tal, que sus resultados financieros
La gestin de costos en
los negocios
gastronmicos; ms que
nmeros, estrategias
na preocupacin permanente
para todo gerente, en cualquiera
de los sectores en que se
desempee, ha sido
precisamente el control de los
costos; y esto se ha visto reflejado
en la bsqueda intensa de
alternativas que permitan
identificar dnde ocurren las fugas
y poder contenerlas; para as
reafirmar la vigencia del, siempre
aludido, principio empresarial de
obtener la mxima ganancia al
mnimo costo.
Muy en particular, en las empresas
de servicios, y fundamentalmente
en las de restauracin, el control
de costos llega a convertirse en un
mecanismo, valga la reiteracin,
de control sobre el resto de las
actividades que son generadas
por las distintas reas y que de
algn modo, directa
indirectamente, garantizan
servicio final al cliente. Esto llega a
ser, en mi opinin y para usar una
metfora, el termmetro que
mide y regula la temperatura la
organizacin.
Para que una empresa, no
importa su tamao, sea rentable,
se fijan metas o normas de formal
ARTICULO DE GESTIN
sean positivos, partiendo en
primera instancia de definir un
presupuesto que es contrastado
con los distintos registros de cada
una de las operaciones que
ocurren en la organizacin y que
facilitan la toma de decisiones y la
adopcin de las medidas que
contribuyan el logro de objetivos
planeados.
Por tanto, se puede decir ya, que
el costo es el valor de los recursos
utilizados para alcanzar un
objetivo especfico planeado.
Pero visto de este modo, el costo
solo sera un gasto necesario que
debe ocurrir y que hay que
asumir; pero si se mira desde el
ngulo del papel que representa
en los resultados econmicos y
financieros; as como tambin en
la imagen que aportan a la
sociedad, los clientes y, por
supuesto, a la competencia; los
costos seran ms que ese gasto
necesario la fotografa de la
eficiencia en que es capaz la
organizacin de generar
beneficios.
o De nada sirve para una empresa
el identificar y mejorar procesos,
seleccionar exquisitamente a sus
proveedores, administrar
inventarios, racionalizar en
recursos humanos, invertir en
capacitacin, confeccionar
fichas tcnicas y escandallos; sino
existe una conciencia econmica
de los trabajadores que se
desenvuelven en la industria, y
1
ms que conciencia, sentido de
pertenencia por la organizacin.
Esta viene a ser la primera gran
necesidad que el administrador
debe poder satisfacer a su
restaurante, para que cada una
de las acciones que implemente
tenga resultados. Por eso, el
proceso de seleccin del personal
debe realizarse con pinzas,
usando la jerga callejera.
En cuanto a la diversidad de
costos, cualquier libro que aborde
la temtica, hace referencia a
dos tipos: los costos fijos y los
variables. De algn modo,
siguiendo la lgica de las distintas
concepciones que sobre ellos se
han emitido y aterrizndolos
propiamente a la actividad de la
restauracin, los abordar de una
manera bastante sencilla:
En la actividad de restauracin
aunque los costos fijos totales
siempre van a ser los mismos
ocurra o no venta, estos no sern
los mismos para todas las
unidades; sin embargo el costo
variable unitario si es constante
por unidad, de ah que se puede
decir que el costo fijo por unidad
es fijo para un perodo dado y con
un nivel de aprovechamiento de
la capacidad instalada
determinado y, que el costo fijo es
proporcional a los perodos o
etapas dentro de la gestin de
alimentos y bebidas.
En este tipo de actividad el costo
variable posible a controlar
eficientemente es el costo de los
ARTICULO DE GESTIN
alimentos ya que su variacin
depende solamente de los
cambios que ocurran en el precio
y cantidad de las materias primas
que se utilizan en la elaboracin
del plato. Por tanto, viene a
constituir el factor principal para la
fijacin del pastel de costos1 de
un plato, tomando en
consideracin que el gasto por
tiempo-hombre, as como otros
gastos generales como
depreciacin, energa, etc., son
casi constantes.
De esta forma, se plantea que el
costo de los alimentos oscilar
entre un 25 y un 40 por ciento,
constituyendo la mano de obra y
los gastos generales entre el 35 y
el 55 %, para obtener un beneficio
neto entre el 5 y el 20 %.
Atendiendo a esto, se puede
decir que los costos ejercern
gran influencia al momento de
decidir el tipo de men y la
variacin de ofertas que se harn;
la seleccin de los proveedores y
hasta la contratacin del
personal.
Pero tan importante como los
anlisis que permitan identificar
aquellos costos que estn
influyendo en los resultados de la
organizacin, resulta beneficioso
para la empresa, identificar qu
factores afecta los mismos, para
luego proceder a reformular las
acciones que, como
anteriormente dijimos, conduzcan
a la consecucin de los objetivos
propuestos.
2
En este sentido y conjugando
acciones con objetivos considero
que existen varios elementos
importantes que contribuyen al
control de los mismos:
El primero es elaborar un
presupuesto analtico, detallado y
sobre bases slidas. El presupuesto
viene a ser una importante
herramienta de control. Las
distintas desviaciones que en l
ocurra cuando se analiza lo
planificado con lo real ejecutado,
podr al administrador identificar
las reas y perodos en las que
ocurren los mayores gastos.
El segundo, que al fijar el men
que se ofrecer, se cuenten con
las fichas tcnicas de las distintas
elaboraciones, actualizadas y con
el mximo de especificaciones
necesarias y objetivas.
Como tercer elemento, que la
instalacin no se concentre slo
en lo que gasta, sino en lo que le
queda al terminar cada da y
evaluar el estado en que estas
existencias se encuentran para ser
representadas o empleadas al
siguiente da. Ello permitir
realmente controlar el costo diario
en que se ha incurrido,
generalmente, como algo normal
que ocurre en las cocinas,
algunos ingredientes pueden
perderse en el proceso de
elaboracin; por ejemplo, se
prepara una salsa equis, quien
constituye una base para varias
elaboraciones y no tener salida
totalmente.
ARTICULO DE GESTIN
En la cuarta posicin ubico el fijar
el ndice de costos para alimentos
y para bebidas. Una vez que la
administracin se plantee la meta
de que trabajar a un
determinado por ciento de costos
los alimentos y las bebidas, podr,
en la medida que vayan
ocurriendo cada uno de los
gastos en las distintas
elaboraciones ventas, medir el
comportamiento de los distintos
productos.
La frmula para calcular el ndice
operacional de las distintas ofertas
es sencilla, usted divide el costo
de la elaboracin entre el precio
de venta y obtendr un valor, que
le dir que el tem que usted
evala opera a un ndice equis (x)
de costo.
Donde:
IO = ndice operacional
CA = Costo del Alimento (plato)
PV = Precio de venta (Plato)
Por ejemplo: Una ensalada de
camarones cuesta elaborarla 0.89
cntimos y se vende al precio de
3.50, el ndice de costo en el que
operar ese plato ser de 0,25. Si
la organizacin se ha planteado
que el ndice de costo al que
quiere que opere su organizacin
es de 33 cntimos los alimentos,
este plato est trabajando por
3
debajo, por lo tanto en trminos
de costo, es una oferta rentable
para el restaurante.
Ahora bien, esto es sencillo, pero
lo complejo est en poder definir
ese nivel al que se quiere trabajar
y no debe establecerse a partir de
un nico criterio (por ejemplo el
comportamiento del ao
anterior). Ello demanda un estudio
profundo de los precios de las
materias primas en el mercado,
as como la previsin de los
cambios que en el perodo que se
proyectan puedan ocurrir. Las
entradas y salidas de proveedores
en el mercado; las cantidades
que se van a ofertar en las
distintas elaboraciones, etc.
Como quinto aspecto, y en
consonancia con el tercer
elemento planteado, que el
control del gasto diario no slo se
realice a las cantidades de
mercancas que han intervenido
en el proceso productivo, sino que
contemple las condiciones en que
est operando el equipamiento
(para la elaboracin y los reales. No estoy diciendo que
conservacin de la mercancas);
el uso adecuado de medidores
(para servir las normas definidas
en cada unidad), las prdidas al
momento de servir el plato en
cocina, as como las
interrupciones que ocurren por
concepto de fallos no previstos,
roturas, etc.
De igual manera, resulta
importante destacar que en este
proceso de control juega un
ARTICULO DE GESTIN
papel importante el personal del
rea de contabilidad y de los
almacenes. Ocurre que muchas
organizaciones al implantar
sistemas informticos, cuando
reciben materias primas, estos
tienden a hacer un promedio
entre el costo de la mercanca ya
en existencia y la nueva adquirida
(cuando sus precios son
diferentes) y as son contabilizadas
cuando se registran las ventas, lo
que no ofrece una informacin
real del costo de las
elaboraciones. Por tanto, exija
que el anlisis del costo se haga
sobre la base del precio real de la
mercanca empleada y no de la
que el sistema est informando.
Y como aspecto realmente
importante y humano; identifique
las necesidades del personal que
ofrece el servicio. Si usted logra
comunicarse con sus empleados,
podr conocer cmo piensan,
pero tambin que necesitan, evite
que ocurran prdidas conscientes;
prdidas que pueden ser
achacadas a factores que no son
regale al trabajador lo que puede
constituir una venta potencial;
pero ponga en una balanza qu
es mejor: asumir un gasto cuyo
origen se conoce o asumirlo como
algo que realmente nunca fue as.
Revise diariamente aquellas
elaboraciones que le cuestan ms
conservarlas que venderlas una
vez elaboradas al siguiente da y
planifique una venta de ellas a los
trabajadores o incorprela al
4
men de los empleados; ellos lo
vern como un detalle de la
gerencia y a la vez resolvern un
problema que tal vez puedan
estar presentando, as como la
empresa no obtendr el margen
bruto de ganancia si la venta
fuera a un cliente externo, pero
recuperar el costo de lo
invertido.
Igualmente importante, y con una
incidencia trascendental, lo
constituye el proceso de
recepcin de las mercancas, de
las que previamente se han
establecido las especificaciones
que deben cumplir para ser
aceptadas por parte del Matre y
el Chef.
Si el proceso de recepcin, en el
que no siempre podrn estar estos
directivos, se realiza sin el
adecuado conocimiento, podrn
ser aceptadas mercancas que tal
vez no cumplan con esas
especificaciones, y aunque su uso
no afecte el proceso productivo,
tal vez afecte las normas
(gramajes) establecidas para
cada plato y el nmero de
porciones no sea el proyectado,
por lo tanto el costo planeado se
vea alterado.
Por ltimo, y no menos importante,
exige un riguroso control, el
proceso y condiciones de
almacenamiento, tanto de
alimentos crudos, semi-
elaborados, elaborados pero no
cocinados y los ya cocinados. El
registro ms importante de las
ARTICULO DE GESTIN
prcticas del buen
almacenamiento, es el no
almacenar ms que lo esencial
para satisfacer sus necesidades
por un perodo de tiempo limitado.
Los inventarios innecesariamente
grandes sirven para aumentar el
peligro de prdida por deterioro,
despilfarro, hurto o robo. Las reas
de conservacin debern tener la
temperatura y humedad
adecuadas para la conservacin
ptima de los mismos.
Por ltimo y sin ofrecer frmulas
mgicas, ms que clculos,
tambin se requieren estrategias,
el gerenciamiento del costo no es
slo el anlisis de los nmeros, sino
de aquellas cuestiones que
pueden tener una incidencia en
esos nmeros y que bien pueden
ser controladas para que stos no
se vean alterados ni ofrezcan
informacin que no es la real.
Jos Miguel Beson
Consultor de Fusionados
5