INSTRUCTIVO USO DEL

PORTAL WEB

1
 PORTAL WEB DE RADICACIN

Para dar inicio al proceso de radicacin por medio del portal web, se debe ingresar
a la pgina: https://www.syc.com.co/medimas

Creacin de usuarios

Para acceder al proceso de radicacin es necesario contar con un usuario y

contrasea. Realice la solicitud de usuario de la siguiente manera:

Seleccione la opcin, Registrarse.

2
A continuacin se habilitar un formulario, el cual debe diligenciar los datos
requeridos:

Al finalizar del formulario debe adjuntar en formato PDF los siguientes

documentos:

Autorizacin: Carta que debe ser dirigida a MEDIMS, en la cual

debe estar la informacin de tipo y nmero de documento, nombres y
apellidos del o los funcionarios a los cuales se les va a solicitar la
creacin del usuario; esta carta debe ir firmada por el gerente de la
IPS o el representante legal.
RUT: Registro nico Tributario
Cmara de comercio.: Para E.S.E. persona natural, debe adjuntar
certificado de parafiscales o planilla de aportes (PILA).

Para cargar los documentos haga clic en seleccionar archivo, el sistema le

habilitar una ventana adicional para ubicar la ruta del archivo el cual debe estar
en formato .pdf.

3
Para finalizar, haga clic en el botn Solicitar. El sistema mostrar que la solicitud
fue creada con xito y recibir la notificacin al correo electrnico que diligenci en
el formulario.

RESTABLECIMIENTO DE CONTRASEA

Si olvido la contrasea, la puede restablecer de la siguiente manera:

Seleccione la opcin Olvid su contrasea?

Se habilitara una ventana para registrar el correo electrnico al que desea

que se enve la contrasea nueva. Registre el correo y seleccione Enviar.

4
 MODULOS DEL PORTAL WEB

En el portal web, podr realizar todo el proceso de radicacin de cuentas, el cual

incluye: Radicacin, reingreso de Devoluciones, Sustentacin de Glosas,
consultas de estados y actualizacin de datos de IPS y facturacin.

A continuacin se explicar cada uno de los mdulos y su funcin:

1. MONITOR DASHBOARD

Herramienta de consulta habilitada para: Funcionarios SyC, funcionarios EPS y

funcionarios IPS. Por medio de ella se muestran indicadores, estadsticas y
monitoreo en tiempo real de procesos a los trmites radicados.

Este mdulo se divide en dos consolidados:

Cartera en Proceso EPS: Se encuentra clasificadas por tiempo: De 0 a 90,

de 90 a 180 y ms de 180 das.

Factura Radicadas: Se muestran consolidadas todas las facturas que se

encuentran radicadas y en un estado ante la EPS.

5
 2. MANUALES

El portal tiene habilitado un catalogo de instructivos en formato PDF, en los cuales

el prestador o usuario puede aclarar las dudas que surjan al utilizar cada uno de
los mdulos.

3. NUEVO CARGUE DE ARCHIVOS

En este libro se encuentran los siguientes mdulos:

Nuevo cargue de archivos

Archivos de soporte
Cargue individual
Configuracin

Mdulo 3.1: Nuevo Cargue de Archivos.

Para iniciar radicacin de cuentas medicas, es necesario hacer un cargue exitoso

de archivo plano, este debe estar en formato (.txt) y comprimido en.zip. Los
archivos planos que pueden cargar en el portal del prestador son: Plano IPS y
RIPS, de la siguiente manera:

Tipo de Archivo a Cargar: El sistema habilitar un men de seleccin de

acuerdo al tipo de archivo que desea cargar.

6
Al seleccionar el tipo de archivo, el sistema habilitar el siguiente botn que abrir
una ruta de bsqueda para seleccionar el archivo, este debe estar comprimido en
.zip, como se muestra a continuacin:

Informe de Archivo con Errores: Cuando el plano que se carg tiene

errores, el sistema informar la cantidad de errores y entregar un informe
en Excel detallando cada una de las lneas inconsistentes, de la siguiente
manera:

7
 Cmo hacer varios cargues? El sistema le permitir realizar varios cargues,
an cuando uno o varios se encuentren procesando, como se muestra a
continuacin:

Informe de Cargue Exitoso: Cuando el plano que se carg NO tiene errores, el sistema
informar el nmero de radicado y un mensaje CARGADO EXITOSAMENTE y entregar
un documento .pdf como certificado del cargue realizado, de la siguiente manera.

Certificado de cargue exitoso:

8
Mdulo 3.2. Archivos de soporte

Para realizar cargue de las imgenes correspondientes a las facturas que se

desean radicar, el sistema permite que se realice de manera Individual o de
manera Masiva, de la siguiente manera:

Radicacin Individual: Seleccione el mdulo Facturas con soportes

incompletos, el sistema mostrar cada una de las facturas registradas en
el archivo plano. Realice la bsqueda de la factura a la cual cargara los
soportes y de clic en Ver soportes, el sistema desplegara en la parte
inferior los tipos documentales.

9
Seleccione el tipo documental al que necesite cargar el soporte y el sistema
mostrar la ruta para realizar el cargue del archivo, este debe estar en formato .pdf

Una vez haya cargado todos los soportes correspondientes a la factura, proceda a
radicarla, dando click en el botn Radicar.

Inactivar Factura: Esta opcin sirve para los casos cuando desee inactivar
alguna factura que fue registrada en el archivo plano por error, a la cual NO
desee cargar soportes. El sistema habilitara el siguiente men de
seleccin, para identificar el motivo por el cual inactiva la factura:

10
 Descargar Facturas: El sistema descargar el informen en Excel,
consolidando las factura que se encuentran pendientes por radicar.

Cargue Masivo: Este mdulo le permite radicar masivamente, se debe

crear una carpeta por cada factura a radicar, nombrndola con el nmero
de factura, si tiene prefijo es necesario incluirlo separndolo con gui bajo,
Ejemplo P_1524059. Los soportes deben estar en formato .pdf nombrados
segn el tipo documental que corresponda, el nombre debe ser igual a los
asignados en el mdulo Configuracin Tipos Documentales, Ej.: Factura,
Autorizacin, etc.

En caso de no tener prefijo, deber nombrar la carpeta solo con el nmero de la

factura. Ejemplo: 1524059

NOTA: Para realizar el cargue masivo de soportes es necesario comprimir las

carpetas en un archivo .zip

Una vez realizado el cargue de las imgenes, el sistema asignara un numero de

cargue para su seguimiento.

11
FACTURAS POR RADICAR

Radicacin de Factura Individual:

Ingrese al mdulo Facturas por radicar y cheque la factura que desea radicar y
seleccione la opcin Radicar Seleccionado, de la siguiente manera:

Nota: Para radicar la cuenta debe realizar mnimo el cargue del documento
correspondiente a la factura.

Radicacin de facturas Masiva:

En el mdulo Facturas por radicar seleccione la opcin Radicar Todo de la

siguiente manera:

El sistema mostrar el siguiente mensaje el cual se debe confirmar si desea

radicar todo:

12
Modulo 3.3 Cargue Individual:

Este mdulo est diseado para realizar cargue de archivos planos para facturas
de un solo tem, y el que cumplan las siguientes caractersticas:

Facturas tipo de cuentas especiales: Capitacin, Monto Fijo, PGP, PAF, PB

y Facturas Evento para servicios prestados a un solo paciente.

Los datos que se diligencian en este mdulo, corresponden a los mismos campos
(56) del archivo plano IPS entregado en .txt.

Una vez se diligencien los datos, se debe selecciona la opcin ENVIAR, el sistema
mostrar el siguiente mensaje, el cual confirma que el registro del archivo plano
fue cargado con xito y se puede proceder a radicar la factura:

13
Modulo 3.4 Configuracin

En este mdulos de realizar la configuracin de prefijos para unidades

documentales una sola vez para todo el proceso. Se debe dar un nombre a cada
tipo documental que conforme la cuenta mdica, Ej.: FACTURA FACT.

NOTA. La configuracin de tipos documentales se puede modificar cuantas veces

lo desee el usuario, lo importante es que los soportes en .pdf a cargar siempre
correspondan a los definidos en este modulo.

4. CONSULTAS

En este libro se encuentran los siguientes mdulos:

Facturas
Certificados de Radicacin
Histrico Cargue Planos
Histrico Soportes
Validacin Datos Bsicos

14
Mdulo 4.1 Facturas

En este mdulo se pueden consultar todas las facturas radicadas ante la EPS. El
sistema muestra el consolidado de facturas por rgimen, ao y mes, tambien
muestra cada uno de los estados en que se encuentran las facturas, los cuales
corresponden a los siguientes:

En proceso
Rechazadas
Devueltas
Glosadas
Pagadas
Todas

Para descargar informes de facturas, se tienen dos opciones: Descargar

consolidado anual y descargar facturas (mes). Cualquiera de estos informes
solicitados, son enviados al correo electrnico del usuario, de la siguiente manera:

15
Mdulo 4.2 Certificados de radicacin

En este mdulo se pueden generar los certificados de radicacin de las cuentas

presentadas ante la EPS en formato .pdf y segn al rgimen que corresponda.

Se debe seleccionar el rango de fechas correspondiente a las facturas que desea

certificar, luego seleccionar el botn Descargar Certificado.

Mdulo 4.3 Histrico cargue planos

En este mdulo se pueden consultar todos los archivos planos IPS y RIPS
cargados de acuerdo al rgimen correspondiente. El sistema muestra cuando el
cargue fue errado o exitoso, seleccionando el rango de fecha de los cargues a
consultar, de la siguiente manera:

16
 Descargar Inconsistencias: Cuando el plano tiene errores, el sistema
entrega un informe en Excel detallando cada uno con los campos que se
deben corregir.

Descargar Certificado: Cuando el plano no tiene errores y el cargue es

exitoso, el sistema entrega certificado en .pdf, detallando cada una las
factura relacionadas en el plano.

17
 Generar Plano IPS desde RIPS

Se tiene habilitada la opcin que una vez cargado un archivo RIPS Exitoso, el
sistema permite generar Archivo Plano IPS de las facturas incluidas en el RIPS.
La generacin se puede hacer por factura de manera masiva.

A continuacin se muestra un ejemplo:

Megaplano: El sistema permite generar en un archivo .txt todas las facturas

cargadas inicialmente en el RIPS.

Se habilita una ventana, la cual pide que se registre el rango de facturas que
desea generar en el archivo Plano IPS. Luego debe seleccionar la opcin
CONFIRMAR. El sistema generar la descargar del archivo en.zip.

Mdulo 4.4. Histrico de soportes

En este mdulo se pueden consultar todos los cargues de imgenes que se hayan
realizado. Se debe seleccionar el rango de fecha de los cargues a consultar, el
sistema muestra cuando el cargue fue errado o exitoso de la siguiente manera:

18
 Procesado con errores: Cuando se generan errores al cargar los soportes
el sistema los muestra en un archivo Excel la siguiente informacin:

Procesado exitosamente: Cuando el cargue de imgenes es exitoso, el

sistema muestra en un archivo Excel la siguiente informacin:

Mdulo 4.5. Validacin de Datos Bsicos.

Este mdulo fue diseado para que el prestador pueda modificar los datos de
radicacin de las cuentas mdicas que all se encuentren, estos datos son:

Modalidad
Rgimen
Municipio

Para hacer esta modificacin, se debe seleccionar el rango de fechas, se

selecciona la factura y luego el sistema habilitar las siguientes opciones:

1. Actualizar Datos: Esta opcin servir para actualizar datos de radicacin

de la cuenta.

2. Visualizar imgenes: Le permitir ver los soportes cargados a cada factura

y confirmar que estos sean los correctos respecto al tipo de cuenta
radicado.

19
NOTA. Tenga en cuenta que s la modificacin que desea realizar es: Municipio,
obligatoriamente debe modificar el Rgimen (estos van ligados uno a otro). Las otras dos
opciones (modalidad y rgimen) son independientes.

Modificacin masiva: El sistema le permite tambin modificar

masivamente todas las cuentas mdicas que tenga en este mdulo, para lo
cual habilita las siguientes opciones:

20
 Generar Consulta CSV: El sistema le generara archivo en .csv, en el cual
los campos que se pueden diligenciar son: Modalidad, Rgimen y
Municipio. Para el campo cdigo de municipio se debe diligenciar el
habilitado por el DANE, Ej.: Si el municipio es Cha en el campo municipio
se debe diligenciar 25175.

Una vez diligenciado los campos que desea modificar, debe proceder a cargar el
archivo en .csv:

1. Seleccione la opcin cargar .csv verificado.

2. Seleccione el crculo.
3. Busque la ruta donde se encuentra guardado el archivo .csv.

Cuando se haya cargado el archivo .csv, el sistema retornara un Excel como

respuesta a las modificaciones cargadas:

21
 5. DEVOLUCIONES

En este mdulo se encuentran todas aquellas facturas que presentan

inconsistencias en datos, imgenes, valores e informacin que impide su exitoso
procesamiento.

Para realizar el reingreso de las facturas, es necesario llevar a cabo los siguientes
pasos:

Ingrese al mdulo: Devoluciones.

Seleccione el mes que desee consultar para reingresar facturas:

22
NOTA. La consulta realizada por mes, consolida las facturas Devueltas entre el
corte y el periodo de mes consultado. Ejemplo: Las facturas que se visualizan en
el mes Mayo 2017, son aquellas que tienen fecha de Devolucin entre el 21 de
abril hasta el 20 de mayo de 2017.

La consulta muestra las siguientes opciones, que se enumeran a continuacin:

A. Aceptar Devolucin: Este botn permite que el prestador oculte del listado
aquellas facturas a las que no se les vaya a dar ningn trmite o no se
requieran reingresar. Es decir, el sistema omitir dicha factura y no se har
ningn proceso a la misma. Tambin se cuenta con una opcin de Aceptar
masivamente las factura, solo con chequear la parte lateral de cada una, y
dando clic en ACEPTAR SELECCIONADOS as:

23
 B. Reingreso: Este botn permite reingresar la factura para su respectivo
procesamiento. Se debe utilizar nicamente cuando se haya subsanado el
error por el cual fue devuelta inicialmente. El reingreso de la factura se
finaliza una vez seleccionado el botn RADICAR.

La factura ser reingresada con un nuevo nmero de radicado y el sistema

mostrar el mensaje de radicacin exitosa:

24
C. Descargar consolidado Anual: Esta opcin entrega un informe de todas
las facturas Devueltas por ao, mejorando notoriamente la efectividad y los
tiempos de la entrega del resultado.

Se habilitar una ventana donde se debe diligenciar el correo electrnico al

cual ser enviado en formato .csv, el consolidado del ao requerido.

D. Descargar Facturas: Al seleccionar esta opcin, el sistema mostrar una

ventana para diligenciar un correo electrnico al cual ser enviado el
informe en Excel que detalla todas las facturas del mes seleccionado, con
su respectiva causal de Devolucin:

25
 6. SUSTENTACIN DE GLOSAS

Para realizar sustentacin de glosas, ingrese al portal web y seleccione el mdulo

Sustentacin:

Se mostrarn tres (3) libros con las diferentes clases de glosas;

Administrativas, Uso Pertinencia y Mixtas. EPS y EPSS, seleccione el
libro donde realizar la sustentacin:

Aqu se listaran las facturas que fueron glosadas. Seleccione la cuenta a

sustentar, dando clic en ella:

26
 Seleccione la pestaa Datos de las Glosas para visualizar las causales de
Glosa asociadas a cada Factura:

Se listaran cada uno de los tem glosados, en ellos puede hacer las
siguiente acciones segn lo requerido:

Acepta tem
Apelar tem
Aceptar toda la factura
Apelar toda la factura

27
APELAR TEM: Debe chequear la opcin Apelar y luego seleccionar la opcin
Guardar, el sistema habilitar una ventana en la cual debe exponer porque apela
el tem. Una vez registrado el motivo seleccione Aceptar.

Es importante tener en cuenta, que no se pueden hacer dos acciones al mismo

tem, es decir, no es posible Aceptar y Apelar a la vez, si realiza esta seleccin el
sistema mostrar el siguiente mensaje:

28
 Cuando haya registrado una observacin de Apelacin y se desee corregir
antes de finalizar la glosa, dicha correccin la debe realizar de la siguiente
manera:

1. Seleccione la opcin (1) para editar, seleccione la opcin (2) para

reemplazar la observacin.

Cuando realice a cada tem Apelacin y/o Aceptacin, el sistema los

identificar por colores segn sea el caso:

Verde: Para tems aceptados

Rosado: Para tems apelados

29
 ACEPTAR TEM: Cuando seleccione aceptar tem, debe subir un
documento de aceptacin. Este documento puede ser: una nota crdito o
un documento donde especifique porque acepta la glosa.

El sistema habilitar la lista de soportes para cargar imagen, recuerde que el

soporte debe estar en formato .pdf

NOTA. Tenga en cuenta que para finalizar la glosa, todos los tems deben tener
una accin Apelacin y/o Aceptacin de lo contrario el sistema mostrar el
siguiente mensaje:

30
 ACEPTAR TODAS LA GLOSAS DEL EXPEDIENTE: Cuando requiera
aceptar toda la glosa del expediente, el sistema habilitar una opcin para
registrar la observacin de aceptacin, seguidamente habilitar los mdulos
tipos documentales para que cargue el soporte correspondiente a la
aceptacin, una nota crdito o un documento donde especifique porque
acepta la glosa. Una vez realice esta accin, proceda a Finalizar
Sustentacin. Como se detalla a continuacin:

1. Seleccione Aceptar todas las glosas del expediente, seguidamente

seleccione agregar soporte:

31
 APELAR TODAS LAS GLOSAS DEL EXPEDIENTE: Cuando requiera
Apelar toda la glosa del expediente, el sistema habilitar una opcin para
registrar la observacin de Apelacin, seguidamente habilitar los mdulos
tipos documentales para que cargue el soporte que requiera para
complementar la glosa. Una vez realice esta accin, proceda a Finalizar
Sustentacin.

1. Seleccione Apelar todas las glosas del expediente, seguido agregue

soportes para finalizarla:

32