PANDUAN

ROOT CAUSE ANALYSIS (RCA) DAN

FAILURE, MODE AND EFFECT ANALYSIS (FMEA)

PEMERINTAH KABUPATEN KOLAKA TIMUR

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS LALOLAE
JL. Lalosee, Kel.Lalolae, Kec.Lalolae Kode Pos : 93572
Email puskesmaslalolae@gmail.com
 KATA PENGANTAR

Keselamatan pasien merupakan suatu sistem dimana rumah sakit atau

puskesmas membuat asuhan pasien agar lebih aman. Hal ini termasuk
asesment risiko, identifikasi dan pengelolaan hal yang be rhubungan dengan
risiko pasien, pelaporan dan analisis insiden, kemampuan belajar dari insiden
dan tindak lanjutnya serta implementasi solusi untuk meminimalkan
timbulnya risiko. Sistem ini mencegah terjadinya cidera yang disebabkan oleh
kesalahan akibat melaksanakan suatu tindakan atau tidak mengambil tindakan
yang seharusnya diambil.
Sebagai bentuk komitmen dan keterlibatan seluruh staf pada
keselamatan pasien, maka seluruh staf di Puskesmas Lalolae harus mampu
untuk melakukan manajemen risiko untuk pengelolaan insiden. Panduan Root
Cause Analysis (RCA) & Failure, Mode And Effect Analysis (FMEA) ini
menjabarkan bagaimana tahapan melakukan RCA & FMEA, dilengkapi
dengan contohnya yang pernah dibuat oleh komite PMKP.

Lalolae, Januari 2017

Kepala Puskesmas Lalolae

Sudarni Geno, SKM

 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
BAB II ROOT CAUSE ANALYSIS (RCA)
A. Pengertian Root Cause Analysis (RCA)
B. Langkah-langkah Root Cause Analysis (RCA)
C. Tahapan Melakukan Root Cause Analysis (RCA)
BAB III FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS (FMEA)
A. Pengertian Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)
B. Tahapan Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)

DAFTAR PUSTAKA
 BAB I
PENDAHULUAN

Upaya peningkatan mutu dan keselamatan pasien di Puskesmas Lalolae dilakukan

dengan menggunakan pendekatan proaktif dalam melaksanakan manajemen resiko
disemua unit. Alat-alat manajemen resiko yang digunakan terdiri dari :
1. Non statisticaltools : untuk mengembangkan ide, mengelompokkan,
memprioritaskan dan memberikan arah dalam pengambilan keputusan. Alat-alat
tersebut meliputi fish bone, bagian air, RCS, dan FMEA.
2. Statiscal tools seperti Diagram Pereto, lembar periksa (check sheet).
Perbedaan RCA dengan FMEA, yaitu RCA merupakan pendekatan analisis sistem
yang reaktif sementara FMEA merupakan pendekatan proaktif untuk mencegah
kegagalan sistem.
Persamaan RCA dengan FMEA, yaitu :
1. Harus ada komitmen pimpinan.
2. Bertujuan mengurangi kemungkinan cidera yang akan terjadi.
3. Mencakup identifikasi kondisi-kondisi yang menimbulkan cidera.
4. Merupakan metode analisis non statistical.
5. Merupakan aktifitas sebuah tim yang memerlukan dukungan SDM, waktu, material
dan penunjang lainnya.
RCA dan FMEA saling berhubungan, bagian pendekatan yang satu dapat
digunakan pada bagian pendekatan yang lainnya. FMEA dapat digunakan untuk
membantu mengevaluasi perubahan strategi hasil analisa dengan RCA. Pendekatan
FMEA dapat melihat titik-titik potensial kegagalan berbagai proses dan kemudian
mengidentifikasi kegagalan-kegagalan baru yang ditimbulkan dari penerapan proses
baru. RCA dapat digunakan untuk mengidentifikais proses-proses mana saja yang
membutuhkan FMEA dan kemudian menentukan akar permasalahan secara spesifik.
 BAB II
ROOT CAUSE ANALYSIS (RCA)

A. Pengertian
Root Cause (akar masalah), akar atau isu fundamental, adalah titik awal dimana
bila pada titik tersebut diambil suatu tindakan (pencegahan) maka peluang
terjadinya insiden akan berkurang.
RCA diterapkan pada kejadian resiko tinggi, berdampak luas yaitu semua KTD
dan Sentinel. Apabila terjadi insiden lain seperti KTC, KNC, dan KPC cukup
dilakukan investigasi sederhana. Setian proses pengelolaan insiden harus dapa
menetapkan tingkat investigasi dan tindakan yang diperlukan.
RS atau puskesmas memastikan bahwa seluruh staf yang terkait mampu
melakukan analisis akar masalah untuk belajar bagaimana dan mengapa maslah
terjadi untuk kemudian menyusun rencana tindak lnjutnya. RCA dilakukan oleh Tim
RCA, sementara komite Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien bertanggung
jawab untuk :
1. Mengingatkan untuk dilaksanakannya RCA.
2. Mengatur Penyelenggaraan suatu investigasi.
3. Mengelola tim RCA.
4. Pelaporan secara organisatoris dan memonitor tindak lanjut upaya pengurangan
resiko.
5. Koordinasi program RCA.
6. Evaluasi program RCA.

B. Langkah-langkah Root Cause Analysis (RCA)

1. Identifikasi Insiden Yang Akan Di Investigasi
2. Tentukan Tim Investigator
3. Kumpulan Data dan Informasi
a. Observasi
b. Dokumentasi
c. Interview
4. Petakan Kronologi Kejadian
a. Narrative Chronology
b. Timeline
c. Tabular Timeline
d. Time Person Grid
 5. Identifikasi CMP (Care Management Problem)
a. Brainstroming, bainwriting
6. Analisis Informasi
a. 5 Why's
b. Analisis Perubahan
c. Analisis Penghalang
d. Fishbone / Analisis Tueang Ikan
7. Rkomendasi dan Rencana Kerja Untuk Improvement

C. Tahapan Melakukan Root Cause Analysis (RCA)

1. LANGKAH 1 dan 2 : Identifikasi insiden dan tentukan tim, dengan menggunkan
form seperti dibawah ini :
INSIDEN :

Ketua :

Anggota : 1. 4.
2. 5.
3. 6.
Apakah semua area yang terkait sudah terwakili ? YA TIDAK
Apakah macam-macam dan tingkat pengetahuan yang berbeda, sesudah
diwakili dalam tim tersebut ? YA TIDAK
Siapa yang menjadi Notulen ?
Tanggal dimulai Tanggal dilengkapi
2. LANGKAH 3 : Kumpulkan data & informasi
Dengan menggunakan form seperti dibawah ini :
Observasi langsung :
Dokumentasi : 1. .................................................
2. .................................................
3. .................................................
4. .................................................
5. ................................................
Interview (Dokter/Staf yang terlibat) :
1. .................................................
2. .................................................
3. .................................................
4. .................................................
5. .................................................
3. LANGKAH 4 : Petakan kronologi kejadian dengan menggunakan bantuan
beberapa form dibawah ini :
FORM TABULAR TIMELINE
WAKTU/KEJADIAN
KEJADIAN
INFORMASI

TAMBAHAN

Good Practice
MASALAH

PELAYANAN

4. LANGKAH 5 : Identifikasi care management programs

FORM MASALAH/CARE MANAGEMENT PROBLEM (CMP)

MASALAH INSTRUMENT/TOOLS
1.
2.
3.
4.
5.

5. LANGKAH 6 : Analisis perubahan, dengan beberapa cara :

FORM TEKNIK 5 MENGAPA (5 why's)

MASALAH INSTRUMENT/TOOLS
1. Mengapa
2. Mengapa
3. Mengapa
4. Mengapa
5. Mengapa
 FORM ANALISIS PERUBAHAN
PROSEDUR PROSEDUR APAKAH
YANG NORMAL YANG TERDAPAT
(SOP) DILAKUKAN BUKTI
SAAT INSIDEN PERUBAHAN
DALAM PROSES

FISH BONE / ANALISIS TULANG IKAN

Adalah alat untuk menggmbarkan penyebab-penyebab suatu masalah secara
rinci. Diagram tersebut memfasilitasi proses identifikasi masalah sebagai langkah awal
untuk menentukan fokus perbaikan, menggambarkan ide pengumpulan data, menggali
penyebab terjadinya masalah dan menganalisa masalah tersebut. Untuk pengisisan
diagram fish bone ini dilakukan dengan melihat faktor-faktor kontributor.

Fish Bone / Analisis tulang ikan

faktor pasien faktor staf faktor tugas faktor RS faktor tim

faktor faktor faktor organisasi

komunikasi lingkungan kerja dan manejemen

Ket :

FAKTOR KONTRIBUTOR, KOMPONEN & SUBKOMPONEN DALAM INVESTIGASI

INSIDEN KLINIS

1. FAKTOR KONTRIBUTOR EXTERNAL DILUAR RS KOMPONEN :

a. Regulator dan ekonomi
b. peraturan dan kebijakan DEPKES
c. Peraturan nasional
d. Hubungan dengan organisasi lain
 2. FAKTOR KONTRIBUTOR ORGANISASI SAN MANAJEMEN
Komponen Sub Komponen
Organisasi dan Manajemen a. Struktur Organisasi
b. Pengawasan
c. Jenjang Pengambilan Keputusan
Kebijakkan, Standar & Tujuan a. Tujuan dan misi
b. Penyusunan Fungsi Manajemen
c. Kontrak Servis
d. Sumber Keuangan
e. Pelayanan Informasi
f. Kebijakan Diklat
g. Prosedur dan Kebijakan
h. Fasilitas dan Perlengkapan
i. Manajemen Resiko
j. Manajemen K3
k. Quality Improvement
Administrasi Sistem Administrasi
Budaya Keselamatan a. Attitude Kerja
b. Dukungan Manajemen Oleh Seluruh Staf
SDM a. Ketersediaan
b. Tingkat Pendidikan & Keterampilan Staf yang
Berbeda
c. Beban Kerja yang Optimal
Diklat Manajemen Training/Pelatihan/Refresing

3. FAKTOR LINGKUNGAN KERJA

KOMPONEN SUB KOMPONEN

Rancang dan Bangunan a. Manajemen Pemeliharaan
b. Penilaian Ergonomik
c. Fungsionalitas
Lingkungan a. Housekeeping
b. Pengawasan Lingkungan Fisik
c. Perpindahan Pasien Antar Ruangan
Perlengkapan a. Malfungsi Alat
b. Ketidak Tersediaan
c. Manajemen Pemeliharaan
d. Fungsionalitas
e. Rancang, Penggunaan & Maintenance
Peralatan

4. FAKTOR KONTRIBUTOR : TIM

KOMPONEN SUB KOMPONEN

Supervisi & Konsultasi a. Adanya kemauan staff junior berkomunikasi
b. Cepat tanggap
Konsistensi a. Kesamaan tugas antar profesi
b. Kesamaan tugas antar staff yang singkat
Kepemimpinan Tanggung Jawab a. Kepemimpinan Efektif
b. Job Description jelas
Respon terhadap Insiden Dukungan per grup setelah insiden
 5. FAKTOR KONTRIBUTOR : STAFF

KOMPONEN SUB KOMPONEN

Kompetensi a. Verivikais Kualifikasi
b. Verifikasi Pengetahuan & Keterampilan
Stressor Fisik dan Mental a. Motivasi
b. Stresor Mental : efek beban kerja beban mental
c. Stresor Fisik : Efek Beban kerja = Gangguan
Fisik

6. FAKTOR KONTRIBUTOR : TUGAS

KOMPONEN SUB KOMPONEN

Ketersediaan SOP a. Prosedur Peninjauan & Revisi SOP
b. Ketersediaan SOP
c. Kualitas Informasi
d. Prosedur Infestigasi
Ketersediaan & Akurasi Hasil a. Test tidak dilakukan
Test b. Ketidak sesuaianantara interprstasi hasil test
Faktor Penunjang Dalam Validasi a. Ketersediaan, penggunaan, reliabilitas
Alat Medis b. Kalibrasi
Rancang Tugas Penyelesaian tugas tepat waktu dan sesuai
SOP

7. FAKTOR KONTRIBUTOR : PASIEN

KOMPONEN SUB KOMPONEN

Kondisi Penyakit yang kompleks, berat, multikomplikasi
Personal a. Kepribadian
b. Bahasa
c. Kondisi Sosial
d. Keluarga
Pengobatan Mengetahui Resiko Yang berhubungan dengan
pengobatan
Riwayat a. Riwayat Medis
b. Riwayat Kepribadian
c. Riwayat Emosi
Hubungan Staf dan Pasien Hubungan yang baik

8. FAKTOR KONTRIBUTOR : KOMUNIKASI

KOMPONEN SUB KOMPONEN

Komunikasi Verbal a. Komunikasi antara staf junior dan senior
b. Komunikasi antar profesi
c. Komunikasi antar staf dan pasien
d. Komunikasi antar Unit Departemen
Komuniaksi Tertulis Ketidak lengkapan Informasi
 6. Langkah 7 : Menyusun Rencana Perbaikan Dengan
Menggunakan Form Rekomendasi Dan Rencana Tindakan
SUMBER DAYA
AKAR TINGKAT BUKTI
TINDAKAN PJ WAKTU YANG PARAF
MASALAH REKOMENDASI PENYELESAIAN
DIBUTUHKAN

Menulis Laporan RCA :

Laporan dituliskan untuk mengkomunikasikan temuan-temuan, kesimpulan dan
rekomendasi hasil investigasi RCA. Laporan disusun oleh komite peningkatan mutu
dan keselamatan Pasien setelah semua solusi telah dipertimbangkan dan
direkomendasikan untuk tindakan koreaktif yang ditetapkan.
 BAB III
FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS (FMEA)

Proses mengurangi resiko di Puskesmas Lalolae dilakukan paling sedikit sat kali
dala setahun dan dibuat dokumentasinya, dengan menggunakan Failure Mode and
Effect Analysis (FMEA).Proses yang dipilih adalah proses dengan resiko tinggi.

A. Pengertian Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)

Beberapa definisi FMEA :
1. Adalah suatu alat mutu untuk mengkaji suatu prosedur secara rinci dan
mengenali model-model adanya kegagalan/kesalahan dan mencari solusi
dengan melakukan perubahan desain/prosedur.
2. Adalah metode perbaikan kinerja dengan mengidentifikasi dan mencegah
potensi kegagalan sebelum terjadi. Hal tersebut dirancang untuk
menyelamatnkan keselamatan pasien.
3. Adalah proses proaktif, dimana kesalahan dapat dicegah dan diprediksi.
Mengantisipasi kesalahan akan meminimalkan dampak buruk.
Kelebihan utama dari FMEA yaitu membuat pengguna dapat fokus pada proses
merancang ulang proses-proses yang memiliki potensial masalah untuk mencegah
terjadinya kegagalan di kemudian hari.
Delapan tahap FMEA (JCAHO, 2005) :
1. Memilih proses yang bersiko tinggi dan membentuk tim.
2. Membuat diagram proses ata alur proses dengan flow chart yang rinci
3. Untuk setiap kemungkinan kegagalan (failure mode ) identifikasi efek yang
memungkinkan terjadi ke pasien (the effect).
4. Menetapkan kemungkinan tingkat keparahan dari efek tersebut ke pasien
(RPN(Risk Priority Numbers))
5. Melakukan root cause analysis dari failure mode
6. Rancangan ualang proses
7. Analisa dan uji cobakan proses yang baru
8. Implementasi dan monitoring proses baru
B. Tahapan Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)
1. LANGKAH 1 : Pilih proses yang beresiko tinggi dan bentuk TIM
Pilih proses yang akan dianalisa. Proses yang dipilih dapat berupa proses
klinis dan berhubungan langsung dengan perawatan kepada pasien atau yang
tidak berorientasi klinis dan tidak berhubungan dengan perawatan pasien. Pilih
proses yang akan dianalisa. Tentukan salah satu proses / sub proses bila
prosesnya kompleks.
Judul Proses :

Bentuk TIM
Ketua :
Anggota : 1.
2.
3.
4.
5.
Apakah semua area yang terkait sudah terwakili ?
YA TIDAK
Apakah macam-macam dan tingkat pengetahuan yang berbeda, sudah diwakili
didalam tim tersebut?
YA TIDAK
Siapa yang menjadi Notulen ?
Tanggal dimulai Tanggal dilengkapi

2. LANGKAH 2A : GAMBARKAN ALUR PROSES

Tahapan Proses :
Jelaskan proses setiap kegiatan sesuai kebijakan dan prosedur yang berlaku.
Jika proses terlalu kompleks, pilih satu proses atau sub proses untuk di tindak
lanjuti.

1 2 3 4 5 6
 Cantumkan beberapa sub proses untuk setiap tahapan proses
Sub Proses Sub Proses Sub Proses Sub Proses Sub Proses Sub Proses

A. A. A. A. A. A.

B. B. B. B. B. B.

C. C. C. C. C. C.

D. D. D. D. D. D.

E. E. E. E. E. E.

3. LANGKAH 2B : GAMBARKAN ALUR SUB PROSES

1 2 3 4 5 6

Jelaskan sub proses kegiatan yang dipilih dan kemungkinan kegagalan

pada setiap sub proses

Sub Proses Sub Proses Sub Proses Sub Proses Sub Proses Sub Proses

A. A. A. A. A. A.

B. B. B. B. B. B.

C. C. C. C. C. C.

D. D. D. D. D. D.

E. E. E. E. E. E.

4. LANGKAH 3 : IDENTIFIKASI EFEK YANG MUNGKIN TERJADI KE PASIEN

(THE EFFECT)
Failures mode adalah suatu perilaku yang dapat gagal, dan secara umum
menjelaskan bagaimana suatu kegagalan terjadi dan dampaknya terhadap
suatu proses. E (efek) adalah hasil dari kegagalan tertentu atau kestabilan
seluruh ayau sebagaian proses. Efek kegagalan adalah konsekuensi dari failure
mode pada operasional, fungsi atau status dari tahapan proses.

5. LANGKAH 4 : MENETAPKAN KEMUNGKINAN TINGKAT BAHAYA DAN

KEPARAHAN DARI EFEK TERSEBUT KE PASIEN
Dalam menentukan tingkat bahaya harus mempertimbangkan hal-hal berikut,
yaitu :
a. Kriteria Failure mode
1) Probabilitas terjadinya failure mode( Sering disebut frekuensi atau
likelihood dari suatu kejadian )
2) Kemudahan untuk di deteksi
 b. Kriteria Efek
1) Probabilitas terjadinya efek
2) Tingkat keparahan
c. Kriteria lain
Biaya, waktu dan ketersediaan sumber daya lain.

RPN (Risk Priority Number) merupakan cara untuk menghitung tingkat bahaya
dan disebut juga sebagai Critially Index, yang berdasarkan tingkat keparahan,
tingkatkejadian dan nilai kemudahan dideteksi.

RPN = Severity x occurance x detectability

Tujuan menyusun prioritas adalah mengidentifikasi failure mode yang paling butuh
dianalisis untuk meningkatkan proses dan mengurangi risiko mencelakai pasien.

TINGKAT KEPARAHAN (SEVERITY)

LEVEL DESKRIPSI CONTOH
1 MINOR Tidak akan dirasakan / diketahui oleh pasien dan
tidaka akan berefek pada proses
Dapat berdampak pada pasien dan dapat
menimbulkan beberapa efek pada proses
2 MODERAT Kegagalan dapat mempengaruhi proses
pelayanan kesehatan tetapi menimbulkan
kerugian minor
Dapat berdampak pada pasien dan dapat
menimbulkan efek yang sangat besar
3 MAYOR Kegagalan menyebabkan kerugian yang lebih
besar terhadap pasien
4 MAYOR INJURY Dapat membuat pasien mengalami luka parah
dan menimbulkan efek yang besar pula pada
proses
5 TERMINAL INJURY Sangat berbahaya: kegagalan akan berakibat
pada kematian dan menimbulkan efek yang
sangat besar terhadap proses

TINGKAT PROBABILITAS O = Occurrance (keserigan)

LEVEL DESKRIPSI CONTOH
5 Sangat sering dan Sangat sering muncul, mungkin beberapa kali
pasti dalam 1 bulan
4 Sering (Frequent) Hampir sering muncul dalam waktu yang relatif
singkat (mungkin terjadi beberapa kali dalam 1
tahun)
3 Kadang-kadang Kemungkinan akan muncul (dapat terjadi
(Occasional) beberapa kali dalam 1 sampai 2 tahun)
2 Jarang (Uncommon) Kemungkinan akan muncul (dapat terjadi dalam
> 2 sampai 5 tahun)
1 Hampir Tidak Pernah Jarang terjadi (dapat terjadi dalam > 5 sampai 30
(Remote) tahun)
TINGKAT D = DETECTABLE (TERDETEKSI)
LEVEL DESKRIPSI
5 Tidak mungkin terdeteksi
4 Kemungkinan kecil terdeteksi
3 Mungkin terdeteksi
2 Sangat mungkin terdeteksi
1 Selalu terdeteksi

6. LANGKAH 5 MELAKUKAN ROOT CAUSE ANALYSIS DARI FAILURE MODE

Lihat bab 2

7. LANGKAH 6 RANCANG ULANG PROSES

Merancang ulang sebuah proses dan system pendukungnya adalah langkah
yang paling penting. Tujuannya adalah untuk menghindari cidera yang mungkin
terjadi.
Merancang ulang sebuah proses dapat dilakukan dengan :
a. Mengurangi keragaman
b. Standarisasi proses
c. Menyederhanakan proses
d. Mengoptimalkan back up untuk mengurangi kemungkinan kegagalan
e. menggunakan teknologi otomatis
f. Membangun mekanisme perlindungan kegagalan
g. Melakukan dokumentasi / pencatatan

8. LANGKAH 7 ANALISA DAN UJI COBAKAN PROSES YANG BARU

Sangat penting tim untuk menganalisa dan menguji coba telebih dahulu
sebelum menerapkan secara penuh serta mengevaluasi efek dari subproses-
subproses yang baru dalam proses yang lebih besar sebelum menerapkan
perubahan. Ujicoba proses baru dengan menggunakan prinsip PDCA (Plan -
Do - Check - Act).

9. LANGKAH 8 IMPLEMENTASI DAN MONITORING PROSES BARU

Monitoring dilakukan dengan :
a. Dokumentasi, tim FMEA memastikan terdapat regulasi yang diperlukan
untuk implementasi proses baru (kebijakan, penduan, SPO,dll).
b. Pelatihan, pelatihan ulang dan uji kompetensi. Memastikan seluruh staf
mendapatkan pelatihan yang dibutuhkan terkait proses baru.
c. Monitoring berkelanjutan.
 DAFTAR PUSTAKA

1. Failure Mode and Effect, Analysis in Health Care: Proactive Risk Reducation,
JCI 3rd ED, 2010
2. Bahan Presentasi Workshop PMKP Konsep dan Proses Manajemen Risiko,
2017