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COMENTARIOS AL ELEMENTO 15: Fecha:01/03/00
ARCHIVO DE REGISTROS (EJEMPLO) Pgina 1 de 1

An cuando la Lista de Elemento Vlidos del SGMA del Manual (Elemento 0) no

contempla el elemento 15, ste ha sido incluido adicionalmente en esta publicacin
de forma intencionada con la finalidad de poder presentar en el mismo algunos de
los ejemplos de los registros que proponemos a lo largo del Manual.

Si la norma exige determinar una sistemtica especfica para el archivo de los

diferentes documentos del SGMA de modo que stos estn siempre localizables y
accesibles, el Manual IHOBE ISO-14001 desarrolla una pieza clave para dicho
control documental: la Lista de Registros del SGMA.

En esta lista, que a su vez es un registro, se deben recoger o inventariar

absolutamente todos los registros que se generen durante el desarrollo e
implantacin del sistema de gestin medioambiental. El esfuerzo inicial de
referenciarlos a los formularios o archivos empleados, nombrar los responsables de
su conservacin, as como el lugar de archivo donde puede ser localizado el original
y su periodo de conservacin, queda compensado al crear de este modo una
herramienta para la localizacin inmediata de cualquier documento que el SGMA
requiera.

Es necesario aclarar, que la informacin que la Lista de Registros proporciona est

siempre referida a la ltima versin o revisin de los documentos/registros que
incluya, y que estn operativos dentro del SGMA.

Recordar por ltimo, que el Responsable del Sistema de Gestin Medioambiental es

la persona asignada en el Captulo 7 como responsable de archivar los documentos
obsoletos a no ser que la organizacin indique lo contrario, en cuyo caso tendr que
documentarlo.
 Estado de FOR Pgina
revisin 14
Lista de Registros del SGMA
2 Elemento 5 1 de 4

Ref. del FOR y/o Lugar de

Conservacin
Tipo de registro Carpeta- Responsable archivo
archivador (Dpto/Area) mnima [aos]

FOR 14 Dpto.
Lista de Registros del SGMA RSGMA MA 3
Elemento 15
Dpto.
Lista de Elementos vlidos del SGMA Elemento 0 RSGMA MA 3
FOR 12 Dpto.
Lista de Documentos Vigente del SGMA RSGMA MA 3
Elemento 1
FOR 13 Dpto.
Lista de Distribucin del Manual RSGMA MA 3
Elemento 1

Listas de Distribucin de los FOR 13 Dpto.

RSGMA MA 3
Procedimientos Elemento 2

Listas de Distribucin de las FOR 13 Dpto.

RSGMA MA 3
Instrucciones de Trabajo Elemento 3

Listas de Distribucin de las FOR 13 Dpto.

RSGMA MA 3
Instrucciones de Control Elemento 4
Dpto.
Poltica medioambiental de la empresa Elemento 1 RSGMA MA 3

Informe de revisin medioambiental Dpto.

Elemento 7 RSGMA MA 3
Inicial
Inventario deAspectos Ambientales FOR 03 Dpto.
RSGMA MA 3
identificados Elemento 15
FOR 04 Dpto.
Aspectos ambientales significativos RSGMA MA 3
Elemento 15
Dpto.
Normativa aplicable (Indice) Elemento 11 RSGMA MA 3
Dpto.
Requisitos legales y otros requisitos Elemento 11 RSGMA MA 3
FOR 05 Dpto.
Priorizacin de Objetivos RSGMA MA 3
Elemento 15
FOR 06 Dpto.
Programas ambientales RSGMA MA 3
Elemento 8
Nombramiento del Responsable Dpto.
Elemento 6 RSGMA MA 3
Medioambiente
Dtor. Dpto.
Descripciones de Puestos de trabajo A-Z 12
RRHH 3
RRHH
FOR 07 Dpto.
Plan de formacin RSGMA MA 3
Elemento 15

Revisado y aprobado: _____________________________ Fecha: 21/03/00

Responsable del SGMA
 Estado de FOR Pgina
revisin 14
Lista de Registros del SGMA
2 Elemento 5 2 de 4

Ref. del FOR y/o Lugar de

Conservacin
Tipo de registro Carpeta- Responsable archivo
archivador (Dpto/Area) mnima [aos]

Dtor. Dpto.
Iniciacin de nuevos empleados A-Z-13
Produccin Produccin 3
FOR 08 Dpto.
Cursos de formacin RSGMA MA 3
Elemento 15
Dpto.
Certificados de formacin Elemento 15 RSGMA MA 3
FOR 10 Dpto.
Comunicados internos RSGMA MA 3
Elemento 09
Dpto.
Comunicaciones externas Elemento 09 RSGMA MA 3

Cuestionarios e informacin para los Dpto.

Elemento 09 RSGMA MA 3
proveedores
Informes ambientales de carcter pblico
Reclamaciones de partes interesadas
(clientes, otros) Comunicacin externa
Manual 3
Procedimientos 3
IT 3
IC 3
Formularios 3
Hojas de datos de seguridad 3
Tablas de Balance Input/Output Informes
de evaluacin de las Tablas de balance 3
(Input/Output)
Inventario de PQ y SP 3
Plan de emergencia 3
Planes de mantenimiento preventivo 3
Planes de analticas 3
Documentacin relativa a las
reparaciones y al mantenimiento 3
preventivo y correctivo
Listado de equipos/instrumentos de
3
control
Fichas de equipos/instrumentos de
3
control
Certificados y protocolos de calibracin 3

Revisado y aprobado: _____________________________ Fecha: 21/03/00

Responsable del SGMA
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revisin 14
Lista de Registros del SGMA
2 Elemento 5 3 de 4

Ref. del FOR y/o Lugar de

Conservacin
Tipo de registro Carpeta- Responsable archivo
archivador (Dpto/Area) mnima [aos]

Informes externos de calibracin 3

AACC y AAPP 3
Plan de Auditoras Internas 3
Informes de auditoras internas y 3
externas
Revisin por la Direccin del sistema de
3
gestin
Registros obsoletos 3
Planos de la empresa 3
Actas de las reuniones con asesores 3
Actas de las reuniones semanales del
3
equipo de medioambiente.
5 aos
Registro de Residuos Peligrosos
mnimo
Declaracin anual de productor de 5 aos
residuos peligrosos mnimo
Documentos de aceptacin de cada 5 aos
residuo peligroso mnimo
Documentos de comunicacin previa a 5 aos
VIMA de traslado de residuos mnimo
Documentos de control y seguimiento de 5 aos
residuos peligrosos mnimo
Comunicaciones de desaparicin, 5 aos
prdida o escape de residuos peligrosos mnimo
Documentos de aceptacin de residuos 5 aos
inertes por vertedero autorizado mnimo
Documentos de seguimiento y control de 5 aos
residuos inertes mnimo
5 aos
Resultados de analticas de residuos
mnimo
Listado anual de gestores autorizados
5 aos
expedido por la Viceconsejera de Medio
mnimo
Ambiente
Listado anual de vertederos autorizados
5 aos
expedido por la Viceconsejera de Medio
mnimo
Ambiente

Revisado y aprobado: _____________________________ Fecha: 21/03/00

Responsable del SGMA
 Estado de FOR Pgina
revisin 14
Lista de Registros del SGMA
2 Elemento 5 4 de 4

Ref. del FOR y/o Lugar de

Conservacin
Tipo de registro Carpeta- Responsable archivo
archivador (Dpto/Area) mnima [aos]

Documentos que acreditan a un

3 aos
transportista el cumplimiento del
mnimo
reglamento de transporte peligroso
Informes de analticas externas e internas
de emisiones a la atmsfera
Informes de analticas externas e internas
de aguas residuales
Libro-registro de emisiones
Informes de mediciones de ruido interno

Nota al lector:

Esta Lista debiera recoger la totalidad de los registros generados

por el sistema de gestin medioambiental o vinculados al mismo ya
que se trata de confeccionar una herramienta para la localizacin
inmediata de cualquier documento que el SGMA requiera

Revisado y aprobado: _____________________________ Fecha: 21/03/00

Responsable del SGMA
 FOR Pgina
Estado de
Envases y contenedores de RPs revisin 17

2 Elemento 5 1 de 1

A etiquetar por
Cdigo Distribucin por Tipo de
Denominacin de RP Envase / contenedor asignado Descripcin
Interno1 reas/Departamentos etiquetado ERP Op.
RP1 Pilas botn Contenedor facilitado por empresa Oficinas Modelo estandarizado por la A X
gestora Mantenimiento empresa gestora
RP2 Fluorescentes Contenedor de plstico Almacn de RPs Altura del contenedor supera la A X
longitud del fluorescente ms
largo
RP3 Aceite hidrulico usado Bidn metlico 200 l. Mantenimiento Se emplea el bidn originario A X
del aceite tras su consumo
RP4 Latas vacas de disolventes No se envasan Taller de pintado Se depositan en rea B X
Almacn de RPs especfica del almacn de RPs
RP5 Bidones vacos de Cloruro de metileno No se envasan Area desmoldeo Se depositan en rea B X
Almacn de RPs especfica del almacn de RPs
RP6 Disolventes agotados Bidn metlico Taller de pintado Se emplea el bidn originario A X
del disolvente tras su consumo
RP7 Sepiolita impregnada con derrames de Bidn 200 l. metlico Taller de pintura Se emplea el bidn originario A X
pintura de la pintura tras su consumo
RP8 Trapos impregnados con productos de Cajn de plstico Mantenimiento Modelo 143 de la empresa A X
mantenimiento COBLAN
RP9 Fluidos de corte agotados Depsito Area de mecanizado Se emplea el bidn originario C X
(1) Este registro est vinculado al Inventario General de Residuos y al plano PLA 03 Generacin y Almacenamiento de Residuos. (2) ERP: Encargado de los Residuos Peligrosos; Op:
Trabajador/Operario

Revisado y aprobado: ______________________________ Fecha: 28/08/00

Responsable del SGMA