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SCOUTS DE ARGENTINA PAUTAS PARA LA GESTION

Comité Ejecutivo
FINANCIERA
CE013-02

Generalidades

Los diversos organismos de Scouts de Argentina Asociación Civil deben manejarse con
criterios unificados al momento de registrar sus operaciones comerciales y/o financieras.

Del mismo modo, resulta imprescindible normalizar ciertos aspectos relativos al manejo
del dinero en todos los niveles asociativos.

La rendición periódica de gastos menores da lugar al capítulo 1 de la presente norma.

La necesidad de contar con una normativa clara cuando se deben efectuar compras y/o
gastos de importancia, a la hora de tener conocimiento de diversos presupuestos, y en que
nivel de erogación debemos actuar de tal o cual manera para autorizar la salida de fondos, dio
origen al segundo capítulo.

La disparidad de criterios, así como la necesidad de optimización de gastos de viáticos,


ha llevado a la redacción del tercer capítulo de esta norma.

Por último, la fiscalización cada vez mayor que los organismos de contralor estatales
ejercen sobre las cuentas bancarias de los ciudadanos, nos lleva a la necesidad de ofrecer
nuevas herramientas de gestión monetaria, que se contemplan en el cuarto capítulo de la
presente.

Disposiciones y Requisitos

CAPITULO 1

FONDO FIJO

1 – ALCANCE

Este capítulo será de aplicación para todos los niveles de Gestión de Scouts de Argen-
tina (Consejo Directivo, Corte Nacional de Honor, Comisión Revisora de Cuentas, Comité
Ejecutivo, Oficina Scout Nacional, Zonas, Distritos y Grupos)

2 – OBJETIVO

El objetivo de contar con un fondo fijo es el solventar necesidades urgentes de diversos


materiales, útiles, gastos generales tales como fotocopias, correspondencias, transporte
urbano, etc., y cuya realización es frecuente, es decir, no se utiliza el fondo fijo para gastos
que no se efectúan en forma constante (por ejemplo, una inversión considerable)

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3 – NORMAS DE OPERACIÓN

3.1 El máximo responsable del organismo de aplicación (por ejemplo: Jefe de Grupo,
Director de Distrito o Zona, Director Nacional, Director Ejecutivo, Jefe Scouts Nacional
Presidente de la Corte Nacional de Honor, Presidente de la Comisión Revisora de Cuentas)
asignará los fondos que se consideren necesarios para la operatoria de un área, nombrando
un responsable que estará a cargo de la administración de dichos fondos.

3.2 El uso de los recursos del Fondo Fijo en ningún caso se usará para gastos que su-
peren el 30% del monto total asignado para dicho Fondo Fijo, o para compras que requieran
de presupuestos previos de acuerdo a lo establecido en el capítulo 2 de la presente norma.

3.3 Cuando se anticipe dinero para gastos cuyo comprobante se rendirá con posteriori-
dad, se confeccionará un “vale de dinero a rendir”, que deberá contar con la firma del
responsable designado para la administración del fondo fijo y la persona que solicitó los
fondos, en el caso de que ambas personas no sean la misma (por ejemplo, cuando el respon-
sable del fondo fijo manda a otra persona a su cargo a efectuar una compra).

3.4 Cada fondo fijo asignado podrá ser arqueado sin previo aviso por el tesorero en
caso de un Grupo Scout, los asistentes de Finanzas en caso de Distritos y Zonas, así como el
Director de Finanzas y el Tesorero en el nivel nacional. La CRC podrá hacerlo en todos los
niveles.

3.5 En todo momento, la suma del efectivo en poder del responsable del Fondo Fijo,
más los vales por rendir y los comprobantes de gastos, deberán arrojar como total un monto
igual o inferior al recibido.

3.6 El responsable del fondo fijo no podrá tener vales de dinero a rendir por más de 30
días de la fecha de su emisión.

3.7 El responsable solicitará la reposición del fondo fijo rindiendo los gastos efectuados
en cualquiera de estas dos circunstancias:

a) Los comprobantes pagados exceden el 60% del Fondo Fijo.


b) El último día hábil del mes.

3.8 Para la reposición del fondo fijo se utilizará la “Planilla de Reposición”, donde se
consignarán uno a uno los gastos efectuados.

4 – PROCEDIMIENTO DE USO DEL FONDO FIJO

4.1 Cuando algún usuario del Fondo Fijo requiera fondos, completará el
correspondiente vale. Si desconoce el monto exacto del gasto, podrá hacerlo por un valor
aproximado. Deberá hacer firmar el vale por la persona autorizada. (ver punto 3.3).

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4.2 Con el vale correctamente autorizado, se presentará ante el responsable del Fondo
Fijo, quien le entregará el dinero correspondiente.

4.3 El responsable del fondo fijo procederá a archivar al vale en forma temporaria, hasta
su rendición, la que no podrá superar los treinta días.

4.4 Una vez realizado el gasto, deberá presentar el comprobante del mismo junto a la
planilla de rendición de gastos ante el encargado del Fondo Fijo o en contaduría. Dicho
encargado o responsable de contaduría verificará la validez de el/los comprobante/s, desar-
chivará el vale e ingresará los comprobantes definitivos, abonando o percibiendo las dife-
rencias si las hubiera. Por último, intervendrá los comprobantes con el sello o la leyenda de
“PAGADO”. Una vez que el gasto es rendido de conformidad, se procede a destruir el “vale de
dinero a rendir” (Ver modelo en pto. 6).

5 – MONTOS DE LOS FONDOS FIJOS

Siendo el espíritu de este capítulo el solventar rápidamente gastos menores y de urgen-


cias, serán los organismos de aplicación (Consejo de Grupo, de Distrito, de Zona o el Comité
Ejecutivo, Consejo Directivo, Corte Nacional de Honor y Comisión Revisora de Cuentas), los
que, de acuerdo a su presupuesto anual y a sus necesidades, determinen los montos a
asignar a sus respectivos fondos fijos, no pudiendo éstos excederse en cantidad de cuotas
sociales a lo estipulado para cada nivel asociativo en la ¨Modalidad de Compra nro. 1 –
Compra Directa -¨, que se describe en el capítulo 2 de esta norma.
6 – MODELOS DE COMPROBANTES
VALE DE DINERO A RENDIR (ver 4.4)

FONDO FIJO CORRESPONDIENTE A _____________________

VALE DE DINERO A RENDIR

Nº ____ (correlativo)

FECHA: ___ /___ /___

Concepto del retiro: ______________________________ Monto: $________

Firma del responsable Firma del solicitante


de la autorización

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REPOSICIÓN DE FONDO FIJO

Fecha: ____/____/____

REPOSICIÓN DE FONDO FIJO Nº: _____

PERIODO: DESDE ____/____/____ AL ____/____/____

Fecha Nº de
Concept
Nº Proveedor comproba comproba Monto
o
nte nte
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

TOTAL

Firma del responsable Autorizó la reposición

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RENDICION DE GASTOS

Scouts de Argentina, Asociación Civil


Personería Jurídica Nacional Nº 1645416 según Resolución Nº
999/98 I.G.J.
Registro Nacional de Entidades de Bien Publico Nº 6889
C.U.I.T Nº 30-69732250-5
RENDICIÓN DE GASTOS
Razones del Gasto
APELLIDO Y NOMBRES
CORRESPONDIENTE AL
PERIODO Y EL
COMPRENDIDO ENTRE EL
DESCRIPCION DEL USO INTERNO
Nº FECHA IMPORTE DE FINANZAS
GASTO

TOTAL GENERAL $
SON $

FIRMA DE QUIEN EFECTUO EL


ACLARACION FECHA
GASTO

Vº Bº Director de Área / Supervisor RG Nº

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CAPÍTULO 2

COMPRAS Y CONTRATACIONES

1 – ALCANCE

Todos los niveles de la Asociación.

2 – OBJETIVO

2.1 El máximo responsable del organismo de aplicación (por ejemplo: Jefe de Grupo, Director
de Distrito o Zona, Director Nacional, Director Ejecutivo, Jefe Scout Nacional, Presidente de la
Corte Nacional de Honor y Presidente de la Comisión Revisora de Cuentas) asignará los
fondos que se consideren para la realización de la compra o contratación respectiva, de las
necesidades de un área/evento/encuentro, nombrando un responsable que estará a cargo de
dichos fondos de acuerdo a lo estipulado en esta norma.

Establecer criterios uniformes para la compra de bienes, equipos, suministros y realiza-


ción de gastos generales operativos, contrataciones, así como también de grandes eventos o
situaciones extraordinarias, de acuerdo al siguiente esquema de clasificación:

COMPRAS Y CONTRATACIONES
Suministros no durables y gastos Comprende artículos consumibles para los cuales no se
deben mantener registros formales de inventario, o su
plazo de uso es inferior a un año.

Equipos (Bienes de Uso) Son aquellos bienes con plazo de vida útil superior a un
año, que deben incorporarse al registro de inventario del
organismo respectivo.

Grandes Eventos o situaciones Comprende aquellas actividades de índole extraordinaria,


Extraordinarias que incluyan para su realización suministros no durables,
gastos y/o Equipos. Estos equipos deberían también
incorporarse al inventario como en el ítem anterior.

Grandes Eventos o situaciones extraordinarias

Se define como ¨Grandes Eventos o situaciones Extraordinarias¨ aquellas actividades o


situaciones institucionales en cualquier nivel asociativo, que por su magnitud, practicidad,
presupuesto, puesta en marcha y/o contingencia, no puede ser incluida en alguna de las
cuatro modalidades de compras, tales como aniversarios de grupos, campamentos distritales,
actividades zonales, Jamboree, encuentros nacionales e internacionales, accidentes,
urgencias, obras edilicias, etc.
Por la situación que las genere, las mismas se dividen en: Grandes Eventos Institucionales y

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Contingencias Fortuitas.

Seguidamente se expone un cuadro que fija los límites monetarios que determinan las
diversas modalidades de compra o contratación en los casos generales, así como de grandes
eventos o situaciones extraordinarias. Se deja constancia que el valor esta fijado por la cuota
asociativa del miembro beneficiario, fijada por la Asamblea Nacional Ordinaria.

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MODALIDAD DE COMPRA DEPENDIENDO DEL MONTO Y EL NIVEL DEL ORGANISMO

GRUPO DISTRITO ZONA NACIÓN Modalidad


Adquisiciones y Adquisiciones y Adquisiciones y Adquisiciones y
gastos por un gastos por un gastos por un gastos por un
valor superior a valor superior a valor superiora valor superior a
las veinte (20) las cuarenta las ochenta (80) las ciento sesenta
cuotas y hasta (40) cuotas y cuotas y hasta (160) cuotas y
Se aplica la
cuarenta (40) hasta ochenta ciento sesenta hasta trescientos
modalidad Nº1
cuotas, (80) cuotas, (160) cuotas, veinte (320)
“Compra Directa
establecida a la establecida a la establecida a la cuotas,
fecha de la fecha de la fecha de la establecida a la
erogación. erogación. erogación. fecha de la
erogación.

Adquisiciones y Adquisiciones y Adquisiciones y Adquisiciones y


gastos por un gastos por un gastos por un gastos por un
valor superior valor superior valor superior a valor superior a
a las cuarenta a las ochenta las ciento las trescientos
(40) cuotas y (80) cuotas y sesenta (160) veinte (320) cuo- Se aplica la
hasta ochenta hasta ciento cuotas y hasta tas y hasta modalidad Nº 2
(80) cuotas, sesenta (160) trescientos seiscientos “Compulsa sim-
establecida a la cuotas, esta- veinte (320) cuarenta (640) ple de precios”
fecha de la blecida a la cuotas, esta- cuotas,
erogación. fecha de la blecida a la establecida a la
erogación. fecha de la fecha de la
erogación. erogación..
Adquisiciones y Adquisiciones y Adquisiciones y Adquisiciones y
gastos por un gastos por un gastos por un gastos por un
valor superior a valor superior a valor superior a valor superior a Se aplica la
las ochenta las ciento las trescientos las seiscientas modalidad Nº 3
(80) cuotas, sesenta (160) veinte (320) cuarenta (640) “Compulsa am-
establecida a la cuotas, cuotas estable- cuotas, estable- pliada de
fecha de la establecida a la cida a la fecha cida a la fecha de precios”
erogación. fecha de la de la la erogación.
erogación. erogación..

Adquisiciones Adquisiciones Adquisiciones Adquisiciones de Se aplica la


de gastos o de gastos o de gastos o gastos o servicios modalidad Nº 4
servicios con servicios con servicios con con Contrato “Comité de
Contrato. Contrato Contrato Compras”

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3 – MODALIDADES DE ADQUISICIÓN

3.1 COMPRA DIRECTA (Modalidad Nº 1): En este caso la compra se efectuará sin requisitos
presupuestarios ni licitatorios previos.

3.2 COMPULSA SIMPLE DE PRECIOS (Modalidad Nº 2): En este caso, la compra se


realizará mediante adjudicación directa, debiendo contarse como mínimo, con dos (2) cotiza-
ciones, autorizándose la recepción por vía mail, fax o medio electrónico que pueda ser
impreso, en el lugar y fecha que indique la autoridad competente para la realización de la
compra.

3.3 COMPULSA AMPLIADA DE PRECIOS (Modalidad Nº 3): En este caso, la compra se


realizará mediante adjudicación directa, debiendo contarse como mínimo, con dos (3) cotiza-
ciones, autorizándose la recepción por vía mail, fax o medio electrónico que pueda ser
impreso, en el lugar y fecha que indique la autoridad competente para la realización de la
compra.

3.4 COMITÉ DE COMPRAS (Modalidad Nº 4): Esta modalidad esta reservada solo para los
casos en que la adquisición indefectiblemente necesite de un contrato/acuerdo o sea
perdurable en el tiempo, tales como:

 Contratos de transporte
 Contratos de seguros
 Contratos de Alquileres

Nota: La lista es solo enunciativa.

Es este caso, será necesario realizar los siguientes pasos:

a) Se creará un Comité de Compras, conformado de acuerdo al siguiente esquema

 Nivel Grupal: El Comité de Compras estará conformado por el Jefe de Grupo, el


Tesorero de Grupo, un Jefe de Rama y un padre representante, estos últimos
elegidos por el Consejo de Grupo.

 Nivel Distrital: El Comité de Compras estará conformado por el Director de Distrito,


el asistente distrital de finanzas y un jefe de grupo elegido por el Consejo de Distrito.

 Nivel zonal: El comité de compras estará conformado por el Director de Zona, el


Asistente Zonal de Finanzas y un Director de Distrito elegido por el Consejo de
Zona.

 Nivel Nacional: El comité de compras estará integrado por el Director Ejecutivo, el


Director de Finanzas y el Director de Area involucrado en la adquisición.

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b) El Comité de Compras elaborará las especificaciones técnicas para la realización de


la contratación.

c) Se elaborará un listado de posibles proveedores (con un mínimo de tres), y/o


publicación en los medios convenientes, indicando fecha tope de recepción de
ofertas.

d) El Comité de Compras evaluará las ofertas mediante cuadros comparativos de pre-


cios, plazos de entrega y garantías, teniendo en cuenta las especificaciones
técnicas, adjudicando la oferta más conveniente. En el pliego de llamado a licitación,
es importante indicar el concepto de “oferta más conveniente”, debido a que de
acuerdo a lo que se desee contratar, puede ser, por ejemplo, la mejor ajustada a las
bases de selección, la cotización más baja, la que mejor garantía de cumplimiento
ofrezca, la que otorgue mejor plazo de pago, etc..

3.5 Grandes Eventos

Grandes Eventos Institucionales: Se requerirá la conformación de un Comité de


Compras, con los mismos criterios que para la Modalidad 4, quienes realizarán un
presupuesto de ingresos y gastos del evento, que pondrán a consideración para su
aprobación del respectivo Consejo del organismo en donde se autoriza el evento.

Contingencias Fortuitas: Como dicha erogación puede ser estimada en presupuesto


pero desconocerse su implicancias, este tipo de gastos no tendrá limitaciones en el momento
de su realización, pero deberá ser debidamente justificado cada gasto según esta norma no
más allá de los cinco días hábiles posteriores de haberse realizado, de manera escrita por el
correspondiente Consejo.

4 – DOCUMENTACIÓN RESPALDATORIA

Por su carácter de institución exenta en el Impuesto al Valor Agregado, todos los gastos
deberán realizarse contra entrega de facturas o tickets tipo “B” o “C” que deberán ser
presentadas junto a la planilla de rendición de gastos debidamente completada.
Las facturas deberán estar emitidas a nombre de Scouts de Argentina Asociación Civil
(C.U.I.T. 30-69732250-3), y con los datos completos, sin enmiendas ni raspaduras que di-
ficulten su lectura..

Para las mencionadas facturas (tipo “B” y “C”), el responsable financiero del organismo
o evento deberá verificar por internet en la página Web de la Administración Federal de
Ingresos Públicos la correcta inscripción ante esa Administración del proveedor, imprimiendo
la constancia respectiva y archivándola en una bibliorato en forma alfabética, esto se realizará
previo a la compra.

Además de cumplir con el punto anterior, deberá verificar por el mismo modo que la
Clave de Autorización de Impresión (CAI) que figura al pie de la factura esté vigente al

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momento de la compra.

Solamente una vez verificados los datos de la factura, se podrá realizar el correspon-
diente pago.

5 – VIGENCIA DE UN PRESUPUESTO

A todos los fines que establece la presente norma, los presupuestos solicitados tendrán
una validez de un año contado a partir de la fecha de su emisión, o los que se establezcan en
las condiciones de cada oferente.

En los casos de reparaciones edilicias de envergadura, que se desarrollen en más de


un año, se mantendrá la decisión tomada con los presupuestos originales, siempre y cuando
no varíen sustancialmente las tareas encargadas y la ejecución de la obra no haya sido
interrumpida por un período posterior a los 6 (seis) meses consecutivos..-

No podrán realizarse ampliaciones de obra, en forma parcial o total, por un monto


mayor al 20 % del presupuesto original. Para estos casos indefectiblemente se deberán pedir
nuevamente los presupuestos según el cuadro respectivo.

CAPÍTULO 3

VIAJES

1 – AUTORIZACIÓN DE VIAJES

La necesidad de un viaje, y su autorización, será realizada por el responsable máximo


del nivel correspondiente (Jefe de Grupo, Director de Distrito, Director de Zona, Director
Ejecutivo, Jefe Scout Nacional, Presidente de la Corte Nacional de Honor y Presidente de la
Comisión Revisora de Cuentas). Esta autorización especificará los motivos del viaje, sus
objetivos, fechas y de ser necesario, la autorización de gastos que exceden lo contenido en
este capítulo.

2 – MOTIVOS DEL VIAJE

Los viajes se autorizarán únicamente para el cumplimiento de actividades scouts.

3 – ESPECIFICACIÓN DE GASTOS QUE SE AUTORIZARÁN

3.1. Pasajes.

3.1.1. – VIAJES EN MICRO DE LÍNEA: Como norma general se parte de la base que los
traslados se realizarán en micros de línea. Deberá tenerse en cuenta en estos casos, además
del precio, los distintos horarios de viaje a fin de optimizar el tiempo de las personas que

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deban viajar. Se podrán incluir en los gastos a rendir la movilidad desde la terminal de
ómnibus al sitio del evento, siempre que los mismos estén autorizados por el máximo
responsable de organismo.

3.1.2. – VIAJES AÉREOS: Cuando la urgencia del caso lo requiera, o la ecuación pre-
cio/distancia sea óptima, podrán autorizarse viajes aéreos. En estos casos, siempre deberá
procurarse que el viaje sea con tarifas u horarios promocionales. Se incluirá en los gastos a
rendir la movilidad desde la aeropuerto al sitio del encuentro (con las mismas hipótesis,
tomando en cuenta el tiempo, el costo y las características del lugar del viaje). Se podrá incluir
en los gastos a rendir la movilidad desde el aeropuerto al sitio del encuentro, siempre que los
mismos estén autorizados por el máximo responsable de organismo.

3..1.3. VIAJES EN VEHÍCULOS PARTICULARES: Se restituirán en este caso el combustible


y los peajes. En caso de que se utilice el mismo vehículo en forma usual y en varias
ocasiones, la autoridad autorizante podrá trimestralmente determinar excepcionalmente algún
gasto adicional (por ejemplo: cambio de aceite, engrase, etc.).

Para los reintegros en viajes realizados hacia eventos nacionales (Asambleas,


encuentros, etc.) se sugiere que se diagramen los viajes de manera tal que viajen cuatro
personas. En caso de viajar de una a tres personas, y acordarse para dicho evento la
restitución de viáticos, se restituirá el monto gastado o el monto equivalente al boleto del viaje
en micro de línea por la cantidad de personas ocupantes en dicho vehiculo, el que sea menor.

NOTA 1: Para el caso que alguna persona deba trasladarse podrá decidir realizarlo por
cualquiera de los medios antes mencionados reconociéndole la Asociación sólo el valor que
hubiera pagado si hubiera utilizado micro de línea, por tanto el usuario deberá abonar la
diferencia respectiva.

NOTA 2: La Asociación promueve y recomienda el traslado en transporte público, por lo tanto,


no se hará responsable de los trastornos, roturas e inconvenientes derivados del uso de medio
de transporte propio. Tampoco lo hará en transporte contratado que no reúna/cumpla los
requisitos exigidos por la CNRT.

3.2 VIATICOS.

Salvo los encuentros nacionales como las Asambleas, TSP, ENF, Jamboree, Moot, etc. en el
que cada uno abonará sus gastos, para el resto de los viajes se incluirán en los gastos a
rendir aquellas erogaciones relativas a estadía, refrigerio y alimentación. Los miembros del
CD, CE, CNH, CRC y personas designadas a tal fin, que deban asistir a los mismos en
cumplimiento de sus tareas o como organizadores de los mismos la Asociación les reconocerá
los gastos relativos a estadía y alimentación respectivas.

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3.3. DISPOSICION ASAMBLEARIA

La Asamblea Nacional Ordinaria 2014 dispuso que los Educadores Scouts que soliciten
pasaje lo efectúen con la debida anticipación con el fin de obtener el mejor pecio, por
consiguiente si la persona interesada suspende el viaje, se hará cargo del costo del mismo. Se
deja constancia que la Oficina Nacional imputará la erogación al organismo en donde se haya
registrado el dirigente, haciendo cargo a dicho organismo de saldar el respectivo gasto.

PROTOCOLO DE PASAJES ENCUENTROS Y EVENTOS NACIONALES

Miembros de Scouts de Argentina

Por medio de la presente les comunicamos las pautas implementadas para la solicitud de
pasajes para participar en Encuentros Scouts Nacionales

En tal sentido y teniendo en cuenta la aprobación del presupuesto por parte de cada
Asamblea Nacional autorizando la partida de gastos para afrontar el pago total de los
traslados y con el fin de no agotar la misma, se diseñó un sistema con el fin de beneficiarnos
todos, el que consiste en:

A) Se autoriza la compra de pasaje de características SEMI CAMA para trayectos de


hasta 500 kilómetros

B) Se autoriza la compra de pasajes de características CAMA para trayectos entre 501


kilómetros y hasta 1.000 kilómetros

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C) Se autoriza la compra de pasajes de características SUITE CAMA para trayectos entre


1.001 kilómetros, y hasta 1.500 kilómetros

D) Se autoriza la compra de pasajes Aéreos exclusivamente para distancias superiores a


1.501 kilómetros

IMPORTANTE: Cuando promociones regionales ofrezcan pasajes, cualquiera sea el tipo de


transporte, cuyo costo sea menor al que correspondieran a estos rangos, podrán – previa
autorización de SAAC – solicitar los mismos, los que podrán ser adquiridos por cada
participante y reembolsados exclusivamente en destino.

Disposición Asamblearia

La Asamblea Nacional Ordinaria 2014 dispuso que los Educadores Scouts que soliciten
pasaje lo efectúen con la debida anticipación con el fin de obtener el mejor pecio, por
consiguiente si la persona interesada suspende el viaje, se hará cargo del costo del mismo. Se
deja constancia que la Oficina Nacional imputara la erogación al organismo en donde se haya
registrado el dirigente, haciendo cargo dicho organismos de saldar el respectivo gasto.

Instructivo para la solicitud de pasajes

 Para una mejor organización del requerimiento de pasajes, los mismos deberán ser
solicitados únicamente a través de la ficha de inscripción on line de cada evento en la
página asociativa.
 Solicitar los pasajes lo antes posible una vez que se haya permitido la solicitud de los
mismos completando toda la planilla adjunta a pasajes@scouts.org.ar (Se deja
constancia que cuanto antes se compren los pasajes son más los beneficios de
descuentos)

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 El/los pasaje/s deberán retirarlo/s por ventanilla de la empresa de transporte con DNI
y/o Código de Reserva; salvo que sean TICKETS ELECTRONICOS, los cuales deberán
imprimir directamente y presentar al momento de embarque.
 Se solicita leer los mails para tener noticias del envío de los pasajes, antes de consultar
telefónicamente.(chequear que el mail no esté en la carpeta de SPAM)
 El número asociativo de consultas de pasajes es: 011 15 3692-9980 y/o directo de
agencia 011 15 3149-3663 (Black Berry PIN: 269D3029). La agencia NO reservará
pedidos que no se diligencien por las vías correspondientes. Asimismo toda queja
deberá realizarse a pasajes@scouts.org.ar y no al operador de viajes.
 Una vez remitido el pasaje, todo cambio lo debe efectuar el pasajero debido a que la
Agencia no tiene acceso al pasaje por haber sido remitido.
 De querer viajar en una comodidad superior de servicio, se puede abonar la diferencia,
estando la misma a cargo del solicitante. Dicho trámite lo deben hacer directamente con
la Empresa de Transporte debiendo presentarse con el pasaje emitido o en su caso
deberá abonar la diferencia en el momento de la acreditación del evento.
 Indicar más de una opción de Empresa de Transporte para cubrir la falta de servicios.
Se deberá informar si es pasajero frecuente de la Empresa solicitada con el fin de
 obtener los beneficios correspondientes.
 Por ultimo informaremos para cada encuentro / evento la fecha de cierre de pedidos de
pasajes con el fin de mejorar la organización de compras y distribución de pasajes a los
usuarios.

Otros aspectos a tener en cuenta

a) Los distintos encuentros / eventos son destinados a ciertas y determinadas personas


con algún tipo de cargo o función, es por ello que es altamente necesario que participen las
mismas. Por lo tanto para la utilización de los beneficios de la partida presupuestaria
correspondiente los miembros de Scouts de Argentina que participen deberán tener el correcto
nombramiento en ese cargo o función.
b) Los miembros participantes de cada evento, deberán tener al día la cuota afiliatoria,
entendiéndose que quien deberá estar al día es el organismo por el que se afilia y no la
persona de manera individual.
c) Los únicos gastos aprobados para afectar a la partida presupuestaria, son pasajes de
micros de línea, de avión y micros contratados por la Asociación, por ende no se aceptan los
gastos de taxi ni de remis.
d) Si la cantidad de personas a viajar de una región geográfica o ruta posibilita la
contratación de un micro especial el valor del mismo debe ser aprobado por el Director
Ejecutivo.
e) En relación a los gastos de combustible y peaje, que también se reconocen
afectando la partida presupuestaria, es necesario que el vehículo a utilizar esté completo o
con el máximo de pasajeros posible, con el fin de abaratar los costos.
f) En cualquier vehículo de 2 o 4 puertas pueden viajar 4 personas por lo que este es el
número ideal de pasajeros, también si el transporte a utilizar es de mayor plazas, se utilizará el
mismo criterio, si para completar las plazas es necesario desviarse algunos
kilómetros para completar el numero sigue siendo beneficioso para los costos.

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g) Scouts de Argentina AC, emitirá pasajes en un rango desde 72 hs antes y hasta 72


hs después de cada evento. Si la persona que participara de un evento, decidiera viajar fuera
de estos rangos, deberá ocuparse personalmente del cambio de los pasajes emitidos en
ocasión del evento y hacerse cargo de las diferencias que surgieran o solicitar a SAAC otras
fechas – en el momento de solicitarse los mismos, no a posterior, lo que ocasionará un plus
diferencial del 10% del pasaje afectado con el fin de aportar a la partida presupuestaria
correspondiente.
h) Para el reintegro de los gastos, se deberán presentar los comprobantes
correspondientes junto a la planilla de rendición de gastos completada debidamente.

Reconocimiento de Gasto

Para los reintegros en viajes realizados hacia eventos nacionales (Asambleas, encuentros,
etc.) se sugiere que se diagramen los viajes de manera tal que viajen cuatro personas. En
caso de viajar de una a tres personas, y acordarse para dicho evento la restitución de viáticos,
se restituirá el monto gastado o el monto equivalente al boleto del viaje en micro de línea por
la cantidad de personas ocupantes en dicho vehiculo, el que sea menor

Por último es importante comprender que con estar disposiciones nos beneficiamos todos y en
consecuencia nuestra querida Scouts de Argentina,

CAPITULO 4
CUENTAS BANCARIAS

1 – TIPO DE CUENTA

Cuando alguno de los organismos de Scouts de Argentina Asociación Civil (en adelante
SAAC) (Grupos, Distritos, Zonas u otros) requiera por motivos de prolijidad en su gestión
financiera o por seguridad en el manejo de fondos, la apertura de una cuenta bancaria,
enviará vía mail a la Dirección de Finanzas un resumen de los motivos que conlleven a la
solicitud de la misma, acompañado del acta del organismo solicitante que solicite la apertura.
Una vez evaluados los mismos, y en caso afirmativo, el Director de Finanzas informará al
Presidente y al Tesorero para que el pedido sea elevado al CD para que se autorice la
apertura de la cuenta, que en todos los casos será una Caja de Ahorros o cuenta similar,
procediendo luego el Director a la redacción de una acta acuerdo con el organismo de SAAC
solicitante. Este acuerdo contendrá, entre otros, datos tales como los datos del organismo
solicitante, la entidad bancaria seleccionada, los datos de los firmantes y la ratificación de las
pautas mínimas fijadas en este capítulo
Será requisito indispensable para la apertura de la cuenta, que las características de la
misma incluyan la emisión de un resumen de cuenta con una periodicidad no mayor al mes.

2 – RADICACIÓN DE LA CUENTA

En los casos de cuentas bancarias, de existir en un radio no mayor a los 10 kilómetros


de la sede del organismo que la solicite una sucursal del Banco donde la Asociación tenga

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radicada sus cuentas operativas, la cuenta será abierta en dicha institución.


En el caso de que no exista sucursal de la entidad mencionada en el párrafo anterior
dentro del radio de ubicación que allí se establece, y debiera optarse por otra institución
bancaria, se dará prioridad en la selección a aquellas que tengan sucursal en el radio de la
Ciudad Autónoma de Buenos Aires, así como deberán arbitrarse los medios para que las
firmas del Presidente y el Tesorero de la Asociación sean registradas en alguna sucursal que
el Banco elegido tenga en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
En el caso de que se abra alguna Caja de Ahorros o cuenta similar en instituciones fi-
nancieras no bancarias, el Director de Finanzas fijará las condiciones necesarias en cada caso
particular.

3 – FIRMANTES

Los firmantes de la cuenta serán en todos los casos el Presidente de la Asociación, su


Tesorero y un mínimo de dos personas designadas por el organismo solicitante, debiendo en
todos los casos una de ellas ser el máximo responsable del mismo (Jefe de Grupo, Director de
Distrito o Zona, por ejemplo). Esta designación deberá constar en acta, transcripta al Libro de
Actas respectivo, debiendo enviarse una copia de la misma junto al pedido de solicitud.
Deberá en todos los operarse mediante la modalidad de firma conjunta para el retiro de
fondos, con dos firmantes conjuntamente indistintos entre todos los registrados.
Cualquier cambio de firmante deberá notificarse por la misma vía con una antelación de
5 días hábiles a la Dirección de Finanzas.

4 – RENDICION DE FONDOS

Dado que los fondos que se debiten o acrediten en la cuenta lo hacen bajo el número
de CUIT de SAAC, los mismos están sujetos a la contabilización en los registros asociativos.
Por esta razón, en forma mensual, y antes del día 15 del mes siguiente, el organismo deberá
remitir a la Oficina Scout Nacional (Finanzas) un sobre con el resumen de cuenta así como un
detalle de la obtención de los fondos depositados, y los comprobantes de gastos que
respalden los retiros efectuados, que de acuerdo al capítulo 2 de esta norma, deben ser
facturas o tickets tipo “B” o “C” emitidos a nombre de SAAC junto a la planilla de rendición de
gastos.
La Dirección de Finanzas procederá a la revisión de lo recibido, y de ser necesario hará
las consultas o reclamos pertinentes, dando luego el visto bueno para su contabilización.
La no recepción de lo establecido en este punto dará lugar a que el Director de Finan-
zas pueda, sin interpelación alguna, solicitar al Presidente que proceda al cierre de la cuenta
en forma inmediata, más allá de las medidas disciplinarias que de acuerdo al caso estime
pudieren corresponder.

5 – EMBARGABILIDAD DE FONDOS

En todos los casos, el organismo que solicite la apertura de una cuenta bancaria decla-
rará conocer, en el acta en que se solicite su apertura y en el acta acuerdo mencionada en el
punto 1, que los fondos depositados están sujetos a cualquiera de las medidas de cobro

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preventivo que judicialmente pudieren resolverse sobre los fondos depositados a nombre de la
Asociación, riesgo que declara asumir el organismo que solicite la apertura de la cuenta.

6 – GASTOS

Todos los gastos bancarios, comisiones, Impuesto a las Transferencias Financieras y


cualquier otro concepto que sea debitado de la cuenta, serán soportados exclusivamente por
el organismo que solicite la apertura de la cuenta.

7 – MODELO DE ACTA DE SOLICITUD DE APERTURA DE CUENTA BANCARIA

A continuación, se expone un modelo del acta por la cual se solicita la apertura de una
cuenta.

…………………, …. de …….. de 2….

Scouts de Argentina Asociación Civil


Sr. Director de Finanzas
…………………………………….
Estimado hermano scout
Los firmantes de la presente, (detallar nombre y apellido, DNI y cargo), integrantes del
Consejo del (grupo, distrito, zona) Nº ::::::: “ …………………………………..”, solicitan a usted
tenga a bien evaluar la apertura de una caja de ahorros, de acuerdo a la normativa vigente.
Motiva dicha solicitud el hecho de …………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………..
En caso de aprobarse el pedido, solicitamos asimismo que la cuenta sea abierta en el
Banco ………………………………, sucursal ……………………… .
Prestamos nuestra conformidad a que los firmantes de la cuenta, además del Presi-
dente y el Tesorero de Scouts de Argentina, sean las personas que a continuación detallamos,
quienes firman asimismo la presente.

Apellido y Nombre Domicilio D.N.I.


…………………………… ……………………… …………………..
…………………………… ……………………… …………………..
…………………………… ……………………… …………………...
Manifestamos conocer que pueden establecerse contra la Asociación cualquier medida
cautelar sobre los fondos depositados a su nombre, motivo por el cual renunciamos a reclamar
la restitución de dinero que pueda momentáneamente verse inmovilizado en la cuenta cuya
apertura solicitamos.
Sin más, saludamos con un cordial Siempre Listo

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El caso de incumplimiento de los lineamientos fijados en la presente norma por los


niveles grupales, distritales o zonales, facultarán al Director de Finanzas a solicitar a la
máxima autoridad del nivel respectivo la remoción del encargado financiero correspondiente
(tesorero de grupo o asistentes de finanzas Distritales y/o Zonales)

8 – DEPOSITOS POR SUBSIDIOS RECIBIDOS QUE REQUIERAN RENDICIONES


POSTERIORES

En los casos de que la cuenta sea solicitada para la percepción de un subsidio, el


dinero será depósito integramente en la cuenta que indique la Tesorería Nacional, y se girará
una parte a la cuenta del organismo peticionante. En la medida en que los fondos se vayan
rindiendo, se irá girando en forma paulatina el resto, a fin de evitar demoras e incumplimientos
con el ente otorgante

Si en lugar de subsidios o donaciones, algún estamento de Scouts de Argentina


Asociación Civil negocia un convenio de provisión de infraestructura por un monto superior a
las 50 cuotas asociativas, deberá en primer lugar elevarse a la Oficina Nacional una copia de
la documentación a suscribir, a fin de contar con el aval del asesor letrado de la Asociación.
Una vez obtenido el mismo, dicha documentación será suscripta de acuerdo a lo normado en
el primer capítulo de la norma CE010, en lo relativo al poder de firma.
El director de la zona donde proceda la ejecución de dicho convenio, deberá enviar al Director
Ejecutivo un informe trimestral del avance de obra.

Vigencia
A partir del 1 de Octubre de 2015

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