INVENTARIO

DE BIENES MUEBLES

74648187.0029

Expositor:
Ramiro Acosta Hidalgo 1
 TOMA DE INVENTARIO

Es el procedimiento que consiste en verificar

físicamente, codificar y registrar los bienes con
los que cuenta la entidad a una determinada
fecha, con el fin de comprobar la existencia de
los bienes, contrastar su resultado con el registro
contable, investigar las diferencias que pudieran
existir y proceder a las regularizaciones que
correspondan. El inventario debe estar acorde
con el SINABIP-Módulo Muebles.

(Artículo 121 del Reglamento de la Ley N°29151 y

numeral 6.7.3.1 de la Directiva N°001-2015/SBN)

2
 OBJETIVOS DE LA TOMA DE INVENTARIO

SUSTENTAR Y ACTUALIZAR LOS REGISTROS CONTABLE Y

PATRIMONIAL (actualización de la asignación de bienes al usuario,
ubicación, estimación de vida útil adicional para los activos fijos
totalmente depreciados, revaluación por efectos de mejoras, etc.).

REALIZAR UNA EFICAZ ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES

(identificar bienes que no se usan, que están inoperativo,
requieren mantenimiento o reparación, etc.).

IDENTIFICAR BIENES SOBRANTES Y FALTANTES.

CONTRATAR PÓLIZAS DE SEGUROS.

OTROS.

3
Tipos de bienes susceptibles de toma de inventario

 Los que se encuentran descritos en

el Catálogo.
 Clasifiquen como activo fijo o bien
no depreciable.
 Sea de propiedad de la entidad.
 Tengan una vida útil mayor a un año.
 Sean pasibles de mantenimiento y/o
reparación.
 Sean tangibles.
 Sean pasibles de algún acto de
disposición final.

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(numeral 6.7.3.2 de la Directiva N°001-2015/SBN)
 Tipos de Bienes que no son materia de
toma de inventario
(no descritos en el Catálogo)

 Accesorios, herramientas y repuestos.

 Bienes de material de vidrio y/o cerámica para ensayo, instrumental
de laboratorio, set o kit de instrumental médico-quirúrgico, a
excepción de los descritos en el CNBME.
 Bienes intangibles (marcas, títulos valores, licencias y software).
 Bienes culturales (obras de arte, libros, textos).
 Materiales (bienes) desmontables o armables (carpas, tabladillos,
tribunas, etc.).
 Animales menores (conejos, cuyes, pavos, etc.) e insectos.
 Los sujetos a operaciones de comercialización por parte de la
entidad.
 Los adquiridos por norma expresa con el fin de ser entregados a
terceros de forma inmediata en cumplimientos de sus fines
institucionales.
 Objetos empotrados (parte integrante de otro bien).
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(numeral 6.7.3.3 de la Directiva N°001-2015/SBN)
 ÓRGANO RESPONSABLE PARA EL
PROCESO DE TOMA DE INVENTARIO

Bajo responsabilidad del Jefe de la

Oficina General de Administración
(OGA) o la que haga sus veces, se
efectuará un inventario anual en la
entidad pública, con fecha de cierre al 31
de diciembre de cada año, a fin de
presentarlo a la SBN entre enero y
marzo del año siguiente.
Se entiende que la Oficina de Control
Patrimonial debe coordinar e informar
a la OGA las acciones previas a
realizar, hasta antes de la conformación
de la Comisión de Inventario.

6
(Numeral 6.7.3.4 de la Directiva N°001-2015/SBN)
 COMISIÓN DE TOMA DE INVENTARIO
(Numeral 6.7.3.4 de la Directiva N° 001-2015/SBN)

La toma de inventario estará a cargo y bajo responsabilidad de

una Comisión de Inventario, la misma que será designada
mediante Resolución de la OGA de la entidad pública.

Integrantes de la Comisión (mínimo)

• Administración (presidente).
• Contabilidad (integrante).
• Abastecimiento (integrante).

La UCP participará en el proceso de toma de

inventario como facilitador, apoyando en la
ubicación e identificación de los bienes.

EQUIPO DE VERIFICADORES (campo):

 Compuesto por 01 ó 02 personas por equipo, que
se encargarán de la verificación de los bienes al 7
barrer.
 FUNCIONES DE LA COMISIÓN DE INVENTARIO
(Numeral 6.7.3.4 de la Directiva N° 001-2015/SBN)

 Realizar y supervisar la toma de inventario.

 Elaborar un cronograma de actividades.
 Conformar los equipos de trabajo (inventariadores, conciliadores, etc.).
 Comunicar a las oficinas de la entidad la fecha de inicio de la toma de
inventario.
 Proporcionar a los equipos de trabajo el material logístico: tableros,
lectores, catálogos, espejos, lupas, cámaras fotográficas, linternas,
metros, formatos, etiquetas, etc.
 Colocar al bien la etiqueta o símbolo material que lo identifique con la
indicación del año correspondiente de inventario.
 Elaborar y suscribir el Acta de Inicio y Acta de Cierre de Inventario.
 Realizar la conciliación patrimonio-contable y el Acta de Conciliación
Patrimonio-Contable.
 Suscribir el Acta de Conciliación Patrimonio-Contable, conjuntamente
con la Oficina de Contabilidad y de la UCP.
 Elaborar el Informe Final del Inventario. 8
 FUNCIONES DE LA COMISIÓN DE INVENTARIO
(Numeral 6.7.3.4 de la Directiva N° 001-2015/SBN)

 Remitir a la OGA el Informe Final del Inventario y el Acta de

Conciliación Patrimonio-Contable.
 Supervisar y dar conformidad al servicio de toma de inventario en caso
de que éste se realice por terceros contratados (persona natural o
jurídica). Asimismo, debe suscribir el Informe Final del Inventario y el
Acta de Conciliación.
 Las demás que le asigne la OGA.

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 ETAPAS DEL PROCESO DE INVENTARIO

2 CAMPO

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PLANIFICACIÓN PROCESO DE GABINETE

INVENTARIO

CONCILIACIÓN
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 Acta de Inicio de Toma de Inventario
(Anexo N° 12 de la Directiva N° 001-2015/SBN)

En las instalaciones de (.… nombre de la entidad ….), ubicadas en ………………… del distrito de
………………., provincia de ………………. y departamento de ……………….; siendo las …..
horas del día …… de ……………… del 200…, se reunieron los integrantes de la Comisión de
Inventario 2017, designados mediante Resolución N° ………………… , de fecha .... de
……………. del 200…, en cumplimiento de sus funciones y atribuciones señaladas en la
Directiva N°……………… , de fecha ….. de ………………. del 200… , a fin de proceder a instalar
la Comisión de Inventario en cumplimiento al Artículo 121° del Re glamento de la Ley N° 29151,
aprobado por D.S. N°007-2008-VIVIENDA y modificatorias y la Directiva N°001-2015/SBN.
INTEGRANTES:
……………………………………….., en su condición de Presidente.
……………………………………….., en su condición de Integrante.
……………………………………….., en su condición de Integrante.
……………………………………….., en su condición de Veedor.
ACUERDOS:
(Para definir plazos para el inicio, culminación y presentación del inventario; elaborar el plan de
trabajo y definir metodología de inventario; elaborar cronograma de actividades; comunicación a
oficinas; definir conformación de equipos de trabajo; determinar recursos logísticos y financieros;
determinar información y/o documentación a solicitar a Contabilidad, Logística, Unidad de
Control Patrimonial; otros).
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
No habiendo otro punto a tratar, se levanta la sesión siendo las …… horas del día …. de
…………del 200….; procediéndose a firmar la presente Acta en señal de conformidad.
..……………….. ..……………….. 11
(Presidente) (Integrante)
 PLANIFICACIÓN

ELEMENTOS

 Elaborar plan de trabajo y metodología de inventario.

 Elaborar cronograma de actividades.
 Elaborar formatos.
 Elaborar etiquetas de verificación a pegar a los bienes con la
indicación del año de inventario.
 Solicitar a la Oficina de Personal la relación de trabajadores por
local, área y oficina, así como su modalidad laboral.
 Identificar y codificar los ambientes (local, área y oficina) a
inventariar, tomando como referencia el organigrama.
 Comunicar a las oficinas de la institución (memorando).
 Determinar los recursos humanos, logísticos y financieros
(catálogo, metros, tablero, guaipe, espejo, útiles de oficina, etc.).
 Capacitación al personal que participará en el inventario.
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Cronograma de Actividades

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 Herramientas de Trabajo

Tablero Catálogo Cámara Etiqueta de

fotográfica verificación

Útiles de
Flexómetro Espejo Lupa oficina

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 Formato para el Inventario
(acorde con el Anexo N° 15 de la Directiva N° 001-2015/SBN)

15
Formato de Inventario de Vehículo….

16
….Formato de Inventario de Vehículo

17
Formato de Inventario de Motocicleta

18
 PLANIFICACIÓN

 Cuentas contables que deben trabajarse en el inventario de acuerdo a

los bienes descritos en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del
Estado:

19
PLANIFICACIÓN

20
 PLANIFICACIÓN

a) La Comisión de Inventario solicitará a la Oficina de

Contabilidad los estados financieros del ejercicio anterior (al
31-12-2016), que incluye, entre otros:

 Estado de situación financiera (balance general).

 Notas a los estados financieros.
 Movimiento durante el ejercicio 2016, en relación a
compras y mejoras, donaciones, transferencias y otros,
depreciación, amortización y agotamiento.
 Relación detallada y valorizada de bienes por cuenta
contable (activos fijos y no depreciables).

 Asimismo, solicitar a dicha Oficina el Auxiliar Estándar de los

bienes del ejercicio 2017, por cuenta contable.
21
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
Al 31 de diciembre de 2016
(EN SOLES)

2016 2015 2016 2015

22
2016 2015

2016 2015

23
2016 2015

24
 PLANIFICACIÓN

b) La Comisión de Inventario solicitará a la Oficina de Control

Patrimonial lo siguiente:

 Informe final del inventario 2016.

 Acta de conciliación del inventario 2016.
 Registro patrimonial a diciembre 2017 (copia).
 Resoluciones de altas y bajas.
 Resoluciones disposición y administración.

c) Solicitar a la Oficina de Logística – Almacén o al

área que corresponda las ordenes de compra,
facturas, guías de remisión, facturas, pecosas,
etc. de todo el ejercicio 2017.
25
 ETAPA DE CAMPO
(Numeral 6.7.3.7 de la Directiva N° 001-2015/SBN)

1.- Durante la etapa de campo del

inventario se verificará:
 Existencia del bien mueble. • Marca
• Modelo
 Tipo de bien mueble. • Tipo
 Detalle técnico. • Serie
 Estado de conservación. • Color
• Motor
 Ubicación (local, área, oficina, piso). • Dimensiones
 Usuario. • Otros
 Condiciones de seguridad.

Estado de conservación:
N = Nuevo, B = Bueno, R = Regular, M = Malo,
X = RAEE, Y = Chatarra
26
Formato para el Inventario - lleno
(Anexo N° 15 de la Directiva N° 001-2015/SBN)

27
 ETAPA DE CAMPO

2.- El inventariador se constituirá en cada uno de los ambientes

físicos previamente identificados según el plan de trabajo,
procediendo a inventariar al barrer los bienes que se
encuentren en cada uno de ellos, identificando los bienes con el
símbolo material (etiquetas, placas, etc.,) que permita su
control), asignando los bienes encontrados en cada ambiente al
personal que los tiene en uso.

3.- Los bienes de uso común serán asignados al jefe del área o
al que éste determine como responsable.

4.- En caso de constatar que existen bienes en proceso de

reparación o mantenimiento, el inventariador solicitará la
documentación que sustente la salida de la institución y serán
considerados dentro del ambiente donde se encontraban
ubicados. 28
PROHIBICIÓN DEL DESPLAZAMIENTO DE BIENES

Para que todos los bienes muebles

patrimoniales sean inventariados es
recomendable que quede suspendido, mientras
dure la toma de inventario, el desplazamiento
interno y externo de dichos bienes. En caso sea
necesario, deberá realizarse previa autorización
y por escrito de la UCP y con conocimiento de la
Comisión de Inventario.

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 ETAPA DE GABINETE
(Procesamiento de Datos y Análisis Documental)

1. Los datos obtenidos en la fase de campo del inventario

deben ser procesados haciendo uso de una adecuada
metodología y apoyado por un programa de computadora.

2. Contar con los estados financieros del ejercicio anterior

(31-12-2016), a fin de realizar el respectivo análisis del
Estado de Situación Financiera, notas a los estados
financieros y otros y tener el analítico de los bienes a dicha
fecha. Analizar el auxiliar estándar del ejercicio actual (2017).

3. Contar con los resultados del inventario del ejercicio

anterior (31-12-2016), a fin de realizar el respectivo
análisis. 30
 ETAPA DE GABINETE
(Procesamiento de Datos y Análisis Documental)

4. Realizar el análisis contable y técnico de la

documentación referida al ejercicio actual (2017) (órdenes
de compra, facturas, guías, resoluciones de alta,
resoluciones de baja, auxiliar estándar de activos fijos y no
depreciables).

5. Realizar el cálculo de la depreciación de los bienes del

activo fijo al 31-12-2017.

6. Contar con el detalle de los bienes al 31-12-2017, según

documentación fuente de adquisición, para realizar la
conciliación del inventario físico con el Registro Contable,
a fin de determinar los bienes conciliados, sobrantes y
faltantes, principalmente. 31
 CONCILIACIÓN PATRIMONIO-CONTABLE
(Anexo N°13 de la Directiva N°001-2015/SBN)

Acta de Conciliación Patrimonio-Contable.

Acta donde se consigna la comparación que se realiza entre los asientos contables
y los asientos patrimoniales con los resultados del inventario físico de los bienes de
la entidad, conforme al formato del Anexo N°13 de la Directiv a N°001-2015/SBN.

Firman: Comisión de Inventario, Unidad de Contabilidad y UCP. 32

 CONCILIACIÓN PATRIMONIO-CONTABLE
(Anexo N°13 de la Directiva N°001-2015/SBN)

REGISTRO CONTABLE=SINABIP TOMA DE INVENTARIO FISICO

(LO QUE SE DEBERIA TENER) (LO QUE SE TIENE)

AÑO 1980 AÑO 1980

AÑO 1981 AÑO 1981
................. …………
AÑO 2015 AÑO 2015
AÑO 2016 AÑO 2016
AÑO 2017 (año actual) AÑO 2017 (año actual)
Bienes muebles NO ubicados en la
FALTANTES
toma de inventario físico
Bienes muebles que se desconoce su
SOBRANTES procedencia o que no cuentan con
documentación suficiente

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CONCILIACIÓN PATRIMONIO-CONTABLE
(Anexo N°13 de la Directiva N°001-2015/SBN)

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 INFORME FINAL DEL INVENTARIO
(Anexo N°14 de la Directiva N°001-2015/SBN)

Es elaborado por la Comisión de Inventario.

RESULTADOS:
 Relación de bienes en uso de la entidad.
 Relación de bienes que no se encuentran en uso de la entidad
 Relación de bienes afectados o cedidos en uso.
 Relación de bienes prestados por otras entidades.
 Relación de bienes faltantes (perdidos, robados, hurtados, etc.).
 Relación de bienes sobrantes.
 Relación de bienes dados de baja y en custodia.
 Relación de bienes dados de baja y en proceso de disposición.
 Relación de bienes que serán propuestos para su inclusión en el
CNBME.
 Relación de servidores responsables del inventario.
 Otros resultados no contemplados (códigos eliminados,
modificaciones, etc.)
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INFORME FINAL DEL INVENTARIO
(Anexo N°14 de la Directiva N°001-2015/SBN)

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 Acta de Cierre de Inventario

En las instalaciones de (.… nombre de la entidad ….), ubicadas en ………………… del distrito de
………………., provincia de ………………. y departamento de ……………….; siendo las …..
horas del día …… de ……………… del 200…, se reunieron los integrantes de la Comisión de
Inventario 2017, designados mediante Resolución N° ………………… , de fecha .... de
……………. del 200…, en cumplimiento de sus funciones y atribuciones señaladas en la
Directiva N°…………………… , de fecha ….. de ………………. del 200… , para realizar el cierre
de las actividades del proceso de toma de inventario conforme al cronograma establecido y en
cumplimiento al Artículo 121° del Reglamento de la Ley N° 29151 , aprobado por D.S. N° 007-
2008-VIVIENDA y modificatorias y la Directiva N°001-2015/SBN .
INTEGRANTES:
……………………………………….., en su condición de Presidente.
……………………………………….., en su condición de Integrante.
……………………………………….., en su condición de Integrante.
……………………………………….., en su condición de Veedor.
ACUERDOS:
(Para señalar la culminación del inventario; dificultades que hubieron; resultados: informe final,
acta de conciliación, bienes sobrantes y/o faltantes; recomendaciones para el próximo inventario,
otros).
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
No habiendo otro punto a tratar, se levanta la sesión siendo las …… horas del día …. de
………………….. del 200….; procediendo los participantes a firmar la presente Acta en señal de
conformidad.
..……………….. ..……………….. 37
(Presidente) (Integrante)
 REMISIÓN DE RESULTADOS A LA OGA
(Numeral 6.7.3.10 de la Directiva N° 001-2015/SBN)

La Comisión de Inventario deberá remitir a la

OGA los resultados de la toma de inventario,
que consiste principalmente en lo siguiente:

 Informe Final del Inventario, que

incluye reportes impresos.
 Acta de Conciliación.
 Inventario en formato Excel (*).

(*) Contiene 69 campos o columnas requeridos por el Módulo Muebles del

SINABIP (aplicativo web).

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 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
(Numeral 6.7.3.11 de la Directiva N° 001-2015/SBN)

1. La OGA deberá remitirá a la UCP y a la Oficina de

Contabilidad el Informe Final del Inventario y el Acta de
Conciliación, para ser procesada y/o actualizada en el Registro
Patrimonial y en el Registro Contable.

2. La UCP deberá registrar y/o

actualizar los resultados de la (*) Anteriormente
se hacía en el
toma de inventario en el Módulo SIMI 3.5.
Muebles del SINABIP(*).

3. La UCP entregará al servidor civil la relación de los bienes

que tiene asignados en uso a través de la Ficha de
Asignación de Bienes en Uso (Anexo N° 04) , que será
suscrita por el servidor y el responsable de la UCP, asumiendo
su responsabilidad sobre éstos. 39
FICHA DE ASIGNACIÓN DE BIENES EN USO
(Anexo N° 04 de la Directiva N° 001-2015/SBN)

40
REGISTRO DEL INVENTARIO EN EL SINABIP

41
REGISTRO DEL INVENTARIO EN EL SINABIP

42
SUSTENTO DEL REGISTRO DEL INVENTARIO EN EL SINABIP

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 INFORMACIÓN A REMITIR A SBN
(Numeral 6.7.3.12 de la Directiva N° 001-2015/SBN)

La OGA o la que haga sus veces en la entidad pública

es la responsable de remitir a la SBN los resultados
de la Toma de Inventario de Bienes Muebles al 31 de
diciembre de cada año.

 Plazo máximo: 31 de marzo de cada año.

 Se remite:
Informe Final del Inventario (impreso).
Acta de Conciliación (impreso).
(*) Importante: la entidad, hasta el 31 de marzo, deberá registrar el
inventario en el Módulo Muebles del SINABIP y “subir” a dicho
aplicativo el Acta de Conciliación y el Informe Final del Inventario
en formato pdf. 44
 ACCIONES POST INVENTARIO
(Numeral 6.7.3.11 de la Directiva N° 001-2015/SBN)

En el supuesto de existir diferencias en el inventario, debe

tenerse en cuenta lo siguiente:
1.- Para el caso de BIENES FALTANTES, la UCP requerirá al
último usuario que tenía asignado el bien faltante la información
sobre el destino del mismo, debiendo el servidor civil dar
respuesta al requerimiento adjuntando la documentación que
sustente el descargo correspondiente.

2.- Para aquellos bienes respecto de los cuales el último usuario

no proporcione información o ésta sea insuficiente, la UCP
recopila la documentación que contengan las investigaciones
realizadas y organiza un expediente administrativo, para
ponerlas a consideración de la OGA, a fin de darle el
tratamiento correspondiente, sin perjuicio de las acciones
administrativas a que hubiere lugar. 45
 ACCIONES POST INVENTARIO
(Numeral 6.7.3.11 de la Directiva N° 001-2015/SBN)

3.- Asimismo, de existir casos de bienes faltantes debido a

negligencia, la UCP remite los antecedentes respectivos a la
Secretaria Técnica de las Autoridades del Procedimiento
Administrativo Disciplinario de la entidad, a efectos que se
promueva el procedimiento a que hubiere lugar para determinar
las posibles responsabilidades.

4.- Respecto a los BIENES SOBRANTES,

la UCP solicitará al usuario los datos que
precisen su procedencia, luego de lo cual
debe iniciar las acciones conducentes al
alta de éstos, de corresponder.

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