El diagnostico administrativo

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Autor: Haroldo Herrera
Guatemala, 2007

El Diagnstico Administrativo es un estudio sistemtico, integral y peridico que tiene

como propsito fundamental conocer la organizacin administrativa y el funcionamiento del
rea objeto de estudio, con la finalidad de detectar las causas y efectos de los problemas
administrativos de la empresa, para analizar y proponer alternativas viables de solucin
que ayuden a la erradicacin de los mismos.

Surge como una necesidad empresarial por detectar los problemas que ocasionan crisis
dentro de la empresa, as como las necesidades de adaptacin del presente al futuro.

Se fundamenta en que todas las organizaciones deben adecuar y modernizar su aparato

estructural y funcional para enfrentar y estar acorde con la evolucin de los mercados
actuales, de ello resulta que deben adaptar su mentalidad y acciones a los cambios que se
le presentan y aceptar, enfrentar como un reto y encontrar soluciones a los problemas
particulares y generales en cualquier momento.

Su campo de aplicacin no tiene lmites ni barreras, puede aplicarse a todo nivel dentro de
cualquier rea, departamento, funcin o proceso, simplemente se encontrarn variantes de
cmo aplicarlo dependiendo de las caractersticas particulares del problema que se desee
atacar.

Debe realizarse en forma integral sobre el problema detectado y todos aquellos aspectos
administrativos que se encuentran relacionados directa o indirectamente con l, adems
es necesario realizar anlisis peridicos sobre las reas objeto de estudio para
retroalimentar las soluciones y mejorarlas permanentemente.

El Diagnstico Administrativo no es ms que el anlisis de los siguientes aspectos:

- De la estructura administrativa y orgnica, lneas de autoridad y tramos de control.

- De las funciones de cada uno de los rganos administrativos, que comprende al conjunto

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de actividades relacionadas entre s que se necesitan llevar a cabo para lograr con los
objetivos de la misma.

- De los procesos generales y descripcin grfica de la secuencia de las funciones que se

llevan a cabo para cumplir con cada uno de ellos.

- De facultades delegadas dentro del personal, as como la relacin existente entre la

ejecucin de las funciones especficas de los puestos y el proceso de toma de decisiones.

- De comunicacin y coordinacin entre dos o ms reas para determinar la relacin

existente entre cada una de ellas.

Para realizar adecuadamente el Diagnstico Administrativo, es necesario llevar un orden

lgico para lograr recopilar e interpretar adecuadamente la informacin y cumplir con los
objetivos deseados, difcilmente se podrn obtener si no existen parmetros de evaluacin
que indiquen los aspectos que se deben evaluar.

Las etepas que integran el Diagnstico Administrativos pueden resumirse en:

- RECOPILACION DE INFORMACION

- ANALISIS ORGANIZACIONAL O ADMINISTRATIVO

- OBTENCION DE CONCLUSIONES

- PROPUESTA Y PLAN DE ACCION

RECOPILACION DE INFORMACION:

La informacin que se recoge debe ser lo ms exacta posible, pues representa la base
para las futuras conclusiones, cuando el analista es experto en diagnsticos bastar la
informacin objetiva con solo observar o intuir cual es el problema directo o al menos tratar
de comprender los sntomas directos; la informacin deber ser procesada y analizada con
mucho cuidado pues de ella dependern las posibles soluciones a los problemas
detectados, es necesario indicar que cada fuente de informacin es variada y diferente en
relacin a la fuente original y que cada una de ellas agrega valor al analizarla y contribuye
a la solucin final.

En todo proceso de recoleccin de datos existe la informacin a substituir, si se tiene a

mano se procesa y analiza en forma inmediata, si no se cuenta con ella se crea, es decir

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se recopila de fuentes personales con informacin verbal directa y luego se ampara con
fuentes legales y otros documentos del rea afectada, para realizar en forma breve y
rpida el anlisis de lo recolectado que facilite la finalizacin del diagnstico en el menor
tiempo posible.

Tambin es necesario analizar la informacin proveniente de fuentes externas, pues

indicar las caractersticas, las posibilidades y la situacin particular del medio de cada
elemento, sus funciones o actividades que puedan desarrollar en consonancia con el
anlisis del problema. Esta informacin es necesaria para obtener otros criterios que
ayuden a normalizar y orientar el estudio.

El marco normativo gubernamental y el crecimiento de los mercados internacionales que

limita el volumen de productos y/o servicios, anula la demanda, surge la competencia
imperfecta, dependencia econmica y tecnolgica, implican desequilibrio orgnico y
funcional y alientan a la expansin, restriccin o desaparicin de las empresas.

Lo anterior obliga a cualquier empresa a estudiar las organizaciones mediante la

investigacin administrativa como funcin permanente, para que con sus productos y/o
servicios se adece a lo que el medio ambiente requiere.

La informacin interna existente en la empresa es de fundamental base para realizar el

estudio y se puede obtener de dos fuentes que son los registros de la empresa y
experimental a travs de la informacin que proveen las personas que pertenecen a la
unidad afectada recolectada con base en entrevistas y conversaciones debidamente
planificadas y ejecutadas ordenadamente, esta informacin debe ser verificada por lo
subjetivo de sus respuestas, la de registro debe controlarse para su anlisis de calidad y
cobertura o amplitud, su actualizacin es necesaria para obtener datos fidedignos, debe
verificarse y comprobar el costo de su obtencin tomando en cuenta la utilidad que
prestar al estudio.

En sntesis es vital tener a disposicin una lista de posibles funciones a examinar, un

listado de problemas para iniciar un autodiagnstico preliminar, tomando en cuenta la
informacin registrada o de los elementos pertenecientes a la empresa, as como
informacin externa al departamento o rea afectada para comprobar su existencia a fin de
substituir la ya existente y de esta forma determinar el anlisis de la informacin y sus
posibles conclusiones.

ANALISIS ORGANIZACIONAL O ADMINISTRATIVO:

Esta fase del Diagnstico Administrativo tiene como objetivo comparar la informacin

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registrada en la etapa de anlisis y los aspectos tcnicos establecidos, a efecto de
enumerar los hallazgos y determinar los puntos crticos que afectan al buen desempeo
del rea evaluada.

Dentro de sus principales objetivos estn:

- Recolectar datos que permitan obtener una idea general de la empresa.

- Determinar con datos reales la evolucin de la empresa en un perodo ms o menos

largo, en lo referente a capital, ventas o servicios, recursos, etc. para analizar
sistemticamente si ha existido crecimiento o se ha desarrollado tanto en sus aspectos
administrativos como tambin en los operativos.

- Investigar al personal, sus actividades, funciones, relaciones, etc.

Se realiza a travs del anlisis de los siguientes aspectos organizacionales:

ANALISIS DE LA ESTRUCTURA:

Comprende el estudio de cada una de los componentes que integran la estructura

organizacional, para determinar si la forma en la que se encuentran organizados ayuda a
cumplir con la misin, visin y objetivos de la misma y de la empresa en general.

Los aspectos que se deben evaluar como mnimo son los siguientes:

- Organigrama estructural

- Niveles jerrquicos

- Tipo y lneas de autoridad

- Tramos de control

- Recursos existentes

- Dependencia y relacin con otras reas

ANALISIS DE LAS FUNCIONES:

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Comprende el estudio de las funciones asignadas al rea objeto de estudio, as como las
atribuciones y obligaciones que tienen que cumplir para el desempeo del trabajo.

La base para este tipo de anlisis la representa cada uno de los puestos de trabajo que
integran la estructura organizacional, por lo tanto es importante verificar:

- Funciones principales del rea objeto de estudio.

- Relacin existente entre las funciones que se desempean en cada puesto de trabajo
con los objetivos del rea y si se encuentran normadas adecuadamente o simplemente se
realizan en forma emprica.

- Duplicidad u omisin de funciones dentro del rea en relacin a los objetivos de la

misma.

- Grado de complejidad y especializacin que se necesita para realizar cada una de las
funciones.

- Descripcin y perfiles de los puestos de trabajo

ANALISIS DE LOS PROCESOS:

Comprende el estudio de los procesos que se desarrollan dentro del rea objeto de
estudio, as como el aporte que ofrecen parcialmente a los procesos generales de la
organizacin en los cuales se ve involucrada.

La base para este tipo de anlisis la representa la secuencia de cada una de las
actividades que se desarrollan dentro del rea objeto de estudio.

- Procesos principales

- Sub-procesos

- Procesos contingentes

- Actividades que se llevan a cabo que corresponden a procesos de otras reas.

Es de mucha utilidad para realizar este anlisis basarse en el Manual de Normas y

procedimientos que se desarrollan dentro del rea.

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 ANALISIS DE RELACIONES:

Comprende el estudio de la coordinacin, comunicacin y dependencia que existe entre

los elementos integrantes de la organizacin en general y que se relacionan con el rea
objeto de estudio.

Los tipos de relaciones que se deben definir y evaluar son los siguientes:

- Entre los niveles jerrquicos que integran la estructura organizacional del rea objeto de
estudio.

- Entre el personal en general del rea objeto de estudio con las otras reas.

- Entre las funciones y los puestos de trabajo que integran el rea.

- Entre los procesos generales de la organizacin en los cuales dependencia del rea en
por lo menos una de sus actividades componentes.

OBTENCION DE CONCLUSIONES:

Todas las etapas del diagnstico administrativo estn ntimamente ligadas, cada una de
ellas puede producir conclusiones, an antes de finalizar la recoleccin de los datos, y por
simple observacin al inicio del estudio dando resultados comprobados posteriormente por
medio de la informacin obtenida.

Para realizar un anlisis ms completo es importante revisar sobre la evolucin y

desarrollo que han sufrido a travs del tiempo y comparacin de esos datos con otros
similares, ya sean de otras reas o departamentos dentro de la empresa o bien con otras
empresas similares y finalmente verificar o comprobar si se ha logrado el objetivo fijado
mediante un control efectivo de la situacin.

Siguiendo las etapas o fases anteriores es justo indicar que tambin se deben analizar
tanto la organizacin del rea afectada como las tcnicas de direccin empleadas para su
funcionamiento, actividades y relaciones entre sus elementos, crecimiento del rea y la
etapa en la que se encuentra determina que objetivos persigue, que polticas y
procedimientos emplea cul es su estructura formal y que reglamentos la establecen,
cules son los canales de comunicacin y distribucin utilizados, en qu manera se motiva
o incentiva al personal y si se ha considerado el eventual retiro de alguno de ellos.

Es necesario tambin el anlisis de la informacin, sus necesidades, su fuente, su calidad

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y cantidad, sus procedimientos de obtencin y registro, as como el uso adecuado del
procesamiento electrnico de datos, si existe un sistema integrado de informacin o un
simple sistema general; con todo esto se desarrollar el anlisis funcional que no es ms
que la forma operativa en la que se realizan las actividades inherentes al problema objeto
de estudio.

Por ltimo se debe elaborar un listado de las cosas que estn mal y producen fallas dentro
de la organizacin, para obtener conclusiones parciales de los problemas y la forma de
resolverlos en importancia relativa a la solucin final, seleccionar las posibles soluciones y
establecer o estructurar un plan de accin.

Algunos ejemplos de problemas organizacionales que se puede llegar a detectar a travs

de la aplicacin del Diagnstico Administrativo son los siguientes:

- Inexistencia de misin, visin y objetivos definidos claramente.

- Inexistencia de estrategias, metas y polticas administrativas que orienten sobre los

objetivos de la organizacin, para no confundir autonoma con independencia.

- Falta de estructura organizacional acorde a los objetivos del rea de estudio

- Dualidad de mando y abuso de autoridad

- Incapacidad o falta de inters gerencial de los mandos medios para dirigir a sus
subordinados y cumplir eficientemente con los objetivos de la empresa.

- Improvisacin en el trabajo como consecuencia de la inexistencia de planes y programas

administrativos.

- Falta de comunicacin y coordinacin entre el personal a todo nivel o entre las diferentes
reas o departamentos que integran la empresa (lnea jerrquica).

- Falta de informacin oportuna para la adecuada toma de decisiones.

- Existencia de burocracia dentro de los procesos que se desarrollan dentro de la empresa.

- Obsolescencia de procedimientos, mtodo y tcnicas de trabajo.

- Insuficiencia de calidad profesional y tcnica en los diferentes puestos de trabajo.

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- Falta de programas de induccin y capacitacin para el personal que realiza las
diferentes actividades.

- Duplicidad de funciones

- Cuellos de botella.

- Instalaciones inadecuadas a las tareas que se realizan.

- Falta de controles para la adecuada utilizacin de los recursos disponibles.

- Exceso de papelera y formularios en general.

- Inadecuada distribucin del trabajo, que no permite delimitar responsabilidades.

- Falta de delegacin de autoridad y responsabilidad.

- Excesivo tramo de control

- Resistencia al cambio y actitudes conformistas del personal

- Inadecuada utilizacin de habilidades y destrezas del personal.

- Proceso lento y complejo para la toma de decisiones, concentrndolas y

congestionndolas en la alta direccin an aquellas que son rutinarias.

- Exceso de mandos medios o puestos innecesarios

- Baja productividad como consecuencia de problemas tcnicos, humanos y

organizacionales.

- Crecimiento no programado, cuando no se prev y toman medidas correctas a lo que el

medio ambiente provoca y que implica que la organizacin estructural y funcional sea
condicionada por factores externos e internos lo cual implica un debilitamiento e
improductividad por parte de los responsables de realizar las actividades dentro de la
empresa.

- Especializacin del trabajo en una sola persona o rea (no substitutos)

- Falta de lderes o lderes inadecuados.

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El listado de conclusiones se representa a travs del FODA ADMINISTRATIVO, el cual
incluye las Fortalezas y Debilidades como factores internos y las Oportunidades y
Amenazas como factores externos, as como la interrelacin entre los cuatro factores.

PROPUESTA Y PLAN DE ACCION:

Es la sincronizacin del detalle de las acciones a tomar, tanto para llevar en orden la
investigacin, el anlisis de la informacin y para tener la facilidad de soluciones posibles
en la organizacin o reorganizacin que determina cuales fases son necesarias para una
investigacin real, que reas son afectadas en el estudio, que objetivo se persigue, cules
recursos son necesarios para el anlisis, obtener conclusiones que permitan recomendar
las posibles soluciones o alternativas para un mejor resultado, evaluando el tiempo
necesario, sus costos de y para la operacin y la metodologa a adoptar en el nuevo
sistema indicado en todo el proceso de estudio.

La propuesta y plan de accin en trminos muy generales debe describir:

- Cmo aprovechar las fortalezas de la organizacin, para hacer frente a las oportunidades
detectadas.

- Cmo minimizar las debilidades de la organizacin, para contrarrestar a las amenazas

detectadas

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Licenciado en Administracin de Empresas, con Maestra en Reingeniera y Tecnologas de
Aseguramiento. Catedrtico Universitario en Maestras y Post-grados; Consultor y capacitador,
en las reas de recursos humanos, desarrollo organizacional, planificacin estratgica,
organizacin & mtodos y reingeniera.