4/10/2017 Best Practices For Reporting Against SAP Business Planning and Consolidation (Powered by SAP HANA), utilizing the EPM Add­in for Excel

 (https://www.sap.com/index.html)

Com
mun
Get Started (http://go.sap.com/community/getting­started.html)
  (https://onedx.find.sap.com) 
(htt
ity ps://
(htt sha
p:// red
go.s ui.s
ap.c ervi
om/ ces.
com sap.
mun com
ity. /pro

htm tect
ed.h
l)   /
Archive
tml?
s (/) ref=
/ http
Docum s://a
ents rchi
Archive ve.s
(/docu
ap.c
ments)
om/
/
)
SAP

Solutions (http://go.sap.com/solution.html) 

Support (http://go.sap.com/support.html)

Training (http://go.sap.com/training-certification.html)

Community (http://go.sap.com/community.html) 

Developer (http://go.sap.com/developer.html) 

Partner (http://go.sap.com/partner.html) 

About (http://go.sap.com/about.html) 
https://archive.sap.com/documents/docs/DOC­49455 1/11
 About (http:/
4/10/2017
/go.sap.com/about.html)
Best Practices For Reporting Against SAP Business Planning and Consolidation (Powered by SAP HANA), utilizing the EPM Add­in for Excel

Planning and Consolidation, version for SAP NetWeaver (/documents/space/epm/planning­and­consolidation­for­netweaver)
/  Best Practices For Reporting Against SAP Business Planning and Consolidation (Powered by SAP HANA), utilizing the

Best Practices For Reporting Against
EPM Add­in for Excel

SAP Business Planning and
Consolidation (Powered by SAP
HANA), utilizing the EPM Add­in for
Excel
Welcome to this blog mentionning some key concepts/best practices to have in mind when designing a
report/input schedule utilizing the EPM Add­in for Excel on the top of SAP Business Planning and
Consolidation 10.0 (powered by SAP HANA). This document will be updated as soon as some new
concepts are coming from implemention teams. But before jumping directly to best practices, here's first
a quick introduction on this front­end tool.

EPM ADD­IN VERSIONS

EPM Add­in dotnet 3.5:

Supports only Office 32 bits
Not limited to certain function
Performance hit when querying via ODBO connection
Run with .NET 3.5 framework (has 1.2 GB RAM limitation)
Can be updated with *.msp file (no need to uninstall/re­install)
Master Data downloaded to client (No support of BIG VOLUME (BV) mode)

EPM Add­in dotnet 4.0:

Supports Office 32 bits or Office 64 bits
Possibility to enable the BIG VOLUME mode on BW data sources (ODBO / XMLA connections
only). Standard mode or Big Volume mode are supported.
In Standard mode, it runs the same features as the 3.5 version.
Better performance via ODBO connection
Can be updated with *.msp file (have to uninstall/re­install)
Supports Office 2010 64 bits to get the most out of client­side performance (no RAM limitation)
Supports SAP BW (INA provider) connections (for BPC 10.1 embedded model).

Big Volume (ODBO connection)

With the Big Volume mode enabled, you cannot write data back to the database, you can only
render data. Additionally, certain specific BPC functions are not available
(EPMMemberProperty/EVPRO, etc…), as well as some EPM add­in functionalities (Freeze data
refresh, Member Selector – dimension/member properties and Data Ranking/Sorting).

https://archive.sap.com/documents/docs/DOC­49455 2/11
4/10/2017 Best Practices For Reporting Against SAP Business Planning and Consolidation (Powered by SAP HANA), utilizing the EPM Add­in for Excel

The Big Volume mode changes the interface for member selection so that dimension members are
displayed in pages instead of the default tree view (SP 07). This improves performance for
dimensions with large numbers of members.The BV mode only loads metadata asked for, or
required, not all of it.

BPC 10.1 EMBEDDED MODEL (BW INA provider)

Latest Drill­Down performance test results showed interesting improvement when activating "Refresh
only Expanded and Inserted Members" option in the EPM User Options. It's recommended to use it as a
default setting for BPC embedded customers.

CONNECTIONS

The EPM Add­in is an add­in to Microsoft Office Excel, Microsoft Word, and Microsoft Office PowerPoint
and is used to analyze data in the following applications:

SAP Business Financial Consolidation
SAP Business Planning and Consolidations, version for SAP NetWeaver **
SAP Business Planning and Consolidations, version for the Microsoft platform**
SAP Profitability and Cost Management
SAP NetWeaver BW InfoProviders (different ODBO connector for BPC MS and BPC NW version).

** Allows write back of data via BPC Web Service connection

Local
This connection type is for ODBO connections, (FC SSAS cubes,  FC BW cubes, SSAS standard cubes,
BW standard cubes,  PCM ODBO provider, SSM ODBO provider, BPC MS ODBO  provider and SAP BW
OLE DB provider. An ODBO connection doesn’t allow data input, and is only used for data retrieval. Data
Manager features are also not reachable with an ODBO connection. However, the usage of custom
members (to build some complex MDX calculated members) can only be performed with an ODBO
connection.

Planning & Consolidation
This type is for Web Service connections, on the top of BPC 10 MS and BPC 10 NW.  A Web service
connection allows data input, and  the use of the Data Manager ribbon, but does not  support the
creation of custom members (only local members).

FUNCTIONS & FORMULAS

EPMInsertCellBeforeAfterBlock and EPMCopyRange – big impact on the writing time.
Use EPMDimensionOverride instead of manually changing the EPMOlapMemberO function for
very large EPM reports.
Try to avoid mixing EPM Report, EPMRetrieveData, and EPMCommentFull/Partial since the EPM
Add­in does a separate call to the database for each type of function (EPMOlapMemberO,
EPMRetrieveData, EPMCommentFull/Partial). And all those queries are not parallelized.
Functions DimensionOverride and AxisOverride are costly on loading, especially when a report is
huge and have lots of formulas to evaluate.
Enter the connection name in all EPM formulas (EPMModelCubeID or a static text cell can be
used as reference somwhere in a hidden place of your report).
Avoid volatile Excel functions like Row(), Column(), and Offset(), as well as cascade references
between cells.

REPORT OPTIONS

Create EPM Reports instead of using EPMRetrieveData function.
https://archive.sap.com/documents/docs/DOC­49455 3/11
4/10/2017 Best Practices For Reporting Against SAP Business Planning and Consolidation (Powered by SAP HANA), utilizing the EPM Add­in for Excel

Parallelization is activated by default with the Axis Sharing feature, and on the same data
source/connection. Caution: the Axis Sharing feature is a bit heavy in terms of performance.
Try not to use custom Measures such as MTD or WTD (process not optimized).
EPM reports will outperform EVDRE reports. EVDRE does have some performance optimization
but EPM10 report have 2­3 times better performance for the same layout/behavior.
If different member ID’s have the same descriptions, ensure “Use EPMMemberID in EPM
formulas” is checked in User Options. Caution: It also has an impact on performance as the
EPMemberID formula is automatically inserted for each dimension member. A better option would
be to manually create a local member mentionning the EPMMemberID function only where it is
necessary (without checking the User Option).
In case of input, consider using Calculate Parents in Hierarchies (Sheet Options) for on­the­fly
calculation on Parent Node members. But be aware that, even it's a very useful feature, the
rendering time is bigger as the EPM Add­in has to insert the SUM function based on the hierarchy
definition.
Multi selection in Page Axis: the SUM is performed on the client side. Cartesian product is
returned from the server and summed up on the front­end.
Exclude functionality changes your report from symmetric mode to asymmetric mode. But
depending the number of tuples you decide to exclude, performance could be worse.
Avoid using complex formulas mixing EPM and Microsoft Excel functions, such as functions that
create a dependence (a formula references another formula; a formula creates a dependence
between two reports), or functions that include a condition (IF).
By default, the EPM Add­in uses the "Insert Method" to write reports. To get around this, enable
"Keep Formulas Static that Reference Report Cells" option in the Sheet Options to clear the entire
report and re­write it entirely on a refresh.
In case of drill­down, check option to "Refresh only Expanded and Inserted Members" in the User
Options instead of refreshing the entire report.
In case of using the "Collapse" feature, there is a new tag in the FPMClient config file in EPM add­
in SP15: "Collapsewithoutqueryingserver". Its default  value is set to "FALSE", but it can be turned
to "TRUE" for better performance.

FORMATTING

Limit the number of formatting rules and make sure those rules don’t overlap each other.
Avoid using Microsoft Excel conditional formatting within an EPM add­in dynamic formatting sheet
due to the evaluation of each cell.
Avoid overriding rules because the Add­in is formatting the cell multiple times (Pattern for
example).
Avoid using the CONTENT override because the EPM Add­in is retrieving data twice (writing +
calculation).
Create several EPM add­in dynamic formatting sheets instead of only one, if possible. For
example, Report 1 displays only properties A and B, and Report 2 displays only properties C and
D, you should create two different dynamic formatting sheets for  better performance.

LOCAL vs CUSTOM MEMBERS

Local Members

Created for the purpose of containing a dynamic formula. An editor screen assists with the
creation of the Excel­based formula
A local member is specific to a single report

https://archive.sap.com/documents/docs/DOC­49455 4/11
4/10/2017 Best Practices For Reporting Against SAP Business Planning and Consolidation (Powered by SAP HANA), utilizing the EPM Add­in for Excel

Local Members can be made context­sensitive. This is in the options for Local Members

Custom Member

Custom members are created for the purpose of containing an MDX formula
An editor screen is presented to help create the formula
Customer members can be used throughout a worksheet
Only available for ODBO type connections

General note: When data is existing on the spread sheet, choose Local Members. Local Members
is  native Excel functionality and will always perform better.

VBA

Look for existing API before creating custom code
Avoid Loop (Do, While...)
VBA Best practice “acceleration” function: the initial variables (“screen updating”, “calculations”,
“events”…) must be deactivated and then reactivated to their initial status in the exit of the macro.

ANALYZING & DEBUGGING

Review the How to Debug the EPM Add­in document (https://scn.sap.com/docs/DOC­38755
(https://scn.sap.com/docs/DOC­38755))

Determine the source of the issue (client vs. server)

Fiddler (3rd party software) measures the network traffic
EPM Add­in logs to measure the client traffic
ST12 (NetWeaver) – Single Transaction Trace to measure the server traffic. UJSTAT can also be
used for analyzing queries on the server.

Not sure where an issue occurs?

The Development Team may ask for a trace from the customer. To obtain one, here is the
recommended process using Fiddler:

In Excel, click ‘More’ ► ‘Clear Metadata Cache’ from the EPM toolbar.
Log off from the EPM Add­In.
Add the “TRACE” flag to the FPMXLClient.dll­ExcelLogConfig.xml file against the Trace logger.
Start the Fiddler tool running to capture web events (“Capture Events [F12]”).
Log into the EPM Add­In opening the necessary Connection and Model.
Recreate the issue or refresh the report.
Stop the capture and save the resulting trace log that it has produced (.SAZ file) and send it to
development.

Doing this gives Development all of the data and metadata needed to reproduce an issue without the
actual data and metadata files from the customer.

USEFUL LINKS

EPM Add­in Academy (http://wiki.scn.sap.com/wiki/display/CPM/EPM+Add­in+Academy
(http://wiki.scn.sap.com/wiki/display/CPM/EPM+Add­in+Academy))

Videos and solutions of EPM Add­in functionality (Comments, Formatting, Macros, Local Members,
Miscellaneous Reporting, etc.)

Use EPM Add­in to Report on Top of HANA Views  (http://scn.sap.com/docs/DOC­69556)

https://archive.sap.com/documents/docs/DOC­49455 5/11
4/10/2017 Best Practices For Reporting Against SAP Business Planning and Consolidation (Powered by SAP HANA), utilizing the EPM Add­in for Excel

 Tags:  excel, best_practices, enterprise_performance_management, bpc_on_hana, epm,
sap_business_planning_and_consolidation_sap_runs_sap, bpcnw10

 (https://people.sap.com/patrick.favre)

 Patrick Favre (https://people.sap.com/patrick.favre)
June 16, 2016 at 03:56 AM
 35 Likes

9 replies

 (https://people.sap.com/miguel.gonzalez2)

 Miguel Gonzalez (https://people.sap.com/miguel.gonzalez2)replied

November 27, 2013 at 10:16 AM

Essential reading for EPM users and content creators!

Very well done Patrick! 

 (https://people.sap.com/sreeraj.sukumaran)

SREERAJ SUKUMARAN (https://people.sap.com/sreeraj.sukumaran)replied

December 18, 2013 at 16:09 PM

1. use locked content for MEASURES and not used
dimension, because if you lock them then they
affect your reports and nobody will change them by
mistake.
2. Hide the real page axis and use
EPMSELECTMEMBER or EPMCONTEXTMEMBER
for user to select the variable page axis.

https://archive.sap.com/documents/docs/DOC­49455 6/11
4/10/2017 Best Practices For Reporting Against SAP Business Planning and Consolidation (Powered by SAP HANA), utilizing the EPM Add­in for Excel

 (https://people.sap.com/vadim.kalinin)

Vadim Kalinin (https://people.sap.com/vadim.kalinin)replied December 18, 2013 at 16:49 PM

Hi Patrick,

All the mentioned points mean only one thing ­ general finance user is unable to

create more or less efficient EPM report 

 (https://people.sap.com/arnold.warhonowicz)

Arnold Warhonowicz (https://people.sap.com/arnold.warhonowicz)replied July 17, 2014 at 17:04 PM

Hi Partick,

great document, I have one question though. You write

Enter the connection name in all EPM formulas (EPMModelCubeID or a static
text cell can be used as reference somwhere in a hidden place of your report).

How do you deal with users creating their own connections? What happens when the
report, written by an admin, uses a connection called MODEL ­ ENVIRONMENT but
the user who runs the report has connections called ENVIRONMENT ­ MODELL?

 (https://people.sap.com/jef.baeyens)

 Jef Baeyens (https://people.sap.com/jef.baeyens)replied July 18, 2014 at 09:30 AM

I would never use the connection name. Just the BPC Model name works as well.

 (https://people.sap.com/patrick.favre)

 Patrick Favre (https://people.sap.com/patrick.favre)replied July 18, 2014 at 09:41 AM

Hi Arnold,

https://archive.sap.com/documents/docs/DOC­49455 7/11
4/10/2017 Best Practices For Reporting Against SAP Business Planning and Consolidation (Powered by SAP HANA), utilizing the EPM Add­in for Excel

Jef is right... you should NOT use the customized connection name created by a
user...

When designing the report, the .best would be to enter the model name ("Finance" or
"Consolidation" for example) in a hidden cell of your report, and reference that cell in
the connection parameter of your formula.

You can either enter is static (see above) or use the "=EPMModelCubeID()" formula, in
order to be a bit more dynamic.

Hope it helps.

Cheers,

Patrick

 (https://people.sap.com/jef.baeyens)

 Jef Baeyens (https://people.sap.com/jef.baeyens)replied July 18, 2014 at 10:04 AM

Hi Patrick,

The EPMModelCubeID is using the "Active Connection" right? What's the difference
with using an empty parameter, because I think it behaves the same?

In my experience, relying on the Active Connection is not nice when you are jumping a
lot between reports that are connecting to different models.

A static "Finance" or "Consolidation", (or referring to this text in a common excel cell),
is definetely my preference.

 (https://people.sap.com/jeanne.bigonnet)

 Jeanne BIGONNET (https://people.sap.com/jeanne.bigonnet)replied

December 14, 2015 at 10:54 AM

hi patrick

I'm not able to add content to your page. Could you kindly
add the following link?

https://archive.sap.com/documents/docs/DOC­49455 8/11
4/10/2017 Best Practices For Reporting Against SAP Business Planning and Consolidation (Powered by SAP HANA), utilizing the EPM Add­in for Excel

Or better add it content on your page as it's part of the"
best practices"  ?

http://scn.sap.com/docs/DOC­69556
(http://scn.sap.com/docs/DOC­69556)

thanks!!

Jeanne

 (https://people.sap.com/john.leggio)

   John Leggio (https://people.sap.com/john.leggio)replied December 14, 2015 at 21:46 PM

done! 

Share & Follow

 (https://www.facebook.com/sapcommunity)    (https://twitter.com/SAPCommunity)

 (https://www.youtube.com/c/SAPCommunities)    (https://www.linkedin.com/company/sap)

 (https://plus.google.com/+SAPCommunities)    (https://instagram.com/sap/)    (http://www.slideshare.net/SAP)

Privacy (http://go.sap.com/about/legal/privacy.html)  Terms of Use (http://go.sap.com/corporate/en/legal/terms­of­
use.html)  Legal Disclosure (http://go.sap.com/about/legal/impressum.html)  Copyright
(http://go.sap.com/about/legal/copyright.html)  Trademark (http://go.sap.com/about/legal/trademark.html)  Sitemap
(http://www.sap.com/sitemap/index.html)  Newsletter (https://go.sap.com/registration/newsletter.html)

https://archive.sap.com/documents/docs/DOC­49455 9/11
4/10/2017 Best Practices For Reporting Against SAP Business Planning and Consolidation (Powered by SAP HANA), utilizing the EPM Add­in for Excel

https://archive.sap.com/documents/docs/DOC­49455 10/11
4/10/2017 Best Practices For Reporting Against SAP Business Planning and Consolidation (Powered by SAP HANA), utilizing the EPM Add­in for Excel

https://archive.sap.com/documents/docs/DOC­49455 11/11