XXXV ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO

Perspectivas Globais para a Engenharia de Produo

Fortaleza, CE, Brasil, 13 a 16 de outubro de 2015.

APLICAO DO LEAN OFFICE NO PROCESSO

DE INTEGRAO DE UM PROFESSOR EM UMA
INSTITUIO DE ENSINO SUPERIOR DE
ALAGOAS

Isis Barros Santos (CESMAC)

isiisbs@hotmail.com
LUANDA EGINA REIS LIMA (CESMAC)
lua.reislima@hotmail.com
THIAGO BUSELATO MAURICIO (CESMAC)
tbuzze@yahoo.com.br
Juliana Ramos Abs (CESMAC)
juliana_ramos82@hotmail.com
francisco gustavo torres (CESMAC)
francisco.380@hotmail.com

Este trabalho apresenta conceitos do Lean Office como uma ferramenta de

competncia, independente do ramo a ser aplicado. O uso do Lean Office na
atividade de contratao de professores em uma instituio de ensino em
Macei, Alagoas, se deu pela possibilidade de simplificar o processo, assim
como integrar o profissional na organizao de forma satisfatria e efetiva. A
aplicao das ferramentas da qualidade fluxograma e mapofluxograma,
proporcionou a identificao de oportunidades de melhorias como: reduo
do tempo de contratao dos docentes, otimizao da produtividade nas
reas funcionais da instituio e o aumento na satisfao de clientes e
colaboradores. Dessa forma, este artigo apresenta um estudo de caso no
processo de integrao de um professor em uma instituio de ensino
superior particular de Alagoas, e como objetivo principal, propor alternativas
de aperfeioar a integrao de novos educadores.

Palavras-chave: Lean Office, qualidade e otimizao.

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1. Introduo:

Uma Instituio de Ensino Superior (IES) tem como principal funo convencer e
cativar os seus discentes e atrair novos. A escolha do aluno em manter ou no sua matricula
passa pela anlise de diversos fatores e, pelo menos um, pode estar relacionado com o servio
prestado pela instituio.

Transtornos e adversidades com esses servios resultam em um impacto negativo na

imagem do sistema de educao e at mesmo institucional, podendo ter como efeito o declnio
do nmero de alunos.

O nvel de bem estar dos clientes em relao aos servios prestados gera a fidelizao
por parte deles. Sendo assim, essencial identificar os pontos positivos e negativos da IES
para que seja possvel determinar um plano de melhorias.

Como ponto positivo, a IES que ser estudada, conta com portal acadmico (sistema
online utilizado pela Instituio), ajudando a simplificar e aproximar os processos que
envolvem professor e aluno, porm nem sempre os docentes tem o conhecimento em todas as
funes dessa ferramenta.

Alm disso, foi identificado junto aos professores recm-contratados a necessidade de

gerar o login de acesso ao portal de forma mais gil. Isso porque, o atraso no recebimento
desse login impossibilita o acesso ao portal, o que alm de no permitir a publicao de aulas,
impossibilita realizao da chamada via sistema.

Na busca por possveis melhorias sobre as oportunidades relatadas, sero aplicadas as

seguintes ferramentas: Lean Office, Fluxograma, Mapofluxograma e Gesto do
Conhecimento, proporcionando uma melhor compreenso de todos os processos. Por fim, o
trabalho ir propor as melhorias identificadas pela aplicao das ferramentas.

1. Referencial Terico:
1.1. Sistema Toyota

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O Sistema Toyota de Produo surgiu logo aps a Segunda Guerra Mundial, poca em
que as indstrias japonesas apresentavam baixa produtividade. Segundo Ghinato (2000), o
Sistema Toyota uma filosofia de gerenciamento que busca reduzir os desperdcios da
empresa para a atender as necessidades do cliente no prazo, com qualidade e com baixo custo,
envolvendo e integrando todas as partes da organizao.
Mais conhecido como Sistema de Produo Enxuta (em ingls Lean Production
System ou Lean Manufacturing). O termo enxuta (do ingls, Lean) foi usado no final dos anos
80 para definir um sistema produtivo que fosse eficiente, flexvel, gil e inovador; todas essas
caractersticas ajudariam as empresas a enfrentarem os desafios do mercado (GHINATO,
1996).
Para Riani (2006), a Produo Enxuta surgiu com os seguintes objetivos fundamentais:
a otimizao e integrao do sistema de manufatura, qualidade, flexibilidade do processo,
produo de acordo com a demanda. Manter o compromisso com clientes e fornecedores e a
reduo dos custos de produo.
Com a disseminao desse conceito e a necessidade crescente das empresas em se
tornarem cada vez mais enxutas, eliminando elementos que no agregam valor a seus
processos, nasce o Lean Office (escritrio enxuto), que se baseia, ento, na aplicao de
princpios e ferramentas oriundos do Lean Manufacturing s atividades administrativas das
organizaes.

1.2. Lean Office

O Sistema Toyota de Produo objetiva aumentar a eficincia da produo pela
eliminao contnua de desperdcios. Eliminar desperdcio enxugando os processos das
empresas torn-la Lean. O Lean office ou escritrio enxuto a aplicao dos princpios
enxutos no ambiente administrativo que fornece capacidade para aperfeioar o fluxo de
trabalho e reduzir os desperdcios das reas administrativas, e pode ser aplicado em diversos
setores (TAPPING; SHUKER, 2010 e ALMEIDA, 2009).
No contexto dos sistemas produtivos, o Lean Office vem aderir-se, especialmente, aos
fluxos de informaes que no acompanham os processos de material ou de fabricao.
Procura manter, contudo, objetivos ligados reduo de custos, eliminao de retrabalho,

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minimizao de problemas de comunicao, reduo e eliminao de atividades que no

agregam valor aos processos, aumento de produtividade (OHNO, 1997; WOMACK e JONES,
2004; TURATI, 2007; TAPPING e SHUKER, 2010).

1.3. Mapeamento de processos:

Harrington (1993, apud DATZ e MELO e FERNANDES, 2004) explica que processo
nada mais do que um grupo de tarefas interligadas logicamente, que utilizam os recursos da
organizao para gerar os resultados definidos, de forma a apoiar os seus objetivos. Para
Davenport (1994, apud DE OLIVEIRA, 2006):

um processo uma ordenao especfica das atividades de trabalho no tempo e no espao,

com um comeo, um fim, e inputs e outputs claramente identificados: uma estrutura para
ao.

Segundo Slack et al. (2009) O mapeamento do processo no seu nvel mais bsico
envolve descrever os processos em termos de como as atividades dentro do processo se
relacionam uma com a outra. Para auxiliar a anlise do processo so utilizadas tcnicas de
registro, como fluxograma e mapofluxograma.

1.4. Fluxograma e Mapofluxograma:

Nunes (2009) afirma que a tcnica Fluxograma funciona como a representao grfica
de um sistema, utilizando-se para isso figuras geomtricas normalizadas e a setas unindo essas
figuras geomtricas.
Por meio desta representao, possvel compreender os fluxos de informaes ou
documentos, bem como os recursos que participam no processo estudado.
Analisando o fluxograma realizado em uma empresa, pode-se identificar o processo,
apontando suas falhas, e promovendo melhorias ou excluindo etapas que no acrescentam
valor ao processo.

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De acordo com Batista et al. (2006), o objetivo principal do mapofluxograma

permitir estudar, em conjunto com o fluxograma, as condies de movimentao fsica que se
segue num determinado processo produtivo, bem como os espaos disponveis ou necessrios
e as localizaes relativas dos centros de trabalho.
A utilizao do mapofluxograma na organizao trs diversos benefcios, tais quais: a
facilidade de detectar atividades desnecessrias, analisar a possibilidades de reunir e combinar
diversas atividades, detectar e corrigir os movimentos longos que existem entre as atividades,
verificar modificaes de direo do fluxo e visualizar os pontos que hajam congestionamento
de trfego de pessoas e materiais.
Para construir um mapofluxograma necessrio elaborar previamente o fluxograma e ter
em mos a planta baixa, na qual dever ser desenhado o arranjo fsico do ambiente a ser
analisado. Os smbolos frequentemente utilizados esto descritos na Figura 1.

Figura 1 - Smbolos do mapofluxograma.

Fonte: Adaptado de Correia (2002).

1.5. Gesto do conhecimento:

O conceito de Gesto do Conhecimento surgiu no incio da dcada de 90 e, segundo
SVEIBY (1998), a Gesto do Conhecimento no mais uma moda de eficincia operacional.
Faz parte da estratgia empresarial.
Saber gerir o conhecimento investir equilibradamente em processos de criao e
compartilhamento de conhecimento. Uma boa utilizao da gesto do conhecimento
influencia o desempenho organizacional e financeiro de uma organizao.
A Gesto do Conhecimento pode ser definida como um processo de identificao,
armazenamento e compartilhamento dos conhecimentos que sejam relevantes para as

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empresas (TERRA, 2001). Wiig (2006) afirma que com a aplicao das ferramentas de
sistema de informao o processo de gerenciamento do capital intelectual se torna slido e
integrado com toda a organizao.

2. Metodologia:

A metodologia utilizada para o desenvolvimento deste artigo foi o estudo de caso.

Sendo aplicada no estudo do processo de contratao de professores e na gerao do login de
acesso ao portal acadmico em uma Instituio de Ensino Superior, localizada em Macei, no
ano de 2014.
Segundo Yin (2001), o estudo de caso uma investigao emprica que analisa um
fenmeno contemporneo dentro de seu contexto da vida real, utilizando-se geralmente
observao direta. Com base nestas diretrizes, para o desenvolvimento do projeto foram
utilizadas diversas ferramentas, entre elas entrevistas, montagem de fluxogramas e
mapofluxogramas.
O projeto foi realizado com o objetivo de identificar as possveis melhorias no
processo de integrao dos professores Instituio, bem como no processo de gerao do
login de acesso ao Portal online para os professores contratados.
A Figura 2 apresenta um fluxograma das atividades realizadas para a confeco do
projeto. Primeiramente foram realizadas entrevistas em alguns setores da Instituio para a
identificao do processo de contratao de professores. Com as informaes obtidas foi
elaborado um fluxograma das atividades envolvidas na contratao do docente, visto que a
Instituio ainda no tinha um, para que houvesse melhor entendimento da fase de
contratao. Em seguida foi elaborado um mapofluxograma, o que possibilitou a identificao
das atividades com mais atrasos atravs de uma anlise dos dois. Tambm foi realizado
entrevistas com os professores recm-contratados para quantificar o perodo gasto nas
contrataes deste semestre. Aps a entrevista foi possvel elaborar algumas propostas para a
melhoria do processo.
Paralelo a isso, tambm foi elaborado um manual de treinamento de acesso ao Portal
online, o qual tem a finalidade de oferecer fcil manuseio nas atividades de integrao do
professor com a Instituio e com os alunos.
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Figura 2 - Fluxograma das atividades realizadas para a confeco do projeto.

3. Estudo de caso
3.1. A Instituio:
A empresa objeto de estudo uma das mais antiga Instituio de Ensino Superior do
Estado de Alagoas. Atualmente, conta com cerca de 12.000 alunos nos cursos de graduao e
2.000 alunos de ps-graduao, 700 professores e, tambm, 700 colaboradores distribudos
nos departamentos administrativos. Hoje ofertado 27 cursos de graduao distribudos em 4
Campus Universitrios no estado com infraestrutura que conta com modernos laboratrios
para seus alunos e clnicas que proporcionam atendimento gratuito populao carente de
Alagoas.
3.2 O processo de contratao
O processo seletivo de professores ocorre a cada semestre ou em carter de urgncia
devido demisso, licena ou alguma coisa que impea o professor atual de ministrar sua
disciplina.
Por meio de entrevistas feitas em setores da Instituio e com os professores recm-
contratados, foram coletadas informaes que possibilitaram um melhor entendimento sobre o
processo de contratao dos professores na Instituio e a gerao de seu login do Portal
online.
Com essas informaes, foi possvel desenvolver um fluxograma (Figura 3a e 3b) do

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processo, o qual foi dividido em cinco departamentos, oferecendo melhor entendimento do

processo aos colaboradores, e com isso, facilitando o modo que as aes sero feitas. Tambm
foi elaborado o mapofluxograma (Figura 4), que exibe uma sequncia cronolgica dos dados,
detalhando o tempo gasto em cada atividade, as distncias percorridas em cada deslocamento,
etc.

Figura 3a - Fluxograma do processo atual de contratao de professores.

Figura 3b - Fluxograma do processo atual de contratao de professores.

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Figura 4 - Mapofluxograma do processo de contratao.

Para preencher a coluna de tempo referente ao candidato, marcado com ? na Figura 4,

foram conduzidas entrevistas com os professores contratados para lecionar no primeiro
perodo do ano de 2015. A primeira pergunta da entrevista foi referente ao tempo (dia)
decorrido entre a convocao do professor para comparecer ao exame mdico at a sua
realizao (Figura 5).

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Figura 5 Resultado da primeira pergunta da entrevista com os professores recm

contratados.

Analisando a Figura 5 pode-se notar que 70% dos professores demoram mais de um
dia para realizar seu exame mdico. A segunda pergunta foi referente ao tempo decorrido
entre a realizao do exame e a assinatura do contrato de trabalho (Figura 6).

Figura 6 Resultado da segunda pergunta da entrevista com os professores recm

contratados.

Analisando a Figura 6, pode-se notar que quase 90% dos professores no assinam seu
contrato de trabalho assim que realizam o exame mdico.
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Por fim, a terceira pergunta envolvia o tempo decorrido entre a assinatura do contrato
e o recebimento do login para acesso ao portal online (Figura 7).

Figura 7 Resultado da terceira pergunta da entrevista com os professores recm

contratados.

Pela Figura 7, pode-se afirmar que quase 80% dos professores receberam seu login
com mais de um dia aps assinar seu contrato de trabalho.
Foram elaboradas duas propostas na tentativa de aperfeioar o processo de contratao
e professores. Visto que um dos maiores problemas a gerao e entrega do login e senha de
acesso ao Portal online, as propostas tem como foco a melhoria dessas atividades.
A primeira proposta a de no ato de inscrio o candidato deve preencher uma ficha
(Figura 8) contendo todos os dados necessrios para a gerao do login. Essa ficha ficaria
com os responsveis pelo processo seletivo e ao fim de todo o processo a ficha do candidato
escolhido enviada por e-mail para o Setor do Portal online onde ser gerado seu login aps o
Setor de Gesto com pessoas comunicar a concluso da assinatura do contrato.

Figura 8 - Ficha de inscrio.

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A segunda proposta seria a de no ato da assinatura do contrato o professor receber um

login em branco e assinar um termo de compromisso com o portal, com esse termo em mos
ele deve ir ai Setor do Portal online e l em carter de urgncia as disciplinas que o professor
ministrar sero inseridas no login.
Alm disso, est sendo elaborado um manual do Portal online, at o momento oito
tutoriais foram concludos com uma linguagem simples e didtica, sempre com a exposio
de figuras para um melhor entendimento, como exemplificado na Figura 9.

1 Passo: Acesso o site e preencha os espaos com seu login e senha.

Figura 9 Parte do manual de acesso ao portal.

4. Concluso:
Verificou-se por meio da reviso bibliogrfica, que a aplicao da definio Lean Office
interessante para melhoria contnua dos processos e reduo dos desperdcios. Com os
resultados apresentados, pode-se comprovar que os conceitos e prtica no processo de
contratao de docentes em uma IES produziram excelentes alternativas quando adotados.
O estudo de caso evidenciou que foi possvel aplicar as ferramentas da qualidade para
reduzir o tempo de entrega do login e permitiu identificar mtodos, os quais devem ser
corrigidos/melhorados, como proposta, demostrando a possibilidade de aumento na

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efetividade do processo. Alm disso, foi elaborado um manual do Portal Acadmico Online, o
qual proporciona integrao dos usurios.
Por fim, essa pesquisa visa trabalhos futuros na ampliao do estudo de caso e ganhos
com a implementao da metodologia, pois permitir que as pessoas envolvidas nos processos
os captem e sejam responsveis pela manuteno desse sistema cclico.

Agradecimentos

Os autores agradecem a CAPES, FAPEAL e ao PSIC pelo apoio a esta pesquisa.

5. Referncias:

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