Plan de Fortalecimiento

de Registros
Administrativos

Estrategia para el Fortalecimiento

Estadstico Territorial

Herramientas estadsticas para una

gestin territorial ms efectiva

5
Plan de Fortalecimiento
de Registros
Administrativos

Para tomar decisiones

Estrategia para el Fortalecimiento

Estadstico Territorial
 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
NACIONAL DE ESTADSTICA (DANE)

HCTOR MALDONADO GMEZ

Director

CARLOS EDUARDO SEPLVEDA RICO

Subdirector

ALFREDO VARGAS ABAD

Secretario General

Directores Tcnicos

EDUARDO EFRAN FREIRE DELGADO

Metodologa y Produccin Estadstica

BERNARDO GUERRERO LOZANO

Censos y Demografa

JAVIER ALBERTO GUTIRREZ LPEZ

Regulacin, Planeacin, Estandarizacin y Normalizacin

NELCY ARAQUE GARCA

Geoestadstica

ANA VICTORIA VEGA ACEVEDO

Sntesis y Cuentas Nacionales

CAROLINA GUTIRREZ HERNNDEZ

Difusin, Mercadeo y Cultura Estadstica
Direccin de Regulacin, Planeacin,
Estandarizacin y Normalizacin (DIRPEN)

Javier Alberto Gutirrez Lpez

Coordinacin tcnica: Ana Zoraida Quintero Gmez

Equipo tcnico: Melba Rubiano Brez, Andrs Felipe Salazar Cuellar,

Ana Mara Arias Daz, Ricardo Valenzuela Gutirrez

Diseo y diagramacin: Sandra Ximena Gallego Torres

Edicin: Direccin de Difusin, Mercadeo y Cultura Estadstica

 CONTENIDO

Pg.

PRESENTACIN 7

INTRODUCCIN 9

1. SOBRE LOS REGISTROS ADMINISTRATIVOS 11

2. FORTALECIMIENTO DE REGISTROS ADMINISTRATIVOS 14

2.1 Etapa 1: seleccin de registros adminsitrativos 15
2.2 Etapa 2: recoleccin de informacin sobre las caractersticas
tcnicas requeridas para las fases de diseo, produccin y
difusin de registros administrativos con fines estadsticos 17
2.3 Etapa 3: diagnstico del estado de los registros administra-
tivos que harn parte del plan de fortalecimiento 20
2.4 Etapa 4: formulacin de las propuestas de mejora para los
registros administrativos seleccionados 25
2.5 Etapa 5: implementacin del plan de fortalecimiento de
registros adminsitrativos en el pas 27

3. GUA PARA DOCUMENTAR METODOLOGAS DE

REGISTROS ADMINISTRATIVOS 29
3.1 Antecedentes 29
3.2 Diseo 29
3.3 Produccin estadstica 30
3.4 Difusin de los resultados 31
3.5 Documentacin relacionada 31

BIBLIOGRAFA 32

El Departamento Administrativo
Nacional de Estadstica (DANE),
como coordinador del Sistema
Estadstico Nacional (SEN) y en
el marco del proyecto de Planifi-
cacin y Armonizacin Estadsti-
ca, dise la Estrategia para el
Fortalecimiento Estadstico Terri-
torial (EFET), que busca mejorar
el conocimiento de la actividad
estadstica y as los procesos de
produccin autnoma de esta-
dsticas territoriales bajo estn-
dares DANE basados en refe-
rentes internacionales y en la
aplicacin de los principios fun-
damentales de Naciones Unidas
para las estadsticas oficiales.
Esta iniciativa promueve la ca-
pacidad tcnica de los entes
territoriales, desde la organi-
zacin y la produccin de in-
formacin estratgica de cali-
dad, mediante acciones que
permitan articular esfuerzos,
empoderar actores territoriales
y fomentar la participacin en
Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos
PRESENTACIN
la produccin y difusin de las
estadsticas de los municipios y
departamentos, y as dar a cono-
cer instrumentos para la gestin
y el fortalecimiento de la capa-
cidad tcnica que contribuye al
desarrollo de la actividad esta-
dstica y a una mejor compren-
sin de la realidad econmica,
social, demogrfica y ambiental.
Su metodologa se basa en la
divulgacin, sensibilizacin y
capacitacin en instrumentos
que apoyan la produccin es-
tadstica con calidad y permi-
5
ten un mejor aprovechamiento
de las estadsticas territoriales.
La estrategia capacita y brinda
material pedaggico, a travs
de la realizacin de seminarios
a diversos funcionarios de go-
bernaciones y alcaldas. Estas
acciones contribuyen al desa-
rrollo de la informacin estra-
tgica territorial y por tanto del
Sistema Estadstico Nacional.
7
 En este contexto y consciente
de la necesidad de brindar a
los usuarios los mejores pro-
ductos, el DANE, a travs de la
EFET, desarroll una serie de
cuadernillos denominados He-
rramientas estadsticas para una
gestin territorial ms efectiva.
Estos documentos favorecen
8 Herramientas estadsticas para una gestin territorial ms efectiva
la transparencia y credibilidad
en la calidad tcnica de las en-
tidades para un mejor entendi-
miento, comprensin y aprove-
chamiento de las estadsticas
producidas en el contexto de
los principios de coordinacin
nacional, pertinencia, imparcia-
lidad y acceso equitativo.

El Departamento Administrativo
Nacional de Estadstica (DANE),
como entidad responsable de la
produccin de informacin es-
tadstica en el pas, busca sumi-
nistrar herramientas apropiadas
para aprovechar la informacin
con la que cuentan las entida-
des pblicas y privadas, a nivel
nacional, local y territorial. En la
mayora de las oportunidades,
esta informacin responde a su
quehacer misional y se consti-
tuye en insumo para la toma de
decisiones en temas econmi-
cos, polticos y sociales.
Un mecanismo de recoleccin
de informacin que con el cuen-
tan las entidades del pas son los
registros administrativos, estos
permiten la captacin continua
de informacin, actual, veraz y a
bajo costo, es decir, una alterna-
tiva para atender las necesidades
de informacin. Un gran nmero
de estos registros atiende reque-
rimientos especficos de ndole
Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos
INTRODUCCIN
administrativo o legal de la enti-
dad usuaria, pero la informacin
que acopian podra satisfacer
otro tipo de necesidades si se
adaptan mediante procesos es-
tadsticos estndares.
Durante el ao 2009, el DANE ha
diseado la metodologa para la
formulacin del Plan de Fortale-
cimiento de Registros Administra-
tivos, con el objetivo de aprove-
char el gran nmero de registros
que manejan las entidades p-
blicas y privadas del pas y la in-
formacin que stos recolectan
de forma continua, adems de
incentivar a los entes territoria-
les al aprovechamiento de la in-
formacin que ya producen. En
este documento se exponen las
etapas requeridas para la formu-
lacin de dicho plan con el cual
se busca contribuir, de manera
objetiva, en el mejoramiento
de los registros administrativos,
mediante la inclusin de linea-
mientos tcnicos, para alcanzar
9
 una produccin de calidad y un informacin enfocada al recur-
mejor aprovechamiento de la so estadstico.

10 Herramientas estadsticas para una gestin territorial ms efectiva

1 SOBRE LOS REGISTROS ADMINISTRATIVOS
Los datos para fines estadsticos,
es decir, informacin compara-
ble, estandarizada e integrable
a distintos sistemas de informa-
cin, pueden obtenerse de va-
rios tipos de fuentes, ya sea de
encuestas por muestreo, censos,
registros administrativos o esta-
dsticas derivadas. Los institutos
de estadstica de cada pas son
quienes deciden qu fuente utili-
zar, teniendo en cuenta aspectos
como la calidad y oportunidad
de los resultados, el costo de im-
plementarlos y la carga que im-
pondrn para ser obtenidos.
Los registros son conjuntos de
archivos que contienen datos e
informacin, asociada a activi-
dades especficas sobre perso-
nas o entidades.
Entre los primeros registros ad-
ministrativos utilizados se en-
cuentran los correspondientes
a diversos aspectos demogrfi-
cos (nacimientos, matrimonios
Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos
y defunciones) y los de carcter
econmico (actividad industrial,
bancaria, comercio exterior y
administracin pblica). El apro-
vechamiento de estos registros,
para fines estadsticos, ocurre
slo hasta la segunda mitad del
siglo XIX, que es cuando su pro-
duccin se hace ms regular y
consistente (INEGI, 2004).
Las diferentes formas de adminis-
tracin actual permiten recolectar
una gran cantidad de informacin
a travs de registros administrati-
vos, en muchas ocasiones esta in-
formacin responde a un reque-
rimiento misional que permite
monitorear y evaluar las activida-
des asociadas al funcionamiento
de las entidades pblicas y priva-
das del pas. stos no son creados
para fines estadsticos, pero es
posible utilizarlos como fuente de
informacin estadstica.
Los registros administrativos de
las entidades a nivel nacional,
11
 local y territorial, son importantes
porque deben recopilarse conti-
nuamente para apoyar la gestin
y la planeacin. Adems, son de
bajo costo y abarcan segmentos
considerables de la poblacin,
por lo cual constituyen un insu-
mo prioritario de informacin
que puede y debe ser mejorado
para fines estadsticos.
Registro administrativo: es
todo registro resultante de
necesidades fiscales, tributa-
rias u otras, creado con la fi-
nalidad de viabilizar la admi-
nistracin de los programas
de gobierno o para fiscalizar
el cumplimento de obliga-
ciones legales de la sociedad
(CEPAL, II CEA, 2003: 10).
El DANE no es ajeno a esta
forma de recoleccin de infor-
macin. Actualmente, inves-
tigaciones como Estadsticas
Vitales, Licencias de Construc-
cin, Comercio Exterior (Im-
portaciones-Exportaciones),
Educacin Formal y Registro
12 Herramientas estadsticas para una gestin territorial ms efectiva
de Localizacin y Caracteriza-
cin de las Personas con Dis-
capacidad, se producen con
datos recolectados a travs
de registros administrativos y,
asimismo, evalan en el tiem-
po el comportamiento de las
variables, lo que permite una
mejor planificacin del desa-
rrollo econmico y social.
Dadas las condiciones actuales
de los registros administrativos,
su definicin, sus caractersti-
cas e importancia, el DANE los
ha identificado como una fuen-
te alterna de informacin, que
bajo ciertos parmetros puede
considerarse como informa-
cin estadstica de calidad, por
lo cual propone la formulacin
de una metodologa eficiente y
al alcance de las entidades na-
cionales, locales y territoriales
que busque su fortalecimiento
para fines estadsticos. De igual
modo, el DANE adelantar un
proceso de acompaamiento
y orientacin en la implemen-
tacin de esta metodologa en
los distintos entes nacionales,
locales y territoriales.
Los registros administrativos para su uso estadstico, estas se
poseen ventajas y desventajas presentan a continuacin:

Tabla 1. Ventajas y desventajas de los registros administrativos para su

uso estadstico

Ventajas
Obtencin de datos a bajo costo.
Reducen la carga de llenado, ya que los
mismos datos se informaron con ante-
rioridad al gobierno.
Los registros en su mayora vienen dili-
genciados en su totalidad, los datos casi
siempre estn completos.
La informacin permite ser desagrega-
da en varios niveles.
Fuente: CEA CEPAL, Estudios estadsticos y prospectivos nm. 21, 2003.
Desventajas
Se debe realizar un proceso de con-
versin de unidades administrati-
vas a unidades estadsticas.
No presentan conceptos estndar
para fines de comparabilidad e in-
tegracin.
Se requiere construir tablas de con-
versin para transformar los cdi-
gos de la clasificacin administra-
tiva en cdigos utilizados por la
entidad estadstica.

El fortalecimiento de registros cializarlos como fuente de infor-

administrativos para fines esta-
dsticos, es un proceso que busca
evaluar la base metodolgica
y conceptual, la oportunidad
de recoleccin, las variables y
la disponibilidad de la informa-
cin recolectada, a travs de una
metodologa que permita poten-
macin estadstica para la toma
de decisiones y formulacin de
planes, proyectos y polticas p-
blicas. Este plan est enfocado a
reducir las desventajas expuestas
anteriormente, a travs de una
serie de recomendaciones de fcil
aplicabilidad y continua evalua

Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos 13

 2 FORTALECIMIENTO DE REGISTROS ADMINISTRATIVOS

Existen cinco etapas para forta- calidad estadstica, adelantados

lecer los registros administrati-
vos, las cuales se exponen en el
diagrama 1, adems, para su me-
jor comprensin, se explica de
manera breve cada una de ellas.
La etapas responden a procesos
de fortalecimiento enfocados a la
por organismos internacionales
expertos en el tema como lo son:
la Organizacin de las Naciones
Unidas (ONU), Eurostat y Organi-
zation for Economic Cooperation
and Development (OECD), cuyas
experiencias sirven como base
para formular la metodologa.

Diagrama 1. Etapas para la formulacin de un plan de fortalecimiento

de registros administrativos

Etapa 1 Etapa2 Etapa 3 Etapa 4 Etapa 5

Seleccin Recoleccin Diagnstico Formulacin Implementa-

de registros de informa- del estado de propues- cin del plan
administrati- cin sobre las actual de los tas de mejora de fortale-
vos (RA) caractersti- registros ad- para el forta- cimiento de
cas tcnicas ministrativos lecimiento de registros admi-
requeridas que harn los registros nistrativos en
para las fases parte del administra- el pas.
de diseo, plan de forta- tivos.
produccin, lecimiento.
y difusin de
RA con fines
estadsticos.

Fuente: DIRPEN DANE, 2009

14 Herramientas estadsticas para una gestin territorial ms efectiva

2.1 ETAPA 1: SELECCIN
DE REGISTROS
ADMINISTRATIVOS
Para seleccionar los registros ad-
ministrativos que harn parte
del plan de fortalecimiento y
convertirlos en una fuente para
la produccin de informacin
estadstica, es necesario revisar
su objetivo y la relevancia que
tengan en el contexto actual
para la toma de decisiones y la
formulacin de planes, proyectos
y polticas pblicas.
El proceso de seleccin se lleva
por medio de:
Inventario de registros adminis-
trativos producidos por la enti-
dad (dependencia, direcciones
o secretaras), con el objeto
de evaluar la pertinencia de la
informacin que recolectan y
administran para la gestin y
planeacin de los entes locales,
en la consecucin de las metas
del plan de desarrollo, as como
su incidencia en la formulacin
de polticas y proyectos en be-
neficio de la comunidad.
Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos
Basado en una decisin toma-
da teniendo en cuenta las me-
tas, los objetivos y los recursos
actuales de la entidad. Esta
decisin resulta de un traba-
jo en conjunto con gerentes,
directivos de las oficinas de
planeacin, asesores especia-
lizados, entre otros, quienes
conocen las necesidades de
informacin y haca dnde
deben dirigirse las mejoras.
Para llevar a cabo el proceso de
seleccin a travs del inventa-
rio, es necesario contar con el
formato Seleccin de Registros
Administrativos (SRA1), que con-
tiene informacin general sobre
cada registro administrativo:
nombre, objetivo, principales
variables y tema o sector al que
pertenece. El tema o sector pre-
cisa el enfoque que maneja el
registro y su papel en la gestin
de la entidad, entre los cuales
se destacan: salud, educacin,
saneamiento bsico, Derechos
Humanos, etc.
A continuacin se presenta este
formato:
15
 Tabla 2. Formato Seleccin de registros administrativos (SRA1) a incluir
en el plan de fortalecimiento

Nombre del Objetivo Principales Tema o sector

registro variables al que pertenece
administrativo

Fuente: DIRPEN DANE, 2009

Ejemplo: durante el proceso de los que pertenecen al sector sa-

planificacin estadstica, llevado a
cabo con la Gobernacin de Arau-
ca, se identificaron 9 registros ad-
ministrativos para fortalecer. La
tabla 3 presenta estos registros.
De estos, se seleccionaron para la
primera etapa de fortalecimiento
lud, debido a su pertinencia en el
desarrollo de la comunidad y res-
pondiendo a las solicitudes de ase-
sores expertos de la gobernacin,
del secretario de planeacin y el
Gobernador. Los registros seleccio-
nados se encuentran resaltados.

Tabla 3. Registros administrativos para fortalecer

2007

Registro administrativo Dependencia responsable

Registro de matrculas al Sistema de Informa- Secretara de Educacin, Cultura y
cin de Educacin Bsica (SINEB) Deporte de Arauca
Registro de alumnos de preescolar, bsica y Secretara de Educacin, Cultura y
media por nivel, municipio y sector Deporte de Arauca

Registro de instituciones educativas y docentes Secretara de Educacin, Cultura y

por nivel, municipio y sector Deporte de Arauca

16 Herramientas estadsticas para una gestin territorial ms efectiva

Tabla 3. Registros administrativos para fortalecer (conclusin)
2007
Registro Administrativo
Registro de crditos aprobados por lnea de
crdito en el departamento de Arauca
Registro de estimaciones agropecuarias
Registro de personas cubiertas con progra-
mas de promocin, prevencin y rehabilita-
cin
Registro de infraestructura elctrica en el
departamento de Arauca
Registros individuales de prestacin de ser-
vicios de salud por las IPS pblicas y privadas
del departamento
Registro sanitario de los establecimientos de
alto riesgo
Fuente: Plan Estadstico Arauca, DANE, 2007.
2.2 ETAPA 2: RECOLECCIN DE
INFORMACIN SOBRE LAS
CARACTERSTICAS TCNICAS
REQUERIDAS PARA LAS FA-
SES DE DISEO, PRODUCCIN
Y DIFUSIN DE REGISTROS
ADMINISTRATIVO CON FINES
ESTADSTICOS
El proceso de fortalecimiento de
los registros administrativos ne-
cesita contar con informacin
detallada del proceso de produc-
cin. Un mecanismo para identi-
ficar las caractersticas de los regis-
Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos
Dependencia responsable
Instituto de Desarrollo de Arauca
(IDEAR)
Secretara de Desarrollo
Agropecuario
Unidad Administrativa Especial de
Salud de Arauca (UAESA)
Empresa de Energa de Arauca
(ENELAR)
Unidad Administrativa Especial de
Salud de Arauca (UAESA)
Unidad Administrativa Especial de
Salud de Arauca (UAESA)
tro administrativos seleccionados,
consiste en revisar la informacin
para las etapas de diseo, produc-
cin y difusin. Este proceso se lle-
va a cabo mediante el formulario
Profundizacin de Registros Admi-
nistrativos (PRA2). A continuacin
se presentan algunos apartes del
proceso de levantamiento de in-
formacin y los principales captu-
los del formulario.
Proceso de recoleccin. Esta eta-
pa busca recolectar informacin
sobre las caractersticas tcnicas
17
 involucradas en los procesos de
diseo, produccin y difusin del
registro administrativo, a travs
de la aplicacin del Formulario
de Profundizacin de Registros
Administrativos (PRA2).
Es importante que durante esta
etapa se garantice la calidad de
la informacin, la veracidad de
las respuestas y la completitud
del formulario, ya que es el insu-
mo sobre el cual se estructura el
plan de fortalecimiento.
La recoleccin de la informacin
se consigna en formularios fsi-
cos, en el momento de las entre-
vistas presnciales a la fuente de
informacin seleccionada.
Se asigna un funcionario entre-
vistador, capacitado en el tema
de registros administrativos y en
el manejo del formulario, para
realizar las encuestas en cada de-
pendencia de la entidad, pro-
curando que le corresponda
aquella de la cual tiene mayor
conocimiento. Es importante ade-
lantar un proceso de validacin
de la informacin recolectada,
18 Herramientas estadsticas para una gestin territorial ms efectiva
con el objeto de identificar pre-
guntas sin respuesta, consisten-
cia en las respuestas y concor-
dancia en el proceso estadstico
del registro administrativo.
Recuerde
Si la entidad ha adelantando
un proceso de planificacin es-
tadstica, revise con antelacin
la informacin recolectada y
prediligencie el PRA2. Ahorra
tiempo durante el momento
de la entrevista y permite ma-
yor enfoque en aspectos tcni-
cos del registro.
No olvide tener en cuenta algu-
nos aspectos como los siguientes:
Adelantar capacitaciones acerca
del proceso de recoleccin, para
socializar al entrevistado con las
preguntas del formulario y el
tipo de respuesta que debe in-
cluir. As como poner a disposi-
cin de las personas objeto de la
recoleccin, el instructivo para el
diligenciamiento del formulario.
C
oncertar citas para las entre-
vistas en horarios en los cuales
 la persona entrevistada tenga
tiempo suficiente para contes-
tar el formulario.
Formulario Profundizacin
de Registros Administrativos
(PRA2). El instrumento utilizado
para la recoleccin de informa-
cin sobre los registros adminis-
trativos est compuesto por seis
captulos, los cuales son:
Captulo I. Identificacin:
Informacin relacionada con
la entidad (unidad o direc-
cin), objeto de indagacin y
recoleccin.
Datos bsicos del entrevistado
(nombre, cargo, correo electr-
nico y telfono).
Captulo II. Informacin gene-
ral del registro administrativo:
Reconocimiento general del re-
gistro administrativo.
Incluye aspectos como el nom-
bre, objetivo, variables de estudio,
cobertura geogrfica, etctera.
Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos
Captulo III. Diseo del re-
gistro administrativo:
Indaga sobre el proceso ade-
lantado para disear el registro
administrativo.
Revisa normatividad, calenda-
rios de recoleccin, produccin
y difusin, metodologa utili-
zada y diseo de formularios
Captulo IV. Produccin del re-
gistro administrativo:
Profundiza en el proceso de pro-
duccin del registro administra-
tivo, caractersticas tcnicas pro-
pias. Tiene en cuenta aspectos
como periodicidad, mtodos
y medios de recoleccin, he-
rramientas informticas para el
procesamiento de la informa-
cin, problemas tcnicos.
Indaga sobre el manejo de las
bases de datos de los registros
administrativos.
E vala polticas en cuanto
a estructura tecnolgica se
refiere implementadas por
19
 la entidad para el almacena-
miento de informacin.
Captulo V. Difusin del regis-
tro administrativo:
Identifica el proceso de difu-
sin del registro administrati-
vo. Usuarios de la informacin,
medios de difusin, problemas
y requerimientos especficos
de la informacin del registro
administrativo.
Captulo VI. Resultado de la
entrevista:
Incluye nombre del entrevis-
tador, fecha de la recoleccin
y el estado de la entrevista (com-
pleto/incompleto).
2.3 ETAPA 3: DIAGNSTICO DEL
ESTADO ACTUAL DE LOS
REGISTROS ADMINISTRATI-
VOS QUE HARN PARTE DEL
PLAN DE FORTALECIMIENTO
Luego de ejecutar la etapa de re-
coleccin, es necesario evaluar
la informacin recolectada, es
20 Herramientas estadsticas para una gestin territorial ms efectiva
decir, llevar a cabo un diagnsti-
co. Para esto, se tienen en cuen-
ta las caractersticas del proceso
de produccin del registro ad-
ministrativo, as como la base de
datos en la cual se almacena la
informacin.
Los procesos de diseo, reco-
leccin, produccin y difusin
de los registros administrati-
vos, deben responder a criterios
de calidad estadstica, como lo
son: credibilidad, oportunidad
puntualidad, accesibilidad in-
terpretabilidad y pertinencia o
relevancia. Las bases de datos
que almacenan la informacin
de los registros administrativos
tambin son evaluadas con cri-
terios de coherencia, precisin
o exactitud y exhaustividad o
completitud.
La evaluacin de la informacin,
por medio de estos criterios, iden-
tifica su viabilidad como fuente
de informacin estadstica. En el
diagrama 2 se presenta, de forma
abreviada, los criterios de anlisis
para los registros administrativos
y para las bases de datos.
 {
Diagrama 2. Criterios de anlisis para los registros administrativos y
las bases de datos
Registros
administrativos
Credibilidad
Oportunidad-puntualidad
Diagnstico Accesibilidad
registros interpretabilidad
administrativos
Pertinencia-relevancia

Bases de datos

Coherencia
Precisin o exactitud
Exhaustividad o completitud

Fuente: DIRPEN DANE, 2009

Para una mejor comprensin de piados, es decir, polticas y prc-

la etapa de diagnstico, los cri-
terios establecidos se definen a
continuacin:
Criterios de calidad estadsti-
ca para los registros adminis-
trativos
ticas objetivas para el diseo,
recoleccin, almacenamiento,
procesamiento y difusin de
datos estadsticos (INE Chile,
2007). Adems, es reforzado por
polticas y prcticas de transpa-
rencia1. La produccin de los

Credibilidad. La credibilidad
se basa en la confianza que
tienen los usuarios sobre el
proceso estadstico del regis-
tro administrativo. Evala los
estndares estadsticos apro-
1
Tambin expresa, en parte, los Principios
Fundamentales nm. 2 y 3 de las Estadsticas
Oficiales segn Naciones Unidas, los cuales
establecen respectivamente que: Para man-
tener la confianza en las estadsticas oficiales,
los organismos de estadstica han de decidir,
con arreglo a consideraciones estrictamente
profesionales, incluidos los principios cien-
tficos y la tica profesional, acerca de los

Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos 21

 datos debe responder a garan-
tas de integridad: profesiona-
lismo, transparencia y tica.
Oportunidad-puntualidad: La
oportunidad se refleja en el
tiempo transcurrido para te-
ner disponible la informacin
que el registro administrativo
produce y el evento que estos
describen. Es el perodo en
el que la informacin es de
valor y se pueda actuar o to-
mar decisiones acorde con ella.
Evala el cumplimento de los
tiempos establecidos para la
recoleccin, procesamiento y
difusin de la informacin.
Segn la OECD, la informacin
estadstica cumple con los par-
metros de calidad estadstica en
la medida en que sta se encuen-
tre disponible en el momento
mtodos y procedimientos para la reunin,
el procesamiento, el almacenamiento y la pre-
sentacin de los datos estadsticos y Para fa-
cilitar una interpretacin correcta de los datos,
los organismos de estadstica han de presen-
tar informacin conforme a normas cientficas
sobre las fuentes, mtodos y procedimientos
de la estadstica Naciones Unidas. Principios
fundamentales de las estadsticas oficiales.
Sesin Especial de la Comisin de Estadsticas.
New York, 1994.
22 Herramientas estadsticas para una gestin territorial ms efectiva
en que an es relevante para el
seguimiento y evaluacin, y/o la
toma de decisiones respecto al
fenmeno que estudia o que es
objeto de medicin.
Estrechamente relacionada a
la oportunidad est la puntuali-
dad, que implica la existencia de
una agenda de publicacin y re-
fleja el grado de cumplimiento
de ella (OECD, 2003: 9).
La puntualidad se presenta en el
procesamiento de los datos y en
el cumplimiento de las fechas
para la publicacin de los re-
sultados, previamente estable-
cidas en un calendario. Aunque
se reconoce que en determinadas
situaciones no es posible dar es-
tricto cumplimiento al calenda-
rio establecido, se espera que
las modificaciones a este sean co-
municadas oportunamente a los
usuarios.
Por ejemplo el ndice de Precios
del Productor (IPP) tiene una pe-
riodicidad de recoleccin men-
sual y los resultados se difunden
durante los cinco primeros das
del mes siguiente e incluyen las
variaciones mensuales, ao co-
rrido y para los ltimos doce me-
ses. Es decir, los resultados son
oportunos, debido a que cuando
la informacin se comunica a los
usuarios, sta es aun de valor.
En el caso de las encuestas anua-
les (Encuesta Anual de Comercio
(EAC) y Encuesta Anual Manu-
facturera (EAM), Encuesta Anual
de Servicios (EAS), se cumple
con calendarios de recoleccin
y procesamiento. La difusin de
los resultados debe hacerse en
el perodo posterior al de reco-
leccin de la informacin, con
el fin de que la informacin est
disponible para los usuarios y
sea til para la toma oportuna
de decisiones.
Accesibilidad-interpretabilidad.
Evala la rapidez de localiza-
cin y acceso desde y dentro de
la organizacin. [] La accesibi-
lidad incluye la conveniencia de
la manera en que los datos es-
tn disponibles, los medios de
divulgacin, la disponibilidad
de metodologas, metadatos,
Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos
datos y servicios de apoyo al
usuario (OECD, 2003: 9).
Es necesario tener en cuenta que
la forma en que se presentan los
datos a los usuarios sea en for-
ma clara y comprensible, estra-
tegias de difusin adecuadas e
imparciales y si el usuario tiene
acceso a metadatos actualizados,
sin ningn tipo de restriccin,
adems, es necesario contar con
sistemas de apoyo a los usuarios
que utilizan los datos.
En trminos de la Cepal, este
criterio contempla las condi-
ciones fsicas en que los usua-
rios pueden obtener los datos:
dnde y cmo pedirlos, tiempo
de entrega, poltica clara de pre-
cios, formatos de disponibilidad,
otros (Cepal, 2003).
Pertinencia o relevancia. Es una
medida cualitativa del valor
aportado por la informacin.
El valor est directamente re-
lacionado con el grado de utili-
dad para satisfacer el propsito
por el cual la informacin fue
buscada o solicitada. Depende
23
 de la cobertura de los tpicos
requeridos y del apropiado uso
de conceptos. La medicin de
la relevancia de un producto
estadstico requiere de la iden-
tificacin de su grupo de usua-
rios y sus necesidades (OECD,
2003: 4). Los datos producidos
por lo registros administrativos
tienen mltiples usos y usua-
rios que pueden cambiar con
el tiempo, estos son acordes a
los requerimientos estadsticos
de los usuarios. Nuevos reque-
rimientos demandan nueva in-
formacin.
Criterios de calidad estadsti-
ca para los datos de los regis-
tros administrativos
Coherencia. Se refleja en el
grado en que los datos de
los registros administrativos
estn lgicamente conecta-
dos y son mutuamente con-
sistentes. Las estadsticas
son coherentes dentro del
conjunto de datos al que
pertenecen, a lo largo del
tiempo y con otros conjun-
tos de datos.
24 Herramientas estadsticas para una gestin territorial ms efectiva
La coherencia implica que el
proceso estadstico est basa-
do en conceptos y clasificacio-
nes compatibles y que pueden
combinarse con sentido (OECD,
2003: 6). La coherencia tiene cua-
tro sub-dimensiones importan-
tes: dentro de las bases de datos,
entre bases de datos, en el tiem-
po y entre pases. La coherencia,
en su sentido ms amplio, implica
que los datos son por lo menos
reconciliables y pueden ser com-
binados con fiabilidad en diferen-
tes formas y para diversos usos. La
coherencia no implica total.
Precisin o exactitud. Es el gra-
do con el cual los datos entre-
gados a los usuarios estiman
o describen correctamente las
cantidades o caractersticas
que deben medir.
La exactitud tiene muchos atri-
butos, y, en trminos prcticos,
no hay ningn valor nico agre-
gado o una medida global de l.
Por necesidad, estos atributos
son tpicamente medidos o des-
critos en trminos referidos al
error o a la potencial significancia
del error, introducida a travs
de las principales fuentes de in-
formacin. Tambin es posible
describirla en las mayores fuen-
tes de error que potencialmente
causan inexactitud.
Para evaluar la precisin en las
bases de datos de los registros
administrativos pueden consi-
derarse fuentes de error que se
originan, segn el INE Chile, en
el hecho de que los datos fuente
no satisfacen completamente los
requisitos de los usuarios en tr-
minos de cobertura, oportunidad,
valoracin, y debido a que las
tcnicas usadas para compensar
esas falencias slo pueden tener
xito parcialmente.
Exhaustividad o completitud. La
exhaustividad representa el
grado en el que los datos estn
disponibles con relacin a lo
que tendra que estar dispo-
nible para satisfacer las ne-
cesidades y prioridades del
sistema estadstico (INE Chile,
2007), as como, en relacin
a la cobertura de la informa-
cin estadstica, esta hace re-
Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos
ferencia a un nivel nacional o
supranacional.
2.4 ETAPA 4: FORMULACIN
DE LAS PROPUESTAS DE
MEJORA PARA LOS REGIS-
TROS ADMINISTRATIVOS
SELECCIONADOS
Teniendo en cuenta los resul-
tados obtenidos en la etapa de
diagnstico, en la cual se iden-
tifican los principales proble-
mas que afectan las etapas de
diseo, produccin y difusin
de los registros administrati-
vos, as como de los datos que
recolecta, almacena y procesa,
se elabora una propuesta con
recomendaciones tcnicas es-
pecficas que permitan mejorar
los aspectos crticos de tales re-
sultados. Estas estn encamina-
das a fortalecer el registro ad-
ministrativo y concebirlo como
un proceso estadstico serio y
responsable de produccin de
informacin, que permita la
toma decisiones y la formula-
cin de planes, proyectos y po-
lticas requeridas.
25
 Se considera el registro como
una fuente de informacin es-
tadstica si responde a criterios
de calidad, y si cuyo proceso de
produccin cumple con las eta-
pas determinadas para las inves-
tigaciones estadsticas Algunas
de las posibles recomendacio-
nes a incluir para cada etapa del
proceso estadstico se esbozan a
continuacin:
Planeacin. Los resultados ob-
tenidos del diagnstico son la
base para elaborar el Plan de
Fortalecimiento de los Regis-
tros Administrativos, en el cual
se presenta la estrategia general
de trabajo y se revisan aspectos
como el objetivo, universo de
estudio, base conceptual y me-
todolgica, recoleccin de in-
formacin (datos) y cobertura
del registro. Se debe incluir un
cronograma y un presupuesto
con los costos, si se lleva a cabo
este proceso.
En la planeacin se debe tener
en consideracin el diseo del
formato mediante el cual se re-
coge la informacin del registro,
26 Herramientas estadsticas para una gestin territorial ms efectiva
de los procesos de validacin,
consolidacin y depuracin de
los datos y de la base de datos.
Produccin. Aunque para los
registros administrativos los pro-
cesos de recoleccin de informa-
cin se hacen de forma continua,
las recomendaciones se enfo-
can, prcticamente, a validar los
datos recolectados, es decir, que
no se presenten faltantes ni du-
plicidades, deben ser exactos y
al proceso de consolidacin de
la base de datos, la cual debe
conservar su estructura en el
tiempo (variables).
Los cambios deben estar docu-
mentados y deben ser comuni-
cados a los usuarios, tambin
es recomendable que el registro
administrativo este acompaa-
do de un metadato, en el cual se
describan los procesos adminis-
trativos y estadsticos llevados
a cabo para la construccin del
registro y las bases de datos.
En caso de no contar con una me-
todologa, es preciso adelantar un
proceso de documentacin del
proceso, ya que da credibilidad
al registro administrativo como
fuente de informacin estadsti-
ca (revisar numeral 3).
Es recomendable viabilizar la cons-
truccin de unos cuadros de
salida de la base de datos, que
le permitan al usuario tener un
mejor acceso a la informacin
que maneja y se procesa en ella.
Difusin. Elaborar un informe del
proceso de produccin del regis-
tro administrativo, que incluya un
aparte especial sobre los datos y la
base en la cual se recolectan, para
los usuarios de la informacin.
Poner a disposicin de los usuarios
la informacin a travs de la pgi-
na web de la entidad, mediante
cuadros de salida y metadatos ex-
plicativos del proceso estadstico
del registro administrativo.
Las recomendaciones y acciones
de mejora relacionadas con esta
etapa del proceso, deben estar
enfocadas a satisfacer los requeri-
mientos propios difusin, ya que
permite consolidar a los registros
Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos
administrativos como una fuente
de informacin estadstica.
2.5 ETAPA 5: IMPLEMENTACIN
DEL PLAN DE FORTALE-
CIMIENTO DE REGISTROS
ADMINISTRATIVOS EN EL
PAS
La implementacin de un plan de
fortalecimiento de registros ad-
ministrativos tiene como objetivo
fundamental que las entidades
del orden nacional, local y territo-
rial, privadas o pblicas, adopten
las recomendaciones y acciones
de mejoramiento como herra-
mientas que permitan mejorar
las etapas de diseo, produccin
y difusin de la informacin que
estos producen, y, as, potencia-
lizar su uso como insumo para la
produccin estadstica.
El proceso de implementacin
requiere de actividades adicio-
nales como seguimiento y eva-
luacin, que permitan verificar
la efectividad y el alcance de
las recomendaciones y acciones
de mejoramiento propuestas, as
27
 como el cumplimiento por parte
de las entidades de los compro-
misos adquiridos frente al plan de
fortalecimiento para cada registro.
Algunos indicadores de segui-
miento que pueden ser tenidos
en cuenta son:
Tiempo: cumplimiento del cro-
nograma planteado para llevar
a cabo las acciones de mejora.
Cadena de resultados: nmero de
recomendaciones o acciones de
mejora efectivas. Puede calcularse
a lo largo del proceso o por etapas.
Para llevar a cabo un proceso de
evaluacin, puede tenerse en
cuenta lo siguiente:
28 Herramientas estadsticas para una gestin territorial ms efectiva
Usuarios: mayor nmero de
usuarios del registro adminis-
trativo, datos ms represen-
tativos para investigaciones
o estudios (DANE, centros de
investigacin, etctera).
El plan de fortalecimiento est
encaminado a la produccin de
datos que respondan a requeri-
mientos estadsticos especficos,
estableciendo cmo, cundo y
bajo responsabilidad de quin
debe hacerse. Los registros admi-
nistrativos con fines estadsticos,
producidos por las entidades
nacionales, locales y territoriales,
tambin pueden ser certificados
por el DANE a travs del proceso
de aseguramiento de la calidad
que la entidad realiza.
3 GUA PARA DOCUMENTAR METODOLOGAS DE
REGISTROS ADMINISTRATIVOS
De forma conjunta, con el Plan
de Fortalecimiento de Registros
Administrativos y respondiendo
a la necesidad de documentar los
registros administrativos en los
entes territoriales, el DANE dise-
una gua base que tiene como
propsito, armonizar y estandari-
zar la informacin y sus resultados,
permitiendo la comparabilidad,
facilitando el uso de los datos pro-
ducidos bajo patrones de calidad,
consistencia, coherencia y oportu-
nidad, teniendo en consideracin
las recomendaciones de los orga-
nismos internacionales expertos
en el tema. La elaboracin de este
tipo de documentos permite ex-
poner y explicar de forma organi-
zada el proceso de produccin de
informacin estadstica
Elementos del documento me-
todolgico. Es importante que
el documento metodolgico para
cada registro administrativo cuen-
te con una introduccin general,
pero enfocada a responder aspec-
Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos
tos bsicos acerca del registro ad-
ministrativo. La introduccin debe
realizar un planteamiento claro y
ordenado del tema de investiga-
cin del registro administrativo,
su importancia, sus implicaciones
y algunas caractersticas tcnicas.
3.1 ANTECEDENTES
Expone, en orden cronolgico,
los aspectos ms importantes
del registro administrativo, su
origen y cambios ms represen-
tativos. Permite contextualizar al
lector y usuario acerca del traba-
jo adelantado, hacer compara-
ciones que inciden en el anlisis
y posterior resultado.
3.2 DISEO
El diseo est compuesto por
el marco conceptual y el diseo
estadstico.
El marco conceptual. Presenta
aspectos del registro adminis-
29
 trativo que hacen referencia a
los objetivos de la investigacin,
la finalidad de la investigacin.
Incluye, tambin, marco de re-
ferencia, en el cual se expone
la base conceptual bsica del
registro administrativo, el con-
tenido temtico, que hace refe-
rencia a las principales variables
de la investigacin, y, por ltimo,
incluye un espacio para los refe-
rentes internacionales que sirven
como base para la investigacin.
El diseo estadstico. Explora
aspectos ms especficos del
registro administrativo, es de-
cir, una breve explicacin de
la operacin estadstica y sus
componentes bsicos, en este
caso corresponden a un registro
administrativo. Expone los prin-
cipales aspectos tcnicos del re-
gistro como: universo de estudio,
poblacin objetivo, coberturas y
desagregaciones, unidad de ob-
servacin. Si el registro adminis-
trativo que su territorio produce
requiere de alguna nomencla-
tura y/o clasificacin estadstica,
es necesario mencionarlo du-
rante esta etapa. As como las
30 Herramientas estadsticas para una gestin territorial ms efectiva
periodicidades de recoleccin,
produccin y difusin del re-
gistro administrativo. Se inclu-
yen los principales indicadores
obtenidos a partir del registro
administrativo y su respectiva
explicacin, y los principales
instrumentos utilizados para la
recoleccin de la informacin.
3.3 PRODUCCIN
ESTADSTICA
Este subtema incluye todos los
aspectos que hacen referencia
al proceso de produccin del
registro administrativo, incluye
el proceso de recoleccin, una
breve explicacin de cmo se
lleva a cabo, quines lo hacen,
cmo lo hacen. Asimismo, se ex-
ponen aspectos acerca de la re-
visin y crtica de los formularios
en los que recolecta la informa-
cin el registro administrativo.
Durante esta etapa es importan-
te hacer nfasis en el proceso
de administracin de la base
de datos, es decir, como se alma-
cena, procesa y validan los datos.
Si se lleva a cabo un proceso de
anlisis de resultados, es preciso
incluir como y quienes lo realizan.
3.4 DIFUSIN DE LOS
RESULTADOS
Expone, de manera sencilla, los
mecanismos por los cuales se di-
funden los resultados, adems
de las formas y los medios por los
cuales la informacin se difunde
a los usuarios de la informacin.
3.5 DOCUMENTACIN RELA-
CIONADA
Presenta un listado de los docu-
mentos tcnicos y metodolgi-
cos utilizados en la generacin
de las estadsticas, organizados
por tipo, como: manuales, ins-
tructivos, etc.
Glosario. Relaciona, en orden
alfabtico, los conceptos princi-
pales de la operacin estadstica:
Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos
trmino y definicin, indicando
la fuente: Entidad, documento,
ao, enlace web, si lo hay.
Bibliografa. Presenta la tota-
lidad de los materiales biblio-
grficos consultados durante
el desarrollo de la operacin
estadstica para documentar su
trabajo.
Las citas bibliogrficas se organi-
zan por orden alfabtico, segn
el apellido del autor. Para los ca-
sos en los cuales no se cuenta con
informacin sobre el autor o es
annima, se organiza de acuerdo
al ttulo del documento.
Anexos. Presenta informacin
adicional a la presentada en el
cuerpo del documento y que
sustenta o complementa su
contenido, como por ejemplo:
tablas, grficos, cuadros, forma-
tos, formularios de recoleccin,
cuadros de salida esquemas
funcionales, etctera.
31

CEPAL. (Diciembre de 2003). Re-
gistros administrativos, calidad
de los datos y credibilidad pbli-
ca: presentacin y debate de los
temas sustantivos de la segunda
reunin de la Conferencia Esta-
dstica de las Amricas CEPAL.
Santiago de Chile.
CAN. (Noviembre de 2005). In-
forme. Primera Reunin de Ex-
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Mustrales en la Comunidad An-
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ga para la Formulacin de Planes
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sessment of administrative data
for statistical purposes. Luxem-
burgo: Euroestat.
32 Herramientas estadsticas para una gestin territorial ms efectiva
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Instituto de Estadstica de Anda-
luca.

Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos 33