CẤU TRÚC TỔ CHỨC và QUẢN LÝ NHÂN SỰ

Giới thiệu tóm tắt chương:

Chương này nhằm giới thiệu cho sinh viên những kiến thức cơ bản để thiết kế cấu trúc của một
tổ chức phù hợp. Bên cạnh đó, cũng sẽ đề cập đến các vấn đề tạo ra và duy trì nguồn nhân lực
hiệu quả. Chính vì thế, kết thúc chương này sinh viên có thể:

• Hiểu và tham gia xây dựng cơ cấu tổ chức cho doanh nghiệp

• Biết được bằng cách nào và từ đâu để có được nhân sự phù hợp.

• Biết cách để duy trì và sử dụng đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao

• Biết cách đáp ứng nhu cầu của nhân viên và hỗ trợ họ phát triển nghề nghiệp một cách tốt
nhất.

NỘI DUNG
1 Một số khái niệm cơ bản
1.1. Tổ chức
Tổ chức, nói theo nghĩa rộng, là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà
không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy là thuộc
tính của bản thân sự vật. Định nghĩa này bao quát cả phần tự nhiên và xã hội loài người.
Ví dụ: Thái dương hệ là một tổ chức, tổ chức này liên kết mặt trời và các thiên thể có quan hệ
với nó, trong đó có trái đất. Bản thân trái đất cũng là một tổ chức, cơ cấu phù hợp với vị trí của
nó trong thái dương hệ. Giới sinh vật trên trái đất cũng có một tổ chức chặt chẽ bảo đảm sự sinh
tồn và thích nghi với môi trường để không ngừng phát triển. Con người là một tổ chức hoàn
thiện nhất trong giới sinh vật. Mỗi một bộ phận tổ chức trong cơ thể con người có chức năng,
nhiệm vụ cụ thể không trùng lắp, chồng chéo, không thay thế nhau nhưng liên kết với nhau thành
một hệ thống hoàn chỉnh hoạt động một cách nhịp nhàng do hệ thần kinh điều khiển.
Từ khi xuất hiện loài người, tổ chức xã hội loài người cũng đồng thời xuất hiện. Tổ chức
ấy không ngừng hoàn thiện và phát triển cùng với sự phát triển của nhân loại. Theo nghĩa hẹp, tổ
chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của nhiều người, kết hợp lại một cách có ý
thức, để thực hiện một nhiệm vụ chung, hoặc nhằm đạt tới một mục đích chung. Nói cách khác,
khi con người cùng nhau hợp tác và thoả thuận để phối hợp những nỗ lực của họ nhằm hoàn
thành những mục tiêu chung thì một tổ chức sẽ được hình thành.
Trong tài liệu môn học này, chúng ta sẽ tập trung vào khái niệm tổ chức trong quản trị học.
Trong quản trị học, tổ chức là một tập hợp gồm hai hay nhiều người cùng hoạt động trong
một lĩnh vực, một hình thái cơ cấu nhất định để đạt được mục đích chung.
Trường học, bệnh viện, nhà thờ, các doanh nghiệp/công ty, các cơ quan nhà nước hoặc một đội
bóng đá của một câu lạc bộ... là những ví dụ về tổ chức.
1.2. Những đặc điểm chung của tổ chức
Có 3 đặc điểm chung đối với tất cả các tổ chức là:
Thứ nhất, kết hợp nỗ lực của các thành viên
 Mỗi tổ chức là tập hợp gồm nhiều thành viên. Khi các cá nhân cùng nhau tham gia và
phối hợp những nỗ lực vật chất hay trí tuệ của họ thì nhiều công việc phức tạp và vĩ đại có thể
được hoàn thành. Chẳng hạn, việc xây dựng các Kim tự tháp, Vạn lý Trường thành, đưa con
người lên mặt trăng... là những công việc vượt xa trí thông minh và khả năng của bất cứ cá nhân
nào. Sự kết hợp nỗ lực nhân lên đóng góp của mỗi cá nhân.
Thứ hai, có mục đích chung
Mỗi tổ chức đều được hình thành và tồn tại vì một mục đích nào đó, và chính sự khác
biệt về mục đích của mỗi tổ chức dẫn đến sự khác biệt giữa tổ chức này và tổ chức khác.
Thứ ba, được xây dựng theo một trật tự nhất định
Tính trật tự của tổ chức thể hiện qua sự phân công công việc và hệ thống thứ bậc. Phân
công công việc trong tổ chức giúp chia nhỏ một cách hệ thống các nhiệm vụ phức tạp thành
những công việc cụ thể, nhờ đó một tổ chức có thể sử dụng nguồn nhân lực của nó một cách có
hiệu quả do chuyên sâu vào một công việc cụ thể. Hệ thống thứ bậc trong tổ chức chỉ rõ giới hạn
hành vi của từng thành viên thông qua những luật lệ được áp đặt, những vị trí lãnh đạo và quyền
lực nhất định của những người này. Quyền lực là quyền ra quyết định và điều khiển hành động
của những người khác.
1.3. Phân loại tổ chức
Các tổ chức được thành lập nhằm theo đuổi những mục tiêu nào đó và có thể phân loại
các tổ chức theo mục đích của chúng. Cách phân loại này cho phép giải thích vai trò của mỗi loại
tổ chức mà chúng đảm nhiệm trong xã hội.
Các tổ chức kinh doanh mưu lợi
Là các tổ chức hoạt động với mục đích tạo ra lợi nhuận trong điều kiện pháp luật cho
phép và xã hội có thể chấp nhận được. Loại tổ chức này không thể tồn tại được nếu không tạo ra
được lợi nhuận thông qua con đường sản xuất ra sản phẩm hay dịch vụ thoả mãn nhu cầu của xã
hội. Hình thức thường thấy là các doanh nghiệp, cơ sở sản xuất kinh doanh…
Các tổ chức cung cấp dịch vụ phi lợi nhuận
Các tổ chức này thường cung cấp một số loại dịch vụ nào đó, cho một khu vực nào đó
của xã hội không vì mục đích lợi nhuận. Các nguồn ngân quỹ phục vụ cho hoạt động của loại tổ
chức này chủ yếu dựa vào sự hiến tặng, trợ cấp, tài trợ mang tính từ thiện hay nhân đạo...
Một số tổ chức phi lợi nhuận có quy mô toàn cầu: Wikipedia, Tổ chức Bảo tồn Quốc tế, Hòa
bình xanh, Viện Goethe, Happy House Vietnam Foundation, Quỹ Mozilla, Quỹ WWF, Tổ chức
AIESEC, Quỹ CEP…
Các tổ chức hoạt động vì quyền lợi chung của tập thể
Các tổ chức này được thành lập nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho các thành viên của
nó, chẳng hạn các nghiệp đoàn, các hiệp hội, các tổ chức chính trị...
Các tổ chức cung ứng các dịch vụ công cộng
Các tổ chức loại này được thành lập nhằm cung cấp cho xã hội những dịch vụ công cộng,
mục tiêu của chúng là đảm bảo cho sự an toàn hay các lợi ích chung của toàn xã hội.
1.4. Cấu trúc tổ chức
Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các mối liên hệ hoạt động chính thức bao gồm nhiều công
việc riêng lẻ, cũng như những công việc tập thể. Sự phân chia công việc thành những phần việc
cụ thể nhằm xác định ai sẽ làm công việc gì và sự kết hợp nhiều công việc cụ thể nhằm chỉ rõ
cho mọi người thấy họ cũng phải cùng nhau làm việc như thế nào.
 Một số định nghĩa khác:
• Cấu trúc tổ chức là các bộ phận cấu thành của tổ chức. Thông qua cơ cấu đó, phản ánh
chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và thẩm quyền của tổ chức.
• Cấu trúc tổ chức là sự phản ánh các hình thức sắp xếp các bộ phận, các cá nhân trong một
tổ chức nhất định. Thông qua đó, mỗi bộ phận, mỗi cá nhân biết làm việc gì, ai là người
lãnh đạo, quản lý, điều hành, chỉ huy trực tiếp, cần báo cáo xin ý kiến, chỉ thị của ai.
• Cấu trúc tổ chức là việc tập hợp tất cả những việc cần làm trong một tổ chức và sự phân
chia chúng thành các công việc cụ thể theo từng nhóm nhất định.
• Nói đến cấu trúc tổ chức là nói đến các chức danh cho các bộ phận, phòng ban, vị trí
công việc; nói đến các quy định về chi tiêu ngân sách - là vai trò, trách nhiệm, quyền hạn
về tài chính của các vị trí trong tổ chức; là nói đến việc cụ thể hóa công việc trong tổ
chức bằng các bản mô tả và phân tích công việc; là nói đến việc đặt chức danh cho các vị
trí công việc riêng biệt và sự mô tả chi tiết các mối quan hệ qua lại giữa từng bộ phận và
từng chức danh, đảm bảo tổ chức vận hành thông suốt.
Cấu trúc của tổ chức giúp cho nhân viên cùng làm việc với nhau một cách có hiệu quả bởi:
- Phân bổ nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho từng công việc cụ thể
- Xác định rõ trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗi thành viên theo quy chế
của bản mô tả công việc, sơ đồ tổ chức và hệ thồng phân cấp quyền hạn trong tổ chức.
- Làm cho nhân viên hiểu những kỳ vọng của tổ chức đối với họ thông qua các quy tắc,
quy trình làm việc và những tiêu chuẩn về thành tích mỗi công việc.
- Xác định quy chế thu thập, xử lý thông tin để ra quyết định và quyết các vấn đề của tổ
chức.
2. Các nguyên tắc quan trọng trong việc thiết kế cấu trúc tổ chức
2.1. Những nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức
Mục tiêu của tổ chức
Không một tổ chức nào có thể duy trì hoạt động nếu lãnh đạo không đề ra các mục tiêu
cho tổ chức hướng đến. Khi đặt ra mục tiêu cho tổ chức, chúng ta cần lưu ý những điểm sau:
- Mục tiêu đó phải thực tế và khả thi.
- Người lãnh đạo tổ chức phải đề ra những mục tiêu có khả năng cải thiện mọi mặt của tổ
chức.
- Nhà lãnh đạo phải đặt ra loại mục tiêu để mọi thành viên trong tổ chức đều có thể tham
gia vào quá trình thực hiện mục tiêu đó.
Từ mục tiêu được đề ra, nhà lãnh đạo có thể tạo ra được một chương trình phát triển
nhằm đạt được mỗi mục tiêu.
Mục tiêu được đặt ra có thể là mục tiêu ngắn hạn hoặc dài hạn, có thể là mục tiêu trước
mắt hoặc lâu dài, có thể là mục tiêu định tính hoặc định lượng. Dù là mục tiêu gì, thì việc đặt ra
mục tiêu cũng là đặt ra thêm khó khăn cho cả tổ chức. Tuy nhiên, nó cũng làm tăng thêm thử
thách cho cả tổ chức và mọi thành viên trong tổ chức đó. Đồng thời, quá trình thực hiện mục tiêu
cũng tạo cho các cá nhân trong tổ chức thể hiện năng lực, trình độ của mình, thể hiện sự nỗ lực
của mình để đạt được mục tiêu.
Chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, trách nhiệm của tổ chức của tổ chức
Chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, trách nhiệm của một tổ chức đơn giản hay phức tạp sẽ quy
định cơ cấu của tổ chức đó. Với chức năng, nhiệm vụ đơn giản, thì một tổ chức chỉ cần số lượng
nhân sự vừa phải, và mức kinh phí cho tổ chức đó cũng không nhiều như những tổ chức khác,
đồng thời mối quan hệ công việc giữa các bộ phận, cá nhân trong tổ chức cũng đơn giản hơn.
Ngược lại, yếu tố con người ở đây đóng một vai trò khá quan trọng. Chức năng, nhiệm vụ, thẩm
quyền, trách nhiệm của một tổ chức đều được thực hiện thông qua con người.
Hơn nữa, trong cơ cấu tổ chức và tái cơ cấu tổ chức, thì việc sắp xếp lại nhân sự cho phù
hợp với các vị trí, chức danh trong tổ chức cũng rất quan trọng. Do đó, khi tính đến các nhân tố
tác động đến cơ cấu tổ chức, chúng ta không thể bỏ qua nguồn nhân lực. Muốn có một cơ cấu tổ
chức hoàn chỉnh, cần có đầy đủ nguồn nhân lực để bổ nhiệm vào các vị trí cần thiết trong một tổ
chức.
Quy mô của tổ chức
Quy mô của một tổ chức được hiểu là số nhân sự trong tổ chức đó, diện tích của tổ chức
đó. Với một quy mô lớn, đông đúc nhân sự thì cơ cấu của tổ chức đó phải được tính toán khéo
léo, đảm bảo các vị trí trong tổ chức phù hợp, khoa học. Hơn nữa, quy mô càng lớn càng cần
nhiều nhân viên.
Trình độ của tổ chức
Nhân tố thứ tư tác động đến cơ cấu tổ chức là trình độ trang thiết bị, hệ thống thông tin và
việc áp dụng công nghệ hiện đại. Xã hội ngày càng phát triển, khoa học ngày càng phát triển.
Quá trình lao động của con người cần có sự giúp đỡ của máy móc, của khoa học kỹ thuật nhằm
nâng cao năng suất, hiệu quả của hoạt động. Việc áp dụng khoa học kỹ thuật, máy móc trang
thiết bị hiện đại vào cơ cấu tổ chức, giúp tăng cường hiệu quả của hoạt động, nâng cao chất
lượng của công việc và đẩy nhanh quá trình đạt được mục tiêu.
2.2. Các nguyên tắc trong việc phân chia bộ phận
Nguyên tắc tầm quản lý hợp lý
Đây là nguyên tắc cho mọi lĩnh vực khoa học cũng như cho mọi chức năng của nhà quản
lý. Việc vận dụng các nguyên tắc hay biện pháp phải cân đối, căn cứ vào toàn bộ kết quả của cơ
cấu trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức. Chẳng hạn, tính phi hiệu do tầm quản lý quá
rộng phải đối trọng với tính phi hiệu quả của các kênh thông tin quá dài. Những thiệt hại do có
quá nhiều nguồn mệnh lệnh phải đối trọng với những lợi ích của việc sử dụng các chuyên gia và
tính thống nhất trong việc giao quyền hạn chức năng cho các bộ phận tham mưu và phục vụ.
Việc hạn chế chuyên môn hoá theo chức năng trong khi phân chia bộ phận phải đối trọng với
những ưu điểm của việc lập ra các bộ phận chịu trách nhiệm về lợi nhuận theo sản phẩm, khách
hàng hay địa dư.
Nguyên tắc phân chia bộ phận
Một vị trí công tác hay một bộ phận được định nghĩa càng rõ ràng theo các kết quả mong
đợi, các hoạt động cần tiến hành, các quyền hạn được giao và các mối liên hệ thông tin với các vị
trí công tác hay bộ phận khác, thì những người chịu trách nhiệm càng có thể đóng góp xứng đáng
hơn cho việc hoàn thành mục tiêu của tổ chức.
Đây là nguyên tắc cơ bản chi phối quá trình chuyên môn hoá và hợp nhóm các hoạt động
để hình thành nên các bộ phận và phân hệ của cơ cấu. Việc coi nhẹ nguyên tắc này dễ dẫn đến
nguy cơ về sự lẫn lộn không biết ai sẽ phải làm việc gì. Đây là nguyên tắc đơn giản về mặt nhận
thức nhưng thường rất phức tạp khi vận dụng. Để xác định một vị trí công tác hay một bộ phận
cùng tất cả những yếu tố liên quan đến nó, trong hầu hết các trường hợp đều cần đến tính nhẫn
nại, trí thông minh của những nhà tổ chức, và tính rõ ràng của các kế hoạch.
 Nguyên tắc một đầu mối quản lý
Mối quan hệ trình báo của từng cấp dưới lên một cấp trên duy nhất càng hoàn hảo, thị
mâu thuẫn trong các chỉ thị sẽ càng ít và ý thức trách nhiệm cá nhân trước các kết quả cuối cùng
càng lớn.
Mặc dù có khả năng một cấp dưới nhận được sự uỷ quyền của nhiều cấp trên, những khó
khăn thực tiễn trong việc phải phục vụ nhiều "ông chủ" là điều không tránh khỏi. Nghĩa vụ cơ
bản mang tính cá nhân, và quyền hạn được giao bởi nhiều người cho một người rất có thể sẽ dẫn
tới những mâu thuẫn cả về quyền hạn lẫn trách nhiệm.
Nguyên tắc tam giác đều “Nhiệm vụ – Quyền hạn –Trách nhiệm”
Do quyền hạn là một quyền cụ thể để tiến hành những công việc được giao và trách
nhiệm là nghĩa vụ phải hoàn thành chúng, về mặt logic điều đó dẫn đến yêu cầu quyền hạn phải
tương xứng với trách nhiệm. Trách nhiệm về các hành động không thể lớn hơn trách nhiệm nằm
trong quyền hạn được giao phó, cũng không thể nhỏ hơn.
Trong thực tế người quản lý thường cố bắt cấp dưới phải có trách nhiệm về các công việc
mà họ không có đủ quyền hạn cần thiết. Điều này có thể làm cho việc thực hiện các công việc
mất đi tính khả thi. Ngược lại, đôi khi quyền hạn được giao đủ, nhưng người được uỷ quyền lại
không có trách nhiệm phải sử dụng đúng đắn quyền hạn đó. Trong trường hợp này hậu quả thật
là tai hại, quyền hạn sẽ bị lạm dụng để mưu cầu những lợi ích riêng.
3. Các loại cấu trúc tổ chức điển hình
3.1. Cơ cấu trực tuyến
Đặc điểm: Một người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản lý và chịu trách nhiệm hoàn
toàn về hệ thống của mình phụ trách, mọi vấn đề đều được giải quyết theo kênh đường
thẳng.Người thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận mệnh lệnh qua cấp trên trực tiếp và chỉ thi hành
mệnh lệnh của người đó mà thôi.
Điểm mạnh:
Mệnh lệnh được thi hành nhanh, dễ thực hiện chế độ một thủ trưởng.
Mỗi cấp dưới chỉ thực hiện mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp.
Điểu yếu:
Người lãnh đạo phải thực hiện tốt chức năng quản lý do đó người lãnh đạo phải có kiến
thức toàn diện và không có số đơn vị trực thuộc lớn.
Chưa tận dụng được tài năng đóng góp của các chuyên gia vì thế cơ cấu trực tuyến
(đường thẳng) chỉ sử dụng tốt cho tổ sản xuất.
3.2. Cơ cấu chức năng
Cấu trúc chức năng là một cách cấu trúc điển hình trong khi tổ chức đơn vị làm việc.
Cách cấu trúc này phổ biến trên thế giới cũng như ở Việt Nam. Có thể nói cách cấu trúc này khá
dễ hiểu để vận dụng trong thực tế.
Đặc điểm: Nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các đơn vị quản lý riêng biệt theo các chức
năng quản trị hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên môn hoá chỉ đảm nhận thực
hiện một chức năng nhất định.
Điểm mạnh
Hỗ trợ nhân viên nhận diện khá chính xác về công việc và có định hướng sự nghiệp rõ ràng trong
bộ phận chức năng của mình.
Chuyên môn hoá quản lý theo các chức năng một cách sâu sắc
Giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạo
Tận dụng được tài năng của các cơ quan chức năng
Tạo ra lợi thế về nguồn lực và quy mô khi vận hành
Điểm yếu
Nhấn mạnh mục tiêu của đơn vị hơn là mục tiêu của cả tổ chức.
Một cấp dưới phải chịu sự chỉ đạo của quá nhiều cá nhân cấp trên trực tiếp
Hay xảy ra các quyết định khác nhau giữa người lãnh đạo quản lý chung và người lãnh đạo chức
năng
3.3. Cơ cấu theo sản phẩm

3.4. Cơ cấu theo khách hàng

3.5. Cơ cấu theo địa lý

 3.6. Cơ cấu ma trận
Cơ cấu ma trận có thể phân chia thành hai dạng sau
Cơ cấu đồ án ma trận :
Đặc điểm của cơ cấu này là người lao động lập ra các nhóm đặc biệt chịu sự lãnh đạo trực tiếp
của mình để thực hiện chương trình của đề án đã được phê duyệt Người thực hiện bên ngoài phải
tham gia vào công việc theo những giao kèo hay nghĩa vụ kế hoạch.
Nhóm đề án được bảo đảm về nhân viên, những nguồn tài chính và vật chất cần thiết.Sau khi
thực hiện xong đề án nhóm này giải tán. Lãnh đạo đề án chịu trách nhiệm hoàn toàn từ khi bắt
đầu đến khi kết thúc.
Trong cơ chế quản lý có thể thành lập vài nhóm quản lý theo đề án .Quản lý theo đề án thường
được áp dụng trong những điều kiện có sự thay đổi nhanh chóng và sâu sắc về kỹ thuật và công
nghệ sản xuất.
Cơ cấu chức năng ma trận :
Trong cơ cấu này bô phận mới được tạo thành có vai trò kiểm tra và thúc đẩy các bộ phận cho
sản xuất sản phẩm của mình chịu trách nhiệm về chất lượng của sản phẩm hay công trình
Để sản xuất sản phẩm mới người ta thành lập bộ phận sản xuất mới .Bộ phận này được cung cấp
các nguồn tài chính,vật tư.

Cấu trúc ma trận được sử dụng song song với các phương pháp tổ chức khác như Cấu trúc theo
khu vực, Cấu trúc theo chức năng... Đây cũng là một cách cấu trúc tổ chức phổ biến trong công
tác tổ chức tại Việt Nam cũng như trên thế giới. Tuy nhiên, các cấu trúc kiểu này được các dự án
đặc biệt ưa thích vì sự phù hợp. Cấu trúc này cũng được sử dụng phổ biến cả trong khu vực kinh
doanh và phi kinh doanh.
Điểm mạnh
Đây là hình thức tổ chức linh động
Ít tốn kém và sử dụng nhân lực có hiệu quả
Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động
Việc hình thành và giải thể dễ dàng , nhanh chóng
Điểm yếu
Mất ổn định tổ chức doanh nghiệp
3.7. Cơ cấu không chính thức
Sự tác động qua lại của các cá nhân cũng có sự tác động theo nhóm cán bộ công nhân
viên ngoài phạm vi cơ cấu đã được phê duyệt của doanh nghiệp. Cơ cấu không chính thức có
một vai trò to lớn trong quản trị.Nó không định hình hay thay đổi, luôn tồn tại song song với cơ
cấu chính thức,có tác động nhất định và đôi khi rất đáng kể đến hoạt động kinh doanh vì cá nhân
các chủ doanh nghiệp có nhiều các mối quan hệ họ không chỉ là người thực hiện một cách
nghiêm túc, cần mẫn nhiệm vụ của mình do quy chế tổ chức nhiệm vụ theo chức danh quy định
mà họ chỉ cảm thấy liên quan ảnh hưởng đến thái độ đối với cá nhân, đối với con người từ những
đồng nghiệp, những người cấp dưới.Sự tồn tại khách quan của cơ cấu không chính thức còn là
dấu hiệu chỉ ra chỗ yếu và trình độ chưa toàn diện của cơ cấu chính thức.
Cơ cấu chính thức là một trong những yếu tố đòi hỏi người lãnh đạo doanh nghiệp phải
có một nghệ thuật đặc biệt.Người lãnh đạo cần phải thường xuyên nghiên cứu cơ cấu không
chính thức, thúc đẩy sự phát triển những xu hướng hỗ trợ để đạt những mục đích của doanh
nghiệp

2. QUẢN LÝ NHÂN SỰ:

2.1. Các khái niệm:
- Nguồn nhân lực: là tập hợp các cá nhân có vai trò và cá tính khác nhau, được liên kết
với nhau theo những mục tiêu nhất định của tổ chức.
Con người là nguồn lực quan trọng cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Hành vi của họ
có thể bị thay đổi, phụ thuộc vào chính bản thân họ hoặc sự tác động của môi trường xung
quanh.
Chính vì thế, quản trị nhân sự là một khoa học và cũng là một nghệ thuật.
- Quản lý nhân sự: là hệ thống các triết lý, chính sách và hoạt động chức năng về thu
hút, đào tạo, phát triển và duy trì con người của một tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả
tổ chức lẫn nhân viên.

2.2. Mục tiêu của quản lý nhân sự:

Quản lý nhân sự nhằm giúp tổ chức đạt được các mục tiêu sau:
- Sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực nhằm tăng năng suất lao động và nâng cao hiệu quả
hoạt động của tổ chức.
 - Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên được phát
huy tối đa năng lực cá nhân.
Do đó, các chính sách nhân sự của doanh nghiệp cần phải quan tâm đến:
- Khả năng thu hút người tài, điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh
tranh của mình.
- Mức độ thỏa mãn, mức độ tự giác, nhiệt tình, có trách nhiệm với công việc của người
lao động.
2.3. Vai trò của quản trị nhân sự:
Quản trị nhân sự cùng với các bộ phận chức năng khác, có các vai trò sau đây đối với bên
ngoài và bên trong doanh nghiệp:
- Góp phần làm nên sự thỏa mãn cho khách hàng bên ngoài
- Nâng cao sự thỏa mãn, trung thành của khách hàng bên trong (nhân viên của doanh
nghiệp)
- Giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả mong đợi trong quá trình hoạt động
2.4. Các chức năng của quản lý nhân sự:
Quá trình quản trị nhân sự thực hiện 3 chức năng: Thu hút; đào tạo & phát triển; duy trì
2.4.1. Chức năng thu hút:
Bao gồm các hoạt động: Phân tích công việc, hoạch định nguồn nhân lực và tuyển dụng.
* Phân tích công việc: là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện
tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ
năng mà nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc.

Lợi ích của phân tích công việc:

- Hỗ trợ cho quá trình sắp xếp, thuyên chuyển và thăng thưởng cho nhân viên

- Loại bỏ bất bình đẳng về mức lương

- Kích thích lao động

- Tiết kiệm thời gian và sức lực

- Giảm việc thay thế nhân viên

- Tăng lòng tin giữa lãnh đạo và nhân viên

* Hoạch định nguồn nhân lực: là quá trình nghiên cứu , xác định nhu cầu nhân lực , đề ra
các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ nguồn
nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và
hiệu quả cao.

Quy trình hoạch định nguồn nhân lực bao gồm các bước sau:
- Khảo sát, phân tích hiện trạng nguồn nhân lực
- Dự báo nhu cầu nhân sự, phân tích quan hệ cung cầu
- Thực hiện các chính sách, kế hoạch
- Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện
Sau khi hoạch định nhân sự, so với lực lượng lao động mà doanh nghiệp đang có, có thể có tình
trạng thiếu người hoặc thừa. Trong mỗi tình huống, doanh nghiệp cần có các biện pháp sắp xếp
và chuẩn bị nhân sự.
Thiếu người Thừa người
* Tuyển thêm từ nguồn nội bộ - Hạn chế tuyển mới
- Thăng chức, đề bạt - Cho thuê lao động tạm thời
- Thuyên chuyển, tái bố trí - Giảm bớt giờ lao động hoặc thay phiên nhau
- Giáng chức làm chung công việc
* Tuyển thêm từ nguồn bên ngoài - Vận động về hưu sớm
- Tuyển người có kinh nghiệm - Cho tạm nghỉ, chờ việc (không ăn lương hoặc
- Người mới tốt nghiệp chỉ hưởng phần lương hỗ trợ chờ việc)
- Cho nghỉ việc

* Tuyển dụng: là một chức năng nhằm khai thác, thu hút và chọn lựa các ứng viên phù hợp
với yêu cầu công việc.

Quy trình tuyển dụng nhân sự gồm có các bước:

- Chuẩn bị tuyển dụng:

Trong bước này, doanh nghiệp phải thành lập hội đồng tuyển dụng, nghiên cứu các văn bản
pháp lý liên quan đến tuyển dụng, xác định tiêu chuẩn tuyển chọn

- Thông báo tuyển dụng:

Có nhiều kênh thông báo tuyển dụng khác nhau: Báo chí, internet, email, tờ rơi,… Tuy
nhiên, doanh nghiệp cần quan tâm đến phương tiện nào tiếp xúc được với đối tượng lao động
mình cần tuyển và chi phí phải bỏ ra cho việc truyền thông đó. VD: Tuyển tạp vụ thì không nên
dùng các tạp chí chuyên ngành để thông báo tuyển dụng.

Một mẫu thông báo cần được đảm bảo các yêu cầu thông tin sau:
 + Tiêu chuẩn ứng viên: ngắn gọn, rõ ràng, chi tiết, đầy đủ

+ Công ty: giúp ứng viên biết đây là công ty nào, làm gì, vị trí trong ngành,…

+ Chức năng, nhiệm vụ chính trong công việc: nêu tóm tắt miêu tả công việc, nhằm giúp
ứng viên có thông tin sơ bộ để họ tự xem xét có phù hợp với năng lực, kinh nghiệm, nguyện
vọng nghề nghiệp,… của họ hay không.

+ Quyền lợi của người được tuyển: Lương và các khoản đãi ngộ

+ Các hướng dẫn và thủ tục hành chính khi tham gia dự tuyển: Hồ sơ gồm những hì, nộp
cho ai, ở đâu, khi nào, bằng cách nào.

- Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ:

+ Mỗi ứng viên nên có một mã hồ sơ riêng

+ Tất cả hồ sơ xin việc phải được thu nhận và phân loại thành nhóm riêng để tiện cho
việc sử dụng sau này

+ Nghiên cứu hồ sơ ứng viên nhằm ghi nhận lại thông tin ứng viên và loại bỏ những ứng
viên không đáp ứng tiêu chuẩn dự tuyển

- Tuyển chọn và bố trí công việc:

Quá trình tuyển chọn diễn ra qua các bước:

+ Phỏng vấn sơ bộ

+ Kiểm tra

+ Phỏng vấn sâu

+ Xác minh, điều tra

+ Khám sức khỏe

+ Ra quyết định tuyển dụng.

Tuy nhiên, tùy vào vị trí tuyển dụng, đặc thù của ngành, các bước trên có thể lập lại vài
lần hoặc không cần tiến hành đầy đủ. VD: tuyển dụng công nhân may thì không cần xác minh,
điều tra; tuyển lao động trình độ cao thì qua nhiều vòng thi tuyển.

Mục đích của quá trình tuyển chọn là chọn được người có đủ khả năng thực hiện công
việc cần tuyển, phù hợp với văn hóa và mục tiêu phát triển của công ty.

Các tiêu chuẩn thường được dùng trong tuyển chọn là:
 + Các tiêu chuẩn về phẩm chất đạo đức, cá tính,…

+ Tiêu chuẩn về kiến thức cơ bản và kỹ năng

Bố trí công việc: Phân việc cho người được tuyển, cũng như cán bộ hướng dẫn nếu cần,
hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá trong giai đoạn thử việc.

- Hướng dẫn người mới đến:

Mục đích:

+ Giúp nhân viên mới dễ dàng hội nhập

+ Cung cấp thông tin liên quan đến công việc và kỳ vọng của cấp trên đối với nhân viên

+ Giảm bớt lỗi và tiết kiệm thời gian

+ Tạo ấn tượng thuận lợi về công ty

2.4.2. Chức năng đào tạo và phát triển:

* Mục đích và quyền lợi đối với nhân viên:

+ Trực tiếp giúp nhân viên thực hiện công việc tốt hơn

+ Cập nhật các kỹ năng, kiến thức mới cho nhân viên

+ Tránh tình trạng quản lý lỗi thời

+ Giải quyết các vấn đề của tổ chức,…

* Mục đích và quyền lợi đối với tổ chức:

+ Hướng dẫn công việc, trách nhiệm mới cho nhân viên

+ Chuẩn bị đội ngũ quản lý, chuyên môn kế cận

+ Thỏa mãn nhu cầu phát triển nghề nghiệp, thăng tiến của nhân viên

* Các chỉ tiêu cần đạt đối với một quá trình đào tạo:

+ Sự hiệu quả của chi phí đào tạo

+ Nội dung của chương trình thực hiện so với hoạch định ban đầu

+ Cơ sở vật chất thuận lợi cho triển khai

+ Đạt được hầu hết các nguyên tắc cơ bản trong học tập

+ Trình độ tương hợp và sự thích thú của các đối tượng tham gia chương trình

2.4.3. Chức năng duy trì: Bao gồm các hoạt động chức năng cơ bản sau:
 * Đánh giá thành tích làm việc: là một hệ thống chính thức duyệt xét và đánh giá sự
hoàn thành công tác theo định kỳ.

- Mục đích:

+ Đánh giá kết quả thực hiện công việc

+ Giúp đỡ, động viên, kích thích nhân viên thực hiện công việc tốt hơn

+ Phát hiện những kỹ năng tiềm ẩn trong mỗi nhân viên

+ Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển lao động cho doanh nghiệp

- Một số phương pháp đánh giá phổ biến:

+ Phương pháp bảng điểm: cho điểm dựa trên yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên khi thực
hiện công việc như: số lượng, chất lượng, hành vi,…Trong những doanh nghiệp khác nhau, công
việc khác nhau, các yêu cầu chủ yếu cũng có thể khác nhau tùy theo ban quản trị

+ Phương pháp so sánh cặp: từng cặp nhân viên lần lượt được đem so sánh dựa trên
những yêu cầu chính.

+ Phương pháp quan sát hành vi: kết quả quan sát được sẽ được tổng kết lại để đánh giá,
căn cứ vào số lần quan sát và tần số nhắc lại của các hành vi

- Các sai lầm thường mắc phải khi đánh giá:

+ Tiêu chuẩn không rõ ràng

+ Thiên kiến (theo quan điểm hay cách suy luận của riêng người đánh giá)

+ Xu hướng thái quá, quá dễ dãi hay quá khó khăn (xác định tiêu chuẩn đánh giá quá thấp
hoặc quá cao)

+ Xu hướng bình quân chủ nghĩa

+ Định kiến

* Thù lao và đãi ngộ: Là tất cả các phần thưởng mà cá nhân nhận được để đổi lấy sức lao
động của mình. Nó bao gồm các khoản lương chính, lương phụ, phụ cấp, tiền thưởng và phúc
lợi.

- Mục đích:
+ Tái sản xuất sức lao động cho người lao động và gia đình họ
+ Thu hút nhân viên
+ Duy trì đội ngũ nhân viên giỏi
 + Kích thích, động viên nhân viên
+ Phù hợp các yêu cầu của luật pháp
- Các hình thức trả lương:
+ Trả lương theo thời gian: Phù hợp với các công việc khó định mức sản phẩm. Tiền
lương được định dựa trên cơ sở số lượng thời gian làm việc và đơn giá tiền lương trong một đơn
vị thời gian.
+ Trả lương theo nhân viên: Thích hợp cho các nhân viên có trình độ lành nghề. Lương
sẽ được định dựa trên yêu cầu và tính chất công việc mà họ thực hiện, hay kỹ năng, trình độ của
họ.
+ Trả lương theo kết quả thực hiện công việc: Lương được định dựa trên kết quả thực
hiện công việc của họ như số sản phẩm hoàn thành, doanh số bán hàng,…Hình thức này có tác
dụng kích thích hết sức mạnh mẽ đối với nhân viên ở cả 3 cấp độ: cá nhân, nhóm và kết qu3
kinh doanh của doanh nghiệp.
- Các yếu tố ảnh hưởng lên lương:
+ Bản thân người lao động
+ Loại công việc
+ Doanh nghiệp
+ Môi trường bên ngoài
- Chính sách tiền lương trong doanh nghiệp:
+ Mức lương chung cho doanh nghiệp
+ Cơ cấu tiền lương: lương – thưởng – phúc lợi
+ Sự khác biệt trong trả lương cho các nhân viên thực hiện cùng loại công việc
+ Mức lương trung bình của công việc đó trên thị trường lao động
- Ngạch lương: Nhóm các công việc tương tự nhau lại nhằm đơn giả hóa thủ tục ấn định
lương. Trong mỗi ngạch lương gồm nhiều bậc lương
- Bậc lương: Bao gồm mức lương tối thiểu và tối đa với sự biến thiên đủ để tạo ra một sự
khác biệt nào đó.
- Các hình thức đã ngộ:
+ Tài chính: tiền thưởng, trợ cấp, phúc lợi, bảo hiểm,…
+ Phi tài chính: Tính hấp dẫn của công việc, cơ hội được đào tạo, được đề bạt, môi
trường làm việc,…