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(UCI)
i
UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL
(UCI)
ii
DEDICATORIA
A mi esposa y su familia
A mi familia
iii
AGRADECIMIENTOS
iv
INDICE DE CONTENIDOS
PORTADA i
HOJA DE APROBACION ii
DEDICATORIA Iii
AGRADECIMIENTOS iv
INDICE DE CONTENIDOS v
INDICE DE ILUSTRACIONES viii
INDICE DE CUADROS ix
ABREVIACIONES x
RESUMEN EJECUTIVO xi
I. INTRODUCCION
1.1. Antecedentes 1
1.2. Problemática (u oportunidad) que da origen al PFG 1
1.3. Justificación del proyecto 2
1.4. Objetivos del Proyecto 4
1.4.1. Objetivo General 4
1.4.2. Objetivos Específicos 4
v
3.3.2. Investigación de Campo 32
3.3.3. Investigación Mixta. 32
3.4. Análisis de los resultados. 32
3.5. Modelo de Madurez de Kerzner (PMMM). 34
3.5.1. Características del PMMM (Kerzner, 2001). 34
3.5.2. Estructura del modelo. 34
3.5.3. Forma de valoración 37
3.5.4. Fortalezas. 38
3.5.5. Debilidades 38
3.6. Otras herramientas utilizadas 38
3.6.1. EDT (WBS). 38
IV. DESARROLLO
4.1. Herramienta de Madurez a la Medida de ULLSA. 43
4.1.1. Descripción del Instrumento de medición de la Madurez de 43
ULLSA.
4.1.2. Características de los niveles de madurez 45
4.1.3. Forma de Aplicación del Modelo. 46
4.2. Situación actual de ULLSA. 47
4.2.1 Aplicación de la herramienta de madurez en ULLSA. 47
4.2.2. Niveles de Evaluación de la Madurez de ULLSA... 47
4.2.3. Nivel de Madurez de ULLSA en Administración de Proyecto 54
4.3. Estado deseado por ULLSA en Administración de Proyectos. 56
4.3.1 Definición de la situación deseada 56
4.3.2 Estado deseado en Administración de Proyectos 57
4.4. Situación actual de ULLSA con respecto al estado deseado por 58
la Organización.
4.5. Propuesta del Modelo de la PMO para ULLSA. 61
4.5.1. Tipo de PMO. 61
4.5.2. Justificación de la PMO. 62
4.5.3. Funciones de la PMO en el corto, mediano y largo plazo. 64
4.5.4. Roles, habilidades y responsabilidades del personal de la 65
PMO.
4.5.5. Beneficios de la PMO. 68
4.5.6. Ubicación en Organigrama de la Organización. 68
4.6. Estrategia de Implementación de la PMO 71
4.6.1 Fases de Implementación. 71
4.6.2. Cronograma de Implementación de PMO. 79
vi
V. CONCLUSIONES 83
VI. RECOMENDACIONES 85
VII. BIBLIOGRAFIAS 87
ANEXOS 89
Anexo #1 Acta (Charter) del Proyecto 90
Anexo #2 Declaración del Alcance del Proyecto 93
Anexo #3 Estructura de Desglose de Trabajo (EDT para la 96
elaboración del PFG)
Anexo #4 Cronograma para Elaboración de Proyecto Final de 98
Graduación.
Anexo #5 Encuesta #1 .Estado deseado para la Empresa de 100
Administración de Proyectos
Anexo #6 Cuestionarios de Evaluación de Madurez No 1,2,3,4,5,6,7 106
Anexo #7 Matriz de Análisis de Grado de Madurez de la Organización 126
vii
INDICE DE ILUSTRACIONES
viii
INDICE DE CUADROS
ix
ABREVIACIONES
AP Administración de Proyectos
x
RESUMEN EJECUTIVO
En la década de los años 60, el Ing. Fernando Terán y su hermana Haydee Terán,
formaron la Urbanizadora La Laguna S.A., en sus inicios se dedicó al desarrollo de
urbanizaciones de alta calidad. Con el paso de los años, la empresa crece al
iniciar el desarrollo de condominio de tipo residencial horizontal.
Las razones principales que justifican la creación de la PMO para ULLSA son: el
establecer conceptos de la administración profesional de proyectos en ULLSA; dar
apoyo a los administradores de los proyectos de la organización; crear
procedimientos y metodologías que estandaricen la administración de proyectos
dentro de la organización; crear un sitio donde las lecciones aprendidas de la
organización puedan conocerse y difundirse; mejorar la comunicación dentro de la
organización de tal forma que se mejore la coordinación entre de los
departamentos funcionales.
Para el desarrollo de este trabajo se planteó como objetivo general: Elaborar una
propuesta para la implementación de una PMO en la Urbanizadora La Laguna
S.A., que le permita la planificación e implementación de proyectos siguiendo la
metodología de Administración de Proyectos del PMI en un plazo de dos años.
Además se establecieron seis objetivos específicos: establecer una herramienta
de Evaluación de la Madurez para ULLSA basada en el Modelo de Madurez de
Administración de Proyectos de Kerzner (PMMM); evaluar el estado actual de
madurez de ULLSA en relación a la práctica de Administración de Proyectos;
establecer la situación deseada por ULLSA en relación a la práctica de
Administración de Proyectos; definir el trabajo requerido para elevar a la
organización de su situación actual a la situación deseada mediante la utilización
xi
de técnicas y herramientas de AP en un plazo de dos años; definir la Oficina de
Administración de Proyectos que requiere ULLSA para pasar de la situación actual
a la situación deseada: servicios, funciones, roles y responsabilidades, ubicación
estratégica y el valor que aportará dentro de la organización; establecer la
estrategia y el plan de implementación para el desarrollo de la PMO en ULLSA.
xii
1
I. INTRODUCCION
1.1. Antecedentes.
La PMO dentro de ULLSA sería una figura administrativa que sirva a la empresa
para adoptar las metodologías de administración de proyectos del PMI (2004) y
coordinar a todos los departamentos de la empresa que participan en el desarrollo
y ejecución de los proyectos.
Las razones principales que justifican la creación de la PMO para ULLSA son las
siguientes:
2.1.2. Visión
La visión de la empresa es la siguiente:
2.1.3. Misión
La misión de la empresa es la siguiente:
• Tradición
Históricamente la empresa ha desarrollado estrechos lazos comunales,
creando una experiencia positiva de bienestar de los empleados, los
colaboradores, los suplidores, los proveedores de capital, las comunidades
y los accionistas.
8
• Apertura
La empresa considera con seriedad y sin perjuicios el cambio, las nuevas
oportunidades e ideas, incluyendo el peso creciente del aspecto regulatorio
y las definidas expectativas de la sociedad.
• Compromiso
Escucha y se compromete con los interesados con respeto, sentido ético y
seriedad.
• Madurez
Propicia la toma de decisiones en el nivel de la organización en el que se
necesita sean tomadas, según su naturaleza, siempre considerando lo que
es mejor para los involucrados y garantizando la libertad de criterio y
expresión de los empleados.
• Aporte Económico
Opera en el mercado con prioridad comercial, financiera y tributaria. Se
concentra en la plusvalía del terreno que ofrece al comprador, en el
cumplimiento de la condición pactada con el suplidor, fideicomitente e
inversionista.
• Aporte Social
Opera en la sociedad reconociendo que su negocio propone nuevos
modelos de vida urbana que influyen y tienen impacto en la forma de vivir
9
• Aporte Ambiental
Opera en el medio ambiente modificando las condiciones para facilitar el
asentamiento de comunidades humanas. Se concentra en mejorar la
calidad y disponibilidad de los recursos naturales en las comunidades que
crea y en las comunidades próximas. Construye urbanizaciones
energéticamente ahorrativas y crea condiciones para que los habitantes
puedan asumir prácticas que favorecen al ambiente y a las futuras
generaciones.
ULLSA cuenta con una organización de tipo funcional, tal como se muestra en la
figura #2, donde se presenta el organigrama actual de la empresa, que cuenta con
los siguientes departamentos definidos:
• Departamento Administración General.
• Departamento de Contraloría.
• Departamento de Ingeniería.
• Departamento de Finanzas.
• Departamento de Responsabilidad Social Corporativa.
• Departamento de Ventas.
11
Los proyectos que se enfrentan son cada vez más grandes y complejos; las
teorías modernas indican que estos son productos multidisciplinarios, por lo que la
15
Las estadísticas demuestran que solo un 16% de las empresas terminan sus
proyectos con éxito, un 32% obtienen resultados parciales y un 52% falla en la
ejecución. (Zuzuki,2006).
Dentro del 52% que indica el autor se encuentran las siguientes fallas en común:
(Zuzuki,2006)
• Requisitos Incompletos.
• Falta de Involucramiento.
• Falta de recursos.
• Expectativas irreales.
• Cambios constantes de requisitos y especificaciones.
• Falta de planificación,
• Objetivos poco claros.
• Proyectos pierden la vigencia.
• Falta de capacitación.
• Falta de apoyo de la organización.
• Falta de software adecuados para la gestión de proyectos.
• No se analizan riesgos en los proyectos.
• Personal desmotivado.
• Las desviaciones son detectadas muy tarde.
• No existe gestión del conocimiento.
• No se dispone de documentación estandarizada.
• No hay archivo del proyecto.
• No comprender la complejidad de la dirección de proyectos.
16
• Gestión del Alcance del Proyecto, describe los procesos necesarios para
asegurarse de que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y solo el
trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente.
Además por buenas prácticas entendemos que existe un acuerdo general en que
la correcta aplicación de esas habilidades, herramientas y técnicas puede
aumentar las posibilidades de éxito de un proyecto.
OPM3 (PMI, 2003) ayuda a las organizaciones a hacer más estrecha la relación
entre las estrategias corporativas y los resultados de los proyectos. El OPM3 como
estándar, se suma a la guía del PMBOK (PMI, 2004) y al marco de Desarrollo de
las Competencias del Gerente de Proyectos para obtener un enfoque integrado y
entendible, que permita a los profesionales gestionar los proyectos y a su vez
lograr la implementación exitosa de las estrategias organizacionales.
Los cinco niveles de madurez del modelo de Kerzner se presentan en la Figura #4.
23
PMO ofrece a cada miembro del equipo del proyecto una visión clara del valor,
importancia, complejidad y de la importancia de la participación de otros miembros
de la organización en el desarrollo del proyecto. Es la forma de asegurar el éxito y
la satisfacción de clientes, involucrados internos y externos.
• Servicios de Desarrollo:
• Establecer una Metodología de Administración de Proyectos.
• Establecer estándares y procedimientos de Administración de
Proyectos.
• Establecer procesos de control, soporte y mejoramiento.
• Mentoría, divulgación y comunicación.
• Depositario de Lecciones Aprendidas.
• Servicios de Facultamiento:
• capacitación en herramientas de Administración de Proyectos.
• Educación y Entrenamiento.
• Desarrollo Profesional.
• Certificación Profesional PMP.
• Reclutar gerentes de proyecto dentro de la organización.
• Obtener gerentes de proyectos externos.
• Definir la línea de entrenamiento en administración de proyectos y
asegurar su seguimiento.
• Proveer de mentores a los nuevos gerentes de proyecto.
Pese a la gran cantidad de funciones que puede desempeñar una PMO, estas
deben ser definidas para responder a factores propios de la organización como lo
pueden ser su cultura, objetivos estratégicos y estructura organizacional,
• Proyectos se vuelven densos, esto quiere decir que los gerentes de línea
se ven inmersos en múltiples proyectos adicionalmente de sus funciones
diarias.
• Distribución o asignación de los recursos y la asignación de las prioridades
se encuentra fuera de control.
• Observación,
• Descripción,
• Examen crítico,
• Descomposición del fenómeno,
• Enumeración de sus partes,
• Ordenación,
• Clasificación.
• Cuál o cuáles son los instrumentos más idóneos para encontrar las
respuestas buscadas.
• Nivel 4: Comparación
Cuadro #5 Prácticas Empresariales, Nivel 4 PMMM (Cueto, 2003)
37
3.5.4. Fortalezas.
Se definen las siguientes fortalezas en el modelo:
3.5.5. Debilidades
El modelo presenta las siguientes debilidades:
3.6.2.1. MS Project.
El Microsoft Project es un programa creado por Microsoft Corporation, tiene como
principales funciones crear y dar seguimiento a planes de proyecto, a administrar
programas y recursos, y analizar eficientemente la información del proyecto. Es el
más popular de los programas de software para administración de proyectos.
(Chamoun, 2002).
40
IV. DESARROLLO
Existen una serie de modelos de madurez que se pueden aplicar a una empresa
para determinar su estado actual. Debido a que ULLSA es una empresa mediana
con planes de crecer y fortalecer su organización, que no está aplicando ningún
tipo de metodología, procedimientos y apenas ha iniciado a conocer estándares
de administración de proyectos del PMI, se determino que lo apropiado y que
mejores resultados podría dar, era la utilización de un instrumento de medición de
madurez en AP que desarrolló el Lic. Manuel Álvarez, para el Curso de Tópicos de
la Administración de Proyectos (Álvarez, 2007); tomando como base el modelo
del Project Management Maturity Model (PMMM) de Harold Kerzner.
Proceso inicial, y por lo tanto, el nivel de madurez más bajo. Las organizaciones
no disponen de un ambiente estable para el desarrollo y mantenimiento de los
proyectos. Aunque se utilicen técnicas correctas, los esfuerzos se ven minados
por falta de planificación. El éxito de los proyectos se basa la mayoría de las veces
en el esfuerzo personal, aunque a menudo se producen fracasos y casi siempre
retrasos y sobrecostos. El resultado de los proyectos es impredecible. (Kerzner,
2001; SEI, 2007)
En este nivel los procesos ya están definidos, por lo que es un nivel medio.
Además de una buena gestión de proyectos, a este nivel las organizaciones
disponen de correctos procedimientos de coordinación entre grupos, formación del
personal, técnicas más detalladas y un nivel más avanzado de métricas en los
procesos. (Kerzner, 2001; SEI, 2007)
46
El valor para definir en cuál nivel se encuentra se obtuvo de la suma de todos los
puntajes de los cuestionarios. El máximo valor posible que se podía obtener de la
suma total de los cuestionarios era de 640 puntos. Las escalas utilizadas son:
Se escogió a las personas más antiguas del departamento para aplicarles los
cuestionarios y así tener información que sea un buen reflejo de como la empresa
realiza la administración de sus proyectos.
4.2.2.1. Madurez.
Según los resultados de los cuestionarios aplicados a los funcionarios de ULLSA,
en cuanto a la madurez de la empresa en Administración de Proyectos, la
empresa tiene un nivel Medio Bajo (44.4%), de acuerdo a las respuestas
marcadas en los cuestionarios la madurez de administración de proyectos en
ULLSA se caracteriza por:
4.2.2.2. Metodología.
Según los resultados de los cuestionarios aplicados a los funcionarios de ULLSA,
en cuanto a la metodología en la Dirección de los Proyectos, la empresa tiene un
nivel Bajo (26%), de acuerdo a las respuestas marcadas en los cuestionarios la
metodología de administración de proyectos en ULLSA se caracteriza por:
4.2.2.3. Herramientas.
Según los resultados de los cuestionarios aplicados a los funcionarios de ULLSA,
en cuanto a las herramientas de Dirección de los Proyectos, la empresa tiene un
nivel Medio Bajo (37%), de acuerdo a las respuestas marcadas en los
51
• Hojas de Excel, Word, Power Point y especiales como MS Project, son las
herramientas con que cuenta la empresa para la Dirección de Proyectos.
• Las herramientas son aplicadas en forma individual por parte de los
Gerentes de Proyectos.
• No se tiene un estándar de aplicación y cada Gerente lo usa a su
discreción.
• No se tiene estándar de uso de las herramientas con vistas y plantillas
personalizadas por la empresa.
• No se tiene estándar de uso de las herramientas con vistas y plantillas
personalizadas por la empresa, para la recolección de datos y
comunicación de los avances de proyecto.
4.2.2.4. Competencia.
Según los resultados de los cuestionarios aplicados a los funcionarios de ULLSA,
en cuanto al nivel de Desarrollo de Competencia en Dirección de los Proyectos, la
empresa tiene un nivel Bajo (27%), de acuerdo a las respuestas marcadas en los
cuestionarios la competencia en dirección de proyectos en ULLSA se caracteriza
por:
52
Una vez obtenidos los distintos puntajes, se obtuvo el porcentaje alcanzado por
cada Área. Con cada uno de estos porcentajes, se trazó la Figura No. 5, que
presenta gráficamente el nivel de madurez actual de la empresa.
56
Esta encuesta se realizó en forma personal con cada uno de ellos y se utilizó
como base el cuestionario que se presenta en el anexo # 5, la idea de aplicarla en
57
-Definir los procesos del ciclo de vida del proyecto, cuyos grupos de procesos
son:
• Inicio.
• Planificación.
• Ejecución.
• Seguimiento y control.
• Cierre.
• Auditora de proyectos.
61
• Evaluación de la organización.
Para escoger el modelo adecuado para ULLSA se toma en cuenta que la empresa
presentó un estado de Madurez de Administración de Proyectos Medio-Bajo, y se
quiere llegar a un nivel medio-alto, por lo que para mejorar la bases y métodos en
AP con que cuenta la empresa se determina que la PMO debe iniciar en el Nivel 1
del Modelo de Kerzner (Lenguaje Común).
Se seleccionó este modelo porqué se pretende que la PMO sea un instancia que
oriente a la organización en definir el estado actual de sus proyectos, en qué hacer
y cómo hacerlo, y dar las directrices a seguir por los funcionarios responsables de
los proyectos de la empresa.
Cuadro #9. Habilidades de los miembros de la PMO según el Rol. (Invención Propia)
Esto será un proceso paulatino para pasar de un estado actual de administrar los
proyectos al estado ideal según los estándares del PMI.
-Actividades a desarrollar:
a-Charlas sobre Teoría de Administración de Proyectos y PMO.
o Una charla por semana.
o Grupo máximo de participantes 6 personas.
o Se dará la información escrita de lo expuesto en la charla para su
estudio individual.
o Espacio para preguntas y generar un foro de discusión sobre el tema
expuesto y escuchar las experiencias del grupo.
o Objetivo de las charlas es crear un lenguaje común en términos de
administración de proyectos.
o Duración de la charla: 90min
-Plazo: 2 meses.
-Responsable: Director de la PMO designado.
-Involucrados: Personal de Departamento de Ingeniería de ULLSA.
-Entregables: Documentación Escrita de Charlas.
74
Figura #9. Ubicación de ULLSA en Modelo al Final Fase1. Adaptado de Kerzner (2001)
Una vez alcanzado por ULLSA el nivel 1 del Modelo, la organización tendrá los
fundamentos teóricos y el conocimiento necesario para que los responsables de
la administración de proyectos en la empresa entiendan y puedan aplicar los
procesos que se espera desarrollar para poder alcanzar el nivel 2 del Modelo de
Madurez.
-Actividades a desarrollar:
-Plazo: 11 meses.
-Responsable: Director de la PMO designado, Asesor y Asistente
Administrativo.
76
Una vez terminada esta fase, teniendo definida la Metodología de estas Áreas de
Administración de Proyectos y Procesos Comunes aplicados de manera
estandariza en la empresa se establecería que ULLSA estaría alcanzando el
segundo escalón del modelo de madurez. Figura #10.
Una vez alcanzado por ULLSA el nivel 2 del Modelo, la organización tendrá los
procesos comunes y una metodología parcial que estará dando la manera
77
-Actividades a desarrollar:
-Plazo: 11 meses.
-Responsable: Director de la PMO designado, Asesor y Asistente
Administrativo.
-Involucrados: Personal de Departamento de Ingeniería de ULLSA. Gerencia
General
-Entregables:-Metodología de Administración de Proyectos en Áreas de
Adquisiones, Recursos Humanos, Riesgos, Comunicación e
Integración.
-PMO formal de ULLSA.
Una vez terminada esta fase, teniendo definida la Metodología Completa de las 9
Áreas de Administración de Proyectos y Procesos Comunes aplicados de manera
estandarizada en la empresa se establecería que ULLSA estaría alcanzando el
tercer escalón del modelo de madurez y por lo tanto se comunicara a la
organización la creación formal de la PMO de ULLSA que se encargara de la
Administración de Proyectos en la organización. Figura #11.
V. CONCLUSIONES.
Como base en todo el análisis realizado en la empresa Urbanizadora La Laguna
S. A. de la manera que realiza la gestión de proyectos, así como su nivel de
madurez en AP y la propuesta de PMO a implementar, se tiene como
conclusiones las siguientes:
VI. RECOMENDACIONES
ULLSA ha definido introducir una cultura de administración de proyectos en toda
la organización y gestionar los proyectos adecuadamente, siguiendo los
estándares del PMI. Como estrategia para lograr este objetivo es necesario
implementar una PMO para ULLSA. Esta PMO tendrá dentro de sus principales
funciones, capacitar al personal en AP, crear una cultura nueva, un lenguaje
común de proyectos y una metodología estandarizada, entre otros aspectos.
VII. BIBLIOGRAFIA
Hallows, Jolyon. The Project Management Office Toolkit. Edition Hardcover, 2004.
ANEXOS
90
Anexo #1
Anexo #1 Acta (Charter) del Proyecto
91
Restricciones/Limitantes
-No se cuenta con el apoyo de la totalidad de los departamentos de la empresa para la
implementación de la PMO.
-La empresa solo cuenta con una persona en su organización con preparación en
Administración de Proyectos.
-ULLSA tiene una cultura organizacional consolidada que será difícil de cambiar y adaptar.
-Las personas que debería participar en la implementación de la PMO no podrán dedicarse
al 100% a este fin.
-No se cuenta con herramientas tecnológicas generalizadas a toda la organización para la
Administración de Proyectos.
-No hay una base de datos física de los proyectos que ULLSA ha ejecutado.
Clientes Indirectos:
-Contratistas externos que participan del desarrollo de los proyecto.
-Otras empresas familia de ULLSA que participan en los proyectos (NARET; URBALEX,
Coeficiente Urbano)
Tutor Asignado
93
Anexo #2
Declaración del Alcance del Proyecto
94
General:
Elaborar una propuesta para la implementación de una PMO para Urbanizadora La
Laguna S.A. (ULLSA).
Específicos:
1-Evaluar el Estado Actual de la práctica de Administración de Proyectos en ULLSA.
2-Definir el tipo de PMO que la organización requiere.
3-Definir la ubicación estratégica de la PMO dentro de la estructura organizacional de
ULLSA.
4-Definir el alcance, funciones, roles y responsabilidades de la PMO.
5-Establecer la estrategia que se va implementar para el desarrollo de la PMO.
6-Definir un cronograma (tiempo) de la implementación de la PMO.
95
Anexo #3
Estructura de Desglose de Trabajo (EDT para la elaboración del PFG)
97
98
Anexo #4
Cronograma para Elaboración de Proyecto Final de Graduación.
99
100
Anexo #5
Encuesta #1 .Estado deseado para la Empresa de Administración de Proyectos
101
de la calidad
( ) Mantener planes de aseguramiento y control
de la calidad
( ) Preparar planes de pruebas y de
demostración
( ) Mantener los riesgos de las pruebas
Consulta interna sobre Administración de ( ) Aportar la experiencia en administración de
Proyectos proyectos en toda fase, con el fin de mejorar los
planes, recuperar los proyectos y aconsejar sobre
técnicas y éxitos.
2.5.9 Alguna otra función que considere
importante incluir?
Algún comentario adicional
106
Anexo #6
Cuestionarios de Evaluación de Madurez No 1,2,3,4,5,6,7
107
Cuestionario # 1
Nivel de Madurez en Dirección de Proyectos
1. Las metas y objetivos estratégicos de su organización se comunican y las entienden todos los
equipos de proyectos?.
a. Definitivamente no
b. No creo
c. Parcialmente
d. Se hace el esfuerzo
e. Definitivamente sí
2. Los proyectos de su organización tienen objetivos claros y medibles, además de tiempo, costos y
calidad?
a. Definitivamente no
b. No creo
c. Parcialmente
d. Se hace el esfuerzo
e. Definitivamente sí
a. Definitivamente no
b. No creo
c. Parcialmente
d. Se hace el esfuerzo
e. Definitivamente sí
4. Su organización utiliza datos internos del proyecto, datos internos de la organización y datos de
la industria para desarrollar modelos de planeación y re-planeación?.
a. Definitivamente no
b. No creo
c. Parcialmente
d. Se hace el esfuerzo
e. Definitivamente sí
5. Su organización establece el rol del gerente de proyecto para todos sus proyectos?
a. Definitivamente no
b. No creo
c. Parcialmente
d. Se hace el esfuerzo
e. Definitivamente sí
108
6. Su organización tiene los procesos, herramientas, directrices y otros medios formales necesarios
para evaluar el desempeño, conocimiento y niveles de experiencia de los recursos del proyecto de
tal manera que la asignación de los roles del proyecto sea adecuada?
a. Definitivamente no
b. No creo
c. Parcialmente
d. Se hace el esfuerzo
e. Definitivamente sí
a. Definitivamente no
b. No creo
c. Parcialmente
d. Se hace el esfuerzo
e. Definitivamente sí
a. Definitivamente no
b. No creo
c. Parcialmente
d. Se hace el esfuerzo
e. Definitivamente sí
9. Su organización utiliza tanto estándares internos como externos para medir y mejorar el
desempeño de los proyectos?
a. Definitivamente no
b. No creo
c. Parcialmente
d. Se hace el esfuerzo
e. Definitivamente sí
10. Su organización tiene hitos (milestones) definidos, donde se evalúan los entregables de
proyecto para determinar si se debe continuar o terminar?.
a. Definitivamente no
b. No creo
c. Parcialmente
d. Se hace el esfuerzo
e. Definitivamente sí
11. Su organización utiliza técnicas de gestión de riesgo para medir y evaluar el impacto del riesgo
durante la ejecución de los proyectos?
a. Definitivamente no
109
b. No creo
c. Parcialmente
d. Se hace el esfuerzo
e. Definitivamente sí
12. Su organización tiene actualmente una estructura organizacional que apoya a la comunicación y
colaboración efectiva entre proyectos dentro de un programa enfocado a mejorar los resultados de
dichos proyectos?
a. Definitivamente no
b. No creo
c. Parcialmente
d. Se hace el esfuerzo
e. Definitivamente sí
13. Los gerentes de programas o multiproyectos evalúan la viabilidad de los planes del proyecto en
términos de su cronograma, dependencias con otros proyectos y disponibilidad de recursos?
a. Definitivamente no
b. No creo
c. Parcialmente
d. Se hace el esfuerzo
e. Definitivamente sí
14. Los gerentes de programas o multiproyectos entienden como sus programas y otros
programas dentro de la organización forman parte de los objetivos y estrategias generales de la
organización?
a. Definitivamente no
b. No creo
c. Parcialmente
d. Se hace el esfuerzo
e. Definitivamente sí
a. Definitivamente no
b. No creo
c. Parcialmente
d. Se hace el esfuerzo
e. Definitivamente sí
a. Definitivamente no
110
b. No creo
c. Parcialmente
d. Se hace el esfuerzo
e. Definitivamente sí
a. Definitivamente no
b. No creo
c. Parcialmente
d. Se hace el esfuerzo
e. Definitivamente sí
a. Definitivamente no
b. No creo
c. Parcialmente
d. Se hace el esfuerzo
e. Definitivamente sí
a. Definitivamente no
b. No creo
c. Parcialmente
d. Se hace el esfuerzo
e. Definitivamente sí
a. Definitivamente no
b. No creo
c. Parcialmente
d. Se hace el esfuerzo
e. Definitivamente sí
21. Su organización establece estrategias para retener el conocimiento de recursos tanto internos
como externos?
a. Definitivamente no
b. No creo
c. Parcialmente
d. Se hace el esfuerzo
e. Definitivamente sí
111
a. Definitivamente no
b. No creo
c. Parcialmente
d. Se hace el esfuerzo
e. Definitivamente sí
a. Definitivamente no
b. No creo
c. Parcialmente
d. Se hace el esfuerzo
e. Definitivamente sí
a. Definitivamente no
b. No creo
c. Parcialmente
d. Se hace el esfuerzo
e. Definitivamente sí
25. Su organización utiliza métricas de sus proyectos para determinar la efectividad de los
programas y portafolios?
a. Definitivamente no
b. No creo
c. Parcialmente
d. Se hace el esfuerzo
e. Definitivamente sí
a. Definitivamente no
b. No creo
c. Parcialmente
d. Se hace el esfuerzo
e. Definitivamente sí
27. Su organización evalúa y considera el valor de los proyectos para la organización al momento
de seleccionarlos?
a. Definitivamente no
b. No creo
c. Parcialmente
d. Se hace el esfuerzo
e. Definitivamente sí
112
a. Definitivamente no
b. No creo
c. Parcialmente
d. Se hace el esfuerzo
e. Definitivamente sí
a. Definitivamente no
b. No creo
c. Parcialmente
d. Se hace el esfuerzo
e. Definitivamente sí
113
Cuestionario # 2
Nivel de metodología en Dirección de Proyectos
2. Durante la planeación de los proyectos, se sigue una metodología estandarizada que considera
las 9 áreas de conocimiento de la Dirección de Proyectos:
c. Lo indicado en (b) y se registra en una bitácora de cambios con los datos más relevantes,
d. Lo indicado en (c ) de acuerdo a una metodología estandarizada de administración de
cambios integrada con una metodología de administración de la configuración.
e. Lo indicado en (d), con un repositorio empresarial en una base de datos manejada por una
herramienta corporativa de dirección de proyectos en línea que me permite documentar y
difundir todos los cambios.
Cuestionario # 3
Herramientas de Dirección de Proyectos
6. Con respecto a la distribución y recopilación de información a todos los Miembros del equipo,
Gerentes Funcionales o de línea, y cualquier participante en los proyectos, en mi organización
existe un estándar de uso de herramientas de software de Dirección de Proyectos, con vistas y
plantillas personalizadas para la empresa para:
Cuestionario # 4
Nivel de Desarrollo de Competencia en Dirección de Proyectos
Cuestionario # 5
Nivel de metodología en Dirección de Proyectos
a. Inexistente.
b. Mas informal que formal
c. Basada en una metodología estructurada soportada por políticas y procedimientos.
d. Basada en una metodología estructurada soportada por políticas, procedimientos, plantillas
con lecciones aprendidas de proyectos anteriores y formas estandarizadas para ser
llenadas.
e. Lo indicado en (d), además de servir de base para los criterios de toma de decisiones a
nivel Programas, Multi-proyectos y portafolio de Proyectos de la Organización
a. No hay criterios
121
a. Definitivamente no
b. En algunos casos, porque lo solicitan algunos clientes
c. Lo indicado en (b) y en algunas áreas específicamente de la Organización
d. Lo indicado en (c) y en los proyectos estratégicos.
e. En todo el portafolio corporativo.
6. Los indicadores de Desempeño Principales que se usan para el monitoreo del Portafolio
corporativo son:
Cuestionario # 6
Nivel de metodología en Dirección de Proyectos y Multi-Proyectos
1. Mi organización establece y utiliza métricas para iniciar formalmente sus Programas o Multi-
Proyectos
a. Definitivamente no
b. |No creo
c. Parcialmente
d. Se hace el esfuerzo
e. Definitivamente sí
3. Mi organización establece y utiliza métricas de desempeño para los procesos de las diferentes
áreas del conocimiento de la Dirección de Programas y Multi-Proyectos
a. Definitivamente no
b. Tiempo y Costo
c. Lo indicado en (b), además de Alcance y Calidad
d. Lo indicado en (c), además de Adquisiones, Recursos Humanos, Comunicaciones y Riesgo
e. Se integran en forma eficiente las nueve áreas del conocimiento
a. Definitivamente no
b. No creo
c. Parcialmente
d. Se hace el esfuerzo
e. Definitivamente sí
a. No se planea con base en límites o restricciones de recursos reales, los recursos se asignan
y se buscan conforme se autorizan los proyectos.
b. Se revisan las disposiciones de los recursos estratégicos y las prioridades conforme se va
detallando el cronograma para su autorización
123
Cuestionario # 7
Nivel de Oficina de Dirección de Proyectos
a. Informales
b. Se establecen comunicaciones directamente entre los involucrados, mediante cartas, faxes
y correos electrónicos según el gusto de los involucrados.
c. Existe un sistema establecido por la PMO pero con algunos problemas de eficiencia y
confiabilidad.
d. Existe un sistema establecido por la PMO, que funciona bastante bien con ayuda de
herramientas de software personalizadas.
e. Existe un sistema establecido por la PMO, que funciona bastante bien con ayuda de
herramientas de software en un servidor central, manteniendo una comunicación en línea y
en tiempo real con todos los involucrados.
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Anexo #8
Matriz de Análisis de Grado de Madurez de la Organización
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