UNIVERSIDAD PARAMERICANA

Facultad de Ciencias Sociales

Técnico Universitario en Trabajo Social y Desarrollo Comunitario

“características de la capacitación”.
(Sistemas de capacitación)

Estudiantes. Cif.

Manuel Angel Laynez López 201304489

Maria Brito Brito 201304481

Catarina Gómez Velasco 201304487

Yenifer Teresa Chel Matóm 201304480

Petronila Ofelia Raymundo 2013044

Petrona terraza Chel 201304375

Santa María Nebaj, Octubre 2015

 Introducción

La capacitación son actividades que van encaminadas a la enseñanza humana y responde a las
necesidades para el logro de objetivos. Para entender a profundidad el tema es necesario hacer
mención de las características que lo conforman las cuales son; establecimiento de objetivos y
metas, fijación de las fechas de la capacitación, presupuesto, lugar de la capacitación, salón de la
capacitación, preparación de materiales, selección y contratación del equipo de capacitación,
invitación a los participantes, la ejecución de la capacitación, desarrollo del contenido, el cierre
de la capacitación, hacer un resumen y la evaluación de la capacitación, estas características
forman parte para el desarrollo del tema. Por consiguiente se hará incapie de otros aspectos
importantes para la realización de capacitaciones en los diferentes ámbitos de forma grupal.
 Características de una capacitación.

Plan de capacitación. Es una organización para satisfacer, efectivamente, en un determinado

plazo, por lo cual está vinculado al recurso humano, al recurso físico o material disponible, y a
las disponibilidades de la empresa.

El plan de capacitación es una acción planificada cuyo propósito general es preparar e integrar al
recurso humano en el proceso productivo, mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de
habilidades y actitudes necesarias para el mejor desempeño en el trabajo.

Establecimiento de objetivos y metas

A partir de lo anterior, se deberán definir y establecer objetivos claros, retadores, alcanzables y

medibles a corto, mediano y largo plazos de capacitación, desde luego alineados con la estrategia
general del negocio, esto es, que la planeación estratégica de la capacitación en todo momento
deberá estar alineada y subordinada a la planeación estratégica integral, los objetivos y metas a
establecer deberán coincidir y apoyar a los objetivos y metas organizacionales, éstos deberán ser
comunicados y compartidos con el resto del personal para establecer el compromiso de logro en
todos los niveles de la organización o en quienes recaiga la responsabilidad de que se imparta la
capacitación en la empresa.

Fijación de las fechas de la capacitación.

La duración de la capacitación se rige por los objetivos propuestos y el presupuesto disponible.

También depende de la disponibilidad de tiempo del equipo de capacitación y de los
participantes, ya que muchas personas, por su cargo y responsabilidad con su institución, no
pueden ausentarse de su trabajo por un tiempo prolongado. Considerando este aspecto y los temas
a tratar, se fija la duración adecuada. A la hora de determinar la fecha se procurará evitar el cruce
con otras actividades de interés o días festivos.
Presupuesto.

La capacidad presupuestal finalmente define la duración, el número de participantes, la

posibilidad de contratar capacitadores, la disponibilidad de equipos técnicos, y aspectos logísticos
y nivel de acomodación. De acuerdo con los requerimientos prioritarios e indispensables, se dará
preferencia a algunos rubros, para alcanzar a cubrir los gastos totales del taller. Una lista de
gastos incluye, entre otros, los siguientes rubros:

• El alquiler de las salas de trabajo y de equipos técnicos, como computadores, retroproyector,

videobeam y otros, si se requiere.

• Los gastos de viaje, de alojamiento y alimentación de los participantes que la organización de la

capacitación cubrirá, como pasajes aéreos, transporte terrestre, fluvial o marítimo o los que deben
combinar diferentes medios, transporte entre terminales aéreos y terrestres. Verificar si parte o la
totalidad de estos gastos pueden ser asumidos por las instituciones que respaldan a los
participantes o por ellos mismos.

• Los materiales que necesita comprar (como papel periódico, marcadores, tarjetas, libretas,
lapiceros, pegamento, tinta para impresora, rollos, papel para impresora, papelógrafo, y los que el
taller, por su especificidad, requiera). Incluir también en el presupuesto lo correspondiente al
transporte de estos materiales. Otros servicios (como teléfono, fax, conexión a internet, y
fotocopias, etc.).

• Los imprevistos que puedan presentarse. Generalmente se calcula un margen de 5 a 7 por ciento
del presupuesto total.

Este presupuesto preliminar debe ser aprobado lo antes posible por las entidades que financian la
capacitación, para continuar con las actividades necesarias.

En la medida en que avanza la organización de la capacitación, se concretan los gastos de cada

rubro, cuidando de no superar las cantidades previstas. Los recibos de cada gasto se guardan
según las necesidades formales de la entidad financiera, asegurándose de hacer correctamente las
retenciones de impuestos, si son obligatorias. Si existe este requerimiento, se recomienda anotar
los gastos, para que al final tenga la mayoría de las cuentas en orden. Al terminar la capacitación,
se cierran las cuentas y se prepara el informe financiero.

Lugar de la capacitación

Condiciones: el sitio modelo para una capacitación debe reunir las siguientes características:

• Disponer de un salón principal, y preferiblemente con dos a cinco salas pequeñas y cercanas
para trabajos en grupo. Si el lugar no dispone de tantas salas, se pueden aprovechar partes del
salón principal y otros espacios, como jardines, corredores amplios, antesalas, pero procurando
que reúnan las condiciones para trabajar en grupo.

• Estar bien comunicado: tener acceso fácil y económico de transporte público, adonde todos los
interesados puedan llegar sin mayores inconvenientes. Si no existe transporte público hacia el
lugar, se deben alquilar servicios de transporte que garanticen la llegada a tiempo y la seguridad
de los participantes y del equipo de capacitación.

• Ser lo suficientemente tranquilo y seguro, para permitir la concentración en el trabajo.

• Estar lo suficientemente cerca de servicios necesarios, como revelado de fotografías,

fotocopiadoras, asistencia médica, o la posibilidad de desarrollar actividades lúdicas.

Los requerimientos del salón son:

• Espacio suficiente: para un grupo de 15 personas se calcula un salón de unos 10 metros por 7
(o sea unos 70 metros cuadrados); para un grupo de unas 25 personas se estima que en promedio
el salón debe tener unos 15 metros por 10 (o sea 150 metros cuadrados). Se recomienda evitar
salones alargados. El espacio debe estar libre; por ejemplo, sin pilares o columnas en la mitad del
salón que dificulten la visibilidad.

• Luz apropiada: es imprescindible que haya ventanas que permitan la entrada de luz natural,
ya que esta es más saludable y agradable que la luz artificial. De igual manera, conviene que las
ventanas tengan cortinas o persianas para poder oscurecer la sala si se exhibirán diapositivas o
videos o si el sol se refleja demasiado en las superficies de trabajo.
• Asientos cómodos y móviles y mesas livianas, para adaptar su orden a las

necesidades de la capacitación:

Poner las sillas en una sola fila en forma de media luna o en forma de “U”, en cantidad suficiente
para los presentes y retirar las que sobren. Debe haber suficiente espacio entre las sillas; entre los
participantes y el tablero o papelografos el espacio debe estar libre de mesas y otros objetos, a
menos que la dinámica exija lo contrario. Se recomienda emplear sillas del tipo universitario o
facilitar a los participantes una superficie de apoyo para que puedan tomar sus apuntes. Se
necesitan dos o tres mesas para ubicar los materiales.

• Paredes o superficies despejadas para colgar las carteleras de tal manera que estén visibles
durante el tiempo necesario. Procure encontrar la manera de fijar las carteleras sin dañar las
paredes.

• Proximidad entre los baños, las salas o espacios de trabajo, el comedor y el lugar donde se toma
el refrigerio.

Preparación de Materiales.

Para una capacitación de forma participativa y visualizada como el que se propone en este
documento, se necesitan materiales adecuados para ello. Si las circunstancias y/o posibilidades no
permiten contar con estos, es posible encontrar alternativas adecuadas y apropiadas de acuerdo
con la capacitación y los participantes. Según la duración y el número de participantes, que tenga.

Selección y contratación del equipo de capacitación

El coordinador de esta actividad elige y coordina el equipo de capacitación y decide cómo debe
estar compuesto este equipo. Los criterios y las tareas correspondientes a cada integrante del
grupo se tratarán detalladamente.
Invitación a los participantes.

Convocatoria.

De la convocatoria depende en gran medida llegar al grupo de participantes con el perfil deseado,
es decir, caracterizado por aspectos como el género, la etnia, la edad, la formación académica, la
experiencia laboral, etc.

Inicialmente se realiza una convocatoria en el nivel institucional informando sobre los objetivos y
contenidos temáticos, y sugiriendo criterios del perfil para la elección de los participantes.

La convocatoria da la primera impresión sobre la capacitación y las instituciones responsables.

Por eso conviene dedicarle mucho cuidado y antes de elaborarla tener presente lo siguiente: la
persona adecuada en determinada institución, a quien se dirigirá la invitación (cargo preciso,
funciones, dependencia, etc.).

Acuerdo sobre la persona o personas que firman la convocatoria: los representantes de las
instituciones responsables y patrocinadoras, el coordinador o ambos.

Preparación de la información previa que debe acompañar la convocatoria: los antecedentes, los
objetivos, el contexto general de la capacitación, información sobre las instituciones
responsables, el programa preliminar, las fechas, el lugar y un posible cuestionario.

La ejecución de la capacitación.

La ejecución de la capacitación, consiste en hacer realidad lo que soñó y pensó en la etapa de

concepción de lo que se planeó y preparó en la organización del mismo. Enseguida explicaremos
con detalle las tareas de los diferentes momentos de la ejecución de la misma.

Desarrollo del contenido.

Se refiere a los conocimientos que se le proporcionan al trabajador con el propósito de prepararlo

para responsabilidades futuras, es decir, se tiene detectado que la persona tiene potencial para
ocupar mejores puestos, o puestos con mayores niveles de responsabilidades, de tal forma que se
capacita a esta persona con el objetivo claro de prepararlo para promociones futuras. Cada tema
se desarrolla con un conjunto de herramientas que estimulan la reflexión, invitan a la
participación y fomentan el aprendizaje.

Tenga en cuenta los siguientes criterios para escoger la herramienta más adecuada:

• El contenido del tema.

• El tiempo disponible.

• Los aspectos culturales de los participantes.

• El contexto en el cual se desarrolle la actividad.

• La disponibilidad de equipos y materiales.

• Las capacidades técnicas para el manejo de equipos.

• Las condiciones locativas.

Un tema se puede tratar, por ejemplo, empezando por una conferencia; luego, una discusión sobre
la presentación; la elaboración de algunos aspectos del tema por medio del trabajo en grupo,
seguida de la presentación de los resultados visualizados en la plenaria y, finalmente, la síntesis
de los resultados.

El mismo tema podría ser abordado iniciando con una construcción conceptual colectiva; luego,
aprovechando estos aportes, se desarrolla el tema, pasando a la preparación de una visita para
recolectar información sobre este o ejecutar un ejercicio de aplicación.

Después de haber realizado la visita, los grupos sistematizan y analizan la información y

presentan y discuten estos resultados en la plenaria.

Los conceptos se pueden fortalecer con los materiales didácticos, los cuales tienen relevancia en
el abordaje de los temas, ya sea que se hayan distribuido con anticipación o que se ofrezcan en el
momento de las presentaciones.

Hay que verificar si es necesario fotocopiar y entregar documentos adicionales.

El cierre de la capacitación

La jornada de aprendizaje y convivencia va a concluir y se ha generado una serie de sentimientos.

Pero para que todo quede bien entrelazado y todos se vayan con una sensación de satisfacción a
casa, es importante terminar de forma satisfactoria la capacitación.

Hacer un resumen.

El equipo de capacitación realiza un resumen recapitulando los diferentes contenidos temáticos

del taller en su totalidad, sin olvidarse de recordar sucesos anecdóticos relacionados con el
aprendizaje y destacando aportes de los participantes en los distintos momentos y dinámicas
durante la capacitación. La síntesis permitirá al grupo repasar el trabajo efectuado y los avances y
resultados alcanzados. También se refuerza el sentimiento de grupo, que es importante para
responder a los compromisos que se vayan a adquirir.

La evaluación de la capacitación.

La medición cuantitativa y cualitativa acerca del desarrollo de la capacitación proporciona

críticas que ayudan a mejorar y fortalecer las propuestas para una siguiente oportunidad. Por esto
la evaluación es un ejercicio de aprendizaje necesario que debe ser realizado de manera objetiva y
en un clima de libertad.

Conviene hacer sentir que la opinión de los participantes es importante y pertinente. Ante esto, el
equipo de capacitación debe tener una actitud abierta para asumir las críticas, valoraciones y
recomendaciones que se presenten, estar dispuesto a reflexionar sobre las opiniones y aprovechar
la retroalimentación para mejorar y perfeccionar su propuesta de capacitación.

Existen distintas herramientas que pueden ser combinadas para hacer la evaluación de una
capacitación; este procedimiento. La evaluación puede hacerse de manera anónima, para motivar
la libre expresión de críticas por parte de los participantes.

La evaluación final se lleva a cabo inmediatamente después de la capacitación, procurando que

sea la más completa posible, incluidos las propuestas y acuerdos iniciales. Los aspectos a evaluar
del taller pueden ser:
• Su diseño.

• El cumplimiento de expectativas.

• El cumplimiento de las reglas de juego.

• La superación de temores.

• La pertinencia del contenido.

• La aplicabilidad de lo aprendido.

• El logro de los objetivos.

• El estilo y las capacidades de los capacitadores.

• El proceso metodológico y su pertinencia en la capacitación.

• El nivel de aprendizaje de los participantes.

• El nivel de intercambio e integración.

• El nivel de disfrute.

• Los distintos aspectos de logística (materiales, alojamiento, alimentación, etc.). Además se

pueden recoger mensajes que los participantes quieran enviar a los compañeros y a los
organizadores. Éxito de una capacitación depende de su buena organización y programación de
las actividades.
 Conclusiones

En este apartado es necesario mencionar que para una capacitación requiere a que se cumpla
las características necesarias para tener un buen éxito en el logro de los objetivos propuestos y
previstos para el proceso de la capacitación, sin embargo al no cumplir con las características
puede tener un resultado no previsto, un proceso de capacitación requiere establecimiento de
objetivos en la cuales sean de corto o largo plazo, la fijación de fechas para prever
inasistencias de los capacitadores y capacitados para así coordinar la disponibilidad de tiempo
de ambos integrantes, el presupuesto no debe faltar considerando que es una de las
características más imprescindibles para un proceso de capacitación sumamente objetivo.

La preparación de los capacitadores debe dar un resultado propuesto tiene que relacionarse
con el proceso logístico, sin el desarrollo de determinado proceso podría desordenar la
preparación de los capacitadores.

La capacitación es importante por los conocimientos que promueve e innova, crea un

aprendizaje significativo en los capacitados.