Concepto de Procedimiento

Es todo aquel método implementado guiado por una serie de paso ordenados en
forma secuencial y plenamente clasificados según se necesite, para lograr un fin
determinado o poder ejecutar algo en particular. Es decir es un sistema donde se
realizan un grupo de operaciones en sucesión, para lograr obtener un resultado
para una situación dada, pasos por medio del cual se llega a una decisión final
sobre un caso en particular,

es asi como se puede decir que un procedimiento, significa solo la composición

externa, formal, del desarrollo del proceso o de una etapa de este, pero no
comprende las relaciones jurídicas que se establecen entre los sujetos procesales,
ni la finalidad compositiva de este.

FASES DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

2 octubre, 2008 18995 Lecturas

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Las fases del procedimiento administrativos son

a. Iniciación

b. Ordenación

c. Instrucción

d. Finalización
INICIACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Clases de iniciación.

Los procedimientos podrán iniciarse de oficio o a solicitud de persona interesada.

Iniciación de oficio.

Los procedimientos se iniciarán de oficio por acuerdo del órgano competente, bien
por propia iniciativa o como consecuencia de orden superior, a petición razonada
de otros órganos o por denuncia.

Con anterioridad al acuerdo de iniciación, podrá el órgano competente abrir un

período de información previa con el fin de conocer las circunstancias del caso
concreto y la conveniencia o no de iniciar el procedimiento.

Solicitudes de iniciación.

Las solicitudes que se formulen deberán contener:

a. Nombre y apellidos del interesado y, en su caso, de la persona que lo

represente, así como la identificación del medio preferente o del lugar que se
señale a efectos de notificaciones.

b. Hechos, razones y petición en que se concrete, con toda claridad, la

solicitud.

c. Lugar y fecha.
d. Firma del solicitante o acreditación de la autenticidad de su voluntad
expresada por cualquier medio.

e. Organo, centro o unidad administrativa a la que se dirige.

Cuando las pretensiones correspondientes a una pluralidad de personas tengan

un contenido y fundamento idéntico o sustancialmente similar, podrán ser
formuladas en una única solicitud, salvo que las normas reguladoras de los
procedimientos específicos dispongan otra cosa.

De las solicitudes, comunicaciones y escritos que presenten los interesados en las

oficinas de la Administración, podrán éstos exigir el correspondiente recibo que
acredite la fecha de presentación, admitiéndose como tal una copia en la que
figure la fecha de presentación anotada por la oficina.

Las Administraciones Públicas deberán establecer modelos sistemas

normalizados de solicitudes cuando se trate de procedimientos que impliquen la
resolución numerosa de una serie de procedimientos. Los modelos mencionados
estarán a disposición de los ciudadanos en las dependencias administrativas.

Los solicitantes podrán acompañar los elementos que estimen convenientes para
precisar o completar los datos del modelo, los cuales deberán ser admitidos y
tenidos en cuenta por el órgano al que se dirijan.

Subsanación y mejora de la solicitud.

Si la solicitud de iniciación no reúne los requisitos que señalados anteriormente y

los exigidos, en su caso, por la legislación específica aplicable, se requerirá al
interesado para que, en un plazo de diez días, subsane las faltas o acompañe los
documentos preceptivos, con indicación de que, si así no lo hiciera, se le tendrá
por desistido de su petición, previa resolución que deberá ser dictada mediante
resolución expresa en todos los procedimientos y a notificarla cualquiera que sea
su forma de iniciación.

En los casos de prescripción, renuncia del derecho, caducidad del procedimiento o

desistimiento de la solicitud, así como la desaparación sobrevenida del objeto del
procedimiento, la resolución consistirá en la declaración de la circunstancia que
concurra en cada caso, con indicación de los hechos producidos y las normas
aplicables.

Se exceptúan de la obligación, a que se refiere el párrafo primero, los supuestos

de terminación del procedimiento por pacto o convenio, asi como los
procedimientos relativos al ejercicio de derechos sometidos únicamente al deber
de comunicación previa a la Administración.

Siempre que no se trate de procedimientos selectivos o de concurrencia

competitiva, este plazo podrá ser ampliado prudencialmente, hasta cinco días, a
petición del interesado o iniciativa del órgano, cuando la aportación de los
documentos requeridos presente dificultades especiales.

En los procedimientos iniciados a solicitud de los interesados, el órgano

competente podrá recabar del solicitante la modificación o mejora voluntarias de
los términos de aquélla. De ellos se levantará acta sucinta, que se incorporará al
procedimiento.

Medidas provisionales.

Iniciado el procedimiento, el órgano administrativo competente para resolverlo,

podrá adoptar, de oficio o a instancia de parte, las medidas provisionales que
estime oportunas para asegurar la eficacia de la resolución que pudiera recaer, si
existiesen elementos de juicio suficientes para ello.

Antes de la iniciación del procedimiento administrativo, el órgano competente, de

oficio o a instancia de parte, en los casos de urgencia y para la protección
provisional de los intereses implicados, podrá adoptar las medidas
correspondientes en los supuestos previstos expresamente por una norma de
rango de Ley. Las medidas provisionales deberán ser confirmadas, modificadas o
levantadas en el acuerdo de iniciación del procedimiento, que deberá efectuarse
dentro de los quince días siguientes a su adopción, el cual podrá ser objeto del
recurso que proceda.

En todo caso, dichas medidas quedarán sin efecto si no se inicia el procedimiento

en dicho plazo o cuando el acuerdo de iniciación no contenga un pronunciamiento
expreso acerca de las mismas.

No se podrán adoptar medidas provisionales que puedan causar perjuicio de dificil

o imposible reparación a los interesados o que impliquen violación de derechos
amparados por las leyes.

Las medidas provisionales podrán ser alzadas o modificadas durante la

tramitación del procedimiento, de oficio o a instancia de parte, en virtud de
circunstancias sobrevenidas o que no pudieron ser tenidas en cuenta en el
momento de su adopción.

En todo caso, se extinguirán con la eficacia de la resolución administrativa que

ponga fin al

procedimiento correspondiente.

Acumulación.
El órgano administrativo que inicie o tramite un procedimiento, cualquiera que
haya sido la forma de su iniciación, podrá disponer su acumulación a otros con los
que guarde identidad sustancial o íntima conexión.

Contra el acuerdo de acumulación no procederá recurso alguno.

ORDENACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Impulso.

El procedimiento, sometido al criterio de celeridad, se impulsará de oficio en todos

sus trámites.

En el despacho de los expedientes se guardará el orden riguroso de incoación en

asuntos de homogénea naturaleza, salvo que por el titular de la unidad
administrativa se dé orden motivada en contrario, de la que quede constancia.

El incumplimiento de lo dispuesto en el párrafo anterior dará lugar a la exigencia

de responsabilidad disciplinaria del infractor o, en su caso, será causa de
remoción del puesto de trabajo.

Celeridad.

Se acordarán en un solo acto todos los trámites que, por su naturaleza, admitan
una impulsión simultánea y no sea obligado su cumplimiento sucesivo.
Al solicitar los trámites que deban ser cumplidos por otros órganos, deberá
consignarse en la comunicación cursada el plazo legal establecido al efecto.

Cumplimiento de trámites.

Los trámites que deban ser cumplimentados por los interesados deberán
realizarse en el plazo de diez días a partir de la notificación del correspondiente
acto, salvo en el caso de que en la norma correspondiente se fije plazo distinto.

Cuando en cualquier momento se considere que alguno de los actos de los

interesados no reúne los requisitos necesarios, la Administración lo pondrá en
conocimiento de su autor, concediéndole un plazo de diez días para
cumplimentarlo.

A los interesados que no cumplan lo dispuesto en los apartados anteriores, se les

podrá declarar decaídos en su derecho al trámite correspondiente; sin embargo,
se admitirá la actuación del interesado y producirá sus efectos legales, si se
produjera antes o dentro del día que se notifique la resolución en la que se tenga
por transcurrido el plazo.

Cuestiones incidentales.

Las cuestiones incidentales que se susciten en el procedimiento, incluso las que

se refieran a la nulidad de actuaciones, no suspenderán la tramitación del mismo,
salvo la recusación.

INSTRUCCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Actos de instrucción.

Los actos de instrucción necesarios para la determinación, conocimiento y

comprobación de los datos en virtud de los cuales deba pronunciarse la
resolución, se realizarán de oficio por el órgano que tramite el procedimiento, sin
perjuicio del derecho de los interesados a proponer aquellas actuaciones que
requieran su intervención o constituyan trámites legal o reglamentariamente
establecidos.

Los resultados de los sondeos y encuestas de opinión que se incorporen a la

instrucción de un procedimiento deberán reunir las garantías legalmente
establecidas para estas técnicas de información así como la identificación técnica
del procedimiento seguido para la obtención de estos resultados.

Alegaciones.

Los interesados podrán, en cualquier momento del procedimiento anterior al

trámite de audiencia, aducir alegaciones y aportar documentos u otros elementos
de juicio.

Unos y otros serán tenidos en cuenta por el órgano competente al redactar la

correspondiente propuesta de resolución.

En todo momento podrán los interesados alegar los defectos de tramitación y, en

especial, los que supongan paralización, infracción de los plazos preceptivamente
señalados o la omisión de trámites que pueden ser subsanados antes de la
resolución definitiva del asunto. Dichas alegaciones podrán dar lugar, si hubiere
razones para ello, a la exigencia de la correspondiente responsabilidad
disciplinaria.
PRUEBA

Medios y período de prueba.

Los hechos relevantes para la decisión de un procedimiento podrán acreditarse

por cualquier medio de prueba admisible en Derecho.

Cuando la Administración no tenga por ciertos los hechos alegados por los
interesados o la naturaleza del procedimiento lo exija, el instructor del mismo
acordará la apertura de un período de prueba por un plazo no superior a treinta
días ni inferior a diez, a fin de que puedan practicarse cuantas juzgue pertinentes.

El instructor del procedimiento sólo podrá rechazar las pruebas propuestas por los
interesados cuando sean manifiestamente improcedentes o innecesarias,
mediante resolución motivada.

Práctica de prueba.

La Administración comunicará a los interesados, con antelación suficiente, el inicio

de las actuaciones necesarias para la realización de las pruebas que hayan sido
admitidas.

En la notificación se consignará el lugar, fecha y hora en que se practicará la

prueba, con la advertencia, en su caso, de que el interesado puede nombrar
técnicos para que le asistan.

En los casos en que, a petición del interesado, deban efectuarse pruebas cuya
realización implique gastos que no deba soportar la Administración, ésta podrá
exigir el anticipo de los mismos, a reserva de la liquidación definitiva, una vez
practicada la prueba. La liquidación de los gastos se practicará uniendo los
comprobantes que acrediten la realidad y cuantía de los mismos.
INFORMES

Petición.

A efectos de la resolución del procedimiento, se solicitarán aquellos informes que

sean preceptivos por disposiciones legales, y los que se juzguen necesarios para
resolver, citándose el precepto que los exija o fundamentando, en su caso, la
conveniencia de reclamarlos.

En la petición de informe se concretará el extremo o extremos acerca de los que

se solicita.

Evacuación.

Salvo disposición expresa en contrario, los informes serán facultativos y no

vinculantes.

Los informes serán evacuados en el plazo de diez días, salvo que una disposición
o el cumplimiento del resto de los plazos del procedimiento permita o exija otro
plazo mayor o menor.

De no emitirse el informe en el plazo señalado, y sin perjuicio de la

responsabilidad en que incurra el responsable de la demora, se podrán proseguir
las actuaciones cualquiera que sea el carácter del informe solicitado, excepto en
los supuestos de informes preceptivos que sean determinantes para la resolución
del procedimiento, en cuyo caso se podrá interrumpir el plazo de los trámites
sucesivos.
Si el informe debiera ser emitido por una Administración Pública distinta de la que
tramita el procedimiento en orden a expresar el punto de vista correspondiente a
sus competencias respectivas, y transcurriera el plazo sin que aquél se hubiera
evacuado, se podrán proseguir las actuaciones.

El informe emitido fuera de plazo podrá no ser tenido en cuenta al adoptar la

correspondiente resolución.

PARTICIPACION DE LOS INTERESADOS

Trámite de audiencia.

Instruidos los procedimientos, e inmediatamente antes de redactar la propuesta de

resolución, se pondrán de manifiesto a los interesados o, en su caso, a sus
representantes, salvo lo que afecte a las informaciones y datos siguientes

a) Los que contengan información sobre las actuaciones del Gobierno del Estado
o de las Comunidades Autónomas, en el ejercicio de sus competencias
constitucionales no sujetas a Derecho Administrativo.

b) Los que contengan información sobre la Defensa Nacional o la Seguridad del

Estado.

c) Los tramitados para la investigación de los delitos cuando pudiera ponerse en

peligro la protección de los derechos y libertades de terceros o las necesidades de
las investigaciones que se estén realizando.

d) Los relativos a las materias protegidas por el secreto comercial o industrial.

e) Los relativos a actuaciones administrativas derivadas de la política monetaria.

Los interesados, en un plazo no inferior a diez días ni superior a quince, podrán

alegar y presentar los documentos y justificaciones que estimen pertinentes.

Si antes del vencimiento del plazo los interesados manifiestan su decisión de no

efectuar alegaciones ni aportar nuevos documentos o justificaciones, se tendrá por
realizado el trámite.

Se podrá prescindir del trámite de audiencia cuando no figuren en el

procedimiento ni sean tenidos en cuenta en la resolución otros hechos ni otras
alegaciones y pruebas que las aducidas por el interesado.

Actuación de los interesados.

Los actos de instrucción que requieran la intervención de los interesados habrán

de practicarse en la forma que resulte más cómoda para ellos y sea compatible,
en la medida de lo posible, con sus obligaciones laborales o profesionales.

Los interesados podrán, en todo caso, actuar asistidos de asesor cuando lo

consideren conveniente en defensa de sus intereses.

En cualquier caso, el órgano instructor adoptará las medidas necesarias para

lograr el pleno respeto a los principios de contradicción y de igualdad de los
interesados en el procedimiento.

Información pública.
El órgano al que corresponda la resolución del procedimiento, cuando la
naturaleza de éste lo requiera, podrá acordar un período de información pública.

A tal efecto, se anunciará en el «Boletín Oficial del Estado», de la Comunidad

Autónoma, o en el de la Provincia respectiva, a fin de que cualquier persona física
o jurídica pueda examinar el procedimiento, o la parte del mismo que se acuerde.

El anuncio señalará el lugar de exhibición y determinará el plazo para formular

alegaciones, que en ningún caso podrá ser inferior a veinte días.

La incomparecencia en este trámite no impedirá a los interesados interponer los

recursos procedentes contra la resolución definitiva del procedimiento.

La comparecencia en el trámite de información pública no otorga, por sí misma, la

condición de interesado. No obstante, quienes presenten alegaciones u
observaciones en este trámite tienen derecho a obtener de la Administración una
respuesta razonada, que podrá ser común para todas aquellas alegaciones que
planteen cuestiones sustancialmente iguales.

Conforme a lo dispuesto en las Leyes, las Administraciones Públicas podrán

establecer otras formas, medios y cauces de participación de los ciudadanos,
directamente o a través de las organizaciones y asociaciones reconocidas por la
Ley en el procedimiento de elaboración de las disposiciones y actos
administrativos.

FINALIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Pondrán fin al procedimiento

a. La resolución
b. El desistimiento

c. La renuncia al derecho en que se funde la solicitud, cuando tal renuncia no

esté prohibida por el Ordenamiento Jurídico

d. Declaración de caducidad.

También producirá la terminación del procedimiento la imposibilidad material de

continuarlo por causas sobrevenidas. La resolución que se dicte deberá ser
motivada en todo caso.

Terminación convencional

Las Administraciones Públicas podrán celebrar acuerdos, pactos, convenios o

contratos con personas tanto de derecho público como privado, siempre que no
sean contrarios al Ordenamiento Jurídico ni versen sobre materias no susceptibles
de transacción y tengan por objeto satisfacer el interés público que tienen
encomendado, con el alcance, efectos y régimen jurídico específico que en cada
caso prevea la disposición que lo regule, pudiendo tales actos tener la
consideración de finalizadores de los procedimientos administrativos o insertarse
en los mismos con carácter previo, vinculante o no, a la resolución que les ponga
fin.

Los citados instrumentos deberán establecer como contenido mínimo la

identificación de las partes intervinientes, el ámbito personal, funcional y territorial,
y el plazo de vigencia, debiendo publicarse o no según su naturaleza y las
personas a las que estuvieran destinados.
Requerirán en todo caso la aprobación expresa del Consejo de Ministros, los
acuerdos que versen sobre materias de la competencia directa de dicho órgano.

Los acuerdos que se suscriban no supondrán alteración de las competencias

atribuidas a los órganos administrativos ni de las responsabilidades que
correspondan a las autoridades y funcionarios relativas al funcionamiento de los
servicios públicos.

RESOLUCION

Contenido.

La resolución que ponga fin al procedimiento decidirá todas las cuestiones

planteadas por los interesados y aquellas otras derivadas del mismo.

Cuando se trate de cuestiones conexas que no hubieran sido planteadas por los
interesados, el órgano competente podrá pronunciarse sobre las mismas,
poniéndolo antes de manifiesto en aquéllos por un plazo no superior a quince días,
para que formulen las alegaciones que estimen pertinentes y aporten, en su caso,
los medios de prueba.

En los procedimientos tramitados a solicitud del interesado, la resolución será

congruente con las peticiones formuladas por éste, sin que en ningún caso pueda
agravar su situación inicial y sin perjuicio de la potestad de la Administración de
incoar de oficio un nuevo procedimiento, si procede.

Las resoluciones contendrán la decisión, que será motivada, con sucinta

referencia de hechos y fundamentos de derecho en los siguientes casos
a) Los actos que limiten derechos subjetivos o intereses legítimos.

b) Los que resuelvan procedimientos de revisión de oficio de disposiciones o actos

administrativos, recursos administrativos, reclamaciones previas a la vía judicial y
procedimientos de arbitraje.

c) Los que se separen del criterio seguido en actuaciones precedentes o del

dictamen de órganos consultivos.

d) Los acuerdos de suspensión de actos, cualquiera que sea el motivo de ésta, así
como la adopción de medidas provisionales previstas en los siguientes casos:

En los casos de urgencia y para la protección provisional de los intereses

implicados, podrá adoptar las medidas correspondientes en los supuestos
previstos expresamente por una norma de rango de Ley.

Cuando así esté previsto en las normas que regulen los procedimientos
sancionadores.

e) Los acuerdos de aplicación de la tramitación de urgencia o de ampliación de

plazos.

f) Los que se dicten en el ejercicio de potestades discrecionales, así como los que
deban serlo en virtud de disposición legal o reglamentaria expresa.

La motivación de los actos que pongan fin a los procedimientos selectivos y de

concurrencia competitiva se realizará de conformidad con lo que dispongan las
normas que regulen sus convocatorias, debiendo en todo caso quedar acreditados
en el procedimiento los fundamentos de la resolución que se adopte.
Expresarán, además, los recursos que contra la misma procedan, órgano
administrativo o judicial ante el que hubieran de presentarse y plazo para
interponerlos, sin perjuicio de que los interesados puedan ejercitar cualquier otro
que estimen oportuno.

En ningún caso podrá la Administración abstenerse de resolver so pretexto de

silencio, oscuridad o insuficiencia de los preceptos legales aplicables al caso,
aunque podrá resolver la inadmisión de las solicitudes de reconocimiento de
derechos no previstos en el Ordenamiento Jurídico o manifiestamente carentes de
fundamento, sin perjuicio del derecho de petición previsto por el artículo 29 de la
Constitución.

5. La aceptación de informes o dictámenes servirá de motivación a la resolución

cuando se incorporen al texto de la misma.

DESISTIMIENTO Y RENUNCIA

Ejercicio.

Todo interesado podrá desistir de su solicitud o, cuando ello no esté prohibido por
el Ordenamiento Jurídico, renunciar a sus derechos.

Si el escrito de iniciación se hubiera formulado por dos o más interesados, el

desistimiento o la renuncia sólo afectará a aquellos que la hubiesen formulado.

Medios y efectos.

Tanto el desistimiento como la renuncia podrán hacerse por cualquier medio que
permita su constancia.
La Administración aceptará de plano el desistimiento o la renuncia, y declarará
concluso el procedimiento salvo que, habiéndose personado en el mismo terceros
interesados, instasen éstos su continuación en el plazo de diez días desde que
fueron notificados del desistimiento.

Si la cuestión suscitada por la incoación del procedimiento entrañase interés

general o fuera conveniente sustanciarla para su definición y esclarecimiento, la
Administración podrá limitar los efectos del desistimiento o la renuncia al
interesado y seguirá el procedimiento.

CADUCIDAD

Requisitos y efectos.

En los procedimientos iniciados a solicitud del interesado, cuando se produzca su

paralización por causa imputable al mismo, la Administración le advertirá que,
transcurridos tres meses, se producirá la caducidad del mismo. Consumido este
plazo sin que el particular requerido realice las actividades necesarias para
reanudar la tramitación, la Administración acordará el archivo de las actuaciones,
notificándoselo al interesado. Contra la resolución que declare la caducidad
procederán los recursos pertinentes.

No podrá acordarse la caducidad por la simple inactividad del interesado en la

cumplimentación de trámites, siempre que no sean indispensables para dictar
resolución. Dicha inactividad no tendrá otro efecto que la pérdida de su derecho al
referido trámite.

La caducidad no producirá por sí sola la prescripción de las acciones del particular

o de la Administración, pero los procedimientos caducados no interrumpirán el
plazo de prescripción.
Podrá no ser aplicable la caducidad en el supuesto de que la cuestión suscitada
afecte al interés general, o fuera conveniente suscitarla para su definición y
esclarecimiento.

Concepto de Proceso

Según informa el diccionario de la Real Academia Española (RAE), este concepto

describe la acción de avanzar o ir para adelante, al paso del tiempo y al conjunto
de etapas sucesivas advertidas en un fenómeno natural o necesarias para
concretar una operación artificial.

Un proceso es una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que se
enfoca en lograr algún resultado específico, los procesos son ante todo
procedimientos diseñados para servicio del hombre en alguna medida, como una
forma determinada de accionar.

Es asi que se puede conceptualizar la palabra proceso como simplemente

avanzar.

FASES DEL PROCESO.

Aunque exista una diversidad de criterios y un sinfín de autores que manejen

diferentes etapas, el criterio que predomina nos dice que las etapas del proceso
administrativo son 4: Planeación, Organización, Dirección y Control.

1. Planeación

Esta etapa abarca la definición de las metas de la organización, el establecimiento

de una estrategia general para alcanzar esas metas y el desarrollo de una
jerarquía minuciosa de los planes para integrar y coordinar las actividades;
establecer metas sirve para no perder de vista el trabajo que se hará y para que
los miembros de la organización fijen su atención en las cosas más importantes.
La planeación se puede orientar hacia la estabilidad para garantizar la continuidad
del comportamiento actual en un ambiente previsible y estable, pero también
puede estar orientada hacia el mejoramiento del comportamiento para garantizar
la reacción adecuada ante los cambios frecuentes en un ambiente muy dinámico e
incierto. Incluso, puede estar orientada hacia las contingencias, para anticiparse a
eventos que pueden ocurrir en el futuro e identificar las acciones apropiadas para
cuando eventualmente ocurran. Sin embargo, la planeación se subordina a una
filosofía de acción. Existen 3 tipos de planeación:

Planeación conservadora. Orientada hacia la estabilidad y el mantenimiento de la

situación existente. Las decisiones se toman para obtener buenos resultados, pero
no necesariamente son las mejores, pues difícilmente la planeación buscará
cambios radicales en la organización. La planeación conservadora se preocupa
más por identificar y subsanar deficiencias y resolver problemas internos que por
explorar oportunidades ambientales futuras. Su base es predominantemente
retrospectiva, por cuanto aprovecha la experiencia pasada y la proyecta hacia el
futuro.

Planeación optimizante. Orientada hacia la adaptabilidad e innovación en la

organización. Las decisiones se toman para lograr los mejores resultados posibles
para la organización, sea minimizando recursos para lograr determinado
desempeño u objetivo, sea maximizando el desempeño para utilizar mejor los
recursos disponibles. Este tipo de planeación generalmente se basa en la
preocupación por mejorar las prácticas vigentes en la organización. Su base es
predominante incremental porque mejora continuamente y convierte las
operaciones en alo cada día mejor.

Planeación adaptable. Orientada hacia las contingencias y el futuro de la

organización. Las decisiones se toman para armonizar los diversos intereses
involucrados y lograr un conjunto capaz de alcanzar resultados para el desarrollo
natural de la empresa, ajustándola a las contingencias que surjan durante el
camino. Este tipo de planeación procura reducir la planeación retrospectiva
orientada hacia la eliminación de deficiencias localizadas en el pasado de la
organización. Su base es predominantemente adherente porque se ajusta a las
demandas ambientales y se prepara para las contingencias futuras.
En todos los casos, la planeación es la toma anticipada de decisiones. Se trata de
decidir ahora qué hacer, antes que ocurra la acción necesaria. No se trata
simplemente de prever las decisiones que se deben tomar en el futuro, sino de
tomar decisiones que produzcan efectos y consecuencias futuras.

La planeación se puede considerar un proceso de 6 pasos:

· Definir los objetivos: el primer paso de la planeación es establecer los objetivos

que se pretende alcanzar. Los objetivos de la organización deben orientar los
principales planes y servir de base a los objetivos departamentales y a todos los
objetivos de las áreas subordinadas. Los objetivos deben especificar los
resultados deseados y los puntos a los que se desea llegar, para conocer cuales
son los pasos intermedios que se deben dar para llegar allá.

· Verificar la situación actual frente a los objetivos: simultáneamente a la definición

de los objetivos, se debe evaluar la situación actual en contraposición a los
objetivos deseados, verificar dónde se está y qué se debe hacer.

· Desarrollar premisas sobre las condiciones futuras: las premisas constituyen los
ambientes esperados de los planes en operación. Como la organización opera en
ambientes complejos, cuantas más personas actúen en la elaboración y
comprensión de la planeación y cuanto más involucramiento se logre para utilizar
premisas coherentes, más coordinada será la planeación. Se trata de generar
escenarios alternativos para los estados futuros de las acciones, analizando lo que
puede ayudar o perjudicar el avance hacia los objetivos. La previsión es un
aspecto importante en el desarrollo de premisas y está relacionado con supuestos
acerca del futuro.

· Analizar las alternativas de acción: se trata de relacionar y evaluar las acciones

que se deben emprender, escoger una de ellas para perseguir uno o más
objetivos y elaborar un plan para alcanzarlos.
· Elegir un curso de acción entre las alternativas: hay que seleccionar el curso de
acción adecuado para conseguir los objetivos propuestos. Se trata de una toma de
decisión en que se elige una alternativa y se abandonan las demás. La alternativa
seleccionada se transforma en un plan para alcanzar los objetivos.

· Implementar el plan y evaluar los resultados: el último paso es hacer lo que el

plan determina y evaluar con cuidado los resultados para garantizar la
consecución de los objetivos, seguir lo que fue planeado y emprender las acciones
correctivas a medida que sean necesarias.

Aunque la planeación sea una actividad orientada hacia el futuro, la planeación

debe ser continua y permanente y, si es posible, abarcar el mayor número de
personas en la elaboración e implementación. En otros términos, la planeación
debe ser constante y participativa.

Para elaborar la planeación es de vital importancia conocer su microambiente, su

misión, los objetivos básicos y, sobre todo, los factores claves para su éxito.

2. Organización

Esta etapa incluye determinar que tareas se llevarán a cabo, cómo serán
realizadas, quién las ejecutara, como estarán agrupadas, quién depende de quién,
y dónde serán tomadas las decisiones.

La organización es la distribución y disposición de los recursos organizacionales

para alcanzar objetivos estratégicos. Esa distribución se refleja en la división del
trabajo en unidades organizacionales, definición de líneas formales de autoridad y
adopción de mecanismos para coordinar las diversas tareas organizacionales.

Toda organización debe funcionar con un sistema integrado y cohesionado en que

las partes se interrelacionan estrechamente para actuar como una totalidad que
alcance determinado objetivo con éxito. Sin embargo, organizar no es una tarea
de una sola vez. La estructura organizacional no es permanente ni definitiva, pues
se debe ajustar y adaptar de continuo, siempre que la situación y el contexto
ambiental experimenten cambios. Así, a medida que enfrenta nuevos y diferentes
desafíos generados por cambios externos, la organización requiere responder de
manera adecuada para ser exitosa. Los cambios externos que ocurren en el
ambiente traen nuevas oportunidades, generan nuevas amenazas, proporcionan
nuevas tecnologías y nuevos recursos, incentivan la competencia, condicionan
nuevas regulaciones legales y gubernamentales, y todas estas influencias afectan
directa o indirectamente los negocios de la organización. Es ahí donde se
encuentra la clave: la organización debe ser suficientemente maleable y adaptable
para ajustarse a las demandas ambientales, no sólo para sobrevivir en el contexto
variable, sino, en especial, para acompañar la realidad externa y asegurar el éxito
del negocio.

La reorganización siempre es necesaria para ajustarse a los cambios.

Reorganización es la acción de modificar la estructura organizacional para
ajustarla a las nuevas condiciones ambientales. Muchas organizaciones se
reestructuran continuamente para volverse más ágiles, sencillas, eficientes,
eficaces y competitivas, en un ambiente global de fuerte y acérrima competencia.

La organización es una importante función administrativa que sirve de base a la

estrategia organizacional. La planeación define qué hacer, mientras que la
organización determina como hacerlo. La estructura organizacional es una
herramienta que el administrador debe utilizar para armonizar los recursos, de
manera que las tareas se ejecuten siguiendo la estrategia establecida.

La organización es una función administrativa que se distribuye entre todos los

niveles organizacionales, en consecuencia, cuando se habla de organización, se
quiere decir que el nivel institucional establece el diseño organizacional de toda la
organización, el nivel intermedio define el diseño departamental para cada una de
las unidades organizacionales y el nivel operacional determina el diseño de los
cargos y tareas de cada actividad, dentro de su área de competencia. Sin
embargo el proceso es exactamente igual para todos: estructurar las diversas
actividades que conducen a conseguir los objetivos de la organización. Cada
administrador, en su nivel organizacional, coordina el trabajo de varias personas y
estructura equipos para procesar la producción del trabajo.
3. Dirección

Es la etapa encargada de motivar a los empleados, orientar las actividades de

otros, elegir el canal más eficaz de comunicación, y resolver los conflictos entre los
empleados.

Esta es la función administrativa que se refiere a la relación interpersonal del

administrador con su subordinado. Para que la planeación y la organización
puedan ser eficaces, se deben complementar con la orientación y el apoyo de las
personas a través de comunicación, liderazgo y motivación adecuados. Para dirigir
a las personas, el administrador debe saber comunicar, liderar y motivar. Mientras
las otras funciones del proceso administrativo son impersonales, la dirección
constituye un proceso interpersonal que determina las relaciones entre los
individuos.

La dirección está relacionada con la actuación sobre las personas de la

organización, por lo que constituye una de las más complejas funciones de la
administración.

La dirección es una función administrativa distribuida en todos los niveles

jerárquicos de la organización. En el nivel institucional, se denomina dirección; en
el nivel intermedio, se denomina gerencia, y en el nivel operacional recibe el
nombre de supervisión de primera línea.

Aún cuando se habla de estos tres niveles de dirección, en todos los niveles lo que
se dirige son personas, y aunque cada área de competencia sea distinta, el
proceso es igual para todos: tratar con subordinados mediante la comunicación, el
liderazgo y la motivación. (De momento aquí concluye lo que se refiere a
conceptuar la dirección, más adelante en el área de Recursos Humanos se
profundiza sobre los estilos de dirección más reconocidos y de mayor aplicación
en la actualidad).

4. Control

Una vez que se han establecido las metas, se han formulado los planes, se ha
definido el orden de la estructura y se ha contratado, capacitado y motivado al
personal, aún falta algo: un administrador que se encargue de que las cosas
marchen como es debido y que vigile el desempeño de la organización. Se ve
comprometido a comparar el desempeño real con las metas establecidas con
anterioridad, y en el supuesto de que se lleguen a presentar desviaciones
significativas, será el administrador el responsable de volver a encaminar a la
organización por el camino correcto, a grandes rasgos, cuando se habla de la
etapa de control, se hace referencia al método de vigilar, comparar y corregir.

La finalidad del control es garantizar que los resultados de lo planeado, organizado

y ejecutado se ajusten tanto como sea posible a los objetivos previamente
establecidos. La esencia del control está en verificar si la actividad controlada está
o no alcanzando los objetivos o resultados esperados. En este sentido, el control
es básicamente un proceso que guía la actividad ejecutada hacia un fin
previamente determinado.

El proceso de control presenta cuatro etapas o fases:

· Establecimiento de objetivos o estándares de desempeño

· Evaluación o medición del desempeño actual

· Comparación del desempeño actual con los objetivos o estándares establecidos

· Acción correctiva para superar los posibles desvíos o anormalidades

Las principales características del control son las siguientes:

Orientación estratégica hacia los resultados: el control debe apoyar planes

estratégicos y enfocarse en las actividades esenciales que diferencian la
organización.

Comprensión: el control debe apoyar el proceso de toma de decisiones

presentando datos en términos comprensibles. El control debe evitar informes
complicados y estadísticas engañosas.

Orientación rápida para las excepciones: el control debe indicar los desvíos con
rapidez mediante una misión panorámica del sitio en que ocurren las variaciones,
y qué se debe hacer para corregirlas adecuadamente.

Flexibilidad: el control debe proporcionar el juicio individual que se pueda modificar

para adaptarse a nuevas circunstancias y situaciones.
Autocontrol: el control debe proporcionar confiabilidad, buena comunicación y
participación de las personas involucradas.

Naturaleza positiva: el control debe hacer énfasis en el desarrollo, el cambio y el

mejoramiento; debe apalancar la iniciativa de las personas y minimizar el papel de
las sanciones y los castigos.

Claridad y objetividad: el control debe ser imparcial y preciso para todos. Como
propósito fundamental, se debe respetar el mejoramiento del desempeño.