REGISTRO DE RIESGOS

Para el anlisis de los riesgos se tendr que establecer un registro de identificacin de riesgos el cual nos
permitir hacer un inventario de los mismos.

EJEMPLO DE FORMATO DE IDENTIFICACION DE RIESGOS

Registro de Identificacin de Riesgos

Entidad:
Fecha:
Proceso:

Causas
Efectos/
Sub- Objetivos del Tipo de (factores
Riesgo consecuencias
proceso Sub-proceso riesgos internos y
externos)

Entender la importancia del manejo del riesgo implica conocer con ms detalle los siguientes detalles.

Proceso: Nombre del proceso principal.

Subproceso: Incluyen aquellos subprocesos que se desprenden del proceso principal, pueden ser
considerados de acuerdo con las etapas del proceso principal.
Objetivos del Subproceso: Se debe transcribir el objetivo que se ha definido para el subproceso para
el cual se le est identificando los riesgos.
Riesgo: Nombre del riesgo.
Causas (factores internos o externos): Son los medios, las circunstancias y agentes generadores de
riesgo. Los agentes generadores entendidos como todos los sujetos u objetos que tienen la capacidad de
originar un riesgo; se pueden clasificar en cuatro categoras: personas, materiales, instalaciones y
entorno.
Efectos (consecuencias): Constituyen las consecuencias de la ocurrencia del riesgo sobre los objetivos
de la entidad; generalmente se dan sobre las personas o los bienes materiales o no materiales con
incidencias importantes como: daos fsicos y fallecimiento, sanciones, perdidas econmicas, de
informacin, de bienes, de imagen de credibilidad y de confianza, interrupcin del servicio y dao
ambiental.

VALORACION DE RIESGOS

La valoracin de los riesgos permite a una entidad clasificar y valorar los eventos potenciales que impactan
en la consecucin de los objetivos. La comisin encargada evaluara los acontecimientos desde dos
perspectivas (probabilidad e impacto) y usando una combinacin de mtodos cualitativos y cuantitativos.

La valoracin de los riesgos se efectuara con base en la informacin obtenida en el registro de riesgos,
elaborado en el tiempo de identificacin, con el fin de obtener informacin para determinar el nivel de
riesgo y las acciones que se van a implementar.

Probabilidad: La probabilidad de ocurrencia del riesgo; esta puede ser medida con criterios de
frecuencia o teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar
el riesgo, aunque este no se haya materializado.
Impacto: Las consecuencias que puede ocasionar a la organizacin la materializacin del riesgo.

A continuacin se presentan las escalas que pueden implementarse para analizar los riesgos.
 ANALISIS CUALITATIVO
Constituye la utilizacin de escalas descriptivas para demostrar la magnitud de consecuencias
potenciales y su posibilidad de ocurrencia. Estas escalas se pueden modificar o ajustar a las
circunstancia. Estas escalas se pueden modificar o ajustar a las circunstancias de las necesidades
de cada organizacin.
Las escalas a utilizar estarn en razn de la evaluacin de la probabilidad e impacto de los riesgos.
La evaluacin de probabilidad de los riesgos investiga la probabilidad de ocurrencia de cada riesgo
especfico. La evaluacin del impacto de los riesgos investiga el posible efecto sobre los objetivos;
como tiempo, costo, alcance o calidad.
Para cada riesgo identificado se evalan los niveles de probabilidad e impacto. Los riesgos pueden
ser evaluados en entrevistas o reuniones con participantes seleccionados por su familiaridad con
las categoras de riesgo.
En la escala de medida cualitativa de PROBABILIDAD se debern establecer las categoras a utilizar
y la descripcin d cada una de ellas con el fin de cada persona que aplique la escala mida a travs
de ella los mismos tems.

EJEMPLO DE ESCALA CUALITATIVA DE PROBABILIDAD

Ejemplo de escala cualitativa de probabilidad

CATEGORIA Definicin.
Es muy frecuente la materializacin del riesgo o se presume que llegara a
PROBABLE
maternizarse.
Es frecuente la materializacin del riesgo o se presume que posiblemente se
POSIBLE
materializar.
Es poco frecuente la materializacin del riesgo o se presume que no llegara a
IMPROBABLE
materializarse.
Este mismo diseo puede aplicarse para la escala de medida cualitativa de IMPACTO, estableciendo las
categoras y la descripcin, tal como se muestra a continuacin.

ESCALA DE MEDIDA CUALITATIVA DEL IMPACTO

CATEGORIA DEFINICION

Desastroso Si el hecho llegara a preservarse, tendr alto impacto o efecto sobre la entidad.

Moderado Si el hecho llegara presentarse, tendr medio impacto o efecto en la entidad.

Leve Si el hecho llegara a preservarse, tendr bajo impacto o efecto en la entidad.

Los equipos de trabajo, en coordinacin con los encargados de la implementacin, pueden construir su
propia escala de acuerdo con la naturaleza de entidad.

ANALISIS CUANTITATIVO
Representa los valores numricos para la elaboracin de tablas de registros de riesgos; la calidad
del anlisis depende de lo precisas y completas que estn las cifras utilizadas en la cual la
probabilidad y el impacto son expresadas y las formas por las cuales ellos se combinan para
proveer el nivel de riesgo puede variar de acuerdo al tipo de riesgo.
EJEMPLO DE ESCALAS CUANTITATIVAS DE PROBABILIDAD E IMPACTO

Probabilidad de ocurrencia Nivel

0-25 Improbable
26-70 Posible

71-100 Probable

Impacto Nivel

0-25 Leve
26-70 Moderado

71-100 Desastroso
Al igual que en el caso de las escalas cualitativas, el diseo de las escalas cuantitativas deber
contar con la participacin de las personas encargadas de los procesos y con el grupo encargado de
liderar la administracin de riesgos.

MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO.

Los riesgos pueden ser priorizados para un anlisis cuantitativo posterior y para las respuestas
posteriores basndose en su calificacin. Las calificaciones asignadas a los riesgos basndose en la
probabilidad y el impacto evaluados. La evaluacin de la importancia de cada riesgo y, por
consecuente, de su prioridad generalmente se realiza usando una tabla de bsqueda o una matriz
de probabilidad e impacto. Dicha matriz riesgos como aceptable, tolerable, moderado, importante e
inaceptable. Pueden utilizar trminos descriptivos o valores numricos, dependiendo de la
preferencia de la entidad.
La entidad deber determinar que combinaciones de probabilidad e impacto utilizara en la
determinacin de sus riesgos.

EJEMPLO DE MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO

MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO

IMPACTO

1 2 3

Leve Moderado Desastroso

3 6 9
Probable 3
PROBABILIDAD

Riesgo moderado Riesgo importante Riesgo inaceptable

2 4 6
Posible 2
Riesgo tolerable Riesgo moderado Riesgo importante
1 2 3
improbable 1
Riesgo aceptable Riesgo tolerable Riesgo moderado
 CASO PRCTICO DE EVALUACION DE RIESGOS
A continuacin se presentara la identificacin, valorizacin y respuesta a los riesgos del proceso de
adquisicin y contratacin de bienes y servicios en una entidad del Sector Publico.
PRIMER PASO
Del proceso Adquisiciones y Contrataciones de Bienes y Servicios se identificaron varios subprocesos
que lo conformaban, de los cuales se seleccionaron dos:
Requerimiento de bienes y servicios incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones.
Requerimiento de bienes y servicios no programados en el Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones.
SEGUNDO PASO
Se identificaron las gerencias o unidades orgnicas que estaban involucradas en los subprocesos; entre
estas:
reas usuarias
Gerencia de Administracin y Finanzas
Departamento de Logstica
Oficina de planeamiento y Desarrollo
Comit Especial
Oficina de Asesora Jurdica
Gerencia General
TERCER PASO
Se efectuaron reuniones con las gerencias involucradas y se plantearon, a travs de una tormenta de
ideas, los principales riesgos que estaran involucrados en los subprocesos seleccionados. Para ello se
determinaron que objetivos especficos deberan cumplir cada subproceso y que causas podran
originar riesgos.
Como resultado de las reuniones desarrolladas se elabor el Registro de Riesgos respectivo.
CUARTO PASO
Identificados los riesgos de los subprocesos, se procedi a realizar conjuntamente con las gerencias
involucradas la valorizacin respectiva de los riesgos tomando en cuenta las escalas de probabilidad e
impacto establecidas en el presente documento.
QUINTO PASO
Habiendo valorado los riesgos, se procedi a establecer las posibles respuestas y actividades de control
que se debern tomar para la minimizacin del riesgo, obteniendo finalmente el riesgo residual que la
entidad deber asumir.
Finalmente se elabor la Matriz de Riesgos que inclua la valoracin, respuestas y actividad de control
a implementar.
 CUADRO REGISTRO DE RIESGOS

PROCESO DE ADQUISICIN Y CONTRATACIN DE BIENES Y SERVICIOS

SUB- OBJETIVO DEL TIPO DE

RIESGO CAUSAS (FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS) EFECTOS
PROCESO PROCESO RIESGO

Personal de rea usuaria no detalla

Requerimiento de bienes y especificaciones tcnicas. Adquisiciones de bienes y servicios
servicios contienen Riesgos Interpretacin errnea de especificaciones innecesarios.
R1
especificaciones tcnicas Operativos tcnicas por parte del personal. Adquisiciones y servicios
errneas o insuficientes Llenado errneo de la informacin en el sobreevaluados.
sistema.

Desabastecimiento de bienes y
Generacin de Personal que desconoce la proyeccin de
Riesgo servicios, ocasionado por realizar
Requerimie R2 requerimientos mal necesidades de su rea
Operativo varios requerimientos que llevaran a
nto de Garantizar la planificados Personal no capacitado
fraccionamientos
bienes y adquisicin de
servicios bienes y
Incorrecta manipulacin del sistema por los
incluidos en servicios de
Informacin mal ingresada Riesgo usuarios Perdida de informacin
el Plan acuerdo con R3
al sistema informativo Operativo Modificaciones de la informacin en el Prdida de tiempo
Anual de las
sistema por usuarios no autorizados
Adquisicion especificacion
es y es tcnicas Proveedores de bienes y servicios
Adjudicaciones con precios
Contratacio y/o trminos determinan el valor referencial no acorde
sobrevaluados o bienes y servicios
nes. de referencia Riesgo a la realidad del mercado
R4 Cotizaciones sobrevaluadas adquiridos con precios inferiores
Financiero Personal involucrado en favorecer a un
obteniendo productos de calidad
postor o proveedor especifico
Perjuicio econmico para la entidad
No se efectan las cotizaciones necesarias
Adquisicin de bienes y servicios
Riesgo Personal involucrado en favorecer a un
sobrevaluados
Operativo postor o proveedor especifico
Bases para adquisiciones Adquisicin de bienes y servicios de
R5 y Riesgo de Personal cuenta con limitaciones tcnicas
mal elaboradas mala calidad
Cumplimie profesionales
Proceso de seleccin deficientes
nto Personal no capacitado
ocasionando perjuicio a la entidad
 Calendario de actividades Adquisicin de bienes y servicios
para los procesos de Riesgo de sobrevaluados
Ente rector CONSUCODE determina
seleccin con tiempos cumplimie Adquisicin de bienes y servicios de
R6 mediante la normatividad los plazos para
prolongados determinando nto Riesgo mala calidad
los procesos de seleccin
por la Ley de Contrataciones externo Procesos de seleccin deficientes
y Adquisiciones del Estado ocasionando perjuicio a la entidad
Requerimientos de bienes y Personal del rea usuaria no identifica
servicios contienen Riesgo necesidades reales Adquisicin de bienes y servicio de
R7
especificaciones tcnicas Operativo Personal involucrado en favorecer a un poca utilidad
errneas o insuficientes postor o proveedor especifico
Adquirir a precios no acordes con el
mercado
Incorrecta estimacin de costos de parte
Bienes y Servicios con Riesgo Requerimientos de bienes y servicios
R8 del personal
mayor costo Operativo con precios elevados
No se efectan las cotizaciones necesarias
Solicitar disponibilidad presupuestal
innecesaria
Incumplimiento a la ejecucin
Retrasos de entes Riesgo presupuestal
superiores de control en la Financiero No se concreta a la modificacin
R9 Normativa legal
atencin a requerimientos Riesgo presupuestal
presupuestales Externo Retraso en la adquisicin de bienes
importantes
 CUADRO MATRIZ DE RIESGOS

Evaluacin del Riesgo

Respuesta al Riesgo Riesgo Responsa
Riesgo probabilidad Impacto Nivel de riesgo
Residual ble
Nivel Valor Nivel Valor Nivel Valor Rpta Actividades Controles Necesarios
Establecer
lineamientos GG o GAF revisan y aprueban requerimientos
Requerimientos de
que permiten Comit-especial elabora bases de acuerdo a
bienes y servicios
la revisin de las especificaciones tcnicas Departame
contienen Desastroso
R1 Posible 2 3 Importante 6 Reducir las Logstica revisa y da V.B a las bases Moderado nto de
especificaciones
especificacione Asesora Legal coloca V.B a las bases. Logstica
tcnicas errneas o
s tcnicas de GG o GAF aprueba las bases
insuficientes
los bienes y Cotizacin efectuada por logstica
servicios
Efectuar
Oficina de
Generacin de capacitacin de Desarrollo de capacitaciones peridicas
Planeamien
R2 requerimientos mal Probable 3 Moderado 2 importante 6 Reducir personal sobre Desarrollo analtico de adquisiciones de Moderado
to y
planificados temas de periodos anteriores
Desarrollo
planificacin
Informacin mal
rea
R3 ingresada al sistema Improbable 1 Moderado 2 Tolerable 2 Aceptar Tolerable
usuaria
informtico
Establecer Asistente de compras de bienes o servicios
como poltica realiza cotizacin
Departame
Cotizaciones de compras la Realiza 2 cotizaciones como mnimo para
R4 Posible 2 Moderado 2 Moderado 4 Reducir Tolerable nto de
sobrevaluadas realizacin de una adquisicin
Logstica
2 cotizaciones Registrar y archivar 2 cotizaciones como
como mnimo mnimo para una adquisicin
Comit especial elabora bases de acuerdo
bases de acuerdo a las especificaciones
Bases para tcnicas
Comit
R5 adquisiciones mal Posible 2 Desastroso 3 importante 6 Reducir Logstica revisa y da V.B. a las bases Tolerable
Especial
elaboradas GG o GAF aprueba las bases
La elaboracin de bases estar de acuerdo a
la normativa legal vigente
Calendario de Probable Asesora
R6 3 moderado 2 Importante 6 Aceptar Importante
actividades para los Jurdica
 procesos de seleccin
con tiempos
prolongados
determinado por la ley
de contrataciones del
Estado
Establecer
Requerimientos de
lineamientos
bienes y servicios
que permitan
contienen GG o GAF revisa y aprueba requerimientos
la revisin de Departame
especificaciones Solicitar documentacin sustentadora que
R7 Posible 2 Desastroso 3 Importante 6 Reducir las Moderado nto de
tcnicas errneas o evidencie la necesidad de los
especificacione Logstica
insuficientes requerimientos
s tcnicas de
Nota: diferenciar con
los bienes y
R1
servicios
Establecer
como poltica
la sustentacin
de la
rea usuaria presenta sustento de
estimacin de Departame
Bienes y servicios con estimacin de precios o cotizacin
R8 Posible 2 Moderado 2 Moderado 4 Reducir precios por Tolerable nto de
mayor costo Registrar y archivar 2 cotizaciones como
parte del rea Logstica
mnimo para una adquisicin
que requiere
los bienes y
servicios no
programados
Retrasos de entes
Oficina de
superiores de control
Planeamien
R9 en la atencin a Improbable 1 Moderado 2 tolerable 2 Aceptar Tolerable
to y
requerimientos
Desarrollo
presupuestales
 Mapa de Situacin de riesgo residual

Probabilidad

Probable 3
R6 R2

R2 R7 R5 R1
Posible 2
R8 R4
R7 R5 R1
Improbable 1 R8 R3 R4
R9
1 2 3
Impacto
Leve Moderado Catastrfico