122384-Manual Organizacion Actos

La organizacin de actos en las administraciones pblicas.
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PROGRAMACIN DEL CURSO
1.- Introduccin: el protocolo y la organizacin de eventos en el s. XXI ................ 4
2.- El Protocolo oficial en Espaa. .......................................................................... 11

a) Las precedencias de las autoridades oficiales
b) El protocolo en las comunidades autnomas
c). Precedencias de autoridades en un municipio
d) Reglamento Municipal de Protocolo, Honores y Distinciones
3.- Conceptos fundamentales en protocolo ............................................................ 22

a) El anfitrin
b) Presidencias de los actos
c) Precedencias y tratamientos
e) Smbolos oficiales. Bandera, escudo e himno
f) Las invitaciones
g) Las confirmaciones
h) La taquilla
i) La ordenacin de los invitados
j) Las comidas. Tipos de mesas
4.- Tipos de actos protocolarios ................................................................................ 56

a) Los actos oficiales y sus clases
b) Actos oficiales y actos privados
5.- Planificacin y organizacin de los actos ............................................................ 59

a) Planificacin de los actos
a.1. Anlisis precio
a.2. Elaboracin del programa
a.3. Partes del programa
a.4. Envio del programa
a.5. Nuevas tecnologas aplicadas a los eventos
a.6. La accesibilidad
a.7. El Catering
a.8. La seguridad
b). Organizacin de los actos
b.1. Fase de organizacin
b.2. Fase de ensayos
b.3. Fase de ejecucin

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b.4. Fase de valoracin
6.- Protocolo y comunicacin. ................................................................................. 81

a) Condenados a entendernos
b) Elementos bsicos que debemos conocer
b.1.Los redactores
b.2. La nota de prensa
b.3. El dossier de prensa
b.4. La rueda de prensa
b.5. Fotgrafos, cmaras, tcnicos
b.6. La iluminacin y el sonido
C) A tener muy en cuenta con los medios de comunicacin
7.- Actos protocolarios ms habituales en las administraciones pblicas ................. 93

a) Visitas institucionales.
b) Colocacin de primeras piedras
c) Inauguracin de una obra o instalacin
d) Presentacin de nuevo servicios
e) Recepciones oficiales
f) Firma de convenios
g) Entrega de premios
h) Acto de nombramiento de Hijo Predilecto (adoptivo) de la ciudad
i ) Pleno de investidura de la Corporacin Municipal
j) Luto municipal
k) Fiestas tradicionales
l )Hermanamiento entre ciudades
ll) Las bodas civiles
m) Eventos especiales
8.- Los departamentos de protocolo institucionales. ........................................... 109

a) Situacin actual
b) Perfiles profesionales de protocolo institucional
9.- La renovacin de los actos institucionales .................................................... 115

a) Situacin actual
b ) El futuro del sector

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1.- Introduccin
PROTOCOLO: Conjunto de normas, tcnicas, costumbres y tradiciones mediante las
cuales organizamos cualquier tipo de evento, oficial y no oficial, de acuerdo a la
consecucin de unos objetivos
Los profesionales de protocolo y eventos nos encontramos en una difcil encrucijada.

Por un lado, la sociedad en su conjunto nos asocia a gastos innecesarios (comidas,
ccteles, regalos, viajes, etc.). Algo que por otra parte no es estrictamente protocolo,
sino gastos de representacin, en los que su mayor parte los profesionales no tenemos
competencia alguna.
Por otra parte, la misma sociedad considera el protocolo como algo propio de familias
reales, poder, jerarqua, etiqueta, saber estar, glamour, azafatas, corbatas, trajes largos
y un sinfn de conceptos parecidos.
Existe en la sociedad un gran desconocimiento de lo que es la profesin de protocolo y

eventos, del importante trabajo que realizan sus profesionales, que son los primeros en
tratar de conseguir que la organizacin de un evento o la atencin protocolizada de
una institucin pblica o privada no sean un gasto, sino una inversin, repercutiendo
en la proyeccin de imagen y marca o sencillamente de beneficios. Incluso, gracias a su
participacin, el desembolso que genera se reduce notablemente.
Por otra parte, el sector vive un momento determinante y esperanzador. Desde el ao

2010 se imparte el Grado Oficial de Protocolo y Organizacin de Eventos en la
universidades espaolas. La primera fue la Camilo Jos Cela, le sigui la Miguel
Hernndez de Elche, la Universidad Europea de Madrid y el pasado ao 2015 la
Universidad Juan Carlos I, de Madrid.
Adems, el sector de la organizacin de eventos es uno de los principales sectores que

aportan al Producto Interior Bruto espaol. No olvidemos que el mercado de
reuniones, congresos, convenciones, etc., es muy importante en la economa general
de nuestro pas y de nuestras ciudades. Espaa es destino preferente en este tipo de

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eventos y quienes los organizan son profesionales. Y Espaa cuenta con un buen
plantel de profesionales.
Esta profesin, dej de ser una mayordoma hace mucho tiempo para convertirse en
una cantera de autnticos profesionales de la organizacin, preparados
adecuadamente, con unos estudios oficiales que les respaldan y les dan el valor
aadido acadmico y cientfico. Es necesario hacer saber que protocolo no es igual a
gasto, o a recorte en tiempos de crisis. El buen profesional tiene la creatividad
suficiente para saber ajustar objetivos, medios y presupuestos. Ponemos mucho en
duda que eso lo puedan lograr personas ajenas a la profesin que a modo de intrusos
se cuelan en nuestro sector y lo daan ferozmente.
Por eso, conscientes de que la profesin de Tcnico en Protocolo y Eventos es esencial

en la economa de nuestro pas, en las relaciones sociales, empresariales,
institucionales e internacionales, en la bsqueda y captacin de nuevos negocios y
mercados, es importante demostrar a la sociedad en general la importancia que tiene
nuestra profesin en las relaciones diarias de las instituciones pblicas y de las
empresas.
Una empresa con un buen servicio de protocolo y eventos est invirtiendo para
obtener beneficios, y en el caso de una institucin pblica, para romper con la lejana
que a veces muestra con respecto a quienes sirve.
Pero tenemos que ser realistas. La crisis econmica y poltica que vive nuestro pas, ha
sacudido tambin a los tcnicos de protocolo, responsables de organizar actos en las
instituciones pblicas y empresariales.
Cambios en las instituciones oficiales
Carlos Fuente, Director del Instituto Universitario de Protocolo de la Universidad

Camilo Jos Cela y uno de los mejores especialistas en Protocolo de Estado, analizaba
recientemente la situacin que vive el protocolo en las instituciones oficiales:
En su opinin, en Espaa, el protocolo oficial en su sentido tradicional, agoniza como

nomenclatura. Ello puede deberse a que dichas instituciones ignoran conscientemente,
en un alto porcentaje, las normas de obligado cumplimiento que exige el protocolo
como tal.

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Este prestigioso especialista indica que en la Casa Real, los poderes del Estado, los
gobiernos autonmicos, locales y provinciales , el protocolo ha experimentado un
cambio de profundidad: ha pasado de ser el conjunto de normas reguladas por leyes,
decretos o reglamentos (o manuales y procedimientos en el mbito privado) y reglas
sobrevenidas de la tradicin o costumbre, as como de procedimientos con sentido
institucional (aceptado hasta no hace mucho como de obligado cumplimiento), para
convertirse en el papel mojado que es necesario obviar para que cada cual interprete la
norma o sencillamente la vulnere para beneficiar a su entidad. El vale todo se ha
impuesto , y siempre se alega la excusa perfecta para justificar la aplicacin de un
protocolo al uso en lnea con los objetivos de un evento.
El se pregunta: vale todo para lograr los objetivos del organizador? Se puede hacer
un protocolo oficial ad hoc en las instituciones pblicas, por ejemplo? Se puede
incumplir una norma estatal porque alguien entienda que hacerlo mejora su proceso
comunicativo?
Quienes habitualmente seguimos la actualidad y estamos atentos a los medios de

comunicacin y a las redes sociales, nos encontramos cada da con mltiples casos, y a
los ms altos niveles, en los que se incumplen las normas: banderas mal colocadas,
ordenaciones de autoridades disparatadas, invitaciones defectuosas, presidencias
inadecuadas, uso equivocado de himnos nacional, cortesas de cesin o no cesin
impropias, lneas de recibimiento absurdas y as un largo etctera,
Es probable que con las actuales normas sea necesario saltarse numerosas de ellas,
porque estn obsoletas, pero no es mejor actualizarlas? Si, pero ningn poltico quiere
hablar de ello. Est mal visto legislar sobre protocolo.
Si nuestra profesin (la estrictamente protocolaria) pasa del cumplimiento de las

normas vigentes (porque se lo exijan o por iniciativa propia), si no se respetan, en qu
situacin queda el protocolo? No vale como excusa sealar que al fin y al cabo lo
importante es que el evento salga bien, porque aadira de inmediato que por
supuesto es fundamental que sea exitoso, pero tambin que se cumplan las normativas
vigentes (o sino que se supriman o cambien, pero no puede admitirse que aquellas
sean utilizadas segn el capricho del organizador).

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Carlos Fuente considera que la nueva clase poltica y empresarial, en estos momentos,
huye conscientemente de la expresin protocolo, porque recuerda alejamiento, poder,
enquilosamiento, antigedad, clasicismo, casposidad, encorsetamiento, falta de
naturalidad y sencillez y estrechamiento de miras... Y tras algunos escndalos muy
sonados, el protocolo se ha asociado a procesos de corrupcin, desviacin de fondos o
gastos innecesarios y excesivos, lucrativos en ocasiones y, por supuesto, prescindibles.
Hay quienes, incluso, hacen del recorte del mal denominado protocolo, campaa de
mejoramiento de su imagen personal y poltica .
Mara de la Serna Ramos, profesora de la Escuela Internacional de Protocolo de

Madrid, ex jefa de protocolo del Ministerio de Justicia presentaba su ponencia La
organizacin de eventos es el futuro en las VI Jornadas de Protocolo celebrada sen
Yecla el pasado mes de abril de 2015
Mara hizo un repaso por la situacin actual del mundo de la organizacin de actos,
destacando las siguientes claves:
asociaciones cada vez ms fuertes;
tecnologa en la organizacin;
herramientas aplicaciones- para facilitar el trabajo;
transmisin de los eventos por mil caminos diferentes streaming, YouTube,

facebook, Twitter.-;
nuevos formatos en los eventos, ms ajustados a las necesidades concretas de

cada uno de ellos; el uso del evento como forma de comunicar..
profesionalizacin a marchas forzadas en mbitos antes no imaginables!
Se pregunt dnde quedaba el tcnico de protocolo el que trabaja en las instituciones

del estado, en ayuntamientos, comunidades autnomas, delegaciones de gobierno,
diputaciones-el que da la cara todos los das ante a su jefe, ante las empresas que
patrocinan los actos y quieren su minuto de gloria, ante la prensa dentro de este
mundo de macroeventos tecnificados y tecnolgicos.

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En su opinin, est solo, indefenso: sin apoyo institucional. Por eso plantea la
necesidad de asociaciones, gente unida. Y movernos: no podemos quedarnos quietos
a ver si escampa y propone trabajar en cuatro areas:
formacin en protocolo reciclaje incluido-;
acceso justo y por mritos a lo puestos de trabajo;
difusin de la profesin, del protocolo y sus utilidades por cualquier medio
y modernizacin: hay que darle un buen repaso a las habilidades del

protocolero y formarle para lo que un organizador de actos considera un
mnimo.
Deca Maria que No se trata de organizar una toma de posesin de un alcalde como si
fuera la entrega de los Oscars: se trata de ir dndole otro aire, para lo que necesitamos
investigar, trabajar, estudiar orgenes y futuros, buscar la manera de utilizar otras
herramientas y mucha pedagoga. Hay que empezar a pelear los actos propios y darles
otro aire. Y trabajar en todas esas reas propias que no podemos olvidar que son la
base de nuestro trabajo y sacudirles el polvo de los siglos.
Mara est segura de que hay futuro en la organizacin de eventos, pero para estar ah
y no perder el tren hay que estar preparados e ir juntos de la mano: hay sitio para
todos. Viejos y jvenes; antiguos y modernos. El protocolo tiene que ser un valor
aadido al organizador, por s mismo, con peso, proyeccin y futuro
Terminare esta parte introductoria con algunas reflexiones particulares, que tiene que
estas asociadas a mi experiencia de casi 27 aos en la administracin municipal.
La Asociacin Espaola de Protocolo (AEP) a la que pertenezco formando parte de la

Delegacin Territorial en la Regin de Murcia realizaba recientemente una llamada de
atencin ante el preocupante situacin de muchos profesionales de protocolo de la
administracin pblica y el ataque continuado al que someten a estos departamentos
en su conjunto.
Es indudable que vivimos momentos complicados tambin en la administracin

pblica. La crisis econmica se ha cebado, entre otros, con los gastos de destinados a la

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organizacin de actos protocolarios (no confundir con gastos de representacin) como
antes indicaba.
Algo absolutamente injusto, si tenemos en cuenta que la organizacin de estos actos

genera trabajo para las empresas que intervienen en la produccin y ejecucin de
estos actos (tcnicos de sonido y luminotecnia, mantenimiento, empresas grficas y de
rotulacin, carga y descarga, auxiliares de protocolo, seguridad)
Por otra parte se recortan sueldos, se quitan complementos de productividad, se

despiden a magnficos profesionales, En otros casos, la jubilacin de determinados
profesionales, supone la amortizacin de su plaza, o se contratan externamente los
servicios de protocolo.
La situacin, ms que un problema de personas, obedece ms bien a un cambio muy

importante en la forma en que se comienza a concebir el Protocolo como algo que hay
que hacer a la medida, aprovechando la coyuntura econmica actual.
El caso es que han aumentado el nmero actos. Solo basta echar un vistazo al nmero
de eventos de todo tipo que se producen anualmente en Yecla. Mis compaeros de los
medios de comunicacin saben muy bien que es as, porque lo sufren.
Y para estos actos, se cuenta con un presupuesto tan limitado en algunas ocasiones,
que el organizador ganara ms no organizndolos, ante la psima imagen que
trasmiten.
La presencia de los profesionales de protocolo resulta fundamental para conseguir un

correcto desarrollo del evento previamente planificado, coordinando los diferentes
profesionales que intervienen, atendiendo a los medios de comunicacin, a las
autoridades y especialmente procurando que los invitados se encuentren a gusto. Si
todo funciona, logramos articular una potente herramienta de comunicacin,
fundamental para la imagen de la administracin municipal que lo organiza.
Pero adems tenemos que reivindicar la importancia de contar con buenos

profesionales que ayuden a organizar racionalmente los actos, lo que supone tambin
muchas veces menos gastos. Y que estos actos cumplan con uno de sus grandes
objetivos: romper la lejana con los ciudadanos a los que sirven.

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Los eventos, sean institucionales, oficiales, particulares, empresariales, ... son
competencia de estos profesionales debidamente formados y reglados.
Nos instruimos, entre otras cosas, en comunicacin corporativa, en herldica, en
vexilologa, en oratoria, en historia, en marketing, en psicologa social, negociacin
internacional, instituciones, ... y por supuesto en protocolo militar, eclesistico,
empresarial, deportivo, en etiqueta e imagen, restauracin y ctering,...

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2.- El protocolo oficial en Espaa
El Protocolo Oficial de Estado, en cualquier pas, se basa en dos fundamentos
esenciales:
la normativa legal vigente, ya sea de carcter nacional, regional o autonmico o

local
las costumbres y tradiciones inveteradas.
La parte reglada se sustenta en los contenidos de la Constitucin Espaola de 1978,

que consagra un sistema y unas instituciones que han de tener su fiel reflejo en el
entramado normativo que afecta a la organizacin de los actos oficiales y las
precedencias de sus autoridades.
En todo caso, cuando hablamos de normas jurdicas o de legislacin protocolaria, nos

referimos a aqullas que, como ya se ha dicho, estn incluidas en textos legales cuya
caracterstica es la obligatoriedad y exigibilidad del cumplimiento que se impone a sus
destinatarios, sean personas privadas o pblicas.
Precisamente, una de las caractersticas de las normas jurdicas en el campo del
protocolo es que sus destinatarios son, normalmente, los entes pblicos, que se ven
obligados a respetarlas.
Otra caracterstica de las normas jurdicas es la importancia que tiene la determinacin
de su mbito material de aplicacin, de forma que si sus destinatarios son,
generalmente, los entes pblicos, de ello deriva que su aplicacin obligatoria quede
limitada a los actos oficiales del sector pblico, sin perjuicio de que puedan servir para
ofrecer pautas a la organizacin de actos privados en los que participen representantes
de los poderes pblicos.
Por ltimo, se trata de un conjunto de normas de muy variada naturaleza, susceptibles
stas, en una perspectiva acadmica, de ser agrupadas en distintos bloques.
Por razn del ente territorial del que emanan, cabe distinguir:
- Normas estatales, que son las creadas por las instituciones del Estado con capacidad
normativa (Cortes Generales, Gobierno).
- Normas autonmicas, que son las creadas por los rganos autonmicos con similar
capacidad (asambleas legislativas de las comunidades autnomas, consejos de
Gobierno).
La organizacin de actos en las administraciones pblicas 11

Normas locales, que son las emanadas de los entes locales: ayuntamientos,
diputaciones y cabildos o consejos insulares en las Islas Canarias y Baleares.
- Normas de derecho comunitario europeo, que sern aquellas normas de protocolo

creadas por las instituciones de la Unin Europea.
- Normas internacionales contenidas en acuerdos o tratados internacionales o en las
normas internas de organizaciones internacionales de las que Espaa sea parte (ONU,
Consejo de Europa, OTAN, etc.).
Y, por razn de su mbito de aplicacin, se podr distinguir entre aquellas normas de
protocolo aplicables a actos pblicos oficiales (ejemplo: el Real Decreto 2009/1983, de
4 de agosto, por el que se aprueba el Ordenamiento General de Precedencias del
Estado) y otras dirigidas tanto a las instituciones como a los particulares (ejemplo: el
Real Decreto 1368/1987, de 6 de noviembre, sobre Rgimen de Ttulos, Tratamientos y
Honores de la Familia Real y de los Regentes).
Es conveniente recordar previamente la importancia que en materia de protocolo
tienen hoy los usos y costumbres inveterados, que alcanzan en el protocolo oficial de
Estado rango de norma, aunque en ocasiones tengan que adaptarse a las
circunstancias de los tiempos y su evolucin.
Si un ayuntamiento, la Junta de Portavoces se situa tras el alcalde desde hace ms de
30 aos,lo normal es que siga hacindolo aunque la legislacin no contemple su figura
en las precedencias oficiales. La costumbre no tiene que ver slo con la ordenacin de
autoridades o invitados, sino con los recibimientos y con el propio ceremonial. Si en
una zona es costumbre o tradicin un hecho vinculado a un acto, no debe modificarse
sustancialmente por la circunstancia de que asista un jefe de Estado.
El que la costumbre tenga rango de norma no slo es algo de sentido comn, sino que
la propia normativa espaola la consagra a la hora de establecer las precedencias. As,
el Real Decreto 2099/83 sobre la Ordenacin General de Precedencias en el Estado
(que analizaremos ms adelante) establece en su artculo 5, apartado 2, lo siguiente:
En los actos oficiales de carcter general organizados por las comunidades autnomas
o por la administracin local, la precedencia se determinar prelativamente, de
acuerdo con lo dispuesto en el presente Ordenamiento, por su normativa propia y, en
su caso, por la tradicin o costumbre inveterada del lugar.
Abunda ms el Real Decreto en la cuestin al referirse tambin a los actos oficiales de
carcter especial. En su artculo 6 dice: La precedencia en los actos oficiales de
carcter especial se determinar por quien los organice, de acuerdo con su normativa

especfica, sus costumbres y tradiciones y, en su caso, con los criterios establecidos por
el presente ordenamiento.
Las tradiciones son para respetarlas, pero no para jugar con ellas buscando la
aplicacin de aquello que ms pueda interesar al anfitrin. Las tradiciones, en lo que se
refiere a la asignacin de puestos para invitados, han de ser sensibles a la
incorporacin de nuevos cargos creados con posterioridad, sin que ello represente la
prdida de puesto para nadie.
Especial consideracin debe tenerse con los cargos autonmicos. Dado que la Espaa
de las autonomas es un fenmeno relativamente moderno, en muchas tradiciones
populares no se contempla el puesto para el presidente regional o sus consejeros, salvo
en algunas nacionalidades histricas. Sin embargo, el sentido comn apunta que si el
presidente de la Regin de Murcia acude a una fiesta tradicional no se le puede orillar
en el protocolo por el hecho de que sea la primera vez que acude. Habr que buscarle
un lugar de honor sin que interfiera en el protocolo tradicional.
Si las tradiciones son importantes en esta disciplina, tambin lo son en el ceremonial.
Deben respetarse las mismas en el diseo y celebracin de los actos, con
independencia de las circunstancias y de los invitados. stos deben amoldarse a las
costumbres del pueblo del anfitrin y mostrar su continuo respeto. Incluso si un
forneo organizase un acto en una zona donde existen determinadas costumbres, el
sentido comn obliga a respetarlas o a tenerlas en cuenta, con independencia de que
tambin se puedan desarrollar otras propias de los organizadores.
Por ello, un experto en protocolo debe conocer en profundidad las tradiciones o

procurarse su conocimiento cuando viaja a municipios, regiones o pases distintos. En
ocasiones, no respetar una tradicin puede entenderse como una descortesa y sta
provocar una prdida de confianza o de amistad. Ms de un negocio ha perdido algn
empresario por pasar por alto este pequeo detalle. Y lo mismo ocurre en la
diplomacia.
a) Las precedencias de las autoridades oficiales.
l Real Decreto 2099/83, de 4 de agosto, sobre Ordenacin General de Precedencias

en el Estado
En todo el territorio espaol, el protocolo de la vida oficial, a efectos de ordenacin de

autoridades, se rige por el Real Decreto 2099/83, de 4 de agosto, sobre Ordenacin
General de Precedencias en el Estado y para los actos por ellas promovidas por los

decretos o reglamentos de las comunidades autnomas y administraciones locales.
Aqulla es la norma nacional bsica a la que se atendrn todos los actos oficiales, ya
sean de carcter general o especial.
Para Carlos Fuente, los puntos clave de este decreto podemos resumirlos en los
siguientes conceptos:
Mayor valencia a las investiduras electivas y de representacin que a las

definidas por designacin.
Mayor reconocimiento a las instituciones del mundo de la cultura.
Cre la Jefatura de Protocolo del Estado (en la actualidad inactiva) encargada de

aplicar las normas del mencionado ordenamiento.
Divisin de actos oficiales en generales y especiales.
La presidencia ser ocupada por la autoridad que organiza el acto.
Confiere mayor prelacin a la autoridad de la propia residencia.
Legaliza los usos y costumbres.
Establece tres rangos de ordenacin: el individual o personal, el departamental

y el colegiado.
No se reconoce la precedencia a la autoridad que se representa (sustituciones).

Establece el ordenamiento, tanto en actos celebrados en la Villa de Madrid,
como en las comunidades autnomas.
Los presidentes de las autonomas se ordenarn de acuerdo a la antigedad de

la publicacin oficial del correspondiente Estatuto de Autonoma y, en su caso,
por la antigedad de los presidentes.
El Alto Personal que acompaa a SS.MM. los Reyes en actos oficiales se situar
en un lugar especial prximo a las reales personas, pero sin interferir el orden
general y de precedencias.
Frente a estas situaciones, los expertos y profesionales vienen reclamando

sistemticamente en los ltimos aos una actualizacin de esta norma, que en su da
fue calificada como positiva, pues aport paz protocolaria.

Hoy nadie pone en duda esta necesidad ante el desarrollo de la Espaa autonmica y la
aparicin desde 1983 de nuevos cargos, en algunos casos de gran relevancia en su
territorio. Ello origina constantemente tensiones organizativas y enfrentamientos
institucionales.
Alcance de la normativa
El Real Decreto 2099/83, de 23 de agosto estipula claramente que el alcance de sus
normas queda limitado a los actos estrictamente oficiales, por lo que slo es de
aplicacin para los promovidos por las autoridades y sus instituciones.
Este matiz es importante, pues la ordenacin fuera de este marco no tiene por qu
responder a este criterio, aunque los profesionales aconsejen que en los actos de
carcter no oficial se apliquen para las autoridades estas ordenaciones en seal de
respeto y cortesa y como una forma idnea para evitar conflictos por la posicin. Pero,
en cualquier caso, en este campo las personalidades no podran exigir un sitio
determinado, responsabilidad que corresponde exclusivamente al anfitrin.
En su artculo 2 responsabiliza a la hoy desaparecida Jefatura de Protocolo del Estado
(cuyas competencias ha asumido el director del departamento de Protocolo de la
Presidencia del Gobierno) de la aplicacin de estas normas y al servicio de protocolo
del Ministerio de Asuntos Exteriores (en coordinacin con aqul) de determinar la
precedencia entre los representantes diplomticos, autoridades, personalidades,
corporaciones o colegios de instituciones, espaoles o extranjeros, que asistan a actos
pblicos de carcter internacional, a celebrar en Espaa o en otros pases, organizados
por el Estado, as como la precedencia entre la precitada concurrencia cuando asista a
cualquier acto pblico que, no estando directamente organizado por el Estado, tenga
especial relevancia y significado para las relaciones exteriores de Espaa. En este
ltimo caso, el Ministerio de Asuntos Exteriores actuar en coordinacin con la entidad
organizadora.
B) El protocolo en las comunidades autnomas se rige fundamentalmente por las

disposiciones de carcter nacional, las normas propias elaboradas por sus respectivos
Gobiernos o Asambleas Legislativas y por las costumbres y tradiciones propias de cada
regin. A todos los efectos la ordenacin de autoridades en los actos convocados por
las comunidades autnomas debe respetar el Real Decreto 2099/83 sobre Ordenacin
General de Precedencias en el Estado, si bien en el captulo II, artculo 5, apartado 2, se
seala que los en los actos de carcter general organizados por las comunidades

autnomas o por la Administracin Local, la precedencia se determinar
prelativamente, de acuerdo con lo dispuesto por el presente ordenamiento, por su
normativa propia, o en su caso, por la tradicin o costumbre inveterada del lugar.
Teniendo en cuenta esta precisin, las comunidades autnomas tienen competencias
para elaborar sus propias normas internas acerca de las precedencias oficiales, siempre
y cuando no se regule o modifique lo dispuesto para las autoridades que no
corresponden a la comunidad.
Normativas autonmicas.
Regin de Murcia Decreto 37/1992, de 23 de abril, por el que se establece el rgimen

de precedencias de autoridades e instituciones de la Comunidad.
- En la Regin de Murcia, el Decreto 37/1993 solo ordena a las autoridades

autonmicas para sus propios actos. Si asisten representantes de administracin local,
se les aplica el RD de Precedencias del Estado.
Por tanto, estamos ante una normativa claramente insuficiente. Apenas 5 artculos, en
los que habla de las precedencias internas de las autoridades regionales y de como se
aplica esta precedencia cuando aparecen representantes de la asamblea regional en un
acto.
El articulo 5 indica que el Gabinete de Protocolo y Relaciones Publicas del gobierno

regional, se encargara de la aplicacin en lo dispuesto en este decreto.
Precedencia de la entidad local en normativa local o autonmica
Normativa nacional. El real Decreto 2099/83 de precedencias del Estado establece que
Los alcaldes, aparecen en el puesto 19(articulo 12). Si solo asisten autoridades

regionales, ser el puesto 4
Los tenientes de alcalde, del lugar en el que se celebra el acto, ocupan el puesto
46(segn articulo 12)
Los concejales, si asisten en representacin del alcalde, aparecen en el mismo

nivel que los tenientes de alcalde

La Corporacin Municipal del Ayuntamiento de la localidad donde se celebra el
acto, si se ordena colegiadamente, en el puesto 13
Como todos sabemos, el Real Decreto de Precedencias del Estado de 1983, solo
contempla la figura del Alcalde y de los tenientes de alcalde. Por tanto, de poco nos
sirve en nuestro trabajo diario a la inmensa mayora de los ayuntamientos espaoles.
Sabiendo el puesto que ocupa el Presidente de la Comunidad, los consejeros del

Gobierno Regional, el Delegado del Gobierno y presidente y diputados de la Asamblea
Regional, no hace falta nada ms, para los escasos actos protagonizados en nuestro
municipio por estas autoridades regionales.
En este punto es importante demandar una urgente actualizacin de la normativa

oficial de protocolo, que ha quedado claramente desfasada. Especialistas en la materia,
como Carlos Fuente, ha propuesto elaborar una Ley de Protocolo y Honores del Estado
de Espaa que contemple una actualizada normativa a todos los niveles.
C) Precedencia de autoridades en un municipio
La ordenacin de autoridades en un municipio cuenta con pocas reglas en la normativa

vigente, pues las contenidas en el Real Decreto de Precedencias, slo descienden hasta
el nivel de teniente de alcalde y no habla de autoridades civiles de menor rango que las
provinciales, pero que existen en muchos municipios espaoles. Estos datos y el
precepto de que el Alcalde preside los actos en el trmino municipal, a que se ha
hecho antes alusin, son todo el bagaje con que contamos para establecer un sistema
de precedencias propios
Como todos sabemos, el Real Decreto de Precedencias del Estado de 1983, de poco
nos sirve en nuestro trabajo diario a la inmensa mayora de los ayuntamientos
espaoles.
A nuestro entender, el orden de precedencias podra establecerse atendiendo a dos

circunstancias:
PRIMERA, utilizando el orden de prelacin que debe darse dentro de las propias
Corporaciones municipales, segn establece la propia normativa de rgimen local. Es
el siguiente:

1. Alcalde.
2. Tenientes de alcalde, por su orden.
3. Portavoces de grupos polticos.
4. Concejales de la Junta de Gobierno, por orden de nombramiento.
5. Concejales del grupo de gobierno, por su orden electoral.
6. Concejales de los dems grupos, por su orden electoral.
7. Secretario, Interventor y Depositario.
8. Directores y Gerentes de Patronatos y Empresas municipales.
Este orden no es necesariamente el nico, como lo atestigua el hecho de que muchos

Ayuntamientos han optado por soluciones distintas, dando preferencia a los miembros
de la Comisin de Gobierno y a los Concejales delegados, en base a que en el
Ordenamiento General los cargos ejecutivos tienen preferencia frente a los que
realizan tareas de control.
SEGUNDO, aplicando por analoga los preceptos del Ordenamiento General, lo cual no
ser fcil.
Combinando estos datos con los que hemos dicho que facilita el Ordenamiento, la
precedencia en cualquier municipio sera as:
1. Alcalde.
2. Diputados y senadores por la provincia, que residan en el municipio.
3. Juez de primera instancia e instruccin.
4. Tenientes de alcalde.
5. Comandante militar (o autoridad militar de Marina o area local).
6. Representantes consulares extranjeros.
7. Concejales (por el orden de la clasificacin anterior).
8. Secretario del Ayuntamiento.

PRECEDENCIAS DE UN ACTO EN CUALQUIER MUNICIPIO DE LA REGIN
Segn R,D. 2099/1983 de Precedencias del Estado
- Rey o Reina
- Princesa de Asturias
- Presidente del Gobierno
- Vicepresidentes del Gobierno
- Presidente de la Comunidad Autnoma
- Ministros del Gobierno
- Presidente de la Asamblea Regional
- Delegado del Gobierno
- Alcalde
- Secretarios de Estado
- Consejeros del Gobierno Regional
- Miembros de la Mesa de la Asamblea Regional
- Presidente y Fiscal del Tribunal Superior de Justicia de Murcia
- Directores Generales
- Diputados y Senadores por la Provincia
- Rectores de Universidad(antes U.Murcia que UCAM)
- Presidente Audiencia Territorial
- Gobernador Militar y Jefe Sector Naval y Aereo
- Tenientes de Alcalde

Tratamientos en las Corporaciones Municipales
La normativa actual (en concreto articulo 19 del Texto refundido de Rgimen Local),
establece que los alcaldes de
Madrid, y Barcelona tienen el tratamiento de Excelentsimo.
Los de capitales de provincia, Ilustrsimos
El resto, Seorias.
No confundir con el trato que tienen los ayuntamiento. Si un Ayuntamiento es

Excelentisimo, su alcalde no es excelentsimo
D) Reglamento de Honores y Distinciones.
Se trata de una facultad reconocida a los Ayuntamientos por parte del

Reglamento de 28 de noviembre d e1986 de Organizacin, Funcionamiento y Rgimen
Jurdico de las Entidades Locales. Permite regular la concesin de especiales
merecimientos o servicios extraordinarios prestados al municipio por personas,
entidades o instituciones.
Estos reglamentos debe de establecer criterios de ponderacin y prudencia para la

concesin de estas distinciones, que aseguren una mayor unanimidad social. Por eso se
establece las normas y el procedimiento de concesin de estas dinticiones.
Tambin pueden servir para reglamentar el uso de sus smbolos(escudos, banderas,

pendon)y establece el ceremonial a seguir en cada acto.
En muchos ayuntamientos este reglamento se complementa con normas de

protocolo y ceremonial que permite ver el tratamientos de las autoridades
municipales, su asistencia a los actos, el orden de precedencia interna de la
Corporacin,

Por tanto un reglamento muy til y debera ser obligatorio en todos los
ayuntamientos. Solucionara todo lo que el RD precedencias no soluciona. Establece
unos criterios objetivos y facilita asi el trabajo de los responsables de protocolo
municipal.

3.- Conceptos fundamentales en protocolo
a) El anfitrin
Junto al invitado de honor, el anfitrin es una de las figuras clave en protocolo. Ocupa
un lugar especfico en los actos que organiza (preside o inmediatamente al lado del que
preside), recibe a todos los invitados, facilita las presentaciones entre los invitados que
no se conocen, se ocupa de todo el operativo de la organizacin, enva las invitaciones
y dispone el protocolo general de los asistentes en un acto. Debe saber desenvolverse
en los actos, procurando integrar a todos los invitados y evitando al mismo tiempo ser
excesivamente el centro del acto.
As lo disponen las costumbres y las tradiciones, y as lo eleva a rango de norma para

los actos oficiales el Real Decreto 2099/83 sobre Precedencias generales del Estado.
Actualmente, muchos jefes de protocolo optan por situar a ste en el siguiente puesto
(nmero 2) con independencia del tipo de presidencia que se adopte. Argumentan al
respecto que slo se cede una vez la presidencia y, por lo tanto, slo se cede un sitio.
Otros consideran errneo que el anfitrin deba ceder obligatoriamente o hacerlo
voluntariamente, y que slo se ceda una vez.
Un Jefe de Estado preside siempre los actos en su territorio, pues se considera que en
su pas es como si estuviera en su propia casa. Por extensin y por lgica se interpreta
lo mismo para los presidentes de las comunidades autnomas en su regin y para los
alcaldes en su municipio, ello sin perjuicio de que en razn de la asistencia de
autoridades de mayor rango sean stas las que ocupen la presidencia.
Nadie puede obligar a un anfitrin a ceder su puesto de presidencia. Otra cuestin es

que la lgica haga aconsejable tal hecho (por ejemplo el alcalde una ciudad cuando
acude el Presidente de la Regin a su ciudad).
Por lo tanto en estos casos, u otros similares, ms que una cesin obligada estaramos
ante una cortesa obligada en lo moral y en la costumbre. Como tambin parece
obligado en lo moral que si en un acto privado invitamos a una autoridad de realce le
ofrezcamos un tratamiento especial que seguramente lleve parejo la cesin de la
presidencia.

Los pseudoanfitriones
Tambin existen los llamados pseudoanfitriones, trmino que hace referencia al dueo
del lugar donde se celebra el evento, pero sin que l sea el convocante. Nos
encontramos en muchos eventos, por ejemplo, al alcalde que tras haber cedido una
instalacin municipal a una entidad para celebrar un evento, en caso de asistir, termina
por reclamar la presidencia, o en el mejor de los casos, un puesto ms avanzado de lo
que le correspondera, cuestin con la que no estamos de acuerdo, salvo que se trate
de una deferencia por parte de los autnticos anfitriones.
Eso s, se le podr conceder un tratamiento mejor a la hora de protocolizar los asientos,

reservar un palco especial para la corporacin municipal, estar en lugar preferente en
una lnea de saludo si acudiera una autoridad de mayor relevancia o acciones similares.
Pero a quien corresponde la presidencia del evento es al mximo representante de la
entidad organizadora.
Quedan fuera de esta responsabilidad los actos oficiales de carcter general, por
cuanto que la ordenacin de las autoridades asistentes a los mismos debe de hacerse
cumpliendo exquisitamente los criterios establecidos en la citada norma.
En los actos no oficiales, el anfitrin dispone a los invitados de acuerdo a sus propios
criterios y en virtud al tipo de acto y filosofa, procurando siempre no vulnerar el orden
entre las autoridades establecido en aquel decreto o en las normativas a tal efecto
dispuestas por otras instituciones regionales o locales.
Son muchas las tareas o misiones que tiene un anfitrin en un acto. Todas ellas pasan
por el cumplimiento de los objetivos que se proponen, el trato amable a los invitados,
la constante atencin a los mismos, el cumplimiento del programa previsto, el respeto
hacia los invitados y sus circunstancias, la integracin de todos y facilitar las relaciones
pblicas y el conocimiento entre todos los asistentes.
A la hora de los discursos, el anfitrin es el primero en dirigir la palabra, a los efectos

de agradecer la asistencia, explicar los motivos del acto, presentar a los dems
invitados o, al menos, a quienes le acompaan en la presidencia. En este caso, el
invitado de honor es quien cierra los discursos.

Si el anfitrin es al mismo tiempo la mxima autoridad, un representante del propio
anfitrin ser el primero en intervenir (el caso de un concejal con respecto a su alcalde)
y cerrar el anfitrin, quien en todo momento va concediendo o anunciando las
intervenciones de acuerdo al orden del da que previamente se ha elaborado. Si se
trata de una comida, el brindis lo efectuar el anfitrin, al que puede responder el
invitado de honor.
El anfitrin es quien marca el inicio del acto y quien, igualmente, seala el final del
mismo, procurando que no se retrase en exceso y que tampoco se prolongue ms all
de lo lgico, pues el tiempo es oro para todos. Especialmente en una comida, el tiempo
ha de calibrarse muy bien y hay que saber terminarla a tiempo, pues no todo el mundo
puede sentirse cmodo y a gusto.
b) Presidencias de los actos
En todo acto, debe haber una Presidencia, claramente diferenciada del resto de
invitados y dentro de ella un lugar preeminente que ocupa el que preside. Es el puesto
de honor, como se dice en trminos protocolarios. En determinados actos y almuerzos
la presidencia puede estar totalmente integrada en el conjunto de los invitados, pero
mantiene uno o dos puestos destacados, de tal forma que todo el mundo sabe dnde
est o estn los que presiden
Debe insistirse que toda solucin es buena, siempre y cuando se mantengan criterios
razonables, de buen gusto y de no excesiva separacin entre el que preside y los
invitados. Toda solucin es buena mientras no se vulneren los principios de ordenacin
establecidos para las autoridades y se respeten las tradiciones si las hubiera en cada
caso.
Ubicacin de la presidencia
La presidencia, y especialmente la persona que preside, se sita frente a los invitados,

y si no fuera posible por las circunstancias del lugar o del acto, en una posicin que sus
ocupantes puedan ser vistos claramente por los invitados. Esto suele ocurrir cuando el
eje central del acto no est vinculado directamente a las personas que presiden, sino
que stas acuden para presenciarlo. En un teatro, por ejemplo, la presidencia se sita
en un palco (generalmente, en entresuelo, un piso por encima de la zona conocida
como butaca de patio). Lo mismo ocurre en un acontecimiento deportivo.

En una ceremonia religiosa, el que preside (el sacerdote que celebra) se sita en el
altar frente a los feligreses y las primeras autoridades en el primer banco de la derecha,
con respecto a la puerta de acceso. Conforme a la tradicin espaola, nicamente
rompe esta norma la Familia Real Espaola, que se sita en el lado derecho del
presbiterio (zona del Evangelio), colocados sus miembros en forma lineal.
Sin embargo, en ocasiones no queda ms solucin que la presidencia de la espalda a

algn sector del pblico o invitados, como por ejemplo en una tribuna de un campo de
ftbol. En este caso, se procura que la persona que preside no d la espalda a un
invitado en la segunda fila, por lo que este asiento suele estar reservado a un ayudante
o sencillamente se deja vacante o se retira.
La presidencia de un acto debe estar decorada y preparada de tal manera que los
invitados al entrar a la sala o aproximarse al lugar donde se celebre, distingan con
nitidez dnde se colocarn los que presiden. Para ello, se recurren a frmulas
conocidas como la disposicin de una tarima, tapices o reposteros o anagramas de las
instituciones en la pared que se sita por detrs de la presidencia, un atril para las
intervenciones, banderas, flores o plantas, etc. Incluso en ocasiones se dispone de una
alfombra desde la puerta hasta la misma zona de la presidencia, segn el rango de las
autoridades que asistan.
Siempre se procura que la presidencia, salvo en los almuerzos o en actos de escasa

concurrencia (reuniones, firma de convenios, etc.), se disponga en una zona algo
elevada (no excesivamente) a los efectos de facilitar una adecuada visin a todos los
invitados. Las personas que se sitan en la presidencia pueden permanecer de pie o
sentados, segn el tipo del acto o la duracin del mismo. Sea cual fuese la solucin,
siempre recomendamos que se acte de igual manera para los que presiden como para
el resto de invitados.
La presidencia de pie es propia para actos en locales cerrados o al aire libre breves, de
tono ms informal, con ocasin de inauguraciones, primeras piedras o visitas de obras.
Es obligado para recibimientos oficiales y para recepciones o audiencias.
Si por las caractersticas del acto o la duracin del mismo, el anfitrin dispusiera que
todos los invitados estuvieran sentados, lo mismo deber ocurrir con la presidencia.
En este caso, se dispone una mesa lo suficientemente larga para dar cabida espaciosa a
todas las personas que se tenga previsto ofrecer un asiento en la misma. Esta mesa
debe ser noble si se presenta a la vista o, en caso contraria, se recubre con una tela
digna de colores no chillones o de tono mate. Hay que procurar que estas mesas estn

protegidas en su parte frontal, y que los posibles cables de la megafona estn
disimulados.
No lleva decoracin floral alguna, salvo por delante de ella o en los laterales. En
determinadas reuniones o congresos es habitual que esta parte frontal de la mesa vaya
recubierta de algn anagrama propio de la institucin anfitriona o del slogan o reclamo
del evento.
Ordenacin protocolaria de las presidencias
Normalmente, las presidencias se ordenan de acuerdo con el sistema de alternancia. Es

decir, la persona que preside se sita en el centro y de derecha a izquierda,
correlativamente, se van situando el resto de los invitados por el orden que establecen
las normativas oficiales para actos de este tipo o de acuerdo al criterio del anfitrin
para otra clase de actos.
Si el nmero de personas que componen la presidencia es impar, la presidencia esta

en el centro Si es par, de los dos del medio, el que est a la derecha (visto desde atrs)
ocupar la primera plaza y el que est a la izquierda la segunda plaza. El resto, en
alternancia de derecha a izquierda con respecto a estos dos
La presidencia en ordenacin lineal se utiliza para el recibimiento en un aeropuerto a

una autoridad o en la puerta de la institucin que recibe una visita importante o para
las salutaciones o recepciones.
Las presidencias pueden seguir un orden mixto en ordenacin. Se trata del caso donde
la presidencia se compone de una mesa presidencial (ordenacin en alternancia de
derecha a izquierda) y unas filas laterales (ordenacin lineal, comenzando por el
asiento ms prximo a la presidencia) como sucede en la ceremonia de los Premios
Prncipe de Asturias
El protocolo de acceso a la presidencia
Los miembros que ocupan asiento en la presidencia son los ltimos en acceder al saln
donde tendr lugar el acto, una vez que todos los invitados han ocupado sus
respectivos lugares.
Una vez concluido el acto, la salida ser a la inversa. Primero el anfitrin y su invitado
de honor, a continuacin el resto de la mesa de mayor a menor rango y a continuacin

el resto de invitados. En estos casos, es recomendable que tras el acto se celebre un
aperitivo o recepcin para que el invitado de honor pueda departir con todos los
invitados. Un buen anfitrin sabr ir presentando a sus invitados
c) Precedencias y tratamientos
Normas generales sobre precedencias
La precedencia es un honor que hace relacin al lugar que una persona debe ocupar
respecto de las dems cuando concurren a un acto pblico de-terminado.
Las presidencias y precedencias en la vida oficial se hallan provistas por las distintas
normas que el Estado promulga con ese fin
Los criterios generales sobre precedencias son muy distintos y se manifiestan a travs
de normas concretas. Sirven de base, para obtener estas ltimas, las distinciones que
se producen por razn de la funcin que se ejerce en el sector pblico, que se
confunde con el orden jerrquico, teniendo en cuenta que el cargo priva siempre sobre
la categora personal. Y que cuando se trate de un acto mixto, esto es, con asistencia de
autoridades y personas del sector privado, se dar preferencia, en caso de igualdad, al
sector pblico.
Las normas generales que se insertan en el mismo pueden distribuirse en cuatro

grupos: unas, que resultan de aplicacin para cualquier acto, celebre quien lo celebre;
otras, que son de aplicacin tan slo a los actos de carcter general; otras, que se
refieren a los actos de carcter especial; y otras, que aluden a los actos organizados por
las Comunidades Autnomas y otras Administraciones.
Con respecto a los actos organizados por Comunidades Autnomas y Corporaciones

Locales, se seala lo siguiente:
- En los actos oficiales de carcter general organizados por las Comunidades

Autnomas o por la Administracin Local, la precedencia se determinar
prelativamente, de acuerdo con lo dispuesto en el Ordenamiento, por su normativa
propia y, en su caso, por la tradicin o costumbre inveterada del lugar.

- Se respetar la tradicin inveterada del lugar cuando, en relacin con determinados
actos oficiales, hubiese asignacin o reserva en favor de determinados entes o
personalidades.
- Los Presidentes de Consejos de Gobierno de las Comunidades Autnomas se

ordenarn de acuerdo con la antigedad de la publicacin oficial del correspondiente
Estatuto de Autonoma.
.
Precedencia de autoridades en un municipio
La ordenacin de autoridades en un municipio cuenta con pocas reglasen la normativa

vigente, pues las contenidas en el Real Decreto slo descienden hasta el nivel de
teniente de alcalde como ya hemos comentado.
Estos datos y el precepto de que el Alcalde preside los actos en el trmino municipal, a
que se ha hecho antes alusin, son todo el bagaje con que contamos para establecer
un sistema de precedencias.
e) Smbolos oficiales. Bandera, escudo e himno
Banderas
La bandera constituye uno de los principales smbolos de una nacin, comunidad o

regin, provincia y municipio. Tambin puede formar parte de la simbologa de otras
instituciones tanto pblicas como privadas, como el caso de la Universidad o una
empresa.
Por lo tanto, la ensea merece el mximo respeto y su uso en los actos protocolarios
debe ser cuidadoso.. Las enseas oficiales y privadas no deben ondear juntas, por lo
que se recomienda en estos casos el establecimiento de dos grupos de banderas
(oficiales y no oficiales).
1. La Bandera de Espaa

La bandera de Espaa simboliza la nacin; es signo de la soberana,
independencia, unidad e integridad de la patria y representa los valores
superiores expresados en la Constitucin, segn definicin recogida en Ley
37/81 de 28 de octubre, sobre la bandera nacional, publicada en el Boletn
Oficial del Estado nmero 271 de 12 de noviembre.
Debe ondear en el exterior y ocupar el lugar preferente en el interior de todos
los edificios y establecimientos de la administracin central, institucional,
autnoma, provincial o insular y municipal del Estado. Es la nica que ondea en
las sedes de los rganos constitucionales del Estado y en la de los rganos
centrales de la administracin del Estado y en los edificios pblicos militares y
acuartelamientos, buques, aeronaves y cualesquiera otros establecimientos de
las Fuerzas Armadas y de las Fuerzas de Seguridad del Estado.
La bandera de Espaa, as como el escudo, se coloca en los locales de las
misiones diplomticas y de las oficinas consulares, en las residencias de sus
jefes y, en su caso, en sus medios de transporte oficial.
La bandera propia de las comunidades autnomas debe ondear juntamente con
la bandera de Espaa en todos los edificios pblicos civiles del mbito territorial
de aqulla, al igual que las enseas de los ayuntamientos y diputaciones o
cualesquiera otras corporaciones.
Cuando se utilice la bandera de Espaa, ocupar siempre lugar destacado,
visible y de honor. Se entender como lugar preeminente y de mximo honor:
Cuando el nmero de banderas que ondeen juntas sea impar, la posicin
central.
Si el nmero de banderas que ondeen juntas es par, de las dos posiciones que
ocupan el centro, la de la derecha de la presidencia si la hubiere o la izquierda
del observador.
2. Las banderas de las Comunidades Autonomas
La totalidad de las 17 comunidades autnomas y de las dos ciudades

autnomas (Ceuta y Melilla) disponen de banderas propias, definidas en sus
correspondientes Estatutos. Cuando las banderas autonmicas ondeen juntas lo
harn de acuerdo al criterio de la fecha de publicacin de sus respectivos
Estatutos en el Boletn Oficial de Espaa, comenzando por la de la comunidad
donde se celebre el acto y a continuacin de la espaola.
3. Criterios para la ordenacin mixta de banderas

Bandera del pas donde se celebra el acto
Banderas de otros pases de acuerdo a los criterios de cada mbito, segn los
criterios expresados ms adelante
Banderas de comunidades autnomas o regiones por su orden, comenzando
por la del lugar
Bandera del municipio donde se celebra el acto
Bandera de la provincia donde se celebra el acto
Banderas de otros municipios, segn los criterios expresados ms adelante
Banderas de otras provincias, segn los mismos criterios establecidos para los
ayuntamientos.
Esta ordenacin vara cuando los actos estn promovidos por organizacin
internacionales. En este caso la bandera de la organizacin anfitriona es la
primera y el resto de las banderas de los pases se colocan a continuacin por el
ordenamiento propio que tenga dicha institucin.
4. Ordenacin de banderas
Banderas Nacionales : si no se trata de un acto organizado por la Unin

Europea, se ordenan por orden alfabtico en ingls, comenzando por la del
pas anfitrin. No obstante hoy se admite ordenar las banderas en el orden
alfabtico del idioma del pas anfitrin.
Pases miembros de la ONU y de la OTAN: sitan por el orden alfabtico de
pases en ingls.
Pases miembros de la Unin Europea: se colocan las banderas de los pases
miembros de acuerdo al orden alfabtico de cada pas en su propio idioma. En
los actos organizados por la Unin Europea, a travs de cualquiera de sus
instituciones, la bandera de la UE se colocar la primera, seguida de la del pas
anfitrin, y a continuacin el resto por su orden.
Preminencia excepcional de la bandera comunitaria: En los ltimos aos se
viene observando que en las Cumbres bilaterales o multilaterales entre dos o
ms pases de la Unin Europea, la bandera de Europa en cortesa se coloca en
el centro de la ordenacin en alternancia de las banderas de los pases
representados.
Organismos internacionales: la bandera de dicho organismo inicia y termina la
lnea de banderas de los Estados y organismos que participan en dicho acto.
Bandera de la UE: no hay legislacin sobre ella. Si se colocase en un grupo de
mstiles, ira a continuacin de la bandera del Ayuntamiento (segn la Principio

de la cortesa: dada la igualdad soberana de todos los estados, las banderas de
los mismos que concurran juntas debern ondear al mismo nivel y tamao)
Si el nmero de banderas es impar, la del Estado anfitrin ondear en el centro
y la del extranjero a su derecha, siguiendo a continuacin el resto de banderas .
Si el nmero es par, la bandera anfitriona se situar de las dos del centro en la
de la derecha.
Banderas autonmicas: presidiendo la bandera espaola, y a continuacin la de

la comunidad anfitriona, el resto de las banderas autonmicas se colocarn de
acuerdo a la antigedad en la publicacin del correspondiente Estatuto de
Autonoma en el Boletn Oficial del Estado.
Banderas locales: se situarn a continuacin de las banderas de las

comunidades autnomas. Tras la del municipio se ubicar la de la provincia.
El orden de las banderas locales en el territorio de una misma comunidad

vendr determinado por el orden protocolario de los municipios en este
territorio (normalmente encabezado por la capital y seguido del resto de los
municipios por el nmero de habitantes censados, salvo que haya otras
consideraciones histricas).
Cuando concurran varias banderas locales de distintas comunidades se seguirn

los siguientes criterios:
Bandera de Espaa
Bandera de la Comunidad Autnoma
Bandera del Municipio
Bandera de la Provincia Bandera de las capitales autonmicas, comenzando
por la de la propia comunidad donde se celebra el acto
Bandera de las capitales de provincia, comenzando por las correspondientes
a la propia comunidad
Resto de banderas por orden de comunidades autnomas, y dentro de cada
comunidad por el nmero de habitantes
Bandera olmpica: slo en actos promovidos por el Comit Olmpico

Internacional (CIO).
Banderas de las universidades pblicas: el orden entre las banderas

universitarias viene determinado por la antigedad de las propias
instituciones

Banderas de instituciones privadas o empresas: ondean en un lugar fuera de
la ordenacin de las banderas oficiales.
5. Luto
El luto oficial se expresa igualmente con las banderas. Para ello, han de ondear
a media asta. La bandera de Espaa, en tanto no se modifique la legislacin, no
puede ponerse a media asta salvo que lo disponga el Consejo de Ministros. Lo
mismo para la bandera autonmica y la local, si no lo dispone el Consejo de
Gobierno de la comunidad o el pleno del ayuntamiento o diputacin.
Muchos responsables de instituciones locales, consideran que no puede lucir a

media asta la bandera regional o local y seguir en su alto la espaola, cuestin
que se considerara por la ciudadana una descortesa . Parece necesario que se
regule al efecto, para evitar situaciones chocantes que actualmente se
producen, y para unificar criterios.
El escudo de Espaa
La ley 33/1981 de 5 de octubre describe el escudo de Espaa de esta forma
Artculo 1.
El Escudo de Espaa es cuartelado y entado en punta. En el primer cuartel de

gales o rojo, un castillo de oro, almenado, aclarado de azur o azul y mazonado
de sable o negro. En el segundo, de plata, un len ramplante, de prpura,
linguado, uado, armado de gules o rojo y coronado de oro. En el tercero, de
oro, cuatro palos, de gules o rojo. En el cuarto, de gules o rojo, una cadena de
oro, puesta en cruz, aspa y orla, cargada en el centro de una esmeralda de su
color. Entado de plata, una granada al natural, rajada de gules o rojo, tallada y
hojada de dos hojas, de sinople o verde.
Acompaado de dos columnas, de plata, con base y capitel de oro, sobre ondas
de azur o azul y plata, superada de corona imperial, la diestra, y de una corona
real, la siniestra, ambas de oro, y rodeando las columnas, una cinta de gules o
rojo, cargada de letras de oro, en la diestra Plus y en la siniestra Ultra.

Al timbre, corona real, cerrada, que es un crculo de oro, engastado de piedras
preciosas, compuesto de ocho florones de hojas de acanto, visibles cinco,
interpoladas de perlas y de cuyas hojas salen sendas diademas sumadas de
perlas, que convergen en un mundo de azur o azul, con el semimeridiano y el
ecuador de oro, sumado de cruz de oro. La corona, forrada de gules o rojo.
El real decreto 2964/1981 de 18 diciembre hace publico el modelo oficial del

escudo de Espaa que debe figurar en las banderas de Espaa que ondeen en
los lugares que se establezca, que ya vimos anteriormente.
Tambin figurara en
Las Leyes que sancione y promulgue Su Majestad el Rey, as como los

Instrumentos que firme en relacin con los Tratados Internacionales.
Las placas en las fachadas de los locales de las misiones diplomticas, oficinas
consulares y otras misiones diplomticas en el extranjero.
Los sellos en seco y lacre de Cancillera, las cartas credenciales y patentes y las
credenciales y plenipotencias expedidas por el Ministerio de Asuntos
Exteriores.
Los ttulos acreditativos de condecoraciones.
Los diplomas y sellos para Diplomas de rdenes.
Las publicaciones oficiales.
Los documentos, impresos, sellos y membretes de uso oficial con excepcin de
los sellos de correos.
Los distintivos usados por las autoridades del Estado a quienes corresponda.
Los edificios pblicos y los objetos de uso oficial en los que, por su carcter
representativo, deban figurar los smbolos del Estado.
Los himnos. El himno de Espaa
El himno nacional constituye uno de los smbolos ms importantes de un pas.

Se utiliza en actos oficiales solemnes o con ocasin de visitas tambin oficiales
por parte de relevantes autoridades nacionales y extranjeras y en otras
actividades como competiciones deportivas entre naciones

Cada pas tiene su normativa o su costumbre al respecto, por lo que hemos de
atenernos a ella cuando estemos en ese territorio. En el caso de Espaa, el
himno nacional, en sus versiones completa o reducida, se interpreta igualmente
cuando se rinden honores militares a las autoridades que por el Reglamento
vigente tengan derecho a ello.
Su interpretacin, ya sea al principio o al final de un acto, constituye un
momento de gran solemnidad al que se asiste, conforme a la tradicin, de pie y
en actitud de respeto. Muchas comunidades autnomas espaolas tienen,
adems, himno propio con su regulacin especfica, tambin para uso en actos
oficiales, al igual que algunos municipios.
Si se trata de un evento deportivo nacional, en cuanto a su duracin hemos de
atenernos a las normas que fije la propia organizacin, pues las duraciones no
son iguales.
El himno nacional espaol es el conocido tradicionalmente por Marcha
Granadera o Marcha Real Espaola.
Se har sonar cuando proceda en versin completa: en los actos de homenaje a
la bandera de Espaa, en los actos oficiales a los que asista Su Majestad el Rey o
Su Majestad la Reina, en los actos oficiales a los que asista la Reina Consorte o
el Consorte de la Reina y en los dems previstos en el Reglamento de Honores
Militares.
En versin breve, en los actos oficiales a los que asistan Su Alteza Real la
Prncesa de Asturias, o Sus Altezas Reales los Infantes de Espaa; en los actos
oficiales a los que asista el presidente del Gobierno; en los actos deportivos o
de cualquier otra naturaleza en los que haya una representacin oficial de
Espaa, y en los dems casos previstos en el Reglamento de Honores Militares.
En los actos y visitas oficiales de carcter internacional celebrados en territorio
espaol, cuando deban ejecutarse himnos nacionales, se interpretarn, en
primer lugar, los extranjeros y despus el de Espaa.
En las despedidas, sonar en orden inverso. Lo mismo se har en las visitas
oficiales de buques de guerra extranjeros. En puertos de otro pas a bordo de
los buques de la Armada, se interpretar en primer lugar el himno nacional
espaol y, a continuacin, el de la nacin anfitriona. En todo caso, la
interpretacin de los himnos nacionales extranjeros ir acompaada siempre
del Himno Nacional de Espaa.
El himno espaol carece de letra, como todo el mundo conoce. Ha tenido a lo
largo de su existencia algunas versiones no oficiales que hoy han quedado en
desuso. Sin embargo, es cada da mayor la demanda para dotarle de ella y estar
as en condiciones de igualdad frente a otros pases.
Los himnos autonmicos, al igual que en el nacional, se interpretan en actos de

gran relevancia regional. Los himnos se interpretan nicamente en los
supuestos que contemplan las diversas normativas nacionales, regionales o
locales y, en cualquier caso, slo para actos promovidos por las autoridades
oficiales que tengan derecho a ello, en los deportivos que mantengan esa
costumbre o donde haya una representacin oficial de Espaa. En otros
supuestos, no debe sonar, salvo excepciones muy puntuales.
f) Las invitaciones
Constituyen el principal instrumento de comunicacin para hacer llegar a un

determinado grupo de personas e instituciones el deseo del anfitrin para que asistan
a un acto o evento.
A excepcin de los actos abiertos, cuya general invitacin se transmite mediante

informaciones en los medios de comunicacin, carteleria y actualmente en redes
sociales, lo habitual es que nadie asista a un acto ms o menos formal sin que
previamente haya sido invitado explcitamente, por correo postal, correo electrnico o
incluso (ltimamente) por mensaje a mvil o whatsapp
En protocolo cualquier sistema que se emplee es correcto, eso s realizado de forma no

hiriente, con cierto gusto y de manera concisa. No parece lgico que para invitar a un
almuerzo remitamos una carta de tres folios. En los despachos de personas eminentes
se acumula la correspondencia y se agradece la simple nota con los datos escuetos, eso
s vestido todo con buen gusto y de acuerdo a los cnones tradicionales.
La concisin de la invitacin no est reida con el envo complementario de datos que

puedan enriquecer la informacin del invitado sobre el entorno y contenido del acto en
cuestin.
En los actos oficiales o de empresa es recomendable en todos los casos el envo de

invitaciones que deben llegar al destinatario (en la medida de lo posible) con una
antelacin mnima de siete das. La anticipacin ideal es de diez a quince das, tampoco
mucho ms (salvo que lo requiera la circunstancia) porque puede caer en el olvido.

Formas de invitacin:
Segn las caractersticas de los actos pueden ser las siguientes:
A) Actos abiertos:
Carta personalizada a un muy reducido nmero de personas sobre

las que el anfitrin tenga un especial inters en su asistencia. El
invitado, al recibir la carta firmada de puo y letra por el que invita,
entender ese inters y a buen seguro, si su agenda se lo permite,
confirmar positivamente.
Envo de tarjetones o dpticos no personalizados a un grupo ms o

menos amplio a los que especialmente se dirige el mencionado acto
(por ejemplo, si fuera la presentacin de un libro sobre ftbol, pues
a personajes del mundo futbolstico, periodistas deportivos,
presidentes de sociedades deportivas, etc.).
Difusin a travs de los medios de comunicacin (notas informativas,

entrevistas, publicidad, carteles, otras) sealando claramente el
carcter abierto, indicando frases relativas a abierto al pblico,
entrada libre, El ayuntamiento tiene el gusto de invitar a los
vecinos de..., etc.
Divulgacin a travs de redes sociales
B) Actos limitados:
Son aquellos en los que el anfitrin quiere limitar la asistencia a un determinado grupo
(desde luego, ms de cincuenta, pues para una cifra inferior recurriremos a otros
mtodos que ms tarde se detallan), ya sea por razones de inters o de espacio fsico o
de filosofa del acto. En estos casos debe procederse de la siguiente manera:
Envo de carta personalizada, firmada por el que invita, a aquellas

personas sobre las que se tenga un especial inters en su asistencia
(aunque se adjunte el tarjetn correspondiente).
Tarjetn o dptico de invitacin personalizado. Es decir, debe figurar

el nombre y apellidos, si fuera una invitacin a ttulo personal, o el

cargo si fuera en razn a su representacin, todo ello escrito a mano
si el acto tiene carcter privado o en letra de imprenta si es de otra
ndole. Para ello es conveniente en la invitacin dejar un espacio en
blanco para tales efectos.
Si el acto estuviera abierto al seguimiento periodstico, debe

remitirse un tarjetn de invitacin al director del medio informativo
e, igualmente, puede enviarse al periodista que estimemos lleve la
responsabilidad de su posible cobertura.
Envio de un mensaje a travs de whatsapp a personas que tenga

especial inters y que previamente han sido informados de la
utilizacin de este nuevo medio de comunicacin ms gil
C) Actos de concurrencia reducida:

Se trata de aquellos actos a los que se invitar a un reducido nmero de personas
(menos de cincuenta). En estos casos se proceder de la siguiente forma:
Envo de carta personalizada del anfitrin o de su Jefe de Gabinete

(en este ltimo caso en la mencionada carta debe sealar siguiendo
instrucciones de..., es deseo de..., me encarga... le haga llegar su
deseo de que pueda acompaarnos...).
Llamada telefnica directa por parte del que invita (no es que
pongamos en duda el buen quehacer de los secretarios/as, pero lo
lgico, al igual que hacemos con la carta, es que se personalice la
comunicacin telefnica). En la llamada debe considerarse
aproximar las equivalencias entre los comunicantes, para evitar no
perder fuerza en la invitacin (no es lgico que un jefe de Gabinete
de un alcalde llame directamente a un consjero del gobierno
regional)
Envo de Saluda personalizado. Se ha incluido esta frmula porque

en Espaa se utiliza muy habitualmente para invitar, aunque de
forma errnea. La misin de un Saluda no es invitar, sino lo que su
propio nombre indica, saludar, ponerse a disposicin, comunicar un
cambio (nombramiento, cese, ascenso) o poner en conocimiento un
hecho, sin que ello origine invitacin o compromiso alguno.

Envio de un mensaje a travs de whatsapp a personas que tenga
especial inters
D) Actos urgentes:
Este tipo de actos cada vez proliferan ms, quiz por los difciles tiempos de prisas e
improvisacin que vivimos. Aunque parezca peregrino decirlo los actos urgentes deben
tener una muy buena justificacin (un funeral, por ejemplo; la recepcin a un club
deportivo que ha ganado un premio, etc.). De no mediar esa justificacin, lo
recomendable es en todo caso retrasar nuestras intenciones, pues la prisa ni es buena
consejera, ni nos confiere buena imagen precisamente. En estos casos de urgencia
procederemos de la siguiente manera:
Envo de tarjetn de invitacin por un sistema de envo que

garantice la recepcin inmediata por parte del invitado.
Adems, para mayor seguridad debemos efectuar la

correspondiente llamada telefnica (mire, le habr llegado una
carta urgente con una invitacin... Perdone la urgencia pero es
que...). Esta llamada servir entre otras cosas para evitar las tpicas
suspicacias de que defendemos la urgencia para ocultar que en
realidad hasta ltima hora no le hemos incluido en el protocolo.
Si el trabajo de imprenta no fuera posible y tampoco lo pudiramos

hacer por ordenador, podemos recurrir igualmente al envio de un
mensaje a travs de whatsapp
E) Los olvidos:
Nadie es perfecto. Y es muy posible que a la hora de invitar alguien se nos quede en el
tintero. Si todava queda tiempo, lo recomendable es subsanar el error, va carta
urgente, traslado en mano de la invitacin, llamada telefnica, etc., justificando el
envo a ltima hora.
Vale ms quedar mal por invitar a ltima hora que no invitar. Al menos el destinatario
pensar que se han acordado de l, aunque sea tarde. Eso s debemos justificar el
retraso (perdone, por un error involuntario no le hemos hecho llegar a tiempo la
invitacin..., incomprensiblemente su carta qued sobre la mesa o recurrir a ciertas
mentirijillasdiplomticas como incomprensiblemente nos han devuelto la
invitacin...).

El contenido de las invitaciones
La invitacin tradicional, la ms usada, se prepara en un tarjetn de alto gramaje, del

tamao de una cuartilla o media cuartilla. Suele ser de color blanco o crema, aunque
hoy en da ya existe mucha libertad al respecto. Eso s se procuran colores claros que
permitan una fcil lectura. La letra debe tener un tamao que facilite su comprensin y
en la misma debe quedar claro quin invita, a qu invita, a dnde invita, a qu hora y
con ocasin de qu se hace. Adems, pueden aadirse otros datos complementarios
que sean de inters para el invitado, tales como etiqueta u otras recomendaciones,
explicacin sucinta de dnde est el sitio, o si asiste un invitado de honor especial.
Los elementos de una invitacin son al menos los siguientes:
Escudo o anagrama de la institucin a la que pertenece la persona o autoridad

que va a invitar, si el acto tiene que ver con la propia institucin.
Cargo (si la invitacin es institucional o de la empresa) y/o nombre (si va el

cargo la colocacin del nombre es decisin del propio anfitrin) de la persona
que invita. Una institucin por s misma no invita, sino que lo hace alguien en su
nombre, generalmente la mxima representacin de la entidad u otro en su
nombre. Tanto el cargo como el nombre de quien invita no lleva tratamiento,
puesto que no es corts aplicarse uno mismo el tratamiento. Tampoco ni el
Seor, ni el Don. S se aplica, en cambio, el tratamiento a la persona en cuyo
nombre invitamos.
A que se invita
Lugar donde se celebrar el evento. Cunto ms se determine el punto ms fcil

ser para los invitados, salvo que sea un sitio muy conocido (Puerta del Sol en
Madrid, Plaza de Catalua en Barcelona, etc.). Si las explicaciones escritas se
consideraran insuficientes, en el reverso de la invitacin o en otra tarjeta (ms
correcto) puede reproducirse un croquis simple que facilite la orientacin.
Da y hora. El ao puede omitirse pues se entiende que el da es el inmediato y

no el del ao siguiente. No obstante, debe advertirse que la invitacin queda
como recuerdo en muchos casos y, por ello, es bueno poner a continuacin del
texto de la invitacin la data y el ao (Madrid, 1998).

Asistencia de un personaje de rango muy superior. Este dato puede servir de
tirn para animar a la asistencia. De cualquier manera hemos de ser muy
prudentes, pues no podemos anunciar una asistencia que luego no se producir
(el mero hecho de invitar al Ministro no presupone que venga; habr que
confirmarlo antes para poder decirlo en el tarjetn. Y aunque lo tengamos muy
confirmado, la experiencia aconseja utilizar expresiones prudente (se espera la
presencia de ) Cuando se utiliza esta frmula, hay que procurar que el tamao
de la letra de la persona que invita y de la persona que presidir al menos sean
iguales. .
Adems de estos datos, pueden aadirse otros complementarios, sobre el

mismo tarjetn principal o en una tarjeta aparte, ms reducida y de diferente
color, que se suele titular como Nota de Protocolo o Nota de inters. La decisin
entre una frmula u otra vendr determinada por la extensin del texto a
desarrollar. En stas se pueden recoger cuestiones como las siguientes:
Advertencia de que debe llegarse con un tiempo de antelacin (si son

muchos los invitados y el acto empieza puntualmente, lo normal es
pedir a los invitados que lleguen con quince minutos de antelacin).
Etiqueta que fije el anfitrin o vestuario recomendable si no existiera

etiqueta alguna. Habitualmente no fija etiqueta y se da libertad al
invitado para que acuda vestido segn su criterio y su discreccion.(si vas
en chndal a una recepcin oficial sers protagonista)
Existencia de zonas de aparcamiento.
Celebracin de actos complementarios (al trmino del acto inaugural

se ofrecer un almuerzo, tras la presentacin el autor firmar
ejemplares de su libro...).
La exigencia de confirmacin previa.
Determinacin de la puerta por la que el invitado ha de acceder.
Duracin estimada del acto.
Los sobres de las invitaciones

Las invitaciones se remiten en sobres con el anagrama de las institucin o entidad que
invita o de la persona particular. Las direcciones se imprimen directamente en el sobre,
estando mal visto el uso de las etiquetas.
Si las invitaciones se remiten a travs de un servicio de mensajera urgente, debe de

negociarse con la empresa que no se use envoltorio alguno para el sobre
correspondiente. Queda muy chocante recibir una invitacin en un envoltorio de
plstico con letras grandes tipo Seur, Mensajeros, etc.
g) Las confirmaciones
Las confirmaciones (terminologa que aplicamos cuando es deseo del anfitrin conocer
con antelacin quines aceptarn la invitacin) deben utilizarse slo y exclusivamente
cuando en el diseo del acto est previsto algunos de estos factores:
Sillas para sentarse (con el fin de que no sobren en exceso o falten).
Regalos para los invitados (para encargar los necesarios o pocos ms)
Capacidad de local (si invitamos a 500 personas y slo acuden 100, lo lgico es
cambiar de saln, si es posible en el mismo edificio al que inicialmente hemos
invitado, o redecorar el local para que no d la sensacin de que nos han fallado
muchos invitados)
Saludo personalizado por parte del anfitrin.
Gastronoma, para encargar la comida precisa, o poner el nmero de cubiertos

que sea menester.
Para informacin previa a los medios de comunicacin, si procediera.
Asistencia al acto de prestigiosos personajes de mbito nacional o internacional

(no podemos engaar a uno de esos personajes diciendo que hemos invitado a
500 si slo asistirn 25)
Colocacin de presidencias. Esto es fundamental, pues no podemos reservar un

puesto de protocolo en la mesa presidencial a una persona que no va a venir,

pues la silla quedara vacante y la organizacin en entredicho. Adems, en este
caso por respeto al invitado que no est obligado a asistir pues si su plaza
queda vaca es muy notoria su ausencia.
Debe quedar claro que las confirmaciones obedecen a determinadas razones. No debe
aplicarse de forma general, sino slo cuando est justificado. El abuso no es bueno,
aunque tambin es cierto que el invitado, se pida o no se pida en la tarjeta, debe
informar si declina la invitacin, alegando las razones que estime convenientes. Pero
vivimos en un pas donde confirmar no es muy habitual.
Cuando solicitemos confirmaciones, debemos especificar una fecha lmite, un telfono

o un correo electronico donde efectuarlas. La fecha lmite depender de las
necesidades de protocolo, aunque lo habitual es que se fije entre dos y tres das antes
del acto, a fin de tener tiempo suficiente para ordenar el protocolo o sustituir las
posibles bajas.
El invitado no esperado
Siendo prcticos, hay que tener en cuenta que mucha gente no confirma. O incluso
habiendo declinado la misma se presentan.
Por eso es recomendable que en los actos de un ceremonial riguroso la organizacin se

dirija telefnicamente a aquellas personas que no han dado respuesta (especialmente
para los almuerzos, reuniones de protocolo fijo, conciertos reducidos...).
Si, pese a todo, el invitado se persona en el acto habiendo declinado su asistencia,

tendremos dos soluciones.
Primera, advertir al interesado que no se esperaba por l, y que, por tanto, no se le ha

guardado sitio, indicando al interesado que aguarde un momento mientras se le busca
acomodo o procurando el anfitrin entretenerlo en tanto resolvemos la papeleta. Un
invitado inesperado a buen seguro que entender que no puede ocupar la plaza que le
correspondera de haber confirmado su asistencia, aunque agradecer la deferencia de
buscarle una ubicacin decorosa.
Si la aparicin de ltima hora se refiere a un personaje que por su rango deba estar en
la presidencia, si el acto no ha empezado, debemos reordenar sobre la marcha el
protocolo de la misma, de tal manera que el resto de los invitados no lo noten. Si ya ha
empezado le ubicaremos en otro lugar, salvo que el anfitrin desde la presidencia

disponga lo contrario. En este caso debe actuarse con naturalidad y aadir una silla en
un extremo de la mesa presidencial. En el caso de que sea una autoridad de muy alto
rango la que llega tarde parece aconsejable que sea el propio anfitrin quien le ceda su
puesto en la presidencia. ste, a su vez, pasar a un extremo de la mesa.
Se insiste en que estas operaciones se hacen exclusivamente si el anfitrin decide

interrumpir el acto para invitar al invitado de honor que llega tarde a tomar asiento en
la presidencia. Lo correcto en estos casos, es que el propio invitado se siente
discretamente entre el resto de los invitados y a la sugerencia del anfitrin (sin parar el
acto) responda con un gesto que se sentar entre el pblico.
Para evitar situaciones embarazosas, es recomendable que si una alta autoridad se

retrasa lo comunique a la organizacin, a fin de que el inicio del acto pueda demorarse
si la espera no es excesiva (quince minutos como mximo). Si el tiempo va a ser
superior es ms aconsejable no asistir a la primera parte del acto (si hubiera ms de
una parte) y prever la llegada en un momento de fcil engarce (al final del acto y antes
del aperitivo). Por esta razn es bueno y positivo que el jefe de protocolo de esa
autoridad o invitado de honor acuda con antelacin al lugar del acto y se mantenga en
contacto con los organizadores para coordinar sobre la posible llegada. Un jefe de
protocolo que llega acompaando a... de poco vale.
Por estas razones, siempre es aconsejable buscar huecoscolchn, como se dice en la

terminologa protocolaria, a fin de disponer de tiempos tericamente muertos que
permitan reajustar los programas, comprobar la presencia de los invitados, aplicar las
modificaciones protocolarias que hubiera que hacer.
h) La taquilla
Dentro del servicio de protocolo, y para los actos donde se maneja un nmero
relativamente alto de invitados, es necesario crear lo que en trminos profesionales se
conoce como la taquilla.
Su misin fundamental es ocuparse de todo lo relativo a la gestin de las invitaciones:

elaboracin de las bases de datos, envo y seguimiento para su correcta recepcin,
confirmacin de asistencia, informacin a los invitados y asignacin de asiento, ya sea
en un auditorio o para un almuerzo a gran escala. No debe equivocarse, pues, este
concepto de taquilla con el que se aplica, por ejemplo, al lugar de venta de localidades
para espectculos varios.

Su responsable debe ser experto en protocolo, pues ha de ocuparse de temas
delicados, adems de recibir informacin muy importante susceptible de afectar al
desarrollo del evento. Por ello, ha de mantener una coordinacin mxima con el resto
del equipo organizador.
Gracias al desarrollo de las tecnologas, los actuales servicios de protocolo pueden

crear programas informticos a medida que faciliten esta labor permitiendo, con las
restricciones oportunas, poner en comn la informacin que se considere necesaria a
travs de la intranet.
Este programa taquilla debe contemplar, al menos, los siguientes aspectos:
1. Base general de datos con ficheros personalizados de cada persona donde se puedan
recoger no slo nombre, apellidos, direcciones, etc., sino otras informaciones de
inters para el desarrollo de los actos o posibles atenciones. En la medida de lo posible,
sera interesante contar con fotografas recientes para facilitar la identificacin.
2. Listado de seleccin de invitados para cada acto.
3. Programa para el diseo y edicin de invitaciones personalizadas.
4. Listado de confirmaciones de asistencia con indicacin del da y hora en que se

produce.
5. Correo electrnico propio para facilitar la comunicacin con el invitado y hacerle

llegar las novedades que sean de inters.
6. Reproduccin a escala real de la sala con los asientos disponibles, de manera que
cada vez que se asigne un asiento quede reflejada su ocupacin y que pinchando sobre
l se sepa la persona que lo ocupa. Ello, con posibilidad de imprimir todo tipo de
informes sobre ocupacin por filas o zonas a los efectos de tener una visin global de la
ordenacin protocolaria. Este sistema ya se utiliza hoy en da en los principales teatros
y cines para la venta anticipada de localidades, de tal forma que cada usuario puede
elegir a tiempo real el asiento disponible que desee.
Ya es posible que los invitados puedan acceder directamente a la pgina web que se
haya dispuesto no slo para obtener informacin del evento, sino para realizar su
confirmacin de asistencia e incluso, si as se establece, poder reservar su propio
asiento entre los que la organizacin deje disponibles y donde no sea necesario

establecer una meticulosa precedencia. No obstante, seamos realistas, esto sucede en
pocas ocasiones.
7. Elaboracin y edicin de acreditaciones, bien para los medios de comunicacin, para

la organizacin o para los propios invitados, si fuera necesario.
8. En aquellos casos en los que fuera imprescindible canjear la invitacin por una
localidad con el nmero del asiento correspondiente, el programa debe tener la
posibilidad de imprimir la misma para su remisin, bien mediante el correo electrnico
con las consiguientes medidas de seguridad adicionales (para evitar falsificaciones o
duplicaciones) o a travs de los servicios de correo ordinarios o de mensajera.
9. Si fuera necesario, control y seguimiento de otros aspectos relacionados con los

invitados, como posibles traslados, alojamiento, etc.
Pueden aadirse otros aspectos segn las necesidades que los servicios de protocolo
puedan tener en virtud del tipo y tamao del acto. Su pleno funcionamiento terminar
por acabar siendo el instrumento ms importante en la gestin general de los
invitados.
El proceso a seguir en la gestin de las invitaciones comienza, una vez conocidos los
datos esenciales, por la elaboracin del diseo de las invitaciones. En el momento
oportuno se proceder a la impresin definitiva, personalizada o no (incluir en el
tarjetn el nombre del invitado resulta ms elegante) para remitrsela finalmente a los
invitados.
Cuando sea conveniente, las invitaciones debern reflejar un plazo mximo de

confirmacin de asistencia, calculando los das que la organizacin precisa para hacer
los ajustes necesarios en virtud al nmero de personas que han contestado
positivamente.
Finalizado el plazo, desde el servicio de taquilla, si es procedente, se intentar

contactar con quienes no hayan comunicado nada respecto a su posible asistencia.
Finalmente, se cerrar la asignacin de sitios y, en el caso de hacrselas llegar
previamente a los interesados, se imprimirn las tarjetas indicadoras de asiento o de
localidades, lo que facilitar agilizar la siempre complicada labor de acomodamiento. Es
algo muy recomendable para actos en auditorios, teatros o salas con muchas butacas.
Despus, se imprimen las listas mediante dos sistemas:

uno por orden alfabtico de los invitados con la asignacin de la zona, la
fila y el asiento,
y otro, por numeracin lineal de asientos por zonas.
Con esta duplicacin se facilita el trabajo de control de asientos y se ayuda en la

bsqueda del sitio asignado a cada invitado, adems de poder hacer los cambios que
sobre la marcha sean necesarios por producirse incidencias en la asistencias, algo muy
habitual.
Debe ocuparse, igualmente, del control de acceso a la sala, ya que nadie habr mejor
que su responsable para resolver las incidencias que se puedan producir (invitados
inesperados, posibles duplicaciones), en fin, problemas varios tomando las decisiones
correspondientes.
Lista de invitados
La elaboracin de la lista de invitados es una labor delicada que exige cierto tiempo si
se quiere hacer bien. El profesional de protocolo recibir a veces instrucciones al efecto
y en otras tendr que hacer l mismo la propuesta a sus jefes o clientes aadiendo o
quitando luego en virtud a lo que se le indique. La poltica a seguir para la seleccin es
responsabilidad del anfitrin.
Una lista de invitados, sea del tamao que sea, debe contemplar al menos los
siguientes aspectos:
Invitados principales. Aquellos a los que se dirige principalmente el acto y a

que se dedica.
Compromisos. Los que por relacin profesional o personal del anfitrin se
considera que deben asistir, aunque no formen parte de alguno de los sectores
a los que se dirige la ceremonia.
Corporativas. Los del mismo ramo o actividad.
Sociales. Representaciones de los sectores ms diversos de la sociedad.
Protocolo oficial. Autoridades con competencias en la actividad principal del
anfitrin que contribuyeron a la realizacin del hecho que motiva el acto o que
con su poltica pueden jugar un papel determinante en su actividad. Tambin,
aqullas que estn al frente de instituciones de primer orden en la comunidad
donde residen y que representan a la colectividad.
Los comunicadores. Los representantes de los medios de comunicacin, si se
desea que laactividad tenga difusin generalizada.

Colaboradores. Todas aquellas personas que han colaborado en la plasmacin
del hechoque motiva el acto o que mantienen relaciones permanentes con la
institucin anfitriona.
Internas. Las propias de rgimen interior.
Las personales. Familiares, amigos o prximos que asisten en virtud a una
relacin especial con el anfitrin.
Internet y las invitaciones
El debate ya est abierto desde hace tiempo. Es correcto enviar invitaciones por
correo electrnico y/o whatsapp ? Son ya muchas instituciones pblicas y entidades
privadas las que recurren a este sistema porque abarata costes, permite ms
inmediatez, posibilita una mayor personalizacin y facilita el proceso de confirmacin
de asistencia. El envo por Internet no es negativo y de hecho el futuro pasa por ah.
Pero tambin es cierto que, hoy por hoy, todava no se dan las circunstancias idneas,
pues todava produce extraeza a personas que lo consideran poco elegante frente al
tradicional papel, y no siempre se dispone del correo personal del invitado al que nos
dirigimos, con lo cual, en ocasiones, no llegan las convocatorias directamente al
interesado, sino a travs de su secretara.
A corto y medio plazo terminar por imponerse en la mayora de los actos. Pero se
debe valorar que, por desgracia, an se reciben muchos correos basura o publicitarios
Recibir una posible invitacin a travs de un correo desconocido puede transmitir
cierta desconfianza. Estas razones, unidas a otros factores, recomiendan por ahora ser
prudentes respecto al envo masivo de invitaciones por Internet, aunque pueda
utilizarse en crculos de confianza.
Errores usuales en los listados
En relacin a la elaboracin de las listas de invitados, los errores ms usuales suelen ser
los siguientes:
Duplicidad de nombres o cargos.

Domicilios incorrectos.
Trato incorrecto.
Cambio de titular.

Exceso de autoridades. Muchos creen (errneamente) que cuando se organiza
un acto de cierta trascendencia es menester invitar a todas las autoridades de
la zona, de la regin o de la nacin.
Medios de comunicacin. La invitacin a un medio de comunicacin no se debe
enviar sin especificar a quin, porque seguramente terminar por extraviarse o,
si la cuestin no tiene demasiado inters periodstico, en la papelera.
Seleccin correcta. Cuando se invita a una institucin o empresa, el anfitrin
est obligado a dirigirse a su mximo representante,
Fallecidos. Debemos tener mucho cuidado con esta cuestin.
La base de datos
La gestin de los listados no es una operacin de un da, sino de mucho tiempo. Tener
una buena base de datos de personas objeto de protocolo es parte fundamental del
profesional de este departamento.
Con los programas que hay actualmente en el mercado se puede realizar una gestin
sectorial, evitan las repeticiones, permiten la ordenacin protocolaria sistemtica (de
acuerdo a uno o ms criterios) y posibilita el seguimiento personalizado de cada uno
(regalos, entrevistas, efemrides, tratamiento, ttulos, biografas). Lo importante es
introducir en la ficha de cada individuo un criterio de seleccin para, posteriormente,
poder crear sub-listados en base a criterios propios de protocolo (autoridades,
deportistas, profesionales, diputados, empresarios, sindicatos).
Una base de datos en protocolo debe tener, al menos, los siguientes campos:
Nombre y apellidos.
Cargo.
Tratamiento (excelentsimo, ilustrsimo, etc.).
Institucin, empresa o similar a la que pertenece.
Direccin (tanto la institucional como la personal u otras si tuvisemos
conocimiento de ellas y sealando a cul se le enviarn prioritariamente las
comunicaciones), telfono, fax, correo electrnico y otros.
Grupo al que se asigna (autoridad, deportista, etc.); se puede incluir en el
apartado de Varios, si fuera el caso.
Profesin.
Efemrides (fechas que en algn momento pudieran ser susceptibles de una
accin concreta, como felicitar por un cumpleaos o enviar a la viuda una nota
al ao de un fallecimiento). Este campo debe ser activado con alerta, a los

efectos de que pueda avisarnos cada da sin necesidad de entrar diariamente a
la base de datos.
Pas, comunidad autnoma, regin, provincia, ciudad.
Telfono fijo, telfono mvil, correo electronico.
Nombre y apellidos de su consorte y tratamiento.
Seguimiento de la relacin con la institucin (visitas realizadas, entrevistas,
etc.).
La gestin de la base de datos es delicada y precisa de una importante dedicacin y

mantenimiento. Pero resulta imprescindible en la buena imagen del organizador y para
el xito de las acciones que se emprendan con ella.
i) La ordenacin de los invitados
As como en la presidencia vemos que es obligado que el anfitrin establezca el

protocolo, para el resto de invitados, en actos de mucha concurrencia, consideramos
que el ordenamiento previo por el anfitrin slo se justifica por razones de solemnidad
o de funcionalidad. No debemos olvidar que cuanto menos obliguemos al invitado ms
a gusto estar, porque, entre otros motivos, podr elegir dnde situarse y con quin.
Esto es siempre ms apetecible a que te ubiquen con sabe quin....
Actos de pie
Cuando el acto es multitudinario y gira en torno a un punto concreto, ya sea una

presidencia o un escenario, y los invitados deben permanecer de pie, somos
partidarios de evitar una excesiva protocolizacin del pblico. Se establecer un
protocolo para ese reducido nmero de personas, pero conceder libertad de
colocacin al resto
El jefe de protocolo debe procurar que unos das antes (si es posible), y a la llegada
del personaje en cuestin se le informe con detalle.
En este tipo de acontecimientos, la presidencia debe situarse sobre un pequeo

estrado elevado (al menos 30 centmetros) para facilitar la visin de todos y disponer
de una ntida megafona (pues hay una mayor tendencia en estos casos a que los
invitados murmuren, especialmente los ms rezagados).

Para los actos de pie de muy poca concurrencia de asistentes, lo ms recomendable es
prever la ubicacin de los invitados, pues la presencia de estos es ms notoria y a buen
seguro que se encontrarn ms cmodos si se les indica el lugar correcto o adecuado.
Actos sentados:
Los actos en los que los invitados deben de permanecer sentados exigen por parte del
anfitrin un mayor esfuerzo de organizacin y de precisin.
Establezcamos pues unas recomendaciones para este tipo de actos
Nunca se deben de preparar ms sillas que el nmero total de invitados..

Es recomendable solicitar la confirmacin previa de asistencia. En este
supuesto, se pondrn tantas sillas como invitados hayan comunicado su
participacin. En una zona discreta pueden ponerse un determinado nmero de
sillas que puedan ser utilizadas (de no ser necesarias pueden pasar
desapercibidas).
Es mejor que falten sillas a que sobren, aunque no en exceso.
No debe programarse un acto en un saln de butacas con muchos ms asientos
de los que se van a precisar.
No es bueno programar un acto sentado cuando no podamos ofrecer asiento a
todos
Desde cualquier asiento el invitado tiene que ver directamente la presidencia.
Debe preverse un fcil acceso a cada una de las sillas y butacas sin incomodar al
resto de invitados.
Si el acto es muy breve y ser seguido por un cctel o aperitivo, es ms
recomendable no poner sillas.
Cuando se debe protocolizar?
Es prudente asignar asientos fijos (mediante la correspondiente tarjeta nominal o la

indicacin de los servicios de protocolo) cuando concurran las siguientes
circunstancias:
Asistencia de autoridades contempladas en el Real Decreto 2.099/83 y de

invitados muy especiales.
Cuando es deseo del anfitrin establecer determinadas relaciones entre los
invitados.
En actos de solemnidad o de alto inters para el organizador.
Cuando se prevea la cobertura de los medios informativos

Cuando adems de invitados se permite el acceso a otro tipo de pblico.
Cuando no concurran algunas de estas circunstancias lo mejor es no
protocolizar, por lo menos en su totalidad.
En el supuesto de no protocolizar, los servicios de organizacin deben estar muy
atentos a que las primeras filas no queden vacas.
Dnde se pone la tarjeta?
La tarjeta nominal que indica el cargo y nombre, con el tratamiento correspondiente

debe ser pequea y discreta, con el logotipo incorporado de la entidad anfitriona y con
letra no excesivamente grande. Se coloca sobre el asiento o en el respaldo, pero en
este ltimo caso, de forma que no supere la altura del hombro.
El orden de los asientos
Si los de una misma fila se colocan sin pasillo alguno, el asiento central es el ms
importante, prosiguiendo el rango de asiento en asiento en alternancia de derecha a
izquierda.
Ubicacin por localidades. La Taquilla
Cuando los asientos del local que vamos a utilizar para un acto estn numerados (un
cine, un teatro, un palacio de deportes, un campo de ftbol) en los asientos no se
colocan tarjetas nominales. Bastar con remitir con antelacin suficiente (y una vez que
se ha confirmado la asistencia) la localidad correspondiente
En el momento del acto, el protocolo debe prever acomodadores que faciliten a los
invitados la identificacin de la fila y nmero de asientos.
j) Las comidas, Tipos de mesas
La organizacin de las comidas constituye uno de los momentos ms delicados en la

organizacin de actos y su protocolo. Los fallos son ms evidentes y la importancia de
la colocacin de invitados, y la forma del comedor, toman una relevancia decisiva a la
hora de propiciar un ambiente acorde con los objetivos.

Son numerosas las soluciones protocolarias para organizar un almuerzo, cena,
desayuno o buffet, pero exige que previamente se definan claramente los objetivos y
se busca el camino ms idneo para conseguirlo.
Por otra parte, en las comidas el protocolo social toma tambin una relevancia
inusitada por cuanto que el buen comportamiento en la mesa es ms evidente y
necesario. Conocer las mnimas reglas constituye un factor fundamental en el mundo
de las relaciones pblicas actuales.
Tipos de mesas ms habituales
En este sentido, hemos de distinguir la mesa de los banquetes.
Nos referiremos a la mesa cuando sea una sola en la que se sienten todos los
invitados.
Aludiremos a banquetes cuando sean varias las mesas, para determinar el
protocolo de cada una de las mesas y el orden de stas en el conjunto del
comedor.

Los tipos de mesa ms habituales utilizadas en protocolo son las siguientes:
Imperial
Rectangular
Redonda
Ovalada
Cuadrada
Herradura
Mesa en forma de U invertida
Mesa en peine
Mesa en forma de T
Los banquetes numerosos se preparan con varias mesas ya sean todos iguales o de
varios tipos. Los tipos ms habituales son los siguientes:
Clsico (presidencia rectangular y mesas redondas o similares o mixtas)

Moderno (presidencia en mesa redonda y mesas redondas inferiores)
Margarita (presidencia redonda u ovalada en el centro y mesas redondas
alrededor)

Mixto (presidencia clsica, segunda mesa rectangular frente a la presidencia y
mesas redondas o similares).
Doble presidencia o americano (dos mesas redondas presidenciales y mesas
redondas).
Compartimentado (varios locales).
Buffet
LA MESA IMPERIAL
Es la mesa protocolaria por excelencia. La ms vistosa, solemne e integradora. Segn

cuenta el maestro Jos Antonio Urbina en un artculo publicado en la Revista
Internacional de Protocolo, la mesa imperial nace durante el denominado Congreso de
Viena, celebrado tras la cada del emperador francs, Napolen. La razn del nombre
escribe Urbina- al parecer es doble. Por un lado, se debe a que la mayora de estas
supercenas estaban presididas por dos emperadores, el que podramos considerar
anfitrin, Francisco II, y el zar de todas las Rusias, Alejandro I. Y, por otro, al tamao de
la mesa. Cuentan que la primera cena de gala, de apertura del congreso, ofrecida por el
Emperador del Sacro Imperio Romano-Germnico, Francisco II, a todas las
delegaciones, y co-presidida por el Zar Alejandro sent a 200 comensales, lo que no
est mal. Pueden ustedes imaginarse el tamao de la mesa. Sin ir ms lejos, la mesa
del comedor de gala del Palacio Real de Madrid (ampliable o reducible, segn los
casos) puede sentar a un mximo de 144 personas.
La mesa imperial es, por tanto, de dimensiones muy amplias. Aunque no existe un
nmero mnimo de comensales, o al menos los expertos no se ponen de acuerdo sobre
el mismo, lo cierto es que podramos pensar en ella a partir de los cincuenta
comensales. Se trata de una mesa rectangular de gran tamao, cuyos extremos
terminan cerrndose en redondo, a los efectos de posibilitar que aquellos sean
ocupados por distintos comensales.
La presidencia de la Mesa imperial es al tipo francs es decir, la primera y la segunda

presidencia se sitan en el centro de los lados largos. Concentra a los principales
asistentes a la comida en el centro y a los menos importantes desde el punto de vista
protocolario en los extremos. Es una mesa muy propicia para las comidas oficiales de
gran solemnidad en honor de algn invitado.
El protocolo que se sigue puede ser de dos tipos:
Cartesiano: los comensales de acuerdo a las precedencias establecidas se van

situando en alternancia con respecto a ambas presidencias, dando preferencia

a la derecha de la primera presidencia y derecha de la segunda presidencia,
frente a la izquierda de la primera presidencia y la izquierda de la segunda
presidencia.
El sistema de las agujas del reloj da preferencia a la derecha e izquierda de la

primera presidencia, frente a la derecha e izquierda de la segunda presidencia,
colocndose correlativamente los invitados a partir de la derecha de la primera
presidencia siguiendo el sentido de las agujas del reloj. Se utiliza esta frmula
principalmente cuando entre la primera y la segunda presidencia existe una
gran diferencia protocolaria (S.M. el rey con relacin a un presidente de una
pequea Fundacin, por ejemplo).
LA MESA RECTANGULAR CON PRESIDENCIA FRANCESA
Es similar a la mesa imperial, salvo que sus dimensiones son ms reducidas y sus
cabeceras no concluyen redondeadas, sino planas. El protocolo para los comensales es
el mismo, con el aadido que en este tipo de mesa puede haber dos tipos de
presidencias: Inglesa o Francesa.
La Presidencia inglesa es cuando las dos cabeceras de la mesa estn ocupadas por la
primera y la segunda presidencia. La Presidencia francesa, al igual que la imperial,
cuando ambas presidencias se sitan en el centro de los lados largos. En ambos
sistemas, el resto de invitados se colocan de acuerdo al sistema cartesiano o en equis
o de acuerdo al sistema de las agujas del reloj, en virtud al equilibrio o desequilibrio
entre ambas presidencias.
MESA REDONDA
El protocolo de la mesa redonda es similar a la mesa rectangular, en cualquiera de sus

versiones.
Cuando es nica, es decir, cuando no hay ms mesas en este banquete, sigue el mismo
protocolo que la mesa imperial, ya sea por el sistema cartesiano (el ms habitual), o el
sistema del reloj (muy excepcional).
La mesa redonda no debe superar los 12 14 puestos. Si esta mesa fuera la

presidencia de un banquete ms numeroso y estuviera en la cabecera del saln, el
protocolo sera distinto (en alternancia de derecha e izquierda).

MESA OVALADA
Su protocolo es igual a la mesa imperial.
MESA CUADRADA
Se utiliza muy poco. Excepcionalmente cuando el nmero de invitados son escasos, no

ms de doce comensales. De hecho la mesa cuadrada equilibrada es la que tiene dos
opciones sobre el nmero de comensales: 4 12. Ms, demasiado grande. Menos,
imposible. Intermedios, no cuadra, y con consortes menos.
MESA EN HERRADURA Y EN FORMA DE U INVERTIDA
Las mesas en herradura o en forma de U invertidas son idnticas, salvo que en U

los brazos hacen un ngulo recto con respecto a la parte central, mientras que en la
herradura se redondean.
La mesa en herradura rara vez se utiliza slo, sino ms bien como mesa presidencia en
un banquete ms numeroso. Este mesa, como presidencia, tiene la ventaja que integra
a los comensales de los extremos y hace que prcticamente todos ellos pueden verse.
Sin embargo tiene la desventaja que algunos comensales de la misma quedan ladeados
frente al resto de invitados situados en otras mesas.
MESA EN PEINE
Es poco habitual en protocolo, aunque algunas casas reales europeas la utilizan para
sus comidas de gala. Se compone de una presidencia larga y de varios brazos que parte
inmediatamente de la misma. Permite una mayor integracin de la presidencia y el
resto de los invitados.
MESA EN FORMA DE T
La mesa en forma de T se usa en protocolo muy poco. Su ordenacin es sencilla. Est

compuesta por una presidencia y un brazo largo que parte del centro de aquella.
La mesa en forma de T es ideal para una comida de trabajo, a la que acuden dos
partes, que se colocarn a ambos lados del brazo, y una tercera parte moderadora o
rbitro que se ubicar en la parte de la Presidencia.

4.- Tipos de actos
a) Los actos oficiales y sus clases

Muchos y frecuentes han sido los conflictos que, desde antiguo, se vienen
suscitando sobre presidencia y precedencia de autoridades y funcionarios pblicos, con
motivo de la asistencia a los actos que se organizan por el Estado y por otras Entidades
o Corporaciones pblicas. Y son tambin muchas las disposiciones que se han ido
promulgando, tratando de evitar la repeticin de tales conflictos que, cuando menos,
amenguan el prestigio de la autoridad. Pero, por ms que se ha procurado establecer
reglas terminantes y claras con el objeto indicado, todas han resultado ser
insuficientes, y los conflictos se siguen repitiendo, siendo a veces causa de los mismos
el olvido de las disposiciones vigentes. De ah la importancia de conocerlas.
La regulacin de las precedencias oficiales est contemplada en el Or-

denamiento General de Precedencias del Estado, que no tiene ms que ese alcance. Es
decir, que no confiere por s honor o jerarqua, ni implica, fuera de l, modificacin del
propio rango, competencia o funciones reconocidas o atribuidas por la ley.
A tales efectos, los actos oficiales se clasifican en:
1.- Actos de carcter general, que son todos aquellos que se organicen por la
Corona, Gobierno o la Administracin del Estado, Comunidades Autnomas o
Corporaciones locales, con ocasin de conmemoraciones o acontecimientos
nacionales, regionales, provinciales o locales.
2.- Actos de carcter especial, que son los organizados por determinadas
instituciones, organismos o autoridades, con ocasin de conmemoraciones o
acontecimientos propios del mbito especfico de sus respectivos servicios, funciones y
actividades.
Los actos de carcter general son los ms frecuentes y los que pueden suscitar
mayor nmero de cuestiones. En los actos de carcter especial, el orden de
precedencia vendr determinado, casi de manera automtica, por las propias
estructuras organizativas de cada una de las instituciones u organismos a los que puede
afectar.

Como se ver en seguida, al examinar el listado de autoridades que contiene el
Ordenamiento General, quedan fuera de l, no slo buen nmero de ellas, sino
tambin miembros de estamentos o grupos sociales, a los que, en determinadas
circunstancias, la autoridad organizadora de un acto puede considerar obligado o
conveniente invitar (una jerarqua eclesistica).
Lo mismo ocurre cuando el acto es organizado precisamente para entrar en

contacto con un sector determinado de la sociedad (empresarios). En estos casos, ser
la autoridad llamada a presidir el acto la que deba sealar un lugar destacado para la
personalidad de que se trate, que puede situarse fuera de la ordenacin, o bien
disponer que se intercalen los invitados entre las dems autoridades, teniendo en
cuenta el rango de unos y otras, y valindose de los criterios que, tambin en el
captulo siguiente, facilitaremos para utilizacin de los anfitriones en el sector privado.
Y cuando la invitacin al acto alcance a las esposas, est claro que se intercalarn entre
todos los invitados varones, siguiendo el mismo orden de prelacin que corresponda a
sus maridos.
b) Actos oficiales y actos privados
Adems de aquellos actos, de naturaleza inequvoca, y que slo pueden ser

organizados por los poderes pblicos, se celebran otros, muy numerosos, de los que se
valen tanto las organizaciones oficiales como las privadas para la consecucin de sus
respectivos fines.
Porque tanto los poderes pblicos como las organizaciones de carcter privado se ven
obligados a utilizar los mismos sistemas de relacin, usuales en estos tiempos para
comunicarse con los ciudadanos o los clientes. Y as, las recepciones, los actos
acadmicos, las ruedas de prensa, las exhibiciones, los congresos los banquetes y
tantos otros constituyen instrumentos de frecuente utilizacin por los organismos del
Estado, por las Comunidades Autnomas, por las Corporaciones Locales o pblicas, por
los partidos polticos o por las asociaciones privadas y empresas, que incluyen siempre
algunos de aquellos medios para realizar o dar a conocer sus actividades polticas,
administrativas, industriales o comerciales

Los organizadores de estos actos podrn ser, en consecuencia, los titulares de los
organismos del Estado o de cualquier Administracin pblica, las Corporaciones
pblicas o nobiliarias, las asociaciones de inters general, las sociedades o empresas de
cualquier naturaleza, e incluso las personas fsicas (siempre y cuando no se trate de
actos familiares, que se analizan en otro captulo). De ellos, pertenecern al sector
privado las personas que no figuran encuadradas en ningn organismo oficial,
entendiendo como tales aquellos que ejercen los poderes del Estado o los que, por
subdelegacin, estn en manos de las entidades pblicas infraestatales.
Pero, aunque los actos que pueden ser organizados indistintamente por el
sector pblico y por el sector privado, las normas aplicables pueden variar. Cando los
actos pblicos sean organizados por el Estado una Administracin pblica, es decir,
cuando tengan el carcter de oficiales, a ellos habrn de aplicarse las normas de
precedencia que ya conocemos, a las que se aadirn otras que recogen los usos
sociales y que, para cada clase de acto, a continuacin se exponen. Cuando los actos
sean organizados por el sector privado, no podrn aplicarse aquellas normas, sino las
que rigen las distinciones sociales por razn de la funcin o del mrito.

5. Planificacin y organizacin de los actos
a) Planificacin de los actos .
a.1. Anlisis previo
El anfitrin debe de plantearse los objetivos previos a la aceleracin del acto.

Responder a preguntas como Qu queremos celebrar? Qu pretendemos con ello?
A quin nos dirigimos? Qu beneficio obtendremos?, etc.; Es decir, tenemos que
plantearnos determinadas cuestiones bsicas:
La motivacin. Un acto obedece a algo. Puede ser la celebracin de un hecho

nuevo, la consecucin de un logro, la conmemoracin de algo, el deseo de
amistad, el reencuentro, la boda, unas elecciones, etc.
Los objetivos. Qu pretende el anfitrin organizando el acto con aquel
motivo? Dar a conocer un servicio nuevo, un producto, o una actuacin de
gobierno, un acercamiento, captacin de votos, vender, comprar, etc.
Proyeccin. A quines nos queremos dirigir? A cualquiera, a pocos, a muchos,
a todos, a sectores determinados, empresarios, vecinos, jvenes, viejos, etc.; si
deseamos que la proyeccin llegue a la sociedad en general a travs de los
medios de comunicacin en su totalidad, o parte de ellos. Si nos dirigimos a una
zona concreta o a otra ms amplia, etc.
Ceremonial. Cmo desea el anfitrin que se haga el acto? Con solemnidad,
sencillo, con rigor protocolario, con atenciones, con facilidades, etc.?
El refrendo. Qu instituciones o personas necesita el anfitrin para que con su
presencia sus objetivos se vean potenciados o relanzados?
stas y otras preguntas debe hacerse el anfitrin y comunicrselo a su responsable de

protocolo o de organizacin para preparar los correspondientes actos. En el momento
en que estas cuestiones se resuelven el resto es ms sencillo.

a.2. Elaboracin del programa
La confeccin del programa es uno de los instrumentos bsicos en la organizacin de

un acto. De esta forma procederemos el establecimiento correlativo del desarrollo de
un acto o varios actos, con la fijacin de sus tiempos y horas.
Es el paso previo al inicio de los trabajos relativos a la preparacin de invitaciones,

escenarios, comidas, recepciones, etc. Es, adems, el medio fundamental para que los
principales invitados y el propio anfitrin sepan a qu atenerse.
El programa es evidente que no es de estricto cumplimiento, pues habr que ser

flexible en funcin de las circunstancias o ritmo y deseos que apunten los invitados.
Pero el anfitrin ha de tener en cuenta que su modificacin puede entraar riesgos y

sorpresas, provocar desajustes en la agenda de los invitados, y consecuencias
negativas. Cualquier variacin a la hora de ejecutarlo debe hacerse de una manera
responsable, y siempre pensando en los invitados.
Especialmente, no es bueno modificar en exceso el programa cuando el invitado de

honor es una alta jerarqua del Estado, que ha aceptado acudir en base a lo convenido
previamente. Cualquier modificacin no prevista puede provocar malestar e, incluso, a
veces, problemas de trascendencia incalculada.
Generalmente, cuando en el acto participan autoridades pblicas, lo recomendable es

pactar previamente el programa y su protocolo con los servicios de protocolo de dichas
autoridades. De hecho, muy probablemente, stas no aceptarn su asistencia en tanto
no conozcan el contenido de lo que se va a realizar.
Cuando participan las altas autoridades del Estado los organizadores deben coordinar
con la Delegacin del Gobierno, si se trata de una comunidad autnoma, as como con
las autoridades locales para los diversos detalles organizativos y para la cuestin del
trfico y la seguridad vial.

El programa incluso debe prever alternativas, posibles demoras o distintas
ordenaciones en funcin a la asistencia de invitados. El programa representa en
definitiva la comunicacin interna del acto y debe ser conocido previamente por los
principales actores del mismo.
El programa debe cerrarse con antelacin suficiente a la ejecucin del acto y el

anfitrin debe invitar copia completa, a los invitados principales un reducido nmero
y una copia resumida a modo de guin de acto a los invitados.
Tengamos en cuenta que el programa global, donde se detalla todo lo relativo al acto,
debe considerarse un documento muy reservado. No solo por razones de seguridad.
Cualquier grupo con reivindicaciones, por ejemplo, puede aprovechar la coyuntura del
caso para reventar nuestro acontecimiento y llamar la atencin.
Por razones similares, el anfitrin debe estudiar detenidamente qu datos del

programa ofrece a los medios de comunicacin y en qu momento, especialmente si
est prevista la asistencia de autoridad alguna. Para un anfitrin es tremendamente
ingrato que en su acto el invitado de honor y el resto de invitados tengan que pasar por
determinadas tensiones, que suelen restar brillantez y ensombrecer el esfuerzo
organizativo.
a.3. Partes del programa.
A efectos de que sirva de ejemplo continuado en los distintos apartados de este

captulo, supongamos que hemos de organizar la inauguracin de una biblioteca
pblica en Yecla, con la asistencia del presidente y otras autoridades.
El programa que elaboremos debera de constar de los siguientes apartado
PLANIMETRIA. Croquis o planos en los que se detallan las instalaciones a visitar, el

recorrido por las mismas, los diferentes espacios y la ordenacin protocolaria que
pueda establecerse.
Planos

En este captulo incluimos la totalidad de los planos del lugar del acto aunque reflejen
plantas o partes que no sern visitadas oficialmente. Su misin fundamental es facilitar
el trabajo de la seguridad y la planificacin previa de los trabajos de protocolo
En cualquier programa, y con autoridades que lleven seguridad gubernativa, debemos

facilitar planos completos de todas las instalaciones que se visitan, al objeto de
preparar las respectivas medidas de seguridad que se pudieran estimar convenientes.
Libro de ruta
En este caso, el jefe de protocolo, a fin de facilitar al conductor las distintas rutas,
elabora un pequeo dossier, denominado libro de ruta, en el que detallan los 3
itinerarios (el libro de ruta se hace en coordinacin con la Polica Local o la Guardia
Civil, segn si es ruta urbana o ruta interurbana):
Sede de la Presidencia-Biblioteca de Yecla.

Biblioteca-Restaurante.
Restaurante- Sede de la presidencia.
Cada ruta, en un folio, se detalla calle por calle en lo relativo a los cascos urbanos y la
denominacin de la carretera. Luego se adjuntan callejeros y mapa de carreteras
indicndose sobre ellos con un rotulador de color la ruta a seguir. Incluso es bueno
prever otras rutas alternativas por si fuera conveniente no utilizar las previstas. Este
libro de ruta, en autoridades con seguridad del Estado son obligados.
En el mismo libro de ruta indicamos la composicin de las caravanas de

vehculos en cada trayecto, y los ocupantes de cada vehculo.
GRAFISMOS. Diseos de invitaciones, minutas, placas, carteles, paneles, murales...
En este captulo incluimos todos los elementos de divulgacin e invitacin que se han
editado con ocasin de la inauguracin de la biblioteca. En concreto, adjuntaremos
(pegados sobre un folio) un ejemplar de la invitacin al acto de inauguracin de la
biblioteca o imprimiremos el documento de ordenador correspondiente.
Igualmente, incluiramos un ejemplar de la minuta que se ha editado para colocar junto

al plato, con el contenido del almuerzo y el folleto editado por la biblioteca relativo a

las nuevas instalaciones y sus servicios. Si el alcalde hubiera editado un bando
llamando a la participacin de los vecinos, tambin lo incluiramos.
LISTADOS Relacin de invitados al acto o a cada uno de los actos (relacin general y
relacin de confirmaciones).
En el apartado de listados incluiremos
Autoridades que asisten

Relacin de invitado al acto o a cada uno de los actos
Relacin de invitados al almuerzo ofrecido por el ayuntamiento.
Se ofrece la lista completa de los invitados, matizando quines han confirmado o

declinado la misma.
DOCUMENTACION
Sobre todo lo que origina el evento ( Por ejemplo, en la inauguracin de esta

biblioteca, datos sobre su construccin, presupuesto, servicios que ofrece )
En el acto que estamos refiriendo, debernos de preparar
Datos sobre el la nueva Biblioteca

Datos sobre el municipio (habitantes, renta, situacin econmica, composicin
poltica de la corporacin municipal, etc...).
Inversiones de la comunidad en los ltimos aos en el municipio y proyectos de
inversin para el presente y futuros aos (planes especficos si los hubiera).
Problemas pendientes de solucin en el municipio.
Posibles nuevas peticiones del alcalde.
La extensin, grado de detalle y forma de este apartado de documentacin se har

segn los gustos o deseos de a quien va dirigido. Lo lgico es que se hagan muy
concisos, pero muy informativos.

INTERNO
Este apartado slo se usa para el personal implicado en la organizacin. En l

plasmaremos todas las necesidades existentes para afrontar la organizacin del acto, el
presupuesto, las compras y la distribucin fsica y funciones de cada uno de los
miembros del equipo, as como los pasos internos en materia protocolaria. Incluso
parece recomendable que en el cronograma (slo para uso interno) incluyamos una
quinta columna que recoja estos aspectos internos de organizacin.
El guin tcnico o escaleta: da cuenta del desarrollo protocolario del programa,

minuto a minuto, incidiendo en los aspectos especficos de los que tendr que
ocuparse cada miembro de la organizacin, en cada una de las fases del acto.
El cronograma
Es la determinacin horaria, paso a paso, de todo el acto, reflejando todo el desarrollo,

incluidos los movimientos ms pequeos. Generalmente, el cronograma se inicia con la
llegada de los invitados (por qu puerta acceden, quin recibe, qu hacen mientras
llegan todos, etc...), la llegada de las autoridades y/o invitados de honor, bienvenida,
recorridos y visitas, parlamentos, aperitivos, comidas, etc., y tambin las despedidas.
El cronograma se compone de tres partes: hora, lugar y desarrollo del acto, que para
ser ms operativos dividimos en tres columnas
DA HORA LUGAR ACTO
10,00 h.: Sede de la presidencia Salida del Sr. Presidente en

vehculo oficial, acompaado del
Jefe de Gabinete, Secretario de
Prensa y escoltas, la localidad de...

10,50 h.: Yecla A la entrada a la ciudad, un
motorista de la Polica Local
conducir al vehculo presidencial
hasta la Biblioteca.
11,00 h.: Biblioteca Pblica Llegada del vehculo presidencial.

El Sr. Presidente de la Comunidad
desciende del coche y es saludado
por:
- Alcalde de la localidad
- Consejera de Cultura
Puerta Principal: Tras el saludo, el Presidente se

dirige hacia la puerta principal de la
Biblioteca, donde aguarda el
director de la misma,
Como puede observarse en el cronograma se desarrollan las horas y el acto,

especificndose los distintos movimientos de cortesa y de protocolo que resultan
vitales en la organizacin del acto.
Gracias a la especificacin detallada del cronograma, el presidente en este caso sabr

que a su llegada le esperan el alcalde y su consejero, que en el vestbulo saludar a la
comisin promotora (que sabe por quin est compuesta), que en la sala de
exposiciones se encontrar con los invitados y que el director de la biblioteca explicar
el alcance de la obra, y as sucesivamente.
Los anexos
La finalidad de los anexos no es otra que la de ampliar datos reflejados solo

sucintamente en el cronograma y cuyo conocimiento para el anfitrin e invitados de
honor resulta fundamental en el desarrollo del acto.

Estos anexos se sitan a continuacin del cronograma y van precedidos de un folio a
modo de cartula donde se especifica el nmero de anexo y el tema relativo. As en
este caso, iramos desarrollando lo siguiente:
Anexo 1: Sala de exposiciones

Se desarrollara todo el protocolo previsto para este acto.
Anexo 2: Texto de la Placa

Se reproducira el texto de la placa
Anexo 3: Recorrido por las instalaciones

Aqu sobre el plano de plantas, (en el que se indica cada departamento) se dibuja con
flechas el recorrido que se efecta. Si por un mismo lugar se hace la ida y la vuelta
pueden utilizarse dos rotuladores de distinto color.
Anexo 4: Croquis del Saln de Actos

Se reproducira todo el Saln de Actos indicando las cuestiones fundamentales que
afectan al protocolo en general
Anexo 5: Composicin de la Presidencia en el acto institucional

Dibujo de la mesa presidencial indicando el asiento de cada invitado
Anexo 6: Men del aperitivo

Aqu se detalla el contenido del aperitivo, slo si en l hubiera algn producto tpico de
la zona. En este caso, incluso podra aadirse alguna nota adicional sobre dicha
gastronoma tpica, a fin de que el Presidente lo conozca con anterioridad.
Anexo 7: Almuerzo en el Restaurante

Croquis general del saln donde se celebrar el almuerzo, con disposicin de las mesas
y listado de invitados indicando la mesa que ocuparan. Descripcin puntual de la mesa
de la presidencia.
Anexo 8: Men del almuerzo

Aqu se desarrolla el men y los vinos. Al igual que en el aperitivo puede aadirse
alguna nota adicional informativa sobre los platos si fueran tpicos de la zona. Tambin,
puede darse algn dato sobre el restaurante.

a.4. Envio del programa
Todos los apartados anteriores, convenientemente agrupados y encuadernados,

conforman el programa, que haremos llegar a las autoridades invitadas. Una
informacin especifica a cada uno de los protagonistas sobre aquellos aspectos que le
afectan en su intervencin en el acto
.
La experiencia demuestra que el envo del programa, aunque no tengamos obligacin
de ello, a los principales protagonistas de un acto, ofrece resultados muy positivos a la
hora de ejecutar lo previsto, pues sabrn de antemano lo que tiene que hacer cada
uno, en qu momento interviene, de cunto tiempo dispone, etc. Con ello,
seguramente evitaremos una constante intervencin del jefe de protocolo.
Programas de bolsillo
Es bastante habitual, que una vez elaborado el programa, ste o un resumen del
mismo, lo hagamos a tamao reducido a fin de poderlo llevar discretamente en el
bolso y evitar cargar con el programa original, que nicamente se maneja de forma
privada. El programa de bolsillo funcionar as a modo de chuleta y puede consultarse
continuamente sin llamar la atencin.
Programa para invitados
Resulta elegante hacer llegar a todos los invitados con antelacin suficiente un
programa resumido del acto a fin de que conozcan el contenido de lo previsto, si
disponen de alguna ocasin para entablar dilogo con las autoridades y, sobretodo,
calcular la duracin del mismo.
Notas de protocolo
En algunos casos, adems se elaboran notas de protocolo especficas informando a una

determinada autoridad o invitado, con participacin activa en el acto, del protocolo a
seguir; ah se indican con todo detalle lo que tienen que hacer y de qu manera. En
este caso podramos elaborar una nota de protocolo para el alcalde y para el director
de la biblioteca, recordndole a ste dnde debe ubicarse para recibir, qu debe hacer
en la sala de exposiciones, su ofrecimiento de firma en el libro de honor al presidente,
etc.

a.5. Nuevas tecnologias aplicadas a los eventos
Las nuevas tecnologas abren una cantidad infinita de posibilidades para amenizar,
mejorar e incluso simplificar nuestros actos y eventos
Por ejemplo, todos conocemos la tecnologia del streaming, que permite trasmitir en
directo un acto a todo el mundo. O las nuevas tecnologias de traduccin simultanea
No slo hay mejoras en lo que referido a facilitar el trabajo. Tambin se ha conseguido

aportar a los eventos mucho valor aadido con adelantos de un estilo ms creativo.
Algunos ejemplos
Robots para eventos
Interactan con los asistentes al evento en tiempo real, es decir, escuchan, hablan y se
mueven como si fueran humanos. En ferias, en puntos de atencin al cliente y en
recepciones de invitados de cualquier evento; fiesta de corporativa de empresa, cena
de empresa, etc. pueden ejercer de Azafatos y asesores de informacin. Lanzan
mensajes comerciales y los slogans que se les indique.
Generalmente se les puede tunear con camisetas corporativas o con cualquier otro
complemento que no entorpezca sus movimientos.
Proyeccin arquitectnica mapping
Esta tendencia est cobrando protagonismo en todo el mundo, es la proyeccin de

imgenes en grandes superficies como fachadas de edificios, interiores con
esquinas, puertas y ventanas o cualquier soporte que lo permita. Se combinan
nuevas tcnicas para adaptar el contenido de la proyeccin a la superficie
sobre la que se proyectar la imagen, aprovechando al mximo las formas que
tienen las fachadas.
Tecnologa de Proyeccin 3D
Se basa en proyectores que tienen la capacidad de emitir imgenes tridimensionales

dinmicas que consiguen una sensacin de profundidad y cercana ms prxima a la
vida real
Tecnologa hologrfica

Gracias a cuatro proyectores situados en extremos, se generan imgenes
tridimensionales dentro de su espacio de proyeccin, haciendo que la imagen se vea
totalmente en 3D desde cualquiera de los ngulos desde los que la miremos. Esta
imagen es generada en el centro y da sensacin de realismo. Puede proyectar
imgenes desde 1,5 hasta 30 metros de altura tanto en interiores como en exteriores.
Unin pro-innovacin
La unin de varias de estas tecnologas a la creatividad puede hacer posible hasta el

teletransporte entre lo virtual y lo real. Por ejemplo, se pueden unir diferentes tcnicas
visuales que representaran todas las tendencias tecnolgicas actuales, realidad
aumentada, holografa, mapping, 3D, avatares y la interactividad.
Ultimas tecnologas
Adems de las herramientas digitales que se estan utilizando para dar a conocer un
evento (como pueden ser Facebook, Twitter o Instagram entre otras), existen algunas
aplicaciones nuevas que a travs del videostreaming se estn abriendo camino en el
sector de los eventos a pasos agigantados.
Son las aplicaciones de moda: Snapchat y Periscope. Cada una tiene sus caractersticas
diferentes, al unirse consiguen crear una retransmisin nica del evento.
Snapchat: es una aplicacin de envo de archivos de vdeo y fotografa que

desaparecen de los dispositivos en un mximo de 10 segundos despus de
haber abierto el archivo sin dejar rastro viral.
Periscope: es una herramienta (propiedad de Twitter) para la retransmisin

de vdeo en streaming. Tiene un uso muy sencillo: slo hay que vincularla a la
cuenta de Twitter, conectarse y pulsar emitir.
a.6. La accesibilidad
Aunque no existe una legislacin especfica en Espaa sobre los criterios de

accesibilidad en eventos, s existen multitud de normas para elementos como el
espacio y el transporte.
Actualmente, si queremos que la organizacin del acto sea un exito, es ms que

razonable estar al tanto de multitud de detalles que garanticen el igual acceso y la

plena participacin de todos tus asistentes.
Existe una conciencia social cada vez mayor sobre la necesidad de garantizar la
accesibilidad. Es una cuestin no solo de eficacia como organizadores, sino tambin de
sensibilidad y de realismo en una sociedad cada vez ms igualitaria.
La accesibilidad en la organizacin de actos y eventos tenemos que plantearla en tres

frentes
1. Web accesible:
- Debe cumplir con las normas de accesibilidad del W3C -World Wide Web Consortium,
una comunidad internacional que desarrolla estndares para la ptima navegacin por
internet.
- Es importante que detalle con claridad los servicios a disposicin de las personas con
problemas de movilidad: transfers adaptados a silla de ruedas o scooter, alojamiento
con habitaciones adaptadas, accesibilidad de los espacios donde se desarrollen las
actividades y de la localidad.
2. Un espacio que cumpla la normativa:
- Imprescindible realizar una auditora pre evento para asegurarse que el espacio
cumple con la legislacin vigente en cuanto a accesibilidad. Esta es una responsabilidad
de los gestores del espacio, de la misma forma que los organizadores son legalmente
responsables del acceso igual de todos los participantes.
- Comprueba qu ajustes razonables pueden realizarse para hacer el espacio ms

accesible. Y asegrate que el personal de apoyo tiene capacitacin necesaria para
ayudar a personas con discapacidad.
3. En la gestin de eventos:
Coloca al personal de apoyo en la misma ruta por donde pasaran las personas
con problemas de movilidad para minimizar el tiempo de transporte.
Dispn de una sealtica clara para asegurarse que las personas con deficiencia
visual son capaces de encontrar su camino libremente o con asistencia limitada.
Proporciona una zona de asientos adaptados para que los asistentes con
discapacidad puedan descansar.
Procura que el personal de las reas de catering pueda llevar la comida a las
personas en sillas de ruedas.
Proporciona scooters y sillas de ruedas manuales gratuitos.

Provee de sistemas de bucle de induccin para personas con discapacidad
auditiva en las zonas de presentaciones.
Asegrate de tener una persona que hable el lenguaje de los signos para que
los asistentes con discapacidad auditiva puedan seguir las sesiones.
a.7. El catering. Tendencias actuales
El servicio de catering es en muchos casos uno de los responsables del xito de un

acto. Debe reflejar el espritu del acto y respetar los colores e imagen de la empresa
organizadora.
El servicio gastronmico debe atender a varios parmetros que cada vez se exigen ms
por parte de los organizadores:
presupuesto ajustado,
calidad de la comida,
vistosidad de los platos,
originalidad del servicio y del menaje
un sinfn de detalles que hacen que ese acto sea inolvidable en el tiempo.
Las nuevas tendencias en el servicio de comidas se corresponden con otros sectores

como el de la moda y el diseo, encontrando en ellos la inspiracin.
La presentacin de los platos y su contenido ha sufrido en estos aos una simbiosis con
el arte que consigue mostrar no solo algo para comer sino algo para disfrutar con todos
los sentidos, incluido el de la vista.
Los colores de la comida juegan con los colores corporativos de la empresa

organizadora, con la decoracin de la sala y de la mesa convirtiendo el simple de acto
de comer en un placer de los sentidos.
Hoy no se va a una comida a comer desenfrenadamente sino a disfrutar de sabores

nuevos o ms sofisticados. Combinaciones que han surgido de la investigacin culinaria
de prestigiosos cocineros que han hecho evolucionar el campo de la cocina hasta lograr
maridajes prodigiosos antes impensables.
Ahora no se busca confeccionar un men que contenga mucha cantidad de comida en

pocos platos, sino al revs: muchos platos que contengan menos cantidad pero ms
esencia.

No todo son experimentaciones nuevas, tambin se innovan los platos tradicionales
dndoles un toque de modernidad pero sin perder su carcter de autnticos.
Hoy el Protocolo tiene que estar al da en todas las materias para no quedarse obsoleto
ni antiguo. Tenemos que conocer lo tradicional y dominar lo nuevo para jugar con ello
segn nuestras necesidades. Unos actos requerirn el respeto a la tradicin y otros nos
permitirn innovar y descubrir nuevas vas de investigacin para que esta disciplina siga
creciendo y no se estanque. Pero hay que guardar el equilibrio y estar a la ltima sin
pecar de extravagantes.
Para lograr acertar en la eleccin del men y la tendencia a seguir tenemos que
atenernos a las caractersticas de nuestro pblico. Tendremos en cuenta si es de
avanzada edad o joven, cul es su profesin, si es una comida de trabajo o de gala, si el
lugar en donde lo ofrecemos le va un estilo ms que otro, el tipo de ropa que llevan los
invitados acorde con el espritu del actoy as cada uno de los detalles que nos harn
decidirnos por una o por otra tendencia.
a.8. La seguridad
Junto a Protocolo y Comunicacin, la Seguridad completa las tres patas en las que se
sustenta un acto . Se trata de que no pase nada a nadie de los asistentes a un acto y
que se tengan los medios para actuar.
Da igual que hablemos de un mega evento, o de una simple celebracin social, son
siempre cuidados que deben tomarse muy en cuenta en los primeros estados del
desarrollo y planificacin del evento, para estar en condiciones de prevenir cualquier
tipo de incidente grave.
Es preciso coordinar y proteger la integridad fsica de organizadores, personal,

invitados, celebridades, oradores, participantes y anfitriones; y por qu no tambin, de
las propias instalaciones donde se desarrolla el evento.
Cuando se habla de seguridad se abarcan varios aspectos y circunstancias:
Geogrficas, seismos, grandes tormentas, inundaciones, etc.

Terroristas, bombas, atentados, etc.
Delictivas, secuestros, asaltos, etc.
Fsicas, incendio en las instalaciones, perdida de gases, etc.
Sanitarias, contaminacin de alimentos, epidemias, etc.

Hay puntos claves a dominar en la elaboracin y control de un plan de seguridad, para
garantizar el xito en la maniobra.
1. Identificar y valorar una amenaza
Para hacerlo, se debe analizar objetivamente todas las circunstancias que rodean al
evento. Se deben evaluar los posibles riesgos, y la informacin, deber ser verificada y
analizada en funcin de su relevancia.
- La ubicacin: ae examina la posible proximidad a barrios con altos niveles de

inseguridad, sitios de difcil acceso, o de escasa iluminacin, entre otros.
- Las instalaciones: por ejemplo en hoteles, bajo ciertos parmetros, se evalua si
cuentan con un determinado nivel de seguridad tanto en equipamiento de proteccin y
combate de un incendio, sistema de alarmas, control de accesos, circuito cerrado de
televisin. Si cuenta con personal de seguridad y emergencia capacitado para la
atencin en situaciones de crisis y primeros auxilios.
Si cuenta con planes de autoproteccin de emergencia y evacuacin frente a

situaciones crticas, y si son conocidos por todo el personal del hotel, y puestos en
prctica a travs de simulacros.
- Las condiciones climticas de la zona. Y las previsiones que toman las instalaciones al
respecto. Tormentas intensas, sismos, inundaciones, pueden ser factores que afecten la
duracin de un evento, y pueden llegar a ser grandes generadores de disturbios si no
se maneja la eventual situacin debida y rpidamente.
2. Todos al tanto y bien informados
Anfitrin, organizadores, eventuales miembros del staff, junto a su personal de

seguridad privada, y todo el personal involucrado en un evento, deben estar
preparados para situaciones especiales que pudieran surgir,
Se debe estar preparado para manejar rpida y efectivamente cualquier situacin de

riesgo, y minimizar los impactos que estas situaciones generen a las posibles vctimas.
Hay que tener previsto todo: como salir en un incendio, como atender a una persona
que sufre un infarto(colocacin UVIs, salidas al Hospital, camas preparadas,etc.).

Tambin hay que pensar en la atencin al pblico, en casos de desmayos, en actos
masivos, con calor, de pie, etc.
Es vital para ello contar con una lista de contactos de emergencia y saber a quin
dirigirse en caso de un problema o incidente, pequeo o grave, que surja durante el
transcurso del evento.
La comunicacin es primordial y se debe establecer en un solo sentido, siguiendo los

lineamientos del grupo responsable de la seguridad.
Un plan de seguridad efectivo no debe enfocarse nicamente a la seguridad fsica y

control de masas, sino en un buen plan de contingencias y gestin de prevencin, para
minimizar cualquier riesgo que se presente antes, durante y despus de la realizacin
del evento, manejando inteligentemente lucha contra incendios, sistemas y
procedimientos de evacuacin, apoyo de primeros auxilios, reaccin frente a
emergencias, entre otros.
Se establece una Proteccin especial para personalidades de una alta institucin del
estado. La seguridad se trabaja a tres niveles(tres crculos)
Primer circulo, a travs de los guardaespaldas que estn al lado de la autoridad.

. Protegen a la autoridad (escudos humanos) Estos escoltas deben tener en
cuenta en la organizacin el acto. Suelen estar en primera fila, en las puertas,
detrs de las cortinas, etc. Previamente hay que hablar con ellos para ver que
necesidades tienen. Suele establecerse una lista de invitados con nombres, DNI
y fechas de nacimiento.
Segundo circulo, de tipo mixto, formado por policas de paisano y uniformados.
Protegen el edificio donde se celebra el acto: controlan puertas, pisos, etc.
Tercer circulo: los que trabajan fuera del edificio. Francotiradores, informacin y
contra informacin.
En los desplazamientos, las autoridades viajan en una caravana de vehculos. En el caso

de altas instituciones hay una burbuja de seguridad, con varios coches que le
preceden que suelen ir precedidos por un coche de la Polica Nacional o la Guardia
Civil. Despus suelen ir los coches de las autoridades locales o regionales.
En estos casos se suele realizar una Junta de Seguridad en torno a la Delegacin del
Gobierno, donde estas representados los cuerpos de seguridad como Guardia Civil,
Polica Nacional, Bomberos, sanitarios y suele estar el jefe de seguridad de la autoridad
que visita.

Es importante emitir acreditaciones para los que no tienen invitacin y trabajan en el
acto. Se suelen utilizar credenciales de colores, segn los grupos de trabajo, para
facilitar los controles de identificacin. Fundamental que en la puerta situemos una
persona que conozca a todos los invitados

5.2 Organizacin de los actos
b.1. Fase de organizacin
Aprobado el programa, llega la hora de hacer frente a todos los preparativos. Es el

momento de la organizacin pura y dura. Hay que establecer los calendarios de
trabajo, el reparto de funciones y las contrataciones de servicios necesarias.
Se trata de llevar a la prctica lo que se ha planificado. Aspectos a tener en cuenta:
Listado de invitados. Casi nunca se cierra, pues hasta ltima hora siempre
queda alguien por invitar, por confirmar o por asignar asiento. Elaboracin de
las tarjetas indicadoras de los asientos y de los croquis informativos oportunos.
Tarjetones o cartas de invitacin (de imprenta o de ordenador) con sus
correspondientes sobres y sus direcciones.
Si la instalacin es muy grande o compleja, carteles indicadores realizados
conforme a la imagen corporativa de la casa.
Produccin del evento: montaje y adecuacin de los espacios que se van a
utilizar, tanto del escenario, como el habilitado a los invitados, el reservado para
el posible cctel o almuerzo, o cualquier otro cuyo uso se prevea. Sin olvidar
que se planifique de acuerdo con las televisiones si el acto fuera retransmitido
en directo o diferido (sobretodo, en la disposicin de los diferentes elementos o
materiales que vayamos a utilizar y la eleccin de los colores), material de
sonido e iluminacin, cabinas de traduccin simultnea, cartelera, piezas
decorativas, posibles pantallas y proyecciones.
Montaje adecuado de comedores y seleccin correcta de mesas, sillas, men,
bebidas, camareros, tipo de servicio, etc. O para sus alternativas: buf,
aperitivo, desayuno o similares.
Solucin a las posibles necesidades que puedan plantear los medios de
comunicacin, de forma muy especial para los medios audiovisuales, pero sin
olvidar a los redactores literarios.
Zona interna de apoyo a la organizacin donde las azafatas puedan dejar los
vasos, las botellas de agua, las servilletas u otros materiales.
Accesos a la instalacin y sistema de control de invitaciones.
Zona reservada para el aparcamiento de vehculos oficiales, VIP y generales, con
sus correspondientes credenciales.
Regalos, atenciones y otro tipo de materiales que resulten imprescindibles para
el acto, tales como diplomas, bandas, medallas, ttulos, esculturas, etc.
Forma de acceso al escenario para los VIP y seleccin de los mismos.
La organizacin de actos en las administraciones pblicas. Alfonso Yage Garca 76

Personalidades que harn uso de la palabra y orden de intervenciones.
Banderas, ubicacin y protocolo.
Adecuacin de servicios higinicos para todo el mundo.
Protocolo de acceso y de salida.
Entrega de programas editados, memorias o discursos traducidos.
Equipo de personas que se encargarn de la atencin personalizada de los
invitados, tanto de los VIP como de los generales.
Documentos que sea necesario manejar en un acto (libro de honor, textos de
convenios, de fusiones, de creacin de una fundacin, resoluciones, textos de
paz, etc.).
Proteccin con vallas de los accesos a la instalacin en aquellos actos donde se
prevea numerosa asistencia de pblico en el exterior (se har de acuerdo con
seguridad).
Servicios de guardarropa, que han de funcionar con rapidez y mediante un
sistema seguro que evite sorpresas desagradables para los invitados.
Servicios de informacin y atencin al pblico cuando sean necesarios.
Aunque no es tarea de los responsables de protocolo solamente, es necesario

planificar aspectos relacionados con la seguridad integral del acto o coordinarse con
sus responsables en el caso de que la misma sea asumida por la seguridad del Estado o
la autoridad correspondiente (planes de evacuacin, atenciones mdicas, asignacin
de asientos necesarios para la seguridad policial, eliminacin de barreras que impidan
el libre movimiento de personas con discapacidad, control de alimentos, control de
accesos, etc.).
Es imposible enumerar todas las cuestiones de las que debe ocuparse un equipo de
protocolo a la hora de organizar un acto, pero lo cierto es que hay que estar en todo.
Por ello, lo mejor que se puede hacer en una de las primeras reuniones de
programacin es elaborar una lista de necesidades y determinar quin se ocupa de
ellas. Es decir, disponer a priori de un documento extenso donde se reflejen todo tipo
de necesidades para cualquier evento que nos sirva de pauta y que nada se nos pase.
b.2. Fase de ensayos
Normalmente, la vspera, en los escenarios reales donde se desarrolle el evento

(especialmente los complejos o con cobertura meditica, con ms razn si emiten en
directo), suele hacerse un ensayo general. Es una prueba muy realista que tiene dos
finalidades: comprobar que el estado final de todo el montaje es el correcto (y en caso
de necesidad hacer los ajustes pertinentes) y ensayar con el personal al servicio de la
organizacin todo lo que est bajo su competencia. En muchos casos, servir para que

determinados colaboradores conozcan por primera vez el espacio y se les pueda
explicar in situ sus tareas.
Cuando el acto tiene movimientos complejos o va a ser retransmitido en directo por

televisin, el ensayo es ms obligado que nunca, recurrindose incluso a extras que
hagan las veces de los protagonistas autnticos. Se ensayan los movimientos delicados
y se comprueba que lo planificado se puede llevar a efecto. Hay veces que gracias a
estos ensayos se pueden corregir a tiempo algunos problemas. Para la televisin este
ensayo es muy importante, tanto para los cmaras, como para el realizador y
comentarista, pues les resulta de mucha utilidad para su trabajo el da de autos.
Por otra parte, es muy recomendable solicitar en ocasiones a los principales

protagonistas del evento que acudan al escenario para hacer su propio ensayo, cosa
que seguramente agradecern. Si no pudieran acudir, hay que tratar de explicrselo
previamente con la ayuda de una grabacin del ensayo, utilizando extras. Grandes
personalidades han participado como autnticos alumnos en los ensayos, preguntando
numerosos detalles y haciendo todo lo posible por conocer bien su papel. Otros, por el
contrario (los menos), han renunciando a participar en el ensayo, conformndose slo
con el programa y la nota de protocolo, lo cual, para un acto complejo, resulta
insuficiente. Eventos como las bodas de casas reales con especial trascendencia, o
ceremonias como las entregas de los premios Prncipe de Asturias y Nobel, incluyeron
o incluyen en su ceremonial el ensayo previo.
b.3. Fase de ejecucin
Aqu poco se puede decir. Es la fase de la realidad. Todo lo que se ha planificado en

meses, semanas o das ha de llevarse a feliz trmino. Una clave: intentar cumplir al
mximo con lo programado, que el personal colaborador realice correctamente su
misin desde la hora programada sin esquivar problemas que no sean de su
competencia sino contribuyendo acertadamente a su solucin. Buenos equipos de
personas, buena coordinacin, sistema de comunicacin interna, un buen puado de
enlaces de protocolo, un ayudante que siga a sol y a sombra al jefe de protocolo para
que sea su receptor/transmisor y su apoyo ms prximo.
Si todo est bien planificado, no tiene por qu haber nervios o preocupaciones.

Cuando algo se salga del guin echaremos mano de la mencionada improvisacin, del
saber hacer, del sentido comn y de las ganas de querer resolverlo todo bien, siempre
sin tomar decisiones precipitadas y con mucha prudencia. Y ante las impertinencias de
algunos invitados es aconsejable tener mucha mano izquierda y firmeza. Al buen
profesional del protocolo se le nota enseguida: sabe estar, dirigir, atender, resolver y

decir no de tal manera que hasta el perjudicado (si es una persona educada) termina
por agradecrselo. Todo un arte que hay que ir aprendiendo. Algo que da el oficio, la
experiencia y el ser buena persona.
En la fase de ejecucin no puede fallar ningn integrante de la organizacin:

carpinteros, iluminadores, electricistas, floristas, mdicos, bomberos, limpiadores, etc.
Todos en su puesto, con discrecin, atentos a cualquier incidencia. Siempre habr algn
error, pero seguro que podr resolverse, a veces, incluso, sin que los invitados se den
cuenta. Si todo el mundo sabe lo que tiene que hacer y lo hace, la fase de ejecucin
ser un xito, aunque surjan los llamados imponderables, que siempre aparecen y para
los que hay que estar debidamente preparados. Los actos no siempre salen al cien por
cien como los hemos planificado, porque se trabaja con personas, con realidades
diferentes, con situaciones, con tiempos Lo importante es que los invitados salgan
convencidos de que fue un buen acto y que nuestro jefe o cliente tambin quede
satisfecho porque se hayan cumplido las previsiones. Los profesionales de la
organizacin seguramente veremos algunos fallos, muchas veces sin trascendencia,
aunque el reto de todos es alcanzar la perfeccin.
Durante esta fase debemos mantener un alto nivel de control general del acto, sin
bajar la guardia en momento alguno, pendientes de todo y dispuestos a arreglar
cualquier incidencia, pero sin barullo y sin crear excitaciones negativas. Tranquilidad y
poder de resolucin. stas son las claves si previamente se han hecho bien los deberes.
En esta fase, el responsable mximo de protocolo debe de actuar como un regidor que
desde una posicin organizativa privilegiada pueda controlar la totalidad de lo que
sucede, evitar problemas, dar las instrucciones precisas y estar atento al contexto
general del evento. En organizaciones complejas, la misin principal de su mximo
responsable es coordinar y tomar decisiones. Por eso recomendamos que no se
arrogue para l una misin especial relevante porque es posible que, por atenderla,
pierda el control general del acto.
b.4. Fase de valoracin
Comienza cuando todo ha pasado. El acto ya forma parte de la historia. Llega el

momento de valorar los resultados, analizar lo programado y la forma de funcionar,
estudiar los errores y los aciertos y hacer anotaciones de cara al futuro. El protocolo
evoluciona mucho y un anlisis permanente de lo que se hace, realizado en equipo, es
la mejor forma de ponerse al da y de seguir mejorando. Las conclusiones hay que
elevarlas a todos para que sea de utilidad al conjunto y contribuyan a su maduracin
profesional.

Esta fase tiene, a su vez, varias sub-fases:
- Valoracin en caliente. Anlisis muy por encima de los principales problemas y

aciertos habidos realizado a las pocas horas (sirve para anotar lo que seguramente han
sido los problemas que ms han preocupado).
- Valoracin en fro. Anlisis muy pormenorizado de todas las fases y obtencin de
conclusiones, realizado pasado un tiempo (normalmente una semana o quince das) y
una vez que cada colaborador haya hecho llegar un pequeo informe con sus crticas y
sugerencias. Se analiza lo publicado o emitido, las fotos o vdeos propios, porque
seguramente habr alguna cosa que nadie advirti en el momento, pero que
visionndolo se aprecia perfectamente. De esta reunin se extrae un informe interno
que pasa al archivo.
- Valoracin ejecutiva. Es el anlisis de los resultados que se eleva al jefe o cliente, a
modo de memoria general del acto. Hoy empieza a ser frecuente para ese documento
la inclusin de una cronofoto, para hacer una secuencia de todo el evento utilizando
fotos de todos los pasos del acto con su pequeo texto explicativo. Un documento ste
en el que se d cuenta de la repercusin meditica.
En esta fase de valoracin se incluye el trabajo de archivo de papeles, documentacin,

correspondencia, presupuestos, etc. No hay que perder de vista todos los documentos
informticos o impresos que ha generado o llegado a la organizacin, as como posibles
recortes de prensa o noticias aparecidas en distintos medios en Internet. Hoy,
afortunadamente, gracias a que la mayora de los documentos se generan en el
ordenador y que los que se reciben en papel impreso se pueden escanear, la tarea del
archivo es ms sencilla y conlleva menos problemas de espacio fsico.
Tambin se incluye en esta fase el pago de las facturas que ha generado el evento. Si
cuadra con el presupuesto, enhorabuena; si hay desfase, a discutir con los jefes o a dar
las explicaciones oportunas, aunque es de imaginar que las desviaciones
presupuestarias se habrn sometido previamente a la aprobacin de quien
corresponde. El tcnico de Protocolo trabaja hoy con mayor mentalidad econmica, a
sabiendas de que debe gestionar bien el presupuesto, lo que en buena medida exige
otros conocimientos relativos a la relacin con proveedores, contabilidad y manejo de
programas informticos especializados. Finalmente, ha de valorar la rentabilidad del
evento.

6.- Protocolo y comunicacin
a) Condenados a entendernos
Resulta oportuno tener claros algunos consejos que ayudarn al responsable de las
relaciones con los periodistas a que su trabajo sea eficiente y a evitar problemas que
redunden negativamente en la imagen de la institucin o empresa que organiza el
evento.
Por qu tenemos que entendernos con los profesionales de los medios de

comunicacin? Por dos motivos:
en primer lugar porque los periodistas tienen unas rutinas especficas que
condicionan en cierta medida el trabajo de la institucin o empresa que
mantiene relaciones informativas con los medios.
y en segundo lugar porque, aunque algunos se resistan a compartir la idea, la

imagen que la institucin traslada a la sociedad depende en buena medida de
la accin de los medios informativos.
Los medios de comunicacin son espectadores privilegiados de los actos y gracias a su

labor, podremos conseguir que se difundan lo mximo posible. Actualmente, junto a
los medios convencionales, no debemos olvidar los medios digitales y las redes
sociales.
Es importante coordinarnos con los periodistas y con los tcnicos para que esta
difusin ensalce positivamente lo que pretendemos mostrar al pblico. Debemos
conocer y adaptarnos a sus necesidades
El jefe de protocolo dispone de datos que resultan muy interesantes para los
periodistas. Conoce todos los detalles de lo que va a ocurrir, el momento exacto en el
que est previsto que tenga lugar, sus protagonistas... Pero sabe, adems, cundo ha
acontecido algo que no estaba previsto y si se ha cumplido el programa al pie de la
letra. Cuenta, en definitiva, con una informacin muy valiosa para el periodista porque
tiene todos los datos que le permiten no slo adornar su redaccin y ofrecer a su

audiencia un producto mucho ms preparado y vistoso, sino porque tambin dispone
del material imprescindible para conocer la filosofa del evento, su entramado y los
objetivos; en definitiva, el porqu del acto.
Precisamente por este motivo es muy importante que el jefe de Protocolo establezca
una relacin estrecha con los periodistas para explicarles lo que hace y darles datos
que les ayuden a entender lo que organiza. De igual forma que un arquitecto explica la
idea que ha tenido al disear un edificio y lo que ha pretendido transmitir, el
responsable de protocolo debe hacer lo mismo cuando disea tambin su propio
trabajo: ceremonias ms o menos importantes pero que persiguen unos objetivos. No
slo debe explicar lo que hace y lo que pretende por su propio inters, sino tambin
para ayudarles en su labor informativa y contribuir as a evitar los errores de
interpretacin que a menudo leemos o escuchamos en los medios. Esta labor didctica
resulta de gran ayuda para los profesionales de la informacin que desconocen en su
mayor parte las normas del ceremonial, las tradiciones que afectan al desarrollo de los
actos, el sentido de los movimientos, la significacin de los smbolos y la
intencionalidad de los gestos, entre otras cuestiones. Sin embargo, quien trabaja en
protocolo s las conoce y sabe interpretarlas, por lo que es su obligacin explicar esta
informacin. De esa forma, facilita el trabajo a los periodistas, evita malas
interpretaciones y confiere a su labor la dimensin y trascendencia que merece.
b) Elementos bsicos que debemos conocer
b.1.Los redactores
Necesitan una nota de prensa, adecuadamente redactada, para

informar de los detalles de la celebracin del acto.
En ocasiones es recomendable celebrar una rueda de prensa, para

informar con detalle de los objetivos del acto y responder a sus
dudas
El del acto se le documentara todo lo posible: dossier de prensa,
notas informativas de protocolo, etc. y se les reserva un lugar
concreto desde el que poder ver bien el transcurso del evento.

b.2. La nota de prensa
Es un documento escrito que contiene informacin sobre un hecho noticioso que parte
de una organizacin con la finalidad de ser difundido o publicado. Es preciso distinguir
entre una nota de prensa y una nota de inters. sta contiene una informacin que
resulta provechosa solamente para el periodista, como por ejemplo, qu debe hacer
para acreditarse en un acto o cules son los puntos de foto en un evento determinado.
Esta informacin no tiene inters noticioso pero s aporta cuestiones de gran valor para
el profesional del medio.
El aspecto esttico de una nota de prensa, su forma externa, es exactamente igual a la

de una noticia publicada en cualquier peridico. Es decir, incluir, al menos, un titular,
una entradilla y el cuerpo de la informacin. El antettulo y el subttulo son opcionales.
Conviene en todo caso dejar claro que las pautas respecto a la estructura y la forma en
que se presente la nota de prensa pueden variar (y de hecho as ocurre) con arreglo al
libro de estilo de cada institucin o empresa.
El titular es el elemento fundamental de la nota de prensa por cuanto que es lo

primero que se ve al estar escrito con un cuerpo de letra mayor y destacado (en
negrita, habitualmente). Recoge lo sustancial de lo que ha ocurrido. Muchos
periodistas, al recibir la nota de prensa, decidirn si tiene o no inters nada ms
leer el titular. Le podr parecer poco profesional, pero tenga en cuenta que a lo
largo del da llegan miles de notas de prensa y teletipos a una redaccin y que
es necesario discriminar las que merecen la pena de las que no en funcin del
tiempo de que se disponga.
La entradilla o lead no debe tener una extensin superior a las 24 palabras y se

refiere principalmente al qu y al quin. Es decir, contesta a qu es lo que ha
ocurrido, quin lo ha protagonizado, aunque tambin puede responder muy
esquemticamente al cundo, dnde y por qu, si bien estas tres ltimas
cuestiones pueden abordarse en el prrafo siguiente, como veremos a
continuacin. (En cualquier caso, lo ideal es que el lead responda a las cinco
preguntas clsicas del periodismo).
El cuerpo de la informacin se detiene realmente en los detalles que dan

respuesta al cundo, dnde, por qu y cmo. La disposicin de estos datos a la
hora de escribir sigue normalmente la estructura de una pirmide invertida, es
decir, lo ms importante al comienzo y lo menos al final, aunque no es
estrictamente necesario seguir este procedimiento. Ser imprescindible, y esto

es una norma de obligado cumplimiento en la elaboracin de una nota de
prensa, que su lenguaje sea claro, conciso y correcto.
Evite el autobombo y el exceso en los calificativos. Este documento no es

publicidad, sino informacin. El periodista ya cuenta con que, al ser una
informacin que parte de una institucin, ser interesada. No se lo ponga ms
fcil para que la deseche.
La nota de prensa deber ir fechada y estar redactada en papel corporativo, con

el logotipo de la institucin.
Al tratarse de informaciones que emite una institucin y no una persona

particular, no van firmadas solamente con un nombre propio, sino que tras ste
debe citarse el departamento en cuestin, bien genricamente (Gabinete de
Comunicacin, Departamento de Prensa) o de un modo ms especfico
(Director de Comunicacin, Jefe de Prensa).
Incluya al final de la nota aquellos datos que debe conocer el periodista por si
desea ampliar la informacin. Adems de citar a la persona de contacto, ser
imprescindible poner el telfono, correo electrnico y pgina web en caso de
que el papel en el que enviemos la nota de prensa no tenga ya impresos estos
datos. En este ltimo supuesto, la firma se presentara as:
Alberto Coma Tartajosa

Gabinete de Comunicacin
Tel. 91 555 55 55
correo@electrnico
www.paginaweb.com
Intente que toda la informacin no ocupe ms de un folio o folio y medio con

un interlineado sencillo y con un cuerpo de letra de 12 puntos en el caso de los
tipos Times New Roman y similares; para otros, quiz haya que aumentar o
reducir este cuerpo.
Si lo considera oportuno, puede acompaar la nota con un anexo con material

grfico o infogrfico.
La nota de prensa debe ser enviada a los medios de comunicacin por correo
electrnico. Actualmente, se utilizan de manera cada vez ms frecuente las
denominadas salas virtuales de prensa en la pgina web de la institucin, un
espacio reservado al servicio de los medios de comunicacin en el que se
almacenan las diferentes notas de prensa junto a otras cuestiones de inters.

Si enva la nota a medios impresos, deber remitirla al jefe de seccin o al
redactor jefe de la seccin en la que considera que tiene cabida. En la radio y la
televisin debe distinguir entre informativos y programas. Si es para
informativos, debe remitirla al responsable del rea (sociedad, deportes,
nacional...); si va a programas, al editor o al productor.
b.3. El dossier de prensa
Se trata de un documento que elabora el gabinete de comunicacin sobre un tema

concreto para ser entregado a los periodistas. Deber incluir todos los datos que stos
necesiten para poder elaborar una informacin. El dossier se entrega a los redactores
al inicio de una rueda de prensa o se les enva a la redaccin.
Respecto a su contenido, depender de las caractersticas de la informacin que se

pretenda facilitar. Un dossier debe incluir, al menos, los siguientes apartados:
Nota de prensa.
Resumen de la informacin objeto del dossier.
Informacin de utilidad para los periodistas que cubran informativamente el
evento: cundo y cmo acreditarse, medidas de seguridad, lugar donde estar
ubicada la oficina de prensa.
Cronograma explicativo del acto.
Croquis de la disposicin de las personalidades invitadas en el escenario.
Discursos de autoridades.
Programas.
Relacin de personas invitadas.
Breve historia de la empresa o institucin que aporta la informacin.
Material grfico, ya sean fotografas (para los peridicos) o vdeos (para las
televisiones). Tambin podran incluirse testimonios hablados de los
protagonistas objeto del dossier de prensa. CD-Rom que incluya todo lo
anterior y ms documentacin si procede.
Los periodistas agradecern mucho que todo lo que est escrito en papel
puedan en soporte digitalizado: e-mail o USB. De esta manera, habr muchos
prrafos que ni siquiera tengan que volver a teclear. El dossier de prensa debe
tener una presentacin digna. Como todo en la vida, las cosas, cuanto mejor
cuidadas estn, ms atraccin causan.
Tarjeta personalizada del presidente o director general, del jefe de prensa y/o
protocolo.
Adems del material literario, los redactores agradecern mucho que se

adjunte, si se puede,
Es muy importante este dossier de prensa contenga informacin de carcter
protocolario. De esa manera, se ayudar a los periodistas a entender los
smbolos que se han utilizado, las msicas que se han previsto y otras
cuestiones. Cuando el informador es capaz de descifrar todo el lenguaje que
encierra un acto, sus informaciones se vuelven ms giles e interesantes porque
aportan datos que van ms all de lo que la audiencia puede percibir al
observar una foto o ver una retransmisin sin conocer con detalle qu
significan, por ejemplo, los colores que se han elegido, el porqu de una
determinada colocacin de las banderas o la disposicin de las autoridades.
b.4. La rueda de prensa
La rueda de prensa es, por definicin, el protocolo en torno a la informacin. Se trata

de un acto en donde sta es la principal protagonista. Como sistema informativo, es el
ms tradicional de todos cuantos existen, aunque no tiene por qu ser el ms
importante. Su principal caracterstica es que informa exactamente del mismo mensaje
a todos los medios y a la vez.
El hecho de informar mediante rueda de prensa conlleva el primer ejercicio

protocolario de un gabinete de comunicacin: hay que empezar a hacer uso de las
tcnicas de organizacin de actos para situar adecuadamente a quienes van a hablar, a
los periodistas literarios, a los grficos y otros asistentes (en caso de que sea pblica).
Cmo afrontar una rueda de prensa. Las formas
Son muchas las cuestiones a tener en cuenta cuando nos encontramos ante el reto de
afrontar la organizacin de una rueda de prensa. Por eso, ofrecemos a continuacin
una serie de recomendaciones al respecto que resultan muy prcticas y de mxima
eficacia.
Antes de convocarla, valore si es estrictamente necesario. Cuando

organice una rueda de prensa, piense que los periodistas tienen que
desplazarse en su estilo habitual: con prisa. Asegrese de que
realmente tiene algo importante que contar que no lo pueda hacer
mediante una nota de prensa porque si los periodistas acuden a su
convocatoria y se van con la sensacin de haber perdido el tiempo,

para prximas ocasiones se pensarn dos veces atender su peticin.
(Y contarn con el respaldo de sus jefes).
Siempre que sea posible, convoque la rueda de prensa con dos das
de antelacin mediante una nota de inters en la que especifique el
motivo, el lugar y la hora, as como quin o quines intervendrn.
Procure realizar la rueda de prensa principalmente por la maana,

entre las 11.00 y las 12.00 horas. No es aconsejable hacerla por la
tarde ya que en prensa, la decisin sobre la mayor parte de las
informaciones que sern publicadas al da siguiente se toma por la
maana. Esto no significa que los periodistas de los medios escritos
no vayan a acudir si el motivo de la rueda de prensa vespertina es
realmente importante.
Intente confirmar la asistencia de los periodistas invitados el da

anterior con una llamada de telfono. De esta manera tendr una
idea aproximada del xito de su convocatoria antes de que tenga
lugar la misma. Quiz muchos de ellos no le puedan garantizar que
vayan a asistir pero al menos sabr si su acto est entre sus
previsiones.
Reciba personalmente a los periodistas a la entrada del lugar donde

se celebre la rueda de prensa. Aproveche para saludarles,
agradecerles la asistencia y entregarles un dossier con la informacin
que necesitarn.
Respecto a si resulta ms interesante entregar este dossier antes o

despus de la rueda de prensa, consideramos que debe ser
entregado al periodista a su llegada por dos motivos: si el inicio se
retrasa, no tendrn la sensacin de perder el tiempo porque lo
pueden aprovechar ojeando el texto y tomando notas; dispondrn
de ms informacin en caso de que puedan formular preguntas una
vez que finalice la intervencin de los participantes.
Procure que donde tenga lugar la rueda de prensa se vea con

claridad la imagen corporativa de la institucin o empresa
convocante y que, a poder ser, el logotipo se encuentre, al menos,
en el panel de fondo, tras la presidencia, de manera que sea
inevitable que los periodistas grficos capten esa imagen si quieren

grabar o fotografiar a quien comparece. Los grficos le agradecern
esta disposicin de la imagen institucional porque permite al lector
ubicar la fotografa en un acto determinado.
Intente, salvo presin de sus superiores, que la mesa presidencial

solamente est ocupada por quienes vayan a hacer uso de la
palabra. Si debe colocar a ms de una persona en la presidencia,
haga lo posible por que el nmero sea impar. De esa manera,
facilitar la lectura de la imagen a la audiencia. Para los periodistas
siempre es ms fcil conocer que, de tres personas, la del medio
tiene ms importancia. Son pocos los que saben que de dos
personas, es ms relevante la de la derecha mirando desde atrs.
Si pone agua, utilice una jarra y un vaso. Es mucho ms elegante

que colocar sobre la mesa presidencial una botella que,
probablemente, llevar publicidad, salvo que a usted le patrocine
esa marca.
Se colocar sobre esta mesa la documentacin que necesiten

quienes vayan a ofrecer la rueda de prensa y, sobre todo, el mismo
dossier de prensa y/o documentacin que se haya facilitado a los
periodistas. La presidencia no puede estar en inferioridad de
condiciones. Tambin pondremos unos folios en blanco y un
bolgrafo para cada uno de sus componentes, todo ello en la misma
carpeta, ya que es muy importante que la mesa est lo ms vaca
(sobria) posible.
Es muy importante que quien ofrezca la rueda de prensa conozca

con detalle el contenido del dossier que se ha facilitado a los medios
para poder remitirles a un texto concreto cuando considere
oportuno y para evitar tambin que algn periodista se refiera a
alguna parte del dossier y el compareciente sea incapaz de
responder por desconocimiento de lo elaborado por su gabinete.
Hay que huir de la colocacin de muchos elementos decorativos.

Ms bien al contrario: cuantos menos mejor. En las ruedas de prensa
debemos buscar la sobriedad para que sea la persona que
comparece la que ms destaque. Evite los centros florales siempre
que sea posible; ofrecen una imagen espantosa y no aportan nada.

Si dispone de una mesa de sonido para que los periodistas graben el
audio, mejor. Facilitar una imagen limpia al evitar que no les quede
ms remedio que colocar los micrfonos y las grabadoras sobre la
mesa. En todo caso, si desea dar la sensacin de relevancia y
trascendencia, permita que coloquen las grabadoras y los micros en
la mesa.
Los periodistas literarios ocuparn, como es lgico, los lugares ms

importantes de la sala a excepcin de la presidencia. Pero la prensa
no tiene un sistema de precedencias para que se sienten sus
profesionales. As pues, el que primero llega elige sitio. Esto no
plantea ningn problema porque los periodistas, habitualmente, se
conocen entre s. No hay por tanto que protocolizarles. Ningn
peridico es, en este sentido, ms importante que otro. En los
asientos destinados para los redactores colocaremos una carpeta
con folios en blanco y un bolgrafo. Incluso tambin se puede
disponer sobre las sillas el dossier que vayamos a entregar si no lo
hemos hecho instantes antes en la puerta de entrada.
Los fotgrafos siempre representan un serio problema en estos

actos, pues se mueven constantemente en busca de la mejor
imagen, o de la imagen que ms les interesa. Si la rueda de prensa
no tiene mucha trascendencia se les puede dar libertad en este
sentido. Si es muy relevante, debemos acotar su campo de
actuacin. Cuando haya que obrar de esta manera, tendremos que
negociar siempre con ellos, incluso antes de que entren a la sala.
Habr que llegar a un acuerdo para que despus no haya problemas.
Lo mismo sucede con los cmaras de televisin. Su principal

ubicacin estar en la parte central trasera de la sala, en donde cada
medio instalar una cmara fija con trpode. Pero tendremos el
mismo problema que con los fotgrafos respecto a los grficos que
llevan su cmara de imgenes al hombro. Y esto es cada da ms
frecuente.
Normalmente, a estas convocatorias no asisten slo los periodistas.

Tambin se sientan junto a ellos otras personas muy vinculadas a la
empresa o institucin que ofrece la rueda de prensa. Habr que
habilitarles un sitio detrs de los informadores. Se les pedir mucha
discrecin, silencio y que no hablen en ningn caso, salvo que la

presidencia as se lo requiera.
En el caso de que sea preciso contar con un servicio de traduccin

( de idiomas o de lenguaje de signos) lo mejor que el traductor
acompae en la mesa presidencial y utilice un micrfono colocado
en la misma mesa presidencial para traducir las declaraciones a los
periodistas.
Si quien interviene ante los medios no est muy habituado a tratar

con los periodistas es aconsejable que el responsable de
comunicacin le acompae en el transcurso de la rueda de prensa y
modere el evento.
Entre sus funciones, destacan: dar la bienvenida a los periodistas,

agradecer su asistencia y repartir los turnos de preguntas llegado el
caso, solicitando que antes de formularlas digan su nombre y el del
medio de comunicacin para el que trabajan. Si es una sola persona
la que se sienta en la mesa presidencial, el responsable de
comunicacin puede ocupar un puesto en la misma, a su izquierda y
suficientemente alejado para que los grficos puedan tomar
fotografas sin que aparezca ste en las instantneas; fuera del tiro
de cmara. Tambin puede optar por realizar su trabajo desde un
atril. Uno o dos colaboradores sern los encargados de acercar los
micrfonos siempre inalmbricos a los periodistas para efectuar
las preguntas.
La intervencin de quien comparece en rueda de prensa se puede

prolongar entre 20 y 40 minutos, aunque depende del contenido
abordado.
Una vez que haya finalizado, el gabinete de comunicacin debe

enviar una nota de prensa con el contenido ms destacado de la
rueda a aquellos medios que no hayan podido asistir. Tambin se
puede enviar alguna fotografa. Es conveniente grabar la
intervencin por si alguna emisora de radio pide algn testimonio
(corte).

b.5. Fotgrafos, cmaras, tcnicos
Antes de que acudan al acto, o en el momento que lleguen, debern conocer los
movimientos de los protagonistas, cundo se van producir y por dnde.
Cuando no sea posible que uno o varios movimientos importantes sean captados por
todos los medios grficos habr que pensar en hacer un pool.
b.6. La iluminacin y el sonido
En un acto al aire libre, no es lo mismo que se desarrolle en horas en las que el sol
brille plenamente o a ltima hora de la tarde.
En los actos cerrados, si el local no dispone de la iluminacin adecuada, debe de

procurarse apoyos lumnicos suplementarios para el buen desarrollo del acto.
El sonido se toma de forma directa, o desde una mesa de mezclas. Pueden colocar los
micrfonos sobre los altavoces pero la calidad del sonido es mucho menor.
C) A tener muy en cuenta con los medios de comunicacin.
No es aconsejable mentir a los periodistas. Despus vendr el desmentido y la

fama de mentiroso es difcil aprtala.
Los periodistas hacen su labor. Generalmente, ningn periodista tiene la

intencin de hacer la vida imposible a nadie.
Tenemos que ayudarles, cuando nos pidan una informacin, porque

normalmente trabajan contrareloj.

No es conveniente discriminar a los medios crticos. Si lo hacemos acentuamos
su crtica. En los conflictos actuar con mucha diplomacia y no llevarlo nunca a
un asunto personal (que lo resuelvan las instituciones con el medio).
Es bueno mantener un contacto regular con los medios, incluso cuando no

tengamos por qu hacerlo.
Ante una situacin de crisis, rapidez, iniciativa y comunicacin transparente y

fluida.
Para programar un acto tener en cuenta la rutina de los medios. Evitar el final
de la maana y la tarde.
Para difundir un acto, todos son importantes: redactores, locutores, cmaras y

tcnicos.
Ponerse serio con los periodistas si es necesario. Tambin hay alguno/a un poco
caradura.
Tenemos que cuidar las relaciones con los directores de los medios. Deciden.
Invitarlos a actos de cierta envergadura.

7.- Actos protocolarios ms habituales
a) Visitas institucionales
Es habitual, la visita de representantes de las instituciones regionales, para
mantener reuniones de trabajo con la Corporacin Municipal, visitar o
inaugurar obras cofinanciadas, etc. Se trata de actos de escasa presencia de
instituciones y ciudadanos, que se transmite bsicamente a travs de la
presencia de los medios de comunicacin
En la organizacin previa algunos aspectos parecen fundamentales. Empezando

por la comunicacin interna con todos los pblicos afectados por esta visita.
Desde los propios miembros de la Corporacin Municipal a los diferentes
servicios implicados.
Tras conocer la previsin del acto y el objeto de la misma, contactamos con los
departamentos de protocolo y prensa de la Comunidad Autnoma o la
Delegacin de Gobierno para cerrar los detalles de su desarrollo. Se notifica la
visita a los miembros de la Corporacin Municipal. Para ello utilizamos el envi
de mensajes por correo electrnico y a veces mensajes a mvil, evitando en lo
posible el envi del tpico saluda del presidente de la corporacin municipal.
Solamente en el caso de que en estas visitas se cuente con representantes de
alguna asociacin o entidad de la ciudad recurrimos a la invitacin, siempre
personalizada, mediante el envi por correo postal.
La Polica Local tiene conocimiento de la visita para recibir a la comitiva oficial a

la llegada a la ciudad y trasladarla hasta la Casa Consistorial. En ese momento,
segn los casos, el Alcalde, el Concejal delegado del rea los recibe y se
introducen en el Ayuntamiento.
Si se realiza una reunin de trabajo es habitual realizar antes o despus un

encuentro informal, de pie, con los medios de comunicacin en una sala
contigua. En otras ocasiones, convocamos una rueda de prensa en la sala
habilitada al tal fin. A la finalizacin, la Polica Local acompaa la comitiva hasta
la salida del casco urbano.

b) Colocacin de primera piedra.
La inversin en obras pblicas forma parte de uno de los captulos ms

destacados de los presupuestos municipales. Una vez cerrado el proyecto,
incluyendo su financiacin, las obras se ponen en marcha. Si estas obras tienen
especial relevancia se recurre a la realizacin de un acto de colocacin de la
primera piedra
Se trata de un acto que desde la oposicin siempre genera criticas en el sentido

de considerarlas como un acto meramente propagandstico.
Es licito que la Corporacin Municipal se dote de aquellas herramientas

necesarias para dar a conocer el inicio de unas obras. Pero el acto de colocacin
de la primera piedra esta un poco desfasado. Tiene un ceremonial un poco
peculiar: firma de las actas, la introduccin en la piedra, y su colocacin.
En muchas ocasiones no logramos transmitir a los medios grficos otra imagen

que la autoridad de turno agachado en una postura mas o menos forzada
dando las paletadas de rigor.
El reto es conseguir que los medios salgan con la informacin de la primera

parte del acto. Me refiero a la explicacin que realiza el tcnico de la obra ante
las autoridades. Es importante facilitarles una buena nota de prensa, entregada
al final del acto, que incluya los datos ms importantes. Resulta recomendable
que se le acompae con un dossier, en soporte digital, con datos e imgenes del
proyecto, que le faciliten el trabajo y nos ayude a difundir los aspectos ms
significativos.
c) Inauguracin de una obra o instalacin
Debe considerarse como una forma de comunicar y difundir la puesta en

marcha o mejora de instalaciones o servicios pblicos dirigidos al ciudadano.
Tras cerrar las fechas, y las autoridades asistentes, el departamento de

comunicacin y protocolo junto a la concejala implicada ms directamente

planificamos el desarrollo del acto, tras visitar las instalaciones y estudiar todos
los detalles. En estos casos se sigue el esquema habitual:
o recepcin de invitados y autoridades

o descubrimiento de placa, recorrido
o y encuentro con los medios.
Seguidamente realizamos el envi de invitaciones personalizadas a todos los

componentes de la Corporacin Municipal y representantes de asociaciones y
entidades relacionadas con el evento. Se solicita confirmacin lo que siempre
resulta muy complicado. Muy pocos confirman, como bien sabemos.
El da previo a la inauguracin podemos realizar una rueda de prensa, en el que
expliquemos los pormenores de esta instalacin, seguida de una visita
acompaada por los medios a las instalaciones. En otros casos, nos
preocupamos de entregar una nota de prensa y un dossier de prensa, en papel
y en soporte digital.
En este tipo de actos, es habitual organizar una jornada de puertas abiertas, al
da siguiente de la inauguracin oficial, para lo que se realiza la oportuna
difusin en medios locales con la insercin de cuas, anuncios de prensa y spot
en la televisin local.
d) Presentacin de nuevo servicios

Otros tipo de actos suele ser la presentacin de nuevos servicios. Por ejemplo,
se puede presentar en una plaza publica cntrica los dos nuevos vehculos que
van a cubrir el servicio urbano de autobs. Una importante mejora que
pretende mejorar y reactivar este importante servicio publico en el que el
Ayuntamiento viene apostando desde hace ms de una dcada, con una
respuesta todava limitada por parte de los vecinos, demasiado habituados al
transporte individual.
En este supuesto, el Alcalde y concejales visitan los nuevos autobuses y

posteriormente se mantiene un encuentro con los medios de comunicacin.
Durante todo ese da, los ciudadanos pueden visitarlos y recoger la informacin
sobre nuevos horarios, recorridos y tarifas en una carpa porttil montada en las
inmediaciones. Adems se programo una campaa de divulgacin del uso del
autobs urbano en coordinacin con los mercados pblicos, donde se
entregaban billetes para uso gratuito del autobs al comprar en estos
establecimientos.

e) Recepciones oficiales
Se suelen realizar en el saln de plenos o sala noble habilitada a tal fin. Los
motivos diversos: visita a la ciudad de una alta institucin, un experto en
determinada materias , colegios profesionales, asociaciones de carcter
regional o nacional. Tambin se utiliza como homenaje a determinada
personalidad o institucin local por un reciente xito profesional.
Habitualmente el acto esta presidido por el Alcalde aunque en ocasiones lo
hace el concejal delegado del rea.
Siempre se cuenta con representacin de los diferentes grupos municipales. El

acto suele ser breve, con las intervenciones del Alcalde o concejal y el
homenajeado, concluyendo en ocasiones con un intercambio de obsequios. Se
convoca a los medios de comunicacin que, a la conclusin del acto suelen ,
realizar entrevistas. En otras ocasiones el mismo acto se convierte en un
encuentro informal con los medios de comunicacin.
f) Firma de convenios
Sencillo acto que tiene por objeto la difusin de los trminos establecidos en el
acuerdo que posibilita estos convenios. Se dispone una mesa presidencias en la
que se sientan los firmantes. Se sitan dos copias con el convenio suscrito que
ser firmadas por el representante legal de ambas entidades
Abre el acto el alcalde que da paso al secretario que da lectura de las clausulas
o trminos del convenio
Despus firma del convenio, breves palabras de los representantes de los

representantes de las instituciones que formar el convenio. Cierra el acto del
alcalde.
El acto se suele realizar ante los medios de comunicacin que a continuacin

preguntan sobre el contenido del convenio firmado
g) Entrega de premios

Si inicialmente este tipo de ceremonias eran promovidas principalmente en el
mbito oficial, hoy en da se ha extendido al conjunto de la sociedad.
Bsicamente, el ceremonial para la entrega de un premio o galardn es muy

parecido en todos los casos, si bien su protocolo puede variar en virtud de las
circunstancias, tradiciones o nmero de galardonados en cada momento. Con
independencia de ello, podemos establecer este guin como prototipo de
todos:
Presentacin general del acto.

Glosa sobre el premiado.
Lectura del texto oficial o acta de concesin del premio.
Entrega del galardn.
Palabras del premiado.
Discurso del representante de la institucin promotora.
Discurso de la autoridad que preside (si es el caso).
Son muchos los marcos en los que se pueden entregar galardones y existen
muchos modelos sobre la forma de desarrollar estos actos, por lo que conviene
no generalizar y analizar los casos ms habituales.
No conviene olvidar que la estructura y el desarrollo de estos eventos tienen

mucho margen para la creatividad y la imaginacin. Lo que deben de buscar los
organizadores es la seriedad del acto y lograr la mxima solemnidad en todo
momento, procurando reflejar en el protocolo el mximo protagonismo que
deben tener los galardonados, autnticos protagonistas de esta fiesta. No debe
de olvidarse tampoco a los jurados y patrocinadores, ni a los representantes de
la entidad o conjunto de entidades que otorgan las distinciones. Estas cuatro
partes son las que cierran la esencia de las premiaciones
Normalmente, las presidencias de estas celebraciones estn formadas por el

anfitrin, las autoridades relevantes e invitados de honor distinguidos. Los
galardonados ocupan un lugar de honor durante la ceremonia, normalmente a
la derecha de la presidencia, dejando el lado izquierdo para jurados,
patrocinadores y representantes de las entidades promotoras.
Esta mxima puede tener su excepcin cuando el distinguido es solamente una

persona, en cuyo caso para evitar la sensacin de soledad en la que se
quedara, es ms conveniente situarle en la presidencia al lado de la persona
que vaya a entregarle el premio. Sera el caso de la entrega del ttulo de hijo

adoptivo en un ayuntamiento. En cambio, si hubiera dos o ms, es preferible
habilitarles un lugar de honor a la derecha de la presidencia.
En estas ceremonias son muy importantes varias cuestiones que destacamos a

continuacin:
o Explicar bien a los miembros del jurado o personas que hagan la

seleccin oportuna, la posible trascendencia que tiene su soberana
decisin y que han de ser realistas en sus decisiones para que, entre
otras cosas, no se falle a favor de una persona de la que se pueda
sospechar que no acudir a recoger el premio (hay casos en los que
conviene sondear previamente si estara dispuesto a ser candidato y si,
en caso de ganar, acudira el da x a recoger el galardn).
o Atender protocolariamente con mucha solemnidad y mimo la reunin
del jurado, as como a todos sus miembros. Cuidar especialmente el
momento de la comunicacin pblica del fallo. Es de cortesa que antes
del anuncio oficial su presidente comunique oficialmente la decisin a
los afectados, por lo que los organizadores tratarn de poner los medios
oportunos y cerciorarse de la localizacin de los mismos (podra hacerse
a travs de terceras personas, para no crear falsas expectativas a nadie).
o Los premios que tienen fecha fija se convocan con un ao de antelacin
pueden resultar ms complejos para la organizacin, pues no cabe
margen alguno para la negociacin de fechas con los premiados. Cuando
no hay da sealado, lo habitual es proponer uno que convenga a la
totalidad de los galardonados y que se ajuste a las mejores previsiones
de los organizadores.
o Con la mayor antelacin posible ha de entregarse a los premiados el
protocolo del acto y, si se dispone de ello, hacerles llegar
documentacin sobre ediciones pasadas y material audiovisual
o Ha de cuidarse muy especialmente la forma en que se entrega el
premio. Si es algn tipo de escultura se hace sin envolver, y a la vista,
nunca en caja. Si se tratarse de un diploma, lo normal es darlo enrollado
Si se tratara de un cheque, se har mediante un sobre lacrado que lleva
impreso el nombre del ganador.
o Si lo que se entregan son copas de gran tamao, medallas,
condecoraciones de solapa o similares hemos de intentar eliminar las
posibles barreras que pudiera haber entre el que impone u otorga y el
que recibe o procurar que la mesa que les separa tenga la medida
idnea.
o Lo normal es que los premios se entreguen de uno en uno, pues es la

mejor forma de solemnizar cada instante, aunque hay que entender que
en determinadas entregas, sobretodo de ttulos acadmicos, si son
centenares las personas que han de pasar por el estrado, tenga que
hacerse de cinco en cinco, o de seis en seis (segn los que estn en la
presidencia).
o Si la entrega es de una escultura o similar, sta se muestra en el
escenario sobre una mesita debidamente adornada para tal efecto.
o Lo ideal en entrega de premios es que los galardonados puedan
agradecer la concesin.
o Es conveniente prever en algn momento una instantnea con todos los
premiados y quien entrega los galardones. Ser la foto oficial de
recuerdo.
h) Acto de nombramiento de Hijo Predilecto (adoptivo) de la

ciudad
Tras finalizar todo el procedimiento establecido en el reglamento de Honores y
Distinciones, con la aprobacin final por parte del pleno del Ayuntamiento,
cerramos el expediente incoado inicialmente
Seguidamente se mantienen las primeras reuniones con el homenajeado que va

a marcar el calendario ms conveniente para la realizacin del acto.
Por el alto significado del acto se cuida mucho que se invite a todas las
asociaciones y entidades ciudadanas, a los que hay que pedir, por supuesto,
confirmacin de asistencia.
Segn las previsiones de asistencia se opta por un recinto u otro(desde el

Auditorio Municipal, al teatro, segn los casos)
El dia sealado, el acto se desarrolla de acuerdo al siguiente esquema:
1. El Jefe de protocolo recibe en la entrada del Ayuntamiento al

homenajeado y lo conduce al interior del Ayuntamiento donde le espera
el Alcalde y los concejales y autoridades especialmente invitadas(ex-
alcaldes, cronista oficial)

2. Auxiliares de protocolo conducen a los invitados al recinto donde se
realiza el acto indicndoles el lugar que les corresponde sentarse.
3. Alcalde, distinguido y concejales se dirigen al lugar del acto donde

aguardan los invitados ya sentados.
4. Se forma la presidencia del acto con el Alcalde, secretario de la

Corporacin y homenajeado
5. El alcalde procede a la apertura del acto dando la palabra al secretario

que procede a la lectura del acta por el que se acuerda el nombramiento
de hijo predilecto.
6. El alcalde da paso al encargado de glosar la figura del distinguido.
7. Toma la palabra el alcalde, quien finalizado su discurso entregara al

distinguido el diploma acreditativo y le impondr la insignia de la
Corporacin Municipal
8. El distinguido toma la palabra para agradecer la distincin
9. El alcalde ofrece al homenajeado el libro de honor para que firme en el

mismo
10. El alcalde da por concluido el acto
11. Se sirve un vino de honor en un local contiguo
i ) Pleno de investidura de la Corporacin Municipal.

Por el alto significado del acto se cuida mucho que se invite a todas las asociaciones y
entidades ciudadanas. Tambin se invita a los exalcaldes y exconcejales, y a familiares
de los nuevos concejales que integran la Corporacin Municipal. A todos hay que
pedir, por supuesto, confirmacin de asistencia. Especialmente en los salones de
plenos, como Yecla, con apenas 100 butacas

El acto se desarrolla de la siguiente forma:
Una vez que los concejales electos tomen asiento en sus respectivos
escaos, el Secretario de la Corporacin Municipal abre el acto
informando que segn establece la Ley Orgnica de Rgimen Electoral
General, se debe de constituir en primer lugar la Mesa de Edad
compuesta por el concejal electo de ms edad, que pasa a ser el
Presidente de esta Mesa de Edad y el de menor edad , adems del
propio secretario.
Una vez constituida la Mesa de Edad, proceden a comprobar las

credenciales presentadas por los concejales electos mediante
certificacin emitida por la Junta Electoral de Zona.
Se solicita a los concejales electos que declaren si existen motivos de

incompatibilidad para su toma de posesin.
Toma de posesin, mediante juramento o promesa siguiendo la formula

establecida por la legislacin vigente. Se realizara por el orden de la
obtencin del escao, siguiendo la Ley DHont.
Se declara constituida la Corporacin Municipal.
Se procede a votar a los candidatos a Alcalde. Solo se puede votar al

cabeza de lista de cada uno de los partidos polticos que han obtenido
representacin. Se vota mediante llamada nominativa a los concejales y
a travs de voto secreto por papeleta. Al finaliza se procede al recuento
y se comunica el resultado de la votacin. Ser alcalde el candidato que
obtenga mayora absoluta y si no es as, el cabeza de la lista ms votada
en la elecciones municipales .
El Presidente de la Mesa de Edad proclama al Alcalde electo
El nuevo Alcalde jura o promete el cargo y seguidamente recibe la

medalla y el bastn de mando. Se disuelve la Mesa de Edad y se
constituye la nueva mesa con el Alcalde, el Secretario y la Interventora
El Alcalde hace entrega a todos los concejales la insignia con el escudo

de la ciudad.
Se da paso a un turno de palabra de los portavoces de cada uno de los
grupos municipales. Finalmente interviene el Alcalde.

El Alcalde levanta la sesin
Foto de familia de la nueva corporacin municipal
j) Luto municipal
El fallecimiento de un concejal, un hijo predilecto de la ciudad, y no digamos un

alcalde, es sin duda uno de los momentos ms duros por los que puede pasar
un jefe de protocolo de una institucin municipal.
Es muy complicado porque los ayuntamientos no suelen tener resueltas estas

situaciones. Pero hay que tener en cuenta algunos aspectos fundamentales que
deben de realizarse :
En primer lugar el Alcalde o un teniente de alcalde, junto al jefe de

protocolo visitara la familia para expresarles el psame propio y el de la
corporacin municipal
Se debe realizar un pleno extraordinario manifestando pblicamente el
pesar por el fallecimiento acordndose los das de luto oficial
Se pide permiso a la familia para instalar la capilla ardiente en el saln de
plenos del Ayuntamiento. Se explica a la familia los actos a realizar pidiendo
siempre permiso.
El gabinete de prensa redactar un comunicado oficial sobre el fallecimiento
y un esquela para su publicacin.
Se acondiciona el saln de plenos como capilla ardiente. Se debe habilitar
un libro de condolencias. Es importante habilitar un cuarto para que los
familiares puedan descansar si lo desean
Por la premura de tiempo hay que comunicar el fallecimiento a las
autoridades informando del horario y el lugar de los actos.
Si se realiza funeral religioso, hay que convenir con la iglesia la forma de
realizarlo.
Se fija un turno de vela de los miembros de la corporacin en la capilla
ardiente. La Policia Local, con uniforme de gala, realiza escolta.
El fretro puede estar cubierto por la bandera del municipio. En un cojin
sobre un taburete, a los pies del fretro, se colocara los atributos del cargo
de alcalde(medalla y bastn)
El dia del entierro, las autoridades se dirigen a la iglesia. La comitiva parte
del Ayuntamiento, portando el fretro a hombros. Detrs la familia(siempre
primero) y despus la corporacin municipal. Cierra banda de msica
interpretenado marcha fnebre.

Se establece la comitiva con vehiculo(si la iglesia no esta cercana) y a la
llegada se establece de nuevo la comitiva conforme al orden a la salida del
Ayuntamiento
A la finalizacin de la misa funeral, la corporacin municipal se traslada al
cementerio. Tras el entierro se despiden de la familia que queda en la
intimidad para despedir el difunto.
k) Fiestas tradicionales
Se trata de celebraciones arraigadas en la historia local del municipio y que en muchos
casos mantiene el mismo protocolo y ceremonial que tenan en sus orgenes.
En el programa de actos, suelen consolidarse con un conjunto de actividades con

presencia de la Corporacin Municipal
Presentacin del programa y cartel de las celebraciones

Pregn(en el teatro o en la iglesia)
Recepcin en el Ayuntamiento a la entidad organizadora de las Fiestas
Desfile procesional con la imagen del patrn o patrona o santo en torno al
que de dedican las celebraciones
Misa en el da grande de la fiesta (patronal)
Y algunos actos peculiares en cada celebracin: en Yecla el Beneplacito de
las Fiestas Patronales, la Ofrenda de Flores a la Patrona, la Cabalgata de
Carrozas y Carros Infantiles
l )Hermanamiento entre ciudades

Tras la aprobacin en pleno del acuerdo de hermanamiento, se debe organizar
un acto de hermanamiento en el que prime la cortesa y atencin hacia los
representantes de la ciudad hermanada: recibimiento a la llegada,
acompaamiento al hotel, visitas guiadas a la ciudad, comida o cena de
hermanamiento entre ambas corporaciones y asociaciones ciudadanas.
El acto central, en un recinto que permita amplia presencia de representantes

de la ciudad, se inicia con las palabras de bienvenida de la ciudad que coge el
acto. Se firma el documento de hermanamiento. Palabras de los alcaldes de
ambas ciudades y se finaliza con un almuerzo o cena de hermandad.

ll) Las bodas civiles
Tres son los elementos esenciales en la celebracin del rito civil del matrimonio.
El primero de ellos es la lectura de los artculos 66, 67 y 68 del

Cdigo Civil.
El segundo requisito es la manifestacin pblica del consentimiento
de casarse y su proclamacin por el concejal oficiante.
Y el tercero la firma del acta correspondiente por contrayentes,
testigos y concejal.
A nadie se le escapa que, reducida a esto, la ceremonia resulta fra, pobre y

socialmente muy poco significativa. De ah que, sin renunciar a la naturaleza civil de la
misma, prcticamente todos los concejales que han tenido que presidir una boda
hayan buscado la frmula de hacer ms clida, rica y significativa la ceremonia para
que la misma resalte la importancia personal y social que la boda tiene para los
contrayentes y sus familias.
Tanto el concejal oficiante como los contrayentes pueden elaborar un guin de

celebracin teniendo en cuenta sus gustos y apetencias siguiendo los distintos
apartados en que se divide la ceremonia.
Los pasos esenciales que se dan en una celebracin de matrimonio civil y que pueden
ser adaptados a cada circunstancia concreta son los siguientes:
Recepcin: La llegada de los novios puede revestir ya una cierta solemnidad(musical

quizs) Normalmente la indicacin de acceso suele hacerla un funcionario municipal
mientras que el concejal oficiante espera dentro de las dependencias consistoriales.
Pero puede tambin salir a su encuentro y acompaarles en el camino hacia el lugar de
la ceremonia.
No hay un protocolo especfico sobre la entrada. Tradicionalmente entran novios y

testigos a la vez. La colocacin en las sillas de la ceremonia y ante la mesa de firmas es
habitualmente la de los dos hombres a la derecha de las dos mujeres, quedando los
novios en el centro.
Las intervenciones. Una vez contrayentes e invitados en su sitio, comienza la

ceremonia. Este es un momento que permite cierta creatividad. Todos los asistentes
permanecen sentados mientras que quien interviene lo hace de pie.

El concejal puede intervenir ensalzando los valores cvicos de la
familia en el entramado social. Tambin puede decir, si as es, que
conoce a los contrayentes o a sus familias y contar algn detalle
sobre la historia del noviazgo.
Pueden intervenir otras personas, bien hablando de los novios
(familiares o amigos) o bien leyendo algn poema o captulo de un
libro especialmente querido por ellos.
Tambin puede ser tambin el momento de un cierto silencio
escuchando una intervencin musical singularmente significativa. O
puede ser todo ello junto, siempre que se tenga sentido del
desarrollo de una ceremonia, no resulte aburrido ni ofenda a nadie y
logre el ambiente de alegra y emocin que se busca.
El consentimiento, es el momento del matrimonio propiamente dicho. Es un momento

solemne al que debe asistirse de pie. El concejal debe leer los artculos
correspondientes del Cdigo Civil y preguntar si los han comprendido. Inmediatamente
preguntar si desean contraer matrimonio y si efectivamente lo hacen en este acto.
El concejal que preside la ceremonia proclamar a continuacin que el matrimonio ha

quedado constituido. Se aborda el rito de la colocacin de los anillos. En el matrimonio
civil no se realiza el intercambio de arras, pero tampoco est expresamente prohibido.
De hacerse, debe cuidarse que sea doble, es decir, que l entregue a ella y viceversa.
La firma del acta Los asistentes pueden de nuevo sentarse mientras se procede a la
firma del acta matrimonial. El orden de las firmas suele ser concejal, novio y novia y
testigos. Si la mesa de firmas es distinta de la de que ocuparon durante la ceremonia y
tiene una sola silla, habr que permanecer de pie hasta que, con el mismo orden, se
acerquen a firmar los indicados. En este momento es cuando puede sonar de nuevo la
msica. Un detalle importante: que no se olvide el acta en la mesa, ya que sin ella el
juzgado no facilita el Libro de Familia.
La despedida Terminada la firma y todos de pie, tiene lugar la despedida.El concejal s

puede felicitar en nombre de la ciudad a la nueva familia y desearles la mejor de las
suertes en adelante. Si el ayuntamiento ofrece algn tipo de regalo es el momento de
hacerlo. Si adems quiere ofrecer un brindis, es la ocasin para que salgan los
camareros con las copas. Quiz sea el momento de los testigos para que sean ellos
quienes pronuncien algunas palabras de brindis.

m ) Eventos especiales.
La visita de los Prncipes de Asturias a Yecla
En la vida de los municipios se viven eventos especiales. El 30 de enero de 2009 Yecla

vivi una jornada calificada como histrica con la visita de Sus Altezas Reales los
Prncipes de Asturias.
Si algn responsable de protocolo de Ayuntamiento se ha planteado en ocasiones que

podra ocurrir si se le presenta una oportunidad como esta, me gustara transmitiros
algunas consideraciones que un profesional de protocolo municipal debe de tener en
cuenta en esta situacin especial:
La Casa Real no suele avisar con tiempo de estas situaciones, por razones de
seguridad. Cuando lo comunican pueden faltar escasas semanas para el evento.
Tras el susto te tienes que poner rpidamente mano a la obra. No hay tiempo
para relajarse. Te surgen muchas dudas que comienzan a aclararse tras la
primera reunin con el equipo desplazado desde la Casa Real (Protocolo, Prensa
y Seguridad).
Es importante preparar una amplia documentacin sobre la ciudad y una

variedad de propuestas posibles. Nuestra experiencia nos demostr que la Casa
Real cuenta con un equipo altamente profesional, con una amplia capacidad
receptiva a la propuestas razonadas y dentro de determinadas normas de
cortesa o seguridad que todos podemos imaginar. Esta fue nuestra experiencia.
Tras la llamada de los servicios de Protocolo se concreta la primera reunin

pocos das despus. Una larga jornada en la que nos reunimos y visitamos los
posible escenarios, dejando perfilada a grandes rasgos la visita.
A partir de hay es importante poder elaborar el cronograma de los actos y

realizar un presupuesto de los medios materiales y humanos que se van a
necesitar: personal auxiliar de protocolo y mantenimiento, suministro de
banderas nacionales, catering para invitados, alojamiento del personal,

ornamentacin de los locales, invitaciones de autoridades, limpieza
extraordinaria de la ciudad, posibles obsequios,... Pero tampoco hay que
preocuparse porque esto no va a suponer la quiebra de los presupuestos
municipales. Es un tema ms de detalles que de ostentacin pblica, de lo que
por cierto la Casa Real siempre huye.
Los das siguientes se termina de perfilar el programa. En primer lugar los

miembros de seguridad se dedican a estudiar los recorridos y los lugares donde
se desarrollaran los actos. Es importante que la Polica Local este en contacto
con ellos para coordinar todo el operativo que por razones obvias apenas
trasciende. Nos quedan curiosidades como tener que retirar todo los
contenedores de recogida de residuos situados en el recorrido de la comitiva o
la inspeccin pormenorizada, mediante el uso de perros, de todos y cada uno
de los rincones de las dependencias municipales.
A continuacin llegamos a la difusin publica de la grata noticia. Casa Real no va

a permitir, por razones de seguridad, que se haga publico hasta apenas unos
das antes.
En nuestro caso, tras lanzar la noticia, llevamos a cabo una rueda de prensa en
la que el Alcalde explico el desarrollo de los actos.
Paralelamente se emiti un Bando Municipal anunciando e invitando al gran

evento.
Los medios de comunicacin grficos situados sobre una plataforma pudieron

recoger excelentes fotografas e imgenes que luego tuvieron su reflejo en
prensa y revistas de toda Espaa. Aprovecho para recordar la importancia de
ubicar adecuadamente a los medios de comunicacin para conseguir una
adecuada repercusin de los eventos.
Al llegar a las puertas del Ayuntamiento y saludar a toda la corporacin,

entraron en la Casa Consistorial. En el interior solo un fotgrafo y una cmara
de televisin que distribuyo la seal institucional a los medios. Sus Altezas
saludaron desde los balcones a los miles de personas congregadas y
procedieron a firmar en el libro de oro de la ciudad, en el despacho del Alcalde.
Momento que se aprovecho para entregarles los regalos de la ciudad: el
arcabuz utilizado habitualmente en las Fiestas Patronales, una edicin facsmil
del libro de privilegios concedidos a la ciudad por el Rey Felipe V y una
seleccin de publicaciones locales. Y el detalle de ultima hora que les

emociono: dos medallas de oro de la patrona de Yecla para sus hijas las
Infantas. Es decir regalos nada ostentosos pero muy significativos de la ciudad-
Tras cumplimentar a los representantes de asociaciones e instituciones en el

saln de Sesiones del Ayuntamiento, departieron seguidamente con todos los
invitados asistentes en un vino espaol que se servio en los salones de la Casa
Conistorial. Vino de Yecla, por supuesto, y tapas tpicas de la ciudad, que los
servicios de protocolo supervisaron minuciosamente. La visita se prolongo una
hora ms de lo previsto regresando seguidamente a Madrid.
Un gran acontecimiento que sirvi para proyectar la imagen de Yecla a toda

Espaa, como era el propsito tanto del Ayuntamiento como la propia Casa
Real.
Conseguimos integrar protocolo con comunicacin, sin olvidar por supuesto la

seguridad y los aspectos relativos a la produccin. Un caso ms en el que se
muestra que la organizacin de eventos resulta fundamental en la proyeccin
exterior de la imagen de las instituciones pblicas y con ello de la propia ciudad.

8.- Los departamentos de protocolo municipal
a) Situacin actual
En la actualidad, solo se conocen tres jefaturas de protocolo municipal como tal en la

Regin(Murcia, Cartagena y Lorca). El resto de Ayuntamientos no tiene regulado este
puesto de trabajo como tal y se confia a personal de diversa procedencia estos
cometidos
El Ayuntamiento de Yecla puede ser un ejemplo, entre otros, de la gestin de los

departamentos de comunicacin y/o protocolo.
El ayuntamiento de Yecla creo en el ao 1980 el primer gabinete de prensa municipal

de la regin. Con el paso de los aos, este gabinete de prensa se convierte en gabinete
de comunicacin como ncleo informativo esencial de la institucin municipal en el
que se integra tambin, desde el ao 1989, el departamento de protocolo.
Por tanto, desde la direccin de comunicacin y protocolo, nos encargamos de la

organizacin de los actos programados por cualquier departamento municipal.
Tambin tenemos una presencia destacada en aquellos organizados por numerosas
entidades o instituciones de la ciudad.
Es evidente que nuestro objetivo es hacer protocolo para el alcalde (no para el seorito
como antao se deca). El alcalde es el jefe de la institucin, representa a la ciudad, y
como tal debe ser tratado en los actos en los que acude. Pero tambin tenemos que
ocuparnos de los concejales que asisten a los actos en representacin del
Ayuntamiento (o de la ciudad)
El reto diario es conseguir que estos actos sirvan para proyectar una imagen positiva de
la institucin municipal. Con el aadido de que en muchas ocasiones nos convertimos
en embajadores de la imagen de la propia ciudad fuera de nuestra fronteras locales.
En relacin a los actos organizados directamente por el Ayuntamiento, disponemos de

un equipo muy pequeo, de apenas dos personas, adscritos a este departamento,
trabajando coordinadamente con departamentos como cultura, festejos o deportes,
que suelen generar una cantidad muy elevada de actos.
La organizacin de actos en las administraciones pblicas

109
Tambin contamos con la colaboracin de departamentos como mantenimiento,
esencial para el montaje de las infraestructuras necesarias para los actos.
Se mantiene un fluido contacto con las fuerzas y cuerpos de seguridad establecidos en

la ciudad (Polica Nacional y Guardia Civil, que han establecido una adecuada y efectiva
coordinacin con la Polica Local)
Aparte de todo esto, tenemos que recurrir a empresas externas para servicios como
sonido, luminotecnia, o auxiliares de protocolo en eventos especiales, festejos y cultura
Un parte importante y gratificante de mi trabajo viene de la asistencia y apoyo que

prestamos a las entidades e instituciones locales que evidentemente no tienen una
persona que se ocupa del protocolo. En muchas ocasiones, tenemos que orientarlos y
asesorarlos, nunca dirigirlos ni obligarlos, por supuesto. Hemos promovido la creacin
de responsable de protocolo de aquellas instituciones festivas ms importantes, que
adems cuentan con un reglamento de protocolo interno
En ocasiones ha solicitado nuestro apoyo tambin empresas de la ciudad para la

organizacin de actos muy relevantes con presencia de instituciones regionales o
nacionales.
La agenda cultural, festiva y deportiva de Yecla ofrece una elevada propuesta de actos,
durante todo el ao. El pasado ao efectubamos un seguimiento y llegamos a
contabilizar mas de 500 actos en nuestra ciudad, organizados o promovidos por el
Ayuntamiento, a travs de las diversas asociaciones e instituciones. La existencia de
150 asociaciones y entidades de toda ndole, 30 de ellas muy activas, puede explicar
esta alta actividad.
Mientras que el nmero de actos se ha mantenido o incluso incrementado,

paradojicamente, las partidas destinadas a la organizacin de estos actos, han ido
reducindose en los ltimos aos. Queda muy bien polticamente manifestar hemos
reducido los gastos de protocolo, pero al mismo tiempo se incentiva la celebracin de
actos. Algunos de ellos, no aportan nada y sera mejor no celebrarlos.
Aparte de los mal llamados gastos de protocolo(mejor representatividad), asignados

histricamente a Alcalda, que cada ao se van reduciendo, no tenemos una partida
especifica por lo que tenemos que recurrir a partidas de diferentes concejalias y
servicios.

110
Si hablamos de la situacin laboral de los profesionales de protocolo en los
Ayuntamiento, desde la Asociacin Espaola de Protocolo estamos observando como
se despiden a magnficos profesionales, para ser sustituidos por personal de confianza,
en muchas ocasiones, sin formacin en protocolo. En otros casos, la jubilacin de
determinados profesionales, supone la amortizacin de su plaza, o se contratan
externamente los servicios de protocolo.
Adems se produce el recorte en los sueldos de estos profesionales. En muchos

ayuntamientos se ha optado por la eliminacin de los complementos que cubren
parcialmente su especial dedicacin. Un departamento de protocolo no es una oficina
que funcione exclusivamente de 8 a 15 , de lunes a viernes. Como en otros sectores, el
miedo a perder el trabajo acaba generando verdaderas situaciones de abuso.
La situacin puede deberse, a un cambio muy importante en la forma en que se

comienza a concebir el protocolo como algo que hay que hacer a la medida,
aprovechando la coyuntura econmica actual
La aprobacin oficial del Grado de Protocolo y Organizacin de Eventos ha abierto una

poca de esperanzas, de ilusiones. Pero me temo que los profesionales que trabajamos
en el sector del protocolo institucional estamos perdiendo el tren. No se si lo hemos
perdido, porque no se ven sntomas de movimiento palpables
Me parece fundamental que las futuras generaciones de profesionales de protocolo y

organizacin de eventos se preparen y se formen concienzudamente y que los
departamentos de protocolo oficial se nutran de estos profesionales. En este sentido,
desde la AEP estamos promoviendo la firma de un acuerdo con la Federacin Espaola
de Municipios y Provincias, que podra suponer importante mejoras para los
profesionales actuales y futuros que quieran abrirse camino en este mbito de la
administracin ms cercano al ciudadano.
No podemos olvidar a los profesionales que trabajamos actualmente en estos

departamentos. Necesitamos un reciclado continuado para adaptarnos a las
necesidades actuales de la organizacin de actos y eventos.
Junto a la asistencia a cursos, seminarios y jornadas, desde el departamento de

protocolo del Ayuntamiento de Yecla, venimos organizando, desde hace seis aos, las
Jornadas de Protocolo en Yecla, con un importante xito de asistencia y altsimo nivel
en los ponentes

111
b) Perfiles profesionales de protocolo institucional
Los departamentos de protocolo institucional deben estar integrados por profesionales

con amplia formacin universitaria. Preferiblemente formado en el grado oficial de
protocolo y organizacin de eventos. En cualquier caso debe de tener una formacin
actualizada
Estos serian los perfiles deseables
Director/Jefe de protocolo: con amplios conocimientos y experiencia en el campo del

protocolo, produccin y la organizacin de eventos.
- Debe estar preparado para asumir la responsabilidad general de la organizacin y la
coordinacin de todos los aspectos que intervienen en la organizacin de un evento,
as como del personal y de los proveedores.
- Debe tener capacidad de crear y disear, establecer las correcciones, fijar las polticas
a seguir, ser interlocutor ante sus superiores e instituciones implicadas, impulsar los
trabajos y supervisarlos, dirigir los ensayos, seleccionar el personal y los proveedores y
especialmente, dirigir la ejecucin del evento, as como realizar la evaluacin del
mismo y las acciones que conllevan la obtencin del ROI (Rendimientos por objetivos
de inversin), su anlisis y valoracin.
Tcnicos y coordinadores de protocolo

Personas con amplios conocimientos y experiencia en el campo del protocolo y la
organizacin de eventos y nociones de produccin y montaje, dinmicas, creativas,
asertivas, con demostrada capacidad de trabajo en equipo y de gestin de mismo,
exquisito trato al pblico, dominio de los sistemas informticos necesarios (gestin de
bases de datos; diseo de invitaciones, cartelera, croquis, mapas y recorridos,
correspondencia electrnica y postal, etc.), conocimiento de las necesidades de los
distintos equipos implicados en la organizacin de un evento (prensa, seguridad,).
Deben estar preparados para organizar un acto desde la propuesta del mismo hasta la
ejecucin, aportando ideas y consejos en base a su experiencia, resolviendo todos los
problemas que puedan surgir, contactando con los proveedores, llevando el control del

112
presupuesto del departamento, coordinando al equipo de protocolo y colaborando con
el resto de departamentos implicados. Deben saber adaptarse a cualquier situacin,
desde atender a mandatarios hasta adecentar un espacio.
Auxiliares tcnicos de protocolo

Personas capacitadas para la atencin al pblico, con amplios conocimientos de
protocolo y acostumbrados a trabajar en equipo, observadoras y asertivas.
Deben estar preparados para atender a los asistentes a un acto, as como de ser los
enlaces entre stos, los auxiliares y los tcnicos u organizadores. Deben saber discernir
entre los problemas que pueden resolver ellos y los que deben derivar a un superior,
rapidez de adaptacin a cualquier tipo de situacin.
Auxiliar de protocolo:
Personas capacitadas para la atencin al pblico, con conocimientos bsicos de
protocolo (ordenaciones sencillas, colocacin de banderas, orden de himnos,). Gran
capacidad de trabajo en equipo, de observacin y asertivas.
Deben estar preparados para atender a los asistentes a un acto: recibirlos,
acompaarlos, atender sus quejas y discernir entre las que pueden gestionar ellos
mismos y las que deben derivar a un responsable, atencin general en salas: cambio de
agua, movimientos sencillos de invitados, ponentes, presidencias, etc.
Enlaces.
Personas con conocimientos en protocolo a quienes se les encomiendan tareas de
control y atencin a determinados invitados o a situaciones especficas (enlace de
escenario, enlace de autobs, de aparcamientos, de delegaciones, etc.). Entran a
trabajar en una fase ms prxima a la ejecucin del evento.
Secretario/Asistente de Direccin:
Personas discretas, responsables, con conocimientos de protocolo, capacidad para
filtrar llamadas, correo y visitas imprevistas, con exquisito trato al pblico, dinmicas,
con capacidad para adelantarse y adaptarse a los requerimientos e incluso estados de
nimo de la persona a la que asisten

113
Deben tener dominio de las herramientas informticas necesarias y conocimientos de
contabilidad.

114
9.- Renovacin de actos institucionales
a) Situacin actual.
En la Casa Real espaola, los poderes del Estado, los gobiernos autonmicos, locales y
provinciales y qu vamos a decir de las empresas, el protocolo ha experimentado un
cambio de profundidad en los ltimos tiempos.
En opinin de Carlos Fuente ha pasado de ser el conjunto de normas reguladas por

leyes, decretos o reglamentos (o manuales y procedimientos en el mbito privado) y
reglas sobrevenidas de la tradicin o costumbre, as como de procedimientos con
sentido institucional (aceptado hasta no hace mucho como de obligado
cumplimiento), para convertirse en el papel mojado que es necesario obviar para que
cada cual interprete la norma o sencillamente la vulnere para beneficiar a su entidad.
El vale todo se ha impuesto (ejemplos hay cientos cada da), y siempre se alega la
excusa perfecta para justificar la aplicacin de un protocolo ad hoc en lnea con los
objetivos de un evento. Uno se pregunta: vale todo para lograr los objetivos del
organizador? Se puede hacer un protocolo oficial ad hoc en las instituciones
pblicas, por ejemplo? Se puede incumplir una norma estatal porque alguien
entienda que hacerlo mejora su proceso comunicativo?
Recuerda Carlos Fuente que cada dia nos encontramos mltiples casos, y a los ms
altos niveles, en los que el protocolo normativo (no debe olvidarse que protocolo va
ligado a procedimiento, norma y tradicin) es vulnerado una y otra vez (no siempre por
causas justificadas, ms bien lo contrario). Banderas mal colocadas, ordenaciones de
autoridades disparatadas, invitaciones defectuosas, presidencias inadecuadas, uso
equivocado de himnos nacional, cortesas de cesin o no cesin impropias, lneas de
recibimiento absurdas y as un largo etctera, acreditan que efectivamente la
normativa protocolaria se aplica o no segn le venga al organizador.

115
Es probable que con las actuales normas sea necesario saltarse numerosas de ellas,
porque estn obsoletas, pero muchos profesionales consideramos, desde hace tiempo,
que estas normas deben actualizarse.
Pero nadie quiere hablar del tema. Est mal visto legislar sobre protocolo. Si nuestra
profesin (la estrictamente protocolaria) pasa del cumplimiento de las normas vigentes
(porque se lo exijan o por iniciativa propia), si no se respetan, en qu situacin queda
el protocolo? No vale como excusa sealar que al fin y al cabo lo importante es que el
evento salga bien, porque aadira de inmediato que por supuesto es fundamental que
sea exitoso, pero tambin que se cumplan las normativas vigentes (o sino que se
supriman o cambien, pero no puede admitirse que aquellas sean utilizadas segn el
capricho del organizador).
b) El futuro del sector
Las instituciones pblicas deben de tender hacia un protocolo sencillo, ajeno a los
usos de palacio que facilite la proximidad y el cumplimiento de los objetivos de los
eventos a los que pudiera asistir cualquier autoridad.
En la actualidad es urgente mostrar una institucin moderna, gil y funcional, ajena a

los fastos y suntuosidades, caminando hacia un protocolo que aleje la visin general de
que protocolo es igual a gastos innecesarios.
No resulta fcil en un pas que cuenta con un importante sector de poblacin critico
hacia las instituciones(agravada por diferentes episodios que han suscitado el
desagrado general de la poblacin).
Por otra parte, determinados medios de comunicacin, se empean en ofrecer una

imagen de glamour y una visin trasnochada de un mal llamado protocolo. En
muchas ocasiones, parece interesar ms el vestido de la reina que la importancia de
apoyar con su presencia un encuentro de afectados por las enfermedades raras, por
ejemplo.

116
En estas circunstancias, desarrollar un protocolo adecuado se convierte cada da en un
complejo ejercicio de equilibrio que implica decisiones difciles cuya materializacin en
ocasiones empuja a saltarse determinadas normas y costumbres.
En la actualidad, en la Casa Real, sin ir ms lejos, se tiende a reducir formalismos y la

etiqueta en determinados eventos, se utilizan escenarios alternativos, presidencias
entre el pblico, uso de atril para discursos, intervenciones ms breves y con mensajes
ms de fondo, acercamientos continuados a la ciudadania, sustitucin de almuerzos o
cenas por aperitivos o cocteles de pie, ...
Las instituciones tiene que reinventarse para sobrevivir y en ese reinventarse deben
de volver a su esencia fundamental, el servicio al ciudadano. Un concepto que parece
olvidado y que era bastante habitual en los primeros aos de vigencia de nuestra
actual Carta Magna.
El protocolo institucional, si se renueva con una visin actual no est muerto. Pero es
vital que los profesionales se planteen seriamente ser ms creativos en sus actos, y
aplicar los cambios en materia de comunicacin y nuevas tecnologas.
Es fundamental renovar los actos institucionales. Los medios de comunicacin, y la

opinin publica nos lo dicen continuamente. No se trata de convertir la toma de
posesion de un alcalde en una gala de televisin pero debemos de estudiar la forma de
airear los actos, investigar y ver las posibilidades que se abren.
Y como se debe realizar esta renovacin entonces ?
En el ao 2014, la Universidad Camilo Jos Cela efectuaba una encuesta entre 500
periodistas de toda Espaa, de diferentes medios de comunicacin, sobre como vean
estos profesionales los actos institucionales.
Entre las propuestas de mejoras que estos periodistas solicitan, destacaban las
siguientes
- Actos verdaderamente noticiables.

- Plasmar bien lo que se quiere transmitir
- Animar, sorprender, sensibilizar
- Actos ms agiles
- Menos discursos y ms breves
- Eliminacin de boatos

117
- Cambios drasticos en la decoracin
- Escenarios sobrios y modernos
- Usos de mayores tecnologias
- Reducir el uso de la simbologia oficial
- Gastos en funcion del retorno
- Sacar los actos de las sedes oficiales
- Mayor protagonismo del ciudadano
Vengo defendiendo que los Ayuntamientos, por esa cercana al ciudadano, estn
llamados a ser una pieza bsica en la necesaria renovacin que debe producirse en el
mundo del protocolo institucional
En nuestro trabajo diario es importante aplicar grandes dosis de humildad y

accesibilidad con todo el mundo, tanto con las autoridades, como los invitados, los
medios de comunicacin, o los profesionales que intervienen en la planificacin y
produccin de los eventos.
Es fundamental contar con un equipo de colaboradores que se involucre, que viva

intensamente el proyecto. Para ello hay que mantener las reuniones necesarias de
coordinacin, delegar responsabilidades, proponer ideas, motivarles, hacerles sentir
importantes para el xito del evento.

118
BIBLIOGRAFIA
Fuente Lafuente, Carlos. Protocolo para eventos. Ediciones Protocolo. 2007.

Madrid
Campos Garca de Quevedo. Produccin de eventos. Ediciones Protocolo.

2008. Madrid
Lpez Nieto, Francisco. Manual de protocolo. Editorial Ariel. 1997. Barcelona
Martnez Suarez, Ignacio. El protocolo en la administracin local. Ediciones

Protocolo. 2006. Madrid
Herrero, Julio Cesar; Fuente Lafuente, Juan Luis. La comunicacin en el

protocolo. Ediciones Protocolo. 2011. Oviedo
Benito Sacrista, Pilar. Manual de protocolo para las entidades locales.

Comunidad de Madrid. Direccin General de Administracin Local. 1996.
Madrid
Fresnillo, Mariano; Nieto, Chema; Aguado, Javier ; Regueros, Javier. Comunicar

discapacidad en la red. Invidente pero visible. Editorial Vice Libro. 2015.
Madrid
Muios Morales, Mara del Pilar. El protocolo en las comidas. Ediciones

Protocolo 2004. Madrid
Fuente Lafuente, Carlos . Manual practico para la organizacin de eventos.

Ediciones Protocolo. 2009. Madrid

119
Cuadrado Esclapez, Carmen. Protocolo y Comunicacin en la empresa y los
negocios. FC Editorial. 2000. Madrid
Fuente Lafuente, Carlos. El protocolo del Rey Felipe VI de Espaa. Ediciones

Protocolo. 2014. Madrid

120

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La organizacin de actos en las administraciones pblicas.

1.- Introduccin: el protocolo y la organizacin de eventos en el s. XXI ................ 4

2.- El Protocolo oficial en Espaa. .......................................................................... 11

3.- Conceptos fundamentales en protocolo ............................................................ 22

4.- Tipos de actos protocolarios ................................................................................ 56

5.- Planificacin y organizacin de los actos ............................................................ 59

La organizacin de actos en las administraciones pblicas.

6.- Protocolo y comunicacin. ................................................................................. 81

7.- Actos protocolarios ms habituales en las administraciones pblicas ................. 93

8.- Los departamentos de protocolo institucionales. ........................................... 109

9.- La renovacin de los actos institucionales .................................................... 115

La organizacin de actos en las administraciones pblicas.

Los profesionales de protocolo y eventos nos encontramos en una difcil encrucijada.

Existe en la sociedad un gran desconocimiento de lo que es la profesin de protocolo y

Por otra parte, el sector vive un momento determinante y esperanzador. Desde el ao

Adems, el sector de la organizacin de eventos es uno de los principales sectores que

La organizacin de actos en las administraciones pblicas.

Por eso, conscientes de que la profesin de Tcnico en Protocolo y Eventos es esencial

Cambios en las instituciones oficiales

Carlos Fuente, Director del Instituto Universitario de Protocolo de la Universidad

En su opinin, en Espaa, el protocolo oficial en su sentido tradicional, agoniza como

La organizacin de actos en las administraciones pblicas.

Quienes habitualmente seguimos la actualidad y estamos atentos a los medios de

Si nuestra profesin (la estrictamente protocolaria) pasa del cumplimiento de las

La organizacin de actos en las administraciones pblicas.

Mara de la Serna Ramos, profesora de la Escuela Internacional de Protocolo de

asociaciones cada vez ms fuertes;

herramientas aplicaciones- para facilitar el trabajo;

transmisin de los eventos por mil caminos diferentes streaming, YouTube,

nuevos formatos en los eventos, ms ajustados a las necesidades concretas de

profesionalizacin a marchas forzadas en mbitos antes no imaginables!

Se pregunt dnde quedaba el tcnico de protocolo el que trabaja en las instituciones

La organizacin de actos en las administraciones pblicas.

formacin en protocolo reciclaje incluido-;

acceso justo y por mritos a lo puestos de trabajo;

difusin de la profesin, del protocolo y sus utilidades por cualquier medio

y modernizacin: hay que darle un buen repaso a las habilidades del

La Asociacin Espaola de Protocolo (AEP) a la que pertenezco formando parte de la

Es indudable que vivimos momentos complicados tambin en la administracin

La organizacin de actos en las administraciones pblicas.

Algo absolutamente injusto, si tenemos en cuenta que la organizacin de estos actos

Por otra parte se recortan sueldos, se quitan complementos de productividad, se

La situacin, ms que un problema de personas, obedece ms bien a un cambio muy

La presencia de los profesionales de protocolo resulta fundamental para conseguir un

Pero adems tenemos que reivindicar la importancia de contar con buenos

La organizacin de actos en las administraciones pblicas.

La organizacin de actos en las administraciones pblicas.

la normativa legal vigente, ya sea de carcter nacional, regional o autonmico o

las costumbres y tradiciones inveteradas.

La parte reglada se sustenta en los contenidos de la Constitucin Espaola de 1978,

En todo caso, cuando hablamos de normas jurdicas o de legislacin protocolaria, nos

La organizacin de actos en las administraciones pblicas 11

- Normas de derecho comunitario europeo, que sern aquellas normas de protocolo

La organizacin de actos en las administraciones pblicas 12

Por ello, un experto en protocolo debe conocer en profundidad las tradiciones o

a) Las precedencias de las autoridades oficiales.

l Real Decreto 2099/83, de 4 de agosto, sobre Ordenacin General de Precedencias

En todo el territorio espaol, el protocolo de la vida oficial, a efectos de ordenacin de

La organizacin de actos en las administraciones pblicas 13

Mayor valencia a las investiduras electivas y de representacin que a las

Mayor reconocimiento a las instituciones del mundo de la cultura.

Cre la Jefatura de Protocolo del Estado (en la actualidad inactiva) encargada de

Divisin de actos oficiales en generales y especiales.

La presidencia ser ocupada por la autoridad que organiza el acto.