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GUIA
EXCEL BÁSICO
DOCENTE
HAROLD MORENO BONILLA
Ingeniero de Sistemas
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INSTITUCIÓN EDUCATIVA
MANUEL RODRÍGUEZ TORICE – SAN DIEGO
ÁREA DE INFORMÁTICA
GUIA
EXCEL BÁSICO
DOCENTE
HAROLD MORENO BONILLA
Ingeniero de Sistemas
JUSTIFICACION DE LA ASIGNATURA
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¿Qué es Excel?
PRESUPUESTO MENSUAL
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VENTANA DE TRABAJO DE MICROSOFT EXCEL:
E n c a b e z a d o d e co lu m n a s
E n c a b e z a d o d e fila s
ÁREA DE TRABAJO
E tiq u e t a s d e h o ja s B a rra d e D ib u jo
B a rra d e E s ta d o
LIBROS DE TRABAJO
Los libros de trabajo de Microsoft EXCEL son los archivos normales con los que
trabaja este programa. En estos se pueden incorporar hojas de cálculo y gráficos.
Son el equivalente electrónico de un libro de cuentas. Cada libro de trabajo está
compuesto por varias hojas de cálculo.
Al iniciar Microsoft EXCEL el libro de trabajo presenta una hoja de cálculo que
EXCEL denomina Libro 1, sin embargo en cualquier momento es posible abrir una
nueva hoja de cálculo mediante este procedimiento:
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ABRIR UN ARCHIVO:
• Clic en el menú Archivo
• Clic en la opción Abrir
• Buscar y seleccionar el archivo a abrir
• Clic en el botón Aceptar
CERRAR UN ARCHIVO:
• Clic en el menú Archivo
• Clic en la opción Cerrar
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INTRODUCIR DATOS
Las celdas de una hoja de cálculo en EXCEL pueden contener datos numéricos,
alfabéticos, fórmulas, fechas, dibujos, etc.
Además de eso también se pueden introducir fórmulas y funciones que se tratarán
más adelante.
En caso de que al introducir un dato se halla cometido un error, como escribir una
palabra, un número o una. Fórmula incompleta, o simplemente se desea realizar
algún cambio en la celda, se deben seguir los siguientes pasos:
⊕ Mueva el punto de inserción hasta el lugar que desee modificar y realice las
correcciones necesarias (borrar o adicionar).
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e
indica a EXCEL en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea
utilizar en una fórmula. En las referencias se pueden utilizar datos de distintas
partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda
en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas
en el mismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas. Las referencias
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a celdas de otros libros se denominan referencias externas. Las referencias a
datos de otros programas se denominan referencias remotas.
PARA HACER REFERENCIA A UTILICE
La celda de la columna A y la Fila 10 A10
El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20. A10:A20
El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E. B15:E15
Todas la celdas de la fila 5 5:5
Todas las celdas de las filas 5 a 10. 5:10
Todas las celdas de la columna H. H:H
Todas las celdas de las columnas H a la J. H:J
El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20. A10:e20
SELECCIÓN DE CELDAS
Para dar formato a celdas se debe, primero que nada, seleccionar el rango de
celdas que se desea formatear.
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SELECCIONAR FILAS Y COLUMNAS
SELECCIONAR RANGOS:
ALTO DE FILAS: Para modificar el alto de una fila se debe posicionar el cursor en
el límite de su encabezado y arrastrar hasta alcanzar la posición deseada.
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COPIAR RANGOS DE CELDAS
Cuando se necesite duplicar un rango de celdas ya sea en la misma hoja u en
hojas diferentes e incluso en archivos diferentes se utiliza el procedimiento para
copiar y pegar:
FORMATO DE CELDAS
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El botón "Centrar en varias celdas" combina las celdas seleccionadas en una sola
y centra el texto en ellas.
En la ficha número se pueden escoger los diferentes formatos para cada celda:
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Especial Número de teléfono o código postal 352-2656
Formato de números creados por el
Personalizada
usuario.
AUTOLLENADO
SERIES DE ETIQUETAS
EXCEL completa una serie de etiquetas basándose en las etiquetas de las dos
primeras celdas. Estas celdas le indican a EXCEL de que serie se trata.
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PRIMERA SEGUNDA TERCERA CUARTA
CELDA CELDA CELDA CELDA
ENERO FEBRERO MARZO ARBRIL
LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES
DIA 1 DIA 2 DIA 3 DIA 4
SERIES DE NUMEROS
EXCEL completa una serie de etiquetas basándose en los números de las dos
primeras celdas que le indican la cantidad a sumar o restar para continuar la serie.
5. Arrastre el
Mouse
sobre las
celdas que
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quiera incluir en la serie.
FORMULAS Y FUNCIONES
Uno de los principales propósitos de EXCEL es la generación de cálculos con los
datos, bien sea matemático, financiero o estadístico, entre otros.
La introducción de las fórmulas en las celdas se lleva a "cabo mediante la Barra de
Formulas que se compone de:
FORMULAS
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Una fórmula es un conjunto de instrucciones (referencias de celdas, operadores,
números) que se utilizan en EXCEL para calcular datos.
Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los
elementos de una fórmula. EXCEL incluye cuatro tipos diferentes de operadores
de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia.
Operadores aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas
como suma, resta o multiplicación; combinan números y generan resultados
numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos.
Operador aritmético significado Ejemplo
+ (signo mas) Suma 3+3
Resta 3-1
- (signo menos)
Negación -1
* (asterisco) Multiplicación 3*3
/ (barra oblicua) División 3/3
% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%
^ (acento circunflejo) Exponente 3^2 (el mismo que 3*3)
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Operador de rango que genera
una referencia a todas las celdas
: (dos puntos) B5:B15
entre dos referencias, éstas
incluidas.
Operador de unión que combina
, (coma) SUMA(B5:B15,D5:D15
varias referencias en una sola.
Operador Descripción
: (dos puntos)
(un espacio) Operadores de referencia.
, (coma)
- Negación (como en -1)
% Porcentaje
^ Exponente
*y/ Multiplicación y división
+y- Suma y resta
& Conectar dos cadenas de texto (concatenación)
= < > <= >= <> Comparación
FUNCIONES
Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores
específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Por
ejemplo, la función SUMA agrega valores o rangos de celdas.
Argumentos Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como
VERDADERO o FALSO, referencias de celda, etc. El argumento que se designe
deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser
también constantes, fórmulas u otras funciones.
Estructura La estructura de una función comienza por el nombre de la función,
seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por
punto y comas y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula, escriba
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un signo igual (=) delante del nombre de la función. A medida que se cree una
fórmula que contenga una función, la paleta de fórmulas facilitará ayuda.
Insertar Funciones
Signo igual (si la función está al principio de una formula)
Nombre de la función
Argumentos
=SUMA(A10;B5:B10;50;37)
Las comas separan un los argumentos
Los paréntesis encierran argumentos
EXCEL presenta una serie de funciones que pueden emplearse para generar
operaciones con los datos.
Para incluir una función en la hoja de cálculo, realice los siguientes pasos:
1. Active la celda en que se mostrará el resultado de la función, haciendo clic
en la celda deseada, o moviéndose hasta ella con las teclas de
desplazamiento.
2. En el menú Insertar seleccione la opción Función...
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4. En la lista Categoría de la función: seleccione la categoría deseada, por
ejemplo: MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS.
Para el uso de las fórmulas y las funciones se utilizan como se dijo anteriormente
las referencias de celdas, éstas pueden ser de dos tipos, RELATIVAS y
ABSOLUTAS.
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Referencias relativas: Cuando se crea una fórmula, normalmente las referencias
de celda o de rango se basan en su posición relativa respecto a la celda que
contiene la fórmula. En el siguiente ejemplo, la celda B6 contiene la fórmula = A5;
EXCEL buscará el valor una celda por encima y una celda a la izquierda de B6.
Este método se denomina referencias relativas.
A B
5 100
6 200 =A5
7
Si se copia una fórmula que utiliza referencias relativas, EXCEL ajustará
automáticamente las referencias en la fórmula pegada para hacer referencia a
diferentes celdas relativas a la posición de la fórmula. En el siguiente ejemplo, la
fórmula en la celda B6, =A5, que corresponde a una celda por encima y a la
izquierda de B6, se ha copiado en la celda B7. EXCEL ha ajustado la fórmula en la
celda B7 a =A6, que hace referencia a la celda que está una celda por encima y a
la izquierda de la celda B7.
A B
5 100
6 200 =A5
7 =A6
Referencias absolutas: Si no desea que EXCEL ajuste las referencias cuando se
copie una fórmula en una celda diferente, utilice una referencia absoluta. Por
ejemplo, si la fórmula multiplica la celda A5 por la celda C1 (=A5*C1) y puede
copiarse la fórmula en otra celda, EXCEL ajustará ambas referencias. Puede
crearse una referencia absoluta a la celda C1, colocando un signo de pesos ($)
delante de las partes de la referencia que no cambia. Por ejemplo, para crear una
referencia absoluta a la celda C1, agregue signos de dólar a la fórmula como se
indica a continuación:
=A5*$C$1
Referencias 3D: Si desea analizar los datos de la misma celda o del mismo rango
de celdas en varias hojas de cálculo dentro de un libro, utilice una referencia 3D.
Una referencia 3D incluye la referencia de celda o de rango, precedida de un
rango de nombres de hoja de cálculo. Excel utilizará las hojas de cálculo
almacenadas entre los nombres ¡nidal y final de la referencia. Por ejemplo,
=SUMA(Hoja2:Hojal3!B5) agrega todos los valores contenidos en la celda B5 de
todas las hojas de cálculo comprendidas entre la Hoja 2 y la Hoja 13, ambas
incluidas.
FUNCIONES AVANZADAS
FUNCIÓN SI: Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERA y
otro valor si dicho argumento es FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas. Sintaxis
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SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_ lógica: es cualquier valor o expresión que puede evaluarse como
VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor
de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo
contrario, la expresión se evalúa como FALSO. Este argumento puede utilizar
cualquier operador de comparación.
Valor_si_verdadero: es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica
es VERDADERO.
evaluar.
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FUNCIÓN CONTAR.SI: Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en
blanco y que cumplen con el criterio especificado.
Sintaxis
CONTAR.SI(rango;cr¡terio)
Los argumentos de RANGO y CRITERIO se utilizan igual que en la función
SUMAR.SI
Ejemplos: Supongamos que el rango A3:A6 contiene "manzanas", "naranjas",
"melocotones" y "manzanas" respectivamente.
CONTAR.SI(A3:A6; "manzanas") es igual a 2
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En la hoja de cálculo anterior, donde el rango A4:C12 se denomina Rango:
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FUNCIONES ANIDADAS En algunos casos, puede que tenga que utilizar una
función como uno de los argumentos de otra función. Por ejemplo, la fórmula
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Los diferentes valores de error en EXCEL son:
Error #####
El error ##### se produce cuando la celda contiene un número, una fecha o una
hora cuyo ancho es superior al de la celda o cuando la celda contiene una fórmula
de fecha u hora que genera un resultado negativo.
Error #iVALOR!?
El valor de error #iVALOR! se da cuando se utiliza un tipo de argumento u
operando incorrecto, por ejemplo se quiere sumar un valor numérico con una letra.
Error #iDIV/0!?
El valor de error #¡DIV/0! se produce cuando se divide una fórmula por O (cero).
Error #¿NOMBRE??
El valor de error #¿NOMBRE? Aparece cuando EXCEL no reconoce texto en una
fórmula, por ejemplo cuando el nombre da la función se escribe de forma
incorrecta.
Error #N/A?
El valor de error #N/A se da cuando un valor no está disponible para una función o
fórmula. Si algunas celdas en la hoja de cálculo van a contener atos que aún no
están disponibles, escriba #N/A en dichas celdas. Las fórmulas que hacen
referencia a esas celdas devolverán #N/A en lugar de intentar calcular un valor.
Error #¡REFI?
El valor de error #¡REF! se da cuando una referencia de celda no es válida, por
ejemplo cuando se han eliminado celdas a las que hacían referencia otras
fórmulas o se han pegado celdas movidas sobre otras a las que se hacía
referencia en otras fórmulas.
Error #¡NUM!?
El valor de error #¡NUM! se da cuando hay un problema con algún número en una
fórmula o función, por ejemplo cuando se escribe un número negativo en una
función que esperaba un número positivo o el resultado de la operación es un
número demasiado grande y se sale del rango de valores predefinidos para el tipo
de dato.
Error #¡NULO!?
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El valor de error #iNULO! se da cuando se especifica una intersección de dos
áreas que no se intersecan. Este error aparece cuando se utilizan operadores de
rango incorrectos o referencias de celdas incorrectas.
NOTA: EXCEL corrige los errores más comunes al introducir fórmulas en la hoja
de cálculo, en caso contrario se hace necesario encontrar el error y corregirlo
manualmente, ya sea revisando que los paréntesis se encuentren en el lugar
correcto, que las funciones y operadores estén correctamente utilizados, etc.
GRÁFICOS
Ya se aprendió a utilizar EXCEL para la realización de operaciones
matemáticas, además de esto EXCEL presenta la posibilidad de creación de
gráficos a partir de los datos de una hoja de cálculo. Dichos gráficos son de
gran utilidad cuando se trabaja con información estadística, financiera, etc.
Por medio del asistente para gráficos pueden crearse representaciones en
forma de barras, círculos, líneas, en tres dimensiones o personalizados,
entre otros.
Seleccionar los datos que van a graficarse, por ejemplo graficar los
datos de la siguiente tabla.
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En el menú Insertar se escoge la opción Gráfico...
La opción Series en: permite especificar como serán tomadas las series de
datos, si en filas o en columnas.
La pestaña Serie sirve para incluir datos adicionales al gráfico.
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Aparecerá el Asistente para gráficos paso 3 de 4 – Opciones de
gráfico, este cuadro de diálogo está compuesto por seis fichas, que se
describen a continuación:
Títulos: en esta ficha se define el título del gráfico, de los ejes, de las
categorías y de los valores.
Eje: sirve para establecer los ejes de los gráficos, tanto para categorías
como para valores.
Líneas de división: define las líneas que-se muestran para dividir los
ejes de categorías y de valores.
Leyenda: aquí se especifica si se muestra o no una leyenda para los
datos y la ubicación de ésta.
Rótulos de datos: permite establecer si se muestran .o no los rótulos
para cada punto de datos del gráfico.
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