas de sistemas (3 o 4 posibles soluciones)
8. Recomendaciones de los analistas de sistemas
9. Resumen de la propuesta
10. Apndices (documentacin variada, resumen de fases, correspondencia, etc.)
Organizacin de la propuesta de sistemas
Gerentes y Fuerza de Trabajo de IT
Carta de Listado de las personas que hicieron el estudio
Resumen de los objetivos del estudio
Presentacin Concisa y amigable

Nombre del Proyecto

Portada del Nombres de los miembros del equipo de anlisis de
sistemas
Proyecto Fecha de envo de la propuesta
Expresar con precisin el contenido

ndice de til si la propuesta es extensa

Si la propuesta tiene menos de 10 pginas se puede
contenido omitir
Organizacin de la propuesta de sistemas
250 a 375 palabras
Resumen Quin, qu, cundo, dnde, por qu y cmo de la
propuesta
ejecutivo Recomendaciones del analista
Se escribe al final

Mtodos que se utilizaron en el estudio

Esquema del Quin o qu fue lo que se estudi

estudio Cuestionarios, entrevistas, muestras, observacin,

creacin de prototipos

Resultados Necesidades de usuarios y del sistema detectadas

Conclusiones sobre los problemas
detallados Oportunidades de las alternativas
Organizacin de la propuesta de sistemas

Dos o tres soluciones alternativas

Alternativas del Una alternativa que recomiende dejar el sistema
como est
sistema Costos y Beneficios de cada alternativa
Ventajas y Desventajas de cada alternativa

Recomendaciones Solucin recomendada

de los analistas de Razones que respaldan la recomendacin del
equipo
sistemas
Organizacin de la propuesta de sistemas

Resumen Objetivos del estudio y la solucin recomendada

Importancia y viabilidad del proyecto
de la Valor de las recomendaciones para cumplir con los
objetivos
propuesta Observacin positiva

Apndices Informacin de inters para ciertos individuos

Uso de figuras para una comunicacin efectiva
Algunos lineamientos para el uso de tablas son:
1. Integre las tablas en el cuerpo de la propuesta. No las relegue a los apndices.
2. Trate de ajustar toda la tabla verticalmente en una sola pgina, de ser posible.
3. Enumere y asigne un ttulo a la tabla en la parte superior de la pgina. El ttulo
debe ser descriptivo y representativo.
4. Etiquete cada fila y columna. Use ms de una lnea para un ttulo de ser
necesario.
5. Use una tabla cuadriculada si hay espacio para ello. Las rayas verticales en las
columnas mejoran la legibilidad.
6. Use notas al pie si es necesario para explicar la informacin detallada contenida
en la tabla.
Uso de figuras para una comunicacin efectiva
Los lineamientos para incluir grficos efectivos en una propuesta son:
1. Seleccione un estilo de grfico que transmita de manera efectiva el significado
que desea.
2. Integre el grfico en el cuerpo de la propuesta.
3. Asigne al grfico un nmero de figura secuencial y un ttulo representativo.
4. Etiquete los ejes y las lneas, columnas, barras o piezas del pastel en el grfico.
5. Incluya una clave para identificar y diferenciar las lneas de colores, las barras
sombreadas o las reas con patrones cuadriculados.
Ejercicios
En una universidad el proceso conocido como Inscripcin de Asignaturas es
completamente manual, lo que provoca diversos problemas. Por ejemplo,
no es posible verificar que se cumpla el reglamento acadmico en el sentido
de que un alumno de cualquier carrera podra inscribir una asignatura
habindola reprobada dos veces. O que un alumno pueda inscribir una
carga acadmica de menos de 16 unidades valorativas o ms de 24 sin la
autorizacin del jefe de carrera.
El inconveniente es que cuando se detectan estas complicaciones ya es
tarde, puesto que el alumno, a esas alturas, ya ha cursado la mitad de la
asignatura y debe renunciar a ella, lo que provoca una serie de molestias
producto de esta situacin. Adems no es posible tener un listado de los
alumnos de un curso sino hasta bien avanzado el semestre, no se pueden
controlar los cupos por asignatura, provocando dificultades al sistema de
asignacin de aulas pues no se conoce con exactitud cuntos alumnos hay
por curso.
Ejercicios
Se pide:
Elaborar el Diagrama de Contexto del Sistema.
Elaborar el Modelo Entidad-Relacin del Sistema.
Definir el problema a resolver.
Objetivo general y especficos
Ejercicios:
Elaborar Diagrama de Gantt y Grfico de Pert
Descripcin Tarea Va despus de Tiempo (Semanas)
Dibujar el flujo de datos A Ninguna 5
Dibujar rbol de decisiones B A 4
Revisar rbol C B 10
Escribir proyecto D C,I 4
Organizar diccionario de datos E A 7
Realizar prototipo de salida F Ninguna 2
Revisar diseo de salida G F 9
Escribir casos de uso H Ninguna 10
Disear base de datos I H,E y G 8