MANUAL

DE

PROCEDIMIENTOS
COORDINACIN DE

COMUNICACIN SOCIAL
ELABOR REVIS AUTORIZ

C. Juan Carlos Campos Prez Ing. Israel Ortiz Arroyo Lic. Neptal Moiss Gutirrez Jurez
Coordinador de Secretario del H. Ayuntamiento Presidente Municipal Constitucional
Comunicacin Social
 Fecha de Elaboracin:
Documento: Manual de Procedimientos 6 / FEBRERO / 2017
Fecha de Aprobacin
Dependencia: Coordinacin de Comunicacin Social
27 / FEBRERO / 2017
Pginas:
Tema INDICE 1 de 12

NO. DE
CONTENIDO
PAGINA
I. INTRODUCCIN 2
II. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECIFICOS 3
III. ALCANCES GENERALES 4
IV. PROCEDIMIENTOS 5
IV.I Monitoreo de Televisin, Radio y Peridicos 5
IV.II Elaboracin de Boletn de Prensa 6
IV.III. Elaboracin de Sntesis Informativa 7
IV.IV. Cobertura de Actos o Eventos 8
IV.V. Recepcin, elaboracin y publicacin de Anuncios 9
V. GLOSARIO 10
VI. HOJA DE PARTICIPACION 12

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 Fecha de Elaboracin:
Documento: Manual de Procedimientos 6 / FEBRERO / 2017
Fecha de Aprobacin
Dependencia: Coordinacin de Comunicacin Social
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Tema I. INTRODUCCIN
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Introduccin
La Coordinacin Social es un rea administrativa creada con el fin de
Difundir las acciones del H. Ayuntamiento de Calpulalpan Tlaxcala,
motivo por el cual est asignada al rea de Presidencia Municipal,
coordinada con Secretara Particular para una mejor comunicacin
entre dependencias.

El presente Manual de Procedimientos, es el complemento del

Manual de Organizacin toda vez que describen procedimientos
operativos y administrativos de manera secuencial, relacionados con la
actividad comunicativa que impacta en el H. Ayuntamiento de
Calpulalpan Tlaxcala.

La consulta de este documento permite identificar las rutinas de trabajo

ms comunes que se deben ejecutar, por lo que es recomendable
actualizar este documento.

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Documento: Manual de Procedimientos 6 / FEBRERO / 2017
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Tema II. Objetivos General y Especficos
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Objetivo General

Difundir las acciones y acontecimientos ms relevantes de la

Administracin de Calpulalpan Tlaxcala de forma clara, veraz y objetiva
a travs de los medios de comunicacin, haciendo uso de
procedimientos adecuados para cumplir ste fin.

Objetivos Especficos

1.- Cubrir todos los eventos en los que el H. Ayuntamiento sea

partcipe, enfatizando la imagen del Presidente Municipal.

2.- Redactar los boletines de prensa y reportajes en los que se difundan

las acciones de la administracin municipal, que se ejecutan a travs de
las actividades de las dependencias municipales.

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Pginas:
Tema III. Alcances Generales
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Alcance General del Manual de Procedimientos

Este documento operativo ser aplicable al rea de Comunicacin

Social, teniendo relacin estrecha con la oficina del Presidente
Municipal y en segundo lugar con Secretara Particular en cuanto a los
procedimientos especficos.

El Alcance del manual hace referencia a funcionarios, medios de

comunicacin y ciudadanos, en interaccin, ya sea entre funcionarios,
entre funcionarios y ciudadanos o entre funcionarios y medios de
comunicacin.

El Coordinador de Comunicacin Social y el Secretario Particular se

coordinarn a efecto de programar las actividades del da siguiendo lo
acordado en la agenda del Presidente Municipal.

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IV. Procedimientos Pginas:
Tema
IV.I Monitoreo de Televisin, Radio y Peridicos 5 de 12

Monitoreo de Televisin, Radio y Peridicos

Objetivo: Que los funcionarios pblicos estn informados de las ltimas
noticias del municipio generadas por los medios de comunicacin.
Alcance: Todas las reas administrativas del H. Ayuntamiento.

rea
Paso
Administrativa Descripcin del Procedimiento
No.
Responsable
Coordina, supervisa e indica los medios que se
Coordinador de
1 monitorean y solicita un resumen de los que sean de
Comunicacin Social
inters para el Ayuntamiento.
Se procede a la grabacin de noticieros de radio y
Auxiliar Administrativo 2 televisin identificando las notas de inters para el
Ayuntamiento.
Se adquieren mediante acuerdo o contrato los medios
3 impresos da con da y se procede a identificar las notas
relacionadas al Ayuntamiento.
Se realiza un reporte o sntesis del monitoreo para que
4
el Coordinador la analice.
Coordinador de Analiza el resumen del monitoreo y clasifica de
5
Comunicacin Social acuerdo al orden de importancia.
6 Reporta al Presidente Municipal.

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IV. Procedimientos Pginas:
Tema
IV.II Elaboracin de Boletn de Prensa 6 de 12

Elaboracin de Boletn de Prensa

Objetivo: Difundir las actividades del Gobierno Municipal mediante
boletines de prensa que se les hace llegar a los medios de comunicacin.
Alcance: reas administrativas y medios de comunicacin.

rea
Paso
Administrativa Descripcin del Procedimiento
No.
Responsable
Mediante oficio se solicita la cobertura informativa,
Secretara Particular 1
fotogrfica o flmica de un acto o evento institucional.
Coordinador de Recibe la peticin, designa e instruye cubrir el acto o
2
Comunicacin Social evento determinado.
Se da cobertura al acto o evento y se procede a recabar
Auxiliar Administrativo 3
la informacin para elaborar el boletn de prensa.
Se elabora el boletn de prensa insertando imgenes y
4
se canaliza al Coordinador para su revisin.
Coordinador de Revisa el boletn de prensa previo, lo corrige o
5
Comunicacin Social complementa y lo autoriza.
Se enva a los medios y se informa a los funcionarios el
6
impacto del boletn en los medios de comunicacin.

6
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IV. Procedimientos Pginas:
Tema
IV.III Elaboracin de Sntesis Informativa 7 de 12

Elaboracin de Sntesis Informativa

Objetivo: Informar diariamente a los funcionarios pblicos acerca de los
acontecimientos que se publiquen en los medios de comunicacin.
Alcance: Todas las dependencias municipales.

rea
Paso
Administrativa Descripcin del Procedimiento
No.
Responsable
Establece acciones para facilitar la informacin a los
Coordinador de
1 funcionarios sobre el desempeo institucional
Comunicacin Social
publicado en los medios de comunicacin.
Se recaban peridicos y revistas para identificar,
Auxiliar Administrativo 2
recortar e integrar la informacin.
Se revisa la informacin publicada en medios digitales
3
y se integra al compilado de informacin.
Se corrige ortografa y sintaxis as como el estilo
4
editorial de la coordinacin de forma electrnica.
Coordinador de Revisa por ltima vez la sntesis informativa y la
5
Comunicacin Social aprueba para su distribucin interna.
Se elaboran duplicados de la sntesis informativa y se
Auxiliar Administrativo 6
hace entrega a mandos directivos.

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Dependencia: Coordinacin de Comunicacin Social
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IV. Procedimientos Pginas:
Tema
IV.IV Cobertura de Actos o Eventos 8 de 12

Cobertura de Actos o Eventos

Objetivo: Trasladar al personal de la Coordinacin de Comunicacin Social
al lugar donde se lleva a cabo el evento y poderlo cubrir satisfactoriamente.
Alcance: reas administrativas involucradas y medios de comunicacin.

rea
Paso
Administrativa Descripcin del Procedimiento
No.
Responsable
Coordinador de Recibe la informacin del o los eventos a cubrir e
1
Comunicacin Social instruye al personal que habr de encargarse.
Selecciona los instrumentos a utilizar de acuerdo a la
Auxiliar Administrativo 2
naturaleza del evento.
Se coordina con personal de transporte para
3
determinar la ruta y tiempos estimados de arribo.
Una vez en el lugar del evento se busca la mejor
4
ubicacin posible para cubrir el evento.
Se graba video y audio, se buscan entrevistas
5
relevantes y se custodia la informacin recabada.
6 Se elabora un reporte del evento cubierto.

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IV. Procedimientos Pginas:
Tema IV.V Recepcin, Elaboracin y Publicacin de 9 de 12
Anuncios

Recepcin, Elaboracin y Publicacin de

Anuncios
Objetivo: Informar acciones del gobierno municipal que impliquen
beneficio para la ciudadana calpulalpense.
Alcance: Dependencias Municipales, medios de comunicacin y ciudadana
en general.

rea
Paso
Administrativa Descripcin del Procedimiento
No.
Responsable
Coordinador de Recibe oficios de peticin de publicaciones de las
1
Comunicacin Social dependencias e instruye.
Auxiliar Administrativo 2 Recibe instruccin y procede al diseo de un borrador.
Se muestra el borrador del diseo solicitado al rea
3
correspondiente.
Una vez que se aprueba el diseo se elabora una orden
4
de insercin para aprobacin del Coordinador.
Coordinador de
5 Da su visto bueno y ordena la insercin.
Comunicacin Social
Se guarda un juego del anuncio insertado en los medios
Auxiliar Administrativo 6
y se genera un expediente.

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Tema V. Glosario
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GLOSARIO

Agenda.- Documento privado en el que se plasman los compromisos del

Presidente Municipal a los que deber asistir.

rea.- Unidad de trabajo que se hace responsable de un proceso de una fase de

proceso.

Atribuciones.- Son facultades otorgadas al funcionario pblico por disposicin

de una ley o un mandato de una autoridad.

Autoridad.- Es el derecho de una persona a exigir de otra que cumpla con ciertos
deberes. Este derecho es representado en los modelos de estructuras
organizacionales formales.

Boletn.- Documento que la Coordinacin de Comunicacin Social redacta y

distribuye entre los distintos medios de comunicacin.

Canalizacin.- consiste en transferir la solicitud hecha al rea que podr dar

solucin al problema planteado en el requerimiento.

Direccin.- Unidad directiva, la cual va en la parte superior dentro de un

ordenamiento de las unidades en una estructura administrativa.

Manual de Procedimientos.- Documento que explica a detalle cada

procedimiento realizado por la unidad administrativa.

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Tema V. Glosario
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Monitoreo.- Significa mantener bajo observacin un medio de comunicacin, as

como grabar y transcribir contenidos identificados de inters.

Orden de Insercin.- Documento con fuerza de contratacin por el cual una

agencia o anunciante ordena al medio la difusin de un producto.

Procedimiento.- Es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que

realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las
mismas circunstancias.

Responsable.- Es la persona encargada y facultada para ejecutar las acciones y

procedimientos previstos en el Manual de Procedimientos o en su caso de dar
atencin a usuarios.

Sntesis.- Composicin de un conjunto a partir de sus elementos separados luego

de un proceso de anlisis.

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Fecha de Aprobacin
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Pginas:
Tema VI. Hoja de Participacin
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La elaboracin del presente Manual de Procedimientos estuvo a cargo del

Coordinador de Comunicacin Social C. Juan Carlos Campos Prez.

ELABOR REVIS AUTORIZ

C. Juan Carlos Campos Ing. Israel Ortiz Arroyo Lic. Neptal Moiss Gutirrez Jurez
Prez Secretario del H. Ayuntamiento Presidente Municipal Constitucional
Coord. Comunicacin
Social

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