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Principales Polticas de Caja

Creacin de fondo fijo-Caja Chica

La creacin del fondo fijo se solicitar a la Direccin de Servicios Tcnicos y Administrativos,


quin evaluar y autorizar la procedencia del mismo. Y determinar el monto a asignar,
teniendo en cuenta el flujo de gastos de la unidad que lo solicita

La persona responsable del manejo del fondo fijo deber mantener el fondo de caja
chica en efectivo.
La reposicin del Fondo deber ser solicitada en el momento que se haya gastado un
mximo del 50% del monto asignado, adjuntando la liquidacin y comprobantes
respectivos y por lo menos una vez al mes
De forma peridica se realizarn arqueos de los fondos de caja chica para constatar el
manejo adecuado de la misma.

Uso del fondo fijo

Los gastos que se ejecuten con fondos de caja chica debern estar debidamente
presupuestados.
La autorizacin de gastos con Fondos de Caja Chica, corresponde a los Jefes de reas
No est permitido que fraccionen las compras (pedir a un mismo proveedor dos o ms
facturas por valores inferiores para una misma compra para poder pagar el gasto por
medio de caja chica.
La factura que comprueba el gasto realizado debe de estar firmada por jefe de rea,
razonada y codificada, de acuerdo al presupuesto autorizado (nmero de cuenta y
centro de costo).
Los fondos de caja chica no se utilizarn para realizar pagos a proveedores con los que
NALECSA tiene crdito autorizado, se debe hacer la consulta previamente en
Contabilidad.
Todos los gastos de caja chica debern ser reembolsados durante el semanalmente.

Anticipo de fondos por medio de vale de caja chica:

Para que un colaborador de NALECSA pueda obtener efectivo para realizar gastos
menores de las diferentes reas debe:
Solicitar vale al encargado de caja chica, el monto mximo a proporcionar es de $ 100
Tramitar la firma de autorizacin del jefe inmediato del rea que solicita el efectivo.
Entregar el vale de caja chica debidamente firmado por el jefe de rea y la persona
responsable del efectivo al encargado de caja chica
En trmino de dos das deber proceder a liquidar dicho anticipo contra presentacin
de facturas contables.
Faltas y sanciones

En el caso en el que el colaborador no liquide los anticipos de fondos que se le hayan


otorgado, en el trmino de dos das se proceder de la siguiente forma:

No le ser otorgado al departamento al que pertenezca el colaborador un nuevo


anticipo de caja chica, ni se proceder a realizarles reembolsos de gastos hasta que
liquiden el vale pendiente
En el caso que antes de finalizar el mes no proceda a la liquidacin del anticipo, est
ser descontado de nmina y el colaborador no tendr derecho a justificar los gastos
realizados.
Las facturas que no sean presentadas al departamento de Contabilidad dentro del mes
de su emisin no sern reembolsadas.
Bajo ninguna circunstancia los fondos asignados de Caja chica podrn ser utilizados por
el responsable del manejo de los fondos o por cualquier colaborador que solicite un
anticipo, para usos distintos de los gastos de la entidad.
Si durante los arqueos de fondos existieran faltantes, estos debern ser reintegrados
en forma inmediata, y se levantar un acta de dicha situacin, enviando copia al
expediente de personal del responsable del manejo de fondos
Cualquier uso indebido ser considerado una Falta grave y podra considerarse como
causal de despido.

Resultado de la auditoria

Con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y si el


saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra fsicamente
en caja en dinero efectivo

Se determin que se est ejerciendo una supervisin constante sobre las actividades
relacionadas con el Fondo de Efectivo de Caja Chica, situacin que ha permitido que se cuente
con el saldo completo de dicho fondo de conformidad con la normativa legal y tcnica en
materia de control interno, es decir, en cuanto a la implementacin de los componentes del
control interno, con el fin de garantizar en forma razonable que la gestin llevada a cabo sea
congruente con respecto a lo planeado; manteniendo en este caso concreto el control sobre
las actividades de Fondo de Efectivo de Caja Chica del Ministerio de Planificacin Nacional y
Poltica Econmica

Conclusin

Continuar con los arqueos de la Unidad de Financiero Contable al Fondo Efectivo de


Caja Chica con el fin de detectar y corregir oportunamente cualquier desviacin, y que
se puedan implementar medidas que mejoren el sistema de control interno relativo a
dicho fondo.
Mantener la prctica de custodiar el Fondo Efectivo de Caja Chica en la caja fuerte en
los momentos que se considere necesario con el fin de custodiar dicho fondo y as
disponer de un Sistema de Control Interno aceptable del Fondo Efectivo de Caja Chica
en la Unidad de Financiero Contable.
Existe una factura que no cumple con las exigencias mnimas establecidas por el
servicio .

RESULTADO

En mi opinin, excepto por la prdida del documento o factura que respalda el gasto del
servicio de transporte que se pudo haber solicitado nuevamente a la compaa de taxis, que le
enven una copia de la factura por el servicio otorgado; todos los gastos incurridos en el
entorno de las operaciones de la entidad se encuentran sustentadas yrespaldados por cada
una de las factura recibidas no presenta debilidades en el sistema de control interno relativo
al arqueo correspondiente al 08 de enero 2016, especficamente en las polticas implantadas
por la empresa , lo cual permite obtener una seguridad razonable del uso de este fondo

Adems, en mi opinin El Fondo Efectivo de Caja Chica no presenta debilidades en el sistema


de control interno relativo al arqueo correspondiente al 31 de diciembre 2016,
especficamente en las polticas implantadas por la empresa , lo cual permite obtener una
seguridad razonable del uso de este fondo
OPTATIVA

oRGENES DE LA AUDITORA FORENSE Auditora Forense:

El trmino forense proviene del latn forensis que significa pblico y manifiesto o
perteneciente al foro ; a su vez, forensis se deriva de forum, que significa foro, plaza
pblica, plaza de mercado o lugar al aire libre. Antiguamente en Roma y en las otras
ciudades del Imperio Romano las asambleas pblicas, las transacciones comerciales y las
actividades polticas se realizaban en la plaza principal. En dichos foros (plazas) tambin se
trataba los negocios pblicos y se celebraba los juicios; por ello, cuando una profesin sirve de
soporte, asesora o apoyo a la justicia para que se juzgue el cometimiento de un delito, se le
denomina forense, tal es el caso de las siguientes disciplinas: medicina, sicologa, grafologa,
biologa, gentica, informtica, auditora y otras.

Definicin de auditoria forense

La Auditoria forense es el uso de tcnicas de investigacin criminalstica, integradas con la


contabilidad, conocimientos jurdico-procesales, y con habilidades en finanzas y de negocio,
para manifestar informacin y opiniones, como pruebas en los tribunales. El anlisis resultante
adems de poder usarse en los tribunales, puede servir para resolver las disputas de diversas
ndoles, sin llegar a sede jurisdiccional.

Una Auditoria Forense es la actividad de un equipo multidisciplinario, es un proceso


estructurado, donde intervienen contadores, auditores, abogados, investigadores,
grafotcnicos, informticos, entre otros, pues, en atencin al tipo de empresa, sus
dimensiones y diversidad de operaciones, se puede requerir la participacin de otros
especialistas como ingenieros de sistemas, agrnomos, forestales, metalrgicos, qumicos, etc.
que de la mano y bajo la conduccin del Auditor Forense realizan la investigacin.

Adems la auditora forense es aquella labor de auditora que se enfoca en la prevencin y


deteccin del fraude financiero; por ello, generalmente los resultados del trabajo del auditor
forense son puestos a consideracin de la justicia, que se encargar de analizar, juzgar y
sentenciar los delitos cometidos (corrupcin financiera, pblica o privada)

La auditora forense tiene dos tipos de enfoques que coadyuvan a determinar cul ser el plan
de accin en una organizacin para el tratamiento del problema de fraude, y podemos
definirlos como:

Auditora forense preventiva. Orientada a proporcionar aseguramiento (evaluacin) o


asesora a las organizaciones respecto a su capacidad para disuadir, prevenir (evitar), detectar
y reaccionar ante fraudes financieros, puede incluir trabajos de consultora para implementar:
programas y controles antifraude, esquemas de alerta temprana de irregularidades y sistemas
de administracin de denuncias. Este enfoque es proactivo por cuanto implica tomar
decisiones y acciones en el presente, para evitar fraudes en el futuro.
Auditora forense detectiva. Orientada a identificar la existencia de fraudes financieros
mediante la investigacin profunda de los mismos, establece, entre otros aspectos, los
siguientes: cuanta del fraude; efectos directos e indirectos; posible tipificacin (segn
normativa penal); presuntos autores, cmplices y encubridores; en muchas ocasiones los
resultados de un trabajo de auditora forense detectiva son puestos a consideracin de la
justicia que se encargar de analizar, juzgar y dictar la sentencia respectiva. Este enfoque es
reactivo por cuanto implica tomar acciones y decisiones en el presente respecto a fraudes
sucedidos en el pasado.

El concepto de auditora forense ha permitido la deteccin oportuna, seguimiento y respuesta


de hallazgos encontrados de un indicio o un acto delictivo, por parte de funcionarios y
empleados; y por ltimo, acciones correctivas que han ayudado a la compaa resarcir el dao
ocasionado por un fraude parcial o totalmente consumado.

Para determinar el plan de accin, la auditora forense se enfoca en dos tipos: la preventiva y
la detectiva

En este sentido, la auditora forense es una herramienta muy sofisticada que incluye diversas
tcnicas de investigacin y, sobre todo, de auditora contable-financiera, asimismo permite
obtener elementos de prueba que sean utilizados en procesos legales con la finalidad de
acreditar los elementos del tipo penal a la conducta desplegada por los sujetos.

LA CONCLUSION

El Auditor debe terminar su informe con una conclusin, en la cual explique la metodologa
utilizada para realizar la investigacin, los hallazgos obtenidos en la misma, las anomalas
detectadas y la forma en que recabo las pruebas, las cuales con parte del informe realizado, en
esta conclusin el investigador debe ser cuidadoso de no hacer ninguna referencia a culpables
ni mucho menos realizar en la misma ningn juicio que pueda ser usado por la defensa del
acusado en el caso, puesto que esta es una parte que le corresponde decidir a los Magistrados
Jueces del Tribunal, decidir si el acusado es culpable o inocente y por lo tanto el perito no debe
involucrarse en hacer ninguna declaracin que se pueda considerar una acusacin directa,
pues esto descalificara el informe Pericial.