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GNESIS DE LOS ARCHIVOS

ARCHIVO: Es la organizacin metdica y apropiada de los documentos para su manejo,


registro, conservacin, restauracin consulta y control.

1. Si examinamos a groso modo la Biblia, encontramos que desde el principio hasta el fin
estamos hablando de ARCHIVOS.

a. En el Gnesis con el Arca de No.


b. En el xodo con: El Arca de la Alianza, donde el pueblo hebreo guardaba celosamente
las Tablas de la Ley. El Arca con el tiempo fue sustituida por el Templo de Jerusaln.
c. Hasta el Apocalipsis o Revelacin con: El libro de los Siete Sellos o el Libro de los Dos
Testamentos, que estar cerrado hasta cuando se abra el templo de Dios en el cielo y
sea visto su testamento (o su archivo)

2. Si hacemos un breve recorrido por los pueblos de la antigedad, vemos:

a. Los egipcios nos dan testimonio de sus archivos: En los templos haba columnas
recubiertas de inscripciones para consulta de sus sacerdotes.
b. En la China y en la India las leyes sagradas eran custodiadas en los templos, por los
sacerdotes.
c. Los griegos y los romanos guardaban sus testamentos y documentos en mrmol, en
bronce gravado y en madera.

La expresin del pensamiento, desde la antigedad hasta nuestros das, ha sido grabada con
piedra, mrmol, arcilla, pizarra, metal, madera, plantas y pieles y desde hace casi mil aos se
escribe sobre el papel.

3. Durante el siglo XII y hasta comienzos del presente, todo ha sido un lento peregrinar en el
rea de los archivos. Hagamos un breve recuento de algunos hechos sobresalientes, a
travs de los siglos:

a. Siglo XII: Calificado como el siglo de oro de las falsificaciones hispanas. Hechas
generalmente, para legitimar pretensiones territoriales, seoriales o cannicas.
b. Siglo XIII: Los monjes continan vigilando, conservando, recopilando y cuidando los
documentos, para que los hechos perduren.
c. Siglo XIV: Nombramiento de Pedro Paseya para el Archivo Real Aragons por Pedro IV,
el Ceremonioso.
d. Siglo XVI: Los monarcas empiezan a comprender la necesidad del archivo, como
patrimonio histrico y cultural. Jernimo de Zurita, uno de los primeros historiadores de
esa poca, trata de apoyar sus escritos en fuentes documentales (Archivo de la Corona
de Aragn)
e. Siglo XVII: Se caracteriza por el desgreo generalizado de los archivos, lo que ocasiona
el extravo de muchos documentos.
f. Siglo XVIII: Se inician viajes para conocer a fondo el problema de los archivos, como los
viajes eruditos de Santiago Agustn Riol y Ascensio de Morales, por los archivos de

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Espaa; y los trabajos incansables de don Juan Bautista Muoz, llamado el Padre del
Archivo de Indias.
g. A fines del siglo actual, los avances tecnolgicos han propiciado el inters en el archivo
como fuente primaria de informacin; y no solo eso, sino que han creado las condiciones
para que la disciplina histrica se convierta en conocimiento cientfico.

4. Objetivos que debe perseguir el archivo:

a. Archivar, localizar, y consultar en forma rpida, fcil, y segura.


b. Conservar las fuentes histricas haciendo la seleccin con base en normas bien
estudiadas y cumpliendo la legislacin pertinente para llevar a cabo una poltica
racional de eliminacin.
c. Unificar los criterios en cuanto a registro, manejo, conservacin, restauracin, consulta
y control de los documentos.
d. Acelerar su guarda, controlar su atencin y disponer de ellos inmediatamente para la
consulta.
e. Centralizar o descentralizar la correspondencia, de acuerdo con su carcter general o
particular; y estandarizar los sistemas y procedimientos, coordinando el
funcionamiento del archivo con el de la correspondencia.
f. Entrenar y actualizar al personal dedicado a estas labores, para que funcione
tcnicamente y perduren los sistemas implantados.
g. Registrar datos tiles y depurados para que sirvan a los ejecutivos en la toma de
decisiones.
h. Evitar repeticiones innecesarias y, de esta manera, disminuir la duplicidad del trabajo y
su costo, economizar espacio y lograr un acondicionamiento tcnico del local.

5. Finalidad del Archivo

Los archivos estn llamados a ser:

a. Centros activos y dinmicos de informacin: Porque conservan el patrimonio histrico de


la empresa.
d. Centros vitales de estudio e investigaciones: Por ser una fuente primaria. Aunque exista
informacin editada, el archivo sigue siendo el depsito de los documentos originales.
e. Centros de desarrollo de la empresa y del pas: Aportan su eficaz ayuda a la gestin
administrativa; y su aporte en los mbitos: Social, econmico, educativo, cultural, religioso
y poltico, para el desarrollo del pas no se hace esperar.

6. Funciones de los archivos

a. Ser memoria corporativa: La memoria de la empresa no debe depender de la memoria


fugaz de los empleados.
b. Soportar la toma de decisiones: Una buena decisin siempre depende de una buena
informacin. Por ello, las decisiones basadas en polticas y procedimientos definidos
requieren de informacin registrada en documentos.
c. Proveer soporte para posibles reclamaciones: En los archivos se encuentra la informacin
que se requiere para defender los intereses de la entidad ante eventuales reclamaciones.
d. Contribuir a la eficiencia de la empresa: La informacin que se administra en los archivos
permite evaluar alternativas.
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e. Cumplir con los requisitos legales y normativos: Las entidades deben cumplir con
regulaciones estrictas emanadas del Estado en cuanto a la retencin de documentos. El
no cumplimiento de las normas puede acarrear sanciones econmicas.
f. Preservar la historia de la empresa: Los documentos registran informacin del pasado
para el futuro. La prdida de documentos altera la realidad, porque se tendra que partir de
su puestos.

7. Cualidades de los archivos

a. Econmicos: deben servir a las necesidades de la empresa


b. Simples: La identificacin de su contenido debe ser lo ms sencilla posible
c. Funcionales: deben permitir efectuar con rapidez las operaciones de archivar y consultar
d. Exactos: deben reducir al mximo las posibilidades de archivar documentos
equivocadamente
e. Tcnicos: deben dejar el menor nmero de casos dudosos a decisin del encargado, por
lo tanto, no deben depender de la memoria de quien archive.

8. Clases de archivos

Se han clasificado de acuerdo con su estructura y su uso:

a. Por su organizacin:

Archivo centraliza con control centralizado: archivo nico donde se maneja una sola
dependencia destinado al archivo, maneja y controla toda la documentacin

Usos:

Para toda la documentacin de la pequea empresa.


Para la consulta de la grande y mediana empresa.

Un archivo centralizado tiene entre otras las siguientes ventajas:

Cuenta con personal especializado


Puede controlar la duplicidad de documentos.
Economiza tiempo y espacio.
Racionaliza la adquisicin de materiales y equipos.
La responsabilidad se encuentra igualmente centralizada.
Facilita la unificacin del sistema de archivo.

Desventajas

Una de las mayores dificultadas de este sistema radica en la prdida de tiempo que
ocasiona la consulta de la informacin por parte de las dependencias , porque en
muchos casos es necesario desplazarse al archivo central a recoger y dejar
informacin, en calidad de prstamo , por ser informacin activa .Se puede incurrir en
el riesgo de fijar demasiado control para el prstamo de documentos .Requiere

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adems de personal tcnicamente calificado para el manejo del control de los
procesos de correspondencia y archivo.

Archivo Central

DEPTO A
DEPTO A DEPTO C

COORDINACION
Encargado de
JEFE JEFE JEFE los archivos

Archivo descentralizado por dependencias o departamentos: se maneja por


dependencias y departamentos y es el que funciona repartido por las diferentes
dependencias de una institucin. Este archivo se lleva en cada dependencia de forma
autnoma y la responsabilidad recae sobre el jefe de cada oficina.

Usos:

En las grandes empresas:

Para archivos tcnicos, de personal, confidenciales etc.


Para las oficinas que funcionan en diferentes locales o regiones, etc.

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Archivo descentralizado con control central: Es una combinacin de los dos sistemas
anteriores .El trmite de la documentacin est centralizada .All reposa la totalidad de
la informacin , la diferencia radica en que cada dependencia conserva nicamente
las copias de la correspondencia despachada , las cuales se podran destruir
anualmente en su mayora por encontrar s en el archivo central .Para efectos de
facilitar la consulta puede guardarse mximo por un ao ms alguna informacin que ,
segn la experiencia ,es consultada significativamente.

b. Por su uso:

Archivo de Gestin: Se caracteriza por que la informacin que se conserva es


consultada permanentemente .Para el caso de los archivos de gestin se puede estar
hablando de la informacin del ao de la vigencia anterior , cuando an se encuentra
en trmite .Los documentos aqu archivados temporalmente , servirn de fuente para
los archivos semiactivo y permanentemente .El archivo activo se denomina tambin
corriente, vigente o de gestin .En este archivo se conserva el ciento por ciento de la
informacin, la cual deber ser evaluada anualmente para los traslados al archivo
semiactivo.

Archivo Central: Se debe tambin intermedio o central .Es el constituido por


documentos que ya cumplieron su trmite pero que por razones legales, fiscales o
administrativos an siguen vigentes y son consultadas con menor frecuencia .El
porcentaje de informacin que conserva es de ms o menos un sesenta por ciento su
fuente es el archivo activo .Al igual que en el activo se deben realizar evaluaciones
peridicas de esta informacin para decidir su conservacin permanente o
eliminacin.

Archivo Histrico: Contiene la informacin vital para la compaa y la que va


conformando su archivo se le denomina tambin errneamente archivo inactivo,
porque el ndice de consulta es muy bajo. Conserva adems informacin que puede
ser til para la ciencia, la historia o la cultura de un pas .Representa generalmente el
10% de la documentacin de la empresa Recibe informacin del archivo semiactivo o
directamente el del activo o de gestin.

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