LICENCIATURA

ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

ASIGNATURA
METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN

DOCENTE
ANA GABRIELA FUENTES LARIOS

ESTUDIANTE/ID
ANGEL LUIS ARIAS HIDALGO 00203455

TITULO DEL
PROYECTO
LA FALTA DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
COMO FACTOR DE LOS FRACASOS
EMPRESARIALES DE LAS START-UP Y PYMES EN
MEXICO
FECHA DE ENTREGA
02-JULIO-2017
 INDICE GENERAL
LISTA DE FIGURAS Y TABLAS ............................................................................................................................... 3
1. INTRODUCCIN................................................................................................................................................... 4
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................................................................. 4
1.4 OBJETIVOS .................................................................................................................................................... 7
1.5 IMPORTANCIA DEL ESTUDIO ...................................................................................................................... 8
1.6 LIMITACIONES DEL ESTUDIO ...................................................................................................................... 8
2. MARCO REFERENCIAL ....................................................................................................................................... 9
2.1 ANTECEDENTES TEORICOS ....................................................................................................................... 9
3. DISEO METODOLGICO ................................................................................................................................ 29
4. PLANO OPERATIVO .......................................................................................................................................... 32
5. BIBLIOGRAFA.................................................................................................................................................... 33
6. ANEXOS .............................................................................................................................................................. 34
LISTA DE FIGURAS Y TABLAS

Tabla1.- Cronograma de actividades del proyecto de investigacin

Tabla1.- Herramienta de diagnostico MEFI

1. INTRODUCCIN
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Los procesos representan una forma estructurada de realizar las actividades

administrativas dentro de la empresa, con el nico propsito de una funcionalidad
eficaz y certera de los trabajos dentro de la organizacin. (Biegler, J. 1997)

Mxico es considerado uno de los pases ms ricos en recursos, pero a su vez se

considera a su gente pobre debido a la escasez de trabajo, y a la mala paga de
estos trabajos. En Mxico se crean diversas micros, pequeas y medianas
empresas cada da, las cuales no logran durar por lo menos 3 aos debido a la
mala estructuracin, planeacin, organizacin y gestin de sus recursos.

Desde un nivel general el 75 % de los emprendimientos en Mxico fracasan segn

(J. Lopez. El financiero. 2016) en el cual se mencionan que la razn de estos
fracasos es debido a la mala planeacin, y al no poder mantener los gastos y
generar ms ingresos, el no poder ser productivos y cumplir la demanda, o el no
tener indicadores establecidos u objetivos fijados desde el comienzo, tambin se
aade que en circunstancias mayores el no invertir en una buena estructuracin
de procedimientos o estndares repercute a la organizacin, llega el momento en
que los empleados y los administradores no estn preparados ante ciertas
actividades o peticiones, y actan de manera emprica. Y es que en la mayora de
los casos de las nuevas empresas son que hacen sus actividades de manera
emprica, y trasladando o traspasando conocimientos de persona en persona sin
crear o tener manuales de procedimientos que respalden los hechos de xito.

1.2 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

(Jair Lopez, 2016) Columnista del reconocido diario el financiero explica que los
factores mas relevantes por las que las Start-up y Pymes fracasan es debido a sus
finanzas dbiles, falta de objetivos y planeacin deficiente, entre otras causas.
El 60 % de los fracasos en Mxico es debido a la falta de objetividad y la deficiente
planeacin, la falta de indicadores y los problemas de ejecucin del negocio en
cada una de sus respectivas reas, esto segn el Instituto de Fracaso.

Las Start-up se ven afectadas radicalmente por estos puntos, debido que se
generan los emprendimientos por que en muchas ocasiones se ve una
oportunidad y hay la fluencia econmica para poder crearlo y abastecerlo. Sin
embargo no existe una planeacin detallada y eficiente y en cuanto a la ejecucin
de los negocios, a la manera de hacer y realizar los procesos de la empresa, se
basan en el liderazgo del emprendedor el cual en muchas ocasiones no tiene la
experiencia necesaria para cubrir todos los aspectos relacionados al negocios. Las
Start-up son creadas y son funcionales hasta el momento que se ven acorraladas
al no poder realizar negocios debido a que no hay un manual de procedimientos
en sus reas que permita determinarles como actuar, que hacer, donde hacerlo,
como hacerlo y cuando hacerlo. Limitando a su vez hasta donde se puede
alcanzar y donde peligra.

Refiriendose a las Pequeas y medianas empresas, se han visto afectadas por el

cambio monetario, la inflacin y la perdida de valor de la moneda mexicana ante el
dlar, estas al tener proveedores extranjeros o provedores que manejen los
insumos y materias primas conformes al valor del dlar se ven afectadas
econmicamente, llevndolas al despido de empleados para la susbsistencia,
quedndose con empleados necesarios o incurrir a la contratacin de nuevos
empleados con un salario menor. Estos despidos llevan a la perdida de
conocimiento, experiencia y soluciones de problemas ya que este personal
calificado es sin duda la razn de existir de la organizacin y al no tener manuales
de procedimientos claros y precisos lleva a la empresa a la quiebra total.

Este recorte de personal lleva a las reas de la empresa a reducir su fuerza

laboral y as mismo aumentar la carga de trabajo para los mnimos empleados en
cada rea, como medida de solucin y ahorro de costos las empresas deciden en
aumentar las oportunidades de crecimiento acadmico y profesional a jvenes a
punto de egresar de la carrera, quienes apoyan en las actividades de las
diferentes areas para que se logren los resultados y se puedan aplicar mtodos de
optimizacin de recursos.

La falta o escases de personal en las reas tiene como consecuencia una

ejecucin de procesos lenta, y con un margen alto de errores al apoyarse en los
practicantes, quienes no tienen la experiencia necesaria o un manual de
procedimientos para realizar las funciones o tomar decisiones correctas.

1.3 JUSTIFICACIN

La propuesta de elaborar un manual de procedimientos, lograr determinar y

especificar las funciones a realizar de una manera detallada de cada actividad que
se requiera en cada una de las reas de la empresa.

Se buscara la optimizacin de los recursos y disminuir cualquier contratiempo o

circunstancia que pueda detener las tareas y actividades de los empleados al
hacer las funciones de su puesto.

Esto tambin permitir que los empleados estn altamente capacitados, dndole
an ms valor a la organizacin, porque no hay mejor capital, que el capital
humano altamente capacitado.
1.4 OBJETIVOS

Objetivos Generales:

Demostrar que la razn por la que las Start up y pequeas y medianas

empresas se han venido al cierre de sus negocios debido a la falta de un
manual de procedimientos
Comprobar que los mtodos empricos no son 100% funcionales, se deben
tener los procedimientos en materia documentada
Proponer un manual de procedimientos que logren y permitan una
eficiencia en las actividades y tareas de cada rea.

Objetivos especficos:

1. Conocer los protocolos y lineamientos de cada rea de la empresa para

saber los procesos y limitaciones de cada actividad o tarea.
2. Revisar detalladamente los procedimientos ya existentes con el fin de
comprobar su utilidad y eficiencia o si es necesario alguna nueva
actualizacin o modificacin.
3. Identificar los puntos dbiles, estos seran aquellas tareas o actividades en
el rea que no cuenten con un procedimiento documentado o pasos a
seguir para su elaboracin.
4. Disear los procedimientos para las tareas y procesos que an no cuentan
con el respaldo documentado, que les permita responder a inquietudes y
dudas a la hora de realizar alguna tarea.
5. Establecer los responsables directos de cada procedimiento y las reas de
soporte en las cuales se debern apoyar.
1.4 FACTIBILIDAD

Para que la investigacin sea factible se deber contar con los siguientes
recursos:

4 personas; 1 encargada a la investigacin, 1 encargada de la observacin

de los procedimientos, 1 encargada a la recopilacin de la informacin y
por ultima aquella que redefinir y definir los procedimientos.
2 computadoras
1 impresora
Papelera

1.5 IMPORTANCIA DEL ESTUDIO

La importancia que tendr el estudio a esta problemtica, es que las empresas

podrn adaptarse al cambio y la continuidad que da a da viven y que puedan
solucionar problemas a los que se enfrenta cotidianamente.

La contribucin que tendr este proyecto no solo impactar al departamento de

Recursos Humanos. Al contrario, su impacto es a nivel jerrquico ms alto, debido
a que se estaran solucionando la gran merma de tiempo y recursos que la
empresa puede perder al no manejar correctamente los procedimientos.

1.6 LIMITACIONES DEL ESTUDIO

El proyecto, el estudio, la investigacin, y las soluciones propuestas son

solo aplicables a cada una de las empresas indistintamente.
Se definirn y detallarn las actividades y funciones de cada una de las
reas de las empresas.
El desarrollo y efectividad de las propuestas sern limitadas por la
cooperacin y el apoyo del personal y directivos de cada organizacin.
2. MARCO REFERENCIAL
2.1 ANTECEDENTES TEORICOS

ADMINISTRACION

La administracin es una ciencia que se dedica al estudio de las organizaciones,

pero tambin es una disciplina que llevada adecuadamente nos ayudara a lograr
alcanzar un excelente funcionamiento a nivel organizacin.

Administracin es la ciencia, tcnica o arte que por medio de los recursos

humano, materiales y tcnicos, pretende el logro optimo de los objetivos
mediante el menor esfuerzo para lograr una mayor utilidad (Stoner, James, p.90)

George R. Terry nos dice su concepto de administracin como: La administracin

consiste en lograr que se hagan las cosas mediante otras personas.

Por otra parte dice que Administrar es lograr un objetivo predeterminado mediante
el esfuerzo ajeno. Considera dos grupos que desarrollan los factores:

1. Pre ejecutivo a cuyo cargo quedan la planeacin y la organizacin.

2. Ejecutivo encargado de ejecucin y control enfatiza en forma muy especial
la coordinacin.

CARACTERISTICAS DE LA ADMINSTRACION

Reyes, Agustin (2004) establece en su libro las siguientes caractersticas

primordiales de la administracin:

1. Su universalidad:
El fenmeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo
social, porque en l tiene siempre que existir coordinacin sistemtica de
medios. La administracin se da por lo mismo en el estado, en el ejrcito,
en la empresa, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales
en todas esas clases de administracin sern lo mismo, aunque
lgicamente existan variantes accidentales.
 2. Su especificacin:
Aunque la administracin va siempre acompaada de otros fenmenos de
ndole distinta (funciones econmicas, contables, productivas, mecnicas,
jurdicas, etc.) El fenmeno administrativo es especfico y distinto a los que
acompaa. Por ejemplo se puede ser un magnifico ingeniero de produccin
y un psimo administrador.

3. Su unidad temporal:
Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenmeno
administrativo, este es nico y, por lo mismo, en todo momento de la vida
de una empresa se estn dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor
parte de los elementos administrativos.

4. Su unidad jerrquica:
Todos cuantos tienen carcter de jefes en un organismo social, participan,
en distintos grados y modalidades, de la misma administracin.

PLANEAR

Como seres humanos se nos ha dado la capacidad de poder pensar, imaginar,

proyectar y hasta visualizar de alguna manera u otra algo que deseamos, o
queremos realizar. Es un acto prcticamente involuntario y que aunque sea unos
solos instantes lo hacemos es parte de cada uno, y en algunos es ms fuerte que
en los dems.

La planeacin es aquel proceso en el cual se avizora a futuro lo que se quiere

realizar, obtener, lograr o cumplir, son todos aquello prototipos de una casa, los
trazos de un nuevo puente, el pensar a quien dejar a cargo mientras tomas unas
vacaciones o a quien dejarle una herencia. La planeacin forma parte de la vida
de cada una de las personas y sin darnos cuenta lo hacemos en cualquier
instancia y se ve hasta en cuanto se tuvo que pensar para pedirle la mano a quien
es su novia para pedirle matrimonio.
Planear son todas aquellas decisiones que pensamos en realizar y escogemos la
que mejor se adapte a los objetivos, (Laris, 1999:73), o en otras palabras,
planeacin es el proceso administrativo de escoger y realizar los mejores
mtodos para satisfacer determinaciones polticas y lograr los objetivos segn
(Jimenez, 1968:17).

ORGANIZAR

Desde tiempos remotos el ser humano tiene una fascinacin por darle un orden a
las cosas, darle nombre a un descubrimiento, y cambiar de lugar las cosas que a
criterio de cada uno estn fuera de lugar o quitar aquellas que no se necesitan, as
como el delegar actividades y tareas. A esto se le conoce como el proceso de
organizar, los autores del libro Administracin, (JAF Stone, RE Frenan, PM
Sacristn, DR Gilbert. 1996) lo definen de la siguiente manera, Es el proceso de
determinar cules son las actividades a realizar, quien las llevara a cabo, como se
deben agruparse estas, quien informa a quien, y donde se tomaran las decisiones

RESULTADOS ORGANIZACIONALES

En la bsqueda de lograr resultados organizacionales ha sido un tema largo en

todo lo que es el camino de la vida administrativa y su historia, que remonta
desde las primeras civilizaciones intentando conquistar a otras debido que
deseaban y buscaban lograr esos resultados organizacionales, vindolos desde el
punto de que un grupo de personas, familia, estado, pas, y civilizaciones son
organizaciones creadas y formadas con un fin: el logro de algn objetivo en
especfico.

Y en el transcurso de esta gran bsqueda las empresas se han inclinado o

preocupado con un cierto grado ms de importancia hacia polticas de calidad,
seguridad, control de nminas, bonos de resultados, capacitaciones constantes
entre otras. Sin embargo a menudo estas empresas tienden a dejar de lado un
concepto muy importante y que en cierta forma es uno de los pilares ms
importantes de las grandes organizaciones que hoy en da estn en la cima del
mercado, estamos hablando de los manuales de procedimientos. (Montejo,
Vianey. 2016)

Este concepto que para muchas empresas sobre todo las pequeas y medianas,
suelen considerarlo como poco importante o hasta innecesario en comparacin
con otras tcnicas y herramientas de la administracin, los manuales de
procedimientos pueden ayudarnos a lograr lo que muchas empresas jams logran
obtener: resultados de alta calidad, reducir mermas de tiempo, cubrir y saciar la
gran desorientacin que los empleados tienen al no conocer sus puestos, ni
funciones que deben realizar.

En toda la historia de la administracin si una de las teoras o escuelas que ms

resalto fue la de las escuela clsica, o teora clsica; quien deca que para lograr
que las empresas obtuvieran resultados ptimos logrando la eficiencia se deba
contar con una estructura organizacional bien edificada la cual se interrelacionara
entre los diferentes niveles de jerarqua los cuales estaban identificados por una
gran divisin de trabajo, en los que las funciones y tareas estaban delimitadas
para cada rea, departamento y puesto, lo que lograba una gran especializacin
de las funciones y abarcando todo el proceso administrativo.

Es muy importante en toda empresa la delimitacin de las actividades y funciones

de los puestos y reas de la organizacin y que estn estn basados en la
prctica administrativa y acompaados de la direccin que se le debe de dar a
cada integrante de la organizacin con el fin de mejorar los estndares de calidad
de los productos que realiza una empresa, con la toma de decisiones en los
niveles ms alto.

La participacin y colaboracin de los empleados va desde la persona que maneja

y gestiona el archivo hasta el gerente general de la organizacin segn el autor
Guillermo linares Velez: para el alto nivel directivo de la grande, mediana y
pequea empresa, la clave para aumentar la eficiencia administrativa y
operacional de sus diferentes dependencias, requiere una tcnica gerencial muy
efectiva y concreta, para permitir el xito y lograr los objetivos y metas y as
aumentar la productividad.

PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos son aquellos que definen una actividad especfica y que los
pasos que se realizaron para hacerlos, sean repetidos una y otra vez de manera
que no se cometan errores en la ejecucin de dichas actividades.

O como lo dice Agustn Reyes Ponce (2004) Procedimientos son aquellos planes
que sealan la secuencia cronolgica ms eficiente para obtener los mejores
resultados en cada funcin concreta de una empresa

Se dice que procedimientos son una serie de labores o actividades entrelazadas

entre si, que llevan un orden cronolgico y que dependen la una de la otra con el
fin de lograr un objetivo como tal.

Son aquellas acciones que suceden en orden lgico y coherente, y que nos
permiten saber en Dnde?, Cundo? Y Cmo? Se han de realizar las tareas.

Y es que los procedimientos son algo tan vago que lo vemos desde el cmo hacer
un tarta, o el procedimiento que se sigue para ingresar a una universidad, pero
cuando hablamos de una empresa estamos refirindonos a sus procedimientos
administrativos, y es que cuando una empresa tiene buenos procedimientos, su
ejecucin de actividades son precisos y obtienen resultados excelentes y esos
resultados las hacen mejores empresas de aquellas que no tienen estos
procedimientos precisos.

OBJETIVOS

Evitar la duplicidad de tareas

Determinar el orden subsecuente que tendrs las actividades a realizar
Simplifican los mtodos de trabajo
Elimina las operaciones y tareas repetitivas disminuyendo costos
Dan fluidez y eficacia en los procesos
Elimina los cuellos de botella
IMPORTANCIA

En cada pas y cultura existen diferentes tipos de costumbres y tradiciones que

unos como miembro formal de estos cuerpos debe cumplir. De la misma manera
suceden con las organizaciones sus procesos y tareas, en lugar de verlos como
una actividad comn se les da valor de importancia, debido a que la cotidianidad
de estos procedimientos se han vuelto las costumbres de la organizacin y cada
uno de ellos les da identidad y personalidad a la empresa.

Si una empresa decide deliberadamente sin riesgos ni precauciones ni sentido de

la lgica, lograra lo que cualquier nefito al mando podra lograr, el declive total de
una organizacin por que no se siguen los procesos en el orden correcto.

CARACTERISTICAS

Los procedimientos cumplen con las siguientes caractersticas:

Completos
Coherencia
Estabilidad
Flexibilidad
Continuidad

Los procedimiento deben estar conformados en su totalidad, sin mrgenes de

error, siguiendo una lnea de lgica y coherencia, manifestando estabilidad pero
inclinndose a la flexibilidad y cambio global que las empresas pueden vivir para
poder adaptarse en el nuevo mundo, estos por ltimos tienden aperturarse y se
agregan a nuevos procedimientos.

ELABORAR

Pero sucede algo, cuando no existe un orden de las cosas, ni hay una
organizacin y todo funciona sin un rumbo ni un camino y los resultados no son los
deseados ni esperados, es cuando el ser humano decide crear que de manera
resumida es producir algo de donde no existe nada. Pero hasta cierto punto la
creacin sucede por un error, o por un proceso de conocimientos aplicados y
cuando la creacin es dada por una multitud de conocimientos aplicados a una
materia con el fin de darle forma y moldear materiales o ideas, no se est solo
creando se pretende profundizar an ms y es ah donde se comienza a
Elaborar ese proceso donde se aplica la planeacin y la organizacin que
llevara al producto a ser elaborado en base a conocimientos y usando los mejores
materiales o ingredientes para su resultado final, o en otras palabras es idear o
inventar algo complejo como nos dice la (Real Academia Espaola).

Y esta compleja manera de idear es en base al proceso administrativo: Planear,

organizar, dirigir y controlar.

MANUALES ADMINISTRATIVO

Los manuales son aquellos documentos que tiene la empresa y estn descritos de
manera detallada, ordenada y clasificada la informacin de las prcticas
administrativas que realice la empresa, (Idalberto Chiavenato, 2006)

Para Terry, G. (1993)

son registros escritos de informacin e instrucciones que conciernen al

empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en
una empresa.

El uso de los manuales administrativos segn registros antiguos, data de los aos
de la segunda guerra mundial, en virtud de que en el frente se contaba con
personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante stos que se
instrua a los soldados en las actividades que deberan desarrollar en combate
(Terry, G. 1993)
Un manual es aquel documento que contiene, informacin sobre la historia,
polticas y procedimientos de una empresa que son considerados necesarios
para una ejecucin correcta de las tareas y funciones de la empresa.

Indiscutiblemente de si la empresa es pequea o si es una macro empresa es de

suma importancia e indispensable el contar con una herramienta o instrumento
que rena, junte y contenga los procesos, sus normas, las rutinas y formatos
necesarios para la correcta ejecucin de las actividades con el fin de lograr el
buen manejo de la organizacin y alcanza los objetivos organizacionales.

Los manuales administrativos son aquellos instrumentos y herramientas que

apoyan o logran el correcto funcionamiento de la institucin, en ellos se almacena
una amplia gama de informacin muy detallada sobre las funciones y estructura de
la empresa u organizacin.

Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares,

memorndums, instrucciones internas, etc., mediante los cuales se establecan las
formas de operar de un organismo; estos intentos carecan de un perfil tcnico, no
contaban con un formato preestablecido, simplemente, indicaban las estrategias a
realizarse en un combate, pero establecieron la base para los mismos.

Estos primeros modelos que se generaron contenan cantidad de defectos

tcnicos, pero sin duda alguna, fueron de gran utilidad para el adiestramiento del
personal de nuevo ingreso.

Con el paso de los aos, los manuales se adaptaron a las necesidades de cada
empresa para ser ms concisos, claros, prcticos y con mejores argumentos que
pudieran orientar al nuevo trabajador sin caer en redundancias e ineficiencias en
sus labores. (Juregui A. P, 2013)
VENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Muchos patrones sienten que es importante darle a los empleados informacin

con respecto a la historia de la compaa comienzos, crecimiento, logros,
administracin y posicin actuales. (Terry. G, 1993)

Logran y mantienen un plan de organizacin.

Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada
comprensin del plan general y de sus propios papeles en la
empresa.
Facilitan el estudio de los problemas de organizacin.
Sistematizan la iniciacin, aprobacin y publicacin de las
modificaciones en la organizacin.
Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los
dems de la organizacin.
Evitan conflictos jurisdiccionales y de funciones.
Ponen en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de
los diversos niveles.
La informacin sobre funciones y puestos suele servir como base
para la evaluacin de puestos y como medio de comprobacin del
progreso de cada quien.
Son una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a
ejecutar.
Ayudan a hacer efectivo los objetivos, las polticas, los
procedimientos, las funciones, las normas, etc.
Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas
a travs del tiempo.
Son instrumentos tiles en la capacitacin del personal.
Incrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo.
Posibilitan una delegacin efectiva, ya que al existir instrucciones
escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al
control por excepcin.
 Establecen los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecucin
de un trabajo determinado.
Sirven como base para la realizacin de estudios de mtodos y
sistemas, con la finalidad de lograr la agilizacin, simplificacin,
automatizacin o desconcentracin de las actividades que se llevan
a cabo en las dependencias.
Auxilian en las labores de auditora administrativa.

LIMITANTES EN LA ELABORACIN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

Indudablemente la elaboracin y utilizacin de Manuales Administrativos tambin

tiene sus limitantes las cuales en relacin a los beneficios descritos son de menor
importancia:

Su diseo y actualizacin tiene un alto costo en trminos de tiempo y

dinero.
Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que en
algunas ocasiones son excesivamente rgidos y formales.
Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden causar confusin por
ser muy amplios en su contenido
Algunos de ellos son difciles de interpretar y comprender, lo cual puede
causar confusiones dentro del personal al momento de realizar sus
funciones
Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco atractivos y en
la mayora de los casos voluminosos en contenido
En algunos casos los sindicatos utilizan a los Manuales como herramienta
para proteger sus derechos, es decir que no hacen nada adicional sino est
establecido debidamente en el Manual.
CLASIFICACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

La clasificacin de los Manuales puede resumirse en Generales y Especficos,

siendo los Generales aquellos que contienen informacin de aplicacin universal
para todos los integrantes de la organizacin y Especficos los que su contenido
est dirigido directamente haca un rea, proceso o funcin particular dentro de la
misma.

Sin restar importancia a la diversidad de Manuales Administrativos que existen

dentro de las empresas, para efectos de este texto se hace nfasis en tres tipos
de manuales, los cuales son los que ofrecen mayor aporte para la comprensin
del tema central objeto de estudio:

De Organizacin
De Normas y Procedimientos
De Puestos y funciones

MANUAL DE ORGANIZACIN

Es un manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos

de observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes
para ayudarlos a conocer, familiarizarse e identificarse con ella.

En trminos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, seala las

reas que la integran y la relacin que existe entre cada una de ellas para el logro
de los objetivos organizacionales.

Su contenido es muy variado y su impacto ser el resultado de la creatividad y

visin que los responsables de su elaboracin redacten dentro de l. Dentro de
este contenido se sugiere:

Historia y Descripcin de la Empresa

Misin, visin y objetivos de la empresa
Legislacin o base legal
 Estructura de la organizacin (organigrama General)
Estructura de cada una de las reas componentes de la organizacin en
general (Organigrama por rea)
Normas y polticas generales

MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES

Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones especficas de los

diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a travs de la
descripcin de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.

Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional,

es decir que estn divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas
que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las caractersticas de
cada puesto de trabajo, delimitando las reas de autoridad y responsabilidad,
esquematizando las relaciones entre cada funcin de la organizacin.

Describe el nivel jerrquico de cada puesto dentro de la organizacin, as como su

relacin de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro
de la estructura organizacional, a que posiciones est subordinado directa e
indirectamente y cul es su relacin con otros puestos de trabajo.

Al igual que el Manual de Normas y procedimientos tambin es aconsejable

elaborarlo para cada una de las reas que integran la estructura organizacional de
la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representara ser un
documento muy complejo, por pequea que sea la organizacin.

Est integrado por la descripcin de cada puesto de trabajo y los perfiles ideales
para la contratacin de futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto la
integracin de varias de ellos representan al Manual de Puestos y Funciones.

La descripcin de puestos de trabajo abarca la siguiente informacin:

Identificacin del Puesto de Trabajo

Nombre
rea de desempeo
 Codificacin
Descripcin Genrica (objetivo)
Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto
Diarias o frecuentes
Semanales
Quincenales
Mensuales
Trimestrales
Semestrales
Anuales
Ocasionales o eventuales
Requisitos del ocupante del puesto (perfil)
Nivel acadmico
Habilidades y destrezas
Conocimientos tcnicos y/o especficos
(Monterroso, H. Eduardo, 2007)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Los manuales de procedimientos son aquellos documentos oficiales, que sirve

para describir de una manera detallada todas las operaciones que tiene que
realizar una un puesto, departamento, o rea de una empresa. Son en muchas
ocasiones las herramientas de consultas a las que acuden los empleados y
supervisores tanto para poder ejercer el puesto, como para poder explicar,
exponer y dar capacitacin a los nuevos empleados que ocuparan el puesto
deseado.

O como lo dice; (Guillermo Gmez Ceja, 2002) El manual de procedimientos es

un documentos que contiene la descripcin de las actividades que deben
seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, de dos o
ms de ellas. Incluye adems los puestos o unidades administrativas que
intervienen, precisando su responsabilidad y participacin
Susana Damon, (1983). Nos describe que un manual de procedimiento es el libro
de los conos, es decir el la pregunta de Cmo debemos hacer las cosas?

Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a travs de la descripcin de

los procedimientos que se utilizan dentro de la organizacin y la secuencia lgica
de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y
evitar su alteracin arbitraria.

Ayudan a facilitar la supervisin del trabajo mediante la normalizacin de las

actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de
los procesos, facilitan la labor de la auditora administrativa, la evaluacin del
control interno y su vigilancia.

Contiene un texto que seala las normas que se deben cumplir para la ejecucin
de las actividades que integran los procesos, se complementa con diagramas de
flujo, as como las formas y formularios que se emplean en cada uno de los
procedimientos que se describan.

El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una

de las reas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que
elaborar uno solo en forma general representara ser un documento muy complejo,
por pequea que sea la organizacin.

Est integrado por la descripcin de cada procedimiento de trabajo y las normas

que giran alrededor de l; por lo tanto la integracin de varios de ellos representa
al Manual de Normas y Procedimientos.

La descripcin de procedimientos abarca la siguiente informacin:

Identificacin del procedimiento

Nombre
rea de desempeo
Descripcin Genrica (objetivo)
Responsable de cada una de las actividades que lo integran
Nmero de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades)
Descripcin de cada una de las actividades que lo integran
Los lineamientos que deben contener los manuales de procedimientos segn
(Terry, G.1993) son:

Cartula del manual

Contenido del manual
Documentacin de aprobacin tcnica y registro del manual
Documento de actualizacin
Introduccin del manual
Objetivo del manual
Portada
ndice del procedimiento
Objetivo del procedimiento
Normas de operacin
Descripcin narrativa del procedimiento
Diagramas de flujo
Anexos (Formatos o instructivos de llenado)
Glosario
Participantes en la elaboracin del manual
Directorio

Los manuales de procedimientos pueden ser de los siguientes tipos:

Manual general de procedimientos que menciona los procedimientos de todas

las unidades orgnicas que conforman en un organismo social, a fin de generar
una lnea de accin uniforme. Y el Manual especfico de procedimientos que
consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un rea
especfica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos
en el trabajo.

El manual de contenido mltiple consiste en combinar dos o ms categoras

que se interrelacionan en la prctica administrativa. En organismos pequeos, un
manual de este tipo puede interrelacionar dichos conceptos, debindose separar
en secciones.
El Manual de produccin abarca la necesidad de interpretar las instrucciones en
base a los problemas cotidianos para lograr su mejor y pronta solucin.

El Manual de compras define el alcance de las compras y los mtodos a utilizar

que afectan sus actividades.

El Manual de personal abarca el General de Personal que contiene una serie de

consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y polticas de la
direccin superior en lo que se refiere a personal, menciona aspectos como el
reclutamiento y seleccin de personal. Y el Manual especifico de reclutamiento
y seleccin se refiere a una parte de un rea especfica (el personal) y contiene
toda la informacin respecto al reclutamiento y seleccin personal en una
organizacin. (Terry, G,1993).

OBJETIVOS DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Debido a que los manuales de procedimientos son aquellos que definen las
actividades, funciones y tareas que los empleados deben realizar en cada puesto,
estos a su vez se encargan de limitar responsabilidades y de quitar duplicidad de
labores y tareas evitando as el trabajar de ms o en balde, los objetivos
principales son los siguientes:

Buscar que las actividades tareas y funciones se realicen correctamente

en base a los lineamientos estndares.
Hace ms sencillo el reclutamiento debido a que determina las funciones
especficas que se realizan, y cuando se busca contratar y reclutar se
pueden determinar el perfil buscado.
Limita las responsabilidades de cada uno de los puestos.
Es un medio de comunicacin indispensable debido a cualquier
modificacin de una tarea o puesto
Su mayor nfasis es la optimizacin de los recursos y memorizar los
tiempos de realizacin
El objetivo general de estos manuales es lograr que los empleados puedan lograr
su trabajo de manera efectiva, es decir que cada rea realice sus obligaciones en
tiempo y forma adecuadamente, pero cuando la empresa cuenta con manuales de
procedimientos excelentes, estos logran la eficiencia operacional, debido que a
permite ahorrar recursos y usarlos en la menor cantidad de tiempo posible.

IMPORTANCIA DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Los manuales de procedimientos son a la organizacin, lo que los cimientos son al

edificio. El tenerlos facilitan y soportan el crecimiento; no tenerlos, limitara las
cargas y el nmero de pisos que el edificio puede soportar, as lo describe Martin
G. lvarez Torres (1996), Es decir una empresa sin manuales es una empresa sin
cimientos, y es razonable porque cuando una constructora construye un edifico
mientras mejor sean los cimientos estos sern el soporte para que ante cualquier
contingencia pueda seguir en pie el edificio. Podemos tener empresas y estar
trabajando empricamente y basndonos en expectativas, pero solo cuando
tenemos manuales de procedimientos creados en base a la investigacin, a la
prctica, y en base a cero errores, podremos mantenernos siempre en pie.

METODOLOGA PARA LA ELABORACIN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

Para la elaboracin de los Manuales Administrativos no existen reglas universales,

ni metodologas pre-establecidas, solamente existen lineamientos lgicos para su
conformacin, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma:

Recopilacin de informacin
Interpretacin y diseo de la informacin
Elaboracin del manual
Aprobacin y actualizacin del manual
LA RECOPILACIN DE INFORMACIN

Depender de las condiciones especficas del manual que se quiera elaborar, por
lo que en esta etapa es necesario tener presente el objetivo general y los objetivos
especficos del Manual, definir a quienes estar dirigido, los trminos que sern
utilizados dentro de l y todos aquellos aspectos tcnicos que se adecen a las
caractersticas particulares del documento.

La informacin debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la organizacin,

obviamente para la elaboracin de Manuales de tipo general, la informacin debe
ser recopilada con ayuda de las altas autoridades, mientras que para la
elaboracin de los Manuales especficos la informacin debe ser recopilada
directamente de los responsables de los procesos y las funciones objeto de
estudio.

La informacin puede ser recopilada a travs de entrevistas directas con el

personal, cuestionarios y por medio de la observacin directa, es recomendable
utilizar las tres tcnicas e interrelacionar la informacin resultante en cada una de
ellas.

INTERPRETACIN Y DISEO DE LA INFORMACIN

La etapa de interpretacin y diseo de la informacin, no es ms que darle forma a

la informacin recopilada bajo lineamientos tcnicos y el criterio del personal
encargado de elaborarlos.

Interpretar la informacin significa analizar en todos los datos recopilados, su

importancia y aporte al diseo del Manual, probablemente mucha de la
informacin no ser necesario incluirla dentro del documento por considerar que
no agrega ningn valor para los usuarios directos, pero tambin se puede
determinar que an hacen falta algunos otros datos y que es necesario realizar
una segunda etapa de recopilacin de informacin.
Es en esta etapa en donde se confrontan los resultados de la informacin
recopilada verbalmente contra la informacin que proviene de las respuestas a los
cuestionarios y de lo observado durante la primera etapa.

La depuracin y complemento de informacin es muy importante para no elaborar

documentos administrativos que se alejen de la realidad, por lo que toda la
informacin al momento de ser diseada es importante que sea revisada por los
entrevistados y aprobada por los funcionarios superiores de cada uno de ellos.

El diseo del Manual es darle forma a la informacin para crear un borrador que
permita visualizar claramente el contenido del documento y realizar los ajustes
necesarios para su mejor comprensin.

ELABORACIN DEL MANUAL

La elaboracin del Manual es la etapa ms sencilla pero laboriosa de la

metodologa, su finalidad es la creacin del documento final bajo lineamientos
claros y homogneos, utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la
comprensin y la adecuada aplicacin de los usuarios directos del documento y de
todos los niveles jerrquicos de la organizacin. Debe evitarse el uso de
tecnicismos exagerados a menos de que se trate de un manual especfico para
una tarea de tipo tcnico.

Dentro de la elaboracin del manual es importante incluir las conclusiones y

recomendaciones que ayuden a facilitar la interpretacin del contenido del mismo.

APROBACIN Y ACTUALIZACIN DEL MANUAL

La etapa de aprobacin de los Manuales independientemente a su objetivo

particular es de suma importancia para la adecuada utilizacin de los mismos y
para el fomento de dicha cultura dentro de la organizacin en general.
El rgano encargado de la aprobacin de los Manuales puede ser el Gerente
General, el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comit especfico para el
efecto, etc. No importa quin o quienes lo aprueben lo importante es que se haga
por medio de un mecanismo formal, ya que solamente de esa forma los Manuales
sern consultados y respetados por todos los integrantes de la organizacin.

Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente, su

elaboracin ser un trabajo innecesario, que incluye costos y esfuerzos bastante
altos.

Toda modificacin y/o ampliacin al contenido del Manual debe realizarse por
medio de los encargados de la elaboracin y diseo de los mismos, y a su vez ser
aprobados por el rgano competente para que tenga la validez y el respaldo
necesario. Cualquier modificacin que se realice por separado y que no se
comunique formalmente puede considerarse invlida y los responsables de llevar
a cabo las actividades dentro de la organizacin podrn hacer caso omiso a las
mismas. Herrera M. H, (2007, febrero 20)
3. DISEO METODOLGICO
La presente investigacin pretende demostrar que la falta de manuales
procedimientos es el factor principal de los fracasos empresariales de las Start-up
y PYMES en Mxico

TIPO DE ESTUDIO

La investigacin ser aplicada de naturaleza descriptiva y correlacional debido que

en un primer momento se ha descrito y caracterizado el factor variable del estudio.
Seguidamente se ha explicado la relacin estrecha entre el talento humano, su
gestin y su relacin con los manuales operativos o de procedimientos.

DISEO

El diseo de la investigacin fue ser de tipo no experimental: correlacional-

transversal ya que no se manipulara ni se someter aprueba las variables de
estudio.

El diagrama representativo de este diseo es el siguiente:

O1

M= r

O2

Donde:

m : Star-up o PYME de estudio.

O1 : Observacin sobre la gestin y desempeo del talento humano sin

capacitacin o manuales de procedimientos

r : Relacin entre variables.

O2 : Observacin sobre la gestin y desempeo del talento humano con

capacitacin o manuales de procedimientos
METODO DE INVESTIGACION

El mtodo que se empleara en el estudio ser de inductivo a deductivo; debido

que se tendran que observar y evaluar diferentes Pymes y Start-up, partiendo de
lo general y lograr una conclusin particular. El tratamiento de los datos sera
enfoque de cualitativo a cuantitativo; se buscan observar y estudiar caractersticas
cualitativas de los miembros de las organizaciones pero al final se darn datos
especficos y cuantitativos.

TECNICA E INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE DATOS

Para lograr el cumplimiento de los objetivos, dar respuesta al problema principal

de la investigacin y ejecutar este proyecto de investigacin se usaran las
siguientes;

Observacin Directa

La observacin directa permitir ver el comportamiento de los empleados y

su desempeo en el momento y de forma precisa al no contar con
manuales de procedimientos y ver sus resultados.

Recoleccin de la informacin de procedimientos existentes, empricos y

tericos

Se buscara obtener cualquier dato histrico de procedimientos de trabajos

anteriores, como el recopilar los procedimientos empricos que se han
transmitido de trabajador en trabajador para poder documentarlos.

Cuestionarios

Se construir un cuestionario, utilizando un conjunto sistematizado de

preguntas que se dirigiran a un grupo predeterminado de personas que
posean la informacin que interesa a la presente investigacin

Investigacin (consulta en libros, reportes, revistas)

Diagnostico organizacional (MEFI)

Un diagnostico de matriz interna permitir ver la situacin ponderada en la

que vive y se desarrolla la organizacin.
TECNICA PARA EL PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIN

Una vez recolectados los datos proporcionados por las tcnicas e instrumentos, se
proceder al anlisis estadstico respectivo. Los datos sern tabulados y
presentados en tablas y grficos de distribucin de frecuencias.
4. PLANO OPERATIVO
Cronograma de actividades del proyecto de investigacin

SEMANA
ACTIVIDADES TAREA A REALIZAR 1-2 3 4-5 6 7 - 10 11 12 13
Eleccin de la
Propuesta de organizacin, diagnstico
tema de y ubicacin del problema,
investigacin plantear un plan de
prevencin.
Identificar las principales
Marco caractersticas de la
referencial organizacin, situacin
actual de la organizacin.
Plantear los objetivos
Diseo de a desarrollar para mejorar
objetivos la problemtica actual
identificada.
Realizacin de Descripcin y bsqueda
un Marco de los antecedentes de la
terico problemtica;

El diseo metodolgico
dara la pauta y la manera
en que la investigacin
Diseo
deber ir como las
metodolgico
tecnias de recopilacin
de la informacin a
utilizar

Una vez recolectada la

Anlisis de informacin se proceder
Resultados, al anlisis y proceso de
los resultados

Se entrega un
Conclusin y
informe completo al
recomendacio
gerente de la
nes
organizacin(Docente)

Entrega final
del trabajo
 5. BIBLIOGRAFA

Rodrguez V, (2002). como elaborar y usar los manuales administrativos edit. Thomson
internacional, edicin

Reyes P. A, (1981). El anlisis de los puestos 1ra edicin, Mxico, DF, limusa.
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http://www.gestiopolis.com/manuales-administrativos/
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Terry, G. (1993). Principios de Administracin. Buenos Aires: Trillas
 6. ANEXOS

Formato de Matriz MEFI

Matriz De Evaluacin Del Factor Interno (MEFI)
FACTOR INTERNO PONDERACIN CLASIFICACIN RESULTADO
CLAVE PONDERADO
1. La realizacin
de los
procedimientos es
en tiempo y forma.
2. Es alto el estado
de nimo de los
empleados
3. Existe
estructura
organizativa
4. Los
procedimientos del
rea se realizan
adecuadamente
TOTAL