LA ORGANIZACIÓN DEL SIGLO XXI

La situación existente en el mundo

empresarial ha puesto al descubierto la
necesidad de que las organizaciones sean
cada día más competitivas. Actualmente,
se reconoce a las personas como el factor
de competitividad más importante, de tal
forma que hoy día se habla de capital y
talent o humano, haciendo referencia al
papel fundamental que desempeña el
hombre en la organización.
La situación existente en el mundo empresarial ha puesto al descubierto la
necesidad de que las organizaciones sean cada día más competitivas. Actualmente,
se reconoce a las personas como el factor de competitividad más importante, de tal
forma que hoy día se habla de capital y talento humano, haciendo referencia al papel
fundamental que desempeña el hombre en la organización.
Vivir en un mundo cada vez más globalizado, ha llevado a poner énfasis en la
perfección de la actividad empresarial, para lograr una posición en un entorno
altamente competitivo. Se deben crear, buscar y perfeccionar métodos y estrategias
que permitan a las organizaciones alcanzar niveles superiores de desempeño
organizacional.
Toda organización debe ser cuidadosa al momento de escoger su personal. Debe
contar con un plan estratégico de planificación de la fuerza laboral, el cual consiste
en: Ubicar a la persona idónea con las competencias adecuadas en el puesto
correcto y alinear el plan estratégico de la fuerza laboral con la misión, visión y plan
estratégico de la empresa.
Un “colaborador comprometido” es aquél participativo y entusiasta en el trabajo, y
que se desempeñará de acuerdo a los intereses de la organización. Es quien es
constantemente productivo y tiene un desempeño superior.
Los cambios
Hoy en día las organizaciones intentan acabar con
ciert os paradigmas con los que han ido
trabajando durante mucho tiempo.
Un nuevo paradigma es el comienzo de un nuevo
camino, una nueva forma de hacer las cosas.
Generalmente un nuevo paradigma no va a hacer
inmediatamente más eficientes todos los
procesos al 100%, pero si mejor el modelo que está remplazando.
Se requieren tener nuevas formas de afrontar situaciones buscando mejorar la
empresa con nuevas estructuras organizacionales y mentalidades gerenciales que
rompan con las antiguas formas de hacer las cosas para dar respuesta a los nuevos
retos que requieren de soluciones más creativas e innovadoras.
La transición hacia lo nuevo es una nueva manera de ver algo, que se hace
necesario debido a los nuevos desarrollos en la ciencia, la tecnología, el arte y otras
áreas de trabajo.
La preocupación de los empresarios por ser más competitivos ha sido continua
desde los albores de la revolución industrial, pero ha venido cambiando en sus
estrategias en la medida en que han cambiado también las suposiciones básicas de
la buena administración, como consecuencia del aumento de los conocimientos y
las tecnologías y la exigencia de las necesidades, estimulada por la gradualmente
creciente competencia empresarial.
Situación actual
La situación actual de las empresas en todo
el mundo les exige que para que
sobrevivan de una forma exitosa, deberán
realizar negocios rentables a corto y largo
plazos, con visión, misión y objetivos
claramente definidos y adoptados y
comprendidos por todo el personal
involucrado que auguren y aseguren un
futuro promisorio y calidad de vida para
todos los participantes, de acuerdo con
todos los factores cambiantes y dinámicos del entorno interno y externo que las
influyen.
Hoy se requiere rediseñar continuamente la cultura organizacional de una empresa,
con el propósito de generar compromisos con otras empresas, y la sociedad, para
desarrollar nuevos proyectos que busquen mejorar la calidad de vida de la
comunidad
Se requiere de una nueva forma de dirigir y guiar a las empresas, que ofrezca un
método humanista e integrador, donde el pensamiento administrativo y sus valores
éticos adquieran cada vez más importancia en todas las empresas.
Hoy se requiere una empresa orientada a la creación de valor para todos los
actores: empresarios, ejecutivos, colaboradores, asesores, trabajadores de
confianza y de base.
Tendencia
Crear valor económico a través de crear
valor social es una de las tendencias más
innovadoras para generar el crecimiento
económico. La supervivencia y éxito de las
empresas depende de la eficiencia y
eficacia de su personal, de sus sistemas y
procesos, de tener acceso a tecnologías de
punta y capacidad de respuesta rápida y
con calidad para satisfacer a sus clientes
que cada día tienes más ofertas y son más
exigentes.
Las empresas deben evolucionar y mejorar continuamente y tener una buena visión
para adaptarse a las circunstancias de cada momento y escenarios que cambian
constantemente. Los procesos de mejora continua, la instrumentación de modelos
de calidad, la reingeniería de procesos y los sistemas de evaluación integral, no son
en si mismos un fin, sino un medio que permitirá que las empresas tengan cada día
una posición mas exitosa.
EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN
El grupo social, al que también denominamos organismo social, surge como
conjunto de actividades ordenadas, distribuidas entre los miembros del grupo y
jerarquizadas, ordenadas a través de sistemas de comunicación y de varias
interrelaciones.
El sistema organizacional está compuesto por tres subsistemas: el
transformacional, el social y el administrativo, aunque algunos autores como
Rodríguez Valencia consideran que son cuatro: el sistema de metas y valores, el
sistema técnico, el sistema administrativo y el sistema personal. El subsistema
transformacional tiene que ver con la transformación del bien o servicio; el social,
con los recursos humanos; y el administrativo, con la forma de aplicar el proceso
administrativo en cada una de las áreas funcionales.
División del trabajo
Adam Smith y Max Weber reconocieron que la
división del trabajo es esencial para maximizar
la producción de los trabajadores y las
maquinas. La división del trabajo significa
dividir grandes tareas en paquetes más
pequeños de trabajo que se distribuyen entre
varias personas.
La división del trabajo crea muchos trabajos
diferentes y con frecuencia estrechos, lo que
intensifica la necesidad de una coordinación
administrativa efectiva. La participación en la
toma de decisiones, la exten sión del puesto y
los consejos junior de administración son alguna de las técnicas usadas por las
firmas para compensar los efectos potenciales negativos de la especialización del
trabajo.
Jerarquización
El grado de autoridad y responsabilidad que se
da dentro de cada línea, determina los niveles
jerárquicos, implica necesariamente como ya
hemos señalado, delegar responsabilidad y
autoridad.
Crecimiento vertical y horizontal
Cuando al aumentar, las funciones, un jefe
nombre nuevos auxiliares suyos, pero que siguen
dependiendo directamente de él, existe el
crecimiento vertical.
Limitaciones de ambos crecimientos
El crecimiento vertical: Tiene como inconveniente básico el que dificulta la rapidez
y eficiencia de la comunicación; en efecto toda orden, para llegar a los niveles
inferiores, tiene que pasar por varios jefes; esto hace que fluya mas lentamente, que
pueda ser mal interpretada o distorsionada en su contenido, etc.
El crecimiento horizontal: Tiene el inconveniente de que aumenta lo que se llama la
amplitud de control o tramo de control, lo que origina recargo de trabajo en el jefe
que tiene que supervisar, ineficiencia en la supervisión, retardo en la resolución de
los problemas, etc.
Coordinación
Proceso que consiste en integrar todas las
actividades y departamentos de la empresa,
facilitando su trabajo y sus resultados. Sincroniza
acciones y adapta los medios a los fines.
Importancia de la Coordinación Es el proceso más
trascendente de la empresa, permite evaluar “El
grado de integración de sus miembros en el espíritu
de cuerpo, la disciplina social que tienen, su
estabilidad”.
Modalidades de la Coordinación Existen dos maneras de Coordinar: Por
Organización: Basada en la autoridad. Por Dominio de Idea: Mediante la unificación
de propósitos.
DEPARTAMENTALIZACIÓN
La Departamentalización es un proceso
por el cual se agrupan, entre los órganos
de una determinada organización,
actividades o funciones similares y,
lógicamente, relacionadas. En un primer
momento se reparte el trabajo por tareas
logrando una especialización que permite
obtener ganancias de productividad. A
continuación, se procede a la
departamentalización con el objetivo de
lograr una gestión eficiente.
El reparto del trabajo y su posterior reagrupamiento se puede efectuar de tres
maneras distintas, originando diferentes tipos de estructuras organizacionales, a
saber:
 División por jerarquía
 División por funciones
 División por división (unidad/ delegación, grupo de clientes, grupo de
productos, proyecto, etc.)
La elección del criterio a utilizar para repartir el trabajo y realizar la
departamentalización depende, en general, de los objetivos de la organización, de
las características del entorno exterior, de la tecnología utilizada, de la formación de
los trabajadores, del tipo de tareas ejecutadas, de la existencia (o no existencia) de
unidades/ delegaciones alejadas geográficamente, de la dimensión de la
organización y de la estrategia a seguir.
Tipos de departamentalización
Por otro lado Robbins (1996) señala
que el proceso organizativo,
consistente en agrupar funciones,
recursos, personal y metas en unidades
diferentes, a fin de propiciar la
organización y el cumplimiento de
metas, puede ser denominado
Departamentalización, cuyo propósito
inmediato es estimular la
especialización de cada unidad,
liberándolo de las obligaciones globales administrativas, a fin de que se dediquen a
una sola área, lo cual –según el señalamiento de la Teoría de la Administración-
incidirá en la eficacia, rapidez y cumplimiento de las metas administrativas trazadas.
En otras palabras la Departamentalización es un proceso de agrupación de
especialistas y división de tareas, a fin de conseguir un sistema administrativo
organizado y eficiente.
No obstante, la Administración también reconoce varios tipos de
Departamentalización, los cuales se diferencian de acuerdo al criterio sobre el cual
se haya llevado a cabo la división y agrupación organizativa. A continuación, resulta
pertinente entonces describir brevemente cada una de ellas:
Funcional
Este tipo de
Departamentalización se
basa específicamente en
agrupar recursos y
personal, en base a
funciones específicas y
especializadas, q ue
vengan a cubrir cada una
de las tareas que practica
la Empresa. Por ejemplo, si
se trata de una Editorial,
cuya función es recibir
textos, editarlos,
imprimirlos y distribuirlos
para su venta, una Departamentalización por funciones cónsona a las tareas de esta
empresa contemplaría entonces un Departamento de recepción de manuscritos, un
departamento de corrección y edición, departamento de diseño e impresión y
departamento de distribución y ventas, o mucho más global, un Departamento de
Edición, un Departamento de Producción y un Departamento de Mercadeo.
Por productos
Es la división y el agrupamiento
de las funciones y actividades en
unidades específicas por área
con base en su similitud. Al
departamentalizar, es
conveniente observar la siguiente
secuencia:
 Listar todas las funciones
de la empresa.
 Clasificarlas.
 Agruparlas según un orden jerárquico.
 Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.
 Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre
las funciones y los puestos.
 Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
 El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento
deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la
empresa y las funciones involucradas.
Geográfica o por territorio
Por su parte, este tipo de
Departamentalización se basa en
agrupar y diferenciar las actividades
de una empresa, según las regiones
geográficas donde opera, a fin de
cubrir realmente las necesidades
que se originan de sus tareas.
Igualmente, los especialistas en
Administración señalan que este
tipo de Departam entalización está
indicado para empresas de gran
tamaño y alcance, casi siempre
relacionadas con actividades de
producción y ventas, en donde cada sucursal cuenta con una oficina dedicada a
estos procesos, a fin de que se atiendan las necesidades in situ, y de acuerdo a las
realidades que demanda cada región.