PROGRAMA PARA LA GESTION DEL RECIBO DE AGUA

CLAVE: AGUA

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Para comenzar a trabajar con el programa tenemos que revisar los datos de la Ordenanza que
normalmente ya se dejan configurados. Estos valores se podrn modificar en el futuro siempre
y cuando dichas modificaciones no supongan una alteracin general del programa en s.

Podemos modificar los m3 de cada tramo, el importe de cada uno de ellos, el porcentaje de
IVA y los importes de aquellos conceptos vigentes en la ordenanza.

En 2 lugar accederemos a MANTENIMIENTO BASES DE DATOS->DATOS BANCARIOS DEL

AYUNTAMIENTO donde daremos de alta las cuentas corrientes donde ingresar las remesas de
los recibos domiciliados. Tambin crearemos un cdigo aparte para identificar los recibos
cobrados en mano (Caja).

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 *El nmero de cuenta que aparece es ficticio.

En 3 lugar daremos de alta a los ABONADOS:

En este apartado tambin depender de cada Ayuntamiento habr que introducir unos datos u
otros.

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Del mismo modo que podemos aadir abonados, tambin podemos modificar datos, consultar
o borrar abonados. En el caso de que decidamos borrar un abonado por el motivo que sea,
ste pasa a un histrico de abonados dados de baja. Dichos abonados podemos consultarlos
en cualquier momento.

Cuando se da de baja un abonado, pasa al histrico as como todas las lecturas que tuviera
acumuladas.

*IMPORTANTE: Cuando demos de alta un abonado, inmediatamente introduciremos una

lectura 0 (o la que corresponda, si es, por ejemplo, una casa en alquiler o de nueva
construccin) en el periodo anterior al que se va a cobrar. De esta forma, cuando
introduzcamos las lecturas del nuevo perodo a cobrar, el programa encontrar una lectura
anterior y no devolver error.

*IMPORTANTE: Es recomendable introducir las lecturas de los contadores averiados antes de

proceder al volcado o introduccin de las lecturas del perodo a cobrar. Esto se explicar ms
adelante pero, por ejemplo, si vamos a introducir las lecturas del 2 perodo del 2012, es
conveniente antes dar de alta los contadores averiados que hayamos encontrado cuando
tomamos las lecturas. En caso de no dar de alta los contadores averiados antes de introducir
las lecturas en el programa, podemos hacerlo una vez que las hayamos introducido y siempre
antes de realizar el clculo del recibo para evitar datos errneos.

Ejemplo de contador averiado:

En el perodo 2012-1 el abonado X tena 100 m3. Se le averi el contador y puso uno nuevo de
forma que al leer el siguiente perodo 2012-2 tena 10 m3. Si no damos de alta este contador
como averiado, el resultado ser negativo (-90 m3) y el recibo se calcular errneamente.
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No obstante esto se explicar en detalle en el apartado de CONTADORES AVERIADOS.

CONTADORES AVERIADOS

El apartado de CONTADORES AVERIADOS est previsto para aquellos casos en que se observa
al tomar la lectura de un contador que ste se ha sustituido o no funciona. En el supuesto de
que se haya sustituido, tomaremos la lectura actual y, una vez en el programa, introduciremos
un alta en CONTADORES AVERIADOS. En caso de que est estropeado podemos tomarle una
lectura estimada y generar tambin un alta en CONTADORES AVERIADOS.

Supongamos el ejemplo indicado arriba donde un contador tena en el perodo 2012-1 100 m3
y ahora, al tomar la lectura observamos que tiene slo 5 m3. Esto sucede porque se ha
sustituido en el transcurso de uno a otro perodo. En ese caso haremos lo siguiente en el
programa para dar de alta un contador averiado:

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En este caso el abonado tena en el perodo 2012-1 84 m3 y ahora tiene 5. Como no
conocemos la lectura del contador cuando se sustituy, se pone la que tena en el perodo
anterior (84). El contador que le sustituye es nuevo y parte con lectura 0, pero puede darse el
caso de que el fontanero le coloque un contador reparado, en cuyo caso la lectura inicial podr
ser un valor distinto de 0. Por ltimo indicamos la lectura actual y algn dato ms informativo
referente a la fecha del cambio y el motivo del mismo. Tras eso damos a grabar.

Esto har que a la hora de calcular el recibo, el programa compruebe si ese contador est dado
de alta en contadores averiados y realizar el siguiente clculo:

CONSUMO=(L. ACTUAL-L. INICIAL)+(L. HASTA SUSTITUCION-L. ANTERIOR)

Y con esto el clculo resultar correcto.

Como veis en el men de CONTADORES AVERIADOS tambin podemos modificar algn valor
introducido errneamente o imprimir un listado de los contadores averiados.

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En 4 lugar introduciremos las lecturas:

Las lecturas pueden introducirse manualmente una a una en el orden escogido:

o bien utilizar el procedimiento de introduccin automtico a travs de un fichero en formato

Excel. Este fichero puede introducirse desde el propio equipo donde se encuentre el programa
instalado o generarle en un dispositivo externo como un TABLET y posteriormente volcar el
fichero en el equipo para su posterior proceso.

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Para este cometido se han previsto en el programa los siguientes procedimientos:

IMPRIMIR EL LISTADO: Imprime un listado ordenado por cdigo de abonado, por nombre o
por calle junto con la ltima lectura tomada. De este modo, la persona encargada de leer los
contadores ir anotando una a una cada lectura para su posterior introduccin en el sistema a
travs del proceso explicado anteriormente.

EXPORTAR LECTURAS: Genera un fichero Excel denominado LECTURAS.XLS con los datos
indicados anteriormente. Dicho fichero podemos cumplimentarlo en el propio equipo o
copiarlo a un Tablet desde donde ir recogiendo in-situ las lecturas.

IMPORTAR LECTURAS: Procesa el fichero Excel LECTURAS.XLS y las importa automticamente

al fichero de lecturas del programa para el clculo de los recibos.

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 Proceso de exportacin de lecturas a fichero Excel:

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 Proceso de importacin de lecturas desde fichero Excel:

Una vez finalizado el proceso de clculo ya podemos continuar con el resto de procesos.

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 PROCESOS A REALIZAR UNA VEZ HEMOS CALCULADO EL RECIBO:

1. GENERAR EL FICHERO CON LOS RECIBOS DOMICILIADOS Y PROCESARLO POR BANCA

ELECTRNICA.
2. IMPRIMIR LOS RECIBOS EN MODELO DE CARTA NOTIFICADA PARA ENVIAR A
AQUELLOS QUE NO TIENEN DOMICILIADO EL PAGO.
3. IMPRIMIR EN MODELO NORMALIZADO DE FACTURA PARA ENVIAR LOS RECIBOS DE
LOS ABONADOS CON N DE CUENTA.
4. IMPRIMIR EL PADRON.
5. IMPRIMIR LISTADO DE RECIBOS POR BANCO.
6. IMPRIMIR HOJA RESUMEN DE INGRESOS.
7. OTROS PROCESOS.

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1.-GENERAR REMESA DE RECIBOS:

Indicamos el perodo de cobro, el cdigo del Banco donde ingresaremos la remesa, la fecha de
generacin y la fecha de cargo. Por ltimo, indicaremos la unidad donde se grabar el fichero
RECIBOS.DAT. La unidad puede ser un pendrive para llevar al Banco o el propio disco duro (C:).

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2.-IMPRIMIR LOS RECIBOS EN MODELO DE CARTA NOTIFICADA PARA ENVIAR A AQUELLOS
QUE NO TIENEN DOMICILIADO EL PAGO:

Este proceso est pensado para imprimir los recibos en un formato especial de recibo
NOTIFICADO que, una vez plegado con una mquina plegadora, se envan todos a Correos para
ser enviados masivamente.

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3.-IMPRIMIR EN MODELO NORMALIZADO DE FACTURA PARA ENVIAR LOS RECIBOS DE LOS
ABONADOS CON N DE CUENTA.

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4.-IMPRESIN DEL PADRON

Imprimimos el padrn general donde aparecen todos los importes y conceptos incorporados.

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5.-IMPRIMIR LISTADO DE RECIBOS POR BANCO.

Se trata de imprimir un listado totalizado con los recibos que hemos cargado en la remesa y
con los que no tienen el pago domiciliado:

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*Por motivos de seguridad se han eliminado los nmeros de cuenta.

6.-IMPRIMIR HOJA RESUMEN DE INGRESOS

Imprimiremos una hoja resumen con los importes. sta ser de utilidad para contabilizar los
importes del padrn:

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7.-OTROS PROCESOS

Otros procesos pueden ser:

Revisar y/o modificar datos de abonados. Para ello se ha dotado al programa con un informe
que imprime los datos de todos los abonados con el fin de poder revisarlos o consultarlos.

*Por motivos de seguridad se han eliminado los nmeros de cuenta.

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Una vez revisados los datos podemos proceder a su modificacin desde:

Podemos buscar al abonado entrando el cdigo, parte del apellido o el n de contrato.

Modificaremos cualquier dato necesario excepto el cdigo, la poblacin y el cdigo postal.

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Tambin podemos modificar el recibo si percibimos que ste se calcul errneamente, bien
porque se tom mal la lectura o por cualquier otro motivo:

Introduciremos la LECTURA ACTUAL correcta y automticamente se recalcular el recibo,

permitindonos incluso imprimirlo para entregarle una copia al Titular.

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Por otro lado, otra tarea que podemos realizar es revisar el padrn en detalle comprobando
cada uno de los recibos. Esto podemos hacerlo de muchas maneras.

Mediante la CONSULTA DEL PADRON DE LECTURAS del men DATOS SOBRE LECTURAS:

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Mediante la visualizacin del padrn general:

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El listado se genera en pantalla permitindonos desplazarnos a derecha e izquierda, arriba o
abajo para comprobar los importes.

Por ltimo, existe un men de UTILIDADES que, entre otras tareas, nos permite hacer COPIAS
DE SEGURIDAD del programa:

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Podemos recuperar una copia desde la opcin correspondiente:

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Para terminar, existen otros procesos secundarios como el control del cobro de los recibos o
las estadsticas de consumo. Podemos echarle un vistazo para comprobar cmo funcionan.

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