Clase5Oficinasdeproyectos

Site: ParqueTecnolgicoItaipu
Curso: FundamentosemGerenciamentodeProjetosTurma02ItaipuMD
Livro: Clase5Oficinasdeproyectos
Impressopor: JulioJavierRejalagaAvalos
Data: quarta,19Abr2017,15:45
Sumrio
Introduo
Objetivos
1Oficinasdeproyectos
1.1Oficinasdeproyectos
1.1Oficinasdeproyectos
1.2Oficinasdeproyectos
1.3Oficinasdeproyectos
1.4Oficinasdeproyectos
1.5Oficinasdeproyectos
1.6Oficinasdeproyectos
1.7Oficinasdeproyectos
1.8Oficinasdeproyectos
Conclusin
Hola!

Conociste los desafos ms comunes que un director de proyectos enfrenta en su da a da, los diferentes tipos de
estructuras de la organizacin y los factores crticos de suceso en la Gestin de Proyectos en la clase anterior.

Hoy conocers una Oficina de Proyectos, su finalidad y como son comnmente estructuradas.

Buenos estudios!
Los objetivos de esta clase son:
Entender el contexto en que se insiere la Oficina de proyectos.
Conocer sus funciones principales.
Distinguir los tipos de oficinas de proyectos.
Divisar la estructura de la Oficina de proyectos de la FPTI.
Contextualizacin

A la medida en que el mundo corporativo comienza a reconocer los beneficios trados por la aplicacin de los conceptos de
la Gestin de Proyectos sobre la rentabilidad, mayor enfoque pasa a ser dado al profesional de sa rea y,
consecuentemente, la utilizacin de un departamento de proyectos.

Por dcadas (1940 1990), la oficina de proyectos funcion como un sector de proyectos especficos para un grupo de
clientes. Esas oficinas eran, generalmente, ligadas a los rganos de Defensa y su abordaje principal era de establecer una
aproximacin del cliente al proveedor. As, se torn una organizacin dentro de otra organizacin y pas a funcionar como
una estructura real con funciones establecidas.

Durante la dcada de 80, rganos militares y gubernamentales empezaran a se preocupar con los costos de los proyectos y
las oficinas de proyectos pasaron a se tornar estratgicas. Al mismo tiempo, los dems departamentos tambin iban siendo
capacitados en Gestin de Proyectos.

A mediados de 90, debido a la recesin por la cual pasaba el mundo, tal rea gana mayor destaque. Los profesionales son,
cada vez ms, reconocidos y valorizados, llevando las empresas a adoptaren estrategias para reconocimiento de sus
actividades crticas a travs de la gestin de proyectos. Entre esas actividades, citamos:

Estandarizacin de estimativas;
Estandarizacin de planificacin;
Estandarizacin de plazos;
Procedimiento de benchmarking;
Identificacin de mejores prcticas;
Evaluacin de riesgos;
Identificacin de patrones de proyecto;
Estandarizacin de informes;
Desenvolvimiento de metodologas;
Estandarizacin de controles.
 Delante de tantas mudanzas, algunas empresas pasaron a adoptar el
trmino de COE (Center of Excellence) para las Oficinas de proyectos.

Fonte:http://www.devmedia.com.br/projectmanagementofficeartigoengenhariadesoftware18/14805
Fonte: http://pt.slideshare.net/wankes/palestra22499723
Definicin del PMI

De acuerdo con el PMBOK, una oficina de proyectos, tambin conocida como PMO (Project Management Office), es un
cuerpo o entidad organizacional a la cual son atribuidas varias responsabilidades relacionadas a la gestin centralizada y
coordinada de proyectos bajo su dominio. As, la oficina de proyectos est a servicio de las organizaciones, especialmente
en lo que se refiere a las actividades de planificacin estratgica.

Abajo puedes identificar varios beneficios del PMO en una organizacin:

Estandarizacin de las operaciones;

Mejor capacidad de planificacin;
Acceso ms rpido a informaciones;
Operaciones ms eficientes y eficaces;
Menor necesidad de reestructuracin;
Desenvolvimiento y capacitacin de recursos internos;
Menor nmero de reuniones;
Establecimientos de prioridades realistas.
Definicin del PMI

La actuacin de la oficina de proyectos puede variar de acuerdo a la madurez de la organizacin en relacin a la gestin de
proyectos. Y, tambin, de acuerdo a la necesidad y especificidad de cada institucin o proyecto.

Ahora que conociste los beneficios que una oficina de proyectos puede traer a la organizacin, es hora de conocer sus
principales funciones:

Establecimiento de prioridad de recursos;

Disponibilidad de directores de proyectos;
Proveer entrenamientos;
Soporte en herramientas de gestin de proyectos;
Apoyo a la gestin de contratos;
Apoyo en la creacin y organizacin de documentacin;
Creacin e implantacin de metodologas en gestin de proyectos, programas y portafolio;
Participacin en el comit directivo o alta gestin.

Para que serve o Gerenciamento de Projetos?

Vale recordar que esas funciones varan de empresa para empresa y estn relacionadas al grado de madurez y a la necesidad
particular de cada una.

El PMO debe ser visto como un centro de excelencia para los Directores de Proyectos y para la institucin como un todo. Es
ese departamento que tiene todo el conocimiento del funcionamiento de la organizacin y debe proveer al Director de
Proyectos acceso a las informaciones y contactos necesarios.
Tipos de PMO

La oficinas de proyectos pueden se encajar en tres (3) modelos distintos, de acuerdo al PMI:

1 De Soporte/De Apoyo: Generalmente son responsables por apenas proveer apoyo a los directores de proyectos a travs
de entrenamientos, documentos, mejores prcticas, lecciones aprendidas y surtimiento de herramientas en la Gestin de
Proyectos. Ademas, tambin sirven como un repositorio de proyectos pasados, donde el Director de Proyectos extrae
informaciones importantes que pueden servir de apoyo a nuevos proyectos. El grado de control/autoridad de ese tipo de
oficina de proyectos es bajo, pues se preocupa apenas en soportar los proyectos de la organizacin.

2 De Control: Amn del soporte del tem anterior, es responsable por la adecuacin de los proyectos en relacin a las
polticas y prcticas definidas por la oficina de proyectos, o sea, deja de ser opcional para ser obligatorio, pues esa oficina
de proyectos pasa a cobrar la aplicacin de la metodologa. Aqu el grado de control es moderado.

3 Directivo: En ese modelo, la oficina de proyectos es responsable por la gestin efectiva de los proyectos e pose un alto
poder de control, incluso de fiscalizacin.

O que um escritrio de projeto?

Diferena entre GP e PMO
La Oficina de Proyectos en la FPTI

La Oficina de Gestin de Proyectos (OGP/EGP) de la Fundacin Parque Tecnolgico Itaipu (FPTI) fue inaugurada en 2006,
siendo este uno de los dos primeros PMOs de la regin trinacional y tambin de la regin Oeste del Paran.Su estructura
est demostrada en la figura a seguir:

El EGP es la nica rea funcional vinculada a la Directoria Tcnica (DT), conforme puede ser visto en la imagen de la
estructura organizacional de la institucin.
El objetivo de la Oficina de Gestin de Proyectos de la FPTI es: Establecer un proceso de mejora
continua de las actividades de la Gestin de Proyectos, apoyando durante todo el ciclo de vida. La OGP
(PMO) visa diseminar las mejores prcticas de gestin de proyectos, entregando valor a todos los clientes
de los proyectos ejecutados por la FPTI.

Propuesta de valor del Director de Proyectos:

Alineamiento de los proyectos a la estrategia de la FPTI;

Aumento en la confianza de los socios;
Mejor aprovechamiento de los recursos disponibles (humanos, financieros, estructurales etc.);
Mejora en la relacin entre reas funcionales y proyectos;
Diseminacin de las mejores prcticas de Gestin de Proyectos;
Capacitacin de personas en Gestin de Proyectos;
Apoyo en la busca por certificaciones en la Gestin de Proyectos;
Mejora en la planificacin, ejecucin, monitoreo y control de los proyectos;
Enfoque en el resultado y beneficios de los proyectos;
Repositorio de conocimiento en Gestin de Proyectos;
Atencin a la expectativa de los interesados;
Mejor relacin entre la triple restriccin.

Para atingir su objetivo y entregar el valor propuesto, el Director de Proyecto acta en tres vertientes, conforme imagen a
seguir:
Figura 2: Atuao Escritrio de Gerenciamento de projetos, 2014.
Comprendiendo las tres vertientes

Las tres actuaciones son paralelas, siendo una dependiente de la otra. El PMO dispone de una metodologa y tambin de un
sistema de Gestin de Proyectos 100% adaptado a su realidad, el BASI Project. Estes dos cubren las vertientes de
metodologa y herramientas.

Pero, para ser efectivo, la principal inversin es en personas. Siendo as, esta tercera vertiente representa la base de la
actuacin del Director de Proyectos por medio de programas de capacitacin, como este curso y tambin otros
entrenamientos ofrecidos por esta rea. Tambin por medio de esta misma vertiente, hay el programa de becas, donde el
Director de Proyectos acta de manera descentralizada, incluyendo miembros de su equipo dentro de los proyectos,
haciendo el papel de *coach con los directores y equipos.

*Coach del ingles entrenador; nombre dado a profesional que presta asesorara a un cliente, llamado de coachee, para
atingir los objetivos y metas propuestas (IBC Coaching, 2015).

basi.pti.org.br
En esta clase veste que, de acuerdo al PMBOK, una oficina de proyectos es un cuerpo o entidad de la organizacin a la cual
se atribuyen varias responsabilidades relacionadas a la gestin centralizada y coordinada de proyectos bajo su dominio y que
existen tres modelos distintos: de soporte/apoyo, de control y directivo.
Veste, tambin, la estructura de la oficina de proyectos de la FPTI y entendiste que su objetivo es Establecer un proceso
de mejora continua de las actividades de gestin de proyectos, apoyando durante todo su ciclo de vida. El PMO visa
diseminar las mejores prcticas de gestin de proyectos, entregando valor a todos los clientes de los proyectos ejecutados
por la FPTI.
En la prxima clase, estudiars lo que son "Proyectos, Programas y Portafolios".
Importante!
Leas los contenidos complementares disponibles en Material de apoyo y est atento a las novedades del curso por medio
del Mural de avisos!
En caso de dudas, pide apoyo a tu tutor(a)!
Hasta la prxima clase!
Te aguardamos!