INSTITUTO DE FORMACIÓN Christopher DASET FRANCO

Y CAPACITACIÓN PARA LA

ESCALA BÁSICA.

SISTEMA INFORMATICO DE INVENTARIO

Y
CONTROL DE ORDENES DE COMPRA

Pablo SECCHIARI
4.388.704-7
098921461
Introducción.

El sistema administrativo representa el significado general de toda organización, se

debe estudiar y planificar las actividades que se realizan actualmente, con una visión
de futuro para un mejor control en el funcionamiento de dicha organización y con la
finalidad de obtener una buena dirección, coordinación ejecución y control de las
actividades laborales.

Uno de los puntos más importantes en la administración de una organización es el

control de entradas y salidas de los diversos artículos que la Unidad provee (Ej.:
artículos de oficina, de limpieza, de albañilería), así como también el control de la
emisión de órdenes de compra (Ej.: compra de repuestos mecánicos, insumos
informáticos, prestación de servicios) las cuales se utilizan para satisfacer las
necesidades que las dependencias requieren. Estos controles actualmente se realizan
de forma manual, siendo asentados en libros destinados para los mismos.

En nuestra Unidad en los últimos años se ha producido un incremento a nivel logístico

muy importante, creación de nuevas direcciones, ejecución de obras de construcción
y aumento en flota vehicular. Esto conlleva a un aumento de las compras que la
Unidad realiza, dificultando su control y gestión, siendo un problema que atañe a ésta.

Debido a lo expuesto, es necesario implementar un sistema informático de inventario,

para mejorar las tareas de control de entradas, salidas y stock de los artículos que se
proveen, asimismo como el control del aumento en la emisión de órdenes de compra,
manteniendo un nivel de inventario optimo, justificando la necesidad de la compra
proyecta y optimizar los recursos de una organización de forma eficiente.

Planteamiento del problema.

Los avances tecnológicos han obligado al hombre no solo a desarrollar sino a

incrementar la calidad de las diferentes formas de producción de bienes, la potencia

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y las posibilidades de la utilizar un computador han cambiado profundamente tanto en
su concepción como en su uso, sin olvidar o dejar de lado, que la función de un
computador se reduce a tratar la información que le sea suministrada y proveer los
resultados requeridos.

Como sucede en la mayoría de los campos técnicos, la tecnología de la información

se refiere a los medios colectivos para reunir, y luego almacenar para procesar, la
motivación para conseguirlo, disminuir costos y funciones especializadas y enfocada
a la eficiencia operacional, asimismo es un gran apoyo en las investigaciones que
abarque la gestión de la organización, o sea transformado en un instrumento arma
estratégica que tiene un carácter de cambio en forma sustancial que redefina la
naturaleza del objetivo, creando uno nuevo donde antes no existía, o cambiar el
objetivo de modo radical con ventajas competitivas.

La noción de sistema administrativo suele hacer referencia al programa informático

que cuenta con diversas aplicaciones para administrar las facetas de una empresa.
La intención de este tipo de software es centralizar las tareas administrativas en un
mismo sistema informático que permita ahorrar tiempo e incrementar la eficiencia
laboral.

Actualmente existen fallas en el registro y control de los diversos artículos que nuestra
Unidad provee, realizándose este de forma manual, por ende el control es muy
ambiguo y deficiente, siendo necesario emigrar a otros entornos que permitan
automatizar las tareas, debido a esto se requiere de un sistema computarizado de
control de stock en general, con este sistema se evitarían los problemas que se
presentan a menudo, como lo es, que se agote la existencia de algún producto y esto
ocasione un problema para el área donde se está necesitando, como también se
evitaría duplicados en las salidas, justificando necesidades de la compra proyectada.

Es por esto que es necesario diseñar un sistema informático de inventario que esté
acorde con el manejo, supervisión y control de las entradas y salidas así como también
la emisión de las órdenes de compra, con el fin de determinar las limitaciones y
aumentar la comunicación del personal para obtener mayor efectividad en las
operaciones a realizar, el cual permitirá obtener una mejor planificación, organización,
dirección, ejecución y control de los diversos artículos que la Unidad necesita y provee.

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Siendo este sistema de inventario una herramienta útil, clave y de gran importancia
en el manejo de los materiales a utilizar, con la finalidad de lograr mayor satisfacción
a la Unidad, ahorrando tiempo, y materiales en la ejecución y control de este sistema
para el buen funcionamiento de la administración, brindando una repuesta ágil ante el
requerimiento de un supervisor.

Antecedentes de abordajes del tema.

Realizándose una investigación en la Jefatura de Policía de Lavalleja se revisó

información sobre el control de inventario, pudiéndose recolectar el uso de métodos
ineficientes para dicho control, encontrando un vacío de información sobre el tema en
cuestión.

La Dirección de Administración depende en gran parte de la buena organización y de

que se lleven unos controles internos adaptados a la necesidad, autoridad, utilidad y
registro exacto de cada una de las actividades que se ejecutan, ya que este permite
que los informes contables sean absolutamente confiables para la misma.

En la actualidad, el diseño de un proyecto que tenga como objetivo automatizar todo

el control de stock y de emisión de órdenes de compra de la Unidad, toma mayor
fuerza en estos días, debido a los cambios que se han producido en este tiempo.

Este cambio radica principalmente, en el hecho de un incremento a nivel logístico muy

importante de la Unidad, como la creación de nuevas direcciones, ejecución de obras
de construcción y un aumento notorio en la flota automotriz. Sin duda un cambio
importante, por lo que se necesita es obtener información referente al control de Stock
y de órdenes de compra emitidas por la Unidad en forma clara, rápida y efectiva.
Tomando en cuenta, que el control de inventario es una herramienta que permitirá
ordenar y controlar un activo importante de la administración y recursos influyentes en
el proceso de la misma.

Desde esta perspectiva, el enfoque de optimización y automatización de procesos

conduce a replantear los distintos requerimientos del personal designado a realizar
dicha tarea, dado que aumenta su número y nacen nuevas necesidades.

Objetivos.

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Objetivo general.

Diseñar un sistema de control de inventario para la proveeduría de la Jefatura de

Policía de Lavalleja, conjuntamente con un sistema de control de emisión de órdenes
de compra que realiza la Dirección de Administración de dicha Unidad. Commented [D1]: El objetivo planteado es muy bueno
pero creo que los tiempos no te van a permitir plantearte
objetivos específicos, queda a tu criterio si crees poder
cumplir con los mismos, recuerda que el trabajo es de
compilación y solo tienes 35 carillas.- De todas formas te
felicito por la iniciativa, la cual de seguro de concretarse va a
Objetivos específicos. redundar en pro de la Jefatura de Lavalleja y por
consiguiente de la Institución.
 Elaborar un software que permita llevar el control del inventario en la Jefatura
de Policía de Lavalleja, el cual permitirá verificar y realizar un efectivo control
en tiempo real de los productos existentes dentro la proveeduría de la Unidad,
así como también el control de entradas y salidas de los mismos (por fechas,
dependencias, tipos de artículos, etc.)
 Elaborar un software que permita llevar el control de emisión de órdenes de
compra que realiza la Dirección de Administración de la Jefatura de Policía de
Lavalleja, el cual permitirá realizar un efectivo control de las compras
realizadas, así como también justificar necesidades de las compras que la
Unidad proyecta.

Descripción.

Este es un proyecto de clase informático, el cual consiste en mejorar el sistema actual

de control de Stock y Órdenes de Compra de la Unidad. Permitiendo al personal
destinado para realizar esa tarea, rapidez al momento de solicitar información sobre
los artículos existentes, las entradas y salidas realizadas, y sus destinos, puesto que
serán revelados cuando lo desee.

Así mismo brindará una respuesta ágil sobre las órdenes de compra ya emitidas, como
también podrá acceder a un historial con detalles de las mismas.

Estrategia metodológica.

La metodología que fue considerada con la finalidad de alcanzar los objetivos

planteados y descritos anteriormente, todo ello con el propósito de poder analizar el
control interno del sistema de inventario de la proveeduría así como también el control
de la emisión de órdenes de compra por parte de la Unidad. En este orden de ideas

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se describen los elementos metodológicos que se utilizaron durante el desarrollo de
este estudio. Esto comprende la definición del tipo de investigación, así como su
diseño y método de la misma.

Tipo de investigación.

La presente investigación busca de forma general la descripción del comportamiento

de una variable específica, que en la misma se refiere al control interno del sistema
de inventario de la proveeduría como así también al control de órdenes de compra
emitidas por la Unidad.

Entre las metodologías existentes, se encuentran varios tipos como por ejemplo,
algunas orientadas a datos y otras destinadas a los procesos. Debido a que el sistema
de control de inventario y control de órdenes de compra posee un perfil informático
orientado a las base de datos, bajo una arquitectura Usuario – Servidor, se optó por
utilizar una metodología orientada a los datos. Esta metodología se compone de varias
etapas, desde la planificación de la base de datos hasta la implementación de la
misma.

Planificación del diseño de la base de datos.

Esta etapa contempla un estudio de planeación del trabajo, los recursos con que se
cuenta para desarrollar el proyecto y la factibilidad económica para llevarlo a cabo.

Definición del sistema.

En esta sección de la metodología, se define principalmente el ámbito del proyecto e

interrelación con las otras áreas de la Unidad, en lo que se refiere al flujo de
información con la que el sistema tendrá que procesar y entregar.

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Análisis y recopilación de requerimientos.

En esta etapa se realizarán entrevistas con el personal destinado a su manejo, a fin

de fijar objetivos. Dado que el software será desarrollado e implementado según los
objetivos y metas fijadas por la Dirección de Administración de la Unidad.

Diseño de la base de datos.

Se divide en tres fases: el diseño de base de datos conceptual, diseño lógico hasta el
diseño físico

 Diseño de base de datos conceptual: Básicamente en esta etapa se especifican

las entidades que participarán en el proceso y la forma en cómo se relacionan,
señalando claramente, los atributos que componen cada una de las entidades.
 Diseño de base de datos lógico: Los objetivos que se esperan al finalizar esta
etapa son las de confeccionar y validar el modelo de datos lógico según los
requerimientos de cada usuario y la construcción de un modelo lógico global.
 Diseño de base de datos físico: Las acciones a seguir en este punto de la
metodología, es el traspaso del modelo lógico global, descrito en la etapa
anterior, para el sistema de administración de base de datos, diseñando las
relaciones bases y las restricciones. Además de analizar la representación
física, en lo que se refiere a la selección de la organización de los archivos, a
la aplicación de la de normalización. Diseñar los mecanismos de seguridad del
sistema, vistas de usuarios y definir las reglas de acceso, etc.

Diseño de la aplicación.

Consiste en el diseño de la aplicación, la interfaz de usuario, y la definición de algunos

procedimientos que se ejecutarán durante el proceso. Siguiendo una de las normas
básicas de todo desarrollo de sistemas, es crear una aplicación para nada compleja
para el usuario, diseñando un sistema amistoso, de manera que el ingreso y la
consulta de datos no sea un proceso tedioso.

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Un buen diseño de interfaz de usuario, debe ser lo más amistosa posible para el
usuario. Por lo tanto, el acceso a las opciones del sistema no deben ser un obstáculo
para el usuario, además debe entregar mensajes claros, en caso de que se produzca
un error o si la operación ha sido exitosa.

En conjunto con éstas y otras consideraciones, harán que la aplicación sea más
eficiente y clara, a la hora de acceder a los datos.

Conversión de datos.

Este punto se refiere al traspaso de datos desde un sistema existente al nuevo

sistema, o desde otra fuente de datos. En el caso de nuestro proyecto será el pasaje
desde los libros donde están asentados los datos al nuevo sistema.

Prueba del sistema.

Tiene por objeto depurar el sistema en cuanto a los posibles errores que puedan surgir
en esta etapa. Cabe señalar, que los errores a depurar son sólo aquellos que afectan
a la ejecución del programa.

Mantenimiento operacional.

Se refiere a un chequeo general que se realiza después de haber completado la etapa

de instalación del Sistema propiamente tal. También es recomendable, asistir a los
usuarios en el manejo de programa, logrando la interacción usuario-aplicación, para
minimizar los errores de captura y recopilación de información.

Marco teórico.

Sistema de información.

Es conveniente hacer una reseña del significado de un sistema de información

para conceptualizar la ubicación del proyecto, por lo tanto se consideran las diferentes
fases del desarrollo de un sistema de información.

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“La información la componen datos que se han colocado en un contexto significativo
y útil, y se ha comunicado a un receptor, quien la utiliza para tomar decisiones”. [Burch
y Grudnitski, 1998]

Inicialmente un sistema de información debe cumplir lo anteriormente dicho para luego

poder lograr los propósitos que se hayan fijado.

Es importante resaltar que un sistema de información inicia con una investigación

preliminar de la información concerniente al proyecto que se pretende desarrollar.

Para conocer, indagar los requerimientos de los usuarios se utilizan las técnicas de
recopilación de información como son la observación, entrevistas y encuestas para
saber a ciencia cierta todos los requerimientos de los usuarios potenciales y conocer
específicamente las necesidades que se tienen para el manejo de la información.

Sistema informático.

Para poder establecer un concepto elaborado de sistema informático, necesitamos

saber que es un sistema y a que se le llama informática.

 Sistema: un conjunto u ordenación de cosas relacionadas de tal manera que

forman una unidad o un todo orgánico.
 Informática: es la ciencia que estudia el tratamiento racional de la información
por medio de máquinas automáticas, cuyas tareas principales son
almacenar, procesar y transmitir la información.

Por su parte, un sistema informático es un conjunto de elementos que hacen posible

el tratamiento automatizado de la información.

La ISO (Organización Internacional de Normalización) define sistema informático

como: el sistema compuesto de equipos y de personal pertinente que realiza funciones
de entrada, proceso, almacenamiento, salida y control con el fin de llevar a cabo una
secuencia de operaciones con datos.

Cuando hablamos de un sistema informático, podemos estar hablando, en un sentido

amplio, de un conjunto de equipos físicos y lógicos interconectados y personas,
constituyendo el sistema informático global de una organización o estar hablando, en

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un sentido restringido, del ordenador como sistema informático y del equipo lógico
correspondiente.

Es importante saber que el rendimiento de un sistema informático depende más de la

relación entre sus componentes y de cómo se combinan estos entre sí, que del
funcionamiento de cada uno de ellos individualmente.

Un sistema informático está constituido por:

 Componente físico (Hardware), son todas las partes físicas y tangibles de

una computadora: sus componentes eléctricos, electrónicos, electromecánicos
y mecánicos; sus cables, gabinetes o cajas, periféricos de todo tipo y cualquier
otro elemento físico involucrado.

Para el desarrollo del proyecto se utilizará un equipo con las siguientes

características:
 Computador Acer
 Memoria RAM de 4,00 GB
 Intel® Core ™ i3-3240 CPU @ 3.40Ghz
 500 GB. en disco duro.

 Componente lógico (Software), que hace referencia a todo aquello que no es

materia, que no se puede tocar y que en términos vulgares se ha considerado
programación.

Los elementos lógicos constituyen el software de un sistema informático y está

constituido por programas, estructuras de datos y documentación asociada. El
software permite que el hardware funcione. El diseño e implementación del
proyecto utilizará las herramientas existentes en la Unidad.

El software a utilizar para el desarrollo del proyecto en la Unidad es el

siguiente:
 Sistema Operativo: Windows 7 Ultimate de 64 bits
 Service Pack instalado : Service Pack 1
 Controladores ODBC
 Gestor de Base de Datos: Microsoft SQL Server, Microsoft Access.

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  Lenguajes de programación: Visual Basic 6.0 , Visual Basic.NET

 Componente humano, el soporte humano incluye al personal técnico que crea

y mantiene el sistema (analistas, programadores, operarios, etc.) y a los
usuarios que lo utilizan.

De acuerdo a la temática del proyecto se considera relevante conceptualizar la

importancia que hoy en día tienen las nuevas tecnologías en el mundo de las
organizaciones, instituciones que requieren de sistemas de información integrales que
les permitan llevar el control de sus actividades dentro de las áreas correspondientes.

Considerando que ya se tienen los recursos tecnológicos, implica solo invertir el

tiempo y el conocimiento, lo cual no se requiere invertir recursos económicos para
compra de un equipo (Hardware), puesto que la Institución ya cuenta con este.

Tecnologías de la información: se entienden como: “aquellas herramientas y métodos

empleados para recabar, retener, manipular o distribuir la información” [Bologna y
Walsh, 1997].

Proveeduría.

Básicamente es un espacio, recinto, edificio, o instalación donde almacenan los

productos o mercadería antes de su distribución.

Inventario.

Se le llama inventario a las existencias de cualquier artículo, producto o recurso

utilizado en una organización. Permitiendo saber la cantidad y emplazamiento de los
artículos. Consiste en una enumeración precisa de lo que contiene la proveeduría, en
calidad y cantidad. Esta operación es indispensable para saber que se dispone en
stock. El inventario debe ser permanente, tanto en salidas como en entradas. El
inventario físico ha de ser igual al inventario administrativo.

Control de inventario.

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Es una técnica que permite mantener la existencia de los productos a los niveles
deseados. Deben de coincidir los datos introducidos con lo que realmente se dispone
en la proveeduría.

Stock.

Se llama a la cantidad de bienes o productos que dispone una organización o un

individuo en un determinado momento para el cumplimiento de ciertos objetivos. A los
stocks se los puede definir como los artículos en espera de su utilización posterior.

Orden de compra.

Es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor; indica

cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El documento
original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. El duplicado es
para el comprador y es una constancia de las mercaderías o servicios encargados.
Requisitos impresos, lugar y fecha de emisión, nombre y número de orden del
comprobante, nombre y domicilio datos de la empresa que imprime el documento,
habilitación municipal, fecha de impresión y numeración de los documentos impresos.

Microsoft Visual Basic .NET.

Es una herramienta basada en un lenguaje de programación potente y fácil de usar.

Un lenguaje de programación sirve para crear programas o aplicaciones, y está

formado por un conjunto de sentencias (comprensibles por los humanos) que
representan órdenes que se le dan a la computadora.

Visual Basic es un lenguaje de propósito general con el que pueden crearse todo tipo
de aplicaciones. Visual Basic .NET cuenta con un entorno de desarrollo integrado muy

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eficaz, así como con numerosas herramientas para la creación visual de interfaces de
usuario. Además, el acceso a datos es flexible y sencillo, siendo posible obtener
acceso a alta velocidad a Microsoft SQL Server, Oracle, DB2, Microsoft Access y
muchos más.

Los programadores utilizan Visual Basic .NET para:

 Crear aplicaciones basadas en Windows rápidas y eficaces.

 Crear aplicaciones Web sofisticadas y seguras.
 Crear aplicaciones para Pocket PC rápidas y eficaces.
 Crear aplicaciones Web inteligentes, sofisticadas y seguras para dispositivos
móviles.

Se trata, por tanto, de una herramienta de propósito múltiple con la que podemos
abordar cualquier tipo de proyecto.

Base de datos.

Una base de datos (BD) es una herramienta para recopilar y organizar información.
En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, artículos,
productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo
una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A
medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los
datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados en la lista
y existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para
revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir
la información a una base de datos creada mediante un sistema de administración de
bases de datos, como Office Access en cualquiera de sus versiones.

Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base de datos

puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de
inventario que utiliza tres tablas no es un conjunto de tres bases de datos, sino una
sola base de datos que contiene tres tablas. Excepto si se ha diseñado
específicamente para utilizar datos o código de otro origen, una base de datos de
Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos, como
formularios, informes, macros y módulos. Las bases de datos creadas con formato de

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Access 2007 tienen la extensión de nombre de archivo .accdb y las bases de datos
creadas con formatos de versiones anteriores de Access tienen la extensión de
nombre de archivo .mdb. Access 2007 se puede utilizar para crear archivos con
formatos de versiones anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access 2002-2003),
para este proyecto se utilizarán ambas versiones.

SQL.

El lenguaje de consulta estructurado o SQL (por sus siglas en inglés Structured Query
Language) es un lenguaje declarativo de acceso a bases de datos relacionales que
permite especificar diversos tipos de operaciones en ellas. Una de sus características
es el manejo del álgebra y el cálculo relacional que permiten efectuar consultas con el
fin de recuperar de forma sencilla información de interés de bases de datos, así como
hacer cambios en ella.

Etapas de diseño.

Existen diversos modelos o herramientas de diseño de sistemas que permiten al

programador usar diagramas para representar procesos que permitan destacar
características relevantes, ejemplo: diagramas de contexto, modelos conceptuales,
diagramas de flujo de datos, diagramas de entidad-relación.

La finalidad de utilizar las herramientas de diseño de sistemas es visualizar un

panorama general, una forma de abstracción o representación de la realidad de todos
aquellos procesos que ejecutan alguna tarea o actividad involucradas en el desarrollo
del sistema.

Tras estudiar el proyecto y cumplir con las necesidades del mismo, este se dividió en
el diseño de dos aplicaciones:

 Control de Stock (Proveeduría).

 Control de Órdenes de Compra.

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Ambas aplicaciones se diseñarán con la intencionalidad de mantenerlas instaladas en
una o más computadoras, las cuales estarán disponible para los usuarios
responsables de la proveeduría perteneciente a la Jefatura de Policía de Lavalleja,
conjuntamente con la aplicación de control de emisión de órdenes de compra, la cual
se implementará en la Dirección de Administración de esa misma Unidad.

Diseño de la interfaz de usuario.

La idea fundamental en el concepto de interfaz es el de mediación, entre el hombre y

máquina. La interfaz es el nexo, lo que facilita la comunicación, la interacción entre
dos sistemas de naturalezas distintas. Esto implica analizar la interfaz, como un
sistema de traducción, ya que estos dos sistemas se expresan de forma diferente, por
un lado el conocido lenguaje que utilizamos los seres humanos y el sistema binario
que emplean las computadoras.

Al momento de diseñar la interfaz se deben considerar las habilidades cognitivas y de

percepción de los usuarios, y adoptar el sistema a ellas. Un aspecto fundamental que
debe resolver un buen diseño de interfaz, es la reducción de la dependencia de las
personas de su memoria o retención de las cosas, no forzándolas a recordar cosas
innecesariamente o repetir operaciones ya realizadas.

Estos son algunos factores humanos a considerar en el uso de las aplicaciones:

 Velocidad de aprendizaje: Se pretende que el usuario aprenda a utilizar el

sistema lo más pronto posible. También se tiene que considerar la disposición
del usuario frente a un nuevo sistema.
 Velocidad de respuesta: Se refiere al tiempo necesario para realizar una
operación en el sistema.
 Tasa de errores: Porcentaje de errores que comete el usuario usando el
sistema. (ejemplo: ingreso de datos.)
 Retención: Lo que el usuario recuerda sobre el uso del sistema durante un
determinado período de tiempo.
 Satisfacción: El usuario se tiene que sentir a gusto con el sistema.

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Estructura de reportes.

Además de ingresar información a la base de datos, es importante también generar

informes. El objetivo fundamental de los informes es imprimirlos para su revisión.

Funcionamiento general del sistema.

A continuación se presentará un esquema general, con las pantallas, reportes,

controles y menús de los sistemas de Control de Stock y Control de Órdenes de
Compra, que son el resultado del análisis de diseño de la interfaz.

Pantalla de Login.

En el ámbito de seguridad informática, login (en español ingresar o entrar) es el

proceso mediante el cual se controla el acceso individual a un sistema informático
mediante la identificación del usuario utilizando credenciales provistas por el usuario.

Las aplicaciones para este proyecto contarán con las medidas de seguridad
requeridas para ser accesible a los responsables de dichas áreas (Proveeduría,
Dirección de Administración), con la finalidad de tener acceso a la información
relacionada exclusivamente a personal autorizado.

Es la primera pantalla que aparece luego que el usuario ejecuta cada una de las
aplicaciones, en esta se debe de introducir el nombre de usuario y contraseña, y lo
valida presionando el botón aceptar. El sistema comprueba que dicho usuario existe
en la base de datos del sistema y si este existe, comprueba que la contraseña es la
correcta, para habilitar el ingreso, si esto no fuera así, la aplicación emitirá un mensaje
de error, no permitiendo el ingreso al sistema.

Pantalla de login.

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Control de stock (Proveeduría).

Esta aplicación permite:

 Controlar el stock de cualquier artículo que tengamos en la proveeduría.

 Dar de alta nuevos artículos, modificar o eliminar. Clasificándolos por grupos
(oficina, electricidad, varios, etc.).
 Dar entrada-salida de artículos.
 Consultar las salidas realizadas, por destino, fecha o grupo.
 Impresión de reportes, por pantalla o la exportación a Excel.

Menú principal.

Luego que el usuario se haya validado en la pantalla de login, la aplicación recibe

una solicitud y devuelve al usuario la pantalla principal de bienvenida al sistema y de
menú principal. Esta pantalla tiene como objetivo ofrecer a los usuarios las diferentes
opciones que presenta el sistema, de esta forma se facilita el acceso a la información
en la base de datos.

Pantalla Menú Inicio.

Edición de artículos.

Para acceder al alta de un nuevo artículo o producto, el usuario debe de seleccionar

en el menú principal en la sección de edición, la opción productos. Una vez
seleccionada esta opción aparecerá la pantalla de alta de artículos.

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 Pantalla de alta de artículos.

Esta pantalla permite crear artículos o productos que hasta el momento no existían en
la base de datos. Como así también modificar o eliminar artículos o productos
existentes.

El campo Id del nuevo producto lo genera la aplicación automáticamente, el resto de

los campos los debe de completar el usuario, mientras que el campo stock queda con
la cantidad 0. El usuario debe indicar la presentación del producto, la unidad de
medida deseada (unidad, metros, kilogramos, litros, etc.). También el usuario debe
seleccionar el grupo al que va a pertenecer el nuevo artículo (albañilería, electricidad,
limpieza, oficina, etc.)

Una vez introducidos los datos en los diferentes campos, se debe dar un clic sobre el
botón Grabar, para que el nuevo artículo o producto sea guardado correctamente en
la base de datos.

De la misma forma a lo expuesto anteriormente, seleccionando en el menú principal

en la sección edición, la opción correspondiente, se podrá dar de alta, modificar o
eliminar: proveedores, grupos, dependencias (destino de las salidas), policías.

Entrada stock.

Para dar entrada a una cantidad de un artículo o producto, debemos seleccionar en el

sub menú - Movimientos, la opción Entrada. Una vez seleccionada esta opción
aparece la pantalla de Entrada de Stock.

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 Pantalla de entrada de stock.

Esta pantalla permite dar entrada a una cantidad de un solo artículo, o varios si fuera
el caso. La aplicación automáticamente de manera incremental nos genera un número
de entrada, el cual será único.

Se debe comenzar el procedimiento, ingresando el proveedor del artículo. Luego se

pasa a completar los campos: número de factura, fecha de entrada, grupo, nombre
del artículo (de forma automática la aplicación da el stock en existencia de ese
artículo), cantidad, en este último el usuario debe ingresar la cantidad correspondiente
a dar entrada. Una vez introducidos estos datos se da un clic sobre el botón Agregar
ítem, este mismo procedimiento se repite por cada artículo a ingresar, hasta conformar
la factura, que se puede visualizar en el listado. Una vez terminado, se pulsa el botón
Entrada Stock, donde se muestra un cuadro de diálogo de éxito para que se sepa que
la entrada se ha realizado correctamente, quedando guardada en la base de datos del
sistema.

Salida stock.

Para dar salida a una cantidad de un artículo, el usuario debe de seleccionar en el sub
menú - Movimientos, la opción Salida. Una vez seleccionada esta opción aparecerá
la pantalla de Salida de Stock.

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 Pantalla de salida de stock.

Esta pantalla permite dar salida a una cantidad de un artículo, o varios si fuera el caso.
La aplicación automáticamente de forma incremental nos genera un número de salida
el cual es único.

Se debe comenzar el procedimiento ingresando el nombre del artículo o producto en

el campo nombre, una vez completado este campo, de forma automática la aplicación
da a conocer el stock en existencia de ese artículo en la proveeduría, ya que si es
cero, no permite realizar la salida. Luego se pasa a completar los campos:
dependencia (destino de la salida), legajo o nombre policía (persona que retira el/los
artículo/s), cantidad, en este último, el usuario debe ingresar la cantidad
correspondiente a dar salida.

Una vez introducidos estos datos se debe dar clic sobre el botón Agregar ítem, este
mismo procedimiento se tiene que repetir por cada artículo a dar salida, hasta
conformar la salida, que se puede visualizar en el listado. Terminado, se pulsa el botón
Salida Stock, donde se muestra un cuadro de diálogo de éxito, para dar a conocer que
la salida se ha realizado correctamente, quedando guardada en la base de datos del
sistema. De forma automática el sistema imprime una boleta de salida con duplicado,
sirviendo de comprobante de entrega, que firma el Policía responsable de levantar
el/los artículo/s o producto/s.

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Reportes.

La aplicación brinda con la posibilidad de generar distintos tipos de reportes, para

acceder a estos, el usuario debe de seleccionar en el menú principal, la sección
reportes, donde se abre un sub-menú con los posibles reportes a generar.

 Reportes de stock, por grupo y listado total ordenado.

 Reportes de salidas, donde la aplicación permite generar los mismos filtrados
por dependencia (destino de la salida), por fechas (desde-hasta), por grupo y
un listado general.
 Reporte de proveedores: la aplicación también tiene la opción de generar un
reporte con datos (nombre, domicilio, teléfono) de todos los proveedores
ingresados en la base de datos.

Reporte de stock.

Para ver el listado de artículos en stock de la proveeduría, el usuario solamente tiene

que pulsar sobre esa opción en el sub-menú Productos, donde se carga un listado en
pantalla, en el que se muestran los artículos en stock registrados en la base de datos.

Reporte de artículos en stock.

Reporte de salidas.

Para poder ver el listado de salidas emitidas en un determinado período de fechas,

el usuario debe seleccionar la opción: Por Fecha, en el sub-menú Salida. Donde se
carga un listado en pantalla, mostrando el histórico registrado en la base de datos de
salidas emitidas por la proveeduría en el período tiempo elegido.

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 Reporte de Salidas de artículos.

Control de Órdenes de Compra.

Esta aplicación permite:

 Controlar la emisión de órdenes de compra que realiza la Dirección de

Administración de la Jefatura de Policía de Lavalleja.
 Dar de alta a nuevos vehículos que ingresan a la flota de la Unidad,
clasificándolos por grupos (auto, moto, camioneta, camión, etc.).
 Consultar las órdenes de compra emitidas, filtrándolas por: destino, fecha,
observación, número, o grupo.
 Impresión de reportes, por pantalla o la exportación de los mismos a PDF.

Menú principal

Luego que el usuario se haya validado en la pantalla de login, la aplicación recibe

una solicitud y devuelve al usuario la pantalla principal de bienvenida al sistema y de
menú principal.

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 Pantalla menú inicio.

Ingreso de vehículos.

Para acceder al alta de un nuevo vehículo, el usuario debe de seleccionar en el menú

principal en la sección Vehículos, la opción Ingreso. Una vez seleccionada esta
opción, aparece la pantalla de Alta de Vehículos.

Pantalla de alta de vehículos.

Esta pantalla permite al usuario crear vehículos que hasta el momento no existían en
la base de datos del sistema. Como así también modificar o eliminar vehículos
existentes. El usuario debe de comenzar con el procedimiento de alta del nuevo
vehículo ingresando la matricula del mismo, luego continuará completando los
restantes campos: tipo, marca, modelo, año, N° motor, etc. Una vez introducidos los

23
datos en los diferentes campos, el usuario debe dar clic sobre el botón Guardar, para
que el nuevo vehículo sea guardado correctamente en la base de datos.

Observaciones de vehículos.

Para acceder al ingreso de una orden de compra destinada a un vehículo, el usuario

debe seleccionar en el menú principal, en la sección Observaciones, la opción Ingreso.
Una vez seleccionada esta opción, aparece la pantalla de ingreso de órdenes de
compra para vehículos.

Pantalla de ingreso de órdenes de compra para vehículos.

El usuario debe comenzar con el procedimiento de ingreso de la orden de compra

haciendo clic en el botón vehículos, seleccionando uno de los vehículos que aparecen
en el listado, donde automáticamente la aplicación muestra los datos del vehículo.
Luego continúa completando los campos restantes, como: tipo, N° orden de compra,
proveedor, y observación. Una vez introducidos los datos en los diferentes campos,
se da un clic sobre el botón Guardar, para que la orden de compra asociada a ese
vehículo sea guardada correctamente en la base de datos. Esta pantalla también
permite ver un listado de las observaciones asociadas al vehículo seleccionado, a
modo de historial del mismo, para esto, el usuario debe dar clic en el botón Buscar
Obs.

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Ordenes varias.

Para acceder al ingreso de una orden de compra, el usuario debe de seleccionar en

el menú principal en la sección Ordenes Varias, la opción Ingreso. Una vez
seleccionada esta opción, aparece la pantalla de ingreso de órdenes de compra.

Pantalla ingreso de órdenes varias.

El usuario debe comenzar con el procedimiento de ingreso de la orden de compra

dando clic en el botón Nueva. Luego debe continuar completando los campos
restantes: N° de orden de compra, tipo, destino, proveedor y observación. Una vez
introducidos los datos en los diferentes campos, el usuario tiene que dar clic sobre el
botón Guardar, para que la orden de compra sea guardada de forma correcta en la
base de datos.

Esta pantalla también permite ver un listado de órdenes de compra ya ingresadas al

sistema, a modo de historial, para esto el usuario debe dar clic en el botón Buscar,
abriendo otra pantalla, en la cual se pueden filtrar las órdenes por el campo
observación o N° de Orden, facilitando así la búsqueda de la orden de compra
deseada.

Pantalla de búsqueda de órdenes.

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Reportes.

La aplicación brinda con la posibilidad de generar distintos tipos de reportes, para

acceder a los mismos, el usuario debe de seleccionar en el menú principal en la
sección Reportes, donde se abrirá un sub-menú con los posibles reportes a generar:

 Flota vehicular.
 Reporte de órdenes de compra asociadas a vehículos.
 Reporte de órdenes de compra varias.
 La aplicación también tiene la opción de generar un reporte de las medidas de
neumáticos que utilizan los distintos vehículos ingresados en la base de datos,
siendo útil esta herramienta al momento de realizar un llamado o licitación de
compra de neumáticos para la flota automotriz de la Unidad.

Reporte de flota vehicular.

Para poder ver el listado de todos los vehículos ingresados en la base de datos del
sistema, el usuario debe seleccionar la opción Flota Vehicular en el sub-menú
Reportes. Donde se carga un listado en pantalla de los vehículos ordenados por tipo,
apareciendo los siguientes datos: matrícula, marca, modelo, destino, año,
combustible, N° motor, N° chasis.

Listado de vehículos con detalle.

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Reporte de órdenes de compra (vehículos).

Para poder ver el listado de órdenes de compra asociadas a un vehículo en particular,

el usuario deberá seleccionar la opción: Ordenes Vehículos en el sub-menú Reportes,
donde se puede seleccionar el vehículo a consultar, cargando un listado en pantalla,
el cual muestra el histórico registrado en la base de datos de órdenes de compras
emitidas, asociadas al vehículo seleccionado.

Listado de órdenes de compra (vehículos).

Reporte de órdenes de compra varias.

Para poder ver el listado de órdenes de compra varias, el usuario debe seleccionar la
opción: Ordenes Varias en el sub-menú Reportes, donde se puede seleccionar el
Destino, cargando un listado en pantalla, en cual se muestra el histórico registrado en
la base de datos de órdenes de compras emitidas con el destino seleccionado.

Listado de órdenes de compra varias.

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Conclusiones.

Hoy en día es de gran importancia contar con la información para optimizar la gestión
administrativa, por lo cual se hace cada vez más imprescindible el diseño de
programas que faciliten dicha administración.

Como se ha mostrado y explicado durante la elaboración del Sistema Informático de

Inventario y Control de Órdenes de Compra, se puede observar cómo se desglosa
una problemática para luego ser analizada, traduciéndola a un lenguaje de máquina,
para finalmente ser automatizada.

Se analizaron los objetivos planteados derivados de la toma de requerimientos, donde

la solución planteada ha logrado cumplir las metas establecidas satisfactoriamente.

La combinación de varios factores permitió llevar acabo la elaboración del trabajo de

forma eficiente:

 La elección de una metodología adecuada, para estructurar el proceso de

análisis, diseño e implementación del sistema, que permite cumplir con los
objetivos establecidos.
 Conocimiento de los requerimientos y del proceso a automatizar, permitiendo
una mayor claridad a la hora de realizar el proceso de análisis.
 La elección de las herramientas adecuadas y poderosas para desarrollar el
Sistema Informático de Inventario y Control de Órdenes de Compra.

Con la ejecución del nuevo sistema se logra llenar las expectativas, cumplir los
requerimientos y objetivos propuestos, lo cual es indispensable para el desarrollo del
sistema, el beneficio del programador y la mejor operatividad de la Unidad, donde se
evalúan como necesidades del usuario, para que así este sistema cumpla con las
perspectivas del mismo.

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Referencias bibliográficas.

 Angrisani, Roberto y Juan Carlos López (2007). Sistema de información

contable. San Martín, Buenos Aires: A & L editores.
 Blanco, Luis Miguel (2002). Programación en Visual Basic .Net. España: Grupo
Eidos.
 Braude, Eric (2003). Ingeniería de software: Una perspectiva orientada a
objetos. Madrid: Ra-Ma.
 Burch, John y Gary Grudnitski (1992). Sistemas de información. México:
Limusa.
 Connolly, Thomas y Carolyn Begg (1999). Sistemas de bases de datos. México:
Pearson - Addison Wesly
 Lewis, Clayton y John Riemann (1993). Interfaz de usuario.

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Resumen.

El trabajo está dirigido a hacer mejoras en el actual control de stock y órdenes de

compra de la Jefatura de Policía de Lavalleja.

En base a las tecnologías de información se desarrolló un sistema informático, el cual

se encuentra en la etapa de implementación en un proceso de pruebas y correcciones,
como un soporte de apoyo administrativo que permita llevar el control de stock de la
proveeduría con la finalidad de ofrecer rapidez y seguridad en el manejo del inventario,
permitiendo al personal destinado solicitar información sobre los artículos existentes,
las entradas y salidas realizadas, y sus destinos. Así mismo brinda una respuesta ágil
sobre las órdenes de compra ya emitidas por la Dirección de Administración, como así
también la opción de acceder a un historial con detalles de las mismas.

Lo anteriormente expuesto permite establecer los mecanismos necesarios para dar

un seguimiento adecuado y cumplir con los objetivos del programa de gestión de la
Unidad.

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