Cartilla No 2 Bc3a1sico de Administracic3b3n PDF

ESPECIALIDAD: GESTIÓN DE MICROEMPRESAS
CARTILLA No. 2
Elaborada por:
Jesús Boanerges Camero C.

Instructor SENA
NEIVA
PROGRAMA DESARROLLO EMPRESARIAL
SENA, Regional Huila
Enero 2002
BASICO DE ADMINISTRACION 3
PRESENTACIÓN
Está cartilla se ha desarrollado como una guía en la que se expresan los conocimientos básicos de la
administración de una empresa, temas como las áreas funcionales y el proceso administrativo lo llevaran a
analizar su unidad económica en cada uno de sus componentes y a determinar la importancia de realizar una
gestión administrativa, a través de actividades como, la planeación en la que una vez apropiado el conocimiento
se ve la importancia de aplicar el concepto en la practica, logrando al finalizar el proceso de capacitación y
acompañamiento tener una planeación sistemática mediante la cual Usted podrá idear el tipo de empresa que se
adecue a las necesidades del mercado.
Su quehacer como empresario le implica múltiples actividades, pero sobre todo Usted tiene una gran
responsabilidad - Hacer que su empresa se sostenga en el mercado por mucho tiempo- , y esta tarea solo la
logra si tiene claro su papel como líder de una organización que se debe a sus Clientes externos, a sus
inversionistas, sus empleados a la comunidad y que además tiene una responsabilidad ante el estado.
El desarrollo de nuestro país está en manos de gente visionaria y emprendedora como Usted, que ha sido capaz
de sacar adelante una idea cristalizando una empresa que se constituye en fuente de ingresos y de riqueza para
el país... Adelante.

Instructor SENA
OBJETIVOS
Objetivo General:
Que el empresario apropie los conocimientos básicos de la gestión empresarial y los aplique en su
organización, a través del proceso sistemático de planeación, organización dirección y control de sus
actividades.
Objetivos Específicos
 Determinar la importancia de la unidad económica y su contribución en el desarrollo del país.

 Establecer las áreas funcionales de la unidad económica y el conjunto de actividades que la
componen de acuerdo a las características particulares de cada una.
 Precisar el conjunto de actividades que el gerente debe desarrollar en su organización para que
esta opere a buen ritmo y pueda presentar resultados satisfactorios.
 Aplicar los conocimientos en el desarrollo de actividades prácticas como la planeación, el diseño de
la organización, establecimiento de funciones claras para cada cargo y otras actividades que
permitan tener un resultado palpable al finalizar la capacitación.

Instructor SENA
1 LA EMPRESA
Para empezar definamos que es la empresa:
Es una Organización
Conformada por :
Personas Recursos Maquinarias

Financieros y equipos
Los cuales se integran para producir bienes y servicios

que satisfagan: necesidades, expectativas y deseos
de los consumidores.

Instructor SENA
Para que los anteriores elementos existan se debe contar con la voluntad del inversionista o
inversionistas que ven la oportunidad de crear una empresa que produzca los bienes o
servicios para atender ciertas necesidades, que según los estudios se encuentran
insatisfechas en algún segmento del mercado.
Así de este modo la empresa toma su forma y se prepara para ejercer su responsabilidad
frente a diferentes actores que la legitiman...
LA EMPRESA
Como organización que actúa en un medio
Tiene responsabilidades con:
Inversion Estado Clientes Internos Clientes externos Comunidad
istas
Son los La empresa se crea Son los encargados de Son la razón de ser de la La empresa actúa en
emprendedores amparada en la realizar las estrategias organización, la empresa un medio y sus
quienes normatividad que rige que la empresa no existe si no hay acciones generan
decidieron la actuación implementa para alcanzar clientes. impacto.
aportar a un empresarial en el los objetivos propuestos; Todo lo que haga una Procesos industriales
sueño. país. en el corto , mediano y empresa debe conducir a apropiados y la
La empresa La empresa largo plazo. Dependiendo satisfacer , las responsabilidad en el
debe velar por contribuye a la tarea esto de la forma como la necesidades, expectativas manejos de residuos
que ese capital del estado a través dirección de la empresa y deseos de los clientes. industriales y el
invertido genere del pago oportuno de motive y empodere a sus manejo sostenible de
rentabilidad. sus contribuciones. colaboradores para el los recursos naturales,
logro de la misión contribuyen al
institucional. desarrollo de la
comunidad.

Instructor SENA
Una vez que tenemos claro la definición de la empresa y su papel en diferentes ámbitos vamos a continuar
internándonos en la vida cotidiana de la empresa.
Taller 1:
Para empezar: Haga un listado de actividades que se realizan en su empresa ( Trate de ir al detalle).
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Es probable que este listado tenga actividades como:

Instructor SENA
 Averiguar que necesitan los clientes.

 Diseñar la respuesta adecuada a las necesidades de sus clientes.
 Comprar materias primas e insumos necesarios para producir los bienes o servicios, que los
clientes demandan.
 Comprar maquinaría y equipo que facilite el proceso de producción o prestación del servicio.
 Registrar en un libro todo lo que se ha pagado, o el dinero que se ha recibido en el transcurso del
día.
 Conseguir financiación ( proveedores, entidades financieras), para capital de trabajo o para
comprar maquinarías y equipos.
 Contratar personal para que elabore los productos o preste el servicio.
Estas acciones más todas la que aparecen en su listado deben ser agrupadas por actividades que
son común a una tarea, a esta agrupación la denominaremos áreas funcionales o áreas operativas.

Instructor SENA
2 AREAS FUNCIONALES
La áreas funcionales son agrupaciones que facilitan la organización de la empresa , pues si toda las actividades
estuvieran integradas en una sola áreas sería un caos para poder dar orden a las tareas que se deben realizar ,
encontraríamos muchos tropiezos para hacer seguimiento al cumplimiento de metas.
Pero si se agrupan actividades como: Diseño de producto o servicio; selección de materia prima, mantenimiento
de equipos. Vemos que todas estas acciones tienen algo en común y es que tienen que ver con la elaboración
de un producto. A todas estas las agruparemos en el área de producción. Si tomamos otras actividades
podemos observar que muchas tienen que ver con el mercadeo otras con la parte del manejo de las cuentas y
otras con las personas de la empresa.
Grafico 1
Áreas Funcionales
MERCADEO
PERSONAL
PRODUCCIÓN

Instructor SENA
Como se explica en páginas anteriores la empresa es un todo en el que cada una de las áreas es
interdependiente de las otras; veamos... En una empresa de confección el área de mercadeo plantea:
El mercado esta demandando blusitas en tonos pastel bordadas en hilo y con aplicaciones de encajes italianos.
Esta solicitud debe ser analizada por producción para verificar su capacidad; en relación a
maquinarias y equipos necesarios para hacer estas blusas.
Producción verifica si se cuenta con materia prima y con personal preparado para hacer este tipo de producto;
al verificar sus inventarios y el talento humano con que cuenta, detecta que cuenta con los equipos adecuados para
la producción pero no se tienen ni las materias primas ni el talento humano necesario para dicha producción.
Producción notifica a mercadeo la situación .
y Mercadeo a su vez se dirige el área financiera exponiendo las posibilidades de entrar a un nuevo segmento de mercado
con las blusitas, esto implicará más ventas y por su puesto más utilidades, pero se requiere conocer el presupuesto
para ver la posibilidad de comprar la materia prima necesaria y la contratación de cuatro bordadoras.
Financiera analiza su información y pasa un reporte a la gerencia donde expone que el presupuesto es bajo
y no alcanza para contratar nuevo personal, para compra de materias primas se puede contar con la
financiación de los proveedores y plantean a su vez que para el caso de la contratación de las bordadoras
la empresa tiene capacidad de tomar un crédito bancario para capital de trabajo a una tasa de interés
razonable para la empresa.
Finalmente La gerencia decide aprobar la incursión en el mercado de las blusitas y tomala decisión de adquirir el crédito bancario y contratar al personal
necesario para llevar a cabo el proyecto. Una vez tomada la anterior decisión El área de Talento Humano inicia el proceso para hacer la respectiva
contratación.
A continuación veremos cada una de estas áreas.

Instructor SENA
2.1 ÁREA DE PRODUCCIÓN
Tiene como principal objetivo producir los bienes o servicios que demanda el mercado, en está área
relacionamos actividades como diseño de producto, preparación de materia prima, control de calidad,
mantenimiento de equipos; entre otras acciones que están directamente relacionadas con esta área.
Talller 2 : Elabore listado de las actividades que la empresa debe realizar para elaborar su producto u ofrecer
su servicio.
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Instructor SENA
2. 2 AREA DE MERCADEO
El objetivo del área de mercados es la de conocer las necesidades, expectativas y deseos de los consumidores,
para que la empresa produzca aquello que el mercado ( El cliente) esta buscando y satisfaga plenamente dichas
necesidades. Relacionamos en esta área actividades como: Investigación de mercados, publicidad, promociones,
ventas, entre otras.
Taller 3: En un breve resumen indique el mecanismo que usa su organización para identificar las necesidades de
su cliente:
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Instructor SENA
2.3 ÁREA FINANCIERA
Esta área tiene como razón de ser; brindar apoyo para que el equipo directivo tome mejores decisiones en
relación al manejo eficiente de los recursos económicos de la empresa a través de la captura, clasificación,
organización, contabilización y análisis de la información. Entre las actividades que se desarrollan en esta área
esta: elaboración del plan de cuentas, hacer los registros contables, elaborar estados financieros, aplicar razones
financieras a estos estados contables, hacer conciliaciones bancarias y muchas otras que contribuirán con el
alcance de su propósito.
Taller 4. Haga una breve reseña del comportamiento de sus ventas en los últimos años. Analice los datos y
compárelos con los gastos que ha tenido en las mismas fechas. Como puede interpretar esta información.
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Instructor SENA
AREA DE TALENTO HUMANO
El propósito de esta área es la de llevar a cabo todo el proceso de convocatoria, reclutamiento, selección,
entrenamiento y capacitación del personal que contribuirá a que la empresa alcance sus propósitos. Otro de los
propósitos es lograr el bienestar y motivación del personal de la empresa.
Taller 5. Realice un listado de sus empleados y determine cuales son las fortalezas de estos para realizar su
trabajo y cuáles sus debilidades. De acuerdo a esta información determine que tipo de acciones debe emprender
para que sus fortalezas se potencien y sus debilidades se puedan superar.
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Instructor SENA
3 PROCESO ADMINISTRATIVO
Cada una de estas áreas requiere para su operación; desarrollar un proceso lógico que le permita alcanzar sus
propósitos, este proceso tiene el nombre de PROCESO ADMINISTRATIVO. Usted, como gerente de su empresa,
desarrolla este proceso cotidianamente, quizá no conozca su nombre, pero estamos seguro que todos los días
los lleva a cabo cuando; decide que actividades debe desarrollar, el tiempo en se ejecutar a quienes tienen la
responsabilidad. Cuando revisa si se han desarrollado dichas actividades y con otra serie de acciones que le
permiten alcanzar su MISIÓN EMPRESARIAL.
Los cuatro pasos del proceso administrativos son:
A. PLANEACIÓN
B. ORGANIZACIÓN
C. DIRECCIÓN
D. CONTROL
En la Gráfica No. 2 observamos que en la base de la estructura empresarial está la planeación ya que esta es el
punto de partida de la Unidad económica y como pilares tenemos la organización, la dirección y el control.

Instructor SENA
Para que toda empresa pueda consolidarse es necesario que siga rigurosamente este proceso, de lo contrario
sus años de vida empresarial se podrán reducir sustancialmente.
Grafica No.2
El Proceso Administrativo
PROCESO ADMINISTRATIVO
2. 3. 4.
O D C
R I O
G R N
A I T
N G R
I O
Z
I L
A R A
R R
1 PLANEAR

Instructor SENA
3.1 PLANEAR
Es el paso del proceso administrativo a través del cual la empresa determina los objetivos de la organización y
establece las acciones que debe realizar teniendo en cuenta su situación interna y la de su entorno para
alcanzar dichos objetivos. Planificar es establecer el puente entre el presente y el futuro, la planificación es la
base para formular buenas estrategias de acción.
EJERCICIO:
Resuelva de manera individual el siguiente ejercicio:
INSTRUCCIONES
Usted debe salir de su casa hacer una serie de tareas y estar de regreso a las 1:00 de la tarde.
Para recorrer el camino de su casa a la terminal de transportes se tarda 30 minutos , la oficina de impuestos cierra a las 10:00 de la
mañana, el comercio y demás negocios cierran a las 12:00 de la tarde y la panadería abre después de las 11 de la mañana , el
recorrido debe hacerse a pie. Las tareas son las siguientes:
1.- Llevar un vestido al almacén.

2.- Recoger el cabezote de una máquina de coser familiar en el taller de reparación.
3.- Llevar un sastre a la boutique.
4.- Mandar un pedido de 10 Kg. por encomienda.
5.- Pagar los impuestos.
6.- Comprar pan en la panadería.
7.- Recoger en la terminal de transporte a un familiar a las 12:30 P.M.
8.- Recoger una cotización donde el distribuidor.
9.- Comprar un figurín con diseños de última moda en la papelería.
10.-Comprar una libra de mantequilla.

Instructor SENA
Para que Usted pueda resolver el ejercicio guíese por el plano de la ciudad.
PLANO DE LA CIUDAD
Proveedor Oficina de Almacén
Correo
Lecheria Oficina
De
Impuestos
Casa Empresario
Terminal
Taller de
Reparación
Panadería
Papelería
Boutique

Instructor SENA
Para poder realizar este ejercicio Usted debió haber tenido en cuenta una serie de factores que afectaban la
realización de las tareas y el objetivo de llegar a la 1 p.m. a su casa habiendo desarrollado todas las actividades.
Lo mismo ocurre con su empresa cuando Usted se sienta a realizar el ejercicio de planear su empresa al corto, al
mediano y al largo plazo debe tener en cuenta los siguientes Factores externos...
 Factores Económicos
 Factores Sociales.
 Factores Políticos Gubernamentales y Jurídicos
 Factores Tecnológicos
 Fuerzas Competitivas
las variable externas no son controlables pero las

debemos trabajar para hacer de ellas una oportunidad
para disminuir su impacto negativo sobre la unidad
económica.
...los factores externos pueden afectar las actividades de su organización , constituyéndose en Oportunidades o
Amenazas.

Instructor SENA
Igualmente al realizar el ejercicio tuvo que tener en cuenta su capacidad física para resistir cierto limite de peso o
para poder abarcar todos los paquetes que llevaba. Al realizar la planeación en la empresa también se debe
hacer una revisión de los aspectos internos...
 Aspectos administrativos
 Talento Humano
 Área de producción
 Área de mercadeo
 Aspectos financieros, entre otros.
.. que le permitirán establecer cuales son las Fortalezas de la empresa y cuales sus debilidades.
Taller 6: Haga un análisis de los aspectos externos que puedan estar afectando su empresa constituyéndose en
una amenaza y aquellos que se constituyen en una oportunidad. De igual manera es importante que vaya
analizando los aspectos internos para establecer donde están las Debilidades de su empresa y las Fortalezas.
Para realizar la planeación de la unidad económica podemos retomar algunos elementos fundamentales de la
planeación estratégica , como primera medida el análisis DOFA que proponemos en el taller 6. lo cual implica
Análisis Interno: Debilidades

Análisis externo: Oportunidades
Análisis Interno: Fortalezas
Análisis Externo: Amenazas

Instructor SENA
Los componentes de la planeación estratégica son: Misión, Objetivos y Metas, Estrategias, Tácticas y Políticas
Veamos un ejemplo de planeación para el área de Mercado.
PROCESO DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

EN EL ÁREA DE MERCADEO
¿ Dónde estamos ahora? ¿ y a dónde nos

ANALIZAR LA dirigimos?
SITUACIÓN
DETERMINAR
LOS
¿ Adónde queremos ir?
OBJETIVOS Metas realistas y mutuamente compatibles.
SELECCIONAR
Y MEDIR LOS Identificar a los clientes actuales y potenciales.
MERCADOS
METAS
DISEÑAR ¿ Cómo llegamos a donde queremos dirigirnos?

TACTICAS Y
ESTRATEGIAS
PREPARAR EL
PLAN DE
MERCADOTECNIA
La guía práctica de las operaciones anuales.
PARA LA REALIZACION Y ¿ Cómo marchan las cosas ?

EVALUACIÓN
Instructor SENA
3.1.1. La Misión
Definir la Misión en la empresa significa responder la pregunta: “ en qué negocio estamos?” Al referirnos a la
Misión debemos preguntarnos ¿Por qué o para qué existe nuestra organización, en el contexto social en que se
encuentra? ; la Misión debe definir el punto focal al cual dedicamos todos nuestro esfuerzo organizacional.
Para redactar la Misión de la compañía, deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:
 La misión se orienta hacia el exterior: entorno, mercados, clientes, sociedad.

 Orientada al servicio, más que al producto.
 Orientada hacia el futuro.
 Debe ser simple, clara, directa y original, pero creíble, para que motive a los consumidores,
empleados
 Debe mostrar los elementos que nos diferencien de otras empresas, incluso de nuestra
competencia.

Instructor SENA
Antes de Definir su misión tenga en

cuenta:
 Clientes: ¿ Quiénes son los clientes de la empresa?

 Productos o servicios: ¿Cuáles son los productos o servicios principales de la empresa?
 Mercados: ¿Compite la empresa en otras zonas del país?
 Tecnología:¿ Cuál es la tecnología básica de la empresa?
 Preocupación por supervivencia, crecimiento y rentabilidad:¿ Cuál es la actitud de la empresa con relación a
metas económicas?
 Filosofía: ¿ Cuáles son las fortalezas o ventajas competitivas claves de la empresa?
 Imagen publica : ¿Cuál es la imagen pública a la que aspira la firma?
 Servicio al cliente: ¿Pone atención a los reclamos y sugerencias de las personas claves relacionadas con la
empresa?
Taller 6 : De acuerdo a lo expuesto determine cual es la Misión de su unidad económica:

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Instructor SENA
3.1.2 LOS OBJETIVOS Y LAS METAS
Son los resultados específicos que pretende alcanzar una organizar por medio del cumplimiento de su MISIÓN
básica. Los objetivos son esenciales para la empresa por que son ellos los que establecen su camino y es
alrededor de ellos que se convocan las personas para aportar a su alcance.
FORMULACION DE OBJETIVOS
La formulación de objetivos es una tarea que requiere una gran dedicación y para que estos nos queden bien
planteados, debemos tener en cuenta:
 Los objetivos deben estar planteados de una forma clara y que expresen el qué se
quiere lograr y el para qué, su lenguaje debe ser sencillo.

Instructor SENA
 Los objetivos deben estar basado en los objetivos específicos de cada área
(Producción, Mercadeo, Finanzas y Manejo de personal)
 Los objetivos que se tracen deben estar por encima de los intereses individuales de los
propietarios ya que estos deben de buscar el bienestar de la Unidad Económica.
 Los objetivos deben estarcen revisando y si es necesario replantearlos de acuerdo a la

dinámica del medio donde se van a desarrollar.
Debe existir una jerarquización de los objetivos teniendo en cuenta los siguientes factores:
Posición en el mercado
Innovación
Productividad
Recursos físicos y financieros
Rentabilidad
Desempeño y desarrollo del personal
Responsabilidad social de la empresa.
Taller 8. Para ir concretando su planeación vaya escribiendo los objetivos que quiere alcanzar en cada una de
las actividades que desarrolla su empresa, tenga en cuenta que existen unas áreas funcionales debe establecer
objetivos para cada área.
Tenga en cuenta que estos objetivos deben ser alcanzables y que debe estar haciendo un seguimiento periódico
que le permita establecer si está logrando los resultados previstos.

Instructor SENA
3.1.3Las estrategias
Son un medio para alcanzar los objetivos propuestos a largo plazo. Las estrategias se constituyen en un plan
básico y general de acción por medio del cual la empresa alcanza sus objetivos.
Originalmente estaba relacionado con el arte o ciencia del mando militar. Una estrategia es un plan global para
ganar la batalla como primer paso en la consecución de la Misión de ganar la guerra.
3.1.4 La táctica
Es un medio operacional a través del cual una estrategia ha de ponerse en práctica o activarse. La táctica esta
orientada a la meta de corto plazo.

Instructor SENA
3.1.5 Las Políticas
Es un curso de acción adoptado por los gerentes para guiar sistemáticamente la toma de decisiones futuras en
una situación determinada, las políticas incluyen los lineamientos, las reglas y los procedimientos establecidos
para reforzar las actividades con el ánimo de alcanzar los objetivos propuestos.
Ejemplo:
Metas Estrategias
Reducir los costos de mercadotecnia en un 15% respecto al 1. Reducir los inventarios de almacén de producto terminado y
año anterior eliminar los productos de movimiento lento.
2. Reducir el número de visitas de ventas a los clientes
pequeños.
Estrategias Táctica
1. Reducir los inventarios de almacén de producto terminado y Hacer una actividad de saldos de inventario durante quince,
eliminar los productos de movimiento lento. tomando dos quincenas del mes de junio

Instructor SENA
3.2. ORGANIZAR
Una vez diseñado los objetivos, las estrategias y planes que van a permitir el logro de los objetivos, los gerentes
deben diseñar una organización apta para el cumplimiento de los objetivos propuestos.
La función de organizar consiste en la creación de una estructura de relaciones de trabajo y de autoridad que
mejore y mantenga niveles de calidad que conlleven al desarrollo de las estrategias empresariales. Organizar
incluye todas las actividades gerenciales que producen una estructura de tareas y relaciones de autoridad.
La función de organizar da lugar a una estructura organizativa o administrativa que hace que la empresa pueda
operar eficazmente como un todo coherente para alcanzar los objetivos trazados y desarrollar la Misión.

Instructor SENA
La estructura administrativa es el arreglo o disposición de las diversas partes de un todo, en ella se expresa el
nivel jerárquico de la cada puesto que esta integrado en ella. También determina los niveles y unidades
dependientes y sujetos a obligaciones de autoridad- responsabilidad.
A nivel de las micros y pequeñas empresas la autoridad la concentra una sola persona - su propietario, gerente o
director - quien toma decisiones, la responsabilidad y el mando.
En la gráfica observamos un posible organigrama de una microempresa, pero en realidad ocurre que en algunas
micros y pequeñas empresas no se tienen una estructura establecida ya que los dueños realizan todas las
funciones o la hace de manera empírica, utilizando su sentido común o imitando los que hacen sus competidores.
La estructura de la empresa puede ir consolidándose en la mediada que el empresario adquiere más experiencia
administrativa la empresa crece y la misma necesidad lo exige.

Instructor SENA
Grafica No. 3
Estructura Administrativa de una Microempresa
DIRECTOR
Vendedores ???? Contador Cajera
De acuerdo a lo planteado por Sisk1 las estructuras se formalizan y estructuran de acuerdo a su crecimiento,
por lo que la división formal del trabajo se hace con base en los siguientes factores:
 Función (áreas funcionales: Producción, ventas, finanzas y personal).

 Producto ( Gerente de producto “A”, “B”, “C”, “D”.
 Cliente ( Mayoreo, detallista, comisionista, hombres, mujeres, niños).
 Geográfica ( Por zonas . Jefe de zona 1, 2, 3).
 Proceso ( Acopio, Transformación, envase, almacén, distribución).
Taller 9 Determine los cargos que existen en su unidad económica y el grado de responsabilidad de cada uno de
ellos.
1
Introducción a la administración, Hernández Sergio y Rodríguez .Editorial Mc.Graw Gill. Página368

Instructor SENA
3.2.1 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACION:

Para que una empresa pueda organizar sus tareas es necesarios tener en cuenta una serie de principios básicos
que contribuirán al logro de los objetivos empresariales.
División de trabajo
Es desagregar en un proceso completo una serie de tareas a las cuales se les asignará un responsable ; esto
permitirá que cada uno tenga claro cual es su papel y pueda responder a él de manera efectiva.
Unidad de Objetivo
Todos los miembros de la unidad económica deben saber cuáles son los objetivos de esta y ojalá el empresario
sepa cuales son los objetivos de sus empleados . El principal problema organizacional radica en que por un lado
van los objetivos del empresario y por otro el de los empleados.

Instructor SENA
Al formular los objetivos de la unidad económica todos se deben sentir identificados con ellos ya que esto es
fundamental para que todos unan esfuerzos hacia el logro de los mismos.
La autoridad y la responsabilidad:
La empresa moderna en el momento de seleccionar a su personal debe estar segura de sus capacidades de sus
habilidades y de su responsabilidad . En el momento que se ubica a una persona en un cargo determinado , se le
debe de brindar todos los implemento y todas la instrucciones para que pueda cumplir eficientemente su labor; su
jefe debe estar plenamente convencido de que eligió a la persona correcta y la ubico en el lugar correcto para
que ella pueda ser responsable de su tarea conforme a los instrumento y procedimientos establecidos por la
empresa.
La Delegación:
Uno de los temas que más ocupa a los líderes de las empresas modernas es el delegar a sus empleados las
funciones que ellos puedan atender; se debe empoderar al empleado para que cumpla su trabajo y a la vez se
sienta seguro y motivado, ya que de esta manera siente que su superiores confían en su capacidad profesional
para las tareas que le asignaron.
NO SE ESFUERCE EN VANO TRATANDO DE

HACER TODAS LAS ACTIVIDADES DE SU
EMPRESA, DEJE QUE SUS EMPLEADOS
DEMUESTREN SUS CAPACIDADES.

Instructor SENA
3.3 DIRIGIR
Usted señor empresario debe tener en cuenta que en el manejo de su unidad económica. Usted cuenta con
maquinaria y equipos, materias primas e insumos, infraestructura física y muchos otros recursos y que por sobre
estos, su empresa cuenta con un talento humano capaz de alcanzar sus propósitos empresariales, dependiendo
de la motivación y el apoyo que Usted les brinde.
Generalmente en nuestro medio la gerencia de la empresa está en cabeza de su propietario quien debe cumplir
dos roles importantes, Administrador y Líder.
Es la función administrativa que analiza los diferentes criterios y opiniones y fija las políticas, orienta y guía el
trabajo de su Talento Humano, motivándolo para que todo el equipo trabaje unido y puedan de manera
colectiva lograr los objetivos propuestos hacia la búsqueda de a cumplir con la misión.

Instructor SENA
Una de las nuevas técnicas administrativas nos plantea el empoderamiento, como el elemento fundamental que
permite la delegación de responsabilidades y la facultad de los colaboradores para tomar decisiones y solucionar
problemas, las teorías administrativas del siglo XIX planteaban que la empresa estaba compuesta por dos tipos
de personal un 90% representado en los trabajadores quienes solo estaban para ejecutar lo que el 10% - los
directivos- decidían que hacer, esta manera de asumir la administración provoco una deshumanización de la
industria; está deshumanización y los conflictos humanos desatados en los años de la depresión económica en
los treinta causaron un gran cambio en el desarrollo organización dando origen a un nuevo estilo de
administración basado en las ciencias del comportamiento que reza:
COLABORACIÓN, TRABAJO EN EQUIPO Y DIGNIDAD DEL SER HUMANO
3.3.1 Liderazgo
Ser líder es crear un ambiente en el que se de una verdadera participación y la participación y la promoción del
empleado como ser humano que lucha por mejorar sus condiciones de vida; y la calidad de vida solo se cambia
si se logra hacer el trabajo de forma integral, si el trabajador logra ver su trabajo no como la obligación de hacer
un oficio para poder vivir, sino que encuentra en él la manera de satisfacer sus necesidades humanas de
seguridad, prestigio y de autoestima y puede experimentar sentimientos de logro, reconocimiento, promoción y
responsabilidad. Si Usted como propietario de la unidad económica logra ese cambio de actitud en sus
colaboradores o usted mismo tiene una actitud de cambio al comprender los sentimientos de quienes están bajo

Instructor SENA
su responsabilidad; se logrará que el personal tenga una disposición libre para desarrollar su trabajo y realizarlo
efectivamente.
CUALIDADES DEL LÍDER
Actitud positiva
Información Delegar responsabilidades
Reconocimiento Vida sana
Propuestas concretas Honestidad y autocrítica
Organización
Decíamos que el gerente debe ser administrador y líder. Ser administrador significa manejar en forma eficiente y
efectiva los recursos de la organización, específicamente los económicos. Se puede ser un buen administrador y

Instructor SENA
un mal líder o viceversa; la clave esta en combinar perfectamente estos dos elementos. Jhon Adair en su libro
Líderes no jefes hace la siguiente cita.
“El liderazgo es del espíritu, se compone de personalidad y visión.

Su práctica es un arte.
La gerencia es cosa de la mente, es más una cuestión de cálculo
preciso, de estadística, de método, cronogramas y rutinas.
Su práctica es una ciencia.
Los gerentes son necesarios, los líderes son esenciales”.
Taller 10: Vamos revisando :

Tiene su empresa un reglamento de trabajo : _________
Funciones claras y definidas: ______
Existen manuales de procedimientos:_____
Sus empleados tienen contrato de trabajo____
Si no tiene alguno de estos componentes, diseñe un plan para implementarlos.

Instructor SENA
3.4 CONTROLAR
El gerente debe asegurarse de que el rendimiento actual de la organización se ajuste a lo estipulado en el plan
inicialmente acordado. El control tiene cuatro pasos básicos:
 Establecer estándares para el desempeño.

 Medir el desempeño individual y organizacional.
 Comparar el desempeño actual con los estándares del desempeño planificado.
 Corregir las diferencias que puedan haberse producido entre los resultados obtenidos y objetivos
planteados.
Qué se controla en una empresa: La calidad de los procesos y de los productos, las finanzas, las ventas, los
inventarios, los gastos, y otra serie de actividades que deben estar de acuerdo a lo estipulado en el plan.
El control permite ver :

 Las desviaciones o errores que se están cometiendo.
 Corregir las equivocaciones , es decir , volver al camino correcto.

Instructor SENA
Que se debe controlar:
Manejo del dinero:
Cómo lo gastamos?
Qué costos tenemos?
Tiempo:
Cómo se esta utilizando?

En cuanto tiempo estamos produciendo?
Desempeño
de los trabajadores:
Cómo están haciendo el trabajo?
Qué dificultades tienen?
Calidad:
Qué estamos haciendo para obtener un buen producto.?

En qué sección estamos teniendo problemas?
Cuál es la calidad final de nuestros productos?

Instructor SENA
CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN SISTEMA DE CONTROL
 Debe ser objetivo : Debe basarse en hechos reales y no en suposiciones o rumores.

 Debe ser económico: Debe efectuarse a tiempo y en el momento oportuno
 Debe ser Impersonal: Debe realizarlo una persona diferente a quien desarrolla la tarea.
 Debe ser claro y preciso : Debe saber que es lo que se va a controlar y los instrumentos que me van a dar
los resultados de manera precisa.
Taller 11
 Sabe Usted que tiempo se gastan su operarios en cada uno de los procesos para la elaboración de uno de
los productos que elaboran en su Unidad Económica. __________________________
 Revisa La calidad de la materia prima que le llega a su taller __________________
 Verifica si la cantidad pedida es la misma que le ha sido despachada ___________
 En que etapa del proceso productivo controla la calidad de su producto:__________
 Sabe Usted el costo real de producción de cada uno de los productos que elabora en su Unidad
Económica.____
 Tiene claro cuánto gasta y cuánto gana en los productos que Usted Elabora:_______
 Tiene Usted un archivo con todos los comprobantes de las diferentes transacciones que hace ha diario en
su Unidad Económica.______
 Si la mayoría de sus respuestas son ( No ) cuál cree Usted que debería ser su plan estratégico para
corregir estos errores.

Instructor SENA
BIBLIOGRAFIA
1. HERNÁNDEZ Sergio y Rodríguez ,Introducción a la administración; Editorial Mc.Graw Gill.
2. AGUDELO Cortes Oscar, Administración para todos; Imprenta Departamento del Valle. Quinta Edición 1992.
3. STANTON William J y otros , Fundamentos de Mercadotecnia; Editorial Mc. Graw Hill Octava Edición.
4. CIAMPA Dan, Liderazgo Industrial; Legis Fondo editorial. 1990
5. FIERRO Martinez Ángel María, Diagnostico Empresarial, Editorial Universidad Surcolombiana. 1996

Instructor SENA

Cartilla No 2 Bc3a1sico de Administracic3b3n PDF

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ESPECIALIDAD: GESTIÓN DE MICROEMPRESAS

Jesús Boanerges Camero C.

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 Determinar la importancia de la unidad económica y su contribución en el desarrollo del país.

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Para empezar definamos que es la empresa:

Personas Recursos Maquinarias

Los cuales se integran para producir bienes y servicios

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Es probable que este listado tenga actividades como:

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 Averiguar que necesitan los clientes.

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A continuación veremos cada una de estas áreas.

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2.1 ÁREA DE PRODUCCIÓN

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2.3 ÁREA FINANCIERA

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AREA DE TALENTO HUMANO

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Los cuatro pasos del proceso administrativos son:

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Resuelva de manera individual el siguiente ejercicio:

1.- Llevar un vestido al almacén.

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las variable externas no son controlables pero las

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Análisis Interno: Debilidades

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Veamos un ejemplo de planeación para el área de Mercado.

PROCESO DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

¿ Dónde estamos ahora? ¿ y a dónde nos

DISEÑAR ¿ Cómo llegamos a donde queremos dirigirnos?

PARA LA REALIZACION Y ¿ Cómo marchan las cosas ?

 La misión se orienta hacia el exterior: entorno, mercados, clientes, sociedad.

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Antes de Definir su misión tenga en

 Clientes: ¿ Quiénes son los clientes de la empresa?

Taller 6 : De acuerdo a lo expuesto determine cual es la Misión de su unidad económica:

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3.1.2 LOS OBJETIVOS Y LAS METAS

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 Los objetivos deben estarcen revisando y si es necesario replantearlos de acuerdo a la

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3.1.5 Las Políticas

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Vendedores ???? Contador Cajera

 Función (áreas funcionales: Producción, ventas, finanzas y personal).

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3.2.1 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACION:

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NO SE ESFUERCE EN VANO TRATANDO DE

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