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TEMA PAG.
Agradecimientos
Introducción
Manual del Participante 1
Elemento I. Calidad Humana 2
• Técnica 1 “ Las Reglas del Juego” 5
• Técnica 2 “ Las 5´s 23
Ellos son:
Atentamente el Autor
Mauricio Rodríguez Martínez
Junio 2008
INTRODUCCION
EL CAMINO AMARILLO
El Camino Amarillo es la guía de implementación de todo el Método. En él se
resumen las acciones que se deben seguir para implementar las 15 técnicas. Esta
guía nos marca el camino y si no nos salimos de él, concluiremos exitosamente la
implementación. En el camino amarillo se hace referencia a las herramientas del
elemento anterior y se puede programar la ejecución de las tareas y los
responsables de realizar las tareas.
LISTA DE VERIFICACIÓN
La lista de verificación fue diseñada para evaluar la profundidad de
implementación del Método. Con ella se mide el nivel de madurez de una empresa
antes de implementar el Método y al terminar la implementación. Cabe mencionar
que con esta lista de verificación se califican diferentes aspectos relacionados con
cada uno de los elementos de la estructura en una escala que va de 0 a 4. El cero
se asigna cuando el punto que se evalúa se desconoce dentro de la empresa y el
4 se asigna cuando el punto no solo ya fue implementado sino que ya tiene al
menos un año de madurez. Las calificaciones de 1 a 3 se asignan para diferentes
niveles de implementación.
APOYOS VISUALES
El séptimo elemento es un conjunto de apoyos visuales que buscan servir de
recordatorio de los aspectos clave que se contemplan en cada elemento.
CD
Todos los materiales que hemos señalado, se encuentran en un CD del Método de
Maximización de Resultados para la Industria de la Construcción.
Atentamente
Mauricio Rodríguez Martínez
mrodriguez@lajapyme.com
1
2
I. Calidad Humana
En primer lugar
La energía del ser humano proviene de varias fuentes, la principal de ellas está
ligada a los valores de su condición humana, aquello a lo que él no puede
renunciar.
Carlos Sebastián Andriani
3
Sobrevivencia y crecimiento
4
5
Técnica 1.
• Lenguaje de gestión
• Reglamento Interno de trabajo
• Estructura organizacional
Lenguaje de gestión
6
• El lenguaje de gestión es además una
herramienta que fortalece el trabajo del líder,
pues facilita la comunicación de objetivos,
metas y su verificación de forma objetiva.
• Asimilar el lenguaje, implica un cambio cultural.
7
1. El ciclo PERA
Es la base para la administración de un negocio.
Marca la diferencia entre el estilo reactivo, de crisis - bomberazo y el estilo
proactivo caracterizado por el plan y el estándar.
Objetivo
Marca la dirección a seguir.
Ejemplos:
8
Meta
Meta es un objetivo traducido en números
y fecha.
Ejemplo:
Método
• Método es el camino para llegar a la meta.
9
CICLO PERA. 2º PASO
Problema
10
CICLO PERA. 4º PASO
Las desviaciones del plan que fueron identificadas durante la revisión, deben
ajustarse, aplicando las medidas correctivas necesarias
Peter Drucker
“El Padre de la Administración”
11
El Ciclo PERA en toda la empresa
Comprometer a todos los niveles y áreas de la empresa en un gerenciamiento que
busque la satisfacción equilibrada de todos sus “consumidores:
» CLIENTES,
» ACCIONISTAS,
» COLABORADORES Y
» SOCIEDAD
12
3. Gerenciamiento de la rutina
4. Gerenciamiento de la mejora
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El que sigue la teoría X se convierte en
Jefe Estrella
6. Liderazgo
El liderazgo es la capacidad de una persona para:
7. La motivación en el deporte
Los jugadores reflejan un alto grado de motivación
durante el juego. Pero en su trabajo están desmotivados.
¿Por qué?
Elementos
motivadores en
los deportes
1. El objetivo y meta son claros
2. Las reglas (métodos son claros)þ
3. Todos saben el marcador (medición)þ
4. El reconocimiento es inmediato
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5. El tiempo de juego es limitado creando tensión positiva
6. Hay competencia
7. Está permitido liberar todo el potencial del jugador
8. Responsabilidad y autonomía
• En la administración, responsabilidad significa
responder por las metas.
Autonomía
15
9. Rendición de cuentas
Fecha fatal
16
¿Qué sucede sin fecha fatal?
Directrices
– Política básica;
– FODA (Fuerzas, Oportunidades, Debilidades,
Amenzas)
• Evaluación Interna;
• Evaluación externa;
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Reglamento interno de trabajo
Características de un RIT
• Conciso
• Claro
• Realista
• Práctico
• Conocido y firmado por el personal desde su inducción a la empresa
• Aplicado de manera rigurosa
Estructura organizacional
18
Organigrama tradicional
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Metas de cada area
Es necesario definir:
– Los procesos de la empresa.
– Las metas y la autonomía.
– Actividades para implementar el Sistema de gestión.
– Actividades para realizar las mejoras que la organización requiere.
20
• Para asignar la responsabilidad de cada técnica debemos tomar en cuenta
el puesto y las características personales de las personas así como su carga
operativa de trabajo.
Conclusión
• Con la primera técnica queremos poner las bases para lograr el involucramiento
y compromiso de todas las personas clave de la empresa.
• Debemos tener actitudes y conductas cotidianas acordes a nuestra visión de
futuro.
• El líder de la empresa tiene la gran responsabilidad de dar el ejemplo y mostrar
claramente su compromiso por generar una nueva cultura.
• Rápidamente se formará la masa critica que asegure el éxito de la
transformación.
• Únicamente hay una condición para lograr el éxito; lograr que cada quien ponga
su granito de arena.
21
Fondo PYME
Este programa es de carácter público, no es patrocinado ni promovido por partido
político alguno y sus recursos provienen de los impuestos que pagan todos los
contribuyentes.
Está prohibido el uso de este programa con fines políticos, electorales, de lucro y
otros distintos a los establecidos. Quien haga uso indebido de los recursos de este
programa deberá ser denunciado y sancionado de acuerdo con la ley aplicable y
ante la autoridad competente.
22
23
Técnica 2.
Las 5‘S.
5’S = Soles
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Objetivo
Importancia de SOLES
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Podría pensarse que las actividades básicas, carecen de importancia comparadas
con los asuntos serios y graves de todos los días: atender la reclamación de un
cliente, pagar la nómina, material faltante o sustituir la ausencia de un trabajador
clave.
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Técnica de la fotografía en posición fija
Pasos de la técnica
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Pueden diseñarse formatos apropiados para exhibir las fotografías.
28
Día de la bermuda
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Otros elementos de este día
• Lo mejor es sacar todos los objetos del área de trabajo, a fin de facilitar las
tareas de limpieza.
• Realizar la limpieza de un área despejada es la única forma y la más rápida
para llegar hasta el último rincón.
• Hay que tomar las precauciones necesarias, aprovisionar los materiales de
limpieza y conseguir el equipo necesario, lo cual depende del tipo de proceso y
del entorno que se va a transformar.
30
¿Qué hay detrás del día de la bermuda?
31
La técnica SOLES
• La técnica contiene 5 elementos:
Los primeros 3 pasos deben aplicarse en orden, es decir primero Seleccionamos,
luego Organizamos y por último y de manera regular Limpiamos.
Para mantener lo que se logra con los primeros 3 pasos, son esenciales los últimos
dos. Estandarizar y Disciplina o Seguir los estándares.
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El día de la bermuda es una excelente poción para iniciar con la primera “S” pero
no lo es todo.
Eliminación de lo innecesario
33
Técnica de la tarjeta roja
Clasificación de lo “Necesario”
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3 claves para la organización
• Para poder mantener todo organizado, es necesario identificar tanto las cosas
como los lugares de almacenaje.
• Existen diferentes formas de conseguirlo.
• La más común es etiquetar o rotular los objetos, para lo cual es necesario que
todo tenga un nombre, y asignar una identificación a cada lugar.
35
Tercer paso: Limpiar
Lugares sucios
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Limpiar es más que limpiar
Limpieza y resultados
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Cuarto paso: Estandarizar
Hoja de verificación
• La hoja de verificación contiene una lista de todos los puntos que deben ser
evaluados.
• Esta lista se diseña siguiendo cada uno de los pasos de la técnica SOLES.
• Debe reflejar la problemática del lugar que será evaluado.
Implementación de la evaluación
Frecuencia de evaluaciones
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Elementos de estandarización
• Uniformes
• Colores adecuados
• Letreros y señales estandarizados
• Ambientación agradable y acorde con el giro del
negocio, para lo cual podemos utilizar plantas,
peceras, cuadros, etc.
39
Sin disciplina
Disciplina es el secreto
La disciplina se ve
40
La disciplina se ve
4. Simplificar las cosas. Lo que parece fácil cuando se hace una vez,
aisladamente, puede tornarse extremadamente difícil de realizar en las
condiciones cotidianas de operación.
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La disciplina en la vida
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Conclusión
• Un ambiente 5’S :
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Fondo PYME
Está prohibido el uso de este programa con fines políticos, electorales, de lucro
y otros distintos a los establecidos. Quien haga uso indebido de los recursos de
este programa deberá ser denunciado y sancionado de acuerdo con la ley
aplicable y ante la autoridad competente.
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Técnica 3.
Liderazgo y desarrollo humano
Éxito empresarial
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LIDERAZGO Y DESARROLLO HUMANO
Liderazgo
47
La energía de la empresa
48
Faceta de productor
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Faceta de productor
Faceta de administrador
Como administrador, el líder debe organizar el
trabajo y preocuparse por el desarrollo de los
estándares que la organización requiere para
funcionar eficientemente.
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Faceta de emprendedor
Faceta de emprendedor
Las personas que tienen esta faceta muy desarrollada a menudo son
desorganizadas y les cuesta trabajo equilibrar su actuación, sobre todo, con su
faceta administradora.
Faceta de integrador
51
Faceta de integrador
El líder que tenga la faceta integradora bien desarrollada debe cuidar que la
energía liberada por sus colaboradores se canalice efectivamente hacia el logro
de las metas de la empresa.
52
Niveles de madurez y estilos de liderazgo
La madurez de una persona para
desempeñar el puesto asignado depende
de dos variables:
Niveles de madurez
Existen cuatro niveles de madurez:
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Madurez MUY BAJA
El empleado no tiene voluntad y tampoco tiene habilidad.
El camino para auxiliar a estas personas es encauzarlas con determinación.
Madurez BAJA
El empleado es fuerte en voluntad, pero débil en habilidad.
Esta situación se presenta en el inicio de su carrera o cuando cambia de puesto
sin preparación previa.
54
Madurez MEDIA
Madurez ALTA
55
Para colaboradores con MADUREZ ALTA:
El camino es la plena delegación del trabajo con la consecuente reducción del
nivel de supervisión.
El superior ahora opera en la retaguardia, negociando nuevas metas, pasando
información, generando entrenamiento y actuando como animador de su
equipo.
56
Comunicación efectiva
o Tono de voz
o Postura corporal
o La mirada
o La sonrisa
o Conversar activamente
Tono de voz
57
Postura corporal
La sonrisa
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Conversar activamente
La parte difícil de la comunicación es escuchar, esta se desarrolla si seguimos la
conversación activa.
Conversar activamente
• Evitar interrumpir aunque sepamos con certeza lo que el otro nos dirá.
• Hacer asentimientos con la cabeza o exclamaciones de interés.
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Conversaciones Críticas
Errores comunes
• Posturas comunes y equivocadas para enfrentar este tipo de conversaciones
son:
• Gritar
• Volvernos intransigentes
• Agredir verbal o físicamente.
• Quedarnos callados
• Aceptar todo, aún sin estar de acuerdo
• Retirarnos de la discusión
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Sinergia
El principal enemigo
• Autoconciencia.
• Crear confianza
61
Autoconciencia
Crear confianza
62
Manejo de conflictos
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Desarrollo humano
Una de las tareas más importantes del líder es crear un ambiente propicio
para el desarrollo humano de su personal.
• Hay aspectos como la cultura, el san lunes y el nivel educativo contra los cuales
difícilmente podremos luchar.
• Los cambios grandes nos dan miedo, a los cambios pequeños nos adaptamos,
por lo tanto si proponemos demasiados cambios no los adoptarán. Debemos
vencer resistencias y cambiar esos hábitos poco a poco.
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Elementos clave para el desarrollo humano
No puede vivir esperando que alguien le defina cuál debe ser su camino o le
resuelva sus problemas.
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¿Por qué algunas personas tienen éxito y otras no?
Para plantear las metas y hacer un plan que nos ayuden a crecer y ser mejores
personas, requerimos de una capacidad humana: LA INTELIGENCIA.
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Diferencia entre inteligencia y voluntad
La voluntad en la empresa
La motivación humana
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La retribución económica
La motivación duradera
• No hay mejor empleado que el bien pagado, que vea que los dos vamos por un
fin común.
• En cuanto a la retribución para la gente, existen varios esquemas de pago que
van de sueldos fijos, variables por compensación, hasta el destajo.
• Lo importante es pagarle a la gente bien y a tiempo, si le pagas a cuenta gotas
se desmotiva.
• Probablemente el esquema de sueldo fijo y variable es el esquema ideal, pues
manejamos productividad por motivación.
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Sueldos fijos
Retribución variable
Destajo
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Destajista
Operadores
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Maestro de obras
Residente
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• A su vez, algunos residentes dejan tramos de mando
sueltos descansando en el maestro de obras y no hacen
su trabajo.
• Por esto, el director debe procurar visitar las obras,
exigir al residente, estar en constante comunicación con
el y pedirle reportes tanto para el departamento
administrativo como para el.
• Al puesto de residente debemos invertirle tiempo y
recursos, proporcionarle los elementos básicos y su
manual de lineamientos, darle instrucciones de como
debe trabajar.
• Es muy difícil encontrar un residente que se adapte a lo
que esta escrito pero si hace bien su trabajo, las cosas
fluyen y el resultado será un producto de calidad.
• Al final la obra es el rostro del residente.
Director
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El aspecto humano un gran reto
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Fondo PYME
Está prohibido el uso de este programa con fines políticos, electorales, de lucro
y otros distintos a los establecidos. Quien haga uso indebido de los recursos de
este programa deberá ser denunciado y sancionado de acuerdo con la ley
aplicable y ante la autoridad competente.
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Técnica 4.
Características de la obra pública, privada y vivienda
Segmentos principales
• En la industria de la construcción,
podemos identificar diferentes
segmentos:
– Obra pública
– Obra privada
– Vivienda
Además dentro de cada uno de ellos hay gran cantidad de nichos, que
se crean principalmente por los diferentes tipos de obra.
Concentración
• Concentrarse en un segmento tiene ventajas, por ejemplo:
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Especialización
Cada segmento es muy diferente. Hay obra que va al consumidor final y obra que
va al sector publico, podemos tener clientes tanto en gobierno como en iniciativa
privada, lo importante es ver en que mercado tenemos fortalezas para poder
triunfar.
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Obra Pública
La obra pública tiene características muy especiales:
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Concurso de obra publica
Cada vez con mas frecuencia en algunas dependencias se asigna el fallo al 2do o
3er precio, cuando no hay una diferencia de mas de 10% y hay elementos
suficientes para considerar una propuesta mejor que la otra.
Errores comunes
80
El secreto
• Analizar bien los costos unitarios, los indirectos, tener buenos rendimientos y un
margen de utilidad razonable.
• Construir las obras de acuerdo a lo presupuestado en tiempo, forma y costo.
• Llevar a cabo una revisión sistemática de avances y corregir el rumbo a tiempo.
La licitación pública
A continuación se señalan algunos artículos importantes:
Artículo 11
Corresponde a las dependencias y entidades llevar a cabo los
procedimientos para contratar y ejecutar las obras públicas y servicios
relacionados con las mismas, por lo que en ningún caso se podrán contratar
servicios para que por su cuenta y orden se contraten las obras o servicios de que
se trate.
81
Artículo 17
En la planeación de las obras públicas y de los servicios relacionados con
las mismas, las dependencias y entidades deberán ajustarse a:
Artículo 22
Las dependencias y entidades pondrán a disposición de los interesados, a
través de su página de
82
Artículo 27
Las dependencias y entidades, bajo su responsabilidad,
podrán contratar obras públicas y servicios relacionados
con las mismas, mediante los procedimientos de
contratación que a continuación se señalan:
– I. Licitación pública;
– II. Invitación a cuando menos tres
personas, o
– III. Adjudicación directa
Artículo 34
• El plazo para la presentación y apertura de proposiciones de las licitaciones
internacionales no podrá ser inferior a veinte días naturales, contados a
partir de la fecha de publicación de la convocatoria.
• En licitaciones nacionales, el plazo para la presentación y apertura de
proposiciones será, cuando menos, de quince días naturales contados a
partir de la fecha de publicación de la convocatoria.
83
Artículo 36
• La entrega de proposiciones se hará en sobre cerrado
• La documentación distinta a la propuesta técnica y económica podrá
entregarse, a elección del licitante, dentro o fuera de dicho sobre.
• Dos o más personas podrán presentar conjuntamente proposiciones sin
necesidad de constituir una sociedad, o nueva sociedad en caso de
personas morales, siempre que, para tales efectos, en la propuesta y en el
contrato se establezcan con precisión y a satisfacción de la dependencia o
entidad, las partes de los trabajos que cada persona se obligará a ejecutar,
así como la manera en que se exigiría el cumplimiento de las obligaciones.
En este supuesto la propuesta deberá ser firmada por el representante
común que para ese acto haya sido designado por el grupo de personas.
Este ciclo también se verá afectado por los periodos sexenales o trianuales de
las autoridades federales, estatales y municipales.
Obra Privada
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Debe haber mucho acercamiento con el cliente,
mantenerlo informado de los avances y cumplir con
los mismos requerimientos de información que nos
exige la obra pública, así como cualquier
requerimiento adicional del cliente privado.
Necesidades
Vivienda
• Este segmento del mercado presenta
características y retos muy especiales que se
centran en:
– El financiamiento.
– La construcción antes de la venta.
– La forma de la comercialización.
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Vivienda tiene la ventaja de ser repetitiva, controlada
y por sus características no hay tantas empresas que
compitan en este segmento.
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No todas las empresas en la construcción son iguales
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Fondo PYME
Está prohibido el uso de este programa con fines políticos, electorales, de lucro
y otros distintos a los establecidos. Quien haga uso indebido de los recursos de
este programa deberá ser denunciado y sancionado de acuerdo con la ley
aplicable y ante la autoridad competente.
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Técnica 5.
Los Factores Clave del Éxito
OBJETIVO
Crear una estrategia que nos permita asegurar los
ingresos que la empresa requiere para su sobrevivencia
a través de conocer las características y factores clave
de éxito de los principales segmentos de la industria de
la construcción, definir su vocación y su estrategia de
participación-especialización.
90
El éxito de una empresa
1. Entender a su mercado.
Las necesidades de los clientes y
las reglas del juego.
2. Ofrecerle lo que requiere de
manera competitiva:
• Producto
• Precio
• Servicio
• Oportunidad
3. Hacerlo eficientemente, reduciendo
los desperdicios para construir las
utilidades a lo largo del proceso.
91
El tamaño del mercado
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Como conocer a nuestros clientes
– Segmentación de mercados.
– Trabajar para una empresa que este
posicionada en un mercado
– Investigar la situación de los proveedores
actuales y la satisfacción, quejas o
reclamaciones de los clientes.
– Realizar encuestas y revisar estadísticas.
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Segmentos principales
Segmentación
94
Necesidades de los nichos
95
Traducción de necesidades a características
96
La importancia de la calidad
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Testimonio de empresario exitoso
Características de calidad.
Modelo de calidad del Dr. Kano
98
Tres tipos de características
Características Básicas
99
Características de Durabilidad
Características Inesperadas
Ejercicio
100
Transformación de inesperadas a básicas
Propuesta de valor
101
Para ser mejor que la competencia
Diagnóstico competitivo
102
Factores clave para el éxito
103
Generación de los ingresos
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Testimonio de un empresario exitoso
Hablando de especialización
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Fondo PYME
Está prohibido el uso de este programa con fines políticos, electorales, de lucro
y otros distintos a los establecidos. Quien haga uso indebido de los recursos de
este programa deberá ser denunciado y sancionado de acuerdo con la ley
aplicable y ante la autoridad competente.
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Técnica 6.
La promoción de la empresa
– La calidad
– Las relaciones interpersonales
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Recomendaciones y clientes leales
Obra pública
Obra Privada
109
Vivienda
110
Venta
• Para comercializarla se
combina la publicidad y el
mercadeo con una fuerza
de ventas conocedora del
mercado.
111
Atención personalizada
En vivienda, vuelve a ser la relación de los que estén encargados de las ventas
con los compradores potenciales uno de los aspectos clave.
Relaciones personales
112
La relación personal del directivo y la imagen
de la empresa que el representa, inclinaran
muchas veces la balanza aun en la obra
publica y a pesar de no ser el de menor precio.
113
• Podríamos decir que la sobrevivencia de una nueva
empresa dependerá más de su capacidad para generar
proyectos, que de la construcción de los mismos.
• Por ello la importancia de las relaciones personales es tan
grande en la industria de la construcción.
Desarrollo de habilidades
• Hay personas que parecieran tener una facilidad para relacionarse con los
demás y fácilmente sin ninguna reserva pueden entrar en conversaciones
con personas totalmente extrañas.
• Muchas otras, al contrario, no se sienten cómodos iniciando conversaciones
con personas desconocidas.
• En este aspecto hay que romper con los miedos o las ataduras que no nos
dejan relacionarnos con los demás y hay que tener cierto tipo de audacia
para poder arrancar cualquier relación con la persona que queremos
conocer.
El miedo a hablar
114
Hay que hacer la tarea
115
Base de Datos
116
Contactos importantes
117
Cuando buscamos a alguien y no responde a nuestras
llamadas o a nuestros mails
¿Qué debemos hacer?
118
Llamada directa
Los asistentes
119
El primer contacto
Debemos cuidar cinco aspectos importantes en el primer contacto.
120
Ejemplo
121
2. Confianza. Hacer referencia a algo que suene familiar.
• Hay que aprovechar bien el tiempo, es decir, hay que hablar poco y decir
mucho.
• En este primer contacto evitar explicaciones detalladas, tenemos 15
segundos para decir todo lo que requerimos decir.
• Además nuestra propuesta para otra llamada o una reunión debe ser en el
corto plazo ya que de otra manera lo mas probable es que el asunto se
enfríe
122
5. ACCION. Hacer un ofrecimiento atractivo para que la
persona actúe.
• El quinto elemento es cerrar la propuesta estableciendo un compromiso, es
decir ponernos en disposición de poder verlo al día siguiente o enviarle mas
información de nuestra empresa y llamarlo el jueves o invitarlo a conocer
una de nuestras obras el próximo sábado, etc.
Construir Credibilidad
El 80% de las veces que un prospecto (privado) no
adquiere un producto o servicio se debe al temor que
tienen de cometer un error.
123
• El antídoto para el escepticismo y falta de confianza en
cualquier relación comercial es la credibilidad.
• Credibilidad es la solución para ser percibidos por el
cliente como empresa confiable.
• Credibilidad es una idea, un sentimiento que surge de la
mente y el corazón de los clientes.
• Existen 3 elementos que nos ayudan a construir
credibilidad:
• La primera impresión.
• La Reputación de la compañía.
• Testimoniales.
La reputación de la compañía
124
Testimoniales
125
Construcción de relaciones duraderas
126
El cliente como promotor
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Fondo PYME
Está prohibido el uso de este programa con fines políticos, electorales, de lucro
y otros distintos a los establecidos. Quien haga uso indebido de los recursos de
este programa deberá ser denunciado y sancionado de acuerdo con la ley
aplicable y ante la autoridad competente.
128
129
III. Procesos
OBJETIVO
Identificar los procesos principales de la empresa e implementar un método que
permita su correcta administración elevando la calidad y reduciendo el tiempo de
ejecución y el costo.
130
Importancia del control y mejoramiento de procesos
131
132
Técnica 7.
Diseño de procesos
Adicción a la urgencia
133
• Las variaciones se dan en la industria, porque visitas diferentes obras y se
ve una calidad aquí y una calidad allá. ¿Por que? Porque su sistema es
más ordenado, hay más vigilancia, hay mas cuidado, hay mas
responsabilidad y ética.
¿Qué es un proceso?
Procesos y estructuras
Estructura o proceso
134
Estructuras organizacionales
Enfoque tradicional:
Enfoque a procesos:
135
Se establecen cadenas cliente-proveedor internas.
Evolución correcta
• La secuencia de decisiones sería entonces la siguiente:
Crecimiento de la complejidad
organizacional
• Cuando el crecimiento no se administra la
empresa se vuelve compleja, torpe e ineficiente.
136
• Sólo se presta atención a la conveniencia de cada elemento,
individualmente y en el tiempo presente.
137
• Más hacia la cooperación entre ellos y menos hacia competencia
interna.
138
Características de las UGB
Micro empresas
• En caso de empresas muy pequeñas, puede
suceder que una persona pertenezca a más de
una UGB.
139
Responsabilidad de la UGB
• La empresa delega en las UGB la responsabilidad del
control de los procesos.
140
Actividades clave de las UGBs
Las actividades que ayudan a que la UGB funcione como verdadero equipo son, al
menos, las siguientes:
Reuniones relámpago
Son reuniones diarias de máximo 5 minutos
141
Reuniones semanales
• Además de la reunión relámpago de todos los
días, es necesario que las UGB se reúnan
semanalmente para analizar su desempeño en
comparación con la meta establecida en su
proceso y los avances de cualquier proyecto de
mejora que esté en desarrollo.
Indicadores de Desempeño
• Deben ser cuantitativos.
142
Después de definir el qué pasamos al cómo
Definición de la UGB
143
Ejercicio. Mapa de Procesos
1. Cada empresa debe identificar a través de flechas
sus procesos. mostrando la relación entre ellos.
2. Identificar los indicadores de desempeño del
proceso.
3. Comparar sus procesos con su estructura
organizacional.
4. Identificar áreas de oportunidad o mejora.
EJEMPLO
144
Fondo PYME
Está prohibido el uso de este programa con fines políticos, electorales, de lucro
y otros distintos a los establecidos. Quien haga uso indebido de los recursos de
este programa deberá ser denunciado y sancionado de acuerdo con la ley
aplicable y ante la autoridad competente.
145
146
Técnica 8.
Estandarización de Procesos
Objetivo
• Estandarizar los procesos principales de la
empresa, logrando un comportamiento estable que
genere productos y servicios con calidad
homogénea y bajos costos.
Estandarizar NO es burocratizar
Muchos empresarios, cuyos esfuerzos han sido infructuosos
al tratar de aplicar sistemas de mejora, muestran serias
reservas acerca de la utilidad de la estandarización y temen,
ante todo, burocratizar su empresa e invertir demasiados
recursos en tareas que no les aportarán ningún beneficio.
147
La estandarización es vital
Estandarización adecuada
• Lo importante es llevar a cabo la estandarización de una manera adecuada
a las necesidades de la empresa.
• Si la empresa es pequeña no debe pretender cargar con estándares muy
sofisticados y manuales muy gruesos.
• La pequeña empresa cambia su estructura o funciones con mucha facilidad
y frecuencia. Para que el estándar sirva se debe mantener actualizado.
• Es preferible básico, gráfico y sencillo, pero siempre actualizado, que muy
completo y detallado pero ajeno a la realidad.
148
• Antes de crear un estándar debe
discutirse con los miembros que
realizan las tareas.
149
Beneficios de la estandarización
• Es la mejor forma de preservar el conocimiento y la
experiencia.
• Proveen una forma de medir el desempeño.
• Muestran la relación entre causas (acciones) y efecto
(resultado).
• Suministran una base para el mantenimiento y
mejoramiento de la forma de hacer el trabajo.
• Proporcionan una base para el entrenamiento.
• Proveen una base para diagnóstico y auditoria.
• Proveen medios para prevenir la recurrencia de errores
• Minimizan la variación.
150
¿Pero qué es la estandarización?
151
Objetivo del estándar:
Proporcionar instrucciones precisas para la ejecución de
tareas
152
Diferentes formas de estandarizar
153
ESTÁNDAR: Acciones Básicas
• Lineamientos estratégicos. En esta sección se enuncian las directrices
que los involucrados deben tomar en cuenta al realizar las actividades para
alcanzar el objetivo.
154
Procedimientos operacionales
• En muchos casos cuando se describe un
trabajo se habla de un procedimiento
operacional.
155
Instrucciones Técnicas
• Son instrucciones detalladas que provienen
de proveedores, o de otras fuentes y que la
empresa integra a su sistema de gestión a
través de la identificación de los mismos
como: Instrucciones Técnicas (ITs).
156
Procedimiento operacional
Estandarización: Dificultades
1. El estándar es deficiente.
2. Falta de capacitación en el estándar.
3. Falta de seguimiento para verificar la aplicación.
4. Negligencia de los empleados.
157
1. Estándar deficiente
2. Falta de capacitación
158
3. Falta de seguimiento
• Los líderes de la empresa deben demostrar interés
en que se respeten los estándares.
4. Negligencia
159
Testimonio de un empresario exitoso
• Cuando no tienes muy bien definido el proceso es decir, no tienes definido
lo que debe hacer el residente, no tienes claro quien y cuando debe
comprar etc., todo se te hace sumamente difícil, desgastante, te frustras.
• Pero cuando lo defines claramente y te sale bien, ahora es al revés, todo se
hace muy fácil y te haces de un prestigio.
• Y entonces lo que tu estas diciendo la gente te lo cree y además lo estas
respaldando.
• Entonces, ahora, hasta los bancos te prestan.
• El PERA nos ayudo definir bien lo que son las áreas del negocio; nos ayudó
mucho el ya tener por escrito una serie de procedimientos, de métodos, de
rutinas; nos ayudo mucho a que cada quien hiciera su parte del trabajo;
• En todos los casos es el conocer los ciclos, los procesos. Y, después nada
más identificas el proceso, darle velocidad en salida, tiempo y costo. Los
instrumentos de planeación. O sea, tu presupuesto, tu proyecto, tu
catálogo de conceptos, explosión de insumos. Y le das los ingredientes y le
das el plan.
• Además cuando los vigilas te van a dar más resultados que cuando no los
vigilas.
160
Los principales procesos en la Industria de la Construcción
161
Concurso
• En el concurso uno gasta muchísimo, porque tienes que investigar y cotizar
todos los materiales, la mano de obra, calcular los gastos indirectos, la
seguridad social, los impuestos etc.
• Por eso tienes que escoger muy bien a que concursos le entras. No puedes
ir como novato a todos y luego quedar mal.
• Si ya le entraste con una propuesta, ya no puedes modificar nada. En
cuanto a la integración del precio. En maquinaria ya tienes los costos, solo
vas a tratar de mejorar el rendimiento.
• Cuando ganamos la obra ahora imprimimos todo lo que nos pidió la
dependencia para empezar una buena programación real.
• Aquí es común que todos nos juntemos en recepción y día de entrega.
• Y luego los constructores que todo dejamos para el ultimo día, tenemos a la
gente trabajando hasta la una de la mañana, ya firmando los últimos
papeles, llega uno con unos “paquetotes”.
• De repente falta una firma y se desecha la propuesta. Un trabajo de 15 o 20
días, por una insignificancia, por un minuto que lleguemos tarde, porque te
pedí acta constitutiva dentro y fuera y no me la pusiste bien.
• Detalles mínimos que te descalifican porque lo dejamos todos para el final.
• Entonces la recomendación es integrar bien un concurso a prueba de
errores. Usar un check list y ser rigurosos.
• Desde el día que sale la convocatoria hay que hacer un programita y ver
con la gente. Generalmente uno tiene clasificado: tu vas a la visita, ya
cuando somos varios podemos dividir mejor el trabajo.
• Cada concurso en que entres hay que hacerle su plan.
• Yo establezco un programa de actividades y me doy un tiempo al final para
afinar y cerrar el concurso. Empiezas a revisar y vez que falto un material,
esto esta mal y empiezas a corregir. Revisar un paquete me tarda cuatro o
cinco horas, para una obra.
• Cuesta mucho entrar a la obra, la inscripción que son 2 mil pesos. Hay
quienes le meten de 5 a 10 mil para que no entren tantos. La ley no define
el costo de las bases.
• Yo digo que es bueno porque no le tira a todas. Hay mucha gente que de
repente anda con muchos problemas y no puede ni comprar las bases. Son
procesos muy largos para estar haciendo llegar recursos.
• Generalmente viene del presupuesto de egresos, de ahí se derivan todos
los procesos de licitación. Empiezan a licitar los estados, empiezan lo
municipio, estamos hablando que en marzo, abril, mayo y junio hay mucha
licitación y luego en el resto del año no hay nada.
162
Errores al concursar
• Cuando una empresa se baja de precio demasiado para ganar un concurso,
primero sacrifica a la mano de obra, baja la calidad de los materiales,
acabados y luego se va sobre los subcontratistas. A mi me ha pasado, me
quiere contratar una empresa y me dice, mira esto es lo que te puedo
pagar, y le digo sabes que “no gracias”. Eso no es correcto. Tu te metiste
en el problema yo no te voy a sacar.
• Exactamente, ahí en eso se resuelve todo. Yo creo que nos hace falta mas
trabajo, mas cultura en el orden, eso es lo que yo puedo resumir.
Visita de obra
En la preparación del concurso, nosotros bajamos las
bases en compra net. Ya viene bien determinando
desde lo que es la visita de obra.
Yo les recomiendo a las empresa que apenas van a empezar que vayan al
campo, es lo principal, ahí van a ver lo que les están solicitando y hagan un
buen estudio de mercado, del costo de materiales, si son bancos de que tipo
de material, las distancias, lo que incluye para un buen análisis de costo, no es
lo mismo en papel que verlo físicamente.
En la visita que haces al campo puedes hacer las preguntas que quieras y la
dependencia tienes la obligación de contestártela por escrito. Después de la
visita de obra se hace una junta de aclaraciones.
163
Planeación de la obra
164
Abastecimientos
• A nosotros no ha dado buen resultado primero tener los papeles, tener todo
bien checado. Tenemos un sistema de radio en todas las camionetas. Ellos
piden al almacenista una requisición de tal o cual cosa.
Inicio de obra
• Cuando concurso yo se bien que voy a ganar y cuando pienso que voy a
ganar ya estoy preparado. Ya se como debo entrar a trabajar con toda
confianza. Ya estoy preparado para comenzar. Yo tengo una filosofía, si yo
una obra la tengo para seis meses, cuenta el tiempo cuando te dan el
anticipo en adelante, si yo me programo y lo hago mejor en cinco meses,
me reditúa un ahorro sustancial.
165
• Le das un kick off a la obra y la formalizas,
porque a veces hay personal que no esta
totalmente involucrado con la obra y no se
entera.
Residencia de obra
Visualmente el residente debe tener la habilidad de ver como andan ver que
problemas se le están presentando. Generalmente tengo contacto diario con
mis residentes que me están reportando en la mañana y en la tarde.
166
• Para hacer programaciones y ver problemas
de ese tipo. Porque en ocasiones lo
presupuestado no sale. Tiene que ver uno
que cambio de proceso que cambio de
equipo, que tiene que hacer para llevar lo
presupuestado.
El residente tiene que ser muy hábil. Un proceso de excavación, entonces tiene
que ver al final del día, cuantos metros excavo la maquina. Cien metros lineales,
cúbicos, cuanto me dio el rendimiento por hora, cuanto te dio en el presupuesto.
Me dio veinte, tengo veinticinco, entonces al otro día me recupero.
La bitácora de obra
• Como empresarios hay que checar que no haya vicios y que vayan a
generar algún problema posterior. Si nosotros a la hora de revisar la obra
encontramos un error, debemos anotarlo.
167
• Hay cosas que son trascendentes y
cosas que no son tanto, hay que
apoyar sin soberbias, si la obra sale
beneficiada salimos bien todos. La
bitácora es una forma de ver las
cosas, ayuda a tener un buen cierre
de obra, ya sabemos como quedó
porque lo tenemos bien plasmado.
• Si todo esto asentado yo estoy seguro que no habrá problema para dar
continuidad a la obra y al hacer estimaciones tampoco habrá problema.
La empresa supervisora
168
• Es un listonononon que lo llevamos a la obra y
vamos checando lo que se esta haciendo.
Control de obra
169
• Porque nos ha pasado que se meten gastos de otras obras, esos criterios
que ellos tiene que atender, se da y se llega a la depuración, se traslada a
donde tiene que estar.
170
• Y si los tienes identificados, los vas a vigilar. Y si no los tienes identificados
no los vigilas. Cuando los vigilas tu cuidas que se acelere y que haya la
calidad, tiempo y costo.
• Ahí traes todos los rendimientos que te deben de dar tus equipos, que se
deben estar comparando al día.
• Tienes que monitorear las obras, todas la obras tienen un inicio lento que
tiene que aguantar uno como director, como responsable.
• Luego ya tienes la media, donde arranca la obra al cien por ciento todos los
equipos pero el reporte semanal y tus reportes mensuales ya vas
comparando la obra como vas.
171
• Los controles semanales son de atención inmediata, y los controles
mensuales son de planeación. Y en ocasiones te cuadran los cuatro o a
veces no te van a cuadrar. Los controles mensuales son para tomar
decisiones, pero el que te tiene que avisar oportunamente de cualquier
problema es semanal, te das cuenta de cómo vas en la obra y te dice que
reacciones tiene que tomar inmediatamente en la obra. Ya el mensual es
algo que ya sabes, ya no te va a sorprender. El mensual no te ayuda a
corregir, es comparativo y de planeación. Para checar en los tiempos como
andamos y tomar otro tipo de decisiones.
• Yo digo que los reportes semanales son muy buenos, no te tardas mucho,
es lo que yo le digo a lo mejor te tardas una hora o media hora en hacer los
reportes y en comparar lo que estamos presupuestando.
172
Proceso de estimación
• Aunque no sea muy fuerte la cantidad. La ley dice que son mensuales.
Entonces con quince días en lo que los revisas se completa el mes, así ya
no te quedas sin liquidez.
173
• Aunque sea poco cóbralo, aunque tengas anticipo mételo a proceso de
cobro. Porque mi primer proceso es que mi residente y mi supervisor se
junten vayan a la obra, hagan el levantamiento, revisen números, se lo
entreguen a mi supervisor, el supervisor se tarda tres o cuatro días
dependiendo la dependencia.
• Y luego ya pasa a una segunda mano. En ocasiones tienen tres manos las
dependencias. El jefe de estimaciones, la revisa lo que el supervisor hizo
para tener doble seguridad, porque ellos también se han equivocado,
tardan otros cuatro o cinco días. Esta mal la factura, esta mal la suma de la
estimación.
Proceso de Cobranza
• Los ayuntamientos pueden ser los más rápidos, ocho ó quince días, o
gobierno del estado que pueden ser entre treinta y sesenta días.
174
Cierre de obra
• Todo ese tiempo que pasa es tiempo perdido, más vale hacer las cosas
como las tienes que hacer.
Mantenimiento de Equipos
productivos
175
• Si tú tienes un equipo que es tan importante que sin el trabajo de esa
maquina, paras tres o cuatro, te va a costar. Entonces es importante tener
alternativas confiables, que tengas la seguridad de que te van a responder.
Lo recomendable es que vayan comparando lo indispensable, cuando
vayan teniendo recursos.
• Los equipos deben mantenerse en las mejores condiciones, contar con una
bitácora y debes tener una infraestructura atrás, soldadores, electricistas,
mecánicos, de ayudantes de estos. Si no lo tienes has de cuenta que a los
equipos les da un infarto y se mueren. Si no tienes quien te lo solucione
inmediatamente, tienes que estar buscando quien te resuelva el problema,
de que te sirve toda tu inversión.
Control de contratos
176
Fondo PYME
Está prohibido el uso de este programa con fines políticos, electorales, de lucro
y otros distintos a los establecidos. Quien haga uso indebido de los recursos de
este programa deberá ser denunciado y sancionado de acuerdo con la ley
aplicable y ante la autoridad competente.
177
178
Técnica 9.
Evaluación y mejora de
procesos
Ciclo PERA
• En los procesos rutinarios de la empresa el ciclo PERA se convierte en
EERA.
• La E corresponde al Estándar que debe guiar a la segunda E de Ejecución.
• La R de Revisión y la A de ajuste corresponden a:
•
179
180
Procedimiento resumido para implementar el
gerenciamiento de rutina (1), de anormalidades (2)
y de mejora (3)
181
• Si todo funciona como se espera, PERA con el número 1.
182
Administración Visual: Implementación
183
Administración Visual: Ejemplo
Auditoria Interna
184
Auditoria Interna:
¿Quién la realiza?
Auditoria Interna:
Estándares Establecidos
• Verificación que se hace en toda la empresa para comprobar, de manera
objetiva, que los procedimientos operacionales funcionan de manera
rutinaria.
185
No conformidades
• Indican que el estándar no esta siendo respetado.
186
Preparación del auditor
• El auditor debe ser capacitado con
anticipación para ser auditor interno.
Preparación de la auditoria
Beneficios
• Los líderes se aseguran que todo marcha conforme a las
reglas.
• Brindan a los líderes, la confianza necesaria para dar
mayor autonomía a los distintos departamentos de la
empresa.
• Las UGB tienen a su disposición las auditorias, para que
un tercero imparcial verifique sus prácticas y les ayude a
detectar posibles no conformidades.
• Después de cada auditoria, la UGB adquiere mayor
seguridad para hacer bien su trabajo.
187
¿Que podemos aprender de un fabricante de automóviles?
188
Las 4 Reglas en el TPS
189
La respuesta ante anormalidades.
El establecimiento de metas
190
Fondo PYME
Está prohibido el uso de este programa con fines políticos, electorales, de lucro
y otros distintos a los establecidos. Quien haga uso indebido de los recursos de
este programa deberá ser denunciado y sancionado de acuerdo con la ley
aplicable y ante la autoridad competente.
191
192
193
Técnica 10.
Sobrevivencia
Objetivo
194
Nacimiento y sobrevivencia
Las estadísticas señalan que la MAYORIA de los negocios no sobreviven la
etapa inicial.
• Es muy recomendable que cualquier nueva empresa que inicia sin grandes
recursos, sea prudente y realice obras pequeñas acordes con su capacidad
de respuesta.
195
Estrategia de los primeros meses
• Alcanzar lo antes posible el punto de equilibrio.
– Incrementando ventas
– Control de costos
– Austeridad en gastos
• Posicionar al negocio.
– Diferenciar la oferta, identificando necesidades mal atendidas del
mercado.
– Promover adecuadamente al negocio.
Sobreviviencia
Clasificación de la información
administrativa
• Contable
• Financiera
• Fiscal
• Legal
196
Problemática común:
Falta de control de la documentación
Ciclo de actividades
197
Características principales de la agrupación
Catálogo de cuentas
198
Registro diario de las operaciones
Registros
199
Relaciones de la empresa con su entorno: Registros
financieros mínimos
La contabilidad
• La contabilidad es el registro de las actividades
de un negocio.
200
Cerrar cuentas y procesos contables y fiscales,
oportunamente
• Este es el proceso contable que realiza un contador calificado, generando
los estados financieros mas importantes y los documentos fiscales:
– Estado de resultados
– Balance general
– Declaraciones mensuales y anuales de impuestos
201
Análisis financiero y toma de decisiones
• Precios en concursos.
• Manejo de anticipos.
• Estimación y cobranza.
• Pago de obligaciones.
• Controles de obra.
202
Precios en concursos
203
Manejo de anticipos
204
El colmo de la ingenuidad es que un empresario se gaste el anticipo en artículos
innecesarios y ajenos a la obra y luego meterse en muchos problemas.
Si el empresario estimo que tendrá en una obra 10% de utilidad, no puede pensar
en utilizar ese dinero hasta que no haya cerrado por completo la obra y vea si en
realidad logro alcanzar las utilidades.
Estimación y cobranza
205
Pago de obligaciones
• Una empresa bien administrada tendrá que pagar además del IVA
(Impuesto al valor agregado), El ISR (impuesto sobre la renta) y el IETU
(Impuesto empresarial de tasa única).
• Es conveniente que la empresa tenga un buen asesor fiscal para que
disminuir dentro de lo posible su carga fiscal.
• Muchas pequeñas empresas incrementan la carga fiscal por su ineficiencia
en cubrir sus obligaciones y se hacen acreedores a multas y recargos, así
como a recurrentes auditorias de las autoridades.
Controles de obra
206
Testimonio de empresario exitoso
• Para ser empresario tienes que ser audaz, tienes que ser tenaz, tienes que
tener visión pero debes tener plantados bien los pies en la tierra.
• Es bueno ser sujeto de crédito, debes iniciar con una línea de crédito que
aunque te salga un poco cara te permita hacer historial. Debes ser muy
cumplido, luego los bancos te buscarán y te podrás dar el lujo de escoger.
• En realidad no hay problema que uno pague algo de IVA por adelantado,
luego se compensará. El verdadero problema es que cuando tengas que
pagar, ya no tengas el dinero y caigas en multas y recargos, mala imagen
etc.
207
Fondo PYME
Está prohibido el uso de este programa con fines políticos, electorales, de lucro
y otros distintos a los establecidos. Quien haga uso indebido de los recursos de
este programa deberá ser denunciado y sancionado de acuerdo con la ley
aplicable y ante la autoridad competente.
208
209
Técnica 11
Rentabilidad
OBJETIVO
Las finanzas se ocupan del proceso, de las instituciones, de los mercados y de los
instrumentos que participan en la transferencia de dinero entre individuos,
empresas y gobiernos.
210
Contabilidad vs. Finanzas
• La contabilidad se centra en el registro
económico de las actividades de una
empresa, que concluye con la elaboración
de estados financieros de acuerdo con los
principios de contabilidad aceptados y en
el cálculo de lo las obligaciones fiscales de
la empresa.
211
Objetivo de la empresa
• ¿Maximizar utilidades?
• Ejemplo:
212
• Flujo de efectivo: Tener utilidades no es igual a tener flujo de efectivo. Una
empresa puede tener utilidades y simultáneamente tenerlas “atrapadas”
como cuentas por cobrar. Lo que realmente le importará al accionista es la
cantidad que efectivamente entra en sus bolsillos.
Análisis financiero
213
Estado de Resultados
214
La utilidad
Costo de la Obra
El costo se integra con las compras realizadas de materias primas, la mano de
obra directa, y los gastos indirectos que se pueden asignar de manera clara a una
obra en particular.
215
Gastos de operación
• Hay diferentes tipos de gastos:
216
Depreciación
Ejemplo
217
Gastos financieros
Estado de resultados
218
Estado de resultados:
Los componentes más importantes
El costo de ventas:
• Materias primas
• Mano de obra directa.
Depreciación:
Puede estimarse dividiendo el valor del activo, entre el número de años o meses
de su vida útil. O en el caso de la maquinaria de la construcción, por las horas que
son consumidas en cada obra de las horas útiles que tiene cada equipo.
219
Estado de Resultados: Peso de venta
220
Estado de Resultados:
La utilidad
221
Balance General
Mas líquidos:
dinero
cuentas por cobrar
inventarios
activos fijos: mobiliario, equipo de transporte
y de computo, bienes inmuebles y la tierra.
Menos líquidos.
222
Balance General: Pasivo
223
Estado de flujos de efectivo
224
Estado de flujos de efectivo
225
Flujo de efectivo
• Cualquier negocio debe cumplir con sus obligaciones para seguir operando.
• Las obligaciones principales son el pago a:
• Fuentes de efectivo
– Ingreso por ventas al contado
– Ingreso por cobro de ventas a crédito
– Prestamos
– Aportaciones de capital
• Usos de efectivo
– Compras de materias primas al contado
– Pago de compras a crédito
– Pago de salarios
– Pago de intereses y deudas
– Pago de impuestos
– Inversiones
– Pago de dividendos a los accionistas
226
• Saldo inicial
– Mas cobros
– Menos pagos
• Saldo final
Punto de Equilibrio
227
Costos: según su imputación a la unidad de referencia
Punto de equilibrio
• Nivel de actividad en el que los ingresos cubren los costos variables y los
costos fijos.
– Producción = ventas
– Precio de venta no varía
– Precios del costo no varían
– La tecnología no varía
– Análisis a corto plazo
– Costos variables: varían proporcionalmente
– Las funciones de costo e ingresos son lineales
228
Cálculo del Punto de Equilibrio
Ratios de sobrevivencia
229
Que nos dicen los Estados Financieros
• Balance: Situación patrimonial en un momento dado
Análisis financiero
230
Elementos básicos de análisis financiero
Análisis Financiero:
Cuestionamientos básicos
231
¿Cuál es mi punto de equilibrio?
232
¿Debo solicitar un préstamo al banco?
233
¿Mi precio de venta es adecuado?
234
1. Análisis de cambios porcentuales
Consiste en comparar la misma variable en diferentes períodos.
Por ejemplo:
Por ejemplo:
235
3. Análisis por razones financieras
Consiste en hacer diferentes tipos de comparaciones entre elementos de los
estados financieros.
Por ejemplo:
Rentabilidad
• Rentabilidad es uno de los indicadores más comunes para calificar a una
empresa.
Todos los que aspiren a llegar a la cima, tienen que entender las finanzas de los
negocios
236
¿Dónde debemos enfocarnos?
Cada empresa tendrá prioridades financieras de acuerdo a su situación.
237
Fondo PYME
Está prohibido el uso de este programa con fines políticos, electorales, de lucro
y otros distintos a los establecidos. Quien haga uso indebido de los recursos de
este programa deberá ser denunciado y sancionado de acuerdo con la ley
aplicable y ante la autoridad competente.
238
239
Técnica 12.
Crecimiento
OBJETIVO
240
Crecimiento excesivo
• Es lamentable que algunas empresas quiebren
después de haber encontrado la formula para tener
éxito en un mercado e incluso controlar su
administración para alcanzar utilidades.
241
Un incremento en ventas requerirá un crecimiento de activo y por consecuencia de
fuentes de financiamiento
Para simplificar el análisis supongamos que deseamos crecer con base en las
utilidades que nos genere el propio negocio.
242
Tasa de crecimiento sostenible
243
Las 3 palancas de crecimiento
Esto se entiende ya que un sector que presente alta rentabilidad atraerá mas
competidores y eso presionará a la baja la rentabilidad, igualmente un sector
de baja rentabilidad, desmotivará a empresarios que buscarán mejor uso de su
dinero.
244
Si analizamos las dos principales palancas
245
Aprovechamiento de las utilidades
246
Utilidad Neta: Retirar las utilidades
Previsión financiera
• Hasta ahora hemos visto el pasado, pero para crecer debemos también ver
el futuro.
• No puede haber una planeación de ningún tipo que este completa si no se
contempla el aspecto financiero.
• No tener claro si seremos capaces de invertir lo necesario para llevar a
cabo un plan o no tener claramente definido como financiaremos la
inversión, son elementos suficientes para ver que cualquier tipo de
planeación significativa, deberá llevar en paralelo su planeación financiera.
247
Estados financieros proforma
248
Procedimiento simplificado para hacer una previsión
2. Prever con el mayor cuidado y con todos los elementos disponibles las
ventas. Si hay que elegir, es mejor una previsión conservadora que una
agresiva.
Análisis de sensibilidad
Cuando uno tiene los estados proforma e inclusive si analiza los resultados
históricos, es conveniente realizar análisis del tipo ¿qué pasaría sí?
249
Análisis de escenarios
Oportunidades de inversión
– Adquirir maquinaria
– Adquirir vehículos
– Invertir en oficinas
– Autogenerar obra
– Fraccionar
Decisión delicada
250
Cálculo de la rentabilidad de un proyecto
Flujos de efectivo descontados
Esta técnica se basa en una gran cantidad de supuestos, por lo que fácilmente
podemos caer en errores, sin embargo con seguridad podremos tomar mejores
decisiones que si actualmente lo hacemos a “ojo de buen cubero”
251
Ecuaciones
252
Fondo PYME
Quien haga uso indebido de los recursos de este programa deberá ser denunciado
y sancionado de acuerdo con la ley aplicable y ante la autoridad competente.
253
254
255
Técnica 13.
Planeación Estratégica
Sobrevivir no es suficiente
256
Direccionamiento
Los elementos fundamentales se encuentran en la política
básica y en las directrices de una empresa.
Planeación estratégica
• Para pequeñas empresas de la IC, el largo plazo
normalmente comprende entre tres y cinco años.
257
Misión
Es la razón de ser de la empresa.
Valores
Marcan los principios que deben regir el comportamiento de
las personas dentro de la organización.
258
Visión
259
Política básica: Beneficios
• Los colaboradores conocen mejor la empresa para la que trabajan y saben
hacia dónde va.
• Da motivos al personal para ponerse la camiseta.
• Genera energía positiva entre la gente y el impulso hacia el logro de
objetivos.
• Elimina o reduce las barreras entre áreas y entre niveles, formando un
verdadero equipo.
260
Política básica y directrices
Directrices: Diagnóstico
Antes de establecer las Directrices, se requiere hacer un diagnóstico.
261
Diagnóstico: FODA
– Clientes,
– Accionistas y
– Colaboradores.
Directrices
262
Directrices: Un mismo rumbo
Comprensión clara acerca de la dirección del negocio.
Directrices: Recomendaciones
Deben plantearse con la participación de todas las áreas.
Definir cuál será la contribución de cada una de las áreas de la empresa.
Deben ser realistas, la planeación contará así con el total compromiso de las
personas y la cooperación entre las distintas áreas.
Directrices: Establecimiento
• Normalmente se establecen durante los últimos meses
del año.
263
Directrices: Tipo y número
TIPOS:
NÚMERO:
Directrices: Despliegue
264
Directrices: Negociación
Cada directriz, al ser desplegada, debe negociarse tanto verticalmente — con el
director, con los gerentes, los gerentes con los jefes, etcétera — como
horizontalmente, es decir, entre las áreas que tienen algo que ver en el logro de
cada directriz.
Directrices: Ventajas
Todos saben cómo se relaciona su trabajo con las acciones estratégicas y
operativas del negocio.
Crea una cultura organizacional que trabaja preventivamente y con base en ciclos
de mejora.
265
Directrices: Elementos básicos
La responsabilidad de la dirección
266
Decisiones estratégicas
• Cuando se establezcan directrices, deben contemplarse los aspectos
estratégicos del negocio.
• A partir de ahí hay que reflexionar sobre qué productos nuevos pueden ser
incluidos en la oferta o qué nuevos mercados pueden conquistarse.
Revisión estratégica
267
Análisis de la capacidad instalada
268
Fondo PYME
Quien haga uso indebido de los recursos de este programa deberá ser denunciado
y sancionado de acuerdo con la ley aplicable y ante la autoridad competente.
269
270
Técnica 14:
Planeación operativa
Konosuke Matsushita
OBJETIVO
271
Planeación operativa
Contempla las actividades de las empresas encaminadas a incorporar mejoras en
sus productos y procesos.
El ciclo PERA
El PERA de mejora
272
El PERA de rutina
273
PERA: Planear
274
Consideraciones al planear
• Deben estar involucrados quienes ejecutarán el plan. Así se sentirán
realmente comprometidos al ser tomados en cuenta y podrán dar
contribuciones muy valiosas.
PERA: Ejecutar
275
PERA : Revisar
Momento de verificar si el plan se ha cumplido conforme a lo planeado. Es
importante revisar con base en hechos y datos.
PERA: Ajustar
Ningún plan es perfecto. Para lograr el objetivo, es necesario ir haciendo las
correcciones del caso a medida que se avanza en la revisión.
276
La mejor forma de planear
• Cuando se enfrenta una situación que requiere un plan sin un grado
elevado de complicación el mejor método y, a su vez, el más sencillo es el
3W ó QQC, en el que se establecen:
Objetivo,
Meta y
Método:
Qué (what),
Quién (who),
Cuándo (when).
Es una magnífica herramienta para registrar los acuerdos que surgen de las
reuniones de trabajo.
277
3W/QQC: Formato
5W + 2H
278
• Se establece el objetivo y la meta del plan.
• Se aplica la metodología 5W+2H:
279
Gerenciamiento de mejora
¿Cómo afrontarlo?
La Administración Interfuncional. AI
Administración interfuncional. AI
280
Cómo implementar la AI
• Considerando las directrices y el despliegue de la técnica 13, la alta
dirección selecciona:
281
4. Al aprobarse un plan se firma e inicia la etapa de
ejecución.
5. Durante la ejecución, el equipo realiza las
reuniones que considere necesarias para
coordinar los avances.
6. El director define la periodicidad en la verificación
de avances.
– Semanal o quincenal y conforme se
madure, podría pasarse a revisiones
mensuales.
Ciclo de mejora
El ciclo de mejora, como lo propone “El Método
MR”, tiene una duración de uno a tres meses,
durante los cuales:
282
Ciclo de mejora: Obstáculos
Ciclos de mejora
283
Rendición de cuentas
• Es una reunión esencial para el gerenciamiento
de mejora.
Rendición de cuentas:
Características
284
5. A la hora señalada el equipo debe ser atendido
por la dirección y presentar en el tiempo que le
fue asignado.
Rendición de cuentas:
Reconocimiento
• Cuando el equipo cumple, debe ser felicitado y recibir el reconocimiento del
director.
285
Rendición de cuentas:
El papel del director
286
10. Lo ideal es que la Dirección sea objetiva en sus comentarios y utilice frases
cortas, no es momento para dar entrenamiento, o largas explicaciones.
11. Se espera de la Dirección una conducta que eduque a las personas, más
de actitud que de palabras.
12. El mérito por los resultados no debe ser transferido. El reconocimiento debe
ser para el que realizo la tarea.
Rendición de cuentas:
Qué no hacer en la reunión
287
Fondo PYME
Quien haga uso indebido de los recursos de este programa deberá ser denunciado
y sancionado de acuerdo con la ley aplicable y ante la autoridad competente.
288
289
Técnica 15:
Alianzas Estratégicas y Diversificación
Decisiones estratégicas
• Como parte de las decisiones estratégicas que una empresa en la Industria
de la Construcción tendrá que tomar, hay dos que son especialmente
delicadas.
OBJETIVO
• Establecer alianzas que permitan a la empresa mejorar su desempeño y
obtener mayores beneficios a los costos inherentes a la creación de la
alianza.
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La ley del Dar
Deepak Chopra
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Testimonios de empresarios
“Primero debes ser afín y generoso. Después, delegar responsabilidades. Hacer
que los dos, cinco o seis trabajen, cada quien lo que le corresponda, poco o
mucho pero lo que le corresponda para que la sociedad haga el rol.”
Testimonios de empresarios
• “Es muy difícil, para esto necesitamos educación. Prácticamente es un
casorio. Es una cosa de estira y afloja, pero esto saca la sociedad
adelante.”
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Las Alianzas Estratégicas.
Definición y ventajas
Alianza estratégica
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Testimonios de empresarios
“…encárgate de algunas actividades pero bien definidas. Encárgate de
fontanería, o todo lo que se refiere a gases, o todo lo que es la obra exterior.
Entonces no se interfiere uno con el otro. Esa es una alianza.”
“En las alianzas debe haber mucha formalidad, seriedad y cumplir. No lo
puedes hacer con cualquiera.”
Construyendo alianzas
Sin embargo, hay que tener en cuenta lo siguiente antes de realizar una alianza:
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Asuntos de confianza
“La clave para que las compañías generen negocios superiores conjuntamente, es
que primero construyan una alianza fundada en la confianza.
Cuando digo “alianza”, quiero decir una relación entre dos organizaciones o
grupos en la que los resultados que producen juntas, exceden claramente lo que
podrían alcanzar a través de una transacción de fácil alcance.
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Testimonios de empresarios
“Es bien importante porque yo ahorita te puedo decir que yo voy a hacer la mitad
de la obra y al ganar, te digo tu vas a hacer el 20 porque yo no traigo chamba,
empiezas a perder confianza y yo creo que es la parte fundamental de porque no
han salido bien las alianzas.”
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Cómo identificar a un buen prospecto para aliado
• Juega con el equipo. Sabe que para ganar no se puede jugar sólo.
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Diversificación
Ventajas de la diversificación
Riesgos de la diversificación
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Algunas formas para diversificar pueden ser
Diversificación y Alianzas
Conclusión
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Fondo PYME
Quien haga uso indebido de los recursos de este programa deberá ser denunciado
y sancionado de acuerdo con la ley aplicable y ante la autoridad competente.
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