- FORMATION -

Conduite de runions

MAMPITA Module de formation interne

 Objectif gnral

A lissue de la session de formation, les participants seront en mesure de

prparer et danimer des runions dquipes

Les participants deviendront des personnes ressource au sein de

lorganisation pour le transfert de connaissances

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 Objectifs pdagogiques

Permettre des managers de prparer et danimer une runion dquipe

Acqurir les pratiques de base danimateur de runions

Prparer une runion dquipe et les supports de prsentation ncessaires

Concevoir une runion dquipe avec un ordre du jour, des objectifs et un

message clair

Savoir rdiger et transmettre un compte-rendu clair de runion

Etre laise en animation de runion

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 Tour de table

Quelles sont vos attentes vis--vis de cette

formation: Conduite de runions ?

Avez-vous dj anim une ou plusieurs

runions ?
Dcrivez succinctement lexprience

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 Plan de formation
1 Se prparer lanimation dune runion dquipe

2 Concevoir un ordre du jour

3 Animer une runion dquipe

4 Assurer le compte-rendu de runion

5 Les outils de lanimateur

6 Conclusion

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 1 Se prparer lanimation dune runion dquipe

2 Concevoir un ordre du jour

3 Animer une runion

4 Assurer le compte-rendu de runion

5 Les outils de lanimateur

6 Conclusion

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1 Se prparer lanimation dune runion dquipe

Simulation 1

Rpondre aux questions suivantes:

- Quels types de runion animez-vous dans votre travail?

- A partir de vos rsultats, dfinissez les types de runions possibles

et quels sont leurs objectifs?

- Quel est le rle de lanimateur pour chaque type de runion?

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1 Se prparer lanimation dune runion dquipe

Quelques notions thoriques: Les diffrents types de runion et leurs

objectifs

1. La runion dinformation :
- Transmettre/Communiquer des informations
- Donner des instructions

2. La runion de prise de dcision

- Prendre ou appliquer des dcisions
- Soumettre une proposition pour discussion et gnralement prendre une
dcision finale

3. La runion de stimulation
- Engendrer des ides cratives

En fonction du type de runion, le manager adaptera sa prparation

et le contenu dePratiques
Rseau son ordre du jour
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1 Se prparer lanimation dune runion dquipe

Quelques notions thoriques: Le rle de lanimateur

1. Fonction de Production (Rsultat) :

- Rendre le groupe et la runion efficace
- Prendre des dcisions
- Faire des propositions
- Transmettre des informations

2. Fonction dOrganisation (Structurer) :

- Favoriser lexpression de tous
- Organiser et mettre en forme lexpressoin

3. Fonction de Gestion (Grer les individus et les intractions) :

- Grer la mise en relation dindividus selon leur personnalit, leur statut, leur
poste, leur appartenance tel groupe, leurs motivations, leur personnalit.

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1 Se prparer lanimation dune runion dquipe

Quelques notions thoriques: Les 11 critres de base pour une conduite

efficace de runions

1. Etre actif
2. Distribuer la parole
3. Garder lattention
4. Synthtiser
5. Prciser clairement lobjectif de la runion
6. Recentrer/Retourner sur le sujet
7. Grer le temps
8. Etre attentif ce qui se droule dans le groupe
9. Doser ses interventions pour laisser de la place au groupe
10. Clturer la runion
11. Utiliser un support visuel

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1 Se prparer lanimation dune runion dquipe

Quelques notions thoriques: Le processus de mmorisation

Nous retenons

10% de ce que nous lisons

20% de ce que nous entendons
30% de ce que nous voyons
50% de ce que nous voyons et coutons en mme temps
80% de ce que nous disons
90% de ce que nous disons en le faisant
100% de ce que nous disons en le faisant et en corrigeant les erreurs

La meilleure solution est donc de sans cesse rpter, faire faire

et contrler

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1 Se prparer lanimation dune runion dquipe

Simulation 2

Rpondre la question suivante:

- Quels sont, selon vous, les diffrentes tapes de prparation dune

runion?

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1 Se prparer lanimation dune runion dquipe

Les tapes de prparation de runion

1. Dfinir lobjectif / la finalit de la runion

2. Faire un plan gnral de la runion
3. Prvoir le timing de la runion
4. Faire le choix des participants
5. Faire le choix du lieu de runion
6. Convoquer les participants
7. Prparer le sujet
8. Runir les documents ncessaires
9. Prvoir un support visuel
10. Prparer le lieu de runion

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1 Se prparer lanimation dune runion dquipe

2 Concevoir un ordre du jour

3 Animer une runion

4 Assurer le compte-rendu de runion

5 Les outils de lanimateur

6 Conclusion

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 2 Concevoir un ordre du jour

Simulation 3

Chacun prpare lordre du jour dune runion dquipe de son choix

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 2 Concevoir un ordre du jour

Les lments essentiels dun ordre du jour

1. Un droul clair et prcis

2. Un support crit
3. Un objectif de runion
4. Un lieu de runion
5. Un horaire de dbut runion
6. Un timing dfini par thmatique/sujet
7. Un intervenant, si ncessaire, prcis par thmatique/sujet
8. Un horaire de fin de runion

Un ordre du jour peut tre diffrent chaque runion, ou fixe sil sagit dune
runion frquente (runion hebdomadaire, bimensuelle). Eviter de
conserver systmatiquement le mme ordre du jour pour des runions trop
espaces dans le temps (mensuelle, bimestrielle)
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 2 Concevoir un ordre du jour

Simulation 4

A partir du dbriefing de la simulation prcdente, retravailler, si

ncessaire, votre ordre du jour de runion dquipe

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1 Se prparer lanimation dune runion dquipe

2 Concevoir un ordre du jour

3 Animer une runion

4 Assurer le compte-rendu de runion

5 Les outils de lanimateur

6 Conclusion

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 3 Animer une runion

Droulement dune runion

Ouverture Droulement Clture

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 3 Animer une runion

Droulement dune runion

Ouverture Descriptif
- Accueil des participants (laisser le temps au groupe de sinstaller)
- Si lanimateur ne connat pas le groupe, se prsenter et faire un
tour de table de prsentation
- Prsentation/rappel de lordre du jour et du/des objectif(s) de la
Etape 1 runion
- Choisir un(e) secrtaire de runion si ncessaire
- Lanimateur choisit ensuite son mode danimation et prsente le
sujet de la runion de manire descriptive, en sen tenant au fait et
en considrant les lments prsentant comme certains, et sans
prsenter de solution

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 3 Animer une runion

Droulement dune runion

Droulement Descriptif
- Lanimateur nintervient pas sur le fond (uniquement sur la forme),
le contenu/les solutions doivent si possible tre apport par les
participants
- La majorit des runions sont des runions dinformation, pour
celles-ci, lanimateur suivra un droulement prcis et toujours
identique
Etape 2 - Pour les runions de dcision, le droulement suivra le schma
suivant:
1. Dfinition de lobjectif, poser le problme
2. Rechercher des solutions (chacun doit pouvoir sexprimer)
3. Critiquer (positivement!) les propositions
(pour/contre/demande dclaircissements)
4. Dcision (plusieurs modes possibles: unanime,
majoritaire)
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 3 Animer une runion

Droulement dune runion

Clture Descriptif
- Synthse finale (qui doit recueillir laccord du groupe)
- Rcapitulatif des actions dcides en runion
Etape 3 - Dcision des responsables dactions et des timings de ralisation
- Etablissement dun calendrier/chronogramme de mise en uvre
des actions et dtapes de suivi
- Sassurer que tous les participants ont compris
- Lever la sance et librer les participants

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 3 Animer une runion

Quelques notions thoriques: Composition dun groupe en runion

Un groupe est compos de lensemble des participants la runion. Certaines

personnalits/comportements composeront (quasiment chaque session)
ce groupe, et certaines seront plus difficiles que dautres grer.

Simulation 4

En groupe de 2 personnes, partir de la liste distribue des types de

personnalits, donnez le descriptif de chaque individu et dcrivez la
manire dont vous le greriez

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 3 Animer une runion
Type de personnalit Description Mthodes pratiques danimation
Le bavard Parle de tout, sauf du sujet et dune Ne plus soutenir son regard.
faon intarissable. L'asseoir ct de vous.
la limite, le formateur peut
l'interrompre
Lui donner du feedback descriptif
(je trouve que tu)
Laisser faire le groupe sil prend
en charge le bavard.
Le silencieux Se dsintresse de tout, se croit au-dessus Faire attention aux signes non-verbaux.
ou au-dessous des questions Aller le chercher du regard ou par
discutes. un petit signe.
Faire attention, un silencieux
devient drangeant long terme
Lindiffrent Il ne sintresse pas du tout au Trouver ses propres motivations.
travail et communique son Essayer d'aller le chercher en
impression de perdre son temps. fonction de ses intrts.

Lagressif Il aime blesser les autres. Ne pas rpondre l'agressivit par

le mme ton.
Ramener la discussion un ton
plus bas.
Rseau Pratiques Dceler ses intentions dans ses 24
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comportements.
 3 Animer une runion
Type de personnalit Description
Le bouffon Il a toujours beaucoup trop
dhumour sur tous les sujets et fait
perdre le temps de tous en les
faisant dborder sur des propos
hors contextes.
Cest une fuite, une protection, ce
nest pas impliquant.
Empche souvent la production du groupe.
Le thoricien Il impose son opinion bien
documente tous. Peut tre
effectivement bien inform, ou
tout simplement bavard, mais ne
garde pas le cap sur les objectifs.
Se trouve habituellement
intressant.
Le dviant Il vhicule des valeurs qui ne
rejoignent pas le groupe et fait
perdre le temps tous
Le chicaneur Il aime discutailler, sopposer
pour le plaisir.
Rseau Pratiques
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Mthodes pratiques danimation
Ramener lindividu lordre, la
tche et lobjectif.
Nommer la situation si cela ne se
rgle pas.
Tenter de trouver une dfinition
collective.
Le couper, le ramener aux
objectifs.
Le ramener aux objectifs.
Dceler ses intentions dans ses
comportements.
Le laisser sexprimer et demander
lavis du groupe face son
opposition. 25
 3 Animer une runion
Mthodologie danimation

Lanimation dune runion devra donc tenir compte des diffrentes

personnalits composant le groupe.

Lanimateur devra donc adapter ses techniques danimation et son discours en

fonction de :

- Sil sadresse au groupe dans son ensemble

- ou un individu en particulier, en tenant compte de sa personnalit et

de sa place dans le groupe

- De lavanc de lexpos

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 3 Animer une runion

10 conseils pour russir lanimation de vos runions

1. Grez votre introduction pour capter lattention des participants

2. Structurez les changes pour amener le groupe progresser de faon
constructive vers lobjectif
3. Grez les conflits dintrt
4. Grez les objections et favorisez la confrontation des points de vue
divergents
5. Ne parlez jamais en crivant
6. Ne parlez pas au tableau
7. Dites ce que vous avez dire avant ou aprs lcriture
8. Assurez vous de laccord du groupe sur ce que vous allez crire, surtout sil
sagit dune dcision de celui-ci
9. Si possible, crivez de ct pour ne pas masquer le tableau certaines
personnes du groupe
10. Valorisez la contribution du groupe
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1 Se prparer lanimation dune runion dquipe

2 Concevoir un ordre du jour

3 Animer une runion

4 Assurer le compte-rendu de runion

5 Les outils de lanimateur

6 Conclusion

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 4 Assurer le compte-rendu de runion

Simulation 5

Par groupe de 2 personnes, donnez le ou les objectifs dun compte-rendu

et listez les lments importants que doit contenir un compte-rendu

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 4 Assurer le compte-rendu de runion
Les objectifs du compte-rendu

1. Rappeler les sujets/thmatiques abords pendant la runion

2. Rappeler la date et le lieu de la runion
3. Garder une trace crites des changes
4. Garder une trace crite des dcisions prises pendant la runion
5. Rappeler les actions mettre en uvre pour chaque dcision
6. Identifier les responsables des actions mettre en uvre
7. Garder une trace crites des dates/chances des actions mettre en
uvre pour faciliter leur suivi par le manager

Un compte-rendu peut se faire par informatique (word, excel) ou prendre un

format papier (ex: 1 cahier de compte-rendu par agence)
Le manager devra rgulirement relire les comptes-rendus de runion
afin dassurer le suivi des actions. Les comptes-rendus devront tre
distribus chaque participants ou facilement accessible pour ces
derniers. La hirarchique doit galement tre destinataire des
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comptes-rendus. 30
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 4 Assurer le compte-rendu de runion

Ce que doit contenir un compte-rendu

1. Date et lieu de runion

2. Horaire de dbut de sance
3. Rappel de lordre du jour
4. Dtails des changes suivant lordre du jour et transcription des
problmatiques abordes
5. Verbatim des interventions (si importantes) et nom du participant cit en
verbatim
6. Relev des dcisions prises en sance
7. Date/chance de mise en uvre des actions dcides et nom du ou des
responsable(s) de laction
8. Date de vrification mettre en uvre par le manager
9. Horaire de fin de sance

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1 Se prparer lanimation dune runion dquipe

2 Concevoir un ordre du jour

3 Animer une runion

4 Assurer le compte-rendu de runion

5 Les outils de lanimateur

6 Conclusion

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 4 Assurer le compte-rendu de runion

Simulation 6

Par groupes de 2 personnes, partir de la liste doutils distribus, donnez

la dfinition et lutilisation des diffrents outils et listez les + et les de
chaque outil

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 5 Les outils de lanimateur

Les outils Description et principales Les + Les -

utilisation
Powerpoint Support informatique permettant
dappuyer le discours de lanimateur
Graphiques Supports visuels (informatique ou
papier) synthtisants des
statistiques/rsultats dactivit
Tableau Supports visuels (informatique ou
papier) synthtisants des
statistiques/rsultats dactivit
Permet de rester dans le cadre de
la runion
Illustre les propos de lanimateur
Synthtise le discours
Renforce la comprhension et la
mmorisation des participants
Illustre les propos de lanimateur
Synthtise le discours
Renforce la comprhension et la
mmorisation des participants
Illustre les rsultats de faon
simple
Illustre les propos de lanimateur
Synthtise le discours
Renforce la comprhension et la
mmorisation des participants
Illustre les rsultats dactivits sur
une priode prcise
Risque de lecture de lanimateur
et donc manque de dynamisme
dans lanimation
Risque de perte de
concentration des participants
Risque de manque de dtails
Risque de difficult
dinterprtation si donnes
incomplte ou lgende pas assez
prcise
Risque de donnes trop fournies
Risque de manque de clart
dans la construction du tableau
Risque de difficult
dinterprtation si donnes
incomplte ou lgende pas assez
prcise

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 5 Les outils de lanimateur

Les outils Description et principales Les + Les -

utilisation
Photocopies et Documentation papier permettant de Illustre les propos de lanimateur Risque de lecture de lanimateur
supports papiers distribuer une mme Synthtise le discours et donc manque de dynamisme
information/consigne/procdure Renforce la comprhension et la dans lanimation
lensemble des participants mmorisation des participants Risque de perte de
Indique une volont du manager concentration des participants
de transmettre une information Risque de perte des document
importante ou une procdure par les utilisateurs si non
appliquer archivs
Tableau Supports visuels/crits permettant Illustre les propos de lanimateur Informations non durables
blanc/noir et lanimateur de synthtiser les changes Synthtise le discours Risque de gner lanimation et le
importants de la runion Renforce la comprhension et la discours de lanimateur
Paper Board
mmorisation des participants
Laisse une trace crite des
changes/dcisions importantes
Films, photos et Supports visuels (informatique ou Illustre les propos de lanimateur Informations non durables
support papier) synthtisants illustrant une Synthtise le discours Risque de perte de temps en
thmatique prcise de la runion Renforce la comprhension et la runion
multimdia
mmorisation des participants
Illustre une thmatique par des
images/sons marquants pour les
participants
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 5 Les outils de lanimateur

Les outils Description et principales Les + Les -

utilisation
Compte-rendu Support informatique ou papier
permettant de synthtiser lensemble
des changes de la runion et darchiver
les dcisions prises en runions
Chronogramme Support informatique ou papier
permettant de synthtiser lensemble
dun plan daction sous forme de
calendrier/chance
Synthtise lensemble de la Manque dutilit si non
sance consult/consultable
Garde une trace crite des
dcisions
Permet lanimateur et aux
participants de mmoriser
lensemble des informations
Permet de transmettre les
informations aux absents
Permet une prise de dcision
non discutable
Outil essentiel au manager pour
le suivi des actions
Synthtise dans le temps les Manque dutilit si non
actions mettre en uvre consult/consultable
Prcise les chances de chaque
action
Identifie le responsable de
chaque action

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1 Se prparer lanimation dune runion dquipe

2 Concevoir un ordre du jour

3 Animer une runion

4 Assurer le compte-rendu de runion

5 Les outils de lanimateur

6 Conclusion

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 6 Conclusion

Les lments indispensables lanimateur de runion

1. Prparer chaque sance de runion

2. Connatre et matriser les thmatiques/sujets abords
3. Etre capable danalyser des donnes statistiques/reporting et de
transmettre des informations comprhensible chaque participant
4. Connatre et matriser les techniques danimation de runion
5. Etre un manager proche des participants, et permettre les changes et les
prises de dcisions collectives

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 6 Conclusion

Vous disposez maintenant des bases pour:

1. Prparer une sance de runion

2. Elaborer un ordre du jour de runion
3. Animer une runion en tenant compte des diffrents individus qui comose
le groupe
4. Dfinir et construire les outils les plus adapts chaque thmatique/sujet
de la runion
5. Synthtiser une sance de runion et rcolter laccord du groupe pour
les dcisions prises
6. Raliser ou superviser la rdaction dun compte-rendu de runion
7. Assurer le suivi des actions mettre en oeuvre

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 Tour de table final

La formation a-t-elle rpondu vos attentes?

Comment envisagez-vous la mise en pratique

des acquis aprs la formation?

Cette formation vous sera-t-elle utile pour vos

futures activits?

MERCI POUR VOTRE ATTENTION

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