Trabajo de Grado. Listo para Imprimir Victor

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA

INSTITUTO UNIVERSITARIO JESS OBRERO
EXTENSIN BARQUISIMETO
ANLISIS DEL PROCEDIMIENTO DE CONTABILIZACIN DE

FACTURAS Y DOCUMENTOS DE GASTOS DEL
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN
FINANCIERA EN DROGUERA
NENA C.A BARQUISIMETO,
ESTADO LARA.
Autor: Vctor Perdomo

Asesora: Janeth Garca
Barquisimeto, Diciembre 2013
i

ESTADO LARA.
(Trabajo especial de grado para optar por el titulo de Tcnico Superior en

Administracin de Empresas)

Barquisimeto, Diciembre 2013
ii
DEDICATORIA
Hoy ms que nunca me siento feliz y orgulloso por culminar con xito mi
carrera profesional, para lo cual tuve que poner mi mayor empeo, esfuerzo,
dedicacin y perseverancia para el logro de tal fin.
Es por eso que hoy comparto mis emociones con quienes de una u otra manera
hicieron todo lo posible por alcanzar mi meta.
Con mucho cario, a mis seres queridos va esta dedicacin:
A DIOS, por guiarme, cuidarme y fortalecerme en los momentos ms difciles

de mi vida, por abrirme las puertas del triunfo, por sus bendiciones y por que gracias
a l he dado este gran paso que es muy importante para m. Gracias por estar siempre
conmigo.
A mi madre Isbelia Surez, por traerme al mundo, por amarme, cuidarme,
guiarme por el buen camino, por estar siempre conmigo, por respetar mis decisiones,
por todos y cada uno de los sacrificios que hiciste por m que no fueron en vano
madre. Te AMO.
A mi abuelita Mara Surez, por ser mi segunda madre, por cuidarme desde
pequeo, por siempre estar conmigo en las buenas y malas, por sus cuidados, apoyo y
esfuerzo. Pido a Dios te llene de vida y salud porque eres pilar fundamental en mi
vida. TE ADORO.
A mi padre Jos Perdomo, porque quiero que te sientes muy orgulloso de m y
porque de alguna manera fuiste participe de este gran triunfo.
A mis 4 hermanos: Carolina, Jos, Frandelis y Alan por formar parte de mi
vida, crecer conmigo y compartir cuanto nos ha dado la vida.
A mis 5 sobrinos, por ser importantes en mi vida y porque quiero ser gua y
ejemplo a seguir. LOS QUIERO.
A mis primas Perdomo-Surez por el apoyo, en especial a Mara Teresa quien
me ha brindado su ayuda incondicional cuando lo he necesito, al igual que Mara
Angelica y Mara Alejandra.
iii
A todos mis tos y tas por darme su bendicin y desearme lo mejor, en especial
a Ismelda por quererme, apoyarme y estar presente en mis logros.
A mis mejores amigos Angelica, Diosvely, Brbara, Mara, Miguel y
Johannan por ser como mis hermanos, por el apoyo brindado y por cada uno de los
momentos compartidos.
A la empresa Droguera Nena, C.A por darme la oportunidad de hacer mis
pasantas profesionales en tan prestigiosa organizacin, as como tambin a mis
compaeras de trabajo del departamento de planificacin financiera Jhainy,
Blanquita, Carmencita, Rosita y Xiomara por los das compartidos, por el apoyo y el
respeto hacia mi persona y por esos buenos consejos aportados.
A mis profesores y compaeros de clases que de alguna manera contribuyeron a
mi formacin acadmica-profesional y mi crecimiento personal.
Al Instituto Universitario Jess Obrero (IUJO), por abrirme las puertas para
estudiar y ser una persona profesional, as como tambin a todas las personas que all
lo integran.
Finalmente dedico este trabajo a TODAS aquellas personas que de una u otra
forma me ayudaron, apoyaron y bendijeron cada uno de mis pasos a lo largo de mi
carrera.
A TODOS Y CADA UNO, MUCHAS GRACIAS!!!
iv
AGRADECIMIENTO
Por ser las personas que contribuyeron en el logro de mi carrera, va mi sincero

y especial agradecimiento:
Primeramente doy gracias a DIOS todo poderoso por darme la vida, salud,
guiarme por el buen camino y bendecirme en todo momento.
A mi madre Isbelia Surez que es lo ms importante que tengo en mi vida, por
su incondicional apoyo, por su amor verdadero y por estar junto a m siempre. Dios te
llene de mucha vida y salud para que sigas siendo participe de todos mis sueos
cumplidos porque esa felicidad la quiero compartir siempre contigo.
A mi adorada abuela Mara agradezco infinitamente por todos sus cuidados,
apoyo y proteccin, por contar siempre contigo. Que dios siempre te bendiga.
A mi padre, mis hermanos, mis sobrinos, mis tos y toda mi familia en general
por el apoyo brindado.
A mis grandes amigos por todos esos momentos vividos junto a ellos, en
especial a Angelica Uranga por ayudarme cuando mas he necesitado de ti, por
apoyarme, por aconsejarme, corregirme y por tenerme siempre presente en tu vida. Te
quiero.
A mis compaeros de estudio por los mejores momentos vividos y brindarme su
ayuda cuando la he necesitado.
A la Profesora Janeth Garca, por ser gua en este momento y ensearnos sus
conocimientos tan valiosos, muchas gracias.
Al Instituto Universitario Jess Obrero (IUJO), por los conocimientos
adquiridos y formarme un profesional completo.
A todas aquellas personas que de una u otra forma me motivaron a culminar
esta carrera.
A TODOS, UN MILLN DE GRACIAS!!!
v
NDICE GENERAL
Pg.
Aprobacin del Autor

Veredicto..
Dedicatoria.. iii
Agradecimiento.. v
ndice General vi
Lista de Cuadros viii
Lista de Grficos ix
Resumen. xi
Introduccin 1
CAPITULO I: EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema. 3
Objetivos de la Investigacin... 7
Objetivo General. 7
Objetivos Especifico.. 7
Justificacin. 7
Alcance... 8
CAPITULO II: MARCO REFERENCIAL

Antecedentes de la Investigacin. 10
Bases Tericas.. 15
Bases Legales... 22
Memoria descriptiva de la empresa.. 24
Antecedentes de la Empresa 24
Misin.. 27
Visin.. 27
vi
Valores. 27
Objetivos. 28
Descripcin de la Estructura Organizativa... 28
CAPITULO III: MARCO METODOLGICO

Tipo y Diseo de la Investigacin 37
Poblacin.. 38
Muestra. 38
Tcnicas de recoleccin de Datos 39
Estrategias Procedimentales. 41
CAPITULO IV: DESARROLLO DE LA INVESTIGACIN

Fase I: Primer objetivo especifico... 44
Fase II: Segundo objetivo especifico.. 55
Conclusiones 66
Recomendaciones. 67
Referencias Bibliogrficas. 69
Anexos.. 71
Anexo A: Matriz FODA... 72
Anexo B: Relacin de documentos recibidos en el da. .. 75
Anexo C: Control de documentos registrados por semana... 77
Anexo D: Aviso de acceso a la oficina. 79
LISTA DE CUADROS
Pg.
Cuadro N 1: Organigrama de Droguera Nena C.A 36
Cuadro N 2: Poblacin.... 38
Cuadro N 3: Materiales y recursos utilizados. 43
vii
Cuadro N 4: Indicador: Procedimiento 45
Cuadro N 5: Indicador: Manual de procedimientos. 46
Cuadro N 6: Indicador: Capacitacin...... 47
Cuadro N 7: Indicador: Ambiente de trabajo...... 48
Cuadro N 8: Indicador: Trabajo en equipo...... 49
Cuadro N 9: Indicador: Interrupcin del telfono... 50
Cuadro N 10: Indicador: Conversaciones 51
Cuadro N 11: Indicador: Errores..... 52
Cuadro N 12: Indicador: Trabajo bajo presin 53
Cuadro N 13: Indicador: Retraso de actividades. 54
Cuadro N 14: Indicador: Entrenamiento..... 56
Cuadro N 15: Indicador: Tecnologa... 57
Cuadro N 16: Indicador: Reclutamiento de personal.. 58
Cuadro N 17: Indicador: Apoyo.. 59
Cuadro N 18: Indicador: Crecimiento organizacional. 60
Cuadro N 19: Indicador: Conocimiento.. 61
Cuadro N 20: Indicador: Sistema 62
Cuadro N 21: Indicador: Desmotivacin. 63
Cuadro N 22: Indicador: Prdida de tiempo.... 64
Cuadro N 23: Indicador: Prdida de recursos.. 65
LISTA DE GRFICOS
Pg.
Grafico N 1: Distribucin Porcentual del tem 1 del Instrumento
aplicado. Indicador: Procedimiento.. 45
aplicado. Indicador: Manual de procedimientos.. 46
aplicado. Indicador: Capacitacin... 47
aplicado. Indicador: Ambiente de trabajo. 48
aplicado. Indicador: Trabajo en equipo 49
Grafico N 6: Distribucin Porcentual del tem 6 del Instrumento 50
viii
aplicado. Indicador: Interrupcin del telfono.
aplicado. Indicador: Conversaciones 51
aplicado. Indicador: Errores..... 52
aplicado. Indicador: Trabajo bajo presin 53
aplicado. Indicador: Retraso de actividades. 54
aplicado. Indicador: Entrenamiento. 56
aplicado. Indicador: Tecnologa... 57
aplicado. Indicador: Reclutamiento de personal... 58
aplicado. Indicador: Apoyo.. 59

aplicado. Indicador: Crecimiento organizacional. 60
aplicado. Indicador: Conocimiento... 61
aplicado. Indicador: Sistema. 62
aplicado. Indicador: Desmotivacin. 63
aplicado. Indicador: Prdida de tiempo 64
aplicado. Indicador: Prdida de recursos.. 65
ix

ESTADO LARA.

Fecha: Noviembre, 2013
Resumen
El presente trabajo tiene por finalidad analizar el procedimiento de contabilizacin de
facturas y documentos de gastos del departamento de planificacin financiera en
Droguera Nena C.A, Barquisimeto, Estado Lara, por lo que es considerado un elemento
fundamental dentro de cualquier organizacin, debido a que mejora la efectividad y la
eficacia en el desarrollo de las actividades. El estudio se enmarc en una investigacin de
tipo descriptivo, apoyada en la investigacin de campo, la cual consiste en la recoleccin
de datos directos de los sujetos investigados, siendo el nivel de la investigacin de
x
propiedades, caractersticas y rasgos importantes. El sujeto de la investigacin estuvo
conformado por cinco (5) personas que laboran en el departamento de planificacin
financiera, utilizando tcnicas de observacin directa y la matriz FODA aplicada como
instrumento, la cual consta de veinte (20) preguntas cerradas o dicotmicas, para obtener
la informacin necesaria y en tal sentido, el anlisis de los resultados representados por
graficas en forma de pastel en trminos absolutos y porcentajes. Entre las conclusiones
ms destacadas se tienen que el departamento presenta debilidades en relacin a la
ejecucin del procedimiento de contabilizacin, lo que trae como consecuencias errores
cometidos frecuentes, perdida de tiempo, retrabajo y con relacin a las personas les
ocasiona apata, desmotivacin hacia el trabajo y prdida de recursos materiales y
humanos; a su vez se trabaja bajo presin, debido al alto volumen de documentos de
gastos que a diario llega al rea y poco personal para solventarlo. Se recomienda al
departamento de planificacin financiera el reclutamiento de por lo menos dos (2)
personas que brinden apoyo y ayuden a minimizar la carga operativa de registros
contables; tambin evitar el uso frecuente del telfono personal y conversaciones para
disminuir el margen de errores cometidos en la realizacin del trabajo asignado.
Descriptores: Procedimientos contables, registro de documentos.
xi
INTRODUCCIN
Para todas las organizaciones los procedimientos representan un elemento

esencial para alcanzar sus objetivos de manera eficiente, debido a que estn
constituidos por una serie de acciones las cuales se deben ejecutar en forma repetitiva
y de acuerdo a las necesidades administrativas, contables y operativas que stas
tengan al ejecutar sus actividades, por lo que se debe considerar como punto de
referencia los objetivos propuestos por la empresa.
Generalmente, los procedimientos se establecen con el fin de regular la
desempeo de los empleados, es decir, que guan la forma como se deben ejecutar las
diferentes funciones que se lleva a cabo en la organizacin, lo cual facilita la labor de
cada trabajador; siempre estn dirigidos hacia una tarea especfica que guarda
relacin y secuencia cronolgicas en sus etapas, con el objetivo de lograr que las
operaciones se realicen siempre de la misma forma, sin decir que los mismos no estn
sujetos a cambios para manejarlos.
Es importante sealar que el funcionamiento adecuado y el logro de los
objetivos de una organizacin ya sean pblicas o privadas, depender en gran parte de
la aplicacin adecuada de los procedimientos en todas sus reas, ya que con stos se
busca proporcionar a las personas un mejor desenvolvimiento en las tareas que les
son asignadas y por ende rendimiento en ellas.
Debido a la importancia de los procedimientos administrativos y contables en
las organizaciones, se hace necesario realizar un estudio con el fin de analizar el
procedimiento de contabilizacin de facturas y documentos de gastos del
departamento de planificacin financiera en Droguera Nena C.A, Barquisimeto,
Estado Lara. En relacin a ste se hizo un diagnostico para identificar la situacin
actual y de acuerdo a esto determinar las debilidades presentes en el procedimiento de
contabilizacin.
Ante la situacin planteada se pudo conocer que dicho procedimiento presenta
debilidades al momento de su ejecucin, en cuanto al registro y contabilizacin de
1
facturas y documentos de gastos, lo que permitir realizar recomendaciones oportunas
para mejorar sus funciones.
Igualmente, el diseo de la investigacin esta estructurado de la siguiente
manera:
Capitulo I: Presenta el planteamiento del problema, objetivos general y
especficos, justificacin y alcance.
Capitulo II: Este captulo contiene los fundamentos tericos que sustentan el
estudio, como lo son los antecedentes de investigaciones con relacin al tema, bases
tericas, bases legales, as como la resea histrica de la empresa, misin, visin,
objetivos, valores y la descripcin de cada uno de los departamentos que la
conforman.
Capitulo III: Comprende la metodologa que se utiliz durante la
investigacin, en donde se identifica el diseo y nivel de la investigacin, universo o
poblacin sobre la cual se bas el estudio, as como las tcnicas de recoleccin de
datos.
Capitulo IV: Muestra el desarrollo de la investigacin presentado por fases que
estn relacionados con los objetivos, as como tambin el anlisis de los resultados,
conclusiones y las recomendaciones.
2
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del problema
Todas las organizaciones deben mantener un adecuado control de las diferentes

operaciones que en ellas se realizan, para establecer un alto nivel de excelencia y
calidad en sus actividades cotidianas que se desarrollan desde las ms simples hasta
las ms complejas y as lograr los objetivos propuestos. Por esto se hace necesario
que las empresas desarrollen y mantengan una serie de procedimientos, a fin de que
los empleados puedan desenvolverse en cada unas de los puestos que ocupen o
actividades que realicen en la organizacin.
Los procedimientos representan un instrumento esencial para regular las labores
rutinarias que realizan los empleados en una empresa, puesto que estn constituidos
por una disposicin concreta y armoniosa de pasos que guardan una coherencia
cronolgica e indican la manera como se deben ejecutar las diferentes actividades que
se llevan a cabo y que facilitan las funciones de cada trabajador. De esta manera, las
actividades siguen un curso de accin hacia el logro de los objetivos y facilita a que la
administracin pueda tomar decisiones de la manera ms rpida y eficiente a nivel
gerencial.
En este orden de idea, todas las operaciones y transacciones realizadas en una
organizacin necesitan ser recolectadas, clasificadas y registradas con el fin de
determinar la claridad del funcionamiento transparente de cada una de sus
operaciones, el anlisis e interpretacin de los resultados obtenidos y proveer
informacin confiable de las actividades financieras; para contribuir a un mejor
funcionamiento de la empresa. Razn por la cual los procedimientos administrativos
y contables son de gran importancia en toda organizacin.
3
Segn lo expresa Melinkoff, R. (2006), los procedimientos son la
realizacin de una serie de labores en forma orgnica y guardando una
sucesin cronolgica en la manera de realizar esas labores, lo ms
importante es la coherencia y la sucesin cronolgica y estandarizada de
los mismos. (p.28).
Las funciones de los administradores constituyen una estructura muy til para
organizar los conocimientos administrativos. Para ello, establecen los siguientes
procesos de de planeacin, organizacin, direccin y control que se deben tomar en
cuenta al momento de gerenciar en una organizacin.
Para Koonts, H. y Heinz, W. (2009) definen los procedimientos administrativos
como: una serie de tareas relacionadas que forman la secuencia establecida en
ejecutar el trabajo que va a desempear. (p.32).
De lo anteriormente expuesto, se puede alegar que se debe aplicar estos
lineamientos de mltiples pasos de forma continua para que le den estabilidad y
flexibilidad a los procedimientos, a propsito de llevar un buen control administrativo
en cada tarea a realizar. Al mismo tiempo estos procedimientos deben ser ejecutados
en forma correcta para el buen funcionamiento de la organizacin; as como tambin
para llevar un adecuado control administrativo de las operaciones diarias mediante
mecanismos computarizados tales como sistemas.
Segn Rosenberg, J. (2009), define el control administrativo como el
Proceso que utilizan los directivos para influir sobre las actividades, los
acontecimientos y las fuerzas de la organizacin, para propiciar que los
objetivos que se han marcado y las tareas que se han impartido se ejecutan de
acuerdo a los requerimientos, planes o programas de la organizacin.
Formulacin continua de planes, evaluaciones, mtodos de organizacin,
sanciones, anlisis, verificaciones y sincronizacin. (p.96).
Se indica as mismo, que la presente investigacin se realiz en Droguera

Nena, C.A ubicada en la Calle 3 con Carrera 3, Zona Industrial III, Barquisimeto,
Estado Lara; dedicada a la distribucin de frmacos, productos miscelneos y
productos hospitalarios.
El problema en esta investigacin se plantea en base al anlisis del
procedimiento de contabilizacin de facturas y documentos de gastos que genera la
empresa en el departamento de planificacin financiera; en ste hay deficiencias en
4
relacin al tiempo previsto en la realizacin de actividades, errores cometidos durante
el registro de facturas y documentos; con respecto al personal, la situacin planteada
les ocasiona desmotivacin hacia el trabajo asignado, apata, cansancio y retrabajo.
Sin embargo, estas deficiencias o fallas pueden ser causadas por no tener una
buena induccin en el sistema que se maneja, no capacitar como es debido a todo el
personal que trabaja en el rea, se comenten omisiones durante el procedimiento de
contabilizacin por desconocimiento y sumado a esto tienen otras actividades que
atender que no corresponden al registro y contabilizacin de facturas, conversaciones
consecutivas en horas laborales de asuntos no relacionados con el trabajo, demora en
las tareas que se deben hacer y posteriormente pasar a otros departamentos, el uso del
telfono continuo que no es justificado con el trabajo y por ltimo dejar las tareas
asignadas por algn motivo y esto influye a que las dems personas hagan lo mismo,
convirtindose en desmotivacin hacia el trabajo.
En relacin a lo antes mencionado, trae como consecuencia la falta de control
en el proceso de registro y contabilizacin de facturas y documentos, carga operativa
en los registros contables, traspapeleo de facturas, falta de informacin oportuna y
con relacin a las personas les causa desmotivacin hacia el trabajo, apata,
agotamiento, perdida de tiempo, molestias con los otros departamentos que requieren
de la informacin suministrada por la unidad gerencial del departamento de
planificacin.
Segn Koonts, H. (2009), expresa que la importancia del control
administrativo se basa en medir y corregir el desempeo individual y
organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes.
Implica la medicin del desempeo en relacin a las metas y planes, la
deteccin de desviaciones respecto de las normas y la contribucin a la
correccin de stas. En pocas palabras el control administrativo facilita el
cumplimiento de los planes. (p.32).
La importancia de los procedimientos administrativos y contables radica en que

es la columna vertebral donde se mueven todos los dems sistemas. Una informacin
errnea al ingresar un digito o cdigo de una factura va tener como resultado la
alteracin de cifras presentadas en los estados financieros; esto tendr como
5
consecuencia tener que volver a analizar y corregir manualmente tal efecto, lo que
ocasiona perdida de tiempo y por consiguiente mas trabajo del que amerita.
En conclusin, el trabajo en equipo, administrar el tiempo, tomar decisiones
correctas, cumplir a cabal con los procedimientos y disminuir los errores son claves
importantes que se deben tomar en cuenta en la empresa para lograr y mantener el
xito; en vez de centrarse en conflictos y estrs, se puede armar una mejor
organizacin en virtudes positivas que se presenten durante la jornada laboral. Por
ello se aborda el anlisis del procedimiento de contabilizacin de facturas y
documentos de gastos, para que la Droguera obtenga ms herramientas y a su vez el
personal que all labora tenga iniciativa propia para comprometerse con la excelencia.
Con los argumentos expuestos en la presente investigacin se indican las
siguientes interrogantes:
Cules son las debilidades y fortalezas que se presentan en el procedimiento de
contabilizacin de facturas y documentos de gastos del departamento de planificacin
financiera en Droguera Nena C.A, Barquisimeto, Estado Lara?
Cules son las recomendaciones que pueden hacer para mejorar el
procedimiento de contabilizacin de facturas y documentos de gastos del
Estado Lara?
Objetivos de la investigacin
6
Objetivo general
Analizar el procedimiento de contabilizacin de facturas y documentos de gastos del

Estado Lara.
Objetivos especficos
Identificar debilidades y fortalezas del procedimiento de contabilizacin de facturas y

documentos de gastos del departamento de planificacin financiera en Droguera
Nena C.A, Barquisimeto, Estado Lara.
Recomendar mejoras en el procedimiento de contabilizacin de facturas y

Nena C.A, Barquisimeto, Estado Lara.
Justificacin
En la actualidad surgen diversos cambios, tanto econmicos como sociales,

polticos, tecnolgicos, los cuales implican estar preparados para asumir la
responsabilidad que amerite el mbito en que se desenvuelven los seres humanos. Por
lo antes expuesto se considera importante realizar actividades que conlleven a
impartir conocimientos en el rea administrativa financiera, para as facilitar el buen
uso de los recursos y posterior a esto la eficiencia y eficacia.
La tecnologa conquista de manera acelerada los diferentes mbitos y
manifestaciones de la vida y con ello las actividades realizadas por el personal, ya que
a medida que se ejecutan las mismas se presentan fallas o debilidades que dificultan
la puesta en marcha de las tareas que son asignadas a cada persona; y como
consecuencia se tiene problemas al hacerlas, falta de control en los procedimientos
7
aplicados y a su vez errores consecutivos en ellas; es por tal motivo que surge la
necesidad de analizar el procedimiento de contabilizacin de facturas y documentos
de gastos del departamento de planificacin financiera en Droguera Nena, C.A, ya
que se ha visto dificultades en la ejecucin de las actividades diarias y esta situacin
afecta a los otros departamentos que se les enva la informacin ya contabilizada.
En relacin a esto, el costo administrativo para la organizacin implica la
perdida de tiempo y para una empresa perdida de tiempo invertido en actividades
muy alargadas implica perdida de dinero.
Cabe destacar, que toda empresa ya sea pblica o privada, requiere de la
aplicacin de los procedimientos administrativos y contables, para mantener un
adecuado control de las diferentes operaciones y transacciones financieras que en
ellas se ejecutan y as proporcionar informacin confiable a travs de los estados
financieros, dar a conocer su posicin financiera por los resultados obtenidos de sus
operaciones en un periodo determinado, con la finalidad de contribuir a la toma de
decisiones y al logro de los objetivos propuestos por la empresa. Estos
procedimientos deben estar coordinados con los objetivos pautados y a las
necesidades administrativas, contables y operativas que tenga la organizacin en la
realizacin de sus actividades.
As mismo, de manera personal el desarrollo y estudio de este argumento, nos
retroalimenta acadmicamente, puesto que est acorde con la carrera y posteriormente
a ejercer; y as obtener un conocimiento ms profundo de cmo se debe actuar en la
empresa y a su vez tener la idea de como cumplir con la funcin asignada de manera
eficaz, de tal manera de alcanzar as un buen desarrollo organizacional en la empresa.
Alcance.
A travs de este trabajo de investigacin se pretende lograr que en la empresa

Droguera Nena, C.A especficamente en el departamento de planificacin financiera
obtenga un beneficio justo con respecto a sus procedimientos ejecutados a diarios, ya
que uno va ligado del otro; sabiendo que dentro de dichos procedimientos existen
fallas que proporcionan dificultades en el trascurso de realizar las tareas pautadas. Es
8
por tal motivo que surge la necesidad de hacer un anlisis en el procedimiento de
contabilizacin de facturas y documentos de gastos, con la finalidad de recomendar
mejoras que permitan el buen funcionamiento dentro del rea y eficiencia en la puesta
en marcha de las actividades.
Con respecto, a la necesidad surgida en el departamento antes mencionado el
cual tendr una vigencia de seis (06) meses y tambin beneficiar a 5 personas
involucradas al servicio del rea. Estar sujeto a revisin por el tutor empresarial y
contribuir a optimizar la ejecucin de los procedimientos de verificacin, registro y
contabilizacin de facturas y documentos de gastos generados por la organizacin, as
como tambin aumentar la eficiencia, productividad y calidad empresarial.
9
CAPITULO II
MARCO REFERENCIAL
Antecedentes de la Investigacin
Los trabajos que a continuacin se presentan, desarrollaron un anlisis de los

procedimientos aplicados en las empresas, para el desarrollo organizacional en ellas;
las mismas presentaron posibles soluciones a los problemas planteados en cada uno
de stos.
Para el desarrollo de esta investigacin es necesario examinar y comparar
algunas teoras, definiciones y conceptos, para luego interpretar, analizar y exponer
adecuadamente los resultados de esta investigacin.
En su defecto se presentarn trabajos de investigacin que guardan una estrecha
relacin con lo que aqu se plantea y que desarrollan problemticas a nivel regional.
Segn Martn, G. (2011) realiz un estudio sobre Anlisis de los
procedimientos que intervienen en la contabilizacin de los pagos realizados por el
departamento de cuentas por pagar de la empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A
estableci como objetivo general, analizar los procedimientos que intervienen en la
contabilizacin de los pagos realizados por el departamento de cuentas por pagar. La
investigacin es de campo, ya que los datos fueron recogidos del lugar de los hechos;
para realizarla se necesit aplicar la observacin directa del problema en estudio, con
la finalidad de efectuar el anlisis en los procesos de pagos sobre las cuentas por
pagar en la empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A, Estado Bolvar, durante el ao
2011.
Con referencia a lo anterior, el nivel de la investigacin es de tipo descriptivo,
porque en ellas se describen las caractersticas de los procedimientos involucrados y
las actividades realizadas por el personal. A su vez la presente investigacin es
documental, por cuanto para la realizacin de este proyecto se obtuvo informacin de
10
diferentes trabajos grados, informes de investigacin, libros y otras fuentes escritas
que estn relacionados directamente con la temtica estudiada.
La poblacin estuvo compuesta por el personal que labora en el departamento
de cuentas por pagar en la empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A, constituida por
doce (12) personas. Se defini la muestra como igual a la poblacin, debido a que la
misma es bastante reducida, lo que implica que no fue necesario realizar ningn tipo
de muestreo. Para recolectar la informacin el autor procedi a la observacin directa
del problema en estudio, mediante visitas previas a la organizacin.
Como conclusiones se obtuvo, que la empresa presenta fallas en los procesos de
pagos, causando el retraso del mismo. No hay fluidez de informacin en el desarrollo
del proceso de pagos, falta de control y coordinacin en el departamento de cuentas
por pagar y no existe organizacin en el proceso de envo de facturas al departamento
mencionado.
Las recomendaciones dadas por el autor a la organizacin se bas en realizar un
control previo en la verificacin de facturas y sus requerimientos internos por la
empresa. Mejorar la coordinacin y control en el departamento y por ltimo
actualizar y aplicar mejoras en los procedimientos dentro del proceso de pagos para
que est al da y no surjan mas fallas causadas por el retraso.
El trabajo realizado tiene vinculacin con la presente investigacin, de acuerdo
a que uno y otro buscan la manera de mejorar los procedimientos aplicados en dichas
empresas, el cual es base fundamental en cualquier organizacin para una buena
gestin administrativa y el logro de objetivos organizacionales.
De igual forma, Hernndez, R. (2009) indica en su estudio Anlisis de los
procedimientos contables aplicados en el departamento de contabilidad para el
registro de la relacin de gastos en el Ministerio de Infraestructura (Minfra) Maturn
Estado Monagas. El objetivo de ste proyecto se bas en Analizar los
procedimientos contables aplicados en el departamento de contabilidad para el
registro de la relacin de gastos en el Ministerio de Infraestructura (Minfra). La
investigacin fue de campo y documental debido a que la informacin se obtuvo
11
directamente del departamento de contabilidad y se realiz consultas bibliogrficas
para integrar la investigacin dentro de un conjunto ms amplio de ideas.
El nivel de investigacin, fue de carcter descriptivo, ya que se pudo conocer
detalladamente las diferentes actividades que se realizan en el departamento de
contabilidad del Ministerio de Infraestructura sujeto a la investigacin.
El universo de estudio estuvo constituido por: un (1) contador, tres (3)
contabilista, un (1) asistente y una (1) secretaria, los cuales representan la poblacin
de este trabajo. La informacin recolectada se hizo a travs de la observacin directa,
lo que permiti determinar en forma ms detallada los procedimientos que se aplican
en el departamento de contabilidad con el departamento de administracin, as como
otros puntos de inters para la investigacin. Tambin se us una entrevista que fue
aplicada al personal que labora en el departamento de contabilidad.
Dadas las condiciones que anteceden, la autora de esta investigacin concluy
que los procedimientos contables aplicados en el departamento para el registro de los
gastos representan los ms adecuados, ya que se adaptan a las necesidades contables
del organismo. Se realizan con lentitud determinados registros contables y por ltimo
no posee un manual de procedimientos contables que especifique las funciones de
cada funcionario que elabora en l.
Ante la situacin planteada la autora recomend a la organizacin supervisar
con ms frecuencia las funciones ejecutadas por los empleados del Departamento de
Contabilidad y que se elabore un Manual de Procedimientos Contables que
especifique las funciones de cada empleado del Departamento de Contabilidad y
distribuir en forma adecuada esas funciones.
Se toma en cuenta la investigacin anterior, ya que la relacin con el presente
trabajo es muy estrecha de acuerdo a que una de las recomendaciones de la misma
est ligada a uno de los factores que se tocan en esta investigacin, el cual es la
supervisin frecuente de las actividades realizadas por los empleados para una
adecuada gestin y control administrativo.
Por otro lado, Navas, P. (2010) Elabor un trabajo de grado cuyo ttulo es:
Anlisis de los procedimientos administrativos y contables para la elaboracin de la
12
relacin de ingresos y egresos diarios en el departamento de tesorera de la Alcalda
de Maturn Estado Monagas establece como objetivo general analizar los
procedimientos administrativos y contables para la elaboracin de la relacin de
ingresos y egresos diarios en el Departamento de Tesorera de la organizacin.
El trabajo fue desarrollado en base a una investigacin que se enmarca en un
diseo de campo-documental; de campo debido a que una parte importante de la
informacin, as como los datos necesarios para el desarrollo del tema objeto de
estudio fueron obtenidos directamente del departamento de tesorera. Documental
porque la informacin obtenida de la realidad es complementada por fuentes
bibliogrficas, trabajos de investigacin, informes y otros medios que proporcionaron
datos al respecto, para una mejor comprensin de la investigacin.
El estudio esta caracterizado por una investigacin de tipo descriptivo, debido a
que se describieron cada una de las actividades y funciones que se realizan en el
departamento de tesorera de la Alcalda de Maturn, para la elaboracin de la
relacin de ingresos y egresos diarios. Bajo este enfoque, la poblacin de estudio
estuvo conformada por el personal que labora en el departamento, el cual integran los
siguientes: un (1) Tesorero, un (1) Analista Financiero, un (1) Contabilista III, una
(1) Secretaria, un (1) Cajero Pagador, un (1) Emisor de Cheques y un (1) Archivista.
Dado el reducido tamao de la poblacin, no fue necesaria la seleccin de muestra;
por lo tanto se tom el total de la poblacin o universo para su respectivo estudio.
Durante el desarrollo de la investigacin se utilizaron las siguientes tcnicas
para obtener informacin y recolectar los datos: observacin directa, dado que la
investigacin se llev a cabo en el departamento de tesorera de la Alcalda de
Maturn, bajo la modalidad de pasantas; se pudo tener contacto directo con el
personal que all labora, adems se hizo posible presenciar y observar los
procedimientos y actividades que se realizan en el mencionado departamento, lo que
permiti hacer un juicio crtico de la informacin obtenida.
En ese mismo orden, la entrevista estructurada se ejecut en esta investigacin;
ste tipo de tcnica permiti indagar sobre el grado de conocimiento que tiene el
13
personal que conforma la poblacin, en relacin al desempeo de sus actividades, las
cuales sirvieron de base para el desarrollo del tema objeto de estudio.
Dentro de las conclusiones ms relevantes, la autora hizo mencin a que no
existen manuales de procedimientos administrativos para elaborar la relacin de
ingresos y egresos diarios en la unidad de analista financiero del departamento de
tesorera municipal, debido a que las actividades que all se realizan fueron
aprendidas por los conocimientos impartidos por el asesor empresarial (Analista
Financiero), a travs de la observacin directa y la formulacin de interrogantes.
Cabe mencionar, que la contabilidad del departamento de tesorera es llevada de
forma manual, lo que hace que el registro diario de la relacin de ingresos y egresos,
as como la elaboracin del resumen mensual del movimiento de tesorera sea un
poco lenta.
Hecha la observacin anterior, la autora de esta investigacin recomend lo
siguiente: disear un manual de normas y procedimientos que proporcione
informacin adicional para llevar a cabo las actividades propias del departamento de
tesorera de manera eficiente, permitiendo despejar las dudas que puedan presentarse,
especialmente al momento de elaborar la relacin de ingresos y egresos diarios. A su
vez motivar al personal de manera productiva, proporcionndoles adiestramiento y
capacitacin, para evitar errores y el retraso de las actividades, en caso de desconocer
el procedimiento a seguir.
A manera de resumen final, la investigacin citada, en lnea general, aporta al
estudio una visin ms amplia en lo que concierne a los procedimientos
administrativos y contables, en cuanto abre puertas al debate de la buena y eficaz
aplicacin sobre las actividades gerenciales de toda organizacin.
Cabe decir, que dichas investigaciones estn de acuerdo a que los
procedimientos administrativos y contables son indispensables para alcanzar los
objetivos establecidos en toda organizacin; que es una excelente herramienta para un
correcto desempeo de las diferentes funciones y que a su vez existan alternativas
para agilizar las tareas y usar los manuales adecuados.
14
Bases Tericas.
Toda investigacin debe buscar elementos tericos que sustenten el problema

en estudio, estos constituyen el primer paso para vincular el problema con sus bases
slidas y consistentes que de una u otra manera proporcionan informacin y datos
precisos para aplicarlos en la investigacin.
Asimismo, Rendn, M (2008). Plantea que la bases tericas Comprenden un
conjunto de conceptos y proporciones que constituyen un punto de vista o enfoques
determinados dirigidos a explicar el fenmeno o problema planteado. (p.44). En tal
sentido, el propsito es apoyar tericamente el problema en estudio; se tom como
referencia una serie de enfoques bibliogrficos que facilitaran la comprensin del rea
estudiada y a su vez aportar los conocimientos esenciales que dirijan el correcto
sentido de los objetivos planteados.
Este estudio se realiza con la finalidad de brindar las herramientas necesarias
para el buen desempeo del personal administrativo del Departamento de
Planificacin Financiera en Droguera Nena, C.A, producto de las observaciones
previas en el rea de trabajo. Por tal motivo, es necesario mencionar las siguientes
teoras que sustentan la presente investigacin.
Administracin.
Segn, Melinkoff, R. (2009), en su libro titulado Los Procesos

Administrativos, defina la palabra Administracin como la
organizacin y direccin de recursos humanos y materiales para lograr los
fines propuestos, tanto del sector pblico como del sector privado,
mediante la utilizacin de un conjunto de procesos. (p.9).
De igual forma, establece que en toda unidad administrativa, sea sta pblica o
privada, se realizan un conjunto de funciones, de las cuales algunas pueden ejecutarse
y otras no necesariamente. Pero existen algunas que por su propia naturaleza, resultan
indispensables. Estas funciones las seala el autor como:
a) Funciones Tcnicas (produccin, fabricacin, transportacin).
15
b) Funciones Comerciales (compras, ventas).
c) Funciones Financieras (bsqueda y administracin de capitales).
d) Funciones de Seguridad (proteccin de bienes y personas).
e) Funciones de Contabilidad (inventario, balance, precio de costo,
estadstica).
f) Funciones Administrativas (previsin, organizacin, mando,
coordinacin y control).
Segn Robbins, S. y Coulter, M. (2009), en su libro denominado

Administracin desarrollaron una explicacin ms completa en lo que
concierne a la administracin, en donde plantean que este termino
consiste en coordinar las actividades de trabajo de modo que se realicen
de manera eficiente y eficaz con otras personas y a travs de ellas. (p.7).
Cabe destacar, que la administracin se basa en tomar decisiones que consisten

en segregar determinados elementos en las decisiones de los miembros de la
organizacin para seleccionar y determinar estos elementos y para comunicrselos a
los miembros a quienes afectan, es decir, que el propsito de todo administrador es
establecer un medio ambiente en el cual las personas puedan lograr metas de grupo
con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales e insatisfacciones personales para
as poder alcanzar los objetivos establecidos por la organizacin.
Proceso Administrativo
Segn Melinkoff, A. (2009), define los procesos administrativos como

la realizacin de una serie de labores en forma orgnica y guardando una
sucesin cronolgica en la manera de realizar esas labores siendo de gran
aplicacin en los trabajos que se repiten, facilitando as su aplicacin
continua y sistemtica. (p.20).
Las funciones o procesos detallados no son independientes, sino que estn

totalmente interrelacionados. Cuando una organizacin elabora un plan, debe ordenar
su estructura para hacer posible la ejecucin del mismo. Luego de la ejecucin (o tal
vez en forma simultnea) se controla que la realidad de la empresa no se aleje de la
16
planificacin, o en caso de hacerlo se busca comprender las causas de dicho
alejamiento. Finalmente, del control realizado puede surgir una correccin en la
planificacin, lo que realimenta el proceso.
Procedimientos Administrativos.
Munich G. y Martnez G. (2008) Consideran que los procedimientos

administrativos: "Permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades
rutinarias y especificas". (p. 99).
Desde otra perspectiva Terry y Franklin (2008) definen que los procedimientos
administrativos son: "Una serie de tareas relacionadas que forman la secuencia
establecida en ejecutar el trabajo que va a desempear" (p.32).
Ante lo relacionado en las citas del prrafo anterior se puede conceptuar el
procedimiento administrativo como un instrumento administrativo que apoya la
realizacin del que hacer cotidiano en donde ellos consignan, en forma metdica las
operaciones de las funciones.
Importancia de los procedimientos administrativos.
Segn Gmez Rondn (2010), Ayudan a una buena gestin administrativa y a

las personas a perfeccionar las rutinas laborales, facilitando las funciones
administrativas: Planificacin, organizacin, coordinacin, control y supervisin en
general (p.1-2). Es por ello, que los procedimientos administrativos son importantes
porque permiten tomar las medidas necesarias para mejorar la eficiencia y efectividad
de la organizacin.
Por tal razn, las empresas para poder ejecutar sus actividades de manera
eficiente necesitan poner en prctica ciertas tcnicas y mtodos que conllevan a
desarrollar coordinadamente las operaciones que les permitir adaptarse a las
necesidades de la empresa y su entorno, para alcanzar los objetivos y metas
17
propuestas por sta. Dentro de estas tcnicas se encuentran los procedimientos como
medios de trabajo que les faciliten la efectividad de las operaciones diarias.
Procedimientos Contables
Los procedimientos contables permiten el registro y clasificacin permanente

de toda la informacin relacionada con las operaciones diarias de una organizacin, a
fin de que puedan entenderse con facilidad. Tal informacin permite el control de las
operaciones, lo que ayuda a conocer si la gestin de la organizacin se ajusta a lo
planeado en un principio. Esto indica que los procedimientos son utilizados con el
objeto de reflejar la situacin financiera ms exacta a la realidad que presenta en
determinado momento una entidad u organismo; respetando en todo momento las
normas y principios de aceptacin general, normativas legales, publicaciones, etc.,
que regulen en materia contable.
Al respecto Rosenberg (2009) expresa que:
Son todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan

para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros
de contabilidad. (p. 330).
Registros
Para Schellengerg, T. (2008) son aquellos registros (documentos) de

cualquiera institucin pblica o privada que hayan sido considerados
ameritar (valorados) para su preserveracin (conservacin) permanente
con fines de investigacin o para referencia y que han sido depositado o
escogidos para guardarse en una institucin archivstica. (p.25).
El registro de las operaciones o transacciones que genera una empresa requiere
que los datos sean recolectados, clasificados y codificados para luego, ser registrados.
Una de las herramientas principales para el registro de las operaciones, es la cuenta.
18
La cuenta es el medio de registro para cualquier tipo de operaciones que pueda
afectar los activos, pasivos o el patrimonio de una entidad. Muchas veces se oye a los
profesionales de la contadura, la expresin llevar libros o llevar contabilidades, de
esta manera se esta expresando que se estn efectuando registros en los libros de
contabilidad. Los principales libros son el diario, el mayor y el de inventario y
balance.
El avance tecnolgico ha hecho que no tenga sentido el llevar los registros en
forma manual. La carga de trabajo que puede generarse si los libros no son llevados a
travs de un computador, hace que no sea de costo/beneficio, el registrar y controlar
manualmente las operaciones y transacciones. Para registrar las transacciones
financieras las cuentas son clasificadas en varios tipos: reales, nominales y de orden.
Importancia de los Registros
Toda entidad econmica necesita controlar las transacciones que afectan su

posicin financiera o los resultados del periodo. Los registros son la memoria
permanente de toda empresa. Cuando un cliente al cual le vendemos mercanca nos
requiere el saldo de su cuenta, normalmente se le entrega un estado de cuenta, el cual
detalla los movimientos que tuvo para un periodo determinado, el saldo final de la
misma. La contabilidad y sus registros muestran todo lo que sucedi en la empresa
durante un periodo.
Se puede afirmar que todas las decisiones empresariales giran, de alguna
manera, alrededor de la informacin financiera que se desprende de los registros
contables. Los registros de contabilidad son importantes por las siguientes razones:
Permiten efectuar un seguimiento preciso a grupo de operaciones o alguna
operacin especifica.
Son la base para la elaboracin de los estados financieros.
Ayudan a tomar decisiones en diferentes reas de la empresa.
19
Planificacin Financiera
La planificacin financiera es un proceso en virtud del cual se proyectan y se

fijan las bases de las actividades financieras con el objeto de minimizar el riesgo y
aprovechar las oportunidades y los recursos.
Por su parte Weston, T. (2008) menciona que la planificacin financiera
es una tcnica que rene un conjunto de mtodos, instrumentos y
objetivos con el fin de establecer en una empresa pronsticos y metas
econmicas y financieras por alcanzar, tomando en cuenta los medios que
se tienen y los que se requieren para lograrlo. (p.47).
Tambin se puede decir que la planificacin financiera es un procedimiento en

tres fases para decidir qu acciones se deben realizar en lo futuro para lograr los
objetivos trazados: planear lo que se quiere hacer, llevar a cabo lo planeado y
verificar la eficiencia de cmo se hizo. La planificacin financiera a travs de un
presupuesto dar a la empresa una coordinacin general de funcionamiento.
Una buena planificacin financiera genera salud econmica de la empresa por
lo tanto debe maximizar el valor del negocio, a su vez reduce el riesgo, la ineficiencia
y la prdida de oportunidades del negocio, creando mltiples alternativas de accin.
Objetivos de la Planificacin Financiera
Los objetivos fundamentales de la planificacin financiera son:

Trascender ms all de lo operativo y acercarse ms a lo estratgico.
Ayudar a identificar los objetivos de la empresa.
Establecer las acciones necesarias para que la empresa logre sus objetivos
financieros.
Cuantificar las diferentes alternativas estratgicas, a fin de evaluar los

impactos que generan en la situacin financiera de la empresa.
20
Promover el anlisis de las diferencias entre los objetivos y la condicin
financiera actual de la empresa.
Minimizar el riesgo y aprovechar las oportunidades y los recursos financieros,

decidir anticipadamente las necesidades de dinero y su correcta aplicacin,
buscando su mejor rendimiento y su mxima seguridad financiera.
Factura
Para Rosenberg, T. (2009) la factura es un documento tributario de

compra y venta que registra la transaccin comercial obligatoria y
aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de
mercaderas u otros afectos, porque con ella queda concluida la
operacin. (p.35).
Por otra parte, la factura tambin se conoce a aquel documento que refleja la
entrega de un producto o bien la provisin de algn tipo de servicio, en el cual no
solamente se indicar la fecha en la cual se deveng el mismo, sino que tambin se
indicarn cuestiones como ser la cantidad, el peso, la medida y el precio de aquello
que fue adquirido. Adems, en la factura se consignarn los datos correspondientes al
expedidor y al destinatario de la misma, con el detalle de los productos y servicios
que se hayan suministrado oportunamente, sus precios unitarios, precios totales,
descuentos, impuestos, seas y saldos a cancelar.
La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en
uso o la prestacin de servicios cuando la operacin se realice con sujetos
del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crdito fiscal. Asimismo
cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para
efecto tributario y en el caso de operaciones de exportacin.
Gastos
21
Segn las NIIF para PYMES (2009) seala que los gastos son los
decrementos en los beneficios econmicos, producidos a lo largo del
periodo sobre el que se informa, en forma de salidas o disminuciones del
valor de los activos, o bien por la generacin o aumento de los pasivos,
que dan como resultado decrementos en el patrimonio, distintos de los
relacionados con las distribuciones realizadas a los inversores de
patrimonio. (Seccin 2).
La definicin de gastos incluye tanto las prdidas como los gastos que surgen
en las actividades ordinarias de la entidad. Cabe decir, que los gastos que surgen de la
actividad ordinaria incluyen, por ejemplo, el Costo de las ventas, los salarios y la
depreciacin. Usualmente, toman la Forma de una salida o disminucin del valor de
los activos, tales como Efectivo y equivalente al efectivo, inventarios o propiedades,
planta y Equipo.
Bases Legales
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (1999), establecidos

en los artculos:
Artculo 87.
la adopcin de las medidas necesarias a los fines de que toda persona puede
obtener ocupacin productiva, que le proporcione una existencia digna y decorosa y
le garantice el pleno ejercicio de este derecho
Todo patrono o patrona garantizar a sus trabajadores y trabajadoras
condiciones de seguridad, higiene y ambiente de trabajo adecuados. El Estado
adoptara medidas y crear instituciones que permitan el control y la promocin de
estas condiciones.
Artculo 112.
El Estado promover la iniciativa privada, garantizando la creacin y justa

distribucin de la riqueza, as como la produccin de bienes y servicios que satisfagan
las necesidades de la poblacin, la libertad de trabajo, empresa, comercio, industria,
22
sin perjuicio de su facultad para dictar medidas para planificar, racionalizar y regular
la economa e impulsar el desarrollo integral del pas.
Artculo 117.
La ley establecer los mecanismos necesarios para garantizar esos derechos, las
normas de control de calidad y cantidad de bienes y servicios, los procedimientos de
defensa del pblico consumidor, el resarcimiento de los daos ocasionados y las
sanciones correspondientes por la violacin de estos derechos.
Los artculos antes mencionados, le dan base legal a la investigacin, debido a
que esta acorde con la variable estudiada. Se puede alegar, que las personas tienen
derecho y el deber de trabajar en buenas condiciones; la actividad econmica sobre
todo en empresas que distribuyen productos para el consumo humano, debe estar en
las condiciones sanitarias adecuadas, proteger el ambiente y la seguridad de todas las
personas, as como tambin que los productos sean de calidad.
Cdigo de Comercio Venezolano (1955), establecidos en los artculos:
Artculo 32.
Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual

comprender, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios.
Podr llevar, adems, todos los libros auxiliares que estimara conveniente para
el mayor orden y claridad de sus operaciones.
Artculo 35.
Se prohbe a los comerciantes:

1. Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas.
1. Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuacin de ellos.
2. Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o
enmendaduras.
23
3. Borrar los asientos o partes de ellos.
4. Arrancar hojas, alterar la encuadernacin o foliatura y mutilar alguna parte de
los libros.
Artculo 37.
Los errores y omisiones que se cometieron al formar un asiento se salvarn en

otro distinto, en la fecha en que se notare la falta.
Con respecto a este Ley, es obligacin de toda empresa, ya sea pblica o

privada, llevar un adecuado control de la contabilidad en la presentacin de libros
contables: libro diario, mayor e inventario; stos deben estar presentados sin errores,
omisiones, espacios en blancos, enmendaduras, entre otros. Cabe agregar, que se
realizan auditorias para verificar que los mismos se estn llevando a cabal y
posteriormente ordenados para el momento de cumplir con la obligacin tributaria.
Antecedentes de la Empresa
Resea Histrica
Droguera Nena, C.A, es una empresa con 28 aos de experiencia en la

distribucin de medicamentos y productos miscelneos, de fuerte posicin y
trayectoria en el mercado venezolano.
Se caracteriza por ser un distribuidor puro, que no compite con proveedores ni
clientes, con una excelente cultura de servicio, altos niveles de inventario y las
mejores promociones.
Cultivan la excelencia y la mejora continua de los procesos, apoyados en un
excelente capital humano y soportado en tecnologa de punta, especializada en
procesos logsticos de almacenamiento y distribucin. Ambos elementos amparados
por 2 gigantescas edificaciones, totalmente inteligentes y modernas, que brindan
confianza, tranquilidad y confort, logrando resultados eficientes e innovadores.
24
Cronologa de Droguera Nena, C.A.
1976 La fundacin:
Fundada por Don Miguel Aizpura y su esposa Josefina, Perfumera Nena

S.R.L, nace en un pequeo local de la calle 23 en la ciudad de Barquisimeto, con el
capital apenas necesario y 5 empleados que empacaban champ de forma manual,
junto con productos de proveedores de cosmticos nacionales y multinacionales, que
comercializaban y se distribuan en varias ciudades del pas.
1985 El gran avance:
Debido al crecimiento de la empresa y a la inclusin de productos y equipos

para salones de belleza, Perfumera Nena se muda a un nuevo local en la Carrera 28
de Barquisimeto. Aumentado su capital, y el espacio fsico, ampliando la mezcla de
productos con la inclusin de productos farmacuticos, cambiando as la razn social
a Droguera y Perfumera NENA, C.A.
1986 Nace Droguera Nena C.A.
En 1986, mudados a la carrera 16, se define de nuevo la misin de la empresa,

estableciendo que la misma se fundamentaba en la comercializacin y distribucin
mayorista de productos farmacuticos, dando paso al nacimiento de DROGUERA
NENA C.A., ampliando la gama de productos y empleando a unos 440 venezolanos.
2000 La Gran Mudanza:
Droguera Nena se muda a una nueva sede con un Edificacin imponente de

ms de 9.000 metros cuadrados, que marca hito en el desarrollo de la "construccin
25
inteligente del pas, concebida y diseada para alojar todos los elementos que la
tecnologa moderna puede proveerle a un negocio de su estilo, logrando la
automatizacin total de sus procesos tanto de almacn, despacho y administrativos.
Droguera NENA, culmina as un ciclo, e inicia uno nuevo en el que los objetivos y
las metas trascienden la excelencia y buscan la perfeccin, dentro del reto constante
de desarrollo para ofrecer al mercado farmacutico un servicio cada da mejor.
2004 Llegamos a La Gran Caracas
Debido al crecimiento continuo y la demanda de las zonas Centro y Oriente del

pas, Droguera Nena decide mudar las operaciones de su galpn en Maracay,
instalando en Guarenas la Sucursal capital, con funciones administrativas de
almacenamiento y despacho automatizados, conformando as una plataforma
tecnolgica en el rea de preparacin de mercanca que cumple con los ms altos
estndares en el mundo.
2007 Pasin por el Servicio
Son ampliados y mejorados los centros de distribucin de Barquisimeto y

Guarenas, estos gigantescos almacenes automatizados trabajan minimizando el
tiempo y los errores en el empaque, adems en toda la Comunidad Nena inicia la
implementacin del Sistema de Gestin de Calidad el cual busca la mejora continua
de sus gente y los procesos, logrando ofrecer mejor servicio al cliente interno y
externo.
2009 Servicio repotenciado
La flota de transporte es mejorada e incrementada, mejorando nuestra

capacidad de distribucin logrando mayor rapidez y eficiencia en la entrega de los
pedidos de nuestros clientes.
26
2010 Mayor capacidad de almacenaje
Nuestra sede Barquisimeto es protagonista de la construccin de un nuevo

galpn anexo de ms de 3420 mts2 de construccin, ampliando as nuestra capacidad
de almacenamiento y despacho, as como nuestro recurso humano, brindando nuevas
fuentes de trabajo a cientos de venezolanos.
Misin
Satisfacer las necesidades del mercado nacional e internacional de servicios de

distribucin de productos farmacuticos y miscelneos generando valor para nuestros
clientes, empleados, accionistas y sociedad en general.
Visin
Ser un grupo empresarial altamente exitoso en servicios de distribucin de

productos farmacuticos y miscelneos, con unidades de negocio relacionadas al
sector salud y al rea logstica presentes en mercados internacionales.
Valores
1) Somos Humildes.
2) Sentimos como nuestros los objetivos de la empresa.
3) Usamos eficientemente nuestros recursos.
4) Mejoramos Continuamente.
5) Nuestra prioridad es servir al cliente
6) Somos ticos y leales.
7) Nuestro xito depende de nuestra gente.
Objetivos
27
En la actualidad Droguera Nena, C. A., orienta sus objetivos a la consolidacin
de su posicionamiento en el mercado como primera opcin en la distribucin y
comercializacin de Medicinas y Miscelneos, para lograr esto, establece claramente
los siguientes objetivos:
Mantener la posicin de Lderes en la distribucin de productos
farmacuticos.
Lograr altos niveles de excelencia en todas las actividades.
Destacar como una empresa innovadora de calidad y servicio rebasando las
expectativas del consumidor.
Lograr la fidelidad del cliente mediante precio- servicio.
Afianzar el trato justo y equitativo al Trabajador.
Descripcin de los Departamentos en Droguera Nena C.A.
Presidencia:
Constituye la mxima autoridad dentro de la empresa brindando su apoyo a las

decisiones de las dems gerencias o departamentos, mantiene una estrecha relacin
con todo el personal, as como tambin la imagen de la empresa ante el mercado
competitivo del ramo farmacutico.
Vicepresidencia:
Planea y orienta el anlisis de las inversiones de la empresa, coordina y controla la

contratacin de proveedores internacionales que tengan relacin directa con la empresa,
afianza la posicin alcanzada por la empresa en los mercados nacional e internacional,
coordina con la Direccin General todo lo relacionado con el Plan Estratgico
Corporativo, en cuanto a los objetivos, metas, programas y proyectos de envergadura.
28
Direccin General:
Planifica, organiza, dirige, coordina y controla los procesos que garanticen la

mxima eficiencia, efectividad y eficacia, en los procesos de operacin,
comercializacin y finanzas de los productos que la empresa distribuye a los clientes;
a travs, de la adecuada supervisin y coordinacin de las actividades realizadas por
las unidades que le reportan.
Departamento Nacional de Ventas:
Planifica, Organiza, Coordina y Supervisa, las actividades relacionadas con los

procesos del rea, para impulsar las ventas mediante el contacto con los clientes e
identificando sus requerimientos, solucionando las situaciones diversas que se puedan
presentar a nivel Nacional en cada una de las Oficinas.
Coordinacin de Facturacin:
Planifica, Coordina, Controla y Supervisa las actividades correspondientes a los

procedimientos de ventas de productos farmacuticos va telefnica, as como
tambin garantizar la buena atencin al cliente por medio del equipo de vendedores
telefnicos.
Departamento de Comercializacin:
Planifica, organiza, dirige, coordina y controla, las actividades, las polticas,

normas y procedimientos en las reas de: compra, mercadeo y venta de mercanca de
la Droguera Nena, a fin de garantizar los recursos necesarios que permitan el
autofinanciamiento de la organizacin.
Departamento de Compras:
29
Planifica, Organiza, Dirige, Coordina y Supervisa, las actividades relacionadas
con las compras de productos farmacuticos, tales como: medicamentos, naturales,
psicotrpicos y miscelneos, as mismo, debe asegurar el cumplimiento de los
controles internos que permitan una eficiente gestin de compras.
Departamento de Mercadeo:
Planifica, organiza, dirige, coordina y controla los procesos de mercadeo, para

crear intercambios que satisfagan tanto los objetivos del cliente como los de la
organizacin. Desarrollando estrategias que fundamenten la orientacin que se desea
dar a los productos y servicios que ofrece Droguera Nena.
Departamento de Hospitalario:
Planifica, Organiza, Dirige, Coordina y Supervisa, desafos tales como

competencia acrecentada, presiones del mercado, satisfaccin intensificada del
cliente, a travs de la comercializacin de los productos Hospitalarios.
Departamento de Marca:
Planifica, Organiza, Dirige, Coordina y Supervisa, desafos tales como

competencia acrecentada, presiones del mercado, satisfaccin intensificada del
cliente, a travs de la comercializacin de los productos comercializados por la
Gerencia de Marcas, definiendo estrategias de Administracin, Distribucin y Ventas
de los productos.
Departamento de Administracin y Finanzas:
Planifica, organiza, dirige, coordina y controla los procesos administrativos y

financieros de la Empresa, a fin de garantizar el uso adecuado de los recursos fsicos,
30
financieros y presupuestarios, de La Droguera. As como, disear estrategias que
permitan maximizar la rentabilidad y productividad de los resultados administrativos.
Departamento de Crdito Y Cobranzas:
Planifica, organiza, dirige, coordina y controla la optimizacin de los procesos,

de la gestin de cobranzas, para lograr una mayor velocidad de circulacin del capital
de trabajo de que dispone la Organizacin, a fin de garantizar el uso adecuado de los
recursos fsicos, financieros y presupuestarios, de la Droguera.
Departamento De Tesorera:
Organiza, coordina y controla los procesos financieros de la Empresa, a fin de

garantizar el uso adecuado de los recursos fsicos, financieros y presupuestarios de La
Droguera.
Unidad De Caja:
Organiza, Planifica, Coordina, Supervisa y Ejecuta, los procesos concernientes

a la guarda y custodia de los Fondos, as mismo controla las facturas.
Departamento de Contabilidad:
Planifica, coordina, organiza, registra y controlar lo relativo a los procesos

administrativos del rea, que tengan que ver con las operaciones mercantiles
realizadas por la empresa, con el fin de producir informes del desenvolvimiento
econmico y financiero los cuales permitan planear, controlar y tomar decisiones
sobre las actividades de la misma.
Departamento de Pagos:
31
Planifica, organiza, hace seguimiento y controla el cumplimiento de las normas
y procedimientos establecidos por la empresa, para la gestin de pagos causados a
terceros, por concepto de la compra de productos empleados por Droguera para sus
actividades operativas, as como la compra de suministros, requeridos para su debido
funcionamiento.
Departamento de Planificacin Financiera:
Organiza, coordina y controla los procesos para la evaluacin, control y registro

documentos de mercadera, ajuste de inventarios, creacin de fichas de nuevos
productos, control de inventario, con el fin de garantizar y mantener las operaciones
dentro de los estndares de calidad, obteniendo resultados alineados a las metas de la
empresa.
Departamento de Servicios Generales:
Planifica, Coordina y controla la compra adquisicin de los Suministros

(Materiales, Activos, Servicios, repuestos, servicios de infraestructura, traslados y
hospedaje, eventos y refrigerios), requeridos para el desempeo de las actividades
administrativas, de comercializacin y operacin de la Organizacin.
Departamento Nacional de Operaciones:
Planifica, coordina, organiza, dirige y controla, lo relativo a la calidad y

eficiencia de los procesos de almacenaje, traslado y distribucin de mercanca.
Asimismo desarrollar destrezas en la administracin de operaciones, enfoques de
grupo hacia la administracin, decisiones de planeacin y control de la productividad.
Departamento de Distribucin:
32
eficiencia de los procesos de traslado y distribucin de mercanca tanto en la plaza,
como en otras ciudades del pas, as como, programar el servicio de encomiendas para
las oficinas forneas, a fin de aumentar la eficacia y la calidad del servicio.
Departamento de Almacn:
Planifica, organiza, dirige, coordina y controla los procesos que garanticen la

mxima eficiencia, efectividad y eficacia, en los procesos de almacenaje de
mercanca, dando solucin a travs del planteamiento de alternativas a las diversas
situaciones que se puedan presentar.
Departamento de Devoluciones:
Organiza, dirige, coordina y controla los mecanismos que permitan el manejo

efectivo y rpido de las devoluciones de productos distribuidos por Droguera Nena.
Departamento de Flota:

eficiencia de los procesos de mantenimiento de los Vehculos de la Flota, a fin de
aumentar la eficacia y la calidad del servicio.
Departamento de Contralora:
Controla, vigila y fiscaliza el cumplimiento efectivo, de los procesos que se

realizan en la empresa, referente ha: ingresos, gastos, bienes y/o servicios de la
Empresa, y la verificacin correspondiente, a los controles de los procedimientos, que
deben cumplir, los empleados.
33
Departamento de Tributos:
Planifica, Coordina, Establece y Controla un calendario de actividades donde se

indiquen y expongan las fechas en las cuales se deben presentar las declaraciones y
obligaciones tributarias tanto Municipales como Nacionales con el fin de que se
realicen en los plazos previstos y bajo el cumplimiento de las disposiciones tributarias
tanto formales como materiales.
Departamento de Recursos Humanos:
Planifica, coordina, organiza, dirige y controla lo relativo a los procesos

administrativos del rea, los cuales comprende los subsistemas de: Captacin,
Capacitacin, Desarrollo, Registro y Mantenimiento del recurso humano, as como
los aspectos relacionados con las Relaciones Laborales, Higiene y Seguridad
Industrial, entre otros.
Departamento de Sistemas:
Planifica, coordina, organiza, dirige y controla lo relativo a la eficiencia de los

procesos de los sistemas de informacin, la implantacin de nuevas tecnologas, as
como, velar por el cumplimiento y resguardo de los datos.
Departamento de Regencia:
Planifica, coordina, organiza, dirige y controla lo relativo a la eficiencia de los

procesos de almacenaje, embalaje y despacho de sustancias Psicotrpicas y
Estupefactivas.
Departamento de Seguridad:
34
Planifica, Dirige, Organiza y Controla, la calidad y eficiencia de los procesos de
seguridad de la Empresa. As como la supervisin del personal perteneciente a las
Empresas de Servicio de Seguridad contratadas por la Empresa.
35
ORGANIGRAMA PRESIDENCIA
Vice-Presidencia
Direccin General
Recursos Humanos Sistemas
Contralora Interna Regencia
Costo
Direccin de Comercializacin Direccin de Operaciones Direccin de Administracin y Finanzas
Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia de

de Regional de de Nuevas de Almacn de Distribucin de Cobranzas Planificacin Financiera
Compras de Promocio Lneas y Costos
Devoluciones Jefatura de Jefatura de

Contabilida Tesorera
36 Coordinacin Coordinacin Inventario Coordinaci Servicios

FUENTE: Droguera Nena, C.A 2013 Nmina Pagos n Generales
Verificacin
CAPITULO III
MARCO METODOLGICO
Tipo y diseo de la investigacin
La presente investigacin se basa en analizar el procedimiento de

contabilizacin de facturas y documentos de gastos, en Droguera Nena, C.A,
Barquisimeto, Estado Lara. En este sentido se realizar una investigacin de tipo
descriptiva apoyada en la investigacin de campo; ya que sta permite no solo la
observacin, sino la recoleccin de los datos directamente de la realidad en estudio
para posteriormente analizar e interpretar resultados de esta indagacin.
Con relacin a la investigacin de tipo descriptiva Tamayo y Tamayo (2008)
sealan:
Comprende la descripcin, registro, anlisis e interpretacin de la
naturaleza actual y la composicin o proceso de los fenmenos. El
enfoque se hace sobre conclusiones dominantes o sobre cmo una
persona, grupo o cosa se conduce o funciona en el presente. (p. 46).
Esto permitir llevar a cabo un estudio del procedimiento ejecutado en el

departamento de planificacin financiera, para la revisin, registro y contabilizacin
de las facturas y documentos de gastos generados en Droguera Nena, C.A.
Segn Sabino, C. (2009) define la investigacin de campo como:
Los diseos de campo se basan en informaciones o datos primarios,

obtenidos directamente de la realidad. Su innegable valor reside en que a
travs de ellos el investigador puede cerciorarse de las verdaderas
condiciones en que se han conseguido sus datos, haciendo posible su
revisin o modificacin en el caso de que surjan dudas respecto a su
calidad. Esto, en general, garantiza un mayor nivel de confianza para el
conjunto de informacin obtenida. (p. 67).
37
Del mismo modo, los trabajos de campo se hacen directamente en el lugar
donde se realizan los hechos, donde el investigador puede con mayor claridad
observar los problemas y detectar fallas para as proponerles soluciones oportunas.
Poblacin
Al respecto Mndez, C. (2007) expresa: La poblacin est constituida

por el nmero total de personas o elementos que son miembros del grupo,
empresa, regin, pas u otra forma de asociacin humana que se
constituye en objeto de conocimiento en la investigacin. (p. 187).
Toda investigacin debe estar enmarcada por las normas que regulan su
elaboracin y contar con un factor vital como es la poblacin objeto de estudio.
Para los efectos de esta investigacin la poblacin estuvo conformada por el
personal que labora en el departamento de planificacin financiera, el cual integran
los siguientes:
Cuadro N2. Poblacional:
Cargo N de Puestos
Analistas 3
Coordinador Presupuestario 1
Coordinador del departamento 1
TOTAL 5
Fuente: Droguera Nena C.A. Perdomo, Octubre 2013.
Muestra
Para Namakforoosh, M. (2007) establece que el tamao de la poblacin

determinar el tamao de la muestra; si el tamao de la poblacin es pequeo
(manejable) se debe considerar la poblacin como la muestra. (p.196).
Dado el reducido tamao de la poblacin, no fue necesaria la seleccin de
muestra; por lo tanto se tom el total de la poblacin o universo para su respectivo
estudio.
Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos
38
Luego de haber establecido la naturaleza y el diseo de la investigacin, as
como la poblacin y muestra del estudio, se hace necesaria la construccin del
instrumento para la recoleccin de datos. Para esto se aplicara como tcnica, el
mtodo de observacin y se recolectaran los datos por medio de la matriz FODA que
formara parte de las herramientas a utilizar.
Para Arias, F. (2008). Las tcnicas de recoleccin de datos son las distintas
formas o maneras de obtener la informacin. (p.33), son ejemplos de tcnicas la
observacin directa, la encuesta en sus modalidades: oral o escritas (cuestionario), la
entrevista, el anlisis documental, entre otros., mientras que para el mismo autor los
instrumentos son los medios materiales que se emplea para recoger y almacenar la
informacin. (p.33).
Por tal motivo, es imprescindible realizar un proceso de recoleccin de datos en
forma planificada y teniendo claro objetivos sobre el nivel y profundidad de la
informacin a recolectar. La recoleccin de datos se refiere al uso de una gran
diversidad de tcnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para
desarrollar los sistemas de informacin, el diagrama de flujo y el diccionario de dato,
ya que estos mtodos o instrumentos nos indicaran las distintas formas o maneras de
obtener la informacin.
Observacin Directa
Dado que la investigacin se llev a cabo en el departamento de planificacin

financiera en Droguera Nena, se tuvo contacto directo con el personal que all labora,
adems se hizo posible presenciar y observar los procedimientos y actividades que se
realizan en el mencionado departamento, lo que permiti hacer un juicio crtico de la
informacin obtenida.
En relacin a esto, Tamayo y Tamayo (2008) seala que esta tcnica: Es
aquella en la cual el investigador puede observar y recoger datos mediante su propia
observacin. (p. 183).
39
Instrumento
Para Arias (2008), plantea que la aplicacin de una tcnica conduce a la

obtencin de informacin, la cual debe ser guardada en un estudio
material de manera que los datos puedan ser recuperados, analizados e
interpretados posteriormente. A dicho soporte se le denomina
instrumento. (p.69).
Por otro parte Sabino, C. (2009) puntualiza que, un instrumento de recoleccin

de datos es, en un principio, cualquier recurso de que se vale el investigador para
acercarse a los fenmenos y extraer de ellos informacin. (p.99).
El instrumento que se utiliz en sta investigacin es la matriz FODA, el cual
esta compuesta por la divisin de las cuatro (4) reas que evala la matriz
identificadas por las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, que consta de
veinte (20) preguntas cerradas o dicotmicas, que orientaron a la investigacin. (Ver
anexo A).
Matriz de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (FODA)
La matriz FODA es una herramienta de anlisis que puede ser aplicada a

cualquier situacin, individuo, producto, empresa, entre otro, que est actuando como
objeto de estudio en un momento determinado del tiempo.
Thompson, A. (2008) establecen que el anlisis FODA estima el efecto que una
estrategia tiene para lograr un equilibrio o ajuste entre la capacidad interna de la
organizacin y su situacin externa, esto es, las oportunidades y amenazas. (p.112).
El objetivo primario del anlisis FODA consiste en obtener conclusiones sobre
la forma en que el objeto estudiado ser capaz de afrontar los cambios y las
turbulencias en el contexto, (oportunidades y amenazas) a partir de sus fortalezas y
debilidades internas.
Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y que le
permite tener una posicin privilegiada frente a la competencia. Recursos que se
40
controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan
positivamente, entre otras.
Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables,
explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que acta la empresa, y que
permiten obtener ventajas competitivas.
Debilidades: son aquellos factores que provocan una posicin desfavorable
frente a la competencia, recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen,
actividades que no se desarrollan positivamente, entre otras.
Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden
llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organizacin.
Estrategias Procedimentales
Para analizar el procedimiento de contabilizacin de facturas y documentos de

gastos del departamento de planificacin financiera en Droguera Nena, C.A, se
ejecutaron los siguientes pasos:
1. Se detect la problemtica mediante la tcnica de observacin.
2. Se abord la temtica a estudiar y se present al coordinador metodolgico,
quien lo aprob.
3. Se elabor el instrumento, Matriz Foda que ser aplicado al personal para
recolectar la informacin necesaria para la investigacin.
4. Aplic el instrumento de recoleccin de datos a los trabajadores.
5. Se determinaron las conclusiones y a travs de las mismas se procedi a hacer
las recomendaciones ms acertados para una mejor gestin administrativa.
Fases
41
Fase I: Debilidades y fortalezas del procedimiento de contabilizacin de
facturas y documentos de gastos del departamento de planificacin financiera en
Droguera Nena C.A.
Esta primera fase se hizo a travs de la observacin directa, en relacin a esto,

Tamayo y Tamayo (2008) seala que esta tcnica: Es aquella en la cual el
investigador puede observar y recoger datos mediante su propia observacin. (p.
183). A su vez se aplic un instrumento (Matriz FODA) que se utiliz como tcnica
para recolectar la informacin, lo cual constat de veinte (20) preguntas dicotmicas
o de respuestas simples Si o No; lo que a travs de sta permiti al investigador
determinar las debilidades y fortalezas presentes en el procedimiento de
contabilizacin ejecutado a diario.
Fase II: Mejoras en el procedimiento de contabilizacin de facturas y

Nena C.A.
Una vez aplicado el instrumento y haber recolectado la informacin necesaria

se procedi a recomendar mejoras en los procedimientos a travs de los resultados
obtenidos con la aplicacin del instrumento; lo que posiblemente permitir al
departamento de planificacin minimizar el margen de errores cometidos y disminuir
la prdida de recursos tanto materiales como humanos, ocasionados por los mismos
errores cometidos, lo que ayudar al rea reducir la carga operativa y llevar un mejor
control administrativo en las actividades ejecutadas.
MATERIALES Y RECURSOS UTILIZADOS
42
Los recursos que se utilizaron en esta investigacin son los objetos, personas,
situaciones e instrumento que de alguna u otra manera permiti al investigador
recabar la informacin necesaria para llevar a cabo el estudio, mediante los mtodos
utilizados por la empresa. Seguidamente se presentan los recursos que se consideran
necesarios utilizar para la elaboracin del proyecto de investigacin en el cuadro 3.
Cuadro 3.
Materiales y Recursos
Fases Recursos y Tcnicas utilizados
Fase I: Debilidades y fortalezas del
procedimiento de contabilizacin de facturas
Matriz FODA, Hojas, lpiz,
y documentos de gastos del departamento de
computadora, observacin directa.
planificacin financiera en Droguera Nena
C.A.
Fase II: Mejoras en el procedimiento
de contabilizacin de facturas y documentos Matriz FODA, grabadora, hojas,
de gastos del departamento de planificacin lpiz.
financiera en Droguera Nena C.A.
Fuente: Vctor Perdomo (2013).
CAPITULO IV
43
DESARROLLO DE LA INVESTIGACIN
En el presente capitulo se presenta el anlisis e interpretacin de los resultados,

el cual se realiza de acuerdo a los objetivos planteados en la investigacin; as mismo,
se aplic un instrumento dirigido a una muestra de cinco (5) personas que laboran
diariamente en el departamento de planificacin financiera en Droguera Nena, C.A,
Barquisimeto, Estado Lara; se conforma por una Matriz FODA de veinte (20)
preguntas de respuestas dicotmicas (Si-No) e interpretadas por anlisis cuantitativo
de grfico en forma de pastel y cuadros que indican la respuesta, frecuencia y el
porcentaje de los datos obtenidos.
Fase I: Debilidades y fortalezas del procedimiento de contabilizacin de facturas

y documentos de gastos del departamento de planificacin financiera en
Droguera Nena C.A.
Esta primera fase se hizo mediante la observacin directa en relacin a esto,

Tamayo y Tamayo (2008) seala que esta tcnica: Es aquella en la cual el
investigador puede observar y recoger datos mediante su propia observacin. (p.
183). A su vez se aplic un instrumento (Matriz FODA) donde se mostr ciertas
cantidades de preguntas con relacin a las fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas presentes en dicho procedimiento, para que la muestra seleccionada
responda simplemente con SI o NO; lo que a travs de sta permiti al investigador
determinar las debilidades y fortalezas presentes en el procedimiento de
contabilizacin ejecutado a diario.
Fortalezas:
44
tem N 1. El procedimiento de contabilizacin de facturas y documentos de gastos
facilita la gestin administrativa?
Cuadro N 4. Procedimiento.
Respuesta f %f
SI 5 100 %
NO 0 0%
Total 5 100 %
EMBED Excel.Chart.8 \s FUENTE: Perdomo (2013).
Grfico N 1. Distribucin de porcentajes del tem 1 del instrumento aplicado.

Indicador: Procedimiento.
Conforme a los resultados obtenidos, el 100% de los empleados encuestados

manifestaron que el procedimiento de contabilizacin de facturas y documentos de
gastos ejecutados a diario facilita la gestin administrativa; lo que permite ste
procedimiento llevar un control necesario en cada una de las tareas efectuadas y de
manera organizada.
Los procedimientos para toda actividad administrativa deben permitir a
cualquier persona la comprensin y visualizacin precisa de las actividades a realizar,
por cuanto es la gua fundamental en toda organizacin, para as tener un mejor
desenvolvimiento de la misma.
45
tem N 2. Est escrito el procedimiento en fsico, de tal manera que se pueda
abordar la informacin en caso de tener dudas?
Cuadro N 5. Manuel de Procedimientos.
Respuesta f %f
SI 5 100 %
NO 0 0%
Total 5 100 %
FUENTE: Perdomo (2013).

Indicador: Manual de Procedimiento.
En este tem, el 100% de las personas encuestadas coincidieron en su respuesta

positiva, indicando que si existe un manual de procedimientos en el departamento de
planificacin donde se encuentran estructurados cada uno de los pasos especficos de
cada una de las actividades que se realizan a diario en dicho departamento,
convirtindose directamente en una fortaleza que sirve de ayuda a la persona que
pueda tener dudas y con abordar ste instrumento ser aclaradas.
46
tem N 3. Cada una de las personas que trabajan con el sistema han sido
debidamente capacitados para realizar el proceso de contabilizacin de facturas?
Cuadro N 6. Capacitacin.
Respuesta f %f
SI 5 100 %
NO 0 0%
Total 5 100 %

Indicador: capacitacin.
En relacin a este tem, el 100% de la muestra encuestada respondi que si

existe un previo entrenamiento antes de realizar el procedimiento de contabilizacin
de facturas y documentos, donde es explicado detalladamente cada uno de los pasos
que se deben hacer, los datos necesarios que se deben introducir en el sistema para
finalmente poder llegar a la ultima fase que es contabilizar el gasto, lo que se
convierte de gran ayuda hacia la persona capacitada para saber a que se va enfrentar
en las actividades asignadas.
47
tem N 4. El ambiente de trabajo en el rea es cmodo?
Cuadro N 7. Ambiente de trabajo.
Respuesta f %f
SI 5 100 %
NO 0 0%
Total 5 100 %

Indicador: Ambiente de trabajo.
Se aprecia que el 100% de las personas encuestadas respondieron que el

ambiente est acorde con los lineamientos que establecen las leyes que tienen
inherencia en cuanto ambiente de trabajo. El mismo es bastante cmodo, se cuenta
con una instalacin ptima que permite a los empleados sentirse en un lugar tranquilo
y agradable para hacer sus actividades con entusiasmo y eficiencia, lo que garantiza
una buena calidad de trabajo.
48
tem N 5. Se trabaja en equipo?
Cuadro N 8. Trabajo en equipo.
Respuesta f %f
SI 5 100 %
NO 0 0%
Total 5 100 %

Indicador: Trabajo en equipo.
Los empleados encuestados en su totalidad convirtindose en un 100%

respondieron que en el rea de planificacin financiera todos y cada unos de las
personas que trabajan all realizan las actividades en equipo, se ayudan uno con otros
para disminuir la carga operativa, lo que es una estrategia indispensable en cualquier
organizacin para maximizar la excelencia en las tareas sealadas.
49
Debilidades:
tem N 6. Es una debilidad la interrupcin frecuente del telfono durante la jornada

de trabajo?
Cuadro N 9. Interrupcin del telfono.
Respuesta f %f
SI 5 100 %
NO 0 0%
Total 5 100 %

Indicador: Interrupcin del telfono.
En el presente grfico muestra que el 100% de los encuestados alegaron que es

una debilidad la interrupcin frecuente del telfono durante la jornada laboral, ya que
con la atencin del mismo se tiene como consecuencia desconcentracin en las
actividades que se estn realizando y posterior a esto retraso, retrabajo y prdida de
tiempo. Cabe agregar, que para toda organizacin esta debilidad dificulta la
disminucin de trabajo, por lo que es un aspecto importante que se debe tomar en
consideracin.
tem N 7. Considera que las conversaciones en horas laborables retrasan el
procedimiento de contabilizacin?
50
Cuadro N 10. Conversaciones.
Respuesta f %f
SI 5 100 %
NO 0 0%
Total 5 100 %

Indicador: Conversaciones.
El 100% de las personas encuestadas afirmaron positivamente que las

conversaciones mltiples hechas en horas laborables retrasan el procedimiento de
contabilizacin, debido a que existen desviaciones de temas que no tienen que ver
con el trabajo, lo que se ocasiona con eso perdida de tiempo, demora en la ejecucin
de las tareas pautadas y posibles molestias con los dems departamentos.
tem N 8. Constantemente se comenten errores durante el registro y verificacin de

documentos?
Cuadro N 11. Errores.
51
Respuesta f %f
SI 3 60 %
NO 2 40 %
Total 5 100 %

Indicador: Errores.
En el presente grafico se puede ver que el 60% de los encuestados respondieron

que durante el registro y verificacin de facturas y documentos de gastos si se
cometen errores por desconocimiento, desconcentracin y falta de atencin; mientras
que el 40% respondi que no se comenten errores durante la ejecucin del
procedimiento.
En relacin a lo anterior, trae como consecuencias prdida de tiempo, apata,
retrabajo, prdida recursos materiales y humanos, carga operativa; por lo que no es
conveniente para la organizacin.
tem N 9. En la coordinacin de planificacin financiera se trabaja bajo presin?
Cuadro N 12. Trabajo bajo presin.
Respuesta f %f
SI 4 80 %
NO 1 20 %
52
Total 5 100 %

Indicador: Trabajo bajo presin.
En esta oportunidad se pudo conocer que un 80% de las personas encuestadas

respondieron que en la coordinacin de planificacin financiera si se trabaja bajo
presin, ya que a diario llegan muchos documentos de todos los gastos que la
empresa genera para revisados y contabilizados; sumado a esto hay poco personal que
brinde apoyo en la realizacin de estas actividades, lo que aumenta la carga operativa
y como resultado se convierte en trabajo bajo presin. A su vez, el 20% de las
personas respondieron que en el rea las actividades se realizan sin ninguna
anormalidad.
tem N 10. Existe retraso en las actividades?
Cuadro N 13. Retraso de actividades.
Respuesta f %f
SI 5 100 %
NO 0 0%
Total 5 100 %
53
Indicador: Retraso.
En este grfico se puede notar que el 100% de las personas respondi que en la
coordinacin de planificacin si existe el retraso de las actividades por razones de
conversaciones mltiples que no tienen nada que ver con el trabajo asignado, el uso
del telfono y otras acciones que no corresponden con la ejecutada a diario en el rea.
Fase II: Mejoras en el procedimiento de contabilizacin de facturas y

Nena C.A.
Una vez aplicado el instrumento y haber recolectado la informacin necesaria,

con la Matriz FODA se logr analizar y determinar las amenazas y oportunidades en
el procedimiento ejecutado a diario, lo que sirve de ayuda para hacer las
54
recomendaciones mas apropiadas en cuanto a mejoras en los procedimientos, con el
propsito de minimizar los errores cometidos frecuentes y disminuir la perdida de
recursos ocasionados por los errores cometidos, lo que permitir al rea reducir la
carga operativa y cumplir a cabalidad con sus objetivos.
Oportunidades:
tem N 11. Consideras oportuno un entrenamiento al personal para un mejor

desempeo en las tareas asignadas?
Cuadro N 14. Entrenamiento.
Respuesta f %f
SI 5 100 %
NO 0 0%
55
Total 5 100 %

Indicador: Entrenamiento.
El 100% de las personas encuestadas respondieron que es oportuno y

considerable un debido entrenamiento al personal que llega al area de planificacion
financiera antes de comenzar el trabajo que le es asignado, para as tener como
resultado un mejor desempeo en todas las actividades que sean propuestas. Es de
suma importancia en toda organizacin capacitar constantemente al personal para
cumplir a cabal con el trabajo que es fijado.
tem N 12. La tecnologa utilizada en la organizacin es fcil de operar?
Cuadro N 15. Tecnologa.
Respuesta f %f
SI 5 100 %
NO 0 0%
Total 5 100 %
56
Indicador: Tecnologa.
Se pudo visualizar en esta oportunidad que el 100% de las personas encuestadas

respondieron que la tecnologa utilizada en el departamento es de gran facilidad de
operar, ya que la misma es la ms actualizada y no tiene ninguna dificultad al ser
abordada, lo que es de gran ayuda para todo el personal en general de la empresa.
tem N 13. Debera la organizacin considerar la poltica del reclutamiento de

personal para brindar apoyo y disminuir la carga operativa?
Cuadro N 16. Reclutamiento de personal.
Respuesta f %f
SI 4 80 %
NO 1 20 %
Total 5 100 %
57
Indicador: Reclutamiento de personal.
Se puede denotar, que del 100% de las personas que respondieron el

cuestionario, el 80% manifiesta que la organizacin debera considerar el
reclutamiento de personal para brindar apoyo y disminuir la carga operativa en el rea
de planificacin financiera, ya que es necesario para sta, debido al volumen de
trabajo que se maneja diariamente y poco personal que hay para realizarlas; mientras
que el 20% indica que no es poltica de la empresa incluir nuevas personas en dicho
departamento aunque sea necesario. Esta situacin se ha planteado con anterioridad,
sin embargo no se ha tomado en cuenta.
tem N 14. Cuentan con el apoyo operativo de los otros departamentos?
Cuadro N 17. Apoyo.
Respuesta f %f
SI 5 100 %
NO 0 0%
Total 5 100 %
58
Indicador: Apoyo.
En esta oportunidad el 100% de las personas encuestadas respondi de manera

positiva que si cuentan con el apoyo de los otros departamentos, lo que se convierte
de gran ayuda para solventar cualquier situacin presentada. Es sumamente
importante para toda empresa que cada uno de sus gerencias se apoyen entre si para
alcanzar los objetivos gerenciales sealados.
Cabe decir, que trabajar en equipo garantiza maximizar la eficiencia en
realizacin de actividades, evitar y corregir posibles fallas o errores y certificar un
excelente trabajo organizacional.
tem N 15. Actualmente la empresa ha dado indicios de crecimiento
organizacional?
Cuadro N 18. Crecimiento organizacional.
Respuesta f %f
SI 5 100 %
NO 0 0%
Total 5 100 %
59
Indicador: Crecimiento organizacional.
Como puede observarse el 100% de las personas que fueron encuestadas

indicaron que actualmente Droguera Nena ha dado indicios a su crecimiento
organizacional, lo que es positivo para esta prestigiosa empresa continuar con la
calidad de trabajo hecho a diario y posterior a este seguir aumento la excelencia
organizacional.
Amenazas:
tem N 16. Es importante tener el debido conocimiento previo en cada uno de los
procedimientos ejecutados a diario en el rea?
Cuadro N 19. Conocimiento.
Respuesta f %f
SI 5 100 %
NO 0 0%
60
Total 5 100 %

Indicador: Conocimiento.
Se aprecia que el 100% de las personas encuestadas respondi que si es

importante tener conocimientos previos de los procedimientos aplicados a diario en la
coordinacion de planificacin, ya que con sto permite al trabajador un mejor
desempeo y calidad de trabajo en cada una de las tareas realizadas.
tem N 17. El sistema usado para el registro y contabilizacin de documentos es

complejo?
Cuadro N 20. Sistema.
Respuesta f %f
SI 0 0%
NO 5 100 %
Total 5 100 %
61
Indicador: Sistema.
Se observ de acuerdo a las respuestas dadas que el 100% de los encuestados

consideran que el sistema usado para el registro y contabilizacin de documentos no
es complejo en ninguno de sus modalidades, puesto que el mismo es sumamente
sencillo y fcil de manejar, lo que le permite a la persona sentir seguridad al momento
de usarlo.
tem N 18. En algunas ocasiones hay desmotivacin hacia el trabajo?
Cuadro N 21. Desmotivacin.
Respuesta f %f
SI 5 100 %
NO 0 0%
Total 5 100 %
62
Indicador: Desmotivacin.
Por medio de este grafico se puede observar que el 100% de los encuestados
respondieron que es cierto que en ocasiones los mismos tienden a sentirse
desmotivados hacia el trabajo, situacin presentada por el retrabajo, cansancio y
problemas personales que se han presentado. Cabe agregar, que sta es una realidad
que se presenta en toda organizacin, por lo que suele convertirse en una amenaza
directa hacia los empleados que dificulta alcanzar los objetivos trazados.
tem N 19. Los errores cometidos durante el procedimiento de contabilizacin trae

como consecuencia perdida de tiempo?
Cuadro N 22. Perdida de tiempo.
Respuesta f %f
SI 5 100 %
NO 0 0%
Total 5 100 %
63
Indicador: Prdida de tiempo.
Al analizar los resultados obtenidos en este grafico se puede decir que el 100%
de los encuestados respondi que cometer errores en el procedimiento durante el
procedimiento de contabilizacin se tiene como consecuencia perdida de tiempo, ya
que se deben anular de inmediato los documentos con los errores presentados y a su
vez volver a ser procesados, posterior a sta situacin se retrasan los registros y las
actividades tienden a desarrollarse con mas tiempo del previsto.
tem N 20. De cometer errores durante el proceso de contabilizacin de facturas

hay prdida de recursos?
Cuadro N 23. Prdida de recursos.
Respuesta f %f
SI 5 100 %
NO 0 0%
Total 5 100 %
64
Indicador: Prdida de recursos.
Con respecto a estos resultados, el 100% de las personas encuestadas respondi

que el hecho de cometer errores durante el proceso de contabilizacin de genera
prdida de tiempo, as como tambin se tiene perdida de recursos materiales, ya que
por ser contribuyentes especiales los comprobantes de retencin emitidos con error se
deben imprimir nuevamente una vez corregido el registro inicial; as mismo se tiene
que volver a realizar e imprimir el libro de compras, entre otros, lo que puede
convertirse en un problema relevante para el departamento.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
En relacin al anlisis e interpretacin de los resultados del presente trabajo,

con respecto a los objetivos especficos que conducen al xito de la investigacin,
identificar debilidades y fortalezas del procedimiento de contabilizacin de facturas y
documentos de gastos para dar sugerencias de mejoras en dicho procedimiento del
65
Estado Lara, se concluy lo siguiente:
Los procedimientos aplicados en el departamento facilitan la gestin
administrativa, ya que son ejecutados diariamente y supervisados por los analistas y
como normativa interna llevan un control de stos para minimizar el margen de
errores.
El lugar de trabajo en el que se encuentran los empleados en bastante propicio,
lo cual les permite sentirse en un lugar tranquilo y cmodo para hacer sus actividades
con entusiasmo y eficiencia, lo que les garantiza una buena calidad de trabajo.
A su vez, cuentan con el apoyo de cada uno de ellos, ya que en el rea las
actividades suelen realizarse en conjunto, lo que ayuda a disminuir la carga operativa
en relacin a los registros contables hechos a diario.
Al mismo tiempo, se presentan debilidades y errores en el procedimiento de
contabilizacin de facturas y documentos, ocasionadas por la interrupcin frecuente
del telfono de la oficina, el uso del celular personal y las conversaciones que no son
justificadas con el trabajo, lo que trae como consecuencia perdida de tiempo, horas
hombres, retrabajo y desmotivacin hacia las actividades del departamento, lo que
tiene un costos administrativo tangible en la gestin.
Posterior a lo antes mencionado, de cometer errores en el procedimiento de
contabilizacin, los comprobantes de retencin emitidos con error se deben imprimir
nuevamente una vez corregido el registro inicial; as mismo se tiene que volver a
realizar e imprimir el libro de compras, problemas con el Seniat por las declaraciones
que ya se hayan hecho, entre otros ms, lo que puede convertirse en un problema
relevante para el departamento.
En relacin a lo anterior, suele trabajarse bajo presin debido al volumen de
documentos que llega a diario y poco personal calificado que hay para solventarlo.
Cabe decir, que en la organizacin se ha manifestado al coordinador del rea la
contratacin por lo menos de dos (2) personas que brinden apoyo y ayuden a
minimizar la carga operativa de los registros contables, lo cual hasta ahora no ha sido
tomada en cuenta.
66
Por ultimo, se puede decir que se debe tomar en consideracin las debilidades
presentes en el procedimiento ejecutado a diario para as disminuir el margen de
errores, prdida de tiempo y recursos, a travs de sugerencias optimas que ayuden a
aumentar la eficiencia en cada una de las tareas hechas y lograr satisfactoriamente
con los objetivos propuestos.
Recomendaciones
De acuerdo a los criterios aportados anteriormente en las conclusiones haciendo

referencia a la aplicacin de la Matriz Foda, se sugiere a la empresa que tome en
consideracin las siguientes recomendaciones:
Supervisar constantemente a los auxiliares de registros y contabilizacin de
facturas y documentos de gastos que las actividades se estn haciendo como es
debido, aclarando dudas y posibles fallas en dicho procedimiento.
Mantener el orden en la oficina a travs de un indicador que permita medir los
documentos que llegan a diario al departamento y a su vez llevar un control de los
mismos mediante un formato estructurado por documentos recibidos en el da,
registrados, devueltos y anulados para evaluar con exactitud la gestin de dicho
departamento.
Detallar en un formato los documentos procesados, anulados y devueltos por
semanas de tal manera que se pueda tomar decisiones que conduzcan a acciones para
resolver el retardo y errores cometidos en el proceso de registro de documentos.
Continuar el trabajo en equipo, ya que a travs del mismo se obtendrn buenos
resultados futuros en cada una de las actividades realizadas en conjunto.
En base a las prioridades de las actividades diarias, se recomienda crear como
norma interna el no uso del telfono para asuntos personales aprobado por la
directiva, solo cuando sea necesario para disminuir el margen de errores cometidos
constantemente.
Crear un aviso sobre el control de acceso a la oficina solo para asuntos laborales
para as evitar las conversaciones de tipo personal en horas de trabajo con las
67
personas allegas al departamento de temas no relacionados con las tareas asignadas
para as no tener desconcentracin en el trabajo y por ende errores.
Mejorar la calidad de los registros de documentos a travs de la concentracin en
el trabajo, el no uso del telfono personal y de conversaciones inadecuadas para
minimizar los errores presentados, los cuales afectan el producto a entregar a otros
departamentos; as como tambin mantener la entrega oportuna de la informacin de
tal manera que se cumplan los horarios de entrega establecidos.
Tomar en consideracin la contratacin de personal en el departamento que
ayude a disminuir el volumen de trabajo realizado a diario, lo cual se evita el trabajo
bajo presin en dicho departamento.
Finalmente, el personal de verificacin debe tener una mejor planificacin de las
tareas y hacer mejor uso del tiempo disponible.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
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Habana, Editorial Flix Varela.
70
ANEXOS
71
ANEXO A
Matriz FODA
INSTRUMENTO DE RECOLECCIN DE INFORMACIN
72
MATRIZ FODA
A continuacin se explicar brevemente que es una matriz foda:

La matriz FODA es una herramienta de anlisis que puede ser aplicada a
cualquier situacin, individuo, producto, empresa, entre otras, que est actuando
como objeto de estudio en un momento determinado del tiempo.
El objetivo primario del anlisis o matriz FODA consiste en obtener
conclusiones sobre la forma en que el objeto estudiado ser capaz de afrontar los
cambios y las turbulencias en el contexto, (oportunidades y amenazas) a partir de sus
fortalezas y debilidades internas.
La sigla FODA, es un acrstico de:
Factores crticos positivos, capacidades y habilidades con los que se cuenta.
Aspectos positivos y favorables que podemos aprovechar utilizando nuestras fortalezas.
Factores crticos negativos que se deben eliminar o reducir.
Aspectos negativos externos que podran obstaculizar el logro de nuestros objetivos.
73
MATRIZ FODA DE LA COORDINACIN DE PLANIFICACIN FINANCIERA
Instrucciones: a continuacin se presenta un diagnostico de la matriz foda, el cual le invito a responder las siguientes preguntas indicando su
respuesta de manera especifica SI o NO marcando con una X donde corresponda.
Fortalezas Oportunidades
1. El procedimiento de contabilizacin de facturas y documentos de 1. Consideras oportuno un entrenamiento al personal para un mejor
gastos facilita la gestin administrativa? Si__ No__ desempeo en las tareas asignadas? Si__ No__
2. Est escrito el procedimiento en fsico, de tal manera que se pueda 2. La tecnologa utilizada en la organizacin es fcil de operar? Si__
abordar la informacin en caso de tener dudas? Si__ No__ No__
3. Cada una de las personas que trabajan con el sistema han sido 3. Debera la organizacin considerar la poltica de reclutamiento de
debidamente capacitados para realizar el proceso de contabilizacin personal para brindar apoyo y disminuir la carga operativa? Si__ No__
de facturas? Si__ No__ 4. Cuentan con el apoyo operativo de los otros departamentos? Si__
4. El ambiente de trabajo en el rea es cmodo? Si__ No__ No__
5. Se trabaja en equipo? Si__ No__ 5. Actualmente la empresa ha dado indicios de crecimiento
organizacional? Si__ No__
Debilidades Amenazas
1. Es una debilidad la interrupcin frecuente del telfono durante la 1. Es importante tener el debido conocimiento previo en cada uno de
jornada de trabajo? Si__ No__ los procedimientos ejecutados a diario en el rea? Si__ No__
2. Considera que las conversaciones en horas laborables retrasan el 2. El sistema usado para el registro y contabilizacin de documentos es
procedimiento de contabilizacin? Si__ No__ complejo? Si__ No__
3. Constantemente se comenten errores durante el registro y 3. En algunas ocasiones hay desmotivacin hacia el trabajo?
verificacin de documentos? Si__ No__ Si__ No__
4. En la coordinacin de planificacin financiera se trabaja bajo 4. Los errores cometidos durante el procedimiento de contabilizacin
presin? Si__ No__ trae como consecuencia perdida de tiempo? Si__ No__
5. Existe retraso en las actividades? Si__ No__ 5. De cometer errores durante el proceso de contabilizacin de facturas
hay prdida de recursos? Si__ No__
Que sugerencias puede aportar para mejorar las debilidades presentes en los procedimientos aplicados en la coordinacin de planificacin
financiera:
__________________________________________________________________________________________________________________________
Gracias!!!
74
ANEXO B
Relacin de documentos de gastos recibidos en el da
75
RELACIN DE DOCUMENTOS DE GASTOS RECIBIDOS
EN EL DA XX/XX/20XX
DOCUMENTOS CANTIDAD
Facturas
Pedidos de compra
Reporte de Viticos
Reembolsos de Gastos
Caja chica
Total documentos recibidos
CONTROL DE DOCUMENTOS RECIBIDOS EN EL DA
POR
DOCUMENTOS REGISTRADOS ANULADOS DEVUELTOS
REGISTRAR
Facturas
Pedidos de compra
Reporte de Viticos
Caja chica
TOTAL
Firma Autorizada
__________________
76
ANEXO C
Control de documentos registrados por semana
77
CONTROL DE DOCUMENTOS REGISTRADOS POR SEMANA
Del: _____________ Hasta:_____________
DOCUMENTOS LUNES MARTES MIRCOLES JUEVES VIERNES TOTAL
Facturas
Pedidos de compra
Reporte de Viticos
Caja chica
DOCUMENTOS REGISTRADOS ANULADOS DEVUELTOS

Facturas
Pedidos de compra
Reporte de Viticos
Caja chica
TOTAL
Firma Autorizada
__________________
78
ANEXO D
Aviso sobre el acceso a la oficina
79
SOLO PARA
ASUNTOS
LABORABLES
80

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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA

ANLISIS DEL PROCEDIMIENTO DE CONTABILIZACIN DE

Autor: Vctor Perdomo

Barquisimeto, Diciembre 2013

ANLISIS DEL PROCEDIMIENTO DE CONTABILIZACIN DE

(Trabajo especial de grado para optar por el titulo de Tcnico Superior en

Autor: Vctor Perdomo

Barquisimeto, Diciembre 2013

A DIOS, por guiarme, cuidarme y fortalecerme en los momentos ms difciles

A TODOS Y CADA UNO, MUCHAS GRACIAS!!!

Por ser las personas que contribuyeron en el logro de mi carrera, va mi sincero

A TODOS, UN MILLN DE GRACIAS!!!

Aprobacin del Autor

Lista de Cuadros viii

CAPITULO II: MARCO REFERENCIAL

Memoria descriptiva de la empresa.. 24

Descripcin de la Estructura Organizativa... 28

CAPITULO III: MARCO METODOLGICO

Tcnicas de recoleccin de Datos 39

CAPITULO IV: DESARROLLO DE LA INVESTIGACIN

Fase II: Segundo objetivo especifico.. 55

Anexo A: Matriz FODA... 72

Anexo B: Relacin de documentos recibidos en el da. .. 75

Anexo C: Control de documentos registrados por semana... 77

Anexo D: Aviso de acceso a la oficina. 79

Grafico N 15: Distribucin Porcentual del tem 15 del Instrumento

ANLISIS DEL PROCEDIMIENTO DE CONTABILIZACIN DE

Autor: Vctor Perdomo

Para todas las organizaciones los procedimientos representan un elemento

Planteamiento del problema

Todas las organizaciones deben mantener un adecuado control de las diferentes

Se indica as mismo, que la presente investigacin se realiz en Droguera

La importancia de los procedimientos administrativos y contables radica en que

Analizar el procedimiento de contabilizacin de facturas y documentos de gastos del

Identificar debilidades y fortalezas del procedimiento de contabilizacin de facturas y

Recomendar mejoras en el procedimiento de contabilizacin de facturas y

En la actualidad surgen diversos cambios, tanto econmicos como sociales,

A travs de este trabajo de investigacin se pretende lograr que en la empresa

Los trabajos que a continuacin se presentan, desarrollaron un anlisis de los

Toda investigacin debe buscar elementos tericos que sustenten el problema

Segn, Melinkoff, R. (2009), en su libro titulado Los Procesos

Segn Robbins, S. y Coulter, M. (2009), en su libro denominado

Cabe destacar, que la administracin se basa en tomar decisiones que consisten

Segn Melinkoff, A. (2009), define los procesos administrativos como

Las funciones o procesos detallados no son independientes, sino que estn

Munich G. y Martnez G. (2008) Consideran que los procedimientos

Importancia de los procedimientos administrativos.

Segn Gmez Rondn (2010), Ayudan a una buena gestin administrativa y a

Los procedimientos contables permiten el registro y clasificacin permanente

Al respecto Rosenberg (2009) expresa que:

Son todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan

Para Schellengerg, T. (2008) son aquellos registros (documentos) de

Importancia de los Registros

Toda entidad econmica necesita controlar las transacciones que afectan su

Ayudan a tomar decisiones en diferentes reas de la empresa.

La planificacin financiera es un proceso en virtud del cual se proyectan y se

Tambin se puede decir que la planificacin financiera es un procedimiento en

Objetivos de la Planificacin Financiera

Los objetivos fundamentales de la planificacin financiera son:

Cuantificar las diferentes alternativas estratgicas, a fin de evaluar los

Minimizar el riesgo y aprovechar las oportunidades y los recursos financieros,

Para Rosenberg, T. (2009) la factura es un documento tributario de