SAP – Manual Subcontratos ICSA

SAP-SD-P071
Este documento es parte del Manual de Procedimiento del Sistema SAP de Salfacorp

EL PRESENTE PROCEDIMIENTO HA SIDO DESARROLLADO PARA USO EXCLUSIVO DE LAS SOCIEDADES OPERATIVAS DEL GRUPO
SALFACORP S.A. Y, POR LO TANTO, ESTABLECE PROCEDIMIENTOS, FACULTADES Y DEBERES PARA LOS EMPLEADOS Y TRABAJADORES DE
TALES EMPRESAS, QUIENES DEBERÁN MANTENER ESTRICTA RESERVA FRENTE A TERCEROS RESPECTO DEL CONTENIDO DEL
PROCEDIMIENTO, QUE ES DE PROPIEDAD DE LA RESPECTIVA EMPRESA. EN CONSECUENCIA, SALFACORP S.A. NO ASUME
RESPONSABILIDADES RESPECTO DEL CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO NI RESPECTO DE SU USO INADECUADO y/o POR PERSONAS NO
AUTORIZADAS.

UNIDAD O ÁREA DESCRIPTOR PÁGINA

SAP PATRICIO PALACIOS LAVAL Página 1 de

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Contenido
OBJETIVO ..................................................................................................................................... 5
ALCANCE ...................................................................................................................................... 5
RESPONSABILIDADES............................................................................................................... 5
PROCESO DE OPERACIONES SUBCONTRATOS ........................................................................ 6
Mapa Proceso de Operaciones ............................................................................................... 6
Mapa de transacciones y responsabilidades........................................................................... 7
PROCESO DE COTIZACIÓN ........................................................................................................... 8
Crear Cotización ...................................................................................................................... 8
Detalle Recursos Cotización .................................................................................................... 9
Cotización de Obra ................................................................................................................ 10
Condiciones Generales .......................................................................................................... 12
Actualización Cotización........................................................................................................ 15
Adjuntar Documento en Cotización ...................................................................................... 17
Visualizar Documentos Adjuntos en Cotización ................................................................ 22
LIBERAR PRECALIFICACIÓN.................................................................................................... 24
Aprobar Precalificación ......................................................................................................... 24
Liberar Precalificación Aprobada. ......................................................................................... 26
Objetar Precalificación .......................................................................................................... 30
Liberar Precalificación Objetada por S1 ................................................................................ 33
ADJUDICAR Y CREAR SUBCONTRATO ................................................................................... 34
Liberar Subcontrato............................................................................................................... 37
Visualizar Contrato ................................................................................................................ 38
Liberar ................................................................................................................................... 39
Imprimir Subcontrato ............................................................................................................ 41
Adjuntar Contrato ................................................................................................................. 44
HES (Estados de Pago) ........................................................................................................... 49
HES – Anticipo o Devolución de Retención. ......................................................................... 49
HES – AVANCE ....................................................................................................................... 51
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LIBERACION HES ........................................................................................................................ 54

Liberar HES Anticipo / Devolución ........................................................................................ 54
Imprimir HES Anticipo / Devolución...................................................................................... 56
Liberar HES Avance................................................................................................................ 59
Imprimir HES Avance ............................................................................................................. 60
Adjuntar Documentos en HES Avance .................................................................................. 65
CONTABILIZAR HES ................................................................................................................ 67
Contabilizar No Retenedor .................................................................................................... 67
Contabilizar Retenedor IVA ............................................................................................... 71
ANEXO DE CONTRATO .............................................................. ¡Error! Marcador no definido.
FINIQUITO................................................................................. ¡Error! Marcador no definido.
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OBJETIVO
El objetivo del presente manual es instruir a los usuarios del sistema que requieren información
sobre la Operación del Sistema de Subcontratos. Incluye información de detalle paso a paso de
cada una de las fases del proceso operacional del sistema

ALCANCE
El presente manual aplica a todos los usuarios del sistema que tienen por finalidad realizar la
Cotización, Contrato, Estados de Pago, Contabilización, Anexos y Finiquitos

RESPONSABILIDADES

Responsabilidad S1 J2 A1 G3 G4 GX
Supervisa X
X X X X X
cumplimiento
Participa X X
X
procedimiento

• S1: Departamento Subcontrato

• J2: Jefe Oficina Técnica
• A1: Administrador de Obra
• G3: Gerente de Proyecto
• G4: Gerente de Operaciones
• GX: Gerente General
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PROCESO DE OPERACIONES SUBCONTRATOS

Mapa Proceso de Operaciones

A continuación se detalla el mapa del Proceso de Subcontratos, indicando gráficamente cada una de
sus fases:

Crear HES
(Anticipo-
Liberar Adjudicar Crear Liberar
Cotizacion Avance- Liberar HES Contabilizar
Precalificacion Subcontrato Sucontrato
Devolucion
Retencion)
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Mapa de transacciones y responsabilidades

A continuación se describen las distintas Transacciones definidas para la operación del sistema y los
distintos ámbitos de responsabilidad durante el proceso de Subcontratos:
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PROCESO DE COTIZACIÓN
A continuación se detallan todas las actividades necesarias para la creación de una Cotización:

Crear Cotización

1. El usuario tiene que usar la TRX ZMM_COTIZACION.

Una vez ingresado a la transacción, el usuario puede:

2. Ingresar el número del Proyecto (opcional)

3. Ingresar el número de Partida (PEP)

4. Una vez ingresado los campos requeridos, hacer clic en el botón “Ejecutar”.
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Detalle Recursos Cotización

En esta pantalla se ingresa la cantidad y precio unitario de los ítems que serán seleccionados para el
detalle de la cotización.

1. Ingresar la cantidad cotizada en el campo Cantidad.

2. Ingresar el valor del Ítem cotizado en el campo Precio Unitario.

Una vez ingresado la cantidad y el precio unitario de cada ítem, se deben seleccionar los ítem.

Para seleccionar uno ítem solo debe seleccionar con el mouse el costado izquierdo de la grilla. Si se
seleccionan más de un ítem, se debe mantener el botón Ctrl del teclado presionado y seleccionar
con el mouse el costado izquierdo de la grilla.

Una vez seleccionados lo ítem se presiona el botón para crear la cotización.

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Cotización de Obra

Después de seleccionar los ítems e ingresar la Cantidad y Precio Unitario, SAP pedira algunos datos
para la Cotización, estos datos son:

1. Naturaleza
a. Construcción
b. Servicio
2. SubNaturaleza
a. Construcción
b. Alimentación
c. Traslado
d. Servicio
e. Vigilancia
3. Proveedor (Subcontratista)
4. Fecha de la Oferta
5. Fecha de Inicio
6. Fecha de Termino
7. Porcentaje de Retención
8. Porcentaje de Anticipo
9. Documento Garantía
a. Boleta
b. Cheque
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c. Sin Boleta
d. Sin Cheque
e. Servicios
10. Fecha Firma (estimativo)
11. Proceso de Licitación
12. Nombre Cuadro Comparativo
13. Observaciones

Una vez ingresado todos los datos, se debe presionar el botón “Condiciones Generales”
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Condiciones Generales
El sistema SAP pide en cada Cotización los datos para las Condiciones Generales, estos datos se
usaran para generar el contrato si la cotización se adjudica, además se puede tener una vista previa
del Contrato.

Dentro de los datos solicitados, existen campos de texto libre, como por ejemplo Enumeración de
otros documentos y tienen el icono . Para estos casos SAP despliega una herramienta en la cual
se puede ingresar texto libre utilizando todas las funciones de Word. Cuando se ingresa el texto se
debe presionar el botón volver y el texto ingresado se guarda.
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Una vez ingresado el texto que se incluirá en el contrato, presione el icono volver.
Automáticamente el texto introducido se guardara.
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Una vez que todos los datos son ingresados, se presiona el botón “Crear Cotización”.

Al crear la cotización, SAP mostrara el número de la cotización, la cual comienza con 63.

Para este ejemplo la Cotización es 6300000050.

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Actualización Cotización
Pre-requisitos: Se debe haber creado una Cotización a través de la Transacción ZMM_COTIZACIÓN.
Se debe haber evaluado al Subcontratista por el sistema fuera de SAP, detalles técnicos y
comerciales.

Se ingresa a actualizar la Cotización requerida. Transacción ME47 antes o al momento de liberar la

Cotización.

Se ingresa el Código de la Cotización y presione el icono “Cabecera”.

La siguiente pantalla, SAP mostrara todos los datos de Cabecera, en la cual se puede actualizar e
ingresara datos pendientes en la pestaña Datos de Subcontratos. Dentro de los datos pendientes
que se deben ingresar están:

• Tipo de Contrato
o Precio Unitario
o Suma Alzada
• Porcentaje del fiel cumplimiento del subcontrato
• Monto de la multa por incumplimiento en moneda del documento
• Monto de retención en moneda del documento
• Monto cobertura seguro (UF)
• Dotación mínima del subcontrato
• Periodo por turno (horas) del subcontrato
• Retenedor IVA.
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Una vez ingresado todos los datos, presione el botón grabar.

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Si el subcontratista es retenedor de IVA, se debe marcar como tal e ingresar porcentaje de Anticipo
y/o Retención.

Adjuntar Documento en Cotización

Para adjuntar documentos en la cotización, se debe ingresar a la Transacción ME47

Se ingresa el número de la cotización a la cual se le adjuntaran documentos relevantes. Una vez

ingresado el número, presione la tecla “Enter”

En la ventana de posiciones, primero se marca la posición 10 y en el menú seleccione la opción

Posición/Otras funciones / Documentos.
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SAP mostrara una ventana emergente, en la cual debe:

• seleccionar la opción “Todas Versiones”.

• Seleccionar icono crear documento.
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Una vez que selecione el icono crear documentos, SAP pedirá algunos datos con ventanas
emergentes.

Seleccione la clase Z82 Subcontratos ICSA y acepte.

Una vez seleccionado el tipo de documentos, se mostrara la siguiente ventana, en la cual debe
seleccionar el documento que quiere adjuntar.
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Una vez adjuntado el documento, seleccione el repositorio el cual es Z1 Repositorio SalfaCorp y

acepte con el icono aceptar.
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DE VUELTA EN EL PEDIDO DE SUBCONTRATO VEMOS EL DOCUMENTO ADJUNTO.

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Cierre la ventana emergente y grave

Visualizar Documentos Adjuntos en Cotización

Para visualizar los documentos adjuntos en la cotizacion, puede ingresar a la transacción ME47 o
ME43, ingresando el número del pedido.

En la ventana de posiciones, primero marque la posición 10 y en la barra de menu seleccione

Posición / Otras funciones / Documentos.
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En la ventana emergente se puede observar los documentos adjuntos, seleccione el documento

que desea visualizar y seleccione el icono “visualiza original”.
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LIBERAR PRECALIFICACIÓN
Pre-requisitos: Se debe haber creado una Cotización a través de la Transacción ZMM_COTIZACIÓN.
Se debe haber evaluado al Subcontratista por el sistema fuera de SAP, detalles técnicos y
comerciales.

Antes de liberar la cotización, se debe aprobar u objetar la precalificación.

Aprobar Precalificación

Se debe ingresar al Work Item de liberación y actualizar la Cotización requerida. Transacción SBWP

En el Work Ítem puede visualizar todas las cotizaciones que estén pendientes de aprobación la
precalificación, desde esta transacción SAP derivará a la transacción ME47 para que pueda
aprobar u objetar la precalificación.

Haga doble click en el estatus de la Cotización

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SAP mostrara el resumen de posiciones.

1. Para aprobar la precalificación Seleccione la posición

2. En el Menu, seleccione Posicion / Detalle.

En la siguiente Pantalla en la casilla Caract. Oferta se selecciona el estatus de la precalificación.

Los estatus disponibles para aprobar son:

• S01 Precalificacion Aceptada

• S03 Precalificacion Aceptada con Observación.

Una vez seleccionado el estatus de aprobación, debe grabar los cambios.

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Liberar Precalificación Aprobada.

Una vez que se Aprueba la precalificación, nuevamente se visualiza en el Work Item la cotización,
la cual debe ser liberada por el código liberador S1 (Subcontratos).

Cuando selecciona una cotización en la parte inferior del formulario se indica quien es el código
liberador, para este ejemplo es el S1

En la misma línea de cotización, doble click en el campo Status, SAP mostrara la transacción
encargada de liberar la cotización seleccionada.
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En la transacción de Liberar Documentos usted puede:

1. Previsualizar la precalificación, para esto selecciona la cotización, click sobre el icono de

visualización de impresión.

Al seleccionar el icono visualización de impresión, SAP mostrara una ventana, en la cual debe
seleccionar la línea ZPRC y presionar el icono Visualizar
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Se mostrara una previsualizacion de la Precalificación, como se muestra en la siguiente imagen.

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2. Liberar y Grabar: Seleccione la cotización y presione el icono Liberar + Grabar. SAP liberara
la precalificacion.
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Objetar Precalificación
En el Work Ítem puede visualizar todas las cotizaciones que estén pendientes de aprobación la
precalificación, desde esta transacción SAP derivará a la transacción ME47 para que pueda
aprobar u objetar la precalificación.

Haga doble click en el estatus de la Cotización

SAP mostrara el resumen de posiciones.

1. Para Objetar la precalificación Seleccione la posición

2. En el Menú, seleccione Posición / Detalle.

En la siguiente Pantalla en la casilla Caract. Oferta se selecciona el estatus de la precalificación.

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Los estatus disponibles para objetar la precalificación es S04 Precalificacion Objetada

Una vez seleccionado el estatus, debe grabar los cambios.

Una vez que la Precalificacion es objetada, llegara nuevamente al Work Item la cotizacion para que
sea modificado el grupo de compra al estado Objetado.
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Doble click sobre la cotizacion.

SAP abrirá los datos de cabecera de la cotización previamente seleccionada. En esta transacción
debe cambiar el campo Grupo de Compras al estado Cotización Objetada
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Liberar Precalificación Objetada por S1

Prerrequisitos: objetar la precalificación (S04), el campo Grupo de Compras debe tener el estado
Cotización Objetada.

Desde la transacción SBWP (Work Item) doble click en la cotización.

SAP mostrara el formulario de Liberación de documentos.

Seleccione la cotización y presione el icono Liberar + Grabar. Una vez liberado se enviara
automáticamente un mail al código liberador G3 (Gerente Empresa) el cual debe aprobar la
Precalificación Objetada.
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ADJUDICAR Y CREAR SUBCONTRATO

Para adjudicar un contrato, se debe las cotizaciones que participan deben estar liberadas con su
precalificación.

Las cotizaciones precalificadas se pueden ver en la transacción ZMM_CUADRO_COMP

En el cuadro comparativo, se adjudica la cotización y se crea el subcontrato. El subcontrato debe

ser liberado.

Una vez ingresado a la transacción ZMM_CUADRO_COMP debe:

• Ingresar el número del PEP

• Clic en icono ejecutar
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El cuadro comparativo muestra todas las cotizaciones que han sido precalificadas. Dentro de los
datos que se pueden ver en la cotización están:

• Número de la cotizaciones
• Ítem cotizados
• Monto de cada cotización
• Precalificación y Estado

Se puede ver el detalla de cada cotización haciendo doble clic sobre el número de la cotización.

Para adjudicar una cotización:

• Selecciona la cotización
• Clic en botón Crear Subcontrato

Una vez hecho clic en el botón Creación Subcontratos se adjudica el contrato a la cotizacion
seleccionada, SAP permite modificar algunos datos para la creación del contrato en la ventana
Condiciones Generales.

Después que verifique o modifique los datos en la ventana Condiciones Generales, presione el
icono Crear Subcontrato
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Cuando se cree el Subcontrato, SAP mostrara una ventana emergente con el número.
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Liberar Subcontrato
La liberación del subcontrato se realiza en la transacción ME28.

La liberación del subcontrato se realiza mediante grupo de liberación (para Subcontratos es P1) y
código de liberación los cuales son:

• J2 (Jefe Oficina Técnica)

• A1 (Administrador de Obra)
• GE (Gerente de Proyecto)
• S1 (Departamento Subcontrato)
• G4 (Gerente Operaciones)
• GX( Gerente General)

Una vez ingresado el código de liberación y grupo de liberación correspondiente, presione el icono
ejecutar
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La siguiente ventana, SAP mostrara un listado de Subcontratos (Pedidos) pendientes, en esta

ventana se puede visualizar el contrato y Liberar

Visualizar Contrato
Para Visualizar el Contrato:

• seleccione el número de Pedid

• Clic en Icono Visualizar Impresión

Una vez que presiona el icono Visualizacion de Impresión, SAP muestra una ventana emergente,
para visualizar debe:

• En la ventana emergente, seleccione el tipo de contrato

• Click en icono Visualizar
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SAP previsualiza el contrato con todos los datos previamente ingresados. Puede avanzar por cada
página utilizando los iconos señalados

Liberar
Para Liberar el Contrato:
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• seleccione el número de Pedido

• Clic en Liberar + Grabar

SAP Libera el contrato, dando paso al siguiente código de liberación, una vez que todos los códigos
de liberación liberan el Subcontrato (Pedido) se da paso a los estados de pagos (HES)
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Imprimir Subcontrato
Para imprimir un subcontrato previamente debe estar liberado por todos los códigos de liberación.
La transacción que permite imprimir el subcontrato es ZMM_IMP_MSG

En la ventana Impresión de Mensaje, debe ingresar:

• Número del documento Compra (Numero del Subcontrato o Pedido)

• Clase de Mensaje, el cual corresponde al tipo de contrato que desea imprimir, las clases de
mensaje son :
o ZCI1 (Con o Sin Anticipo)
o ZCI5 (Servicio Vigilancia)
o ZCI6 (Servicio Alimentación)
o ZCI8 (Servicio Traslado)
o ZCIA (Condiciones Generales Servicios)
o ZCIB (Condiciones Generales Especialidad)
• Clic en icono Ejecutar.
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Al presionar el icono ejecutar, SAP mostrara una ventana emergente, en la cual debe:

• Indicar Dispositivo de salida (escribir locl que significa Local)

• Check Salida Inmediata
• Clic en botón Imprirmi

Al presionar el icono Imprimir, se mostrara una ventana de Windows, la cual muestra las
impresoras asociadas a su computador o notebook,

• Seleccione la impresora que usara.

• Presione botón Aceptar
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Nota: se recomienda tener instalado algún programa para convertir documentos en PDF. En este
ejemplo se usara el CutePDF Write.

Asigne un nombre y guarde el documento.

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Adjuntar Contrato
Una vez impreso el documento y guardado como archivo PDF. Se debe adjuntar el contrato
asociándolo al Subcontrato (Pedido) correspondiente.

Para adjuntar un documento se ingresa a la transacción ME22N

Una vez ingresado en la transacción ME22N

• Clic en el icono otros pedidos.

• Ingresar el número del pedido en la ventana emergente
• Presionar “Enter”
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En la pestaña Resumen de posición:

• Seleccione la posición 10
• Click en el icono Documentos

SAP mostrara una ventana emergente en la cual debe:

• Seleccionar Todas las Versiones

• Seleccionar Crear Documentos
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Una vez seleccionado el icono Crear Documentos se mostrara otra ventana emergente en la cual
debe:

• seleccionar la clase de documento (Z82 para Subcontratos)

• Clic en aprobar

Seleccione el contrato previamente creado y seleccione botón Abrir.

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Por ultimo en la última ventana emergente:

• seleccione la categoría de archivo Z1

• clic en icono aceptar.

De vuelta en la ventana Pedido de Subcontrato vemos el documento adjunto, clic en botón

Aceptar.
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Por ultimo debe grabar los documentos adjuntos.

Se mostrara un mensaje que los datos modificados fueron exitosos.

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HES (Estados de Pago)

Existen tres tipos de Estados de Pago:

• HES - Anticipo
• HES - Avance Normal
• HES - Devolución de Retenciones

A todos los Subcontratistas se les generará Estado de Pago Avance Normal, sin embargo a no
todos los Subcontratistas se les pagará Anticipo o Devolución de Retenciones.

HES – Anticipo o Devolución de Retención.

Los Anticipos y Devolución de Retención se realizan en la transacción Z_ANT_DEV_001

Una vez ingresado en la transacción Z_ANT_DEV_001 debe:

• Ingresar número de Pedido

• Ingresar Tipo de operación
o 01 Solicitud Anticipo
o 02 Solicitud Devolución Retención
• Presionar Enter.

Una vez validado todos los datos y montos, presione el icono Grabar.

Nota: Se incluirá el IVA en la HES siempre y cuando se haya indicado como agente Retenedor en el
Contrato.
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HES – AVANCE
Para ingresar HES de tipo Avance, se debe realizar en la transacción ML81N.

Dentro de la transacción debe:

• Seleccionar Icono Otro Pedido

• Ingresar el Numero del Pedido
• Clic en Aceptar.

Una vez ingresado el número del pedido, se mostrar un menú con un resumen de los pedidos,
dentro de los cuales esta seleccionado el número del pedido que ingreso previamente.

Se selecciona Hoja nueva. .

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SAP creara una nueva Hoja de Servicio (HES), en la cual usted debe:

• Ingresar un texto breve como por ejemplo Avance 01

• Ingresar el numero de referecia (el numero de la HES)

Una vez ingresado los datos, se debe ingresar la cantidad de los item que se pagaran, por lo cual
debe seleccionar el icono Selec. Serv.

Cuando hace clic en el icono Selec. Serv, se mostrara una ventana emergente, en esta ventana solo
debe presionar el icono aceptar.
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En la ventana de servicios que se muestran, usted debe:

• seleccione el o los Ítem que se pagaran

• clic en icono servicios.

Una vez seleccionado los ítems, SAP vuelve a la transacción de la HES en la cual debe:

• ingresar la cantidad que se pagaran

• Grabar la HES o Estado de pago .
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Una vez grabado, la HES debe ser liberada por los códigos de liberación. SAP cuenta con un semáforo
que indica la aceptación del documento HES.

LIBERACION HES

Existen tres tipos de HES o Estados de Pago:

• HES - Anticipo
• HES - Avance Normal
• HES - Devolución de Retenciones

Dependiendo del tipo de HES será la transacción que se usara para liberar.

Liberar HES Anticipo / Devolución

Para liberar las HES de tipo Avance o Devolución de retención, se deben hacer en la transacción
Z_ANT_DEV_002, los código de liberación que participan son J2, A1 y G3 los cuales se encuentran
en el grupo A3
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Una vez ingresado en la transacción Z_ANT_DEV_002 debe:

• ingresar el código de liberación.

• Clic en ejecutar

Sap mostrara los Anticipos y Devoluciones de retención, pendientes de liberación

• Seleccione el Anticipo o Devolución que desea liberar

• Clic en Liberar Solicitud.

Después que todos los códigos de liberación, liberan la HES. Esta se puede imprimir en la
transacción Z_ANT_DEV_003
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Imprimir HES Anticipo / Devolución

Para imprimir una HES de Anticipo o Devolución de Retención, se debe ingresar a la transacción
Z_ANT_DEV_003

En la transacción de Visualizar e Imprimir debe:

• Ingresar número de Pedido

• Ingresar número de Solicitud (opcional)
• Clic en Ejecutar

SAP mostrara una lista de HES pendientes, en la cual debe:

• Seleccionar HES que desea Imprimir

• Clic en icono Imprimir Estado Pago.
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Al imprimir en estado de pago, SAP muestra una ventana emergente donde debe:

• Escribir LOCL (local) en el dispositivo de salida

• Seleccionar Salida Inmediata
• Click en botón Imprimir.
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Al momento de imprimir, se mostrara una ventana de Windows:

• Seleccione la impresora que tiene instalado en su equipo.

• Clic en botón Aceptar.

Nota: se recomienda tener instalado algún programa para convertir documentos en PDF. En este
ejemplo se usara el CutePDF Write.

Guarde el documento impreso en PDF y asigne un nombre para identificarlo.

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Liberar HES Avance

Pre-requisito: crear HES de anticipo en módulo ML81N.

Se debe ingresar al Work Item de liberación. Transacción SBWP. Los códigos de liberación que
participan para Liberar HES son J2, A1 y G3 en el grupo A3

En el Work Ítem puede visualizar todas los documentos que estén pendientes de liberación, desde
esta transacción, SAP derivará a la transacción ML85 para que pueda liberar la HES.

Haga doble clic en el estatus de la HES

Una vez seleccionada la HES, SAP mostrara un resumen de la HES

• Seleccione número de HES

• Clic en liberar
• Clic en Grabar
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Cuando el último código de liberación, libera la HES, SAP mostrara una ventana emergente con la
fecha del documento y la fecha aproximada de contabilización, además de la referencia asociada
(mismo número de la HES). Solo debe ingresar un texto.

Imprimir HES Avance

Pre-requisito: liberar HES Avance.

Para imprimir una HES de Avance, se debe realizar en la transacción ML83 una vez que la HES haya
sido liberada

Una vez dentro de la transacción se ingresan los siguientes datos:

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• Numero Hoja de Servicio (opcional)

• Numero de Pedido
• Clic icono Ejecutar

SAP mostrara en una nueva ventana un resumen de la HES.

• Seleccione HES
• Clic en Dar Salida
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Se mostrara una ventana de Windows, seleccione la impresora que tiene en su equipo ypresione
el botón aceptar.

Nota: se recomienda tener instalado algún programa para convertir documentos en PDF. En este
ejemplo se usara el CutePDF Write.
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Asigne un nombre al documento y guárdelo.

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El documento creado es el siguiente:

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Adjuntar Documentos en HES Avance

Para adjuntar un documento a una HES de Avance. Esto se realiza en la transacción ML81N.

SAP valida que en la segunda HES existe adjunto algún documento.

Se puede adjuntar un documentos mientras se está creando la HES o en una HES previamente
creada.

• Seleccione la HES
• Clic en icono Servicio para Objetos

SAP mostrara una Barra de Herramientas emergente, en la cual debe seleccionar Crear Anexo
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Nuevamente se mostrara una ventana emergente, en la cual debe seleccionar el documento que
desea adjuntar y presionar el botón Abrir.

Una vez que haya adjuntado el documento, en la barra de herramientas, quedara activado el icono
Lista de Anexos. Desde este icono se pueden ver todos los documentos adjuntos.
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CONTABILIZAR HES

Contabilizar No Retenedor

Para contabilizar una HES (Anticipo, Avance y Devolución Retención) de subcontratistas que NO
son Retenedores de IVA, la transacción a utilizar es ZMM_AUTOFACTURA.

Seleccionamos la primera Opción Imprimir - Contabilizar.

Algunos datos para filtrar son

• Sociedad 1040
• Documento de compra 9000000027
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SAP muestra el estado de pago correspondiente.

Antes de Contabilizar debemos Imprimir el Documento de Factura, marcando la casilla "Imprimir".

Resultado esperado:
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Y el Formulario de Impresión para la facturación.

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Después de imprimir, se procede a contabilizar el documento de factura, marcando la casilla de

Contabilizar y luego el botón "Contabilizar".

Como prerrequisito: esta cuenta 1110000139, debe presentar el siguiente Grupo estatus campo
en Finanzas.

El resultado esperado es la contabilización correcta del documento financiero en la Sociedad.

En este caso se generó el documento financiero número 190000022546.

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Se puede comprobar la trazabilidad de los documentos generados en la transacción ME23N,

visualización del Subcontrato, viñeta Historial del Pedido.

Contabilizar Retenedor IVA

Prerrequisitos: Debe haberse creado un Pedido de subcontrato en SAP, habérsele ingresado % de

Anticipo o Retención y el Subcontratista debe estar marcado como Retenedor de I.V.A.

HES Anticipo

Para contabilizar un anticipo o Devolución Retención se realiza en la transacción Z_ANT_DEV_005

• Ingrese Numero de Documento

• Ingrese Numero de Solicitud (opcional)
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Una vez filtrado las solicitudes de los documentos de compra (Estado de Pago)

• Seleccione el Anticipo
• Clic en Contabilizar

El sistema muestra una ventana emergente que permite ingresar una Glosa para el documento
financiero.

El resultado esperado es la contabilización de un documento financiero en la Sociedad.

Todos estos documentos posteriores a la creación del contrato quedan reflejados en la viñeta
Historial de Pedido del Contrato.
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HES Avance

Para contabilizar una HES de Avance, se ingresa a la transacción MIR6

La siguiente ventana que muestra SAP debe

• Ingresar año de Ejercicio

• Ingresar Numero de Sociedad
• Solo se deben marcar los campos señalados en la segunda sección.
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Nos traerá la información con los parámetros indicados.

La mejor manera de identificar nuestra factura preliminar es ingresando a ella desde esta
pantalla para darle tratamiento y contabilizarla, esto nos lleva a la transacción MIRO. Los datos
nos muestran que está referenciado al Subcontrato del ejemplo.

Se contabiliza la factura creada 5100207117.

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HES Devolución Retención

Para contabilizar una Devolución de Retención, cuando es Agente Retenedor se debe realizar en la
transacción Z_ANT_DEV_005

• Ingrese número de Pedido

• Ingrese número de Solicitud (opcional)

SAP mostrara los documentos pendientes asociados al número del Pedido:

• Seleccione la línea que desea contabilizar

• Clic en Contabilizar

Se mostrara una ventana emergente la cual permite ingresar una Glosa para el documento
financiero.
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El resultado esperado es la contabilización de un documento financiero en la Sociedad.

En el Historial del Pedido se visualizan todos los documentos posteriores generados para el
Contrato del ejemplo 9000000028.