GENERALIDADES BASE DE DATOS

Un componente esencial en el entorno de las tecnologas de la informacin es la Base

de Datos debido a su gran capacidad para el almacenamiento estructurado de datos.
Se entiende como Base de Datos un conjunto de datos organizados para un uso
determinado y al conjunto de programas que permiten gestionar estos datos es lo
que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos (SGBD). En un sistema de Base
de Datos relacional, los datos se organizan en Tablas. ("Curso gratis de Dreamweaver
CS4. aulaClic. 19 - Bsico: Bases de datos", 2017)
En la actualidad gracias al desarrollo tecnolgico de campos como la informtica y
la electrnica, la mayora de las bases de datos se encuentra en formato digital,
siendo este un componente electrnico, a medida que pasa el tiempo se va
desarrollando para ofrecer un amplio rango de soluciones al problema del
almacenamiento de datos. Las aplicaciones ms usuales son para la gestin de
empresas e instituciones pblicas; Incluso son utilizadas en entornos cientficos con
el objeto de almacenar de alguna informacin experimental.

Por qu interesa usar una Base de Datos?

Gracias a la polarizacin que supone de todos los datos con los que se trabaja
en un contexto determinado, como consecuente tienen una mejor gestin,
acceso o estructuracin de estos. ("Introduccin a las bases de datos", 2017)

Los datos son independientes de las aplicaciones que los usan, as como de
los usuarios.

Existen una gran facilidad para el acceso a los datos desde contextos,
aplicaciones y medios distintos, hacindolos tiles para un gran grupo de
usuarios.

Proteccin de datos.

Un mismo dato no se encuentra almacenado en mltiples ficheros o con

mltiples esquemas distintos, sino en una nica instancia en la Base de Datos.

Mayor eficiencia en la captura, codificacin y entrada de datos.

 Facilitan el acceso a los datos y haciendo ms sencilla la obtencin de
resultados.

Facilidad para reutilizacin de datos.

Clasificacin de Bases de Datos

Las bases de datos pueden clasificarse de varias maneras, de acuerdo al contexto

que se est manejando, la utilidad de las mismas o las necesidades que satisfagan.

I. Segn la variabilidad de la Base de Datos ("Introduccin a las bases de

datos", 2017)
Bases de datos estticas: Son nicamente de lectura, utilizadas
primordialmente para almacenar datos histricos.
Bases de datos dinmicas: Son bases de datos donde la informacin
almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como
actualizacin, borrado y edicin de datos, adems de las operaciones
fundamentales de consulta.
II. Segn el contenido ("Introduccin a las bases de datos", 2017)
Bases de datos bibliogrficas: Slo contienen un subrogante de la fuente
primaria, que permite localizarla. Puede contener un resumen o extracto de la
publicacin original, pero nunca el texto completo.
Bases de datos de texto completo: Almacenan las fuentes primarias.
Directorios: Nos referimos a las guas telefnicas en formato electrnico.
Bases de datos o "bibliotecas" de informacin qumica o biolgica: Son bases
de datos que almacenan diferentes tipos de informacin proveniente de la
qumica, las ciencias de la vida o mdicas.

Modelos de Bases de Datos

En funcin de la estructura utilizada para construir una Base de Datos, existen

diversos modelos de bases de datos. Algunos de los ms habituales se los describen
a continuacin ("Introduccin a las bases de datos", 2017):
Bases de datos jerrquicas: Los datos se juntan mediante una estructura
basada en enlaces interconectados. Cada nodo puede tener un nico padre y
cero, uno o varios hijos. Son especialmente tiles en el caso de aplicaciones
que manejan un gran volumen de informacin y datos muy compartidos
 permitiendo crear estructuras estables y de gran rendimiento. Sin embargo una
de sus grandes desventajas es la redundancia de datos ("Introduccin a las
bases de datos", 2017).

Bases de datos en red: En diferencia al anterior en esta Base de Datos existe

una aqu se permite que un mismo nodo tenga varios padres. Fue una gran
mejora con respecto al modelo jerrquico, ya que ofreca una solucin eficiente
al problema de redundancia de datos; pero, aun as, la dificultad que significa
administrar la informacin en una Base de Datos de red ha significado que sea
un modelo utilizado en su mayora por programadores ms que por usuarios
naturales. "Access 2013", 2017)

Bases de datos relacionales: Constituyen el modelo de bases de datos ms

utilizado en la actualidad. Solucionan los problemas asociados a las bases de
datos jerrquicas y en red, utilizando para ello un esquema basado en tablas,
que resulta a la vez sencillo de comprender y fcil de utilizar para el anlisis y
la consulta de los datos. Las tablas contienen un nmero dado
de registros (equivalentes a las filas en la tabla), as como campos (columnas),
lo que da lugar a una correcta estructuracin y un acceso eficiente.
("Introduccin a las bases de datos", 2017)

Bases de datos orientadas a objetos: Se trata de uno de los modelos ms

actuales, derivado directamente de los paradigmas de la programacin
orientada a objetos. El modelo extiende las capacidades de las bases de datos
relacionales, de tal modo que estas pueden contener objetos, permitiendo as
una integracin ms fcil con la propia arquitectura de los programas
empleados para el manejo de la Base de Datos.

Administracin de Bases de Datos

Como ya se coment la administracin de bases de datos se realiza con un Sistema

de Gestin de Bases de Datos (SGBD) tambin llamado DBMS (Database
Management System). El DBMS es un conjunto de servicios (aplicaciones
de software) que permite a los distintos usuarios un fcil acceso a la informacin y
proporciona las herramientas para la manipulacin de los datos encontrados en la
base (insertar, eliminar, editar).
El DBMS puede dividirse en tres subsistemas: el sistema de administracin de
archivos, cuya funcin es almacenar la informacin en un medio fsico; el DBMS
interno, que sirve para ubicar la informacin en orden; y el DBMS externo, representa
al interfaz del usuario. ("Introduccin a las bases de datos", 2017)

Cules son los DBMS ms utilizados?

Mencionando algunos de los principales sistemas de gestin de bases de datos son

los siguientes: Borland Paradox, Filemaker, IBM DB2, Ingres, Interbase, Microsoft
SQL server, Microsoft Access, Microsoft FoxPro, Oracle, Sybase, MySQL,
PostgreSQL, mSQL y SQL Server 11. ("Introduccin a las bases de datos", 2017)

ACCESS 2013

Microsoft Access 2013 es la aplicacin de bases de datos de Microsoft Office 2013,

ofrece un gran nmero de plantillas y una interfaz grfica que permite que cualquier
usuario pueda utilizarlo. ("Access 2013", 2017)

Actualizaciones de Access 2013

Existe un cambio en lo referente al aspecto esttico adems de haber introducido

un modo de pantalla diseado para dispositivo tctil.
Incremento tanto en calidad y cantidad de plantillas disponibles para los usuarios.
Una novedad importante es la posibilidad de almacenar en la nube de Office 365,
lo cual facilitara el trabajo en equipo y da ms facilidad al usuario para acceder
desde cualquier punto.
Una aplicacin web de Access que se puede usar y compartir con otros usuarios
con la aplicacin de SharePoint en un explorador web.
La mejora en el uso de SQL que permite a usuarios avanzados y desarrolladores
de bases de datos crear informes y anlisis de una manera mucho ms eficaz.

Acceder y cerrar Access 2013

1. Desde el botn Inicio de Windows 8, situado

normalmente en la esquina inferior izquierda

de la pantalla. Al hacer clic en Inicio ,

iremos a una pantalla con un nuevo men.
Para poder encontrar la aplicacin de Excel
Figura 1
 deberemos pulsar el icono con forma de flecha hacia abajo , situado en la
esquina inferior izquierda.
2. Una vez hecho esto, veremos una nueva pantalla: la de aplicaciones. En ella
aparece un listado de todas las aplicaciones que tenemos instaladas en nuestro

equipo. Una vez localizado el icono acompaado del texto Access 2013, slo
deberemos pulsar en l para abrir.
Para cerrar Access 2013, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
Hacer clic en el botn cerrar
Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4.

Ventajas de las Bases de Datos Access 2013

Facilidad para integrar con muchos de los programas para desarrollo de software
basados en Windows.
Las bases de datos Access son buena opcin para los usuarios que tengan la
intencin de desarrollar software utilizando .NET
Fcil de instalar y usar:
Puede ser colocada online
Microsoft Access es el sistema de base de datos de escritorio ms popular en el
mundo por lo que las bases de datos Access pueden ser entendidas por la
mayora de usuarios de bases de datos. ("Ventajas y desventajas de las bases de
datos access", 2017)
Una base de datos Access puede almacenar hasta 2 GB de datos lo cual es ms
que suficiente para una gran mayora de desarrollos.
La versin 2016 de MS Access permite hasta 255 usuarios concurrentes.
Microsoft Access hace que sea muy fcil importar datos. ("Ventajas y desventajas
de las bases de datos access", 2017)

Desventajas de las Bases de Datos Access 2013

Las bases de datos Access son tiles para pequeas y medianas empresas o
departamentos individuales. Cualquier sector cuyo uso vaya ms all de las 2 GB
tropezar con una pared y descubrir las limitaciones. ("Ventajas y desventajas de
las bases de datos access", 2017)
Problemas de seguridad.
 Mltiples sistemas operativos Windows podran corromper la base de datos
Microsoft Access tiene un diseo relacional relativamente pobre, lo que puede
hacer que sea difcil para algunos usuarios aprender a utilizar o acceder a los
formularios de bases de datos.

Ventana de Microsoft Access 2013

I. Barra de ttulo: Es la barra en donde se encuentran el nombre de las

presentaciones de Access. En ella estn las opciones comunes de Windows:
Minimizar, maximizar y cerrar. ("Partes de la ventana de microsoft access -
portafolioderaquelitadelacruz", 2017)
II. Barra de Men: Es la barra
donde se encuentra unas
opciones que a seleccionarlas,
se encuentran sub-menues, que
contienen todas las opciones,
funciones y comandos para
trabajar con Microsoft Access.
("Partes de la ventana de
microsoft access -
portafolioderaquelitadelacruz", Figura 2
2017)
III. Barra de Herramientas: Contienen diferentes iconos, que nos permiten
ejecutar directamente las funciones y comandos ms usados en Access, esta
sufre variaciones de acuerdo a la situacin o al objeto seleccionado.
IV. rea de trabajo Access: Es el sector en donde se abrirn las ventanas de
trabajo, por ejemplo: Las bases de datos, formularios, informes, etc.
V. Barra de estado: Nos muestra una breve resea de la accin de determinado
comando. Puede indicarnos tambin qu operacin podemos realizar a
continuacin. ("Partes de la ventana de microsoft access -
portafolioderaquelitadelacruz", 2017)
VI. Ventana de bases de Datos: Esta ventana contiene las opciones para crear
una base de datos, esta incluyen: Tablas, Formularios, Consultas, Informes,
pginas, macros y mdulos. Que son las herramientas necesarias que
 contienen una base de daros. ("Partes de la ventana de microsoft access -
portafolioderaquelitadelacruz", 2017)
VII. Botn de Microsoft Office

Objetos de Microsoft Access 2013

Access 2013 es un gestor de bases de datos relacional. Utilizando los diferentes

objetos disponibles en Access, podemos introducir valores en las tablas, modificarlos
y eliminarlos de una forma gil y libre de errores. ("Access 2013", 2017)
En Access 2013 existen seis tipos de objetos distintos:
1. Tablas.
2. Consultas
3. Formularios.
4. Informes.
5. Macros.
6. Mdulos.
 PARTE II:

1.Elementos

2.Tipos de datos

3.Propiedades

4.Elementos de las tablas

Fecha de entrega:
 Jueves 09 de Noviembre del 2017

Elementos de Microsoft Access 2013

1. Tablas

Las tablas son el objeto bsico de cualquier base de datos. Las tablas son el almacn
de datos en una Base de Datos. Y esta es su funcin: almacenar la informacin. En
una tabla los datos se organizan en sentido vertical mediante filas y columnas. Las
columnas se denominan Campos, las filas Registros y la interseccin entre ambas
Dato (tambin llamada celda). El dato es la unidad mnima de informacin de
cualquier base de datos. (libre, 2017)

Dato
Campo Figura 3 Registr
o
2. Consultas

Una base de datos se crea con el objetivo de poder gestionar y obtener informacin
de un modo rpido. El modo de obtener dicha informacin es a travs de las consultas.
Los tipos de consultas existentes son:
Consultas de seleccin: Son las ms frecuentes. Al realizar una consulta de
seleccin, obtenemos la informacin buscada y la informacin de las tablas
permanece inalterable, es decir, no se modifica.
Consultas de accin: al realizar una consulta de accin, los datos almacenados
en las tablas sufren una modificacin. Esta puede ser de distinta naturaleza,
 por ejemplo un borrado de datos, una actualizacin de los datos etc. las
trataremos en este curso en profundidad.
Consultas especficas de SQL: solo se
pueden realizar programando en el
lenguaje de datos estructurado SQL.
Requiere el aprendizaje de dicho lenguaje
de programacin y por su naturaleza, no
las trataremos en este manual bsico.
(libre, 2017)
3. Formularios

Los formularios tienen la finalidad de introducir la informacin en las tablas y tambin

la de ver la informacin almacenada en
tablas y consultas. Podramos decir
que los formularios son una interfaz
desde la cual podemos ver e introducir
informacin de una forma ms intuitiva
y sencilla. ("Access 2013", 2017)
4. Informes Figura 4
La finalidad de los informes es ver la informacin almacenada en tablas y consultas
en formato papel. Es decir, si deseamos imprimir en papel la informacin de una Base
de Datos, tendremos que crear previamente un informe donde especificaremos la
informacin que queremos imprimir. Los informes tienen opciones de ajuste de
pgina, mrgenes, tamao de
salida, clculos y muchas otras,
que nos permitirn obtener la
informacin en papel en un
formato legible y elegante. (libre,
2017) Figura 5

5. Macros

Las macros son objetos que nos permiten automatizar acciones frecuentes que
realizamos con una Base de Datos. Las acciones a llevar a cabo pueden ser de
cualquier tipo, abrir, cerrar, modificar o eliminar cualquier objeto de la base de datos,
ejecutar una operacin matemtica sobre uno varios campos, presentar un formulario
por defecto al abrir la base de datos, mostrar un mensaje de advertencia o de ayuda,
etc. (libre, 2017)

6. Mdulos

Los mdulos, al igual que las macros, son objetos que sirven para aumentar la
funcionalidad de la base de datos. Se escriben en lenguaje de programacin Visual
Basic para Aplicaciones (VBA). Un mdulo es un grupo de declaraciones,
instrucciones y procedimientos que se almacenan conjuntamente. Pueden ser de dos
tipos: (libre, 2017)
De clase. Estos mdulos se adjuntan a formularios o informes, y normalmente
contienen procedimientos especficos a dichos objetos.
Estndar. Contienen procedimientos generales que no estn asociados a
ningn otro objeto.

Tipos de Datos de Microsoft Access 2013

Para crear tablas en Access, es necesario seleccionar un tipo de datos para cada
columna de datos. El tipo de datos Texto corto es una opcin popular porque permite
especificar casi cualquier carcter (letra, smbolo o nmero). Sin embargo, una
seleccin cuidadosa de los tipos de datos le permitir aprovechar ms caractersticas
de Access (como las funciones y validacin de datos), y mejorar la precisin de la
informacin que est almacenando. ("Tipos de datos para bases de datos de escritorio
de Access", 2017)

TIPO DE
USO TAMAO
DATOS
Texto corto
(antes Datos alfanumricos
Hasta 255 caracteres.
conocido como (nombres, ttulos, etc.)
texto)
Texto largo
Gran cantidad de datos
(antes
alfanumricos: frases y Hasta 1 gigabyte (gb)
conocido como
prrafos.
memo)
Nmero Datos numricos. 1, 2, 4, 8 o 16 bytes.
Date/time Fechas y horas. 8 bytes.
Datos monetarios,
Moneda almacenados con cuatro 8 bytes.
cifras decimales de precisin.
Valor nico generado por
4 bytes (16 bytes para
Autonumber access para cada registro
replicationid).
nuevo.
Datos booleanos
(verdadero/falso); access
Yes/no almacena el valor numrico 1 byte.
cero (0) para falso y -1 para
verdadero.
Imgenes, grficos u otros
Objeto ole objetos activex de otras Hasta 2 gb.
aplicaciones de windows.
Vnculo que dirige a un
documento o archivo que se
Hasta 8.192 (cada parte de un tipo
encuentra en internet, en una
Hipervnculo de datos hipervnculo puede
intranet, en una red de rea
contener hasta 2.048 caracteres).
local (lan) o en su equipo
local.
Puede adjuntar archivos
Datos adjuntos como imgenes, documentos, Hasta 2 gb.
hojas de clculo o grficos.
Depende del tipo de datos de la
Puede crear una expresin propiedad tipo de resultado. El
que use datos de uno o varios resultado del tipo de datos texto
campos. Puede designar corto puede tener hasta 243
Calculado
diferentes tipos de datos de caracteres. Texto largo, nmero,
resultado a partir de la s/no y fecha y hora deben
expresin. coincidir con sus respectivos tipos
de datos.
La entrada asistente para
bsquedas en la columna tipo
Asistente para Depende del tipo de datos del
de datos de la vista diseo no
bsquedas campo de bsqueda.
es un tipo de datos en
realidad.

Propiedades de Microsoft Access 2013

Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan
un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen
en la parte inferior izquierda de la Vista Diseo cuando tenemos un campo
seleccionado. ("Unidad 5. Propiedades de los campos (III)", 2017)
Las propiedades se agrupan en dos pestaas, la pestaa General donde indicamos
las caractersticas generales del campo y la pestaa Bsqueda en la que podemos
definir una lista de valores vlidos para el campo. ("Access 2013", 2017)
1. Tamao del campo:

Para los campos Texto corto, esta propiedad determina el nmero mximo de
caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto
de 255 caracteres y valor mximo de 255. ("Unidad 5. Propiedades de los campos
(III)", 2017)
Para los campos Numrico, las opciones son:
Byte
Entero
Entero largo
Simple
Doble
Id. de rplicacin
Decimal
2. Formato del campo
Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla
o en un informe. Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto
OLE, Datos adjuntos e Hipervnculo. ("Unidad 5. Propiedades de los campos (III)",
2017)
a) Para los campos Autonumeracin, Numrico y Moneda, las opciones son:
Nmero general: presenta los nmeros tal como fueron introducidos.
Moneda.
Fijo
Estndar
Porcentaje
Cientfico
b) Los campos Fecha/Hora
c) Los campos S/No disponen de los formatos
predefinidos S/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado.
3. Mscara de entrada

Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los
valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una mscara
de entrada para un campo Nmero de telfono que muestre exactamente cmo debe
introducirse un nmero nuevo: (___) ___-____. ("Unidad 5. Propiedades de los
campos (III)", 2017)

4. Ttulo

Se utiliza esta propiedad para indicar cmo queremos que se visualice la cabecera
del campo.
5. Valor predeterminado

El valor predeterminado es el valor que se almacenar automticamente en el campo

si no introducimos ningn valor. Se suele emplear cuando se sabe que un
determinado campo va a tener la mayora de las veces el mismo valor, se utiliza esta
propiedad para indicar o especificar cul va a ser ese valor y as que se introduzca
automticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla. ("Unidad
5. Propiedades de los campos (III)", 2017)
6. Regla de validacin

Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que se
especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el
campo para que sea introducido correctamente.
Por ejemplo si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100 y 2000,
se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000. ("Unidad 5. Propiedades de
los campos (III)", 2017)
7. Texto de validacin
En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si
introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validacin especificada
en la propiedad anterior. ("Unidad 5. Propiedades de los campos (III)", 2017)
8. Requerido
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta
propiedad el valor S, en caso contrario el valor ser el de No.
9. Indexado
Se utiliza esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo.
Los ndices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean ms
rpidas, y tambin aceleran las operaciones de ordenacin y agrupacin. ("Unidad 5.
Propiedades de los campos (III)", 2017)
Esta propiedad dispone de tres valores:
No: Sin ndice.
S (con duplicados): Cuando se asigna un ndice al campo y adems admite
valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo).
S (sin duplicados): Cuando se asigna un ndice pero sin admitir valores
duplicados.

Elementos de una Tabla de Microsoft Access 2013

Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es donde
se conserva toda la informacin o los datos. Una base de datos relacional, como
Access normalmente tiene varias tablas relacionadas ("Introduccin a las tablas",
2017)
1. Un registro: contiene datos especficos, como informacin acerca de un
determinado empleado o un producto. ("Introduccin a las tablas", 2017)
2. Un campo: contiene datos sobre un aspecto del asunto de la tabla, como el
nombre o la direccin de correo electrnico. ("Introduccin a las tablas", 2017)
3. Un valor de campo: cada registro tiene un valor de campo. Por ejemplo,
Contoso, Ltd. o alguien@ejemplo.com. ("Introduccin a las tablas", 2017)
 I. Relaciones de tabla

Aunque cada tabla de una base de datos almacena datos acerca de un asunto
especfico, las tablas de una base de datos relacional como Access almacenan datos
sobre asuntos conectados entre s. ("Introduccin a las tablas", 2017)
Por ejemplo, es posible que una base de datos contenga:
Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones.
Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e
imgenes de cada artculo.
Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los
clientes.
Para conectar los datos almacenados en tablas diferentes, se crean relaciones. Una
relacin es una conexin lgica entre dos tablas que tienen campos en comn.

II. Claves

Los campos que forman parte de una relacin de tabla se denominan claves. Una
clave consta por lo general en un campo, pero puede estar compuesta por ms de un
campo. Existen dos tipos de claves:

1. Clave principal: Una tabla puede tener solamente una clave principal. Una
clave principal est compuesta de uno o ms campos que identifican cada
registro almacenado en la tabla de forma exclusiva. Access proporciona
automticamente un nmero de identificacin nico (denominado nmero de
Id.), que funciona como la clave principal. ("Introduccin a las tablas", 2017)
2. Clave externa: una tabla puede tener una o ms claves externas. Este tipo de
clave contiene valores que se corresponden con los valores de la clave
principal de otra tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla Pedidos en la que
cada pedido tenga un nmero de identificacin de cliente que se corresponda
con un registro de una tabla Clientes. ("Introduccin a las tablas", 2017)
La correspondencia de valores entre campos principales es la base de la relacin de
una tabla. La relacin de una tabla se puede usar para combinar datos de tablas
relacionadas. Por ejemplo, suponga que tienen una tabla Clientes y una tabla
Pedidos. ("Introduccin a las tablas", 2017)
Ventajas de las relaciones.

Mantener los datos separados en tablas relacionadas ofrece las siguientes ventajas:
A. Coherencia: Dado que cada elemento de datos se registra solo una vez en
una sola tabla, existen menos posibilidades de ambigedad o incoherencia.
B. Eficacia: Registrar los datos en una sola ubicacin implica el uso de menos
espacio en disco. Adems, las tablas de menor tamao tienden a proporcionar
datos ms rpidamente que las de mayor tamao. ("Introduccin a las tablas",
2017)
C. Comprensibilidad: El diseo de una base de datos es ms fcil de
comprender si los asuntos est separados en tablas de manera apropiada.
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