WORD

2007
Réaliser un publipostage
 Table des matières
1. INTRODUCTION AU PUBLIPOSTAGE 3

a) La source de données 3

b) Le document de base 3

c) La fusion 3

2. DEFINIR LE DOCUMENT DE BASE 4

a) Lettre 4

3. CONNECTER LE DOCUMENT A UNE SOURCE DE DONNEES 4

a) Sélection des destinataires 4

b) Modifier la liste des destinataires 5

4. INSERER LES CHAMPS DE FUSION 5

5. FUSIONNER LE DOCUMENT 6

a) Aperçu des résultats 6

6. CREER ET UTILISER DES ETIQUETTES 7

7. UTILISER LE MOT CLE « SI …ALORS….SINON » 8

8. LE PUBLIPOSTAGE AVEC L’ASSISTANT FUSION ET PUBLIPOSTAGE 9

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1. Introduction au publipostage

Le publipostage est la fusion d’un document type (appelé document principal)

avec un fichier qui représente un tableau (appelé source de données). Il permet
d’obtenir automatiquement des documents personnalisés (lettres, étiquettes,…)

a) La source de données

Elle contient les variables permettant de personnaliser les documents lors de la

fusion. Elle peut être créée dans Word, Excel, Access.
Chaque intitulé de colonne est appelé
un champ. Chaque ligne est appelée un
enregistrement.

b) Le document de base

identique à
Il contient le texte standard,
toutes les versions du document. Les
champs sont insérés à l’endroit où
devront s’imprimer les variables.

c) La fusion

Lors de la fusion, les noms des

champs dans le document principal,
sont remplacés par les informations
correspondantes issues de la source
de données
.

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2. Définir le document de base

Onglet Publipostage

Démarrer la fusion et publipostage

Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage.

Cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage puis sur le type de document que vous souhaitez
créer

a) Lettre

Sélectionner le type de document de base que vous

souhaitez faire

3. Connecter le document à une source de données

a) Sélection des destinataires

Pour fusionner les informations dans votre document de base, vous devez relier le document à une
source de données ou à un fichier de données. Si vous ne possédez pas de fichier de données, vous
pouvez en créer un au cours du processus de fusion et publipostage
Cliquez sur Sélection des destinataires

Utiliser la liste existante

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Sélectionner la liste des destinataires
Cliquer sur Ouvrir puis valider la sélection

Avec Excel, vous pouvez sélectionner des données de n'importe quelle feuille de calcul ou plage
nommée à l'intérieur d'un classeur.
Avec Access, vous pouvez sélectionner des données de n'importe quelle table ou requête, définie dans
la base de données.

b) Modifier la liste des destinataires

Cliquez sur Modifier la liste de destinataires

Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, effectuez l'une des opérations
suivantes : Sélectionner des enregistrements individuels Cette méthode est la plus pratique si votre
liste n'est pas trop longue. Activez les cases à cocher situées en regard des destinataires à inclure, et
désactivez celles correspondant aux destinataires que vous souhaitez exclure.

4. Insérer les champs de fusion

Après avoir connecté votre document de base à un fichier de données, vous pouvez saisir le texte de
votre document et Insérer les champs de fusion
Lorsque vous insérez un champ de fusion dans le document de base, le nom du champ est toujours
encadré de chevrons (« »). Ces chevrons ne seront pas affichés dans les documents fusionnés.

Cliquer sur la flèche pour développer la liste des champs de fusion

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Cliquer sur chaque champ pour l’insérer dans le

document

Vous pouvez séparer par des signes de

ponctuation

5. Fusionner le document

Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Terminer, cliquez sur Terminer et fusionner

Permet de fusionner les lettres dans un nouveau document

a) Aperçu des résultats

Aperçu des résultats permet de visualiser les documents après la fusion un par un.

Aperçu des résultats un par un

Choisissez si vous souhaitez imprimer tous les documents, uniquement la copie actuellement affichée,
ou une sélection des documents, que vous devez identifier par numéro d'enregistrement.
Tous les enregistrements sont pris en compte pour la
fusion

Seulement l’enregistrement en cours est pris en

compte pour la fusion

Sélectionner une partie des

enregistrements

Permet d’imprimer les lettres fusionnées

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6. Créer et utiliser des étiquettes

Sélectionner le type de document que vous souhaitez faire.

Liste des étiquettes existantes

Informations sur les dimensions des

étiquettes
Pour modifier des paramètres d’une
étiquette Cliquer sur Nouvelle étiquette

Informations sur les dimensions des étiquettes ainsi

que le nombre d’étiquettes qui se trouve sur un
format A4

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Ensuite, la démarche est la même que pour créer une lettre

Cliquer sur un des éléments que vous souhaitez insérer dans les étiquettes

Cliquer sur Mettre à jour les

étiquettes

7. Utiliser le mot clé « si …alors….sinon »

Cliquer dans Règle pour afficher la liste de choix

Cliquer sur l’option

Si…Alors…Sinon

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Support de cours WORD 2007 Choisir le champ où vous voulez faire le
critère

Elément de comparaison

Affichage du mot « Cher », dans le

cas où l’on trouve le mot « Mr »

Affichage du mot « Chère, dans tous les

autre cas. (Melle ou Mme)

Le mot clé Si se traduit :

Si dans le champ Titre, je trouve le mot « Mr », alors j’affiche le mot « Cher », sinon j’affiche le mot «
Chère ».
Vous pouvez également lancer un processus de fusion et publipostage en utilisant le Volet Office Fusion
et publipostage, qui vous guide pas à pas tout au long du processus.

8. Le publipostage avec l’assistant Fusion et publipostage

Démarrer la fusion et le publipostage de l'onglet Publipostage, cliquez sur Démarrer la fusion et le

publipostage, puis cliquez sur Assistant Fusion et publipostage pas à pas

Afficher le volet assistant publipostage

Affiche fenêtre Word Aide

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