Sistema de informacin

Un sistema de informacin es un grupo de elementos utilizados para la administracin de datos,

los cuales se encuentran coordinados entre s para su uso ulterior. Estos elementos, adems,
fueron concebidos con el objeto de lograr un determinado fin. Desde el punto de vista
empresarial, los sistemas de informacin tienen como propsito perfeccionar las actividades
llevadas a cabo en una organizacin, y as alcanzar ventajas competitivas. Tambin puede
definirse como un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar,
almacenar y distribuir la informacin para apoyar la toma de decisiones y el control en una
institucin. Los sistemas de informacin sirven para:

Un acceso rpido a determinada informacin y por ende mejora tanto en tiempos como
en resultados el servicio a los usuarios.
Motivar a todo tipo de funcionario de las compaas para requerimientos de cualquier
ndole con excelentes resultados.
Generar informacin e indicadores los cuales permiten analizar, comparar estudiar para
detectar fallas y as mismo tener el control del sistema.
Da la posibilidad de planear, idear proyectos los cuales van a estar generados de un
sistema de informacin que tiene unos elementos clar os y en dado caso sustentados
para prever cualquier tipo de requerimientos.
Evita la prdida de tiempo en la organizacin de la informacin ya que realizndola de
forma manual se corre el riesgo de no dar la investigacin correcta.
Hay mayor inters en la creacin de nuevos procesos de trabajo debido a la facilidad que
brinda para la obtencin y el procesamiento de informacin.
Se hace ms efectiva la comunicacin entre procesos y por lo tanto entre grupos de
trabajo, una comunicacin de diferentes instancias con los mismos resultados giles y
confiables.
Organizacin de archivo automatizado, clasificado de inters general y particular, entre
otras.
Un sistema de informacin es tan importante que adems de llevar un control adecuado de
todas las operaciones que all se registren, conlleva a buen funcionamiento de cualquier
proceso y por ende de una entidad por lo que genera buenos beneficios tanto para la
empresa como para sus usuarios, sean estos internos o externos.

Tipos de sistemas de informacin

1. Sistemas Para El Procesamiento De Transacciones (TPS)
Sustituye los procedimientos manuales por otros basados en computadora. Trata con
procesos de rutina bien estructurados, incluye aplicaciones para el mantenimiento de
registros.
Est basado en la computadora y la relacin de los trabajos rutinarios, es el ms
importante y el ms utilizado dentro de la empresa, pues reduce el tiempo de las
operaciones o actividades rutinarias de la empresa.

Las caractersticas ms comunes dentro de la empresa son las siguientes:

A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que
automatizan tareas operativas de la organizacin.
Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Informacin que se implanta en las
organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organizacin.
Son intensivos en entrada y salida de informacin; sus clculos y procesos suelen ser
simples y poco sofisticados.
Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son visibles y
palpables.

2. Sistemas de Soporte para la Decisin (DSS)

Sistema interactivo basado en computadora, el cual ayuda a los tomadores de decisin
utilizando modelos y datos para resolver problemas no estructurados. El objetivo principal
de estos sistemas es el de apoyar, no reemplazar, las capacidades de decisin del ser
humano.

3. Sistemas de Soporte a la toma de Decisiones en Grupo (GDSS)

Ayuda a que la toma de decisiones sea ms eficaz para todos los niveles de usuarios
individuales. Ofrecen muchas herramientas tiles para el trabajo en grupo. Permiten que
los documentos compuestos incluyan aplicaciones de diferentes compaas de software.
El SW de GDSS, ayuda a la programacin, comunicacin y administracin conjunta de
grupos de trabajo.

Caractersticas
Diseo especial
Facilidad de uso
Flexibilidad
Apoyo a la toma de decisiones
Aportaciones annimas
Reduccin del comportamiento negativo del grupo
Mantenimiento de registros automticos

Elementos
Base de datos
Base de modelos
Gerente de dilogo
Alternativas
Saln de decisiones
Red de decisiones de rea local
Tele conferencias
Red de decisin de rea extensa

4. Sistemas de Trabajo con Conocimientos (KWS)

Los sistemas de oficina y las estaciones de trabajo de diseo. Su principal cometido es

integrar los conocimientos en el conjunto de la organizacin y canalizar los flujos de
informacin asociados a puestos intensivos en informacin. Son denominados K.W.S
(Knowledge Work Systems).

Como se observa el conocimiento como activo intangible es difcil de administrar, incluso

apenas se est comprendiendo cmo se puede administrar; el conocimiento es parte
fundamental para las organizaciones y su forma de hacer negocios y tener ventajas
competitivas. Dichas herramientas nos ayudan a identificar o clasificar nuestros activos de
conocimiento y a llevar los procesos de su gestin de una manera ms efectiva, todas las
habilidades y los conocimientos deben de ser identificados y valorados, accesibles desde
cualquier sitio, deben ser capturados o almacenados, para que a su vez se puedan
desarrollar y mejorar.

Para CREAR conocimiento: Knowledge Work Systems (KWS), apoyan las actividades de
los empleados y profesionistas de alto desempeo y los ayudan a crear nuevos
conocimientos e integrarlos a la empresa (CAD, sistemas de modelacin y
simulacin).
Para COMPARTIR conocimiento: Grupos de trabajo, donde se comparte el conocimiento,
este puede ser presencial o a distancia (e-mail, teleconferencias, groupware).
Para DISTRIBUIR conocimiento: Office Automation Systems, ayuda a controlar el flujo
de informacin a travs de la organizacin (procesamiento de datos, calendarios
electrnicos).

5. Sistemas de Automatizacin de Oficinas (OAS)

Es una aplicacin de Tecnologa de informacin diseada para aumentar la productividad

de los trabajadores de datos en la oficina, apoyando las actividades de coordinacin y
comunicacin de la oficina tpica.

Coordinan a diversos trabajadores de informacin, unidades geogrficas y reas

funcionales. Manejan y controlan documentos. Programan actividades. Comunican.
Sirven a las necesidades de informacin en los niveles de conocimientos en la institucin

Coordinan y administran
Enlazan el trabajo
Acoplan a la institucin
Para cumplir con las funciones ya descritas, las oficinas en general llevan a cabo cinco
actividades de oficinas principales:

Administracin de documentos
Programacin de las actividades de las personas y grupos
Comunicacin con personas y grupos
Administracin de los datos
Administracin de proyectos
6. Continuacin: Sistemas de Automatizacin de Oficinas (OAS)

Administracin de Documentos

Son las tecnologas que se utilizan para crear, procesar y administrar documentos.
(Procesamiento de palabra, las publicaciones de escritorio, imgenes de documentos y
administracin del flujo de trabajo).

Trabajo de Colaboracin (Groupware)

Es el software que reconoce el significado de los grupos en las oficinas al proporcionar

funciones y servicios que dan soporte a las actividades de colaboracin de los grupos de
trabajo.

Administracin de la Informacin (Base de Datos de Escritorio)

Herramienta en paquetes para bases de datos diseadas para dar soporte a tareas de
administracin de datos especficos de la oficina para el trabajador de la informacin.

Administracin de Proyectos

Es el software que facilita el desarrollo, programacin y administracin de un proyecto

complejo en subtareas ms sencillas, cada una con su propio tiempo de terminacin y sus
requerimientos de recursos.

7. Sistemas de Informacin para la Administracin (SIA)

(MIS Management Information System) son un conjunto organizado de personas,
procedimientos, software, bases de datos y dispositivos para suministrar la informacin
rutinaria a administradores y tomadores de decisiones.

Proporcionan informes peridicos para la planeacin, el control y la toma de decisiones.

Son sistemas que se sustentan en la relacin que surge entre las personas y las
computadoras. Su inters principal es la eficiencia operativa.

Objetivo

Ofrecer a la administracin la informacin necesaria de manera habitual y continua.

No slo ofrece datos, sino el conjunto de stos analizados y procesados.
Ayudar en el proceso de planeacin como una herramienta en el desarrollo de estrategias
para dar ventajas competitivas a la empresa.
Disminuir la necesidad de dependencia de un ejecutivo en el mecanismo de control en una
empresa.
Permitir una comunicacin ms lateral y cruzada sobre una base formal en una
organizacin.
Y principalmente, dar soporte en la toma de decisiones en los altos mandos
administrativos de una organizacin mediante el uso de la informacin recabada.
8. Sistemas de informacin Estratgicos

Son los que ayudan a los administradores del nivel superior (o alta gerencia) a abordar y
resolver cuestiones estratgicas y tendencias a largo plazo, tanto en la compaa como en
su entorno exterior.

Caractersticas:

Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organizacin, por lo tanto no

pueden adaptarse fcilmente a paquetes disponibles en el mercado.
Su forma de desarrollo es la base de incrementos y a travs de su evolucin dentro de la
organizacin. Se inicia con un proceso o funcin en particular y a partir de ah se van
agregando nuevas funciones o procesos.
Apoyan en el proceso de innovacin de productos y proceso dentro de la empresa.
Cambian significativamente el desempeo de un negocio al medirse por uno o ms
indicadores clave, entre ellos, la magnitud del impacto.
Contribuyen al logro de una meta estratgica.
Generan cambios fundamentales en la forma de dirigir una compaa, la forma en que
compite o en la que interacta con clientes y proveedores.
Su funcin es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en
costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores.
Niveles de los tipos de sistemas de informacin

Rol del analista de sistemas

El analista de sistemas evala de manera sistemtica el funcionamiento de un negocio
mediante el examen de la entrada y el procesamiento de datos y su consiguiente
produccin de informacin, con el propsito de mejorar los procesos de una organizacin.

El analista de sistemas generalmente valora la manera que funcionan los negocios

examinando la entrada, el procesamiento de datos y la salida de informacin con el
propsito de mejorar los procesos organizacionales. Muchas mejoras involucran mejor
apoyo para las funciones de los negocios por medio del uso de sistemas de informacin
computarizados. Esta definicin enfatiza un enfoque sistemtico y metdico para analizar,
y posiblemente mejorar, lo que est sucediendo con el contexto especfico creado por un
negocio. Se requiere que los analistas de sistemas desempeen muchos paquetes en el
curso de su trabajo. Algunos de estos papeles son:
1. Consultores externos para negocios.
2. Experto de soporte dentro de un negocio.
3. Agente de cambio en situaciones tanto internas como externas.

El rol de consultor del analista de sistemas

Con frecuencia, el analista de sistemas desempea el rol de consultor para un negocio y,
por tanto, podra ser contratado de manera especfica para enfrentar los problemas de
sistemas de informacin de una empresa. Esta contratacin se puede traducir en una
ventaja porque los consultores externos tienen una perspectiva fresca de la cual carecen
los dems miembros de una organizacin. Tambin se puede traducir en una desventaja
porque alguien externo nunca conocer la verdadera cultura organizacional. En su funcin
de consultor externo, usted depender en gran medida de los mtodos sistemticos que se
explican en este libro para analizar y disear sistemas de informacin apropiados para una
empresa en particular. Adems, tendr que apoyarse en los usuarios de los sistemas de
informacin para entender la cultura organizacional desde la perspectiva que tienen ellos.

El rol de experto en soporte tcnico del analista de sistemas

Otro rol que tendr que desempear es el de experto en soporte tcnico dentro de la
empresa en la cual labora de manera regular. En este rol el analista recurre a su
experiencia profesional con el hardware y software de cmputo y al uso que se le da en el
negocio. Con frecuencia, este trabajo no implica un proyecto completo de sistemas, sino
ms bien la realizacin de pequeas modificaciones o la toma de decisiones que se
circunscriben a un solo departamento. Como experto de soporte tcnico, usted no est a
cargo del proyecto; tan slo acta como recurso para aquellos que s lo estn. Si usted es
un analista de sistemas contratado por una empresa de manufactura o servicios, gran parte
de sus actividades podran ajustarse a este rol.

El analista de sistemas como agente de cambio

El papel que mejor se entiende y que le confiere una alta responsabilidad al analista de
sistemas, es el de agente de cambio; sin importar si es o no externo a la organizacin.
Como analista, ser un agente de cambio cada vez que realice alguna de las actividades
del ciclo de desarrollo del sistema del sistema, las cuales se mantienen presentes en la
empresa por un largo periodo. Un agente de cambio puede definirse como aquella persona
que sirve como catalizador para el cambio, que desarrolla un plan para el mismo y que
colabora con otros para agilizarlo.
Su presencia dentro de la empresa la modifica. Como analista de sistema debe
aceptar lo anterior y utilizarlo como el punto de inicio de su anlisis. Esto es por lo que
tendr que relacionarse con los usuarios y con la direccin, desde el principio del
proyecto. Sin su colaboracin, ser incapaz de entender lo que pasa en la organizacin, y
el cambio real no se llevar a cabo.
Como analista de sistemas, al actuar como agente de cambio, apoya una corriente
particular de cambio, que involucra el uso de los sistemas de informacin. Adems,
transmite a los usuarios el proceso de cambio ya que esta convencido de que tales
cambios no ocurren de manera independiente en los sistemas de informacin, sino ms
bien, estos ocasionan cambios a lo largo de las organizaciones.
 Usuarios finales

Tipos de usuarios de los sistemas de informacin

Gerentes y Altos Ejecutivos Son Sistemas De Apoyos Para Las Personas y Equipos
Que Tienen Que Estar Pendientes De Si Las "Cosas Estn Funcionando Bien.

Operarios Son Responsables De Acceder A La Informacin Critica Del Negocio y

Tener La Capacidad De Distribuir Dicha Informacin A Las Diferentes Personas De La
Organizacin y Usuarios

Usuario Final Directo Opera El Sistema, Tiene Interaccin Directa A Travs Del
Equipo De Sistemas. Responsable De Alimentar El Sistema Con Datos.

Usuario Final Indirecto Emplea Los Reportes y Otros Tipos De Informacin Generada
Por El Sistema, Pero No Opera El Equipo De Sistemas.

Administradores Supervisan La Intervencin En El Desarrollo o Uso Del Sistema.

Tienen La Responsabilidad Ante La Organizacin De Controlar Las Actividades Del
Sistema.

Directivos Incorporan Los Usos Estratgicos y Competitivos De Los Sistemas De

Informacin En Los Planes y Estrategias De La Organizacin.

Ciclo de vida de un sistema de informacin

Todo Sistema de Informacin tiene un tiempo de vida (ciclo de vida). Y este ciclo de vida de un
sistema de informacin consta de diversas etapas que ayudan a la organizacin a tener xito
durante su tiempo de vida.

1. Investigacin preliminar La solicitud para recibir apoyo de un sistema de informacin se

origina con la peticin de una persona, ya sea, un administrador, un trabajador o un especialista
en sistemas. Al comenzar esta etapa se divide en tres partes:

a. Aclaracin de la solicitud: Demasiadas solicitudes de trabajadores y usuarios no se especifican

de manera clara, por consiguiente antes de proceder a la investigacin de sistemas se debe
determinar qu es lo que desea el solicitante.
b) Estudio de factibilidad: La investigacin preliminar debe determinar si el sistema es factible.
Existen tres aspectos fundamentales:

Factibilidad tcnica: Fijarse si las condiciones son eficaces para el desarrollo del trabajo,
tal como la tecnologa.
Factibilidad econmica: Determinar si el sistema beneficia a la organizacin.
Factibilidad operacional: Determinar si el sistema ser utilizado.

C. Aprobacin de la solicitud: La mayora de proyectos solicitados no se llevan a cabo, porque

los administradores seleccionan y deciden cual es ms importante. Luego ms tarde al aprobar un
proyecto se estiman los costos, el tiempo que llevara su desarrollo; as como tambin las
necesidades de los trabajadores.

2. Determinacin de los requerimientos El analista recopila opiniones y soluciones que

proponen los dems para cambiar el proceso y conforme a estos detalles, los analistas estudian
los datos sobre los requerimientos con la finalidad de identificar las caractersticas que debe tener
el nuevo sistema, incluyendo la informacin que debe obtener y producir el nuevo sistema, junto
con caractersticas operacionales, tales como controladores de procesamiento, tiempos de
respuesta y mtodos de entrada y salida.

3. Diseo de sistemas El diseo de un sistema de informacin produce detalles de cmo el

sistema cumplir con los requerimientos identificados durante la fase de anlisis. Este proceso
indica los datos de entrada, (los cuales sern almacenados) y se inicia identificando las salidas
que debe producir el sistema, donde los diseadores seleccionan las estructuras de archivo y los
dispositivos de almacenamiento, tales como discos y cintas magnticas. El diseador emite
informacin detallada del diseo al equipo de programacin para comenzar as la fase desarrollo
de software.

4. Desarrollo de software En esta etapa el programador instala el software y se hace responsable

de la documentacin de los programas y de proporcionar una explicacin de cmo y porque
ciertos procedimientos se codifican de determinada manera. La documentacin es esencial para
probar el programa y dar mantenimiento a la aplicacin instalada. Durante esta fase el sistema se
emplea de manera experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas. Se utilizan
como entradas conjunto de datos de prueba para su procesamiento y luego se examinan
resultados. De esta manera se observa si el sistema es confiable.

5. Implantacin y evaluacin La implantacin es un proceso, donde instala la aplicacin y

construye todos los archivos de datos necesarios para su uso. En una organizacin es preferible
que emplee la aplicacin solo en un rea de la empresa, para as no halla riesgos y una vez
instaladas en la empresa, esta aplicacin se emplearan durante muchos aos. Por tal motivo debe
realizarse el mantenimiento respectivo porque la organizacin cambia a medida que pasa el
tiempo, para satisfacer las nuevas necesidades de los usuarios.

Elementos de un sistema de informacin

Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de

apoyar las actividades de una empresa o negocio.

El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de informacin pueda

operar.

El recurso humano que interacta con el Sistema de Informacin, el cual est formado por las
personas que utilizan el sistema.

Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas: entrada, almacenamiento,

procesamiento y salida de informacin.

Entrada de Informacin: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Informacin toma los

datos que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser manuales o automticas.
Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las
automticas son datos o informacin que provienen o son tomados de otros sistemas o mdulos.
Esto ltimo se denomina interfases automticas.

Las unidades tpicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas
magnticas, las unidades de diskette, los cdigos de barras, los escners, la voz, los monitores
sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

Almacenamiento de informacin: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades

ms importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede
recordar la informacin guardada en la seccin o proceso anterior. Esta informacin suele ser
almacenada en estructuras de informacin denominadas archivos. La unidad tpica de
almacenamiento son los discos magnticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los
discos compactos (CD-ROM).

Procesamiento de Informacin: Es la capacidad del Sistema de Informacin para efectuar

clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos clculos pueden
efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que estn
almacenados. Esta caracterstica de los sistemas permite la transformacin de datos fuente en
informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras
cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin financiera a partir de los datos que
contiene un estado de resultados o un balance general de un ao base.

Salida de Informacin: La salida es la capacidad de un Sistema de Informacin para sacar la

informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las
impresoras, terminales, diskettes, cintas magnticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre
otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Informacin puede constituir la
entrada a otro Sistema de Informacin o mdulo. En este caso, tambin existe una interfase
automtica de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase
automtica de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las plizas contables de los
movimientos procesales de los clientes.

A continuacin se muestran las diferentes actividades que puede realizar un Sistema de

Informacin de Control de Clientes:

Actividades que realiza un Sistema de Informacin:

Entradas:

Datos generales del cliente: nombre, direccin, tipo de cliente, etc.

Polticas de crditos: lmite de crdito, plazo de pago, etc.

Facturas (interfase automtico).

Pagos, depuraciones, etc.

Proceso:

Clculo de antigedad de saldos.

Clculo de intereses moratorios.

Clculo del saldo de un cliente.

Almacenamiento:

Movimientos del mes (pagos, depuraciones).

Catlogo de clientes.

Facturas.

Salidas:

Reporte de pagos.

Estados de cuenta.
Plizas contables (interfase automtica)

Consultas de saldos en pantalla de una terminal.