INSTRUCTIVO APLICATIVO PARA LA GESTION DEL AREA DE ATENCION DE

INFORMACION REGISTRAL

ACCESO AL SISTEMA
El Acceso al sistema se da a travs de una
pantalla de login, en donde para acceder se
ingresa como usuario el DNI y una clave de
acceso escogida por el usuario, de ser
correctos ambos datos, se dar acceso a la
pantalla de men del sistema.

Es importante mencionar que el usuario

puede cambiar su clave accediendo al botn
ubicado en la parte superior derecha de la
pantalla de login, en donde podr cambiar su
clave de
Acceso de ser necesario.

MENU PRINCIPAL DEL SISTEMA

En la pantalla de Men del

Sistema se encuentran opciones
habilitadas de acuerdo al perfil del
usuario.

Las opciones principales del

men son:

Gestion de AIR
Reportes
Consultas
 GESTION DE AIR - PROCESOS

El mdulo de Gestion de AIR,

cuenta con una variedad de
sub opciones que permiten
administrar las diferentes
etapas de atencin del proceso
de Atencin de Informacin
Registral, desde la recepcin
hasta el despacho del
documento solicitado.

Recepcin de Solicitudes.-
Este etapa del proceso permite
realizar el registro de las
diferentes solicitudes de
documentacin registral que
realizan tanto los ciudadanos,
como las diferentes entidades
solicitantes.

Se ingresan los campos

requeridos por el mdulo a fin
de poder iniciar el proceso de
atencin, el sistema permite
validar si ya existen
antecedentes en cuanto al
requerimiento que se est
registrando a fin de adjuntarlo
al pedido que figura en el
sistema de ser necesario.

En esta etapa del proceso se pueden registrar los documentos que se deben requerir al archivo
registral a fin de poder atender el requerimiento.
Confirmacin de
documentos Solicitados.-
Esta opcion permite ir
confirmando los documentos
solicitados al archivo para la
atencion de la solicitud. Es
importante precisar que una
se vaya confirmando los
documentos solicitados, se ira
realizando el registro y una
vez que se completa todo lo
requerido, se realiza la
confirmacin total de la
solicitud, quedando lista para
la asignacion.

Asignacin.- En esta etapa

del proceso se procede a
asignar a cada analista, las
solicitudes previamente
confirmadas en el paso
anterior. El sistema permite
llevar el control de la cantidad
de solicitudes asignadas a los
analistas, en base a lo ya
asignado y lo por asignar,
permitiendo que a cada uno
se le pueda asignar el 100%
de solicitudes por atender.
Trabajar Documentos
Asignados.- Esta opcin
habilita una bandeja
personalizada por analista en
donde aparecen las
diferentes solicitudes
asignadas por el asignador
de las solicitudes. Cada
analista atiende sus
solicitudes a partir de esta
bandeja, en donde puede
hacer devolucin de la
solicitud en caso no contar
con la documentacin
requerida continuar con el
proceso de atencin.

Una vez trabajada la solicitud

el analista procede a cambiar
el status a atendido,
anexando el documento con
el cual finiquita la atencin.

Asignacin de Control de
Calidad.- Esta opcin
permite auto asignarse
solicitudes a cada analista de
control de calidad, hasta
completar su cuota de
trabajo, el sistema facilita que
una herramienta que permite
un balance en cuanto al tipo
de proceso que le tocara
revisar y la cantidad de
solicitudes asignadas. A
efectos de realizar la
asignacin se procede a
seleccionar solicitud por
solicitud desde la grilla e ir
cargando documentos que
sern revisados en el
proceso de control de
calidad.
Levantar Control de
Calidad.- Opcin que permite
atender una solicitud que ha
pasado con xito el control de
calidad del proceso de
atencin de Informacin
Registral. Una vez analizada
se presiona el botn atender,
seleccionando antes el tipo de
ocurrencia que resulto del
control de calidad. Es preciso
indicar que el resultado puede
ser el siguiente:

Correcto
Devolucin
Subsanacin

Levantar para Firma.- Esta

opcin permite registrar el
momento en que la solicitud
del ciudadano, una vez que
paso por todo el proceso de
anlisis es firmado por el
funcionario, a fin de mantener
la trazabilidad de la atencin.

En la parte inferior izquierda

se carga el tipo y el nmero
de documento que se
sustenta la atencin de la
solicitud del ciudadano.
Levantar para Despacho.-
Esta opcin permite registrar el
momento en que la solicitud es
despachada por el rea, en la
misma se adjuntan los
documentos que fueron
emitidos para formalizar la
atencin de la solicitud del
ciudadano, as como el nmero
de copias que demando la
atencin de la misma.

Reasignacin.- Esta Opcin

permite realizar la reasignacin
de las solicitudes emitidas por
el ciudadano o entidades, a fin
de cubrir las contingencias de
que un personal al que se le
asign la solicitud con
anterioridad no lo pueda
atender al no encontrarse
disponible, por diferentes
motivos. (vacaciones,
enfermedad, permisos etc.)
Exportacin.- Opcin que
facilita la migracin de la
informacin registrada de
las solicitudes hacia un
formato Excel a fin de
poder trabajar con la
informacin, otras vistas de
datos resumidas, como
cuadros estadsticos etc.

Para los efectos del caso

se puede filtrar por fecha
inicial y final y por estado
de la solicitud.
Gestion de AIR Consultas.-

El mdulo de Gestion de AIR,

cuenta con una opcin de
Consultas que permiten verificar
la trazabilidad de las diferentes
solicitudes del proceso de
Atencin de Informacin
Registral, estas son:

Consulta de Trazabilidad
Por Estados
Consulta Atenciones a
Ciudadanos
Consulta Expedientes por
Atender.

Consulta de Trazabilidad.-
Esta Opcin permite ver la
trazabilidad de la solicitud a
travs de todas las etapas del
proceso, consignando
informacin como por ejemplo:
la informacin bsica de la
solicitud, informacin de la
asignacin, informacin del
control de calidad, informacin
relacionada al despacho y las
no conformidades detectadas
dentro del proceso. Tambin
permite realizar diferentes
bsquedas, as como mostrar
los documentos solicitados y
emitidos por cada solicitud.
Consulta por Estados.- Esta
opcin permite extraer
informacin relacionada a las
diferentes solicitudes de los
ciudadanos, usando para tal
fin diferentes filtros por
estados, para finalmente el
resultado final exportarlo a un
formato de Access que
permitir modelar diferentes
formas de presentacin de
acuerdo al requerimiento del
usuario.

Consulta Atenciones a
Ciudadanos.- Esta opcin
permite visualizar a travs de
una consulta la informacin de
solicitudes usando como filtro
la fecha de inicio y fin en la
que pudiera ubicarse una
solicitud. En la parte inferior
se visualiza a modo de
resumen el resultado de la
consulta generada,
considerando la siguiente
clasificacin:

Ciudadano/Busq.
Ciudadano/Hist.
Ciudadano/Lect.

El resultado se puede
exportar a Access.
 Consulta Expedientes por
Atender.- Esta opcin
permite exportar el registro
de todas las solicitudes que
se encuentran en estado de
por atender generando un
archivo access que facilita
el modelamiento de reportes
diversos.

Gestion de AIR Produccin / Inventarios

Esta opcin permite realizar

seguimiento a la produccin
del rea y a los inventarios
de la misma, a travs de
dos herramientas
informticas preparadas
para tal fin, esta son:

Consulta de
Inventarios.
Produccin de
Analistas.
Consulta de Inventarios.-
Esta opcin permite a partir
de ingresar una fecha
inicial y una fecha final,
visualizar los inventarios
del proceso de atencin de
informacin Registral,
viendo una vista resumida,
tanto a nivel de la
recepcin, como de la
atencin, de las diferentes
solicitudes realizadas por
los ciudadanos y entidades
solicitantes, para los
efectos del caso se
muestra la informacin a
detalle, en resumen e
incluso la cantidad de
solicitudes, as como la
cantidad de ciudadanos
involucrados en la solicitud.

Produccin de Analistas.-
Esta opcin permite ver la
produccin de los analistas
del rea de informacin
registral, as como la del
personal de control de
calidad, mostrando un
resumen porcentual de
cada analista, teniendo
como tope el 100%

As mismo tambin permite

ver a nivel de detalle la
cantidad producida por
analista, considerando el
tipo de proceso, cantidad
de solicitudes y cantidad de
ciudadanos, as como el
porcentaje de cada uno de
estos tems.

Esta informacin es
exportable a formato Excel.
Indicadores de Gestion.-

Esta opcin permite hacer

una revisin de los
indicadores del proceso, los
mismos que permiten el
monitoreo del proceso en su
conjunto. Para los efectos del
caso se cuentan con 04
indicadores:

Producto no Conforme
Indicador de Plazos
Indicador de
Confiablidad
Atencin por Rangos
por Tipo de Caso.

Producto no Conforme.-
Esta opcin permite
administrar el producto no
conforme, identificando cada
caso en el sistema, a travs
del nmero de expediente.
Una vez ubicado el registro se
complementa la informacin
ingresando la informacin del
producto no conforme, que
permitir su identificacin
posterior dentro del sistema.

El sistema permite extraer a

formato access la informacin
resumida de las no
conformidades, gracias al
proceso de clasificacin que
se realiza a travs de esta
opcin, para su tratamiento
posterior.
 Indicador de Plazos.- Esta opcin
realiza una evaluacin de todas
las solicitudes comprendidas entre
dos fechas, evaluando si fueron
atendidas dentro del plazo. El
resultado final muestra el resumen
mes a mes de las solicitudes que
fueron atendidas dentro del plazo
y fuera del plazo. Mostrando un
indicador porcentual por mes del
porcentaje de solicitudes
atendidas dentro del plazo
estipulado.

Indicador de Confiabilidad.- Esta

opcin permite evaluar la
confiablidad del trabajo realizado
por los diferentes analistas del
rea de informacin registral,
encargados de realizar atender las
diferentes solicitudes de los
ciudadanos y entidades. El
sistema clasifica los errores en la
evaluacin de acuerdo a lo
siguiente:

Datos incorrectos
Fondo

Esta evaluacin se realiza a partir

de una fecha de inicio y fin, y el
resultado se presenta por analista
y a nivel grupal, mostrando el
resultado a nivel cuantitativo y
porcentual, tambin se muestra
una grfica de Pareto de la
evaluacin realizada.

Se muestra adicionalmente tres opciones de detalle que muestran la informacin relacionada a:

Errores detectados en control de calidad, Errores detectados PNC control de calidad y errores
detectados PNC (trabajar directo)

Rangos de Atencin por Tipo de

Caso.- Esta opcin permite a partir
de una fecha inicial y final, evaluar
los rangos en los que se han
procesado las diferentes solicitudes
cuya atencin se realiz entre la
fecha inicial y final ingresada en la
consulta.

De esta manera se puede tener una

visin global del rendimiento
obtenido en la atencin de las
solicitudes en el rea de Informacin
Registral.