INSTRUCTIVO

OUTLOOK
Instrucciones para el uso

INST 8.0 REV 00

22 – Junio – 2017

Elaborado Revisado Aprobado

Cargo Responsable de Calidad Director Director
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Tabla de contenido
OBJETIVO ....................................................................................................................................... 2
DESCRIPCIÓN ................................................................................................................................. 2
1. CORREO .................................................................................................................................. 2
1.1 Enviar correo electrónico .............................................................................................. 3
1.2 Copiar un texto de un mail a otro ................................................................................. 4
1.3 Eliminar correo electrónico de la bandeja de entrada.................................................. 4
1.4 Actualizar las carpetas para enviar y recibir mails ........................................................ 4
1.5 Creación de carpetas ..................................................................................................... 5
1.6 Mover correos electrónicos a las carpetas ................................................................... 6
1.7 Limpiar la información de las carpetas ......................................................................... 7
1.8 Para modificar el panel de lectura ................................................................................ 7
2. CALENDARIO .......................................................................................................................... 8
2.1 Para ingresar un recordatorio ..................................................................................... 10
2.2 Para compartir un recordatorio con otra persona ...................................................... 11
3. Contactos ............................................................................................................................. 12
3.1 Crear directorio con nombres de contactos ..................................................................... 12
3.2 Crear grupo de contactos .................................................................................................. 13
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OBJETIVO
El presente documento proporciona información acerca del uso correcto del programa
Microsoft Outlook, que utiliza el área administrativa de la para el envío de mails, programación
de agenda, entre otros. La función del siguiente documento es informar acerca de la
herramienta Outlook y las posibles funciones que se pueden desarrollar.

DESCRIPCIÓN
Microsoft Outlook es una herramienta muy completa que ofrece varias funciones. Si bien es
cierto que su función principal es el envío de correos electrónicos, es preciso destacar el resto
de las funciones que la herramienta ofrece ya que pueden ser de mucha utilidad.

Las tres funciones principales que la herramienta ofrece son: Correo, Calendario y Contacto.

A continuación se describen cada uno de los siguientes apartados:

1. CORREO
Tal como puede observarse en la siguiente figura, Outlook permite que en una sola aplicación
se puedan manejar más de una cuenta.

Cada vez que una persona quiera trabajar con su correspondiente cuenta, tiene que desplegar
la flecha, tal como se indica debajo.

Al desplegar la cuenta, la persona accede a toda la información de sus carpetas. Todos los
correos electrónicos que sean enviados a su dirección, llegaran a su bandeja de entrada. Cada
usuario puede administrar su cuenta como le quede más cómodo, creando la carpeta
correspondiente.

A continuación se describen las distintas funciones que se pueden realizar dentro del apartado
CORREO.
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1.1 Enviar correo electrónico

Para enviar un nuevo correo electrónico, se elige la opción Nuevo mensaje de correo
electrónico, tal como aparece en la siguiente figura.

Se despliega la ventana que figura a continuación para completar el correo electrónico.

1. Se escribe la persona o la dirección de correo a quien va dirigido. En los casos de

contactos que son usados habitualmente, el Outlook facilita el nombre del contacto. En
aquellos casos donde sean personas de contacto nuevas, se ingresa la dirección de
correo y se elige la opción “Comprobar Nombres” que figura arriba para validar la
dirección.
2. En los casos que se quiera agregar dirección en copia, se elige la opción CC o CCO. Esta
última permite agregar dirección con copia oculta, es decir, el que envía sabe a quién va
dirigido pero el receptor no tiene conocimiento de que alguien más está en copia.
3. Se escribe el asunto del e-mail, si corresponde.
4. Se procede a escribir el texto, siempre por encima de la firma, en los casos de firmas
empresariales.
5. En aquellos casos que se dese adjuntar archivos, se elige la opción Adjuntar Archivo tal
como indica el punto 4. Se abren las carpetas para adjuntar los archivos
correspondientes.
6. En los casos que se desee indicar la importancia del correo que se está enviando,
Outlook ofrece la opción de indicarle el grado de importancia tal como se muestra
debajo en el punto 5.
7. Por último se elige la opción “Enviar”
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1.2 Copiar un texto de un mail a otro

Si se quiere incorporar al mail un texto que ha sido enviado en otro mail o que se encuentra en
un archivo Word, por ejemplo:

1. Se selecciona todo el texto.

2. Alt + la tecla C
3. Dirigirse al mail sobre el cual se quiere plasmar el texto, y Alt + V

1.3 Eliminar correo electrónico de la bandeja de entrada

Para eliminar un correo electrónico simplemente pararse sobre el correo electrónico en cuestión
y se elige la opción “Supr” del teclado, ó elijo la opción “Eliminar” del menú “INICIO”, tal como
figura debajo.

1.4 Actualizar las carpetas para enviar y recibir mails

En aquellas ocasiones que no se están enviando y recibiendo correos por motivos técnicos,
espacio u otros, se debe actualizar el Outlook. Para ello, ir a “Enviar y Recibir” y luego elegir la
opción “Enviar y Recibir todas las carpetas”, tal como figura debajo.
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1.5 Creación de carpetas

Para crear carpetas hay dos opciones:

1. Se elige el lugar donde crear la carpeta, se hace clic derecho sobre la carpeta de la cual se
desplegará la carpeta creada, y se elige la opción “Nueva carpeta”, tal como figura a
continuación:

1. Se escribe el nombre de la carpeta nueva.

2. Se elige la carpeta de la cual se desplegará la nueva creada
3. Aceptar.
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1.6 Mover correos electrónicos a las carpetas

Los correos electrónicos pueden moverse a las carpetas haciendo clic sobre el correo que deseo
mover, dejando presionado el clic y arrastrarlo a la carpeta correspondiente. O se pueden mover
eligiendo la opción “Mover a” dentro del menú INICIO, tal como figura debajo.

Se elige la carpeta donde quiere ser guardado el mail:

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1.7 Limpiar la información de las carpetas

Para limpiar la información de las carpetas, se selecciona la carpeta correspondiente, se hace clic
derecho y se elige la opción “Limpiar carpeta”, tal como figura debajo:

1.8 Para modificar el panel de lectura

Es posible cambiar la forma de visualización de los mails. El texto puede verse a la derecha o se
puede elegir la opción de que se vea debajo. Para ello, se elige la opción que se desea del panel
de lectura dentro de la pestaña Vista, tal como figura a continuación:
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2. CALENDARIO
Outlook ofrece una herramienta muy buena para organizar las rutinas de trabajo, eventos,
reuniones, entre otras, EL CALENDARIO. A continuación se describen algunas de las funciones
de la herramienta que pueden ser de utilidad para administrarse el trabajo de manera
personalizada.

Antes de explicar las funciones, es preciso aclarar que el calendario puede verse de varias
formas:
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POR DIA:

POR SEMANA LABORAL:

POR SEMANA:
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MENSUAL

2.1 Para ingresar un recordatorio

1. Se elige el día del recordatorio. Ejemplo: Pagar el servicio de teléfono el día lunes 26 de
junio. (Se busca el día lunes 26 de junio).
2. Se hace doble clic sobre el día en cuestión.
3. Se despliega la plantilla para escribir los datos del recordatorio que se desea ingresar.
4. Se escribe el asunto, tal como figura debajo. Ejemplo: PAGO DE FACTURA DE TELEFONO
5. Se elige el periodo de tiempo que se desea que dure el recordatorio.
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6. Se elige el intervalo de tiempo que se desea que salte el recordatorio en la pantalla. Si

se elige la opción “Todo el día”, estará enviando recordatorio a lo largo de todo el día,
como su nombre lo indica.

2.2 Para compartir un recordatorio con otra persona

7. En aquellos casos que se quiera compartir un recordatorio con otra persona, o asignarle
una determinada tarea a alguien, se elige la opción “Invitar a los asistentes” tal como
figura en el punto 4 de la siguiente figura y se escribe la dirección de correo o el nombre
de la persona en la opción “Para…”
8. También puede establecerse si el recordatorio es urgente o no, tal como figura en el
punto 6.-
9. Otras de las condiciones que pueden elegirse es la “Periodicidad”, tal como figura en el

punto 5 de la figura. Se puede elegir como se quiere que sea la repetición del
recordatorio, si es algo que se quiere recordar semanalmente, todos los lunes, todos los
días de la semana, mensualmente, diariamente, etc.
1. Se elige la frecuencia, en la columna de la izquierda de la siguiente figura.
2. Luego se elige cada cuanto se desea repetir, donde dice Repetir cada…
3. Luego se establece el intervalo de repetición, donde se indica hasta cuando se quiere hacer
el anuncio del recordatorio y Aceptar.
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3. Contactos

3.1 Crear directorio con nombres de contactos

Outlook ofrece la opción de crear un directorio con los nombres y los datos personales de las
personas. Se elige la opción “Nuevo contacto” y se completan todos los datos personales.
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3.2 Crear grupo de contactos

Se pueden crear grupos de contactos, por ejemplo: Administración, donde, dentro de este
grupo, estén todas las personas que trabajan dentro del área administrativa. De este modo, si
se envía un mail al grupo Administración, es recibido por todo el equipo de trabajo.

1. Ir a la opción “Nuevo grupo de contactos”

2. “Agregar miembros” / Desde los contactos de Outlook , tal como figura debajo.

3. Escribir el nombre de la persona que se pretende agregar.

4. Ir, tal como aparece en el punto 4
5. Doble clic sobre el nombre de la persona y automáticamente aparece en los Integrantes,
debajo. Se repite la tarea hasta que se haya agregado a todos los integrantes del grupo.
6. Por último, Aceptar.
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