Tipos de datos en Excel

Todos los libros de Excel estn formados por hojas, cada una de las
hojas contiene ms de 17 mil millones de celdas y en cada una de esas
celdas podremos almacenar nuestros datos. Por esta razn es
importante conocer los tipos de datos que podemos ingresar en cada
una de las celdas de Excel.

Aunque pareciera sorprendente, cada celda de Excel puede contener

solamente tres tipos de datos:

1. Valores numricos
2. Texto
3. Frmulas

En esta leccin hablaremos de los primeros dos tipos de datos y

dejaremos el detalle de las frmulas para una leccin posterior.

Valores numricos en Excel

El primer tipo de dato que analizaremos sern los valores numricos los
cuales representan cantidades, montos, porcentajes, etc. Cuando
ingresamos un valor numrico en una celda el contenido ser alineado a
la derecha:

Un valor numrico puede tener un formato especial, es decir, Excel

puede desplegar el valor numrico de diferentes maneras. Por ejemplo,
en la siguiente imagen puedes observar que las columnas B y C tienen
los mismos valores numricos que la columna A pero son desplegados
de una manera diferente:

Es importante distinguir entre el valor de una celda y el valor desplegado

por la celda. En el ejemplo anterior las celdas de una misma fila tienen el
mismo valor pero son desplegados de manera diferente debido al
formato aplicado a la celda el cual modifica la apariencia pero no su
valor. Para este ejemplo el formato de las columnas B y C fue aplicado
utilizando la lista de formatos que se encuentra en la pestaa Inicio,
dentro del grupo Nmero.

Las fechas en Excel son nmeros

Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas y
que pueden desplegarse de diferentes maneras. En la siguiente imagen
puedes observar diferentes formatos que Excel puede aplicar a una
misma fecha:
Aunque cada celda muestra un formato de fecha diferente, en realidad
todas las celdas tienen el mismo valor. Una manera de conocer el valor
numrico de una fecha es cambiando el formato de la celda al formato
general. En la siguiente imagen he copiado los mismos valores de la
columna A en la columna B y he aplicado el formato General.

De esta manera podemos observar que la fecha 01/01/2013 es en

realidad el valor numrico 41275. La manera en que Excel calcula dicho
nmero es obteniendo la cantidad de das transcurridos a partir del 1 de
enero de 1900. Una manera de comprobar que la numeracin comienza
con esa fecha es ingresando el nmero 1 en una celda y posteriormente
cambiar su formato a Fecha y Excel desplegar el valor 01/01/1900
dentro de la celda.
La ventaja de manejar las fechas como valores numricos es que los
clculos entre fechas se facilitan mucho. De esta manera, al hacer la
resta de dos fechas Excel obtendr fcilmente la diferencia en das
porque en realidad estar haciendo una simple resta de valores
numricos. Es por esta razn que las fechas en s mismas no son un tipo
de datos en Excel, si no que pertenecen al grupo de datos numricos de
la herramienta.

Precisin de los valores numricos

En cuanto a los valores numricos en Excel 2013 tenemos una precisin
de hasta 15 dgitos, es decir, como mximo podemos tener un nmero de
15 dgitos. Por ejemplo, si ingresamos el nmeros 123456789012345 en
una celda, Excel lo guardar con la precisin indicada ya que el nmero
consta exactamente de 15 dgitos pero si agregamos un 6 al final del
nmero anterior para tener el valor numrico 1234567890123456
entonces Excel guardar dicho nmero con el valor 1234567890123450.

Aunque este tema podra parecer preocupante, la realidad es que muy

pocos usuarios de Excel tienen problemas con esta limitante porque
nunca llegan a manejar valores numricos que requieran ms de 15
dgitos.

Texto en Excel
El otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente
encontraremos en nuestras hojas de Excel ya que es utilizado para
indicar diversos tipos de datos como los nombres de empleados o
cdigos de clientes que necesitamos incluir para dar significado a otros
valores numricos de nuestra hoja.

Por texto entendemos aquellas cadenas que estn formadas por

caracteres alfanumricos y/o smbolos especiales. Una manera de
identificar fcilmente una celda con un valor de texto es porque dicho
valor se alinear de manera automtica a la izquierda. Inclusive, un valor
que comience por un nmero seguido de algunas letras es considerado
texto y por lo tanto estar alineado a la izquierda de cualquier celda. A
continuacin puedes observar algunos ejemplos de celdas que contienen
texto:
Formulas en Excel
A parte de los valores numricos y el texto, una celda de Excel puede
contener una frmula que no es ms que un conjunto de instrucciones
que manipularn los valores numricos o texto y nos devolvern un
resultado.

Ya que las frmulas son la base de Excel trataremos su uso en varias

lecciones posteriores. Por ahora solo debes recordar que una frmula
hace uso de los valores numricos y el texto para hacer algn clculo u
operacin y devolvernos un resultado que a su vez ser un valor
numrico o un texto.

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 4 ejemplos de utilizacin de validacin de datos con
frmulas
Ya sabes que la herramienta de Validacin de datos es de gran utilidad
para controlar y restringir la introduccin de datos y as, asegurarte de
que el libro de Excel funcione como debera.
El poder seleccionar los datos mediante un cuadro de lista, limitar la
cantidad de caracteres o evitar la introduccin de valores poniendo topes
mximos y mnimos son opciones fcilmente configurables que permiten
de forma rpida establecer los criterios que deseas. Pero la opcin
verdaderamente potente en el uso de la validacin de datos es la
posibilidad de utilizar frmulas para restringir los valores introducidos en
las celdas.

Te muestro varios ejemplos de utilizacin de la Validacin de datos con

frmulas:

Introducir slo valores nicos

Un uso muy comn pero til de la validacin con frmulas, se da a la
hora de evitar la introduccin de datos duplicados, ya que se trata de un
error bastante habitual. Por ejemplo, si te encuentras creando un registro
de proveedores y cada uno de ellos tiene un cdigo nico que le
identifica dentro de la empresa, puedes configurar la herramienta de
Validacin de datos para que al introducir por segunda vez el mismo
cdigo, aparezca un mensaje de error. Te imaginas la de errores que
puedes evitar?

Para aplicar esta validacin de datos en un rango de celdas o en una

columna completa, sigue los siguientes pasos:

1. Selecciona el rango de celdas que quieres validar. En este caso,

selecciona la columna A completamente.
2. Selecciona el botn Validacin de datos que se encuentra en el
grupo Herramientas de datos de la ficha Datos.
3. En el cuadro de dilogo Validacin de datos que aparece, selecciona la
ficha Configuracin, y en el cuadro desplegable Permitir, pulsa en la
ltima opcin (Personalizada).
En el cuadro Frmula debes introducir la funcin CONTAR.SI, que se
utiliza para contar el nmero de veces que aparece un valor especificado
como condicin en un argumento. Para este ejemplo, escribe la
frmula =CONTAR.SI(A:A;A1)=1, donde A:A es el rango de celdas
donde se aplicar la validacin, y A1 corresponde a la referencia de la
primera celda del rango seleccionado. Despus del parntesis de cierre,
se introduce =1, es decir, que el recuento de las celdas del rango A:A no
puede tener un resultado diferente a 1, porque significara que se ha
introducido el valor dos veces.

Exigir valores nicos de 7 dgitos

El tipo de datos personalizado (con frmulas), es el nico que te permite
establecer dos o ms criterios de validacin con una sola regla.

Si quieres rizar el rizo con el ejemplo anterior, puedes obligar al usuario a

que, adems de introducir un valor que no se haya introducido antes,
ste tenga una longitud de siete dgitos (ni seis ni ocho).

Siguiendo el ejemplo, en el paso 5 debes introducir la siguiente frmula:

=Y(ESNUMERO(A2);LARGO(A2)=8;CONTAR.SI($A$2:$A100;A2) <=1)
Como ves en la frmula anterior, puedes introducir ms de una
validacin: la funcin CONTAR.SI evita la introduccin de duplicados, la
funcin ESNUMERO evita la introduccin de texto y LARGO exige que el
valor introducido contenga exclusivamente nmeros.
Slo nmeros pares

Siguiendo con el ejemplo anterior, tambin es posible establecer que

solamente se puedan introducir como cdigo del proveedor, nmeros
pares. Para hacerlo sigue los tres primeros pasos del ejemplo anterior,
pero en el cuadro Frmula, debes escribir la
frmula =RESIDUO(A2;2)=0. Esta funcin calcula el resto de la divisin
del cdigo del proveedor entre dos. Si el resto es cero, significa que el
nmero es par.

Datos con condiciones

Si necesitas controlar la introduccin de datos dependiendo de los
valores de otras celdas, puedes crear diferentes tipos de listas en los que
los elementos de una lista dependan directamente del valor seleccionado
de otra lista. Observa el ejemplo:

En una agencia de alquiler de coches, existen tres marcas

disponibles: Ford, Renault y Toyota, cada una con sus respectivos
modelos diferentes.
En primer lugar, debes crear una tabla como muestra la siguiente
imagen:

Despus crea un nombre de rango para cada una de las marcas y

modelos. Por ejemplo, selecciona los modelos de la marca Ford (solo sus
modelos) y escribe la palabra Ford en el Cuadro de nombres. Repite el
procedimiento para cada una de las marcas.
A continuacin, selecciona la celda F4 donde se ubicar la validacin de
la marca. Pulsa en el botn Validacin de datos y en la seccin Permitir,
elige la opcin Lista. En el cuadro Origen, escribe o selecciona el rango
de celdas que contiene solamente las marcas. En este caso
ser =$A$1:$C$1. Cuando lo hagas, vers que en la parte derecha
aparece un pequeo cuadro con un tringulo que al pulsarlo se
despliegan las opciones seleccionadas.
Ahora selecciona la celda F5 y abre de nuevo el cuadro Validacin de
datos en la ficha Configuracin. Selecciona Lista del cuadro desplegable
Permitir y escribe la frmula =INDIRECTO($F$4). Utilizando la
funcin INDIRECTO como origen de datos y en referencia a la celda que
contiene las marcas de automviles, solo se desplegar la lista con los
modelos de la marca seleccionada previamente en la celda F4.

Existen multitud de usos para la herramienta de Validacin de datos.

Cmo la utilizas t?