TUGAS KELOMPOK PKPA

ANALISA STOK MINIMAL

PRESEPTOR :

Eva Dwi Jayanti, S.Farm.Apt

Disusun Oleh :

Muhammad Ali Muachor (165020098)

Fitri Ramadhani (165020132)

PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER

FAKULTAS FARMASI

UNIVERSITAS WAHID HASYIM SEMARANG

2017
 BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Dalam instalasi farmasi tentu dibutuhkan obat-obatan dan alat kesehatan untuk
menunjang kegiatan farmasi, baik di rumah sakit maupun apotek komunitas. Pemenuhan
kebutuhan obat harus disesuaikan dengan jumlah dana yang ada serta seringnya penyakit yang
diderita pasien. Oleh karena itu, dibutuhkan cara atau metode pengendalian dana agar kecukupan
obat dapat terpenuhi.
Pengelolaan perbekalan farmasi sangat penting karena ketidaefisienan akan memerikan
dampak negatif terhadap rumah sakit, baik secara medis maupun ekonomis. Pengelolaan tidak
hanya mencakuo aspek logisitik saja, tetapi juga mencakuo aspek informasi obat, supervisi dan
pengendalian menuju penggunaan obat yang rasional. Pengelolaan obat berhubungan erat dengan
anggaran dan belanja rumah sakit. Oleh karena itu, pengelolaan perbekalan farmasi harus
dilakukan dengan efektif dan efisien sehingga memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi
pasien dan rumah sakit (Kussuma, 2016).

Ketika memesan obat untuk instalasi farmasi, tentu jumlahnya tidak sedikit. Pemenuhan
kebutuhan obat juga perlu menghitung jumlah obat dari yang obat pokok dimana obat tersebut
harus selalu ada saat dibutuhkan hingga obat-obatan penunjang kesehatan. Hal ini membutuhkan
cara untuk dapat mengendalikan persediaan obat selama jangka waktu tertentu.

Pengendalian dana maupun jumlah obat harus dapat dikelola dengan baik agar kegiatan
operasional berjalan dengan baik dan menambah jumlah pendapatan serta citra suatu rumah sakit
atau apotek. Pengendalian perbekalan farmasi merupakan tanggungjawab apoteker. Maka dari
itu, harus dibutuhkan pedoman pengendalian yang memadai untuk dikembangkan dan
diterapkan. Ada beberapa macam metode pengendalian persediaan obat. Ada beberapa
manajemen persediaan obat menggunakan analisis ABC, VEN, kombinasi ABC-VEN, metode
Economi Order Quantity (EOQ), Safety Stock (SS), dan reorder point (ROP).
 2. Tujuan

Untuk mengetahui definisi dan cara pengendalian persediaan obat dengan metode safety
stock agar tidak terjadi stock out dan kekurangan stok

2. Manfaat
a. Peneliti
Mahasiswa PKPA dapat memahami dan mengimplementasikan ilmu yang di dapat
dikemudian hari
b. Instansi terkait
Bagi RSUD RA Kartini Jepara, hasil analisa diharapkan dapat sebagai masukan dalam
peningkatan pelayanan kefarmasian di instalasi farmasi rumah sakit sehingga pengendalian
stock dan distribusi obat berjalan lancar.
 BAB II

DASAR TEORI

1. Manajemen persediaan obat

Menurut WHO (2015), manejemen adalah tindakan atau sebuah seni yang
bertanggung jawab dan mengantarkan pada pengawasan sesuatu misalnya peleyanan
kesehtaanm farmasi, dan kepentingan umum. Manajemen persediaan obat merupakan
kegiatan yang dimulai dari perencanaan, pegorganisasian, dan pengendalian persediaan
sehingga persediaan dapat memberikan kontribusi terhadap profit.manajemen persediaan
merupakan kunci sukses bagi farmasi karena dengan manajemen ersediaan yang efisisen
maka pihak rumah sakit dapat meminimalkan biaya, meningkatkan arus kas, dan
meningkatkan pelayanan.

2. Manajemen pengendalian persediaan obat

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, salah satu kegiatan manajemen
persediaan melakukan pengendalian persediaan. Hal yang menjadi perhahtiandalam
pengendalian persediaan adalah produk apayang harus disediakan, berapa banyak yang
harus dipesan, dan kapan harus dilakukan pemesanan. Tujuan dari pengendalian
persediaan :
- Untuk menjaga invesatasi seminimal mungkin
- Untuk meminimalkan kemungkinan stockout dan kekurangan barang
- Untuk meminimalkan biaya penyimpanan
- Untuk meminimalkan kualitas pelayanan dengan jumlah persediaan yang optimal
- Untuk mencegah barang persediaan yang rusak
Metode yang banyak digunakan untuk manajemen persediaan obat menggunakan
analisis ABC, VEN, kombinasi ABC-VEN, metode Economi Order Quantity (EOQ),
Safety Stock, dan reorder point (ROP) (Kussuma, 2014)
a. Analisis ABC
Analisis ABC merupakan salah satu cara pengendalian persediaan dengan cara
mengurutkan dan mengelompokkan jenis barang Analisis ABC adalah sebuah
aplikasi persediaan dari prinsip Pareto. Prinsip Pareto menyatakan bahwa terdapat
sedikit hal yang penting dan banyak hal yang sepele. Tujuannya adalah membuat
kebijkan persediaan yang memusatkan sumber daya pada komponen persediaan
penting yang sedikit dan bukan pada yang banyak tetapi sepele.
- Kelompok A adalah kelompok 70% terbanyak nilai investasinya dan
merupakan kelompok barang persediaan yang membutuhkan dana investasi yang
tinggi.
- Kelompok B adalah kelompok yang berada diantara kedua kelompok (20%) dan
merupakan kelompok barang persediaan yang membutuhkan dana investasi yang
sedang.
- Kelompok C adalah kelompok 10% atau terendah nilai investasinya, dan merupakan
kelompok barang persediaan yang membutuhkan dana investasi yang
rendah
b. Analisa VEN
Klasifikasi VEN meruakan analisa yang digunakan untuk menetapkan prioritas
pembelian obat serta menentukan tingkat stok yang aman.
Kategori VEN :
- Kelompok V (Vital) adalah kelompok obat yang harus tersedia (vital), kriteria
kritisnya yaitu obat ini dipakai untuk tindkan penyelemat hidup manusia, atau untuk
pengobatan penyakit yang menyebabkan kematian. Kelompok ini tidak boleh terjadi
kekosongan.
- Kelompok E (Essensial) adalah kelompok obat-obatan yang banyak digunakan dalam
tindakan atau dipakai diseluruh unit di rumah sakit. Kekosongan obat kelompok ini
dapat ditolerir kurng dari 48 jam.
- Kelompok N (non essential) adalah obat penunjang agar tindakan atau pengobatan
menjadi lebih baik untuk kenyamanan atau mengatasi keluhan ringan. Kekosngan ini
dapat ditolerir lebh dari 48 jam.
 c. Metode Economic Order Quantity (EOQ)
EOQ adala sejumlah persediaan barang yang dapat dipesan pada suatu periode untuk
tujuan meminimalakan biaya dari persediaan barang tersebut. Dua macam biaya yang
dipertimbangkan lam EOQ adlaah biaya penyimpanan dan biaya pemesanan.
Dapat dihitung dengan rumus :

Keterangan
D = permintaan dalam periode waktu tertentu (unit/tahun)
S = biaya pemesanan setiap kali pesan (Rp/pesan)
H = biaya penyimpanan per unit barang per tahun (Rp/unit-tahun)
C = Harga barang per unit (Rp/unit)
Q = jumlah barang setiap kali pesan (unit/pesan)
Q/2 = persediaan rata-rata
D/Q = jumlah frekuensi pesanan per periode waktu (jumlah pesanan/tahun

3. Safety Stock (SS)

Safetystock adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga
kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan (stockout), yang disebabkan karena adanya
permintaan yang lebih besar dari perkiraan semula atau karena keterlambatan barang yang
dipesan sampai di gudang penyimpanan (leadtime yang lebih lama dari perkiraan semula),
dengan menentukan besarnya persediaan pengaman yang kemudian diikuti dengan jumlah
pesanan tetap atau EOQ. Persediaan pengaman atau sering disebut safetystock adalah persediaan
yang dilakukan untuk mengantisipasi unsur ketidakpastian permintaan dan penyediaan. Apabila
persediaan pengaman tidak mampu mengantisipasi ketidakpastian tersebut, akan terjadi
kekurangan (Kussuma,2016)

Pentingnya menghitung safety stock karena kemungkinan terjadinya pesanan yang datang
terlambat, yang bisa disebabkan karena kemacetan, bencana alam dan peningkatan jumlah
pemakaian obat karena adanya peningkatan layanan, diamana hal-hal tersebut bisa
mengakibatkan stock out obat sehingga pelayanan kepada pasien bisa terganggu. Faktor-faktor
yang menentukan besarnya safetystock, yaitu penggunaan bahan baku rata-rata, faktor waktu
atau leadtime (procurement time). Stok pengaman harus lebih tinggi untuk barang-barang vital
dan penting. Penghematan persediaan dapat direalisasikan dengan mengurangi stok pengaman
untuk item non-esensial (Kussuma,2016)

Untuk menaksir besarnya safetystock, dapat dipakai cara yang relatif lebih teliti yaitu
dengan metode sebagai berikut:

a. Metode perbedaan pemakaian maksimum dan rata-rata.

Metode ini dilakukan dengan menghitung selisih antara pemakaian maksimum dengan
pemakaian rata-rata dalam jangka waktu tertentu kemudian selisih tersebut dikalikan
dengan leadtime. Menurut Guan, Hansen dan Mowen (2009), metode untuk menghitung
safety stock adalah:

SS = (maximum usage average usage) x lead time

b. Metode Statistika
Untuk menentukan besarnya safetystock dengan metode ini, maka dapat digunakan
program komputer kuadrat terkecil.

4. Metode Reorder point (ROP)

Pengendalian obat dnegan ROP menurut John dan Harding (2011) adalah keputusan
mengenai kapan mengajukan pemesanan kembali dengan mempertimbangkan safety
stock.
Reorder Point (ROP) = (LD x AU) + SS

Ket :
LD = Lead Time
AU = Average Usage = Pemakaian rata-rata
SS = Safety Stock
 BAB III
HASIL dan PEMBAHASAN

Poses pembelian dan pengendalian persediaan merupakan kunci dalam proses pengadaan.
Pembelian meliputi pemilihan kualitas produk dan mengetahui kuantitas dari produk yang akan
dibeli, kapan akan dilakukan pembelian, harga yang sesuai dan dandari supplier mana akan
dilakukan pembelian. Masalah utama untuk memutuskan kapan melakukan pembelian dan
berapa yang akan dipesan. Beberapa metode pengendalian persediaan dapat digunakan untuk
menentukan kapan akan dilakukan pembelian (reorder point). Metode yang banyak digunakan
untuk manajemen persediaan obat adalah menggunakan analisis ABC, VEN, kombinasi ABC-
VEN, metode Economi Order Quantity (EOQ), Safety Stock, dan reorder point (ROP)
(Kussuma, 2014)
Pada analisa kali ini akan menggunakan analisa stok minimal atau safety stock yang
kemudian dilanjutkan dengan perhitungan reoder point untuk mengetahui kapan akan dilakukan
pemesanan ulang. Berikut adalah langkah langkah proses pengolahan data dari pemakaian
bulan januari- november 2017 :
1. Data yang digunakan adalah analisa nilai pakai bulan januari-november
2. Mengklasifikasikan persediaan berdasarkan analisa ABC
3. Menghitung safety stok dari setiap item
4. Untuk menghitung safety stok (SS) digunakan rumus
SS = (maximum usage average usage) x lead time
- Pemakaian maksimum : diambil pemakaian maksimum selama 11 bulan untuk setiap
item
- Rata-rata pemakaian : jumlah pemakaian selama 11 bulan
- Lead time (waktu tunggu) : tanggal pesan barang tanggal barang datang
5. Hitung nilai ROP dengan rumus :
Reorder Point (ROP) = (lead time x rata-rata pemakaian ) + SS
 Berikut adalah hasil dari perhitungan safety stock dan ROP :
Tabel . Safety stock dan ROP untuk tiap kategori (diambil 10 item)

Kategori Nama obat Nilai SS Nilai ROP

A Hexymer 68840
55489

Metformin 102453
86000

Omeprazole 156823
138600

Risperidon 43634
34145
Metilprednisolon 47739
40218

Asam mefenamat 90471

73309

ISDN 191531
179709

Ranitidin 18512
12727
Natrium diklofenak 95558
89855

Parasetamol 36886
31627

B Domperidone 10 mg 23168
22400

Merimac 450 mg 13715

13045

Clorilex 25 mg 62622
61982

Anbacim inj 1847

1219

Atorvastatin 20 mg 17900
17362

Farmadral tab 72907

72291

Clozapin 100 mg 7259

6640

Glutrop 6802
6205

Depakote ER 500 J 3380

2955
 Gliseril guaikolat 46792
46200

C Rifastar 2022
1852

Dexketoprofen 3324
3156

Urotracin 2988
2825

Fibrinase 1976
1814

Urinter 5126
4964

Clofritis 10 mg 7408
7255

Ketorolac 10 mg 3208
3055

Ketocid 11668
11518

Retivit plus 2568

2418

Simarc-2 6001
5809

Dari seluruh item obat tersebut, setelah dihitung dengan menggunakan analisa ABC
kemudian item obat dikelompokkkan kedalam kategori ABC berdarkan nilai pakainya. Setelah
dikelompokkan, kemudian dihitung nilai safety stocknya (SS). Untuk menghitung safety stock
dipeerlukan data penggunaan obat perbulan dan data lead time. Nilai SS dapat dihitung dengan
rumus SS = (pemakaian maksimal-pemakaian rata-rata per bulan) x LD. Dari data perhitungan
safety stock menunjukkan bahwa jumlah safety stock sangat dipengaruhi oleh lamanya lead time.
Lead time didapat dari lamanya waktu pemesanan barang sampai penerimaan barang. Dari data
penggunaan obat per bulan dan lead time setiap obat, didapatkan nilai safety stock untuk seluruh
item selama bulan januari november seperti tabel diatas. Dengan adanya perhitungan safety
stock dapat terbantu dalam merencanakan pemesanan, sehingga stok barang tidak sampai kosong
atau terjadi penumpukan barang. Selain itu perhitungan stok minimal juga membantu untuk
mengurangi pemesanan di luar perencanaan karena terjadinya stock out yang mengakibatkan
adanya tambahan biaya ((Quick et al, 2012). Pengurangan pemesanan di luar perencanaan dapat
membantu unit logistik mengurangi biaya.
 Setelah didapatkan nilai SS yang berfungsi sebagai stok minimal sebelum melakukan
reorder point, maka selanjutnya adalah menghitung nilai reoder point (ROP). Jika ROP tidak
ditangani dengan hati-hati situasi kehabisan obat maupun penumpukan stok sangat mungkin
terjadi. Untuk mendapatkan nilai ROP dapat dihitung dengan rumus ROP = (rata-rata pemakaian
per hari x lead time) + SS. Hasil perhitungan ROP pada masing-masing obat untuk januari
november pada kelompok ABC dapat dilihat pada tabel di atas. Reoder point atau titik
pemesanan kembali adalah stok minimal yang harus tersedia (Quick et al, 2012).
Adanya manajemen persediaan secara ilmiah merupakan suatu upaya dalam keberhasilan
terapi kepada pasien selain juga tercapainya peggunaan sumber daya secara bijaksana (Anand,
2013). Pelaksanaan penerapan perhitungan SS dan ROP dapat diupayakan dalam beberapa cara.
Secara manual hal ini dapat dilakuakan dengan melakukan pengecekan terus menerus dengan
bantuan kartu stok dan dengan labl stok minimal pada setiap rak penyimpanan, lalu ddapat
melakukan pemesanan pada setiap obat yang memiliki batas stok minimal. Namun cara manual
kurang efisien dalam segi waktu dan biaya, juga mengandalkan ketelitian pada saat pengecekan.
Cara yang lebih efektif dapat dilakukan dengan pogram terpadu dalam SIM-RS (Sistem
Informasi Manajemen Rumah sakit), terutama dalm sistem pengadaan obat di logistik.
Penggunaan teknologi informasi yang terpadu dalam sistem pelayanan kesehatan sangat
membantu dalam meningkatkan kualitas manajemen rantai pengelolaan obat (Pujawati,2015)
 BAB IV
PENUTUP
1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis diperoleh :
1. Metode yang banyak digunakan untuk manajemen persediaan obat adalah
menggunakan analisis ABC, VEN, kombinasi ABC-VEN, metode Economi Order
Quantity (EOQ), Safety Stock (SS) dan reorder point (ROP)
2. Tujuan dari analisa nilai safety stock (SS) dan reorder point (ROP) ini adalah
untuk menjaga invesatasi seminimal mungkin, meminimalkan kemungkinan
stockout dan kekurangan barang, meminimalkan biaya penyimpanan,
meminimalkan kualitas pelayanan dengan jumlah persediaan yang optimal,
mencegah barang persediaan yang rusak
3. Dari data pemakaian obat selama bulan januari-november 2017 kemudian
dikelompokkan berdasarkan analisis ABC, lalu dihitung nilai safety stock (SS)
dan reorder point (ROP), dan hasil perhitungan dapat dilihat pada hasil penelitian
2. Saran
1. Analisa lebih lanjut juga dapat dilakukan pada kelompok kombinasi ABC-VEN
sehingga stok obat dapat dipantau dengan baik, terutama untuk obat yang masuk
dalam kategori AV.
2. Membuat suatu sistem informasi manajmen dengan data base yang up to date
untuk perencanaan dan pengendalian persediaan untuk meminimalisir
keterlambatan pengadaan obat yang masih dikelola secara manual.
 DAFTAR PUSTAKA

John, D.T., Harding, H.A. 2001. Manajemen Operasi Untuk Meraih Keunggulan
Kompetitif. Jakarta : PPM

Kussuma, M.A, 2016. Rancangan Model Manajemen Persediaan Obat Kategori AV

Dengan Analisis ABC (Pareto) Dan Klasifikasi VEN Pada Instalasi Farmasi
Rumah Sakit Bedah Surabaya. Program Studi Magister Manajemen Fakultas
Ekonomi Dan Bisnis Universitas Airlangga. Surabaya.

Pujawati, H. 2015. Analisis Sistem Pengadaan Obat Dengan Metode ABC Indeks Kritis
(Studi Kasus Pengadaan Obat JKN Di Rumah Sakit Panti Rapih Yogyakarta).
Program Magister Manajemen. Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.
Yogyakarta.

World Health Organization. 2015. Management Of Drug At Health Centre Level-Training

Manual

Quick, JD., Rankin, Dias, Vimal. (2012). Inventory Management In Managing Drug Supply.
Third Edition, Managing Acces To Medicine And Health Technologies. Arlington :
Management Sciences For Helath.

Guan, Liming., Don R. Hansen., Dan Mowen. (2009). Cost Management , 6th Edition.
Cengage Learning, South-Western