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Noviembre de 2005
Versin 4
Noviembre 2005
1. Introduccin
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1 La existencia de mecanismos formales de relacin y comunicacin entre la
biblioteca y sus usuarios, en el apartado de poltica y estrategia si bien se aprecia la
falta de estructura formal de la comunicacin entre los usuarios y grupos de inters
con la biblioteca. Como consecuencia de ello se propone mejorar los canales y
formas de comunicacin entre la biblioteca, los alumnos y los docentes, as como
establecer mecanismos formales de coordinacin de aquella con los rganos de
gobierno de las Facultades y, fundamentalmente, con los directores de
departamento, para potenciar la comunicacin entre profesores y bibliotecarios.
2 El criterio de personal indica la existencia de cauces de comunicacin
multidireccionales, pero tambien la ausencia de evaluacin del grado de
comunicacin en las unidades, proponindose paliar dicha situacin detectada.
3 El criterio de alianzas y recursos resalta la necesidad de una mayor comunicacin de
abajo hacia arriba, para contar con la experiencia, conocimiento y participacin
de toda la plantilla de biblioteca, abogando por la elaboraracin de un plan de
comunicacin interna de la biblioteca que complete y mejore las herramientas y
procedimientos empleados hasta ahora.
4 Procesos pone de manifiesto la existencia de instrumentos de comunicacin y
formacin eficaces relacionados con la implantacin y seguimiento de las nuevas
herramientas. Aderms no existe un plan sistemtico de comunicacin e
informacin, que potencie el uso de los diferentes productos y servicio, que se
deber difundir mediante un plan sistemtico de marketing y comunicacin con
especial hincapie al comienzo de cada curso
5 Las preguntas, recogidas en la encuesta dirigida a los estudiantes de primer y
segundo ciclo, que tenan que ver con la comunicacin biblioteca/usuario fueron
poco valoradas. Este indicador se aprecia en los resultados de usuarios.
6 Algo similar ocurre en los resultados en el personal, con respecto a la opinin de los
mecanismos de comunicacin existentes, concluyendo con la necesidad reiterada de
elaborar un plan de comunicacin.
El Plan de Comunicacin (Plan HERMES) se sita tambin dentro del Plan Estratgico de
la Biblioteca Universitaria, como uno de los objetivos operacionales de la Lnea de calidad,
organizacin de la Biblioteca y su integracin en la Universidad, en la Lnea de personal y
en la Lnea de servicios.
Los objetivos que se pretenden con la aplicacin del Plan de Comunicacin son mltiples,
resaltando la actuacin contra las deficiencias advertidas y puestas de manifiesto en los
informes anteriormente citados y los que en un futuro se generen.
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PEA JURADO, VICTORIANO BIBLIOTECA TURISMO
2. Aspectos generales
A) Detectar los flujos de comunicacin: En primer lugar es necesario detectar los canales
habituales de comunicacin para poder evaluar con posterioridad el estado de la cuestin.
En este sentido hemos de destacar distintos tipos de comunicacin:
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equipo directivo. Refirindonos a la UMA, podemos distinguir tres flujos de
comunicacin vertical:
B) Una vez detectados los distintos flujos de comunicacin, se hace necesario detectar los
puntos dbiles y dnde se estn produciendo los problemas. Como punto de partida
podramos destacar aquellos que han quedado reflejados en el informe de evaluacin:
C) Para todo ello y para que el diagnstico se ajuste a la realidad es necesario realizar
distintas actuaciones como consultas verbales, entrevistas, cuestionarios, sondeos de
opinin en reuniones y anlisis de las sugerencias recibidas. Lo que se pretende en
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definitiva es obtener datos suficientes para adaptar el plan a las necesidades del personal y
de nuestros usuarios.
Para una eleccin adecuada de los medios conviene tener en cuenta la finalidad que se trata
de conseguir con el mensaje comunicado (motivar o integrar, transmitir cuestiones relativas
al trabajo, informar, etc.,) y el tipo de informacin que se desea comunicar (hechos
objetivos, sentimientos, temas controvertidos o delicados). Seran:
a) Soporte escrito:
a.1. Cartas personales
a.2. Carteles
a.3. Circulares en papel
a.4. Medios de comunicacin
a.4. Publicaciones impresas
a.6. Tablones de anuncios
a.7. Buzn de sugerencias
b) Soporte electrnico:
b.1. WEB de la UMA: Internet, Intranet
b.2. Correo electrnico
b.3. Buzn electrnico de sugerencias
c) Soporte oral:
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c.1. Informacin en cascada
c.2. Reuniones
c.3. Entrevistas directas y personalizadas
c.4. Atencin telefnica
Hay que definir distintos niveles de difusin, segn se vaya a difundir la informacin a todo
el personal o tan solo a una parte.
2.5. Temporalizacin
Referida tanto al tiempo que se emplear en emitir una informacin como para actualizar
una informacin ya comunicada con anterioridad.
A la hora de definir los tipos de informacin debemos valorar, por un lado a los
potenciales usuarios del sistema (personal bibliotecario, usuarios de la propia institucin y
usuarios externos) y por otro, la implementacin de mecanismos de retroalimentacin,
puesto que la valoracin y opinin vertida sobre el servicio es fundamental para alcanzar
cotas de calidad. As, la informacin se puede estructurar en dos grandes grupos:
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mas seria y estable hasta la ms puntual. Los tipos de informacin a difundir los podemos
definir en cuatro grupos, siguiendo la clasificacin de Rodrguez i Gairn:
2.7. Evaluacin
3. Comunicacin interna
3.1. Introduccin
1 Gestionar los recursos humanos: una direccin participativa, con sistemas de trabajo
en equipo, sugerencias, etc. hace que la comunicacin sirva para que los
trabajadores se sientan motivados y satisfechos y, por tanto, se consigue un mayor
rendimiento organizativo. Adems, se consigue conocer toda la informacin
circulante en la organizacin, lo que conduce a una mejor toma de decisiones.
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herramienta de transmisin de las nuevas creencias y valores organizativos, por ello
constituye un instrumento esencial en la gestin del cambio y en la modernizacin
de la organizacin.
Por otra parte, una buena comunicacin interna que propicie la motivacin y la
participacin hace que los trabajadores transmitan una imagen positiva hacia el exterior,
mejorando considerablemente la imagen externa de la organizacin.
A) Normativa:
1. Reglamentos de la Biblioteca y Organigramas del Servicio: normativa relacionada
con Biblioteca aprobada por Junta de Gobierno o Comisin de Biblioteca.
2. Normas tcnicas y Manuales de procedimiento: normativa tcnica elaborada por
cada una de las Secciones de Biblioteca o Direccin
B) Informativa:
1. Estadsticas de la Biblioteca: informacin estadstica relativa a la actividad en
Biblioteca, se difundirn tanto las estadsticas propias, como las que recogen otras
instituciones.
2. Actas de reuniones: Comisin de Biblioteca, Consorcio Andaluz de Bibliotecas
Universitarias, Asamblea plenaria de Rebiun, etc.
3. Informes y documentos de trabajo: informes y documentos de trabajo elaborados
por cualquiera de las Secciones de Biblioteca o Direccin.
4. Informacin de inters profesional: informacin relacionada con la Biblioteconoma
y Documentacin, informacin relacionada con las nuevas tecnologas al servicio
bibliotecario.
5. Formacin: oferta de cursos y congresos relacionados con la Biblioteconoma y
Documentacin, organizados por la propia Universidad o cualquier otra institucin.
6. Formularios en formato electrnico para uso del personal: solicitud de asuntos
propios, solicitud de formacin extrainstitucional, etc.
7. Presupuestos: estado de cuentas del presupuesto de gastos corrientes de Biblioteca..
8. Avisos: informacin puntual sobre temas de inters para el personal de Biblioteca.
9. Sugerencias: sugerencias de tipo general o relativas a cualquiera de las
informaciones difundidas.
10. Formularios de encuestas para el personal de la BUMA
11. Informacin relacionada con procesos y servicios.
12. Informacin sobre poltica y estrategia de la BUMA.
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3.4. Planificacin de acciones
La puesta en marcha del Plan de comunicacin exige:
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Circulares
Sugerencias/ Comentarios a las informaciones Sin periodicidad B, C Buzn de Coordinacin, Jefes de
Opiniones. que circulen sugerencias Servicio o Seccin
,
Reuniones,
Cartas,
Correo-e,
Telfono,
Entrevistas
Encuestas Encuestas dirigidas al personal de Bienal B. C Correo-e, Coordinacin, Jefes de
la Biblioteca para el diagnstico y Publicacion Servicio o Seccin
evaluacin de los servicios. es impresas
e Intranet
Informacin Informacin transmitida en la Trimestral, cuando B, C Reuniones Coordinacin, EDB, Personal
relacionada con Junta Tcnica y otras reuniones surja la necesidad de la BUMA
Procesos y dentro de cada Biblioteca
Servicios
4. Comunicacin Externa
Hay que precisar que la elaboracin del Plan de Comunicacin Externa debe servir
para mejorar y reforzar el conocimiento que tanto la comunidad universitaria como la
sociedad en general poseen de la biblioteca, fortaleciendo as su papel dinamizador como
centro de recursos para la investigacin y la enseanza.
1 Estudiantes:
1 Ciclo
2 Ciclo
3 Ciclo
Titulaciones propias
Curso de espaol para extranjero
Erasmus
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Sneca
Curso de Aptitud Pedaggica
Proyecto Fin de Carrera
Centros adscritos
2 Personal Docente e Investigador:
Miembros de la UMA
Becarios de investigacin
Visitantes
3 Personal de Administracin y Servicios.
4 Bibliotecas.
5 Instituciones con convenio.
6 Egresados de la UMA.
7 Universitarios de otras instituciones.
8 Opositores.
9 Alumnos preuniversitarios.
10 Publico en general.
11 Medios de comunicacin.
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Para la planificacin y desarrollo de la gestin de la comunicacin externa es necesario:
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