ENSAYO

Por qu es importante evaluar la informacin documentada?

La documentacin de una empresa representa su capital intelectual, es decir el

saber hacer que se ha adquirido con la experiencia. Si no se preserva
adecuadamente ese conocimiento difcilmente logrado, se podra perder. Hay varias
razones de importancia que tiene la documentacin para un sistema de gestin de
calidad, entre ellas podemos destacar:

La estandarizacin de los procesos. Para que un proceso sea debidamente

estandarizado, debe estar documentado. Al hacerlo estamos asegurando que las
personas ejecuten los procesos de acuerdo a como estn escritos. Recordemos
que estandarizar un proceso es establecer un nivel de operacin (o estndar) que
se debe mantener para lograr unos resultados esperados.
La planificacin organizacional. En cualquier nivel de la organizacin, al
documentar los elementos importantes, como acciones, recursos y tiempos
estamos direccionando o enfocando a las personas a cargo, hacia el logro de
determinados objetivos y metas. La documentacin ayuda a mantener el enfoque y
la disciplina hacia los objetivos del sistema.
Control de las actividades realizadas. En este caso hablamos de los registros,
que son un tipo especial de documento. Bsicamente es la informacin contenida
en formatos diligenciados durante los procesos y que nos va a suministrar evidencia
o soporte de la realizacin de determinadas actividades. Los registros nos permiten
conocer y evaluar la gestin realizada.
Auditorias. Las auditorias de los sistemas de gestin de una empresa se basan en
los documentos que se tengan. Los documentos representan los criterios de
auditora y los registros representan las evidencias de auditora. De la comparacin
de estos dos tipos de documentos se establecen los hallazgos de auditora, que
pueden ser fortalezas o debilidades del sistema.
Mejoramiento de procesos. La documentacin, nos permite mejorar los procesos
consistentemente. La documentacin debe servir a los procesos y no los procesos
servir a los documentos. Con esto llamo la atencin a no generar documentacin
que pueda entorpecer los procesos. Un proceso bien diseado debe tener un buen
flujo documental.
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Como recomendacin para llevar a cabo la verificacin de la conformidad de los
documentos:

Ser aprobados por una persona idnea al proceso antes de ser emitidos.
Estar debidamente identificados y legibles. La identificacin se puede hacer
mediante una codificacin que no induzca a errores.
Estar disponibles cuando se requieran.
Deben ser revisados y actualizados peridicamente.
Las modificaciones que se vayan a realizar deben ser identificadas al igual que el
estado de su revisin.
Estar vigentes para su utilizacin y as evitar documentos obsoletos en los procesos
que puedan inducir a confusiones.
Tener un tiempo de retencin (almacenamiento de la informacin generada).
Estar accesibles para su consulta.
Protegidos y seguros, para preservar la informacin de las condiciones ambientales
y de personas no autorizadas.
Los registros deben tener una disposicin final. Una vez se haya cumplido el tiempo
de retencin qu se va hacer con ellos.
Por ltimo, lo anterior debe estar documentado en procedimientos para su
aplicacin en el contexto de la Norma ISO 9001.