La Gestin del Ciclo de Proyecto

(Project Cycle Management)

Buenos Aires, agosto 2012

 Abstract

Se analiza la Gestin del Ciclo de Proyecto

(PCM, por su sigla en ingls) como un sistema de
gestin de proyectos en todas sus fases.
Sucesivamente se lo definir en su rol respecto
del diseo y gestin de proyectos europeos.

Finalmente, se introducirn algunos instrumentos

correlativos tiles para el diseo y gestin de los
proyectos europeos, su programacin y su
control.
 Qu es un proyecto?

Una serie de actividades que tienen como fin el

logro de:

1) Objetivos claramente definidos

2) Dentro de un perodo de tiempo
determinado
3) Con recursos financieros especficamente
destinados
 Qu es un proyecto?

Una intervencin caracterizada por:

1. Un propsito (u objetivo especfico);
2. Una eleccin relativa al uso de recursos;
3. Un proceso de cambios: crea y gestiona el pasaje
de una situacin negativa/ mejorable a una
situacin positiva o mejorada;
4. Un contexto especfico donde los actores del
proyecto interactan en un espacio determinado;
5. Una duracin y un presupuesto pre-establecidos;
6. Una organizacin para su realizacin.
 Por qu planificar un proyecto?

La aplicacin de las tcnicas de planificacin consiste en:

Establecer objetivos del proyecto alcanzables y cuantificables en

trminos de duracin de las actividades, costos y recursos

Proporcionar una calendarizacin de las actividades (GANTT)

Identificar reas de responsabilidad para los paquetes de trabajos

presentes en las WBS

Proporcionar a travs del GANTT una lista completa de las

actividades con eventos de interfaz y puntos intermedios de control

Reducir la duracin total de un proyecto gracias al uso estratgico

de los recursos
 y entonces..

Proporcionar una visin integrada y global del proyecto

Facilitar la evaluacin de los estados de avances del
proyecto
Reducir el riesgo y la incertidumbre del proyecto
identificando eventos y actividades que condicionan su
cumplimiento (secuencia crtica)
Proporcionar las bases para un anlisis costos
beneficios o evaluacin del retorno del proyecto
Desarrollar el sistema de contabilidad del proyecto
Proporcionar un informe definitivo de manera formal.
 Qu es el PCM?

La Gestin del Ciclo de Proyecto(PCM) nace en el

mbito militar estadounidense (foco sobre los objetivos y
resultados, indicadores)

Aos 60: Adoptado por USAID (US Agency for

International Development) para mejorar sus sistemas de
planificacin y evaluacin de los proyectos
1992: Adoptado por la Comisin Europea como
instrumento principal de elaboracin y gestin de
proyectos basados sobre el enfoque de la matriz lgica
1993: Oficialmente aprobado por la UE, de uso no
obligatorio, en miras de mejorar la calidad de las
ejecuciones de los proyectos financiados por la Comisin
 Caractersticas del PCM

Definir objetivos claros y realistas

Distinguir entre objetivos y medios

utilizados para alcanzarlos

Clara definicin del propsito del proyecto

(Objetivo especfico)

Evaluacin de los riesgos

 Fases del PCM 1

Las fases del ciclo de proyecto son 5:

la fase 1 (programacin) implica

1. Programacin slo indirectamente a los actores
del proyecto.
2. Identificacin

3. Formulacin

4. Realizacin
5. Evaluacin
 Fases del PCM 2

Fases del PCM

Programacin

Evaluacin Identificacin

Realizacin Formulacin

Financiamiento
 Fase 1: Programacin

Cules son las prioridades de las polticas de desarrollo de

socios y beneficiarios y cul es nuestro foco prioritario de
asistencia tcnica?
Anlisis de la situacin a nivel nacional y sectorial
Problemas, lmites y oportunidades que un proyecto puede
implicar,
Objetivo: identificar objetivos y prioridades sectoriales

El proceso de programacin debe:

o Identificar a los portadores de intereses (stakeholders) claves y
evaluar sus necesidades, intereses y capacidades.
o Analizar los problemas y las oportunidades prioritarias
o Determinar los objetivos de desarrollo que pueden responder al
problema
 Formulacin de la idea
relevancia programa /acciones

Los programas en general tienen una estructura

articulada en medidas, acciones, objetivos,
prioridades, etc. Adems, cada convocatoria
atribuye una pluralidad de objetivos / prioridades
especficas.
La eleccin del segmento al interior del
Programa es ms complicada. A menudo,
nuestra idea parece ser de inters para ms de
un segmento. Es mejor que sea ms precisa y
clara.
 Despus de una atenta lectura del
Programa y de la convocatoria, nuestra
idea parece estar completamente fuera de
la meta (a menudo, realmente es as)
Por lo tanto, se debe trabajar ms sobre la
idea y cortar y coser, con el objetivo de
adaptarse al programa y a sus acciones
especficas, medidas etc.
 Fase 2: Identificacin

La idea del proyecto es pertinente con las necesidades

prioritarias locales y conforme a nuestras polticas?

Identificar ideas de proyecto que sean

coherentes con las prioridades de desarrollo
de los beneficiarios
Evaluar la pertinencia y la posibilidad de
realizacin de esta idea de proyecto
Verificar las posibilidades de ownership y
sostenibilidad
 Fase 3: Formulacin

El proyecto es factible y redundar en beneficios sostenibles?

Controlar un vez ms la factibilidad

y pertinencia de la idea original
Preparar un detallado documento de
proyecto

Preparar una propuesta de

financiamiento
 Calidad del plan de proyecto

1. Es necesario identificar la escala temporal del proyecto (a

menudo hay lmites en el programa, por ejemplo uno o
dos aos).
2. Dentro de este tiempo, se necesita identificar el paquete
de trabajo (fase macro) y, a su interior, las actividades
individuales.
Lo ms importante es familiarizarse en las idas y vueltas
entre la visin microscpica (fase individual/de
programacion de las actividades y de sus tiempos
medidos en das y en costos tal vez muy reducidos) y la
visin de conjunto del plan de trabajo (coherencia entre
las fases, secuencia de los resultados, compromiso de
los recursos econmicos y humanos, planificacin de los
riesgos...)
 Fase 4: Implementacin

Los resultados se consiguen? Los recursos son

utilizados de manera eficiente?

Obtener resultados, alcanzar los objetivos

especficos y contribuir al objetivo general del
proyecto

Gestionar de manera eficiente los recursos

disponibles

Monitorear y reportar los progresos

 Tres fases de implementacin

Start-up Fase central Phase-out

Finalizar contratos Utilizar los recursos, Trasferirlas
incluyendo responsabilidades a
Mobilizar recursos personales los socios locales
Establecer relaciones Implementar Trasferir
las
de trabajo con los actividades y
stakeholders capacidades de
producir resultados manera eficaz
Hacer reuniones de Monitorear los
inicio del proyecto progresos Asegurarse que los
planes de
Revisar y adaptar el mantenimiento de los
plan de accin Revisar los planes
operacionales en beneficios del
base a las proyecto estn
Establecer experiencias encaminados
mecanismos de
monitoreo y
evaluacin Reportar los Sostenibilidad
progresos obtenidos
 Revisin (al menos semestralmente)

Los planes operativos son continuamente modificados para

adaptarse a las necesidades y requerimientos que
surgen durante la ejecucin de las actividades.

Matriz lgica, planes de trabajo y presupuesto deben

constantemente ser revisados y refinado para:
Reflexionar sobre las implicaciones de las informaciones
recogidas en el monitoreo
Tomar decisiones gestionables

El principal objetivo es compartir informacin, tomar

decisiones colectivas y re-planificar.
 Fase 5: Evaluacin

Los beneficios programados han sido alcanzados?

Son sostenibles? Qu lecciones se han aprendido?
La gestin del proyecto ha sido conforme a las
reglamentaciones y legislaciones aplicables? Los
criterios de eficiencia, eficacia y economa han sido
respetados?
Una evaluacin de medio trmino se focaliza en la
pertinencia confirmada del proyecto, eficiencia e
indicaciones preliminares de eficacia

Una evaluacin ex post se focaliza en cuestiones de

impacto y sostenibilidad
 Para qu sirve la evaluacin?

Para evaluar de manera sistemtica y

objetiva un proyecto, su diseo, su
implementacin y los resultados obtenidos

Para determinar la pertinencia y la

consecucin de los objetivos, la eficacia, el
impacto y la sostenibilidad

Para ofrecer informaciones tiles, que

pueden ser incorporadas como lecciones
aprendidas en el proceso decisional, sea del
donante o del pas beneficiario
 Principios de la evaluacin

Imparcialidad e independencia

Credibilidad

Trasparencia

Partecipacin de stakeholders y beneficiarios

Vasta difusin de los resultados

Utilidad de las informaciones ofrecidas a los decision makers

 Fabio Casini
Europe Direct Punto Europa Forl
fabio.casini@unibo.it

www.puntoeuropa.eu
www.unibo.it